M 2 Managementul proiectelor

Echipa de proiect
Una dintre cele mai importante si mai larg rapândite schimbari pe care le aduce orientarea spre
organizarea activitatilor nerutiniere ca activitati de proiect este folosirea unor structuri temporare organizate
pe echipe, fiecare cu un conducator desemnat. La baza acestei structuri stau doua caracteristci logice ale
organizatiei si anume:
● probleme legate de asumarea raspunderii în definirea si executarea sarcinilor de proiect;
● viteza de executie a sarcinilor proiectului
La început, un proiect nu are nici un fel de resurse. Pentru a-si atinge obiectivele este nevoie de
oameni competenti si motivati care sa munceasca în strânsa colaborare. În acest sens pentru asigurarea
succesului proiectului este necesar sa se constituiasca structura organizatorica, sa se stabileasca relatiile
formale din cadrul structurii si clarificarea responsabilitatilor ce revin fiecarei persoane implicate dar si
unitatilor organizatorice implicate.
Echipa proiectului reprezinta grupul de persoane care lucreaza împreuna pentru realizarea obiectivelor
proiectului si raporteaza managerului proiectului.
Pentru alcătuirea unei echipe eficiente, trebuie avute în vedere următoarele sugestii:
- căutaţi persoane cu experienţă în managementul proiectelor
- încurajaţi învăţarea celor mai puţin iniţiaţi în managementul proiectelor de la cei cu mai multă
experienţă
- căutaţi persoane capabile
- ţineţi cont de realizările până la momentul de faţă ale membrilor
- daţi toate informaţiile necesare celor care fac parte din echipă, pentru a cunoaşte care este situaţia în
momentul de faţă şi unde dorim să ajungem, care sunt resursele de care dispunem şi riscurile care pot apărea
- desemnaţi responsabilităţi şi lăsaţi libertate fiecărui membru de a-şi defini propriile metode de lucru
pentru atingerea obiectivelor
- evitaţi să lăsaţi nerezolvate problemele care apar
- căutaţi să găsiţi căi de popularizare a meritelor individuale
- stimulaţi lucrul în echipă, pentru a conduce la crearea unei viziuni comune
- nu conduceţi proiectul prin stări emoţionale
- definiţi clar ceea ce nu trebuie făcut în proiect.
Etapele pe care le parcurge o echipă până la transformarea ei într-una eficientă sunt:
 formare
 confruntare – pot apărea conflicte din cauza viziunilor diferite asupra scopului sau metodelor de
lucru alese
 normalizare – membrii încep să capete o viziune comună
 realizare – echipa începe să devină eficientă
 transformare – echipa îşi poate redefini scopul comun, comunicarea între membrii echipei este
mare, responsabilităţile fiecărui membru sunt înţelese şi acceptate.
Condiţiile necesare pentru formarea unei echipe eficiente se referă la 4 elemente de bază:
- simţul scopului: viziune comună asupra scopului şi obiectivelor urmărite
- alegerea persoanelor potrivite pentru sarcinile care trebuie efectuate
- resursele necesare: tehnologie, metode de lucru clare, întâlniri eficiente, documentare,
managementul timpului, managementul conflictelor
- caracteristici proprii: o bună comunicare, flexibilitate, motivare

Echipa de management a proiectului este formata din persoanele direct implicate în activitati de
managementul proiectelor. În proiectele mai mici, echipa de management a proiectului poate sa includa toti
membrii echipei proiectului.
Uneori se poate identifica asa numita echipa garanta a proiectului formata din persoanele care acorda o
garantie, morala sau financiara, de realizare a proiectului.
Echipa de baza a proiectului este echipa formata din membrii echipei de proiect care au sarcini si
responsabilitati pe toata durata de realizare a proiectului, nu numai în anumite faze ale ciclului de viata. De
regula sunt alocati full-time în proiect.
Pentru managementul unui proiect este nevoie de crearea a minim doua echipe, cu roluri diferite:
 echipa de conducere a proiectului, formata din 3 - 5 membri, cu rolul de a supraveghea mersul
proiectului si de a decide asupra oportunitatii aplicarii de masuri corective si/sau preventive;
  echipa de proiect, constituita din toate acele persoane ale caror competente sunt necesare pentru
derularea proiectului.
Componenta echipei de proiect este stabilita de conducerea organizatiei promotoare si este formata din
cei care au interese/competente directe in rezolvarea problemei sau care vor fi implicati in implementarea
activitatilor propuse. Echipa isi inceteaza activitatea dupa ce proiectul este finalizat.
Categoriile de parti interesate / implicate in proiect sunt:
 conducatorul de proiect: organizatia sau persoana care raspunde de derularea proiectului;
 clientul: individul/ organizatia care va folosi produsul proiectului;
 executantul proiectului: intreprinderea ai carei angajati sunt implicati direct in managementul
proiectului;
 sponsorul: organizatia sau persoana care asigura resursele financiare necesare proiectului;
 promotorul: organizatia sau persoana care sustine derularea proiectului;
 beneficiarii proiectului: cei afectati (pozitiv sau negativ),de derularea si/sau rezultatele
proiectului, din aceasta categorie facand parte si beneficiarii directi ai proiectului

Echipa de proiect functioneaza bine atunci cind sint cunoscute urmatoarele aspecte:

 numele si responsabilitatile persoanelor incluse in echipa de proiect: ce rol trebuie sa indeplineasca

fiecare dintre membrii echipei proiectului si de ce;
 obiectivele urmarite, rezultatele dorite si activitatile de desfasurare;
 informatiile relevante despre proiect: de ce si cit este de important proiectul pentru organizatie
 recompensele sau impactul ce pot aparea dupa incheierea proiectului;
 problemele si restrictiile posibile si dificultatile la nivelul fiecareia dintre partile implicate;
 conditiile de lucru in echipa (subordonare, raportare, stabilirea prioritatilor, nivelul de decizie
acceptat);
 regulile ce trebuie respectate in cadrul proiectului.

Avantajele lucrului în echipa

 furnizeaza opinii si cunostinte pentru probleme complexe ;
 reprezinta un bun mediu de învatare;
 sunt mult mai orientate catre obiective;
 valorifica mai bine resursele individuale;
 pot fi mai usor formate, dizolvate, reorganizate;
 cultiva loialitatea;
 favorizeaza delegarea;
 controleaza comportamentul prin norme proprii.

CERINTE ale echipelor de succes :

 interactiune pozitiva;
 prezenta efectiva;
 transmiterea cunostintelor;
 dezvoltarea aptitudinilor .

Într-un proiect mic, principalele roluri din echipă sunt:

1. Project Manager / Manager-ul Proiectului
 responsabil de succesul/eșecul proiectului

 planifică & monitorizează evoluția proiectului

 ia decizii
 adesea, are background tehnic (pentru a înțelege ciclul de viață al proiectului)
 întotdeauna, are abilități soft (de conducere, de motivare și stimulare, de conștientizare a
cauzelor, de decizie, de negociere, de previziune, de inovație)
 certificări PMI (Project Management Institute): PMP (Project Management Professional)
2. Team Leader / Liderul echipei (Dezvoltator Lider, QA Lider)
 responsabil de execuția conform standardelor a activităților planificate
 monitorizează activitatea echipei sale
  intervine pentru a corecta, pentru a îndruma (coaching/support)
 raportează managerului statusul real al proiectului
3. Software Developer / Dezvoltator software
 responsabil de implementarea software a cerințelor
 în metode de dezvolare agile contribuie și la design, arhitectură, specificații
4. Tester (Inginerul Calității)
 responsabil de verificarea funcționalităților și a performanțelor produsului
 scrie scenarii de test, le execută, analizează rezultatele ⇒ rapoarte de testare

Într-un proiect mare, pe lângă rolurile de mai sus, apar și altele, precum:
1. System Architect / Arhitectul Sistemului
 responsabil de arhitectura produsului software
 captează interesele partenerilor de business și le transpune alegând arhitectura potrivită
2. Technical Writer / Scriitorul tehnic
 responsabil de documentația tehnică a proiectului
 primește documente tehnice de la ingineri, pe care le editează spre a fi corecte, clare și
conforme cu standardele în vigoare
3. Analyst / Analist (Analist de Business, Analist de Sisteme Business, Analist de Sistem, Analist de
Cerințe)
 responsabil de înțelegerea corectă a cerințelor de business
 studiază specificațiile clienților, clarifică toate detaliile proiectului cu clientul și cu partenerii
(stakeholders)
 redactează specificațiile aplicației software
4. Consultant
 analizează fezabilitatea ofertelor de proiecte
 propune soluții pentru diverse probleme legate de ciclul de viață al proiectelor
 evaluează gradul de atingere a obiectivelor proiectelor
5. Experți business: SME (Subject Matters Expert), Manager-ul Produsului, Manager-ul de program