Organizarea timpului în funcție de priorităţi.

Matricea Eisenhower

Când a fost ultima dată când v-aţi organizat perfect ziua şi mai târziu aţi aflat că a
fost totul în zadar? Cu toate că vă programaţi bine timpul, lista de activităţi în loc
să se scurteze devine tot mai lungă.

De cele mai multe ori nu este vorba de a avea timp suficient la dispoziţie ci de a şti
cum să ne stabilim prioritățile. Acestea reprezinta principala abilitate şi presupun
ordonarea, structurarea şi planificarea obiectivelor şi sarcinilor profesionale şi
personale, astfel încât să poată fi realizate în mod optim. Principala cauza a
eşecului în realizarea eficientă a acţiunilor aferente rolului pe care îl avem în
activitatea noastră profesională este lipsa autodisciplinei riguroase. Condiţia
esenţială pentru a deveni mai eficienţi şi productivi este să stabilim care sunt
sarcinile importante şi realizarea lor conform planificărilor şi a obiectivelor fixate.

În acest articol vreau să vă vorbesc despre un instrument pe care l-am găsit nu doar
foarte util pentru planificarea zilnică, dar şi extrem de eficient în ceea ce privește
gestionarea priorităților. Atunci când ne simţim copleşiţi de urgenţe profesionale
sau personale merită să ne aşezăm în fața unei foi de hârtie pe care să punem în
scris negru pe alb tot ceea ce trebuie să facem şi să le clasificăm în funcţie de
priorităţi cu ajutorul unui instrument de lucru care se numeşte matricea lui
Eisenhower.

Ce este matricea Eisenhower şi cum funcţionează?

După cum spune şi numele, matricea Eisenhower este o diagrama simplă care a fost
dezvoltată de către Dwight Eisenhower, general în armata Statelor Unite în timpul
celui de-al Doilea Război Mondial, comandant suprem al Forţelor Aliate în Europa şi
ulterior ales cel de-al 34-lea preşedinte ale Statelor Unite ale Americii. După cum
vă puteţi imagina, era o persoană foarte ocupată. În decursul multor ani de serviciu
public, Eisenhower a avut ocazia de a dezvolta această metodă de gestionare a
timpului, modificand-o până la perfecţionare.

“Ce este important este rareori urgent si ce este urgent este  rareori
important.” – Dwight D. Eisenhower –
Matricea a fost dezvoltată personal de Eisenhower şi popularizată de către Stephen
Covey în cartea sa, “Cele 7 deprinderi ale oamenilor extrem de eficienti“. În
această carte, Covey a creat o matrice de decizie pentru a ajuta persoanele
individuale în a face distincția între ceea ce este important și nu este important și
ceea ce este urgent sau nu.

Procesul din spatele acestei metode este unul foarte simplu. Folosind o matrice de
decizie (ca cea de mai jos), se împart sarcinile în patru categorii:
 Urgente şi importante – DE REZOLVAT – sunt probleme urgete şi sarcini care
ar trebui sa fie finalizate imediat (facturi de plătit, scadenţe bancare, urgenţe
medicale).
 
 Importante, dar nu urgente – DE PLANIFICAT – sarcini care trebuiesc
planificate pentru o data ulterioara (sportul, întâlnirea la o cafea cu un prieten,
curs de dezvoltare personală).
 
 Urgente, dar nu importante – DE DELEGAT – sarcini şi activităţi care ar
trebui să fie delegate altora (de spălat vasele, de făcut piaţa).
 
 Nici urgente, nici importante – DE ELIMINAT – sarcini care pot fi eliminate
(videojocuri, facebook, tv, etc.).
 Aspectul cel mai important al acestei matrice este că poate fi aplicată atât pentru
planurile zilnice şi săptămânale la locul de muncă în organizarea programului de
lucru, dar şi pentru sarcini personale pe termen lung în ceea ce priveşte
dezvoltarea personală.

Procedura presupune următorii paşi:

1. Primul lucru pe care trebuie să-l faceţi este să treceţi pe o listă toate
activitătile şi sarcinile pe care trebuie să le rezolvaţi pentru fiecare domeniu în
parte, personal şi profesional.
2. Analizaţi fiecare sarcină în parte şi stabiliţi în ce categorie mai sus
menţionate să o plasaţi. Este important să finalizaţi o sarcina înainte de a adauga
alta noua într-o anumită categorie. De asemenea, evitaţi amânarea sarcinilor din
listă.
3. După ce aţi încadrat sarcinile pe categorii, rezolvaţi-le mai întâi pe cele care
sunt importante si urgente.
4. Sarcinile care sunt importante, dar nu urgente trebuie să fie planificate
astfel încât să nu devină urgente. În felul acesta evitaţi stresul cauzat de situaţia
de urgenţă.
5. Atenţie la sarcinile care sunt urgente, dar nu importante – acestea vă pot
împiedica să vă atingeţi obiectivele. De cele mai multe ori, aceste sarcini urgente
ne cer foarte mult timp şi energie şi din cauza lor nu reuşim să ne concentrăm
asupra activitatilor importante. Delegaţi ceea ce se poate delega sau spuneţi NU în
momentele oportune.
6. Sarcinile care nu sunt nici urgente, nici importante trebuie refuzate şi
ignorate, deoarece acestea nu contribuie la atingerea obiectivelor voastre.

Principiul Eisenhower este un instrument util în managementul timpului deoarece

contribuie la creşterea productivităţii şi la eliminarea comportamentelor
ineficiente în ceea ce priveşte atingerea obiectivelor.

Planificarea sarcinilor şi activităţilor pe care trebuie să le realizaţi în funcţie de

urgenţa şi efortul implicat, reprezintă un aspect esenţial în gestionarea eficientă a
timpului, diminuării stresului, creşterii performanţei şi a satisfacţiei personale şi
profesionale.

Astfel, prioritizarea acţiunilor facilitează concentrarea pe obiectivele şi sarcinile

semnificative, importante şi urgente şi pe alocarea corespunzătoare a resurselor.

Se reduce în mod semnificativ nivelul de stres atunci când există o planificare a

unui volum mare de activităţi şi în acelaşi timp creşte sentimentul de control al
propriei vieţi profesionale şi personale.

Sarcinile şi activităţile tale zilnice în ce categorie sunt încadrate?

Dwight David Eisenhower (Dwight D. Eisenhower)

Fostul Președinte al Statelor Unite ale Americii

Dwight David Eisenhower, GCB, cunoscut în mod afecționat și ca Ike, a fost un

general și om politic republican american. A fost comandant suprem al armatelor
aliate debarcate în Nordul Africii, în Sicilia și în Vestul Europei. Wikipedia

Anul nașterii: 14 octombrie 1890, Denison, Texas, Statele Unite

Data morții: 28 martie 1969, Walter Reed Army Medical Center, Bethesda

Înălțime: 1,79 m

Vicepreședinte: Richard Nixon (1953–1961)