Curs LMMD

Managementul timpului

Timpul este un spațiu mic, limitat pe care vrei să îl umpli cu sarcini de realizat într-un mod
optim. Ca farmaciști petrecem în fiecare zi cel puțin 6 ore într-o farmacie comunitară, iar sarcinile
sunt dintre cele mai complexe: de la ținerea unei gestiuni corecte, efectuarea de comenzi pentru
noi medicamente până la eliberarea de produse medicamentoase către pacienții sau aparținătorii
lor care ne intră în farmacie cu diferite probleme de sănătate.
Timpul este unul dintre cele mai valoroase resurse pe care le avem. Managementul timpului
într-o farmacie comunitară nu se referă la organizarea timpului, ci se referă la organizarea ta, ca
farmacist, în farmacie.
Un management slab al timpului poate duce la:
- Frustrare
- Stres
- Eșecul în a termina sarcinile din farmacie
- Eșecul de a atinge propiul țel profesional și personal.
Un management slab al timpului poate duce, din perspectiva celorlalți angajați ai farmaciei:
- Pierderea respectului față de noi
- Pierderea încrederii în noi
- Vom fi considerați mai puțin demni de încredere
- Vom fi considerați mai puțin responsabili
Dacă ceilalți cred așa ceva despre noi, atunci nu vom fi implicați în noi proiecte sau nu
vom fi avansați la locul de muncă sau chiar vom fi evitați de către pacienți.

I. TEORII GENERALE PRIVIND MANAGEMENTUL TIMPULUI

„Time is money” este cea mai cunoscută zicală provenită din filmele americane de la
Hollywood. Moliere a spus: ”Cine a câștgat timp – a câștigat totul!”
Timpul trebuie privit ca o resursă ce condiționează toate activitățile umane.
În raport cu nevoile care trebuie satisfăcute și cu activitățile pe care le realizăm, timpul
apare în ipostaza de resursă care condiționează, dimensionează și limitează aria nevoilor ce pot fi
satisfăcute la un moment dat, dar și cantitatea și calitatea rezultatelor pe care le putem produce.
Caracterul limitat al timpului este constrângerea cea mai severă care ne obligă să operăm
cu ierarhii de prioritate, pentru a ne încadra în limitele date ale timpului.
-1-
 Cu toții avem 24 de ore pe zi, iar managementul timpului face diferența între oamenii
productivi și cei cărora cele 24 de ore nu le ajung. Cum să facem ca cele 24 de ore să fie suficiente
pentru a îndeplini obiectivele noastre? Modul de analiză și mai ales de administrare a resurselor
de timp este decisiv în raționalizarea proiectării oricărei activități.
Astfel, timpul apare atât ca nevoie (nevoia de timp de muncă, de odihnă, de timp liber, de
învățare) cât și ca sursă, ca și disponibilul de timp necesar oricărei activități.
Cu toate acestea, acest concept este abordat destul de puțin în studiile economice de
specialitate.
O explicație ar fi că timpul este o noțiune atât de familiară, naturală a existenței noastre,
încât ipostaza lui ca și resursă este de cele mai multe ori ca de la sine înțeleasă.
În practică, lipsa unei analize specifice și explicite a caracteristicilor timpului ca și resursă
este cauza frecventă a necorelărilor, uneori chiar a iraționalității programelor în general.
Întotdeauna, în orice domeniu de activitate, se ignoră realitatea elementară, că de fapt
timpul de muncă este limitat și aceasta este constrângerea cea mai severă, astfel încât cel care va
planifica activitățile va fi nevoit să opereze cu ierarhii de nevoi și cu ordine de prioritate.
Calitatea analizei și administrării resurselor de timp se vor afla cu certitudine la originea
fenomenului de succes/insucces, de eficiență/ineficiență a procesului oricărei activități.
Timpul real, privit ca și interval de durată a ceva, ca și timp de existență a unor indivizi,
grupuri sociale și societăți prezintă o serie de caracteristici pe care cei mai mulți dintre noi le
ignorăm din start.

Timpul este:
- prin excelență o resursă limitată, de fapt această limitare este absolută și independentă de
procesele care îl utilizează.
- resursă cu o dinamică unidirecțională, el consumându-se ireversibil și într-un singur sens,
nu poate fi conservat, depozitat și/sau recuperat.
- resursă care se autoconsumă, indiferent de modul de asimilare ca resursă a activităților
umane. El este folosit fie rațional și eficient, fie este irosit de cele mai multe ori în mod definitiv.
Consumul de timp nu poate fi opțional, ci este obligatoriu, singura cale de acțiune se referă la cum
este folosit și nu la dacă va fi folosit.
- resursă cu potențial variabil, valoarea sa de întrebuințare nefiind aceeași în diferitele etape
ce alcătuiesc durata reală a unei activități sau programul cronologic al vieții indivizilor, grupurilor
si societății.
- cea mai costisitoare resursă - "Time is money", proprietate pe care o putem considera un
corolar economico-financiar al tuturor caracteristicilor timpului prezentate mai sus.
-2-
 Timpul are deci o valoare variabilă, cu perioade favorabile și nefavorabile, cu momente
productive sau neproductive, din care nu pot lipsi momentele unice și perioadele rare sau
irepetabile.
Timpul costă și pentru faptul că prețul lui se formează în condițiile de monopol, neexistând
nicio altă ofertă alternativă, nevoia de timp fiind ireductibilă și practic nelimitată, el consumându-
se continuu indiferent de scop.
Practic, totul putem măsura în unități de timp, productivitatea, prețul, eficiența, venitul,
consumul, gradul de civilizație, diferențele de dezvoltare între indivizi și/sau societăți.
Deci, timpul în toate ipostazele sale trebuie reconsiderat în analizele, evaluarile și
proiecțiile privind planificarea, organizarea și evaluarea oricărui proces.

Managementul timpului vizează un set de principii, practici și sisteme utilizate pentru a

realiza în mod eficient un anumit task/activitate. Principala cauza a eșecului în îndeplinirea
acestuia este lipsa unei autodiscipline riguroase, iar aceasta se traduce prin lipsa performanței la
locul de muncă. Însă, abilitățile de management al timpului pot fi învățate, iar autodisciplina poate
fi impusă. Printr-un efort direcționat către achiziționarea acestor abilități, vei deveni o persoană
eficientă și productivă, fapt care îți va permite să performezi pe toate planurile.
Managementul timpului te ajută să:
 Atingi scopul urmărit;
 Să stabilești prioritățile;
 Să obții o vedere de ansamblu asupra tuturor sarcinilor tale;
 Să obții mai multe rezultate într-un timp mai scurt;
 Să păstrezi un echilibru între viața personală și cea profesională;
 Să faci față schimbărilor;

-3-
 II. METODE DE MANAGEMENT AL TIMPULUI

1. Matricea managementului timpului Stephen Covey

Matricea priorităţilor sau Matricea managementului timpului a lui Stephen Covey

constituie o metodă care dezvoltă abilităţile necesare unei abordări critice, presupunând selectarea
şi clasificarea competenţelor vizate pentru o etapă de activitate propusă. Metoda realizează un
feed–back între proiectul propus şi situaţia reală de la un moment dat, oferind şi posibilitatea
instantanee a unei diagnoze sinoptice. Pentru a o putea utiliza, se împarte o pagină în patru cadrane
numerotate, urmând ca în fiecare să fie notate activităţile impuse fie de tema zilei, fie de o perioadă
mai mare, la care se pot anexa informaţiile inerente şi paşii utili.
Nu ar trebui să ne concentrăm excesiv pe obţinerea performanţelor, sau, altfel spus, mai
bine ar fi să-l înveţi pe om să pescuiască, decât să te îngrijeşti permanent de a-i oferi tu peştele
necesar.

Se pot identifica patru cadrane ale matricei timpului:

URGENT NEURGENT

IMPORTANT CADRANUL I CADRANUL II

NEIMPORTANT CADRANUL III CADRANUL IV

Figura nr. 1. Matricea managementului timpului

Cadranul I conţine activităţi care sunt atât urgente, cât şi importante. De exemplu, o
situație de criză, probleme presante, proiecte cu deadline, se îmbolnăveşte copilul, un director a
fost demis şi trebuie derulate anumite proiecte începute, eşti convocat brusc pentru o conferinţă
importantă.
Cadranul I este plin de crize, probleme presante, termene-limită sau depăşite care apar
dintr-o dată. Dacă nu te duci la acea întâlnire importantă, vor fi consecinţe dure, deci este o
activitate din cadranul I. Acesta este cadranul necesităţii care ne solicită frecvent, dar dacă te
axezi doar pe cadranul I, acesta se extinde, te acaparează şi te epuizează.

-4-
 În cadranul III activităţile sunt urgente, dar neimportante, chiar activităţi înşelătoare de
multe ori. Este cazul unor întâlniri fără o agendă clară sau fără un scop precis, deci o întrerupere
inutilă a zilei tale de lucru. De cele mai multe ori pot fi probleme şi solicitari minore / piste false
ale celorlalţi. Fereşte-te de cadranul III căci este domeniul care te poate falimenta.

Cadranul IV este neimportant şi neurgent. El include domeniul risipei şi al exceselor, al

actelor de evadare. De exemplu, faptul de a sta la televizor fără măsură, de a practica jocuri
interminabile pe computer şi de a pierde ore întregi pe internet. Oamenii care evadează în cadranul
IV sunt în general epuizaţi şi pentru că acţionează în cadranele I si III prea des, aceştia depind de
urgenţe şi plătesc pentru asta. Se întâmplă ca frecvent să vedem că probleme urgente apar ca să ne
consume efortul şi timpul.

Cadranul II include activităţi de preventive și ”principle-centered” (centrate pe principii),

neurgente şi importante. Aici suntem frecvent activi, planificăm şi ne pregătim pentru viitor,
imaginăm, intuim sau gândim preventiv, construim relaţii, creştem prin experienţă şi prin
dezvoltarea de abilităţi.

Cadranul II este cadranul eficacităţii. Acesta înglobează în mod disimulat toate lucrurile
pe care ştim că ar trebui să le facem, dar multe nu le facem pentru că nu sunt urgenţe. Cu cât petreci
mai mult timp în cadranul II pregătind, planificând şi prevenind cu atât vei fi forţat să petreci mai
puţin timp în cadranul I, gestionând crizele.
Concluzia este că nu trebuie să mai petrecem mult timp în cadranele III şi IV, deci este
bine să nu mai răspundem tuturor solicitărilor, multe fiind inutile.
Eficacitatea necesită disciplina de a acţiona în raport cu priorităţile. Nu trebuie să ne
propunem de a mai răspunde la toate chestiunile banale, acestea trebuind să se autoelimine din
mentalitatea noastră, prin autosugestie. Trebuie să ne stăpânim voinţa de a alege ceea ce este util,
de a refuza ofertele neimportante de tip parazitar, care nu fac decât să ne consume energia, timpul,
resursele materiale şi spirituale, fără nici un rezultat. Dacă alegem varianta cronofagă şi
energofagă, automat vom renunţa la planurile imaginate şi la finalitatea lor, va fi ca şi cum am
arunca şansele noastre din viaţă pe apa sâmbetei. Vom gândi pozitiv, ne vom canaliza pe ideea că
ne-am schimbat paradigma, că urmărind acţiunile din cadranul II, ne ajutăm pe noi înşine, dar îi
ajutăm, prin progresul nostru şi pe ceilalţi.

-5-
 2. Metoda Julie Morgenstern

O abordare diferită este făcută de Julie Morgenstern în cartea sa, ”Time Management from
the Inside Out”. Managementul timpului nu este altceva decât organizarea de lucruri: le sortezi,
decizi care merită să le păstrezi și apoi le aranjezi într-o ordine logică astfel încât unul să urmeze
altuia - ”one thing flows into another” (un lucru curge în altul). Îți poți imagina că transformi totul
în blocuri de timp, iar cu sarcinile pe care le ai de îndeplinit vei umple aceste blocuri astfel încât
poți aranja mai ușor aceste obiecte tangibile mai bine decât niște unități intangibile greu de
organizat.
Julie Morgenstern descrie fiecare zi ca ”un container, o unitate care are o capacitate definită
pe care poți să o atingi”. Ea recomandă 4 faze:

1. Stabilirea fundației – crearea unui sistem de management al timpului

care funcționează pentru tine
2. Analiza – definirea propriului stil din prisma preferințelor, nevoilor și
țelurilor
3. Plănuirea unei strategii – maparea unui program ideal și păstrarea
direcției
4. Atacul – punerea planului în acțiune.

3. Tehnica Pomodoro

Tehnica Pomodoro a lui Francesco Cirillo este o tehnică ce presupune să te concentrezi pe

o sarcină timp de 25 de minute, iar apoi să faci 5 minute pauză. Acest ciclu se reia de 4 ori (4
perioade de câte 25 de minute, cu 5 minute pauză). E important ca fiecare să se concentreze 100%
pe sarcina pe care o are, fără niciun fel de pauză de tipul Facebook, telefon etc.
Această tehnică te poate ajuta să realizezi că poți acorda atenția ta totală unei activități,
valorificând puterea pauzei care ajută creierul să se relaxeza.

-6-
 Dacă sarcina este mai dificilă, se poate opta pe tehnica 60-60-30 a lui Peter Drucker, care
este gândită pe sarcini mai complexe, care necesită mai mult timp. Tehnica presupune 50 de minute
de lucru cu 10 minute de pauză. După două astfel de cicluri, iei 30 de minute de pauză.
Această tehnică este de fapt un Pomodoro dublat.

4. Metoda jurnalului de activitate

Primul pas în inducerea și asimilarea unei autodiscipline care să te ajute în atingerea

obiectivelor este jurnalul de activitate.
Timp de câteva zile, realizează un jurnal de activitate, în care să notezi fiecare activitate în
parte, momentul zilei în care realizezi această activitate, starea de spirit și timpul necesar. Nu este
vorba doar de activități importante, precum întâlnirile, task-uri prioritare la serviciu etc., ci de toate
lucrurile pe care le faci într-o zi obișnuită, de la cititul e-mail-urilor, la servirea prânzului și la
pauzele de cafea.
Acest instrument te va ajuta să identifici, în primul rând, aspectele cu care pierzi timp
prețios, precum și momentele zilei în care ai energie constructivă, pe care o poți redirecționa către
îndeplinirea obiectivelor. Vei identifica, de altfel, și raportul între lucrul efectiv la proiecte și
momentele de relaxare.
După o săptămână, citește raportul și analizează activitățile zilnice. Încearcă să identifici
momentele în care pierzi foarte mult timp, dar și momentele în care energia ta este la un nivel
ridicat. Apoi, pentru eficientizarea timpului petrecut în activitățile zilnice de natură profesională:
 Elimină activitățile ce sunt de orice altă natură sau încearcă să le
repartizezi în momente ale zilei în care nivelul energiei este scăzut.
Astfel, poți să îți programezi să răspunzi la e-mail-urile personale de 2
ori pe parcursul zilei sau să intri pe rețelele de socializare în pauza de
masă sau după îndeplinirea unui obiectiv sau chiar deloc.
 Programează-ți activitatile, așa cum am menționat deja, în funcție de
nivelul de energie. Astfel, task-urile dificile sau importante trebuie
realizate în momentele în care te simți plin de energie, deoarece vei fi
eficient, vei lucra mult mai bine și vei termina într-o perioadă mai
scurtă de timp. Momentele în care te refaci sau în care îți lipsește
energie trebuie orientate către activități minore, mai puțin importante
sau care nu au legatură cu mediul de lucru.

-7-
  Nu incerca să faci mai multe lucruri în același timp, ci grupează
activitățile similare.
 Încearcă să reduci timpul alocat activităților insignifiante, dar fără de
care nu poți duce la capăt o zi, precum comandarea mâncării sau
făcutul cafelei. Întăriți spiritul de echipă și economisiți timp distribuind
sarcini zilnice.

5. Stabilirea obiectivelor

Pentru un time management eficient, stabilirea obiectivelor este foarte importantă,

deoarece te va ajuta să îți direcționezi efortul, într-un mod constructiv, către realizarea performantă
a activităților. Acestea îți vor oferi un control sporit asupra activităților și a timpului investit în
acestea, oferindu-ți posibilitatea de a evalua progresul în funcție de fiecare activitate în parte.
Însă, stabilirea obiectivelor presupune și un plan pe termen lung. Trebuie să știi care sunt
prioritățile tale în plan profesional, unde vrei să ajungi și în cât timp. Motivația este, de asemenea,
foarte importantă.
În definirea obiectivelor trebuie să ții cont de următoarele aspecte:
 Trebuie să alegi obiectivele care te motivează să îndeplinești
activitățile într-un mod eficient și productiv. Acestea trebuie să fie
integrate în planul de ansamblu al carierei tale.

 Stabilește obiective
o specifice (clare, bine definite),
o măsurabile (acest lucru presupune existența unor criterii ce
pot fi cuantificate, pentru a evalua procesul),
o realiste (nu încerca să îți stabilești obiective care nu pot fi
realizate, deoarece îți vei dezechilibra întreg programul
încercând să le duci la bun sfârșit).

-8-
  Obiectivele trebuie să fie relevante pentru activitățile pe care le
întreprinzi și pentru direcția pe care o urmezi în plan profesional.
Integrează obiectivele în planul pe termen lung.
 Realizeaza o listă cu toate obiectivele tale. Acest lucru va da un
aspect concret planului tău și te va angaja în îndeplinirea lor.
 Odată ce ai enumerat obiectivele tale, trebuie sa realizezi un plan
de acțiune, care să cuprindă pașii pe care trebuie să îi urmezi pentru
a îndeplini obiectivele.
 Foarte important: fii consecvent, urmează-ți îndeaproape planul de
acțiune și bifează, rând pe rând, fiecare obiectiv îndeplinit.

III. PARTICULARITĂȚI ALE MANAGEMENTULUI TIMPULUI

ÎNTR-O FARMACIE COMUNITARĂ

Primul și cel mai important scop al farmacistului este asigurarea beneficiului pentru
pacientul sau aparținătorul pacientului care intră în farmacie. Farmacistul care lucrează într-o
farmacie comunitară trebuie să conștientizeze obiectivul principal al acesteia care este asigurarea
populației cu medicamente, articole de uz medical, asistență informațională, consultanță,
monitorizarea efectelor medicației. El trebuie să aibă contribuții reale la procesul de prescripție
rațională a medicamentelor, ținând cont și de farmacoeconomie.
Fiecare serviciu furnizat de farmacistul din farmacia comunitară trebuie să aibă un scop
pertinent pentru bolnav, să fie clar definit, făcut cunoscut în mod eficace părților implicate și
acceptat de către acestea.
Factorii profesionali primordiali trebuie să fie baza ideologică a practicii farmaceutice, iar
factorii economici se vor plasa pe locul doi. Farmacistul își va ocupa cea mai mare parte din timpul
zilei, depunându-și aportul său în deciile privind utilizarea medicamentului.
Timpul petrecut de farmacist în farmacia comunitară va fi legat și de relațiile cu alți
profesioniști din domeniul sănătății, în special cu medicii. Acestea trebuie privite ca un parteneriat
terapeutic bazat pe încredere reciprocă și confidențialitate în problemele ce țin de farmacoterapie.
Relațiile dintre farmaciști trebuie să fie de colegialitate, nu de concurență, fiecare trebuie
să tindă spre îmbunătățirea serviciilor farmaceutice.
În ceea ce privește farmacistul-șef, el este responsabil pentru controlul și îmbunătățirea
calității serviciilor farmaceutice prestate în farmacia comunitară respectivă.

-9-
 Timpul unui farmacist într-o farmacie comunitară nu este legat numai de timpul activ
petrecut în farmacie, ci și de timpul petrecut pentru îmbunătățirea cunoștințelor – orele de EFC
(Educație Farmaceutică Continuă). Farmacistul trebuie să caute în permanență informații
independente, depline, obiective și bazate pe dovezi despre medicamente și farmacoterapie.
În majoritatea farmaciilor, farmaciștii nu ajung să se gândească cum își vor petrece timpul
– natura jobului îi implică în a răspunde prompt la cererile pacienților fie cu eliberare de produse
medicamentoase fie cu oferirea de informații. Rareori, farmaciștii au luxul de a planifica
activitățile zilnice de muncă.
Managementul timpului în practica farmaceutică se bazează pe două probleme:
- Cât de organizat este fiecare farmacist personal la locul de muncă
- Cât de intens este fluxul de lucru în farmacia respectivă.
Se pot face numeroase recomandări cu privire la îmbunătățirii eficienței și siguranței
pacienților:
 Determină costul timpului tău
 Înțelege responsabilitățile tale
 Înregistrează activitățile tale
 Plănuiește timpul în mod productiv
 Evită un comportament de irosire a timpului
 Folosește mementto-uri
 Prioritizează țelurile pe care le ai
 Atribuie perioade de timp pentru fiecare sarcină
 Organizează-ți e-mailurile
 Organizează tot ce este în dezordine
 Organizează informațiile de care ai nevoie
 Distribuie din sarcini astfel încât să-ți fie de ajutor

Un management slab al timpului unui farmacist poate duce la:

- Insatisfacții la farmacie
- O implicarea slabă în activitățile farmaceutice
- Părăsirea locului de muncă
- O implicarea slabă în cariera de farmacist
- Posibil abuz de droguri
- Burnout (colaps fizic sau mental cauzat de stres și surmenare).
Scopul acestei lucrări este de a avertiza asupra importanței managementului timpului atât
în viața personală, dar mai ales în viața profesională a unui farmacist de farmacie comunitară. Să
-10-
nu uităm că managementul timpului nu constă în organizarea timpului fiecăruia, ci în organizarea
fiecăruia și toți putem aduce unele îmbunătățiri astfel încât să fim mai eficienți în tot ce facem.

Unele sugestii ce pot îmbunătăți satisfacția profesională și abilitatea de a avea grijă de

pacienți sunt următoarele:
 Oricât de productiv ai fi, nu poți termina tot ce îți propui - ceea ce nu este
ceva rău.
 Nu gestiona timp, gestionează acțiuni. Gestionează ceea ce ai de făcut și
concentrează-te să o faci mai eficient.
 Înante de a te organiza, simplifică și elimină.
 Învață să spui ”NU”, nu trebuie să spui ”DA” fiecărei solicitări pe care o
primești. Multitasking înseamnă lipsă de eficiență pe termen lung. Evită-l
sau elimină-l.
 Ordinea pe biroul de lucru inspiră ordine și claritate în minte.
 Te poți concentra pe ceea ce ai făcut până acum – asta îți va da energie și
satisfacție – sau pe cât mai ai până la ce ți-ai propus – asta te va face să te
gândești cât de departe ești și cât mai ai de lucru.
 Lucrează în secvențe de timp dedicate lucrului concentrat folosind, de
exemplu, tehnica Pomodoro a lui Francesco Cirillo sau sistemul 60-60-30
al lui Peter Drucker.
 Dacă pacientul nu are probleme, doar a venit și te ține prea mult de vorbă,
mulțumește-i că a venit și că îl aștepți și cu altă ocazie, fiind amabil și
asertiv.
 Lucrează la nivelul tău de energie, cu cât ai un nivel mai bun de energie, cu
atât poți să-ți gestionezi și timpul mai bine.

Trebuie să ne focusăm pe activitățile care depind 100% de noi. Regula de aur a Time
Managementului este strâns legată de legea lui Pareto: 80% din rezultatele tale îți sunt determinate
de 20% dintre acțiunile tale. Așadar, trebuie să facem mai puține lucruri, dar mai importante, să
petrecem mai mult timp făcându-le, ca să iasă din ce în ce mai bine. În plus, trebuie să ne
perfecționăm zilnic: să mergem la cursuri, simpozioane, conferințe, să citim cărți de specialitate,
să vorbim cu experți în domeniu.
Trebuie să facem un To Do List (Lista cu ce ai de făcut), dar și No To Do List (Lista cu ce
nu trebuie să faci, la ce activități trebuie să renunțăm).

-11-
 Stabilește 3 activități cheie pe care le poți face toată ziua. Dacă ar fi să faci un lucru toată
ziua, care ar fi Acela? Dar numărul 2? Dar numărul 3?
Este foarte important de luat în calcul faptul că, pentru o sănătate atât mentală, cât și fizică,
timpul de relaxare trebuie inclus întotdeauna în orice plan de organizare a timpului.
Practica farmaceutică este într-o continua schimbare astfel încât farmaciștii au nevoie să-
și modifice design-ul jobului pentru a optimiza managementul timpului în farmacii. Câteva tehnici
de management al timpului în farmacie sunt următoarele:
a) schimbarea obiceiurilor de muncă din farmacie pentru a crește
productivitatea
 Listele To-Do (ce trebuie să faci)
 Depășirea amânărilor
 Eliminarea obiceiurilor de pierdere-de-timp
 Construirea unui spațiu de muncă productiv
b) creșterea eficienței personale
 puterea lui ”cu 10% mai mult”
 creșterea eficienței cu 10%
 creșterea energiei cu 10%
c) evaluarea tehnicilor care pot salva timp
 controlează volumul e-mail-urilor
 crește productivitatea telefoanelor ce trebuie
date/primate
 comunicare wireless
d) delegarea și externalizarea
 delegare
 externalizare
 externalizare versus angajare nou personal
e) managementul informațiilor
 reducerea inputului de informații
 nu citi- scanează
 îmbunătățește-ți îndemânarea de a asculta.

-12-
 IV. MANAGEMENTUL TIMPULUI ÎN FUNCȚIE DE
ORGANIZAREA SPAȚIULUI DINTR-O FARMACIE
COMUNITARĂ

Ergonomia este disciplina care se ocupă cu studiul condițiilor de muncă în vederea

realizării unei adaptări optime a omului la acestea. Ergonomia este o știință care se ocupă cu
înțelegerea interacțiunilor dintre oameni și alte elemente ale sistemului. Când principiile ergomice
sunt aplicate corect mediului de muncă, disconfortul visual și musculo-scheletal, precum și
oboseala sunt reduse semnificativ.
Această știință ne ajută să înțelegem mai bine nu numai anumite caracteristici ale
managementului timpului, ci și de ce farmaciștii/oamenii în general fac greșeli la locul de muncă.
Astfel de teorii și modele s-au bazat pe ergonomia cognitive și ergonomia organizațională. O foarte
cunoscută taxonomie a greșelilor reflectă 2 mecanisme cognitive diferite: un mecanism legat de
rutină (mecanismul automatic este susceptibil de a fi blocat de diferite întreruperi), iar celălalt
mecanism implică procesele cognitive legate de luarea deciziilor.

Localul farmaciei comunitare trebuie să fie ales conform legislaţiei în vigoare. În

ergonomie este foarte importantă dotarea cu mobilier, precum şi dotarea cu echipamente, aparatură
şi veselă.

Localul farmaciei comunitare trebuie să aibă toate dotările necesare, astfel încât să se
asigure accesul potenţialilor pacienţi, inclusiv a persoanelor în vârstă, cu copii sau cu handicap.

În proiectarea mobilierului de farmacie, trebuie să se îmbine expertiza și inventivitatea

pentru a asigura principii moderne de funcționalitate și ergonomicitate și a face din oficină zona
unei interacțiuni armonioase cu pacientul, un spațiu adecvat de depozitare și expunere.
Este de recomandat ca la proiectarea mobilierului să se țină cont de următoarele
recomandări:
 realizarea unor linii moderne, cu grad ridicat de specializare pe grupe de
produse;

-13-
  concept multifuncțional, cu mare capacitate de preluare a produselor - atât
pe orizontala cât și pe verticală;
 dispunerea mobilierului astfel încât să permită folosirea intensivă a
spațiului. Farmaciile pot să aibă au un grad de 25-35% de ocupare cu
mobilier, iar în oficină pot să se proiecteze insule cu autoservire pentru
parafarmaceutice, în funcție de veniturile realizate pe metru patrăt de
suprafată;
 stabilirea înălțimii pieselor de mobilier, astfel încât să se realizeze un
echilibru între expunerea unui volum cât mai mare și prezentarea cât mai
atrăgătoare. Pentru asigurarea vizibilității, se recomandă ca înălțimea
pieselor de mobilier să nu depășească 2.5 m;
 dacă se optează pentru insule vânzare în oficină, aceasta se face în funcție
de căile principale de circulație. Se recomandă aranjarea dreptunghiulară
spre calea principală de circulație a frontului de expunere a produselor;
 asigurarea unei orientări ușoare a clienților prin aranjarea pieselor de
mobilier în linie dreaptă, circulară sau semicirculară;
 respectarea reglementărilor în vigoare cu privire la stocarea
medicamentelor cu regim special de siguranță (produsele
medicamentoase ce conțin substanțe active ce sunt încadrate în Tabelul
II, conform Legii nr. 339/2005 [17], Venena și Separanda);
 optimizarea spațiilor de expunere și stocare în oficină pentru a reduce
timpul de servire și alocarea de timp suplimentar pentru consilierea
pacientului și a evita deplasările frecvente în depozitele din spatele
farmaciei;
 adaptarea mobilierului la profilul socio-demografic al pacienților.

Deoarece o mare parte dintre farmacii funcționează în spații reduse, de 55-70 mp,
mobilierul se poate repartiza pentru a putea depozita un volum cât mai mare de medicamente și
pentru expunerea unor game diverse de OTC-uri. Se pot propune corpuri pentru depozitare chiar
în oficină, pentru a avea la îndemână medicamentele cu rulaj mare.

De foarte mare importanță sunt proiectarea sertarelor. Acestea trebuie să:

 aibă o capacitate de stocare cât mai mare;
 eficientizeze spațiul de stocare pe verticală;

-14-
  se organizeze ușor cu ajutorul separatoarelor din plexiglas astfel încât
medicamentele să fie cât mai ușor de gestionat;
 să se poată urmări rapid stocurilor (se poate face un control corect al
gestiunii) – ce reduce costul cu achiziția medicamentelor cu până la 40%;
 reducă timpul de servire;
 coloanele de sertare se pot integra în orice tip de mobilier;
 fie caracterizate de fiabilitate.

Spațiul unei farmacii comunitare trebuie să țină cont de nevoile de funcționare a farmaciei,
cât și de reglementările legale în vigoare.
Amenajarea cu mobilier a fiecărei încăperi trebuie să se facă pe principia modern de
funcționalitate.
Optimizarea spațiilor de expunere și stocare în oficină trebuie să creeze premisele prestării
unor servicii de bună calitate către pacienți: varietate de produse farmaceutice și parafarmaceutice,
rapiditate în servire și alocare de timp pentru consiliere.
O farmacie comunitară trebuie să aibă un design ergonomic pe criterii uman-centrate.

Înălțimea meselor de oficină este foarte importantă deoarece o înălțime prea mică, de
exemplu de aproximativ 90cm, va duce la discomfort fizic datorat poziției aplecate pentru câteva
minute de mai multe ori pe zi. Acest discomfort poate duce la dureri ale gâtului, umerilor, spatelui,
fiind nevoie de pauze de relaxare a acestora și implicit la un management slab al timpului în
farmacie. Activitățile în farmacie vor avea de suferit datorită durerilor de spate provocate de poziția
incomodă adoptată datorită înălțimii mici a meselor de oficină.
Diferite studii au ajuns la concluzia că performanțele și atitudinea specialiștilor în sănătate
este influențată de mediul înconjurător. Farmaciștii sunt influențați negativ de mediul înconjurător
care compromite acuratețea muncii, inhibă perioada de eliberare a medicamentelor și scade
calitatea informațiilor oferite pacienților/aparținătorilor.

-15-
Exemplu de farmacie comunitară ce respectă recomandări legate de ergonomia
spațiului

O oficină trebuie să fie extrem de bine organizată, cu o atmosferă primitoare și confortabilă,

ce ține cont nu numai de recomandările legate de ergonomie, dar și de recomandările
mershandisingului.
Pentru a eficientiza serviciile către clienți și a optimiza timpul petrecut de fiecare vizitator
în farmacie, spațiul a fost împărțit în două zone de lucru:
 una principală, destinată eliberării de medicamente cu prescripție și amenajată
pentru două posturi de servire;
 cealaltă, destinată produselor de îngrijire personală și parafarmaceutice, cu un
singur post de servire.

În counterul amenajat cu două posturi de servire s-au montat 7 sertare cu compartimentare

internă, în care sunt păstrate la îndemână 560 cutii cu medicamente de rulaj foarte mare (analgezice
de primă opțiune, antiinflamatoare uzuale etc).
Fiecare post de servire dispune de două sertare pentru bani, închise cu cheie. Spațiul rămas
liber după delimitarea spațiilor unde sunt plasate cele două unități centrale ale computerelor a fost
compartimentat cu rafturi pe care se depozitează produse cu probabilitate mare de vânzare.
Tastaturile computerelor sunt plasate pe polițe glisante poziționate sub blatul counterului,
polițe care se manevrează foarte ușor și care prezintă marele avantaj de a lăsa liber spațiul de lucru.
Două scaune elegante și ergonomice asigură confortul farmaciștilor și asistenților de
farmacie, care trebuie să facă zilnic față unui public numeros.

-16-
 Postul secundar de servire este destinat doar produselor parafarmaceutice și farmaceutice
care nu necesită prescripție: produse pentru copii, de îngrijire personală, suplimente alimentare,
vitamine, ceaiuri, produse dermato-cosmetice etc.
Ținând cont de specificul postului, amenajarea acestei zone a avut ca obiectiv optimizarea
spațiului de stocare în favoarea alocării unui spațiu mai generos pentru expunere.
În cele doua vitrine securizate, cu uși glisante din sticlă, care încadrează counter-ul sunt
expuse elegant și vizibil ceaiuri și suplimente alimentare.
Corpurile de iluminat plasate în partea superioară a vitrinei și partial ascunse de rama ușii
asigură suficientă lumină pentru vizionarea în bune condiții a produselor expuse.

Un element de design inovativ îl constituie realizarea panourilor de expunere din spatele

counter-ului.
Toate cele 5 expozitoare, patru cu polițe din sticlă și unul cu sistem de expunere LMV
pentru ambalaje care se agață, par că plutesc într-o mare de lumină aurie pentru că sistemul de
susținere a panourilor și corpurile de iluminat sunt ascunse.

-17-
 Organizare exemplară în depozit.
Depozitul conține în principal rafturi pe care se depozitează ambalajele colective mari în
care sunt livrate produsele farmaceutice și parafarmaceutice.
Pentru minimizarea distanțelor parcurse din oficină în depozit, depozitul a fost amplasat
imediat lângă oficină.
Optimizarea spațiului de stocare și expunere trebuie făcută atât în oficină, precum și a în
depozit. Rezultatul trebuie să corespundă cerintelor legislative, să se adapteze rulajului zilnic de
produse și să permită creșterea timpului de consiliere acordat pacienților prin reducerea timpului
de identificare și vânzare a produselor. Astfel, productivitatea va crește, iar solicitările de efort în
muncă vor scădea.

-18-