NEWS LETTER

IULIE 2013

Managementul Timpului
un articol de tefan Bdescu

Pentru muli dintre noi, se pare c nu este niciodat destul timp ntr-o singur zi pentru a termina tot ce ne-am dorit s facem. Managementul Timpului are ca subiect central un citat celebru: Ceea ce este important este rareori urgent i ceea ce este urgent este rareori important. Dwight D. Eisenhower, Fost preedinte al SUA ntre anii 1953-1961, general n al doilea rzboi mondial i primul comandant suprem NATO, Dwight a fost nevoit s ia n continuu decizii grele cu privire la multele sarcini asupra crora era concentrat n fiecare zi. Acest fapt a dus n cele din urm la inventarea faimosului principiu Eisenhower, care ne ajut i astzi s prioritizm n funcie de urgen i importan. Managementul timpului nu este ceva doar pentru manageri i lideri. Este un subiect de care poate beneficia oricine, mai ales dac vrea s i mbunteasc viaa profesional: Unde s aloc mai mult timp? Ce este important? Primul instrument n managementul timpului, este to do list, sau foarte cunoscuta list n romn. Neajunsul acestei liste este c nu separ treburile n importante i urgente. Astfel a aprut matricea prioritilor. O poi folosi la munc, acas i n viaa de zi cu zi.

Ce este urgent? Urgente sunt sarcinile care sunt chiar n faa ta i pe care vrei s le faci imediat. Dar sunt ele importante sau nu? Ce este important? Importante sunt sarcinile care sunt n armonie cu obiectivele noastre, cu viaa noastr.

Important i Urgent F-le acum, cum poi

mai bine

Important i Neurgent Focalizeaz-te pe ele,

cum te eliberezi (zona)

Neimportant i Urgent nva s spui nu, sau

deleag

Neimportant i Neurgent Evit aceste

activiti, i irosesc timpul (uitatul la tv, facebook, navigarea pe internet, jocurile, etc., dar nu toate aceste activiti luate ca atare ci numai acelea care nu aduc nicio valoare adugat vieii) Planific doar 4-5 ore de munc efectiv pe zi. Munca de birou implic i creativitate, care nu apare la comand. n domeniile unde 1

www.accedio.ro

creativitatea ocup rolul principal, pot fi zile n care nu poi lucra deloc i altele n care lucrezi nentrerupt 12 ore. E normal. ntoarce pagina de ieri, nu-i irosi timpul gndindu-te la trecut, important este ziua de azi i cea de mine. Fixeaz termene limit pentru fiecare activitate, altfel ele vor avea un timp de finalizare nedefinit. Folosete reminderul de la telefon pentru orice, nu te ncrede prea mult n creierul tu, el reine doar ceea ce i place. Atunci cnd i iei liber, deconecteaz-te complet de la munc. Mai multe ore lucrate, nu nseamn mai mult productivitate. n Germania, orele suplimentare nu sunt vzute cu ochi buni, pentru c dup 8 ore, productivitatea oricrei persoane normale scade. Separ partea de gndire/planificare cu cea de execuie, pentru a munci mai repede i a gndi mai bine. O alt tehnic de eficientizare a timpului este Pomodoro, inventat de Francesco Cirillo n anii '80. Presupune defalcarea muncii n poriuni a cte 25 de minute, cu pauze de 5 minute ntre ele. Dup patru pomodoro, se ia o pauz de 1520 de minute de pauz. Exist astfel de timere (conometrri) i online. Pauzele ajut la limpezirea minii, pentru focalizarea ulterioar. Activitile din cadranul 2 (zona), i las marja de a le prioritiza, fr a fi sub presiunea urgenei. Folosete principiul 1Pareto, cunoscut i sub denumirea de 80/20. 20% dintre activitile pe care le facei,
1

genereaz 80% din succes, sau 20% din timpul bine administrat, va genera 80% din rezultatul dorit. Identificarea activitilor ce nsumeaz 20% efort i genereaz 80% efect, este cheia factorilor de succes n orice afacere sau proiect. Tot n zona 2 se ncadreaz foarte bine dictonul romnesc: Nu lsa pe mine ce poi face azi. Nu ine edine fr o agend stabilit anterior, sau fr ca mcar s se tie care este obiectivul ei. n urma fiecrei edine, fiecare participant s primeasc n scris, pe e-mail sarcinile convenite, sau sumarul clar a ceea ce s-a stabilit. Aa numita minuta edinei. Fr aceste chestiuni, riti ca edina s reprezinte defapt un timp pierdut pentru toat lumea. Observ adesea c n cultura romneasc, timpul alocat planificrii este mic i c se prefer dictonul vznd i fcnd. rile care prin cultura lor aloc mai mult timp planificrii, au o rat de succes a proiectelor (ncadrare n timp i bani), mult mai bun. Winston Churchill, spunea c Cine planific defectuos, planific eecul.
2

Scrie activitile pe care le ai de fcut n fiecare zi, n cele 4 cadrane, nu-i ia mai mult de 10 minute. Cum prioritizezi lucrurile spune foarte multe despre performaa muncii tale i despre starea ta general de a fi. Stresul mpreun cu un prost management al timpului, merg mn n mn.

Vilfredo Pareto (1848-1923) Economist italian, care a observat c 80% dintre terenurile italiei, sunt deinute de 20% din populaie. Aceast proportie se regsete i la nivel mondial sub diverse forme. Ex: 20% dintre oameni folosesc 80% din resurse. 20% dintre clieni, aduc 80% din ncasrile marilor companii.

Winston Churchill Primul ministru al Marii Britanii n cel de-al doi-lea rzboi mondial i ntre 1951-1955. n original "He who fails to plan is planning to fail".

www.accedio.ro