MANAGEMENTUL TIMPULUI

MANAGEMENTUL TIMPULUI

Timpul constituie o durată limitată

considerată în raport cu utilizarea
care i se dă. Măsurarea timpului nu se face
însă, decât pe baza rezultatului fiecărei
activităţi realizate într-un interval de timp
prestabilit. Altfel spus, nu gestionăm timpul în
sine, ci activităţile desfăşurate într-o anumită
perioadă.
 MANAGEMENTUL TIMPULUI

Acum aproape o sută de ani, autorul

care a pus bazele managementului
ştiinţific, Frederick Taylor postula
principiul “Evidenţa strictă a timpului şi
normarea muncii”, făcând un pas uriaş
spre creşterea eficienţei în organizaţie.
Managementul înseamnă conducerea
eficientă şi eficace a unei activităţi.
MANAGEMENTUL TIMPULUI

Managerul nu poate aduce eficienţă organizaţiei

de care răspunde dacă nu ştie să gestioneze
eficient resursele.
Iar timpul este o resursă economică
preţioasă, pretenţioasă : timpul este cea mai
rară resursă fiind neînlocuibil dar în acelaşi timp
“nelimitat”; este scump dar nu poate fi cumpărat,
depozitat, multiplicat iar pierderea sa nu poate fi
asigurată nici de cea mai mare organizaţie de
asigurări din lume, deci nu poate fi “despăgubit”
 MANAGEMENTUL TIMPULUI

Managementul timpului se bazează pe trei piloni:

planificarea, organizarea şi controlul timpului.
Noţiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare
individ, timpul să fie utilizat în mod raţional şi
productiv, în conformitate cu ritmul personal şi cu
resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul
de a asigura îndeplinirea unor activităţi precise
într-un interval de timp dat.
 MANAGEMENTUL TIMPULUI
Managementul timpului presupune ca,
pentru fiecare individ, să se aloce secvenţe
de timp, riguros calculate, pentru fiecare
activitate ce trebuie desfăşurată
(planificarea), să se facă toate eforturile
posibile pentru a le respecta (organizarea) şi
să se evalueze, în mod regulat, rezultatele
obţinute (controlul).
 MANAGEMENTUL TIMPULUI
În realitate orice individ dispune de 168 ore pe
săptămână pe care le repartizează,
aproximativ, în felul următor:
• 40 ore pentru activităţi profesionale;
• 56 ore pentru somn şi,
• 72 ore pentru diverse activităţi personale.
MANAGEMENTUL TIMPULUI
Managementul timpului prezintă numeroase avantaje
pentru manageri. Acesta îi favorizează:
 să atingă scopul urmărit;
 să stabilească priorităţile;
 să obţină o vedere de ansamblu asupra sarcinilor de
realizat;
 să comunice mai bine;
 să obţină mai multe rezultate pe unitatea de timp;
 să delege sarcini;
 să păstreze echilibrul în viaţa profesională şi personală;
 să-şi dezvolte creativitatea;
 să reziste şi să se adapteze mai bine schimbărilor;
 să participe la îmbunătăţirea calităţii vieţii tuturor
membrilor organizaţiei.
 Zece instrumente pentru o
planificare eficientă
Stabilirea cu claritate a scopului şi a
termenului de realizare a acestuia
Managerii se lasă deseori “prinşi” în activităţi
în asemenea măsură încât nu-şi mai pun
problema care este motivul acestor activităţi.
Din când în când ei trebuie să reflecteze
care sunt obiectivele pe termen scurt şi care
sunt strategiile care sunt necesare pentru
atingerea acestora.
 Zece instrumente pentru o
planificare eficientă
2. Alcătuirea unei liste de lucru şi
organizarea activităţii zilnice prin
intermediul acesteia.
Listele înseamnă putere! Concomitent
este necesară evidenţierea duratei
fiecărei
activităţi în calendar.
 Zece instrumente pentru o
planificare eficientă
3. Notarea în agendă: reprezintă o modalitate de a
nu uita dar şi o sursă eliberatoare de stres.
Multe dintre ideile şi informaţiile referitoare la
desfăşurarea unei activităţi importante acaparează
toată energia managerului iar abilitatea de a gândi
concentrat se diminuează semnificativ. Managerul
se va simţi tensionat de teama de a nu pierde din
detalii. Notarea pe hârtie va elimina necesitatea
memorării acestora, lăsând cale liberă pentru alte
proiecte.
 Zece instrumente pentru o
planificare eficientă

4. Impunerea şi respectarea cu rigurozitate

a termenelor limită;

5. Clarificarea priorităţilor;
 Zece instrumente pentru o
planificare eficientă
6. Angajarea unei secretare eficiente şi a unui
asistent manager care să preia o parte din
responsabilităţile mai puţin importante.
Faptul de a avea un asistent va obliga managerul să
delege (ceea ce înseamnă timp câştigat), iar pe de
altă parte îi va impune să stabilească priorităţi
privind sarcinile de lucru, să le organizeze atât de
bine încât altcineva le va putea prelua total sau
parţial. Prin aceasta, managerul va putea să-şi
canalizeze mintea şi timpul pe dezvoltarea afacerii.
 Zece instrumente pentru o
planificare eficientă
7. Aruncarea la “coşul de gunoi” a hârtiilor şi
rapoartelor neimportante;
8. Punerea la punct a unui sistem coerent, în cadrul
căruia fiecare activitate îşi are stabilită clar poziţia
iar fiecare responsabil ştie clar ce are de făcut şi
este competent să-şi îndeplinească singur sarcinile;
9. Conducerea la uşă a musafirilor nepoftiţi sau care
“mănâncă timpul” cu detalii nesemnificative,
lungindu-se la “vorbă”;
10. Evitarea promisiunilor care au şanse mari de a
nu fi onorate.
 Cauze ale planificării ineficient al
activităţii
1) cauzele exterioare, care sunt determinate de lipsa de
organizare: timp prea scurt alocat iniţial activităţilor
programate, întreruperile (inclusiv telefoanele) venite
din partea membrilor din organizaţie sau din exteriorul
acesteia, urgenţele neprevăzute (dacă este cazul),
nepregătirea din timp a ordinii de zi a
şedinţelor/reuniunilor;
2) cauzele care ţin exclusiv de persoana
managerului, de felul său de a fi şi de a se
comporta sau de situaţia particulară cu care se
confruntă (oboseala, depresia, anxietate, probleme
personale - preocupări financiare sau de familie);
 Cauze ale planificării ineficient al
activităţii
3) cauzele care ţin de angajaţii proprii : lipsa de
punctualitate a acestora sau faptul că aceştia “trag
de timp, prelungind discuţiile”, faptul că
intervin cu o problemă complicată şi greu de
rezolvat pe moment sau din contra, prezintă
informaţii nerelevante sau eronate, lipsa de
competenţă şi plasarea în responsabilitatea
managerului a rezolvării problemelor care cad în
sarcina lor.
 Cauze ale planificării ineficient al
activităţii
Toate acestea sunt rezultatul intervenţiei aşa-numiţilor“hoţi”
“hoţi ai
timpului:
 Telefoanele care sună fără încetare,
 vizita unor “musafiri nepoftiţi” care reţin de la lucru,
 şedinţe prea lungi şi prost organizate,
 priorităţi care nu au fost stabilite cu claritate sau sunt
inexistente pentru manager,
 lipsa delegării de autoritate şi responsabilitate,
 amânarea sarcinilor grele sau neplăcute,
 navigarea pe Internet sau vizionarea unor

emisiuni la televizor,
 imposibilitatea sau
 neputinţa manageruluide a refuza etc.
 Cele mai frecvente erori în utilizarea timpului

1. Să munceşti mai mult sau mai repede (în cadrul unei

activităţi ce se desfaşoară într-un interval de timp
determinat);
2. Să reduci timpul dedicat anumitor activităţi, considerând că
aceste activităţi sunt mai puţin importante decât altele;
3. Să realizezi diferite sarcini în acelaşi timp, considerând că
astfel utilizezi timpul în mod optim;
4. Dacă eşti tot timpul ocupat, ai senzaţia că în acest mod vei
obţine cele mai bune rezultate;
5. Dacă ai o responsabilitate mai mare crezi că trebuie să
munceşti mai mult pentru a da exemplu;
6. Să acorzi mai mult timp luării unor decizii si astfel deciziile
vor fi mai bine fundamentate.
Graficul Gantt
Planificarea activităţilor - Metoda ABCDE

A - activităţile notate cu A sunt foarte

importante, pe care trebuie neapărat
sa le faceţi. Un astfel de exemplu ar
putea fi o intalnire cu cineva foarte
important al activităţii dumneavoastră.
B - notaţi cu B activităţile care sunt importante,
însa nu la fel de importante ca cele notate cu
A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine sa le
faceţi. Consecintele neindeplinirii unei astfel
de activităţi nu sunt chiar atat de grave.
 activităţile notate cu C nu sunt deloc
importante, sunt lucruri pe care ar fi plăcut să
le faceţi, însa care nu au niciun impact,
pozitiv sau negativ, asupra carierei
dumneavoastră. Un astfel de exemplu ar fi sa
ieşiţi cu un coleg la o cafea.
activităţile notate cu D sunt activităţi pe care le
puteti delega altor persoane să se ocupe de
ele pentru dumneavoastră. De exemplu, dacă
aveţi de printat nişte documente, puteţi pune
secretara să se ocupe de asta, astfel
rămânându-va dumneavoastra timp să vă
ocupaţi de alte activităţi mai importante.
E - notaţi cu E activităţile pe care le puteţi
elimina din lista, fără a avea nicio consecinţă
asupra lucrurilor cu adevarat importante
pentru dumneavoastră. O astfel de activitate
ar putea fi să jucati un joc sau să urmăriţi un
meci de fotbal (exceptând cazul în care
sunteţi antrenor sau activaţi în domeniul
sportiv).
 Exerciţiu
În încheiere aş dori să vă recomand un exerciţiu foarte
simplu: alocaţi-vă puţin timp şi pe o bucată de hârtie
scrieţi cum vă imaginaţi viaţa dumneavoastră ideală
peste 5 ani. Notaţi ce stil de viata aţi dori să aveţi din
punct de vedere financiar, mental, fizic şi spiritual.
Cînd faceţi acest exercitiu este foarte important să vă
concentraţi doar asupra lucrurilor pe care doriţi să le
realizaţi, si nu să vă consumaţi energia gîndindu-vă la
modul în care veţi obţine acele lucruri. Trebuie sa gândiţi
ca şi cum aţi avea posibiltatea să realizaţi orice v-aţi
propune. Dupa cum spune Jack Canfield, concentraţi-vă
pe "ce", şi nu pe "cum", pentru că "cum"-ul il veţi
descoperi la momentul potrivit. Mult succes!