Timpul nu trebuie irosit

Timpul nostru este viaa noastr i alturi de sntate i singura resurs pe care
o primim odat cu naterea.
Trim ntr-o perioad caracterizat prin foarte multe schimbri, care pentru unii nseamn o
etap plin de confuzie i nesiguran, iar pentru alii o perioad favorabil, cu multiple oportuniti. n
acest context, timpul devine o resurs important de care dispunem, mai ales prin faptul c este limitat,
nu poate fi produs, nu poate fi recuperat i nu este reversibil (2).
Fiecare dintre noi dispune de acelai fel de timp, care se msoar n acelai mod. Cei mai muli
oameni afirm ns, c nu au timp destul, dar studiile arat c jumtate din timpul disponibil este irosit.
n literatura de specialitate sunt descrise anumite semnale care atest faptul c irosim timpul
i anume (5):

facem acelai lucru de dou ori, pentru c prima dat am uitat ceva;

realizm doar pe jumtate din ceea ce ne-am propus pentru o anumit zi i nu tim din ce cauz
(doar am lucrat);

listele de probleme pe care le avem de ndeplinit sunt din ce n ce mai lungi;

mapa cu lucrri n ateptare crete pe zi ce trece;

este imposibil s gsim un document important atunci cnd avem nevoie de el (legile lui Murphy)
etc.

toate aceste exemple sugereaz anumite deficiene de organizare a activitii, care duc la irosirea
timpului.
Pe termen scurt, aceste semnale pot fi fr importan; pe termen lung ns, devin o problem
care diminueaz performana individual i favorizeaz instalarea strii de stres.
Organizarea timpului depinde n mare msur, de ct de organizat este o persoan n general.
Unii consider c a fi organizat este un efort nu tocmai necesar. Totui, timpul poate fi economisit,
ncepnd prin organizarea activitii, prin a consuma mai puin timp pentru activitile obinuite,
concret, prin planificarea activitilor (3).
Exist anumite mituri false, idei preconcepute n legtur cu timpul, care se regsesc n aceste
exemple:
Sunt tot timpul ocupat, ceea ce nseamn c sunt extrem de eficient."
"Cu ct dedic mai mult timp unei anumite sarcini, cu att mi va iei mai bine."
"O s-mi fac timp de restul mai trziu."
Identificarea cauzelor care duc la irosirea timpului.
Muli oameni consider c nu irosesc timpul i totui el trece pe lng noi, lsnd multe
probleme nerezolvate. Ca s aflm cauzele care duc la irosirea timpului trebuie s rspundem cu
sinceritate la urmtoarele ntrebri:

Din ceea ce fac, ce nu ar trebui fcut deloc?

Din ceea ce fac, ce ar trebui fcut de altcineva?

Din ceea ce fac, ce mi ia mai mult timp dect ar trebui?

Din ceea ce fac, ce provoac irosirea timpului altor persoane?

1.
A face lucrurile care nu trebuie fcute deloc, reprezint un mod foarte obinuit de a irosi timpul.
Astfel, este posibil spre exemplu, s continui s faci ceva, numai pentru c acel lucru l fceai
dintotdeauna, sau s faci dou lucruri n paralel, chiar dac unul din ele este complet inutil. Uneori
pierzi timpul, pentru c faci un lucru dup un sistem vechi, lent, pentru c eti conservator i nu vrei s
apelezi la metode mai rapide i mai eficiente.
2.
A face un lucru care ar trebui fcut de altcineva. Un manager poate cdea uneori n aceast
capcan, pentru c este tentat s fac anumite lucruri la care se pricepe foarte bine, chiar dac ele au

ieit din sfera responsabilitilor sale. Oamenii nva foarte repede, c dac au o problem, care in de
ei i pe care o prezint managerului, acesta va fi dispus uneori s o rezolve n locul lor. Dac un
manager nu nva s delege din responsabilitile sale, o parte important din timpul alocat activitii
manageriale este irosit.
3.
Unele lucruri pot lua mai mult timp dect ar fi necesar. Acest lucru se poate ntmpla, atunci
cnd te grbeti s treci la aciune nainte de a fi stabilit exact ceea ce trebuie fcut; cnd vrei s faci
totul de unul singur; cnd nu te informezi n mod corespunztor atunci cnd te apuci de o problem
nou; cnd nu eti organizat i nu ai o anumit ordine logic i eficient de efectuare a activitilor.
4.
Cum iroseti timpul altora. Ca manager, poi s roseti timpul altor persoane, de exemplu cnd
te rzgndeti, dup ce oamenii au muncit deja destul de mult; cnd uii s transmii noile informaii
care au aprut pe parcurs, astfel nct oamenii trebuie s refac lucrrile; cnd ii edine fr o ordine
de zi precis, acestea prelungindu-se la nesfrit; cnd nu eti punctual i lai s atepte persoane
punctuale etc..
Planificarea sarcinilor.
Dac vrei ca un lucru s fie fcut bine trebuie s-l dai unei persoane ocupate. Oamenii ocupai
par s se priceap s controleze timpul mai bine dect ceilali (Churchill).
Aceasta se datoreaz faptului c oamenii ocupai sunt dotai cu un sim al urgenei rezolvrii
problemelor, iau n serios termenele de finalizare i nu le place s le prelungeasc, i-au dezvoltat
abilitile pentru a face lucrurile la timp i sunt contieni de ceea ce sunt capabili s realizeze (4).
Cunoaterea propriilor responsabiliti.
nelegerea clar a responsabilitilor i a rolului de manager este primul pas spre a v
procura mai mult timp. Pentru aceasta este nevoie s v fixai anumite obiective, ceea ce nseamn
planificarea activitilor, astfel nct ele s se ncadreze n limita de timp dat. n general este necesar
stabilirea unei ordini de prioriti. Sarcinile pot fi clasificate n patru categorii:

Sarcini eseniale, respectiv cele ale cror nerealizare te mpiedic s i ndeplineti n mod
eficient rolul;

Sarcini pe care ar trebui s le realizezi, adic acele sarcini care urmeaz a fi realizate dup cele
eseniale;

Sarcini pe care i-ai dori s le realizezi. Aceste sarcini corespund n general unor lucrri care sunt
mereu amnatei nu ajung s fie realizate sau sunt ncepute i rmn n aceast faz.

Sarcini cu prioritate sczut, dar care sunt mai uoare i mai plcute.
n organizarea timpului, nelegerea diferenei dintre urgent i important joac un rol nsemnat.
Activitile urgente sunt cele care preseaz n primul rnd prin factorul timp. Chiar dac sunt banale
sau neeseniale ele trebui rezolvate rapid, fr s li se acorde ns foarte mult timp. Activitile
importante necesit o atenie mai special i mai mult timp pentru a fi rezolvate. Exist i cazuri n care
o anumit sarcin este i urgent i important, situaie n care este necesar, att o atenie sporit, ct
i o bun organizare a timpului.
Programarea utilizrii timpului unui manager.
Managerul trebuie s dispun de anumite metode, care s-l ajute s-i optimizeze timpul de
lucru (2). n acest sens ar trebui s ia n considerare:
a)
Stabilirea de termene limit
Orice lucrare tinde s ocupe tot timpul alocat i s necesite i un timp suplimentar. O bun parte din
timpul alocat este pierdut, activitatea realizndu-se adesea n ultima parte a timpului. Importana
termenelor limit apare cu claritate n managementul proiectelor, cnd depirea lor duce, fie la
creterea bugetelor, fie la scderea calitii.

b) Abordarea sarcinilor complexe

Sarcinile mai complexe par descurajante i te pot bloca pentru c nu tii bine de unde s ncepi
rezolvarea lor. Pentru a controla complexitatea unei sarcini este necesar mprirea ei n sarcini mai
simple, care s fie accesibile i care pot fi ordonate n timp ntr-o anumit succesiune logic.
c)
Planificarea unor perioade de timp n care s nu fi ntrerupt
Anumite activiti nu pot fi bine realizate dect dac se dispune de o anumit perioad de timp n care
s lucrezi fr ntrerupere. Pentru a preveni ntreruperile de timp generate de diferii factori este util
programarea perioadelor cnd eti disponibil i a acelor perioade n care nu trebuie s fii deranjat;
preluarea mesajelor telefonice de ctre altcineva pe o anumit perioad de timp etc.
n final prezentm managerilor cteva sfaturi utile n managementul timpului de lucru (2):

nvai s folosii o agend n care s v programai ntlnirile de lucru;

Pentru coresponden, scriei rspunsul la anumite adrese direct pe ele;

Stabilii un timp fix de durat a edinelor;

Grupai sarcinile mici i neimportante pentru a fi rezolvate n bloc;

Culegei informaiile necesare i pertinente nainte de a lua o decizie;

Dai indicaii simple i clare;

Delegai ct mai mult, amnai ct mai puin;

nvai s spunei nu, atunci cnd este necesar;

Fii punctuali i ncurajai punctualitatea altora;

Micorai ntreruperile datorate telefoanelor, evitai conversaiile inutile;

ncepei unele discuii n biroul altora, pentru a v putea retrage atunci cnd dorii;

O persoan invitat s ia loc, va consuma de dou-trei ori mai mult timp dect necesar;

n cazuri de criz, luai un moment de calm;

Facei un singur lucru important pe zi;

Nu v lsai copleii de activiti fr valoare;

Deciziile minore luai-le repede; nu amnai pn n ultima clip o decizie riscai s luai o
decizie proast.

BIBLIOGRAFIE
1.
2.
3.
4.
5.

Certo Samuel Managementul modern, Ed Teora, Bucureti, 2004.

Haynes M. Marion Managementul timpului, Ed. Teora, Bucureti, 2003.
Marinescu P. Managementul instituiilor publice, Ed. Universitii Bucureti, 2003.
Niculescu C., Stegroiu I. Excelena n management, Ed. Niculescu, Bucureti, 2003.
Stephen R.Covey Managementul timpului, Ed. All, Bucureti, 2003.