Managementul timpului

1. Managementul timpului ..................................................................................................................... 2

1. Conceptul de timp şi de management al timpului................................................................................... 2
2. Stabilirea priorităţilor........................................................................................................................... 2
3. Stabilirea obiectivelor........................................................................................................................... 4
4. Consumatorii de timp........................................................................................................................... 4
5. Delegarea şi managementul şedinţelor ................................................................................................. 6
6. Managementul cu succes al timpului de lucru........................................................................................ 7

1/9
1. Managementul timpului

1. Conceptul de timp şi de management al timpului

Timpul (lat. Tempus, gr. Χρόνος) este unul dintre conceptele de bază în religie, filosofie şi ştiinţă. Timpul este adesea descris
ca un continuum liniar, ca o secvenţă ireversibilă, care se extinde înapoi (în trecut) şi înainte (în viitor).

Timpul se caracterizează prin faptul că este o resursă neregenerabilă. Timpul nu poate fi cumpărat, nu poate fi împrumutat,
furat, moştenit sau vândut. În plus, nu poate fi schimbat. Nu poate fi păstrat sau conservat. Timpul nu poate fi adăugat sau
transferat. Pe baza acestor lucruri, putem trage concluzia că timpul nu poate fi gestionat.

Managementul timpului este un mod de viaţă şi de muncă, prin care ne folosim propriul timp într-un mod eficient. Există
strategii pe care le putem învăţa pentru a ne gestiona cu mai mult succes timpul.

Ideea de management al timpului există de peste 100 de ani, însă de abia în anii '70 acest termen (Time management) a
început să intre în uzul comun. Abia pe la începutul anilor '80, managerii au început să se gândescă la timp ca la un mijloc
(resursă) care poate fi gestionat.

Managementul timpului este abilitatea de a decide ce este important în viaţa noastră.

Beneficiile managementului timpului sunt: încredere, organizare, productivitate, control mai bun şi delegare mai bună.
Consecinţele sunt următoarele: concentrare mai slabă, întreruperi frecvente, întârziere/stres, nerăbdare şi supărare pe
propria persoană şi pe alţii, amânarea executării sarcinilor.

De ce este importantă gestionarea timpului?

1. Timpul este o resursă specială, care nu se poate depozita şi nici salva pentru a fi utilizat mai târziu.

2. Majoritatea oamenilor simt cum au multe obligaţii şi puţin timp pentru a le îndeplini. 

3. Dacă aşteptaţi să apară timp liber în plus pentru a face ceva, puteţi ajunge în situaţia de a nu apărea niciodată. 

4. Managementul timpului vă va ajuta să vă setaţi priorităţile. 

5. Timpul este limitat la 24 de ore pe zi, de aceea trebuie să vă planificaţi viaţa foarte bine. 

6. Managementul timpului vă ajută să luaţi decizii în mod conştient şi să faceţi alegeri, astfel încât puteţi petrece mai
mult timp făcând lucruri care sunt importante. 

7. Deveniţi mai productiv şi puteţi, cu mai puţin timp şi efort, să deveniţi şi mai productiv. 

8. Pacea interioară poate fi o busolă bună pentru managementul mai eficient al timpului. 

2. Stabilirea priorităţilor

Cuvântul prioritate are legătură cu cuvântul prior, care înseamnă „înainte”, şi provine din cuvântul latinesc primus, care
înseamnă „primul”.

2/9
Şi, în timp ce unele lucruri sunt mai importante decât altele, lista dvs. trebuie să conţină elemente foarte importante, doar
elemente critice pentru dezvoltarea serviciului dvs. şi nimic altceva.

Stabilirea priorităţilor personale, de exemplu, pentru ziua următoare:

1. Scrieţi, în ordinea în care vi le aduceţi aminte, toate sarcinile pentru a doua zi.

2. Scrieţi fiecare dintre aceste sarcini în câmpul corespunzător din matricea urgent/important.

3. În fiecare câmp al matricii, aranjaţi separat toate sarcinile, în funcţie de importanţă.

4. Copiaţi sarcinile în lista cu obligaţiile de mâine, în funcţie de importanţă.

Priorităţile se pot clasifica în trei categorii: „urgent şi important”, „urgent sau important” şi „nici urgent, nici important”.
Desigur, există şi categoria „neimportant”, acestea fiind, în general, sarcinile care nu trebuie făcute sau care se vor rezolva
singure cu timpul, aşadar nu le acordaţi timp, dacă nu îl aveţi. 

Câmpul 1: Câmpul marcat pe matrice ca urgent şi important (marcat cu 1) este câmpul care presupune crize şi probleme
cărora trebuie să li se acorde importanță imediat.

Câmpul 2: Câmpul marcat cu cifra 2 pe matrice reprezintă activităţile care nu sunt urgente, dar sunt foarte importante.
Acesta reprezintă câmpul-cheie cu ocazia unui management bun al timpului.

Câmpul 3: Acest câmp se referă la activităţile care sunt urgente, presupunând că sunt şi importante. Gradul de urgenţă,
deseori, se bazează pe priorităţile şi aşteptările altora.

Cel mai cunoscut principiu de stabilire a priorităţilor este principiul lui Pareto, 80/20. La sfârşitul secolului al XlX-lea,
economistul italian Vilfredo Pareto a observat că 80% dintre averi sunt deţinute de 20% din populaţie.

În acest caz, aceasta înseamnă: 20% dintre activităţile dvs. sunt responsabile pentru 80% din performanţa dvs., 20% dintre
sarcinile dvs. vă vor aduce 80% dintre valorile pe care le aveți.

S. Covey vorbeşte despre cele 4 generaţii în dezvoltarea conceptului de management al timpului:

1. Notele şi listele de verificare; 

2. Calendarele şi agendele; 

3. Priorităţile şi valorile; 

4. Organizarea şi realizarea priorităţilor.  

Cele şapte obiceiuri ale oamenilor eficienți, conform teoriei lui Covey, sunt:

1. Proactivitatea.

2. Munca având în minte obiectivul final.

3/9
 3. Stabilirea primului lucru pe primul loc.

4. Gândirea în spiritul formulei „victoria mea - victoria ta!n!.

5. Străduiţi-vă ca mai întâi să înţelegeţi şi abia apoi să fiți înţeleşi!

6. Lucraţi împreună!

7. „Ascuțirea fierăstrăului!n!.

3. Stabilirea obiectivelor

Chiar şi cea mai bună strategie de planificare a timpului nu va fi de mare ajutor dacă în viaţa dvs. nu există obiective
clare. Astăzi, majoritatea oamenilor se confruntă cu responsabilităţi în exces şi cu o lipsă acută de timp. Setarea cu succes a
scopurilor presupune să vă cunoaşteţi scopurile, să analizaţi timpul, să aflaţi cât timp ar trebui să investiţi, să notaţi
scopurile, să învăţaţi să spuneţi NU, să folosiţi cu înţelepciune timpul, să vizualizaţi scopurile, dar şi să vă recompensaţi.  

Pentru a defini un obiectiv în mod corect, trebuie să cunoaşteţi mai bine caracteristicile generale ale obiectivelor. Unul
dintre criteriile frecvent utilizate este cel conform căruia un obiectiv trebuie să fie SMART, ceea ce înseamnă:

S - specific (Specified) - înseamnă că ar trebui să fie concret, clar şi bine definit.

M - măsurabil (Measurable) - obiectivul trebuie să fie în aşa fel încât să se poată determina toţi parametrii săi şi să se
poată compara cu ceva.
A - accesibil (Attainable, Achievable) - este util ca obiectivul să fie abordabil, dar nu trebuie să se exagereze.
R - realist (Realistic) - ce fel de obiectiv ar fi acela care nu este deloc realizabil?
T - limitat în timp (Time bound) - elementul-cheie pentru fiecare proces de afaceri este limitarea sa în timp. Fără acest
element, executarea operaţiunilor de afaceri nu va fi posibilă.

4. Consumatorii de timp

Consumatorii de timp tipici sunt:

Telefonul care vă sună nonstop;

Ședințele care sunt prea lungi şi neorganizate;

Priorităţile care nu sunt clare sau pe care nu le aveţi stabilite;

Musafirii neaşteptaţi care vă distrag atenţia de la muncă;

Obligaţiile care nu sunt delegate;

Gestionarea crizelor;

Nu ştiţi să spuneţi nu;

Software-ul, navigarea pe internet sau televizorul.

4/9
Pentru fiecare dintre noi, există o parte a zilei când suntem mai eficienţi. Cel mai bine este să luaţi în considerare în ce parte
a zilei sunteţi cel mai eficient şi să realizaţi în acel moment sarcinile care necesită o concentrare mare. Lucraţi în
conformitate cu ritmul corpului dvs., nu împotriva lui. 

Regulile de aur în utilizarea timpului:

Introduceţi responsabilităţi fixe zilnice.

Stabiliţi termene-limită pentru toate sarcinile dvs.

Învăţaţi să spuneţi NU, alegeți-vă obligaţiile.

Uitaţi de tot ce nu este important.

Nu amânaţi lucrurile importante care sunt neplăcute.

Planificaţi-vă apelurile telefonice şi comunicarea electronică.

Specificaţi o dată fixă cu echipa dvs. pentru consultările privind chestiunile de rutină.

Stabiliți perioada când nu doriţi să vă deranjeze nimeni, organizaţi şedinţe cu dvs. înşivă.

Faceţi lucrurile care necesită un angajament mental maxim în acea parte a zilei când vă simţiţi cel mai bine.

Odihniţi-vă în perioada când nu puteţi lucra în mod eficient.

Nu faceţi mai multe lucruri deodată.

Când începeţi ceva, dacă este posibil, terminaţi-l.

Adunaţi-vă ideile într-un singur loc.

Analizaţi întreruperile de timp.

Verificaţi regulat modul în care vă folosiţi timpul, cum puteţi fi mai eficient, care sunt priorităţile.

Discutaţi cu alţii despre modul în care îşi folosesc timpul - acceptaţi ideile sau sfaturile bune.

Vom menţiona cele mai frecvente activităţi cu care pierdem timp, cărora le permitem să ne răpească un timp preţios: 

1. Facebook; 

2. Fotografierea, prelucrarea, upload-area şi setarea fotografiilor;  

3. Jocurile; 

4. Televizorul;

5. Youtube;

6. Ieşitul la o cafea;

7. Drumul până la serviciu;

5/9
 8. Căutarea fişierelor şi a documentelor pe calculator. 

5. Delegarea şi managementul şedinţelor

Delegarea este procesul transmiterii sarcinilor către alte persoane, păstrând responsabilitatea finală pentru îndeplinirea
sarcinii. 

Motivele pentru a nu delega sarcini:

Lipsa de încredere;
Teama de incompetenţă;

Lipsa de înţelegere a principiilor de bază a delegării. 

Principiile delegării:

1. Alegeţi oamenii potriviţi.

2. Explicaţi clar responsabilităţile şi aşteptările.
3. Asiguraţi informaţii, sfaturi şi sprijin.
4. Urmaţi progresul realizării.
5. Nu luaţi sarcina înapoi.
6. Faceţi complimente, dar şi critici constructive.

Avantajele delegării sunt următoarele:

Găsirea timpului pentru sarcini mai importante/complexe.

Testarea capacităţilor altor persoane.
Crearea oportunităţii pentru ca alţii să dobândească:
experienţe noi; 
cunoştinţe noi;
competenţe noi;
o motivaţie de lucru mai puternică.

Solicitați oamenilor să prezinte un raport privind progresele înregistrate. Stabiliţi termene intermediare pentru a vedea cum
merg lucrurile.

Delegaţi oamenilor potriviţi. Nu daţi întotdeauna sarcini doar celor mai buni, celor mai experimentaţi şi celor care sunt
primii disponibili.

Extindeţi delegarea şi oferiţi oamenilor o experienţă nouă, ca parte a formării lor.

Solicitați feedback de la angajaţi, pentru a vă asigura că au sentimentul că sunt trataţi în mod corespunzător. Un simplu
„Cum merge noul proiect?” poate fi suficient.

Asiguraţi-vă că împreună cu responsabilitatea delegaţi şi autoritatea. Nu permiteţi ca oamenii să vină la dvs. pentru aprobări
nesemnificative.

Aveţi încredere că oamenii lucrează bine, nu-i priviţi peste umăr şi nu-i verificaţi permanent.

Fiţi dispuşi să acceptaţi greşelile pe termen scurt pentru rezultate pe termen lung. 

6/9
Şedinţa este o adunare organizată de oameni care, prin prezenţa lor, contribuie la luarea deciziilor, rezolvarea problemelor
şi definirea unui plan de acţiune pentru anumite teme stabilite. 

Tipurile de şedinţe:

Şedinţele de informare;
Şedinţele decizionale;
Şedinţele de analiză (analiza activităţii desfăşurate într-o anumită perioadă). 

Ce se poate face pentru îmbunătăţirea şedinţelor?

Primul pas în îmbunătăţirea şedinţelor este de a începe cu elementele de bază, ceea ce înseamnă antrenarea fiecăruia
din organizaţie pentru şedinţe mai eficiente. Având în vedere că şedinţele sunt o parte integrantă a afacerii, toţi membrii
organizaţiei ar trebui să înţeleagă elementele de bază a întrunirilor efective şi modul de realizare a obiectivelor lor (de
fiecare dată când se întâlnesc pentru vreun acord). Acordând angajaţilor accesul la informaţii cu privire la şedinţe, sunt
ajutaţi să înţeleagă efectul şedinţelor neproductive în mediul lor de lucru şi acest lucru le dă energie pentru îmbunătăţirea
ședințelor. Pentru oricine doreşte să fie expert în şedinţe eficiente, cunoştinţele, abilităţile şi comportamentele din
domeniul managementului timpului sunt obligatorii.

6. Managementul cu succes al timpului de lucru

Regula de planificare zilnică 60% - 20% - 20%:

60% din timp planificaţi-l pentru activităţile dorite (aproximativ 5h ore);

20% din timp alocaţi-l pentru activităţile neaşteptate (aproximativ 1 oră și 30 de minute);

20% din timp rezervaţi-l pentru activităţile ad-hoc (1 oră și 30 de minute).

Convorbirile telefonice eficiente:

Grupaţi apelurile pe care le faceţi şi pe care le primiţi (60% - 20% - 20%).

Răspundeţi doar la apelurile pe care le aşteptaţi.

În fiecare zi, ştergeţi mesajele pe care le primiţi.

Programaţi numerele des apelate. 

Lăsaţi mesaje care conţin o informaţie completă şi clară. 

Folosiţi mesageria vocală pentru a evita ca apelurile să vă distragă atenţia atunci când vă ocupaţi de activități
importante, apoi, când se ivește ocazia, răspundeţi la apeluri. 

Nu vă abateţi de la temă şi rămâneţi concentrat asupra motivului pentru care telefonaţi. 

Utilizarea eficientă a poştei electronice şi a calculatorului:

Opriţi sunetul de notificare pentru primirea e-mailurilor.

Clasificaţi e-mailurile primite după numele expeditorului şi după subiect.

7/9
 Trimiteţi şi primiţi doar documente simple.

Nu trimiteţi informaţii confidenţiale prin e-mail.

Arhivaţi fişierele vechi.

Ştergeţi fişierele care nu sunt necesare.

Creaţi backup (copie de rezervă) pentru fişierele care sunt importante.

Faceţi pauze regulate.

Ştergeţi imediat e-mailurile inutile. 

Nu amânaţi răspunsurile. 

Creați şabloane pentru unele e-mailuri. 

Musafirii neaşteptaţi:

Informaţi-vă musafirul despre următoarea dvs. îndatorire.

Rugaţi pe cineva să facă acest lucru în locul dvs.

Rugaţi persoana să-şi anunţe vizita data viitoare.

În cazul în care vizita trebuie să aibă loc atunci când vă ocupaţi de chestiunile prioritare, anulaţi-o.

Stabiliți perioada când primiţi vizite. 

Refuzaţi politicos vizitele în timpul care nu este prevăzut pentru asta. 

Stabiliţi întâlnirea atunci când le convine ambelor părţi. 

Organizaţi-vă activitatea!

1. Înţelegeţi importanţa timpului dvs. 

2. Organizaţi-vă. 

3. Aveţi stăpânirea de sine.

4. Evitaţi amânările. 

5. Evitaţi activităţile care vă consumă timpul în zadar. 

6. Învăţaţi-i pe ceilalţi cum să vă economisească timpul.  

Principiile de organizare a activității:

1. Începeţi ziua cu o gândire pozitivă. 

8/9
 2. Luaţi un mic dejun uşor, fără grabă şi mergeţi la serviciu relaxaţi. 

3. Începeţi lucrul la aceeaşi oră în fiecare zi, ori de câte ori este posibil. 

4. Verificaţi-vă planul de lucru pe ziua respectivă. 

5. Verificaţi-vă planul (făcut cu o zi înainte) în sensul sarcinilor şi scopurilor stabilite. 

6. Ocupaţi-vă de lucrurile cele mai importante şi mai complexe din ziua respectivă, atunci când energia dvs. este la cel
mai ridicat nivel. 

7. Deţineţi controlul asupra şedinţelor programate. 

8. Evitaţi activităţile care duc la repetarea unor sarcini sau responsabilităţi. 

9. Nu acceptaţi sarcini urgente suplimentare. 

10. Evitaţi activităţile impulsive, neplanificate. 

11. Luaţi pauze la anumite intervale de timp şi păstraţi un ritm de lucru bun.

12. Ocupaţi-vă de sarcini mai mici, asemănătoare, sub forma producţiei în serie.  

Sfaturi pentru menţinerea nivelului de energie:

Planificaţi-vă ziua, astfel încât să folosiţi la maximum momentele de vârf al energiei dvs.

Treziţi-vă la aceeaşi oră.

La 15 minute după ce v-aţi trezit, luați contact cu soarele şi aerul proaspăt - acest lucru oferă corpului dvs. energie, iar
ceasul metabolic începe să bată la 15 minute după expunerea la soare.

Atunci când simţiţi că energia scade, faceţi o pauză şi ieşiţi cincisprezece minute din birou la soare sau la aer proaspăt.

Faceţi exerciţii fizice în mod regulat.

Dacă este necesar, aţipiţi zece minute pentru a vă relaxa.

Planificaţi activităţile care au un număr ridicat de detalii cu o oră înainte de prânz.

9/9