Managementul timpului

Profesor consilier scolar

Sorina Dumitrescu

Managementul timpului
Definirea sintagmei de management al timpului
Dificultati legate de managementul timpului
Hoii de timp
Obiectivele managementului timpului
Strategii de management al timpului
Reguli de aur pentru management eficient al
timpului!

Managementul timpului
Timpul-este o emotie, un sentiment; un
mod de a ne raporta la un moment anume sau
la intreaga viata care ne produce o stare
emotionala
Avem o perceptie subiectiva asupra
timpului

Ce reprezint managementul
timpului?
modul eficace de a folosi timpul eficient
pentru a ndeplini sarcinile zilnice i proiectele de
lung durat;
stabilirea prioritilor i planificarea vieii i a
timpului nostru n funcie de acestea;
Managementul timpului se bazeaz pe 3 piloni:
planificarea, organizarea i controlul timpului.

Dificulti legate de
managementul timpului:
Factori externi (erori tehnice,
realiti externe);
Factori interni (Obstacole
psihologice)

Factori externi ( Hoii de timp ):

Activitile nu au un loc bine definit;
Ai ales momentul nepotrivit;
Ai calculat greit ct dureaz activitile;
Nu eti persoana potrivit;
Sarcina este extrem de complex;
Nu i aminteti ce ai de fcut;
Spaiul tu este dezorganizat;
Ai un volum de lucru nerealist;
Probleme de sntate i limiteaz energia;
Eti n tranziie (i-ai schimbat locul de
munc, te-ai mutat n alt ora, etc.);
Te afli ntr-un mediu bogat n ntreruperi;
Ai un partener dezorganizat;
6

Factori interni (Obstacole psihologice):

Ai scopuri i prioriti neclare;
Eti un cuceritor al haosului;
i este team de timpii mori;
Trebuie s ai grij de toi;
i este fric de eec;
i este fric de succes;
i este fric s nu strici situaia actual;
i este fric s finalizezi prioritile;
Ai nevoie de perfeciune;
i este team c i vei pierde creativitatea;
i este team s spui NU;
7

A PLANIFICA =
PREGTIREA OBIECTIVELOR
I A
PRIORITILOR
Planific-i munca i muncete la planul tu,
iar rezultatele nu vor ntrzia s apar.

Obiectivele managementului timpului:

Stabilirea sarcinilor de ndeplinit;
Stabilirea prioritilor;
Estimarea timpului;
Stabilirea relaiei dintre obiectivele fixate
pe termen scurt, cu cele pe termen mediu i lung
i rezultatele propuse ;
Rezistena la evenimente perturbatoare i la
tendinele de irosire a timpului;

Obiectivele SMART i/sau s permit

msurarea performanei
S= specific, este obiectivul clar: cine, ce ,
cnd, unde, cum?
M= msurabil, sunt rezultatele msurabile?
A= abordabil/tangibil, este un obiectiv care
poate fi n general atins i care ne apropie de
atingerea scopului?
R= realist, dispui de resursele necesare pentru
atingerea lui n timpul dat?
T= ncadrabil n timp, exist un timp limit?

10

Strategii de management al timpului

Stabilirea prioritilor:
- procedeul celor 4 cadrane
- demontarea sarcinilor

14

Strategii de management al timpului

Procedeul celor 4 cadrane
Factorii
determinani
n
stabilirea
prioritilor sunt urgena i importana

URGENT

Nu este urgent

IMPORTANT

I. Trebuie fcut azi

II. Ar trebui fcut

azi

Neimportant

III. Trebuie
rezolvate acum

IV. Poate fi amnat

15

Strategii de management al timpului

Demontarea sarcinilor
Desfacerea cerinelor majore n
componentele acestora
Swiss Cheese

16

Strategii de management al timpului

(conform V.Hall i D.Oldoyd):
Fixai-v un program zilnic riguros, n care s avei ore
precis stabilite pentru diferite tipuri de edine, ntlniri de
lucru cu colegii, informarea despre diferite probleme;
Rezolvai problemele dificile care necesit o concentrare
maxim la orele cnd suntei n form maxim i lsai lucrurile
minore pentru celelalte pri ale zilei;
Fixai-v termene pentru toate sarcinile. Eventual, dac
sarcina este complex se poate subdiviza i se pot introduce
termene intermediare;
Nu amnai unele sarcini importante numai pentru c v
sunt neplcute. V vor apsa, v vor reduce capacitatea de munc
i nu avei nici o ans s devin mai plcute cu trecerea timpului;
Lsai de-o parte tot ce este neimportant. Multe aa-zise
probleme au tendina de a se rezolva de la sine;
17

Strategii de management al timpului

(conform V.Hall i D.Oldoyd):
Analizai cauzele ntreruperilor i ncercai s eliminai ct
mai multe dintre ele;
Fixai-v cteva ore la care s nu putei fi deranjat i
informai-v colaboratorii despre acest lucru. Informai-i care
sunt orele la care suntei la dispoziia lor;
Fii concii la telefon. Facei-v, n prealabil o list cu
problemele pe care dorii s le discutai n cursul convorbirii i nu
divagai;
Strngei-v ideile ntr-un singur loc. n momentul n care v
vine o idee notai-o ntr-o agend, altfel s-ar putea s o uitai. Din
cnd n cnd consultai-v agenda;
Cnd rezolvai o problem/ situaie, ncercai s o finalizai.
Abordarea cu ntreruperi va necesita timp mai ndelungat de
rezolvare, vei pierde din coeren i nelegere i vei pierde timp
de fiecare dat pentru a analiza problema/situaia;
18

Strategii de management al timpului

(conform V.Hall i D.Oldoyd):
Fii selectiv. nvai s spunei NU. ntrebai-v la
fiecare sarcina nou dac suntei persoana potrivit pentru a o
ndeplini;
Facei o regul din a verifica periodic (la sfritul
sptmnii) cum ai folosit timpul n perioada dat i ncercai de
fiecare dat s gsii ci de mbuntire a programului ;
Evitai s v luai de lucru acas. Este mai bine s rmnei
un timp la serviciu i s v terminai treburile urgente, iar n
timpul petrecut acas s fii detaat de problemele de serviciu.

19

Reguli de aur n managementul timpului !

Planific-i timpul dinainte!
nva s spui NU!
nva s renuni la unele sarcini/ activiti !
Stabilete intele i prioritile!
Minimizeaz ntreruperile!
nvinge delsarea i ntrzierea cronic!
Monitorizeaz zilnic/sptmnal activitile ndeplinite!
Msoar-i progresul realizat!
Acord-i iertare pentru eecuri!
Folosete tehnologia n interesul tu!
Organizeaz-i locul de munc!
Bucur-te de succes!
Programul stabilit de tine te face s te simi echilibrat i
plin de energie!
20

Va mulumim pentru timpul acordat!

21