MANAGEMENTUL TIMPULUI

Reprezinta totalitatea activitatilor prin care etapele din proiect sunt finalizate
conform graficului: definirea, ordonarea, estimarea duratelor, planificarea,
urmarirea si controlul.
Un vechi proverb tibetan spune ca Dintre viata viitoare si ziua de maine, nu putem sti
care va veni mai intai.
Doar un management eficient al timpului ne va face sa valorificam la maximum fiecare
clipa.
Programul de Management al timpului are ca scop dezvoltarea si imbunatatirea abilitatilor de
management al timpului pentru fiecare membru al institutiei. Cursul ofera te 343f59d hnici si
instrumente practice pentru cresterea performantei manageriale prin folosirea mai eficienta a timpului
si minimizarea stresului in activitatea zilnica.
Managementul timpului reprezinta una din marile probleme organizationale, o problema care poate fi
rezolvata numai prin dezvoltarea abilitatilor necesare.
Managementul timpului ne permite sa detinem controlul asupra sarcinilor si activitatilor zilnice, sa
avem performante ridicate utilizand un minim de resurse, sa ne petrecem momente relaxate impreuna
cu familia sau sa ne ocupam de hobby-urile noastre. La nivel organizational, un management eficient
al timpului poate duce la obtinerea unor performante ridicate, la cresterea profitului si la echilibrarea
fluxului de activitati. Totodata, poate reduce conflictele organizationale si poate deveni un factor
motivator pentru angajati. Abilitatea de a controla timpul avut la dispozitie, de a rezolva toate sarcinile
la termen are un efect pozitiv puternic asupra performantelor noastre.
Prin urmare, acest curs abordeaza urmatoarele subiecte:

Ce este managementul timpului?

Avem nevoie de managementul timpului?

Simptomele unui management deficitar al timpului

Consecintele unui management deficitar al timpului

Tehnici de management al timpului

Stres si management al timpului

Managementul timpului se refera la optimizarea proiectarii si planificarii activitatii manageriale si se

concentreaza asupra stabilirii obiectivelor, asupra planificarii zilnice si asupra stabilirii prioritatilor
organizationale. Acest lucru nu trebuie absolutizat deoarece o planificare riguroasa si rigida este,
adesea contraproductiva ( datorita problemelor neasteptate, care sunt inerente), poate distruge
climatul organizational si poate deteriora relatiile interpersonale.
Un manager de proiect eficient, stie:
-

sa se apere impotriva hotilor de timp

sa gestioneze relatia dintre importanta si urgenta activitatilor

sa gestioneze mai eficient intreruperile zilnice

sa-si protejeze timpul necesar reflectiei si analizei, in raport cu actiunea si executia

sa deruleze sedinte mai eficiente, prin alocare de roluri

sa decida mai repede si mai bine asupra relatiei dintre timpul profesional si timpul personal

sa tina sub control stresul generat de presiunea evenimentelor

Sunt putini cei care constientizeaza la ora actuala in Romania faptul ca timpul este o resursa strict
limitata .
Vina principala a acestei stari de fapt apartine, in primul rand, culturii specific comuniste de care
romanii nu au apucat inca sa se debaraseze. Timpul trece, leafa merge, daca o problema nu se
rezolva de la sine, atunci nici nu mai merita rezolvata, pauzele lungi si dese, cheia marilor succese,
iata numai cateva dintre principiile invocate adeseori de romani in legatura cu munca pe care o
depun in cadrul unei institutii. Daca mai adaugam si greaua mostenire a sistemului birocratic (care
nu a fost inca si nu va fi curand infrant) ne putem da seama de unde decurg pierderile imense de timp
si, implicit, cele financiare, in institutiile romanesti.
Prima si cea mai importanta regula pentru folosirea eficienta a timpului o reprezinta buna organizare.
De la stilul de lucru al fiecarui angajat in parte pana la sistemul de comunicare intre departamente si la
modul in care managerul general gestioneaza propriul timp, exista multi factori care influenteaza
eficienta muncii.
Pentru a ilustra tot acest sistem descriem activitatea generala a unei organizatii pentru a identifica
numeroase puncte unde are loc o pierdere de timp. Oricat de bine ar fi pus la punct un asemenea
sistem, cei care aplica regulile institutiei sunt oamenii, si, atata vreme cat acestia nu constientizeaza
valoarea muncii lor cu toate termenele limita si listele cu programari afisate, in mod sigur ai de a face
cu scurgeri de timp.
Modalitati de pierdere a vremii
ORGANIZAREA PERSONALA este primul si, poate, cel mai important factor din cauza caruia se pierde
timp. Exemplu :

dezastrul total de pe birouri, diverse hartii etc atunci cand ia mult timp cautarea
documentelor.
lipsa unei ordini stricte in orice suport de depozitare dosare, fisiere, arhive, etc.

LIPSA SPATIULUI PERSONAL

mai multe persoane au acces la acelasi birou;

pozitionarea biroului te poate expune intreruperii colegii solicitandu-ti ajutorul pentru lucruri
mai urgente ;

NERESPECTAREA STRICTA A FISEI DE POST

exista fisa de post pentru fiecare angajat, dar toate au la sfarsit mentiunea orice alta
activitate solicitata
aglomerarea cu prea multe sarcini a angajatilor

STABILIREA PRIORITATILOR este neclara;

nu se alcatuieste la inceputul fiecarei zi o lista si un orar cu programarea activitatilor,

intreruperi din partea colegilor nu duce la respectarea listei chiar daca e alcatuita.
sedintele in cadrul carora se stabilesc obiectivele pe perioada urmatoare nu au loc cu strictete.

IDENTIFICAREA PRIORITATILOR

trebuie sa cedezi prioritatilor sefilor si, astfel, intarzii cu propriile sarcini.

ATITUDINEA FATA DE COLEGI

persoanele saritoare isi pierd vremea.

CLASIFICARI ALE SARCINILOR

sunt putini cei care isi ierarhizeaza sarcinile de la cele foarte importante si foarte urgente la
cele neesentiale.

ALTE TIPURI DE INTARZIERI

fumatul;
sistemele de arhivare nu exista arhive la zi decat in contabilitate (eventual), nu se alcatuiesc
liste de intrari-iesiri;

trasul de timp.

COMUNICAREA INTRE DEPARTAMENTE

neefectuarea la timp a reparatiilor tehnice;

intarzierile frecvente nerespectarea dead-line-urilor ( termenelor limita);

lipsa comunicarii adecvate telefon, fax, fata in fata, in functie de conjunctura;

sedintele lipsa locului, intreruperile etc.;

timpul sefilor isi pierd vremea cu lucruri care nu trebuie sa le faca ei;

greselile de orice fel;

comunicarea cu cei de pe teren nu pot fi contactati cand e nevoie;

comunicarea cu cei din afara organizatiei;

delegarea muncii sarcinile nu se dau intotdeauna persoanei potrivite;

lipsa ordinelor clare nehotararea.

Pierderile majore de timp apar tocmai datorita indivizilor si a felului in care percep timpul lor si al
celorlalti. Pe de o parte, nu li se aduce aminte constant scopul pe care il au intr-un anumit loc de
munca; pe de alta, ei insisi gasesc inutil sa-si termine treaba mai repede, deoarece pot avea surpriza
sa li se mai dea de lucru in plus.

Trebuie inteles insa, ca nici un program nu este in totalitate inflexibil. El doar te ajuta sa iti planifici mai
bine activitatile si sa ai sub ochi lista, din ce in ce mai scurta, a indatoririlor pe care trebuie sa le duci
la capat.
Principii de management eficient al timpului
Trebuie sa ne planificam foarte atent si riguros:

Ce sarcini vrem sa indeplinim;

Care este ordinea de prioritati;

In cat timp;

In ce relatie se gasesc obiectivelle fixate pe termen scurt, cu cele pe termen mediu si lung
si rezultatele pe care ni le-am propus;

Rezistenta le evenimentele perturbatoare si la tendintele de irosire a timpului;

Instrumentul prin care monitorizam realizarea sarcinilor si modul in care ne-am planificat
activitatea.

Planificarea eficienta a timpului are patru etape:

1.
2.

stabilirea unui set de obiective axat pe un numar restrans de domenii, considerate domenii
cheie;
planificarea activitatilor specifice indeplinirii sarcinilor: pe durata planificata realizarii complete
a obiectivelor, saptamanal, zilnic;

3.

stabilirea prioritatilor astfel incat sa se asigure o succesiune logica in indeplinirea sarcinilor si

sa se asigure corelarea intre complexitatea sarcinii si timpul alocat indeplinirii ei;

4.

stabilirea de date precise la care sa se faca evaluarea indepliniriii sarcinilor.

Organizarea locului de munca

Modul in care va organizati biroul si masa de lucru este extrem de important pentru un management
eficient al timpului. De altfel se spune caperformantele se obtin din: 10% inspiratie, 40%
transpiratie, 50% organizare.
Reguli ale unui bun management al timpului

Fixati-va un program zilnic riguros, in care sa aveti ore precis stabilite pentru diferite tipuri
de sedinte, intalniri de lucru cu colegii, semnarea documentelor etc.;

Rezolvati problemele dificile care necesita o concentrare maxima la orele cand sunteti in
forma maxima si lasati lucrurile minore pentru celelalte parti ale zilei;

Fixati-va termene pentru toate sarcinile;

Nu amanati unele sarcini importante numai pentru ca va sunt neplacute;

Lasati de-o parte tot ce este neimportant;

Analizati cauzele neintreruperilor si incercati sa eliminati cat mai multe dintre ele;

Fixati-va anumite ore la care sa nu fiti deranjat si informati-va colaboratorii despre acest
lucru;

Indepliniti sarcinile una cate una pentru a va putea concentra la realizarea lor;

Fiti concis la telefon;

Strangeti-va ideile intr-un singur loc;

Cand abordati o problema, incercati sa o finalizati;

La sedinte fixati durate ifxe pentru luarile de cuvant si evitati intreruperile;

Fiti selectiv. Invatati sa spuneti NU;

Faceti-va o regula pentru a verifica periodic cum ati folosit timpul in perioada data si
incercati de fiecare data sa gasiti cai de imbunatatire a programului dumneavoastra;

Evitati sa va luati de lucru acasa, astfel incat in timpul petrecut acasa sa fiti detasat de
problemele scolii.