65 de Idei de Managementul Timpului de la Oameni Foarte Productivi

65 de sfaturi de managementul timpului de la oamenii productivi

Stil de lucru
1. Orict de productiv ai fi, nu vei realiza tot ce i propui. i asta este OK.
2. Nu gestiona timp, gestioneaz aciuni. Concentreaz-te pe gestionarea
a ceea ce ai de fcut i cum s o faci mai eficient. Nu pe programarea timpului de lucru.
3. nainte de a te organiza, simplific i elimin. Tehnicile de organizare
pot ajuta extraordinar, ns vor fi mereu limitate de obiceiurile proaste pe
care le menii. nti vezi ce ai de eliminat, ce poi simplifica legat de modul
n care i foloseti timpul. Aplic noiunile de minimalism la modul n care
te organizezi.
4. "NU": Cuvntul din numai dou litere care i va salva ziua. nva s spui
nu. Nu mai spune da fiecrei solicitri pe care o primeti.
5. Ordinea pe biroul de lucru inspir ordine i claritate n minte.
6. Evoluia de pn acum sau ct mai ai de realizat? Te poi concentra
pe ceea ce ai fcut pn acum sau pe ct mai ai pn la idealul pe care l
doreti. Prima te va umple de energie i satisfacie, a doua te va face s te
gndeti ct de departe eti i ct mai ai de lucru. Ce alegi?
7. Multi tasking nseamn lipsa de eficien, pe termen lung. Evit-l sau
elimin-l complet.
8. Lucreaz n secvene de timp dedicate lucrului concentrat i urmate
apoi de perioade de relaxare. Poi folosi tehnica Pomodoro a lui Francesco
Cirillo, sau sistemul 60-60-30 al lui Peter Drucker.
9. Dac te ine prea mult de vorb, strnge-i mna, mulumete-i c a venit i
spune-i c pstrai legtura. Ca s fii sigur c pleac, l i conduci la u.
Amabil i asertiv.
10.Creierul nu este destinat memorrii, ci rezolvrii problemelor i creativitii. Scrie totul pe hrtie, nu ine minte date. Cu excepia zilei de natere a soiei (dac eti brbat).
11.Stabilete obiective de termen lung i sarcini pe termen scurt. Pune
pe hrtie un plan anual i mparte-l n planuri lunare i sptmnale.
E important ca planul anual s se bazeze pe ceea e important pentru tine,
pe valorile tale. Apoi duci totul n jos pn la sarcini zilnice care implementeaz planul anual pas cu pas. Privete la un nivel mai mare, apoi pune
lupa la un nivel mai mic. i alternezi ntre ele. Am detaliat sistemul n
carte.
1

12.Deleag sarcinile la care nu te pricepi. Fiverr poate fi un instrument

extrem de util i la preuri mai mult dect rezonabile. Vei gsi acolo
oameni care o s-i fac un logo, o s-i repare problemele la site, i vor
face research pentru raport .a.
13.Lucreaz la nivelul tu personal de energie, cel puin la fel de mult ct
lucrezi la managementul timpului. Cu ct ai un mai bun nivel de energie,
cu att devii mai productiv. i recomand cartea "Fii n form" de Tony
Schwartz.
14.Un singur om poate fi responsabil pentru o sarcin. Cnd exist mai muli
responsabili, de obicei nimeni nu este.
15.Cnd scazi viteza, te miti mai repede. Dei nu pare aa, dac totul
o ia razna cel mai bun lucru de fcut este s ncetineti din vitez.
16.Fiecare zi s aib un scop al ei: seteaz un obiectiv al zilei.
17.Pentru a-i atinge obiectivele stabilite, trebuie s tii nti unde te afli
acum. Sau altfel spus, degeaba ai o hart (planul anual) i un drum (acele
sarcini zilnice de care vorbeam mai sus), dac nu tii care e situaia ta de
acum. Pentru asta e bine s faci o revizuire lunar a evoluiei obiectivelor tale.
18.ncepe ziua scriind o list de sarcini. Sau scriind n agend sarcinile
zilei. Eu unul prefer listele de sarcini, ambele variante sunt ns bune.
Ideea este c primul lucru pe care l faci de diminea (sau n seara precendet) s fie definirea sarcinilor zilei. Pe baza planului sptmnal i a celui
lunar. Care trebuie s vin automat din planul anual.
19.Stabilete obiective ambiioase i n acelai timp realiste. Nu te
rezuma s alegi "ceva" uor de fcut. Viseaz, ndrznete la mai mult! Dar
ai grij s fie i tangibile n acelai timp.
Obiceiuri
20.Nu atepta condiiile speciale necesare pentru a ncepe. F un
plan, d-i drumul i mbuntete din mers proiectul.
21.i stai concentrat pe primul pas. ncepe cu prima etap, apoi a doua
.a.m.d. Nu te gndi mereu ct de mult mai ai de fcut pn la obiectivul
final. i aminteti de alternarea ntre o lup mai mare i una mai mic,
despre care vorbeam mai sus? Acum rmi la nivelul de detalii al primului
pas. Paii mici duc spre rezultate mari.
22.Eecurile duc spre cele mai mari succese. Dac nvei din ele i nu le
mai repei, evident.
23.Cu ct tii mai exact ce doreti, cu att mai probabil s reueti.

24.Doar un singur lucru poate avea concentrarea ta maxim la un

moment dat. Cnd ai ceva important de fcut stai concentrat doar pe
acel lucru.
25.Grijile duc la energie irosit.
26.Timpii de deplasare pot fi cel mai bun prieten al tu. Folosete eficient
momentele cnd te deplasezi. Spre exemplu eu ascult cri audio cnd
conduc.
27.Micarea impulsioneaz micare. Altfel spus, cnd te afli deja n micare te deplasezi mai uor. Nu irosi fora de momentum odat
ctigat.
28.Unii oameni te ridic. Alii te trag n jos. Alege-l pe primul. Renun la cel
de-al doilea.
29.Lucreaz zilnic - chiar i numai puin - la obiectivele mari. Mai bine s
lucrezi cteva minute n fiecare zi, dect cteva ore uneori.
30.Dezvolt-i rutine personale eficiente. Observ pe alii cum fac ceva
anume n mod eficient i folosete aceeai procedur. Modeleaz comportamentul lor i f-l parte din tine.
31.Include 20-30 de minute de somn la amiaz pentru a fi plin de energie
i n a doua parte a zilei. Dac e posibil. Am avut o perioad de aproape
doi ani cnd fceam asta zi de zi. A fost cea mai productiv perioad din
viaa mea.
32.Scrie o list cu lucrurile pe care s nu le faci. De exemplu, "cnd mai
intru pe Facebook nu mai joc nici un joc!" sau "cnd m mai sun
Ioana/Carmen etc i spun c sunt ocupat, altfel voi asculta iari n urmtoarea or cum a fost ea mereu nendreptit".
33.ncepe cu cele mai dificile sarcini. n prima parte a zilei, cnd ai cel mai
nalt nivel de energie.
34.Cnd atepi la telefon s i se fac legtura, activeaz difuzorul telefonului sau folosete un bluetooth. Iar pn primeti conexiunea te poi ocupa
de altceva.
35.F o copie de rezerv (back-up) la toate fiierele tale, pe un suport exterior.
i vei mulumi mai trziu dac se va strica laptopul. Confirm din propria
experien.
36.Menine un jurnal cu realizrile tale. Poate fi sub forma unui simplu jurnal
sau a unuia de succese.
37.Nu eti rezultatele tale. Pozitive sau negative, tu nu eti rezultatele tale.
Nici obiectivele tale. Ele sunt o parte din tine. Doar o parte. Indiferent c
eti pe val sau sub val, ine c tu eti mult mai mult dect att.
3

38.Definete o limit maxim pentru durata edinelor. i recomand, de altfel,

sa evii edinele. Dac poi elimin-le i nlocuiete-le cu alte modaliti de
comunicare: email sau fiiere folosite mpreun online. Poi folosi gratuit
platforme precum Dropbox, Copy.com, bitcasa.com, Google Drive - pentru
a avea acces la ele i deschizi cont, apoi confirmi n emailul primit de la ei
prin click pe linkul din acel email, instalezi aplicaia lor i le poi utiliza. Sau
instrumente de colaborare online cum ar fi Basecamp ori Google Groups.
39.Cnd i cunoti angajamentele personale ai anse mai mari s accepi
doar altele bune. Pentru asta revizuiete-i periodic angajamentele
personale.
40.nchiderea unor angajamente deschise i va aduce energie i timp n plus.
Eliminnd din lista ta de angajamente pe unele, vei ctiga energie i timp
suplimentar pentru un mai bun management al timpului.
41.Tehnica celor dou minute: dac apare o sarcin pe care o poi rezolva
n mai puin de dou minute, f-o pe loc. Cu excepia cazului n care i-ar
afecta serios altceva ce fceai deja.
42.Trezete-te dis de diminea.
Sntate
43.Acord atenie sporit micului dejun. Ceea ce mnnci de diminea definete nivelul de energie al primei pri a zilei. Care este i partea
cea mai productiv a zilei.
44.F puin micare de diminea, chiar i dac e vorba de numai cteva
exerciii de stretching. Ca s-i pui corpul n micare, ca s te trezeti.
45.Dormi suficient. Chiar dac pare c o s ctigi timp dormind mai puin,
n realitate este invers. Dormi mai puin, devii mai obosit. Ai mai mult timp
disponibil dar eti mai puin productiv.
Citit
46.Dac eti interesat de managementul timpului tu, nainte de a cumpra
o carte citete recenziile ei i vezi dac este ceea ce vrei. Nu are rost s
cumperi cri doar pentru a umple casa cu ele, fr a le citi vreodat. i
nici s citeti cri de care nu ai nevoie.
47.nainte de a citi o carte, citete cuprinsul ei. Dac este disponibil
o descriere a ei pe internet, parcurge-o rapid ca s-i faci idee despre cum
este structurat cartea.
48.Citete doar ceea ce te intereseaz. O carte despre educaie financiar
poate avea primele dou capitole despre istoria antreprenoriatului, ncepnd cu Imperiul Roman. Poate nu te intereseaz asta. Sari cele dou capitole i treci direct la partea care te intereseaz.

49.nainte de a ncepe cartea, stabilete ce vrei s nvei din ea. i urmrete preponderent acele informaii (nu e aplicabil pentru ficiune).
50.Cnd ncepi un capitol f o prescanare a acestuia: rsfoiete-l, vezi ce
subtitluri exist, ce imagini, ce informaii sunt evideniate. Astfel, cnd vei
ncepe cititul propriu-zis, vei avea deja n minte o structur a informaiilor
pe care urmeaz s le parcurgi. Cnd treci la urmtorul capitol, repet
procedura.
51.Dac i aparine, scrie pe carte. Subliniaz ideile importante, f notie pe
margini, transform cartea ntr-un document "viu", care se transform
odat cu tine. Celor care au luat cartea "Arta Dezvoltrii Personale", eu le
cer s scrie pe ea, s o mzgleasc, s o fac tot mai murdar.
Managementul timpului online i pe Social Media
52.Evit s ncepi ziua rspunznd la emailuri. Vei fi prins n capcana Reply-urilor i i vei petrece primele ore ale zilei astfel.
53.Nu te mai abona la newsletter-e pe care nu le vei citi. Orice newsletter este opional. i apropo, chiar i la mine pe blog: cnd i este afiat pe
site light-box-ul nu e musai s-i inserezi acolo adresa de email. Poi
da Cancel. Aboneaz-te doar dac vei i citi articolele.
54.Email-ul este pentru comunicare i informaii importante. Dezaboneaz-te
de la toate site-urile prin email la care eti deja abonat (cu excepia celor
care sunt eseniale) i folosete Feedly pentru a te abona la feed-ul lor.
Emailul folosete-l doar pentru comunicare i pstreaz inbox-ul curat (vezi
mai jos).
55.Inbox Zero: Practic tehnica Inbox-ului curat. Adic s NU ai sute de
mesaje necitite de ani ntregi. Proceseaz fiecare mesaj: l citeti i
decizi ce i dac ai ceva de fcut.
56.Memoreaz undeva articolele interesante pe care tocmai le-ai descoperit,
dar pe care nu le poi citi chiar acum. Folosete Pocket (fostul Read It
Later) pentru a memora articole interesante pe care vrei s le citeti mai
trziu.
57.Social Media devine cel mai mare consumator de timp online. De obicei
ineficient. Dac eti serios cnd te gndeti la managementul timpului, impune-i limite de acces la Social Media.
58.Verific-i emailul o dat pe zi. Sau la dou zile. Valabil dac nu ai sarcini care necesit rspuns n 24 de ore. La mine unul nu merge mereu.
Pentru prini
Am inclus aici o serie de idei de managementul timpului pentru prini:

59.Folosete ora de somn de amiaz a copilului drept timp de lucru. Sau cnd
este la gradini. Atunci e linite i poi lucra concentrat.
60.Cnd ai de lucru - iar copilul nu te las - partenerul de via poate duce
copilul la plimbare oferindu-i timp relaxat de lucru. i reciproc. F o nelegere cu partenerul de via (dac este cazul) s ai parte de o perioad de
timp nentrerupt, urmnd ca ulterior s te revanezi.
61.Dac nu ai un partener de via sau dac este ocupat, apeleaz la ajutorul
prinilor, familiei, prietenilor apropiai (ai grij ca nainte i tu s i fi ajutat
- vezi principiile de networking). Pentru noi, prinii sunt de nepreuit n
astfel de situaii.
62.F unele lucruri mpreun cu copilul. Spre exemplu cnd ai ceva de reparat
n cas, i poi cere s te ajute. Bieelul meu este ncntat s umble cu
urubelniele i s metereasc alturi de mine. Recunosc c eu nu mai
sunt la fel de eficient (trebuie s fiu atent i la el s nu strice ceva cu sculele), ns e distractiv.
63.Cnd ai de lucru, ine-te de lucru. Chiar dac te ntrerupe copilul,
reamintete-i c tu ai de lucru i nu te poi opri acum. Aici depinde i de
motivul pentru care te ntrerupe. Dac ns promii o recompens pentru
mai trziu, de obicei va funciona. Adic l mituieti.
64.Definete locuri i lucruri la care copilul nu are voie/acces de unul singur, ci
doar cu tine. Spre exemplu nu e o idee bun s-l lai pe copil s se joace n
voie cu cheile de la main. Orict de distractiv ar fi cutarea lor ulterioar
cnd el nu i mai amintete unde le-a pus (n cazul meu ajunseser dup
un dulap), astfel de situaii sunt contraproductive. Cteva reguli i restricii
ajut s i pstrezi lucrurile foarte necesare acolo unde le este locul.
65.Cere frailor mai mari ca uneori s poarte de grij de fratele / sora mai
mic. De asemenea, pe msur ce cresc, ei pot s preia i sarcini uoare
din cas

Citeste intregul articol la http://florinrosoga.ro/blog/tehnici-managementtimpului/#ixzz3JyaYG500

Focus: Antreneaza-ti creierul sa realizeze

mai mult
Am observat c din punct de vedere al managementului timpului i efcienei personale, una dintre primele piedici de care ne izbim frecvent este faptul c nu reuim s
rmnem concentrai.
6

Ne apucm de ceva, iar dup puine minute atenia zboar ntr-alte direcii.
Observm c suntem bombardai zilnic de mesaje i tiruri de comunicare din mai
multe pri: radio online, TV, telefoane, internet, etc.
n mediul online apare tentaia ca atunci cnd lucrm s avem deschis i Facebook,
Yahoo Messenger, Skype plus cteva taburi deschise n browser-ul de internet. i
altele. De fapt, nu mai e o tentaie. Ci a devenit un obicei.
Ca urmare atenia ne este divizat n mai multe pri simultan, iar capacitatea de
a rmne concentrai pe ceea ce facem n momentul acela e pus la ncercare

Citeste intregul articol la http://florinrosoga.ro/blog/focus/#ixzz3JyapEXNS

tenia este ns o capacitate care poate f antrenat i dezvoltat. Ca orice alt abilitate. Sunt dou aspecte pe care le voi urmri n continuare:
1.

cum s ne atrenm capacitatea de a rmne concentrai. i cum s o ntrim.

2.

cum s ne lsm mai puin influenai de factorii care ne distrag atenia.

Antreneaz-i creierul s rmn concentrat pe obiectivele tale

Am gndit acest articol n dou pri: s vedem nti tehnici de lucru pe care le putem
folosi pentru a ne ntri "muchiul concentrrii", iar apoi cteva sfaturi care s ne
ajute s le punem n aplicare.
Exist numeroase tehnici de a lucra concentrat. Am ales dou, care sunt printre cele
mai simple de folosit. Ambele se bazeaz pe ideea de a lucra pe o singur sarcin
pentru o anumit perioad de timp, apoi sp facem o pauz n care creierul se
relaxeaz.
S le lum ns pe rnd:

Tehnica Pomodoro
7

Tehnica Pomodoro - pus la punct de Francesco Cirillo prin anii '80 - se bazeaz pe
concentrarea efortului asupra unei sarcini, timp de 25 de minute.
Extrem de simpl, ea este util mai ales dac nu eti obinuit s lucrezi concentrat pe o singur sarcin. Ce ai de fcut, pe scurt:

i concentrezi atenia 25 de minute pe o singur sarcin.

Faci 5 minute pauz.

Reiei ciclul.
Pentru a-i cronometra timpul poi folosi un timer manual sau un program (cum
este Egg Timer, Focus Booster, Tomato Timer). Pentru Chrome poi folosi i Pomodoro Daisuki, instrument pe care l-am inclus n lista de instrumente online pentru productivitate.
Folosete un instrument care s te anune cnd s-au scurs cele 25, respectiv
5 minute i nu te uita tu la ceas ct timp a trecut. Atenia ta trebuie s stea concentrat pe ceea ce vrei s faci, nu pe timpul scurs.
Iar dup patru perioade Pomodoro (25+5) mai adaugi o pauz suplimentar de 15-30
de minute.

Tehnica 60-60-30
Derivat din lucrrile lui Peter Drucker, tehnica 60-60-30 este similar cu cea Pomodoro, cu diferena c acum timpul de concentrare devine dublu: 50 de minute n
care rmi concentrat. Apoi 10 minute pauz.
Reiei cu alte 50 minute de concentrare, urmate de 10 minute pauz. i apoi de
o sesiune de 30 de minute de pauz.
Se preteaz la sarcinile mai complicate, unde ai nevoie s stai o perioad lung cu
atenia nspre un singur lucru. Efortul depus este mai mare acum. Acesta este motivul
pentru care dup dou sesiuni de lucru (cele de 50 de minute), iei 30 de minute
pauz - mnnci, te miti puin, bei ap, te rencarci etc. Rupi complet legtura cu ce
fceai nainte. Citete i Despre decizie i efcacitate, de Peter Drucker.

Cum s lucrezi concentrat

Spuneam mai sus c ne putem antrena capacitatea de a rmne concentrai pe ceea
ce vrem s realizm. Asta folosind un sistem ca Pomodoro sau 60-60-30. Ori, dac
ambele sunt difcile, cu un alt sistem i mai simplu.
Spre exemplu lucrezi concentrat 10 minute, apoi 2 minute pauz. Adaptezi la nivelul
tu actual de concentrare a ateniei. Suplimentar, iat cteva sfaturi generale:
1. Lucreaz la o singur sarcin
F un singur lucru la un moment dat. n msura n care este posibil. tiu c de
multe ori nu e chiar aa simplu. Poate la lucru nu poi s spui "efu' lucrez la raportul
acesta, caut-m peste dou ore cu ce mai ai acolo. Acum nu am vreme de tine fac
un Pomodoro."
ns alteori - la lucru sau n viaa personal - poi s nu te mai uii la televizor cnd
gteti sau cnd citeti. Poi s nu stai pe Messenger cnd nvei. Pe ct posibil,
formeaz-i obiceiul de a nu face mai multe lucruri simultan.
2. Elimin ct mai mult din ceea ce i distrage atenia
"Antrenamentul" concentrrii ne ajut s devenim mai efcieni. n paralel avem
nevoie s eliminm i ceea ce ne mpiedic s rmnem concentrai. Asta e partea
cea mai puin plcut a efcienei la nivel personal. Pentru c e vorba s folosim mai
rar lucruri care ne cam plac. Cteva dintre lucrurile care ne distrag de obicei atenia sunt

Facebook deschis n paralel cu ceea ce lucrezi (n special chat-ul de la

Facebook),

Yahoo Messenger,

Skype,

Fereastra de email deschis sau notifcrile de noi mesaje,

Orice fel de notifcri pe calculator sau telefon,

Telefoane primite. Sigur, nu ne dorim s nu ne mai caute nimeni, ns putem

defni ore ntre care evitm s vorbim la telefon. Spre exemplu poi stabili c ntre 9 i
12 evii s vorbeti la telefon. Atunci doar lucrezi, studiezi etc. Vorbeti mai trziu.

Orice alte aciuni care-i distrag atenia i nu sunt necesare chiar n acel
moment.
Nu o s detaliez aici subiectul. Am scris despre asta n articolul cu sfaturi ca sa
lucrezi mai concentrat, pe care i-l recomand.
3. Pauza nseamn S NU LUCREZI
Nu lucrezi cnd faci pauz, nici mcar la altceva. De preferat s schimbi planul de
concentrare: dac erai concentrat mental, acum poi face ceva cu semnifcaie emoional pentru tine, sau te miti cteva minute. Aceleai principii ca i celor 4 direcii
de dezvoltare personal.
Pauza nseamn pauz. Punct!
4. Capacitatea de a rmne concentrat este un muchi. Care poate f antrenat.
Scopul efcienei la nivel personal nu este s devenim cu toii roboi sau clugri Zen.
Ci s vedem unde am putea s ne facem treaba mai bine, mai repede, mai relaxai.
i cu mai puin efort.
Capacitatea de a ne concentra atenia pe ceva anume este precum un muchi. Ca s
l faci mai puternic mergi la sal. Foloseti acel muchi, la nceput cu greuti mici,
apoi tot mai mari.
Similar, concentreaz-te pe sarcini mici (s zicem de cteva minute). n care s-i
pstrezi atenia ct mai mult pe ele. Eu unul, la nceput nu puteam face un singur
lucru mai mult de 15 minute.
Apoi vei reui s creti acele perioade pn cnd vei putea sta concentrat o or
ntreag pe o singur sarcin.
5. Echilibrul lucru - via personal
Scopul efcienei personale nu este doar s avem succese. Sigur, asta poate aduce
iniial satisfacie. Problema este c dac lucrm n continuu pentru succese, acestea
10

i vor avea costurile lor. De obicei urmrile se vor vedea n viaa de familie i cea
personal.
Puin probabil c la fnalul vieii i vei dori s fi petrecut mai mult timp la birou i mai
puin timp cu cei dragi.
Efciena personal ine de echilibrul pe care l gseti ntre viaa profesional, cea
personal, familie, distracii i orice alte preocupri mai ai.
i probabil cel mai important aspect la care trebuie s dai atenie este ca atunci cnd
lucrezi s lucrezi. Cnd nvei s nvei. Cnd te distrezi s te distrezi. Iar cnd
visezi s visezi.

Citeste intregul articol la http://florinrosoga.ro/blog/focus/#ixzz3JyavXMnW

Managementul timpului
Autor: Camelia Airinei

Managementul timpului sau Time Management se refera la un set de principii, practici, aptitudini
si sisteme, utilizate pentru a controla perioada de timp petrecuta pentru indeplinirea unor activitati
specifice, cu scopul de a spori eficienta sau productivitatea muncii.
Timpul este considerat a fi cel mai important factor generator de stres si, desi in cantitate mica
are efect de motivare, in combinatie cu nemultumirea pe plan profesional, a fost asociat cu diferite
afectiuni precum hipertensiunea, hipercolesterolemia si imbatranirea prematura.
Managementul timpului incepe cu managementul propriei persoane, principala cauza a esecului
fiind lipsa autodisciplinei. Un aspect pozitiv al managementului timpului este faptul ca aceste
abilitati pot fi invatate. Investind putin timp si efort in achizitionarea acestor aptitudini, vei deveni
o persoana mai eficienta si mai productiva, nu doar pe plan profesional, ci si in viata de zi cu zi.
Administrarea timpului se reflecta prin eficienta personala la locul de munca, motiv pentru care
managementul timpului este esential pentru performanta intr-o functie de conducere. Stapanirea
acestor aptitudini te ajuta sa iti atingi obiectivele, sa stabilesti prioritatile, sa creezi o imagine de
ansamblu a sarcinilor tale, sa comunici mai bine, sa delegi, sa-ti dezvolti creativitatea, sa te
adaptezi mai bine schimbarilor, sa fructifici la maximum timpul de care dispui si sa imbunatatesti
calitatea vietii tale si a colegilor de munca.

Managementul timpului - metode de eficientizare a timpului

Time management presupune un set de reguli care trebuiesc sa fie respectate: stabilirea unei
rutine zilnice, valorificarea momentelor in care te simti plin energie si stabilirea pauzelor pentru
momentele de energie scazuta, respectarea termenelor limita, rezolvarea problemelor importante,
omiterea chestiunilor neimportant, fixarea unor perioade de timp grupate pentru finalizarea

11

proiectelor, gruparea activitatilor similare, abordarea unei situatii in ansamblu, fara sa te pierzi in
detalii, alocarea unei perioade mai mari de timp decat estimat initial, pentru fiecare sarcina,
pentru situatiile neprevazute.

Jurnal de activitate
Managementul timpului incepe cu autodisciplina; in acest sens este util sa stim cum ne petrecem
de fapt timpul pe perioada unei zile. Pentru acest lucru trebuie sa tinem cateva zile un jurnal de
activitate, in care sa notam fiecare activitate in parte - fie ca este vorba de cititul mail-urilor, o
barfa cu colega, servirea pranzului sau lucrul la un proiect. In plus, la fiecare activitate trebuie sa
notam timpul petrecut si starea de spirit - energica, letargica, etc.
Jurnalul de activitate este un instrument important in time management si te va ajuta sa afli cat
timp mai exact acorzi activitatilor importante si celor neimportante, de cate ori pe parcursul zilei ai
simtit ca "ramai fara timp", perioadele zilei in care te simti mai energic si esti activ, precum si
perioadele in care nivelul de energie este scazut, calitatea alimentatiei, raportul intre lucru efectiv
si pauze. Sunt toate sansele sa fii surprins: memoria te poate insela, insa faptele scrise pe hartie
spun adevarul.
Dupa cateva zile in care ai inregistrat fiecare activitate, analizeaza jurnalul. Pentru a eficientiza
timpul petrecut in cadrul activitatilor zilnice trebuie sa faci urmatoarele lucruri:
Elimina ctivitatile care nu intra pe fisa de lucru - cu alte cuvinte sarcinile pentru care nu esti
platit. Inclusiv activitati personale, cum ar fi e-mail-uri ce nu au legatura cu serviciul.
Programeaza insarcinarile mai dificile pentru perioadele zilei in care te simti mai plin de energie.
Astfel vei lucra mai bine si intr-un timp mai scurt.
Incearca sa reduci numarul de schimburi intre sarcini diferite. De exemplu, citeste si raspunde la
mai multe e-mail-uri odata, de cateva ori pe parcursul zilei, in loc sa rezolvi cate un e-mail printre
alte activitati.
Reduce timpul alocat activitatilor precum facutul cafelei - daca sunteti mai multi colegi, puteti
face cafeaua cu randul, pentru toata lumea; astfel veti economisi timp si veti intari spiritul de
echipa.

Stabilirea obiectivelor
Stabilirea obiectivelor este un instrument valoros in time management prin faptul ca te ajuta sa dai
o directie actiunilor tale. Nu doar ca vei avea controlul asupra vietii tale, dar vei putea sa evaluezi
progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie sa te gandesti la lucrurile cu adevarat importante pentru
tine pe termen lung, sa stii unde doresti sa ajungi si sa te motivezi pentru a face tot posibilul sa-ti
atingi tinta. Urmeaza regulile listate mai jos:
Alege obiective care sa te motiveze.
Stabileste obiective specifice - clare si bine definite, masurabile - sa aiba criterii ce pot fi
cuantificate, pentru a putea masura progresul realizat, realiste - obiective care pot fi realizate, dar
nu prea usor, relevante - importante pentru directia pe care o urmezi, si care sa aiba termen limita
de timp.
Listeaza obiectivele in scris. Astfel iti vei concretiza aspiratiile si angajamentul fata de realizarea
obiectivelor.
Realizeaza un plan de actiune. Scrie pasii pe care trebuie sa-i urmezi pentru a indeplini
obiectivele.
Fii consecvent.

Prioritizarea sau ierarhizarea in ordinea prioritatii

12

A fi eficient nu inseamna neaparat a fi productiv - daca muncesti din greu si esti organizat
inseamna ca esti eficient, insa daca pierzi timpul cu sarcini neimportante esti neproductiv. In acest
caz trebuie sa stabilesti care sarcini sunt mai importante si sa le indeplinesti pe rand. Astfel vei
reusi totodata sa eviti intreruperile, precum si inclinatia naturala de a rezolva mai intai problemele
simple.
Aptitudinea de a prioritiza este esentiala pentru utilizarea eficienta a timpului si a efortului tau si a
echipei. Ierarhizarea in ordinea prioritatii iti poate aduce calm si spatiu in viata de zi cu zi, astfel
incat iti vei putea concentra energia asupra lucrurilor cu adevarat importante. Stabilirea
prioritatilor si managementul sarcinilor mai putin importante te ajuta sa aduci ordinea in haos, sa
reduci stresul si sa ai succes.
La un nivel mai simplu, poti stabili prioritatea in functie de constrangerile legate de potentialul de
profitabilitate sau beneficiu al proiectelor - cel mai utilizat criteriu, timpul de lucru - daca altii
depind de indeplinirea acestei sarcini sau daca sarcina este importanta pentru realizarea unui
proiect mai mare, sau, asa cum se intampla de multe ori, presiunea exercitat de sef. Utilizand
criterii de decizie, ai la dispozitie si o serie de instrumente utile in stabilirea prioritatii:
Analiza comparata - este folosita atunci cand criteriile de decizie sunt vagi, subiective sau
neconsecvente. Prioritatea este stabilita comparand cate o sarcina cu fiecare dintre celelalte
sarcini, pentru a stabili care dintre cele doua este mai importanta.
Analiza grila - este utilizata atunci cand trebuie sa iei in considerare mai multi factori. Scrie un
tabel: pe randuri vei scrie sarcinile, iar pe coloane criteriile de decizie si noteaza de la 0
(neimportant) la 5 (foarte important) fiecare criteriu de luat in considerare, pentru fiecare sarcina.
Totodata trebuie sa stabilesti importanta relativa a criteriile de decizie in general, crescator, cu
cifre incepand cu 1 - pot exista mai multe criterii cu aceeasi importanta. Inmulteste importanta
criteriului pentru sarcina respectiva (0 - 5) cu importanta relativa (1 - ..), apoi aduna numerele
rezultate pe fiecare rand, pentru a afla ce scor a obtinut fiecare sarcina; cel mai mare scor arata
cea mai prioritara sarcina.
Matricea actiunilor prioritare - este o simpla diagrama tehnica ce compara valoarea realizari
iunei sarcini cu energia depusa in indeplinirea acesteia. Astfel vei identifica activitatile cu beneficii
mari, in timp cat mai scurt.
Matricea urgenta - diferentiaza intre sarcinile urgente si cele importante. Adesea activitatile
importante nu sunt urgente si invers. Important se refera la indeplinirea obiectivelor personale, iar
urgent se refera la atentia imediat necesara si poate avea legatura cu obiectivele altcuiva.
Matricea Ansoff - te ajuta sa evaluezi prioritatea sarcinilor in functie de risc; este asemanatoare
cu matricea Boston.
Matricea Boston - este foarte utilizata in afaceri si te ajuta sa stabilesti prioritatea in functie
atractivitatea pe piata si potentialul de a obtine profit.
Analiza Pareto - sau regula 80/20, este o tehnica simpla, bazata pe conceptul conform caruia
80% din probleme au drept cauze 20% din cauzele tuturor problemelor. Astfel, listati problemele si
cauzele acestora, dati un numar fiecarei probleme (in ordinea importantei - 1 cel mai putin
important) si grupati-le pe acelea care au cauze comune. Insumati scorul fiecarui grup si incepeti
rezolvarea problemelor din grupul cu scorul cel mai mare.
Tehnica nominala de grup - se foloseste pentru lucrul in echipa si ia in considerare opinia
fiecarui membru al echipei. Astfel, fiecare membru stabileste o ordine a prioritatii, de la 1 la 10,
apoi se aduna scorul obtinut pentru fiecare sarcina. Exista mai multe instrumente de prioritizare
care apeleaza la consensul grupului, cum ar fi tehnica Delphi.

Liste cu lucrurile "de facut" sau lista de prioritati

13

Este inutil sa iti incarci memoria cu toate lucrurile pe care trebuie sa le faci. Risti sa te simti
coplesit de cantitatea de insarcinari, sa ratezi termene limita, sau sa uiti chestiuni importante. O
lista cu activitatile "de facut" este o tehnica importanta in time management; aceasta include toate
sarcinile pe care trebuie sa le duci la capat, in ordinea prioritatii - cele mai importante primele.
Astfel ai cea mai buna sansa sa nu te simti coplesit de volumul mare de munca si sa iti folosesti
timpul eficient.
Pentru a realiza o lista de prioritati trebuie sa folosesti un sablon stabilit dinainte, cu mai multe
randuri si doua coloane: una pentru insarcinari si una pentru stabilirea prioritatii. Insarcinarile de
mare amploare le poti imparti in mai multi pasi. In mod ideal, fiecare activitate trebuie sa dureze1
- 2 ore. Daca aveti mai multe activitati la inceputul listei - cele mai importante, revizuiti lista din
nou si stabiliti care dintre acestea au importanta cea mai mica. Apoi rescrieti lista.
O lista de prioritati scrisa pe o foaie de hartie este o cale facila de a avea la indemana sarcinile "de
facut", insa utilizarea unui program soft poate fi o masura mai eficienta, chiar daca esti nevoit
intai sa inveti sa utilizezi programul respectiv. Aceste programe se updateaza cu usurinta, iti pot
aminti termenele limita, se pot sincroniza cu telefonul tau si pot fi utilizate de mai multe persoane,
in cazul in care lucrezi la proiecte ce presupun lucrul in echipa.

Planificarea
Planificarea in time management se refera la realizarea prioritatilor si obiectivelor identificate
anterior, in functie de timpul avut la dispozitie. Planificarea te ajuta sa iti dai seama ce poti realiza
intr-o anumita perioada de timp, sa utilizezi timpul cat mai eficient posibil, sa pastrezi o perioada
de timp in plus, pentru evenimentele neasteptate si sa reduci stresul produs de volumul coplesitor
de munca.
Exista mai multe tipuri de instrumente pentru a planifica: jurnale, calendare, organizatoare,
programe soft pentru computer, etc. Poti utiliza orice se potriveste mai bine, atat tie, cat si
situatiei - genul slujbei, gusturi personale, buget, etc. Esential este sa poti introduce datele cu
usurinta si sa poti vizualiza corect detaliilesi perioada de timp. Ideal este sa planificati la inceputul
fiecarei saptamani sau luni, urmand pasii:
In functie de tipul de serviciu si de obiective, trebuie sa stabiliti timpul pe care il aveti la
dispozitie.
Grupati actunile indispensabile pentru a avea succes in profesie. De multe ori acestea sunt
criteriile in functie de care va este evaluata munca.
Revizuiti lista cu lucrurile de facut si planificati activitatile urgente de mare prioritate, precum
si pe cele care asigura intretinerea si care nu pot fi evitate sau delegate.
Alocati o perioada de timp pentru intreruperile si evenimentele neprevazute. Veti invata sa
faceti asta din experienta; de obicei, cu cat slujba este mai imprevizibila, cu atat neprevazutul va
necesita mai mult timp.
In timpul ramas puteti planifica rezolvarea sarcinilor prioritare si indeplinirea obiectivelor
personale. Daca odata ajunsi la acest ultim pas observati ca nu v-a mai ramas aproape de loc timp,
revizuiti pasii anteriori si identificati activitatile pe care le puteti amana sau da altcuiva.

Simplifica, elimina, organizeaza managementul timpului

14

Managementul timpului vizeaza un set de principii, practici si sisteme utilizate pentru a realiza in mod efic

ient un anumit task. Principala cauza a esecului in indeplinirea acestuia este lipsa
unei autodiscipline riguroase, iar aceasta se traduce prin lipsa performantei la locul de munca. Insa, abilitatile de
management al timpului pot fi invatate, iar autodisciplina poate fi impusa. Printr-un efort directionat catre
achizitionarea acestor abilitati, vei deveni o persoana eficienta si productiva, fapt care iti va permite sa performezi
pe toate planurile.
Managementul timpului te ajuta sa:

Atingi scopul urmarit;

Sa stabilesti prioritatile;

Sa obtii o vedere de ansamblu asupra tuturor sarcinilor tale;

Sa obtii mai multe rezultate intr-un timp mai scurt;

Sa pastrezi un echilibru intre viata personala si cea profesionala;

Sa faci fata schimbarilor;

Primul pas in inducerea si asimilarea unei autodiscipline care sa te ajute in atingerea obiectivelor este jurnalul de
activitate.
Jurnalul de activitate
Timp de cateva zile, realizeaza un jurnal de activitate, in care sa notezi fiecare activitate in parte, momentul zilei

in care
realizezi aceasta activitate, starea de spirit si timpul necesar. Nu este vorba doar
de activitati importante, precum intalnirile, task-uri prioritare la serviciu etc., ci de toate lucrurile pe care le faci intro zi obisnuita, de la cititul e-mail-urilor, la servirea pranzului si la pauzele de cafea.
Acest instrument te va ajuta sa identifici, in primul rand, aspectele cu care pierzi timp pretios, precum si
momentele zilei in care ai energie constructiva, pe care o poti redirectiona catre indeplinirea obiectivelor. Vei
identifica, de altfel, si raportul intre lucrul efectiv la proiecte si momentele de relaxare.
Dupa o saptamana, citeste raportul si analizeaza activitatile zilnice. Incearca sa identifici momentele in care pierzi
foarte mult timp, dar si momentele in care energia ta este la un nivel ridicat. Apoi, pentru eficientizarea timpului
petrecut in activitatile zilnice de natura profesionala:

Elimina activitatile ce sunt de orice alta natura sau incearca sa le repartizezi in momente ale zilei in care
nivelul energiei este scazut. Astfel, poti sa iti programezi sa raspunzi la e-mail-urile personale de 2 ori pe

15

parcursul zilei sau sa intri pe retelele de socializare in pauza de masa sau dupa indeplinirea unui
obiectiv.

Programeaza-ti activitatile, asa cum am mentionat deja, in functie de nivelul de energie. Astfel, task-urile
dificile sau importante trebuie realizate in momentele in care te simti plin de energie, deoarece vei fi
eficient, vei lucra mult mai bine si vei termina intr-o perioada mai scurta de timp. Momentele in care te
refaci sau in care iti lipseste energie trebuie orientate catre task-uri minore, mai putin importante sau
care nu au legatura cu mediul de lucru.

Nu incerca sa faci mai multe lucruri in acelasi timp, ci grupeaza activitatile similare.

Incearca sa reduci timpul alocat activitatilor insignifiante, dar fara de care nu poti duce la capat o zi,
precum comandarea mancarii sau facutul cafelei. Intariti spiritul de echipa si economisiti timp distribuind
sarcini zilnice.

Stabilirea obiectivelor
Pentru un time management eficient, stabilirea obiectivelor este foarte importanta, deoarece te va ajuta sa iti
directionezi efortul, intr-un mod constructiv, catre realizarea performanta a task-urilor. Acestea iti vor oferi un
control sporit asupra activitatilor si a timpului investit in acestea, oferindu-ti posibilitatea de a evalua progresul in
functie de fiecare activitate in parte.
Insa, stabilirea obiectivelor presupune si un plan pe termen lung. Trebuie sa stii care sunt prioritatile tale in plan
profesional, unde vrei sa ajungi si in cat timp. Motivatia este, de asemenea, foarte importanta.
In definirea obiectivelor trebuie sa tii cont de urmatoarele aspecte:

Trebuie sa alegi obiectivele care te motiveaza sa indeplinesti activitatile intr-un mod eficient si productiv.

Acestea
tale.

trebuie sa fie integrate in planul de ansamblu al carierei

Stabileste obiective specifice (clare, bine definite), masurabile (acest lucru presupune existenta unor
criterii ce pot fi cuantificate, pentru a evalua procesul), realiste (nu incerca sa iti stabilesti obiective care
nu pot fi realizate, deoarece iti vei dezechilibra intreg programul incercand sa le duci la bun sfarsit).

Obiectivele trebuie sa fie relevante pentru activitatile pe care le intreprinzi si pentru directia pe care o
urmezi in plan profesional. Integreaza obiectivele in planul pe termen lung.

Realizeaza o lista cu toate obiectivele tale. Acest lucru va da un aspect concret planului tau si te va
angaja in indeplinirea lor.

Odata ce ai enumerat obiectivele tale, trebuie sa realizezi un plan de actiune, care sa cuprinda pasii pe
care trebuie sa ii urmezi pentru a indeplini obiectivele.

Foarte important: fii consecvent, urmeaza-ti indeaproape planul de actiune si bifeaza, rand pe rand,
fiecare obiectiv indeplinit.

Prioritizarea activitatilor in functie de importanta

16

Pentru a fi eficient si productiv, trebuie sa stabilesti sarcinile cu adevarat important si sa le indeplinesti pe rand, in
concordanta cu planul de actiune si lista de obiective. Elimina sarcinile neimportante, evita intreruperile si
concentreaza-te pe rezolvarea problemelor care merita atentia ta.
Pentru a reusi, insa, sa faci acest lucru, trebuie sa iti stabilesti lista de prioritati. Ierarhizarea

in functie de importanta iti aduce un control sporit in viata de zi cu zi si te

ajuta in traseul tau profesional, daca esti axat pe performanta si productivitate.
Metode de prioritizare:
La un nivel simplu, poti prioritiza activitatile in functie de:

Potentialul de profitabilitate/ beneficiile proiectelor;

Timpul de lucru sau interdependenta cu alte proiecte;

Presiunile managerilor.

Pentru stabilirea prioritatilor ai la dispozitie o serie de instrumente utile:

Analiza comparata: utilizata in situatii in care criteriile de decizie sunt subiective sau neconsecvente.
Aceasta analiza presupune o comparatie obiectiva intre sarcini, pentru a stabili care este cu adevarat
importanta.

Analiza grila: acest tip de analiza este utilizata in situatii in care trebuie sa luati in considerare mai multi
factori.

Matricea actiunilor prioritare: aceasta este o diagrama prin care compari beneficiile realizarii unei
sarcini cu energia depusa pentru indeplinirea acesteia. Aceasta te ajuta sa identifici activitatile cu
adevarat importante, care aduc beneficii mari, in scurt timp.

Matricea urgenta: aceasta te ajuta sa trasezi o linie de demarcatie intre sarcinile urgente si cele
importante, deoarece activitatile urgente pot fi neimportante sau cele important pot avea un termen mai
mare de realizare, tocmai pentru a fi indeplinite corespunzator.

Matricea Boston: utilizata in afaceri pentru a stabili prioritatile in functie de atractivitatea pe piata si
posibililul profit obtinut de pe urma indeplinirii acestei sarcini.

Matricea Ansoff: asemanatoare cu matricea precedenta, matricea Ansoff iti permite sa evaluezi
prioritatea sarcinilor in functie de riscul presupus de acestea.

Analiza Pareto: ipoteza acesteia este ca 80% dintre probleme au drept cauze 20% din cauzele tuturor
problemelor. Realizati o lista cu problemele pe care le intampinati si cu cauzele acestora, dati o nota
fiecarei probleme si grupati-le in functie de cauzele comune. Grupul cu scorul cel mai mare trebuie sa
aiba prioritate in rezolvare.

Tehnica nominala de grup: aceasta se foloseste pentru proiecte in echipa si tine cont de opinia fiecarui
membru. Fiecare problema trebuie sa primeasca o nota de la fiecare membru. Prioritatile se stabilesc,
astfel, de comun acord.

17

O autodisciplina riguroasa va atrage dupa sine abilitatile de management al timpului, care iti vor permite sa
stabilesti rutine zilnice productive, sa stabilesti in prealabil momentele de eficacitate maxima si momentele in care
ai nevoie de pauza, sa respecti termenele limita si sa prioritizezi obiectivele. De asemenea, te va ajuta sa grupezi
activitatile in functie de similitudini si sa iei in calcul situatiile neprevazute.
Stabileste-ti obiectivele si prioritatile si indeplineste-le folosindu-te de aplicatiile si planul din articolul Gestioneaza
corect timpul cu 15 aplicatii gratuite si un plan de 18 minute.

Managementul timpului. 12 deprinderi pe care

trebuie s le stpnii n 2013
Roxana Maxim Vin, 2013-01-04 11:10

ntotdeauna ne dorim mai mult timp: pentru a duce la bun sfrit un proiect,
pe a fi alturi de familie, pentru a iei cu prietenii, pentru a termina toate
aciunile din agenda zilnic, pentru a lua o decizie de business. Vorbim de o
resurs fragil, a crei administrare este de foarte multe ori problematic.
ntr-adevr, exist astzi cursuri de management al timpului, dar sunt
anumite principii pe care ni le putem "preda" i singuri.

Pat Brans, autorul crii "Master the Moment: fifty CEOs teach you the secrets of time
management, a semnat pe Forbes.com un articol despre 12 deprinderi eseniale n
managementul timpului, pornind de la o abordare construit de Benjamin Franklin:
n urm cu aproape 300 de ani, Benjamin Franklin a propus o abordare noua vis--vis
de schimbarea obiceiurilor de via, o abordare care nu a fost nc depit. Ca tnr
adult, cutnd s i modeleze comporatamentul, Franklin a ntocmit o list cu 13 virtui,
fiecare cu propria definiie sumar. Acestea erau trsturi comportamentale pe care el le
considera importante, dar pe care a descoperit c nu le stpnete nc. El tia c
asumarea acelor trsturi va aduce o schimbare pozitiv n viaa sa.
PUBLICITATE

Psihologii moderni au identificat trei elemente cheie n abordarea lui Franklin:

1. A nceput prin a fi total dedicat noului set de trsturi comportamentale.
2. A lucrat la fiecare trstur n parte.
3. A construit semne vizuale pe post de "remindere".

18

Ce presupunemetoda lui Benjamin Franklin

Iat cele 12 deprinderi n arta time-managementului pe care trebuie s le stpnii n
noul an. Personalizai-le, dar indiferent de forma asupra creia v decidei, lucrai la cte
un principiu n fiecare sptmn:
1. Luptai-v s fii autentici. Fii ct de sinceri putei cu voi niv referitor la ce anume
v dorii i la motivaia pentru care facei ceea ce facei n prezent.
2. Construii relaii bazate pe ncredere. Concentrai-v eforturile asupra construirii
relaiilor cu oameni n care avei ncredere i pe care v putei baza, i asigurai-v c
acei oameni au la rndul lor ncredere n voi.
3. Pstrai un stil de via care s v confere un maximum de energie. ncercai s facei
micare cel puin de trei ori pe sptmn, s mncai un prnz uor i s dormii
suficient.
4. Ascultai-v bioritmul i organizai-v ziua n funcie de acesta.Formai-v un obicei din
a acorda atenie fluctuaiilor regulate de energie mental i fizic, din timpul unei zile. i
bazndu-v pe propriile observaii, schimbai ordinea de zi.
5. Setai-v acele cteva prioriti i respectai-le. Selectai maxim dou aspecte care au
pentru voi cel mai ridicat nivel de importan i alocai-v timp pentru a lucra la
respectarea lor.
6. Refuzai acele lucruri care nu sunt n acord cu prioritile voastre.Este timpul s
devenii buni la a spune nu altora.
7. Alocai-v timp pentru efortul susinut. Organizai-v timpul astfel nct s v putei
concentra asupra unui singur lucru pe zi.
8. Cutai ntotdeauna moduri prin care s facei lucrurile mai bine i mai rapid. inei
sub observaie acele sarcini pe care le ndeplinii regulat i cutai modaliti prin care s
v mbuntii modul de aciune.
9. Construii procese solide. Punei la cale procese care s funcioneze pe termen lung,
chiar i fr atenia voastr.
10. Anticipai problemele i gsii soluii din timp. Alocai-v timp pentru a cugeta la ceea
ce urmeaz i mobilizai-v n a gsi soluii anticipat.
11. Fragmentai-v obiectivele n uniti mai mici i concentrai-v pe rnd asupra unei
singure uniti. Folosii-v timpul pentru a lucra la sarcina pe care o avei n prezent i nu
mai visai att de mult la obiectivul mre.
12. Terminai ceea ce este important i nu v mai irosii timpul cu lucruri care nu mai
merit. Nu v oprii din a face ceea ce ai considerat c merit nceput dect dac exist
un motiv cu adevrat important pentru a lsa deoparte acea aciune."

19