S7-Autocunoaștere și dezvoltare personală

Data……………….

S7-Programe personalizate de management al timpului şi al riscului

Studiile au demonstrat că pentru fiecare minut petrecut planificând activităţile unei zile, o persoană câştigă patru
minute atunci când vine momentul aplicării în practică a acelei activităţi.
Managementul timpului are regulile sale de aur :
 stabilirea rutinei zilnice
 valorificarea “piscurilor de energie” pentru a face lucrurile care necesită capacitate maximă
 respectarea nemiloasă a termenelor limită
 ducerea la capăt a problemelor importante chiar dacă sunt neplăcute, eliminarea a tot ce nu este important
(multe dintre probleme se rezolvă de la sine dacă nu li se acordă o importanţă prea exagerată)
 fixarea de perioade “bloc” pentru situaţiile în care se doreşte finalizarea unui proiect
 gruparea activităţilor similare,
 abordarea unei situaţii pe ansamblu şi nedivizarea
 exagerată a acesteia pentru a nu pierde întregul şi pentru a nu pirde timp la reluare
 stabilirea pauzelor pentru momentele în care sunt “coborâşurile de energie”
 selectarea cu atenţie a ceea ce se va accepta pentru a fi îndeplinit sau a spune un “nu” hotărât atunci când
nu pare a
 fi persoana potrivită pentru activitatea sau proiectul respectiv, alocarea cu 50% mai mult timp fiecărei sarcini
faţă de cât se consideră că durează şi a lăsa ceva timp între acţiunile planificate.

La aceasta se adaugă regula 60-40:

 a planifica doar 60% din timp
 40% să fie lăsat pentru evenimentele surpriză.

Principii de management eficient al timpului

 Ce sarcini vrem sa indeplinim ?;

 Care este ordinea de prioritati?;
 In cat timp?;
 In ce relatie se gasesc obiectivelle fixate pe termen scurt, cu cele pe termen mediu si lung si rezultatele pe
care ni le-am propus?;
 Rezistenta le evenimentele perturbatoare si la tendintele de irosire a timpului;
 Care este instrumentul prin care monitorizam realizarea sarcinilor si modul in care ne-am planificat
activitatea?

4 etape in planificarea eficientă a timpului:

1. stabilirea unui set de obiective axat pe un numar restrans de domenii, considerate domenii cheie;
2. planificarea activitatilor specifice indeplinirii sarcinilor: pe durata planificata realizarii complete a obiectivelor,
saptamanal, zilnic;
 3. stabilirea prioritatilor astfel incat sa se asigure o succesiune logica in indeplinirea sarcinilor si sa se asigure
corelarea intre complexitatea sarcinii si timpul alocat indeplinirii ei;
4. stabilirea de date precise la care sa se faca evaluarea indepliniriii sarcinilor

Modalități pentru un management al timpului eficient

1. Stabilirea cu claritate a scopului şi a termenului de realizare a acestuia.

2. Notarea în agendă: reprezintă o modalitate de a nu uita dar şi o sursă eliberatoare de stres. Impunerea şi
respectarea cu rigurozitate a termenelor limită;
3. Clarificarea priorităţilor;
4. Angajarea unei alte persoane/secretare eficiente care să preia o parte din responsabilităţile mai puţin
importante.
5. Aruncarea la “coşul de gunoi” a hârtiilor şi rapoartelor neimportante;
6. Punerea la punct a unui sistem coerent, în cadrul căruia fiecare activitate îşi are stabilită clar poziţia iar
fiecare responsabil ştie clar ce are de făcut şi este competent să-şi îndeplinească singur sarcinile;
7. Conducerea la uşă a musafirilor nepoftiţi sau care “mănâncă timpul” cu detalii nesemnificative, lungindu-se
la “vorbă”;
8. Evitarea promisiunilor care au şanse mari de a nu fi onorate.
9. “Mind mapping”-ul este o tehnică de planificare a timpului, ce permite utilizarea la maxim a puterii minţii.
Mind mapping – ul cuprinde procesul de brainstorming şi un grafic pentru înregistrarea ideilor. Cu ajutorul
acestor două elemente, se poate face ulterior o ierarhizare a ideilor şi se poate crea un arbore de decizie.

SARCINA DE LUCRU: Realizati un plan in 10 pasi pentru a reduce stresul si de a creste productivitatea muncii dupa
modelul de mai jos

1. PLANIFICA-TI FIECARE ZI
Planificarea zilei te poate ajuta sa realizezi mai mult si sa te simti mult mai in control in ceea ce priveste viata ta.
Scrie un to do list/plan al zilei , punand cele mai importante sarcini in partea de sus . Pastreaza un program de
activitati de zi cu zi pentru a reduce conflictele si graba din ultimul minut .

2. PRIORITIZEAZA-TI SARCINILE
Sarcini consumatoare de timp , dar relativ neimportante pot consuma o multime de energie din ziua ta. De aceea
este nevoie sa stai sa reflectezi asupra a ceea ce este primordial de realizat.

3. SPUNE NU SARCINILOR NEESENTIALE

Trebuie sa inveti sa iei in considerare obiectivele si programul tau inainte de a accepta sa iei o munca suplimentara
asupra ta. Este foarte posibil sa nu o poti face si poti dezamagi oamenii carora le-ai promis acest lucru.

4. DELEAGA SARCINILE
Arunca o privire la lista cu proiecte pe care le ai de rezolvat si ia in considerare oamenii care ar putea fi delegate de
catre tine pentru o face, in caz ca timpul nu iti permite.
5. IA-TI TIMPUL DE CARE AI NEVOIE PENTRU A FACE O TREABA DE CALITATE
Daca te grabesti sa faci sau sa rezolvi o anumita sarcina, creznd ca o faci bine si fara effort, ar trebui sa te mai
gandesti o data. Pot aparea adesea erori si este necesar sa acorzi timp pentru a nu livra ceva de proasta calitate.

6. IMPARTE SARCINILE MARI , CONSUMATOARE DE TIMP IN SARCINI MAI MICI

Lucreaza pe ele cateva minute la un moment dat pana cand obtineti un plan. Apoi este nevoie sa le distribui in asa
fel incat sa le poti administra si rezolva cu cat mai putin stres.

7. SCHIMBA RUTINA
Atunci cand simti ca te-ai plictisit cu activitatile de la serviciu, incearca si sa faci mici schimbari in rutina (trucul este
bun si pentru a preveni instalarea monotoniei). Spre exemplu, daca se poate, devanseaza programul cu o ora,
rearanjeaza obiectele de pe birou sau, daca faci ceva anume la prima ora, cum ar fi sa verifici e-mailul, lasa acea
activitate pe mai tarziu, si alege o alta pentru primele momente pe care le petreci la serviciu.

8. LIMITEAZA DISTRAGERILE
Blocheaza niste timp in calendar pentru proiecte mari. In acest timp , inchide usa si opreste telefonul/ e-mail.

9. ADOPTA UN STIL DE VIATA SĂNĂTOS

Un stil de viata sanatos poate imbunatati concentrarea, care la randul ei va ajuta la imbunatatirea eficientei, astfel
incat sa puteti finaliza munca in mai putin timp . Dormi cat este recomandat, tine o dieta sanatoasa si fa exercitii
fizice regulat

10. IA O PAUZA ATUNCI CÂND ESTE NECESAR

Prea mult stres poate deraia incercarile tale de a incerca sa devii organizat. Cand ai nevoie de o pauza ia- o. Iesi la o
plimbare sau ia-ti zi de concediu sa te odihnesti si sa te re energizezi.Gandeste pozitiv!

In lucrarea Managementul instituţiilor educaţionale, Ioan Jinga identifică 3 tipuri de strategii de management al
stresului:

a) strategii referitoare la cerinţe: manipularea percepţiei şi a cerinţelor faţă de subordonaţi, aceasta

presupunand influenţarea cerinţelor de către manager , indicarea modalităţilor de realizare a lor (formularea
cerinţei, dar şi acordarea de indicaţii asupra modului de rezolvare), gradarea creşterii dificultăţii cerinţelor,
negocierea alocării resurselor pentru îndeplinirea unor sarcini, schimbarea sarcinii sau a procedurii de
realizare, dacă situaţia impune aceasta, utilizarea unei comunicări adecvate în formularea şi prezentarea
cerinţelor;

b) strategii referitoare la capacităţi: evaluarea şi îmbunătăţirea percepţiei asupra acestora. Se urmăreşte

motivarea pentru activitate şi pregătirea sau antrenamentul; trebuie sa învăţam să facem faţă stresului şi sa
ne obişnuim cu el în diferite situaţii, pentru că frica de a nu reuşi duce la descreşterea performanţelor
individuale;

c) strategii referitoare la răspunsuri: se urmăreşte atenuarea răspunsurilor disfuncţionale ale subordonaţilor la

solicitări; pot fi răspunsuri fiziologice, psihologice şi comportamentale. În modificarea răspunsurilor fiziologice
 şi psihologice se poate interveni recurgând la diferite tehnici de relaxare sau meditaţie, fie în timpul activităţii,
fie în pauze speciale. O atentie deosebita trebuie acordata.

Albretch K. (Stress and Manage: Making it work for you) a sugerat ca salariaţii sunt mai performanţi când
urmatoarele 9 variabile există în zona de confort:
1. Incarcatura muncii: prea multă sau prea puţină muncă sunt stresante. In general, performanţele cele mai bune le
avem când munca este moderată.
2. Claritate a descrierii muncii şi criterii de evaluare: cu toate că avem o descriere clară a muncii, ce sporeşte
performanţa, nu este bine să avem prea multa rigiditate.
3. Variabile fizice: spaţiul de muncă trebuie să asigure o zonă de confort salariaţilor, luând în considerare
temperatura, zgomotul, lumina, poluarea, marimea etc.
4. Statutul profesiei: un statut extrem de înalt ori extrem de jos tinde să fie mult mai stresant.
5. Responsabilitatea: se referă la cantitatea de control asumată a persoanei care este importantă pentru slujbă. Nici
subîncarcarea nici supraîncărcarea nu sunt benefice.
6. Varietatea sarcinilor: muncile care sunt plicticoase, repetitive şi monotone tind să fie mult mai stresante.
7. Contactul uman: unele slujbe cer mai multă interacţiune cu alţi oameni decât altele. Stresul este cel mai redus
când există o potrivire între interesul salariaţilor în interacţiunea cu ceilalţi şi cu cerinţele slujbei.
8. Probleme fizice: unele slujbe solicită mai mult fizic decât altele.
9. Probleme psihologice: prea multe probleme mentale pot conduce la frustrare şi epuizare. Provocarea mentală
diminuata poate duce la plictiseală.

Tehnici de management al stresului:

o Gândeşte pozitiv – trebuie să învăţăm să gândim pozitiv!
o Ai grijă de tine prin alimentaţie sănătoasă şi exerciţii fizice regulate!
o Fă exerciţii de relaxare sau de meditaţie!
o Controlează-ţi perioadele de cădere!
o Fă pause!
o Nu uita să faci în fiecare zi ceva care te bucură!
o Acceptă situaţiile pe care nu le poţi controla!

Plan în 10 pași pentru a reduce stresul și a crește productivitatea

1.Trezește-te devreme
Dacă te trezești la primele ore ale dimineții , vei avea mai mult timp pentru toate
sarcinile din timpul zilei și vei fi mult mai disciplinat odată ce te obișnuiești cu rutina.

2. Stabilește-ți un scop, o serie de obiective și tactici pentru atingerea lor

Pentru a-ți îndeplini scopul, trebuie să-ți stabilești căteva obiective precise de tipul „Vreau
să realizez lucrul X în următoarele 3/6/12 luni„, iar apoi tactici pentru a le atinge.
 3. Evită multitasking-ul
Un mit des răspândit este acela că dacă faci mai multe lucruri în același timp, îți crești
productivitatea. Nimic mai fals! Cercetările au demonstrate că productivitatea poate fi afectată cu
până 40% în cazul oamenilor care realizează mai multe task-uri în același timp , cum ar fi
vorbitul la telefonul în timp ce răspunzi la mailuri.

4.Organizează-ți sarcinile
Crearea unor liste cu sarcinile pe care le ai și ordinea în care trebuie realizate te ajută să-ți
organizezi mult mai eficient timpul.

5.Lucrează la sarcinile dificile mai întâi

Știm cu toții la ce sarcini ne referim. La cele pe care le tot amânăm desi știm că trebuie să le
facem. Uneori când amânăm astfel de activități ele ajung să ni se pară inutile, însă ele trebuie
făcute.Acelea sunt sarcinile dificile.

6.Fă ceva care te pasionează

Acest sfat poate părea ciudat, dar gândește-te puțin :dacă îți place să faci ceva vei lucra
neîncetat până vei termina ce ți-ai propus . Iar pe lângă acest lucru acea sarcină va fi realizată
mult mai bine , pasiunea resimțindu-se.

7.Elimină elementele care te pot distrage

Cei mai comuni factori care ne afectează concentrarea sunt zgomotul , timpul excesiv
petrecut pe telefon. Același lucru poate fi spus și despre social media . Îți poți seta o perioadă de
timp (15 -20 de minute)în care să te ocupi de asta, pentru ca apoi sa revii la sarcina inițială.

8.Dormi sufficient de mult

După cum probabil se știe, lipsa somnului afectează productivitatea, concentrarea, memoria ,
capacitatea de lua decizii raționale. Fiecare dintre noi a simțit pe propria piele efectele negative
ale lipsei de somn.

9.Râsul binedispune
Cercetările au descoperit că râsul poate scădea hormonii de stres. Chiar dacă sunteți medic
trebuie să știți că râsul este cel mai bun medicament. Deși nu vindecă nicio infecție din corp sau
alte afecțiuni , cu siguranță va ajuta la ameliorarea stresului.

10.Ascultă muzica pe care o iubești

Muzica poate declanșa emoții pozitive și reduce nivelul de hormoni de stres. Un studiu a
descoperit ca pacienții care ascultau melodiile alese de ei au fost mai puțin neliniștiți înainte de
operații. Îmbunătățește-ți și mai mult starea dansând pe cântecele preferate.