Matricea Eisenhower – stabileste ce e cu

adevarat important pentru tine

Inainte sa incepem vreau sa-mi raspunzi la 3 intrebari:

 consideri ca ai prea mult de lucru si prea putin timp pentru a lucra?

 lucrezi din urgenta in urgenta si nu mai detii controlul?
 telurile tale sunt amanate datorita urgentelor care trebuie sa le rezolvi
ACUM?
Ei bine esti perfect sanatos … si totodata perfect dezorganizat.

Problema:
Lucram lucram lucram.

In fiecare zi lucram, ne adancim in lucrurile care le facem, ne vin alte sarcini

noi si ne trezim la sfarsitul zilei ca, de fapt, nu am facut nimic important
pentru noi … nu de alta dar nu am avut timp!

Aceasta matrice se spune ca a fost folosita de presedintele Statelor Unite,

Dwight D. Eisenhower care avea si un citat legat de ea: “Ceea ce e important
e rar urgent iar ceea ce e urgent e rar important!“.
 Practic e un tabel impartit in 4 cadrane:

 cadranul 1 este cadranul stresului sau “lupta cu focul”, ca sa zic asa;

orice sarcina care ajunge acolo trebuie facuta imediat
 cadranul 2 este cadranul valorilor, locul in care gandim strategic, unde
ne proiectam telurile si ne setam visurile
 in cadranul 3, cadranul amagirii, avem tot ce e urgent pentru altii,
urgenta care ni se transmite cand ne cer sa facem treburi, cand ne intrerup
 si ultimul … dar primul in gandul unora este cadranul 4, cadranul
regretelor, locul unde nu avem ce cauta, pierderea de timp
O zi normala de munca la noi consta in a lucra in cadranul 1, la sarcinile
urgente si importante si pe urma in cadranul 3, la sarcinile urgente si
neimportante.

Ca rezultat, proiectele importante pentru noi, telurile si visurile noastre sunt

permanent amanate.

Efectul?

Datorita perseverentei in cadranele de jos cateva din sarcinile cadranului 2

ne ajung in 1 (trebuie sa le facem urgent; daca nu, avem impresia ca suntem
sufocati).

Efectul este lucrul intr-un continuu stres, lucru care nu duce catre nimic din
ce ne-am planuit.
 De un singur lucru ai nevoie ca sa iesi din aceasta stare si sa preiei controlul.

Solutia:

Sa te concentrezi pe
sarcinile din cadranul 2.
Cum o faci?

 te folosesti de Initiativa Curenta pentru a incepe ziua lucrand la cea

mai importanta/grea sarcina din cadranul 2
 spargi proiectele grele din cadranul 2 in sarcini realizabile
 delegi sarcinile din cadranul 3 sau utilizezi tehnica Lasa pe maine ce
poti face azi
 ignori (stergi) sarcinile din cadranul 4
Daca vrei sa citesti mai multe despre Matricea Eisenhower si alte tehnici
pentru a-ti creste eficienta iti recomand cartea The 7 Habits of Highly
Effective People.
Beneficiile:
In momentul in care iti tratezi toate sarcinile zilnice constient de prioritatea
lor ajungi sa nu mai lucrezi la ceea ce nu e important pentru tine.

Ca rezultat, dedici mai mult timp cadranului 2, directiei tale in viata, visurilor
si proiectelor tale.

Eliminand sarcinile neimportante ajungi sa ai o zi mai linistita in care ai

realizat mai mult din ce ti-ai propus!
Daca aveti prea multe de facut intr-un interval de timp mult prea scurt, utilizati principiul
important-urgent al lui Eisenhower pentru prioritizarea activitatilor si sarcinilor.

Factorii de stres sunt surse de presiune omniprezente la locul de munca si se produc ca rezultat
al supraincarcarii – prea multe lucruri de facut in prea putin timp.

Cum puteti invinge acest stres si cum il puteti inlocui cu factori esentiali care sa va ajute in a va
face treaba bine?

Utilizarea timpului trebuie sa fie eficace si eficienta. Eliminarea factorilor de stres din activitatea
profesionala este posibila cu ajutorul principiului lui Eisenhower, pentru prioritizarea activitatilor
importante si a celor urgente.

PRINCIPIUL EISENHOWER IMPORTANT-URGENT –

ORIGINE SI DESCRIERE CONCEPT
Dwight D. Eisenhower, cel de-al 34-lea presedinte al Statelor Unite, a declarat in 1954: „Am doua
tipuri de probleme: urgente si importante. Cele urgente nu sunt importante si cele importante nu
sunt niciodata urgente”. Acest principiu era modul lui de a-si organiza volumul de activitate si
prioritatile si a fost adoptat de milioane de persoane.

Principiul Eisenhower sugereaza identificarea activitatilor importante si a celor urgente, in

vederea depasirii tendintei naturale de concentrare pe activitatile urgente, insa fara importanta.
Cu alte cuvinte, trebuie sa ne concentram pe activitati care sunt importante si nu doar pe cele
urgente. Pentru a face acest lucru si a micsora stresul de a avea prea multe termene limita
stranse, este necesar sa facem aceasta distinctie:

 Activitatile importante au un rezultat care ne conduce in atingerea obiectivelor

profesionale si personale;
 Activitatile urgente cer atentie imediata si sunt de obicei asociate cu realizarea
obiectivelor altor persoane; necesita atentie, deoarece consecintele nerealizarii lor sunt
imediate.

Cand vom sti care activitati sunt importante si care urgente, vom putea depasi tendinta naturala
de concentrare pe activitatile urgente fara importanta. Asadar vom avea in mod clar suficient
timp pentru a face ceea ce este esential in vederea succesului. Acesta este modul in care ne
schimbam abordarea de la cea de tip „stingerea incendiilor” la cea cu care ne putem creste
afacerea si cariera.
UTILIZAREA CONCEPTULUI PENTRU PRIORITIZAREA
ACTIVITATILOR

Pentru a utiliza acest principiu, parcurgeti urmatorii pasi:

Pasul 1 – Intocmiti o lista cu toate activitatile si proiectele ce trebuie realizate si solicita timp.

Pasul 2 – Analizati fiecare activitate si incadrati-o intr-una dintre cele 4 categorii din Figura 1.

Figura 1. Principiul important-urgent al lui Eisenhower

Pasul 3 – Actionati in functie de incadrarea in cele 4 categorii. Daca activitatile sunt:

 Importante si Urgente, trebuie solutionate primele. Incercati sa planificati cat mai bine
activitatile importante pentru a nu deveni si urgente. De asemenea, alocati timp in
programul zilei pentru solutionarea problemelor neasteptate si urgente, pentru ca
acestea sa nu ia locul activitatilor importante. Daca identificati multe activitati urgente si
importante, analizati pe care dintre ele le puteti prevedea si ganditi-va cum ati putea
programa acest gen de activitati in timp, astfel incat sa nu devina urgente.
 Importante, dar nu si Urgente – trebuie sa li se acorde atentie si sa fie programate cu
grija, pentru ca acest tip de activitati va ajuta in indeplinirea obiectivelor personale si
profesionale. Alocati-le timp suficient si planificati realizarea lor, astfel incat sa nu devina
urgente. Aveti in vedere sa alocati suficient timp in calendarul de activitati pentru
rezolvarea problemelor neprevazute. Aceasta abordare va maximiza sansele sa ramaneti
pe drumul cel bun si va va ajuta sa evitati stresul sub presiunea urgentelor.

 Neimportante, dar Urgente – pot fi delegate sau refuzate, pentru ca va impiedica sa va

indepliniti obiectivele. Programati intervale de timp in care sa fiti disponibil(a) angajatilor
si colegilor, pentru a nu va intrerupe in mod frecvent activitatile importante. In acest sens,
puteti organiza intalniri regulate cu cei care va intrerup in mod frecvent si puteti rezolva
atunci problemelor lor. Apoi va veti putea concentra pe activitatile dvs. importante.

 Neimportante si Neurgente – trebuie refuzate, ignorate sau anulate, intrucat nu

contribuie la obiectivele dumneavoastra. Daca ceilalti vor vedea ca aveti fixate clar
obiectivele si granitele, pe viitor vor evita sa va ceara sa realizati activitati neimportante.
Pentru o aplicare eficienta a Principiului Eisenhower, este important sa tineti cont de urmatoarele
aspecte:

 Construirea unei liste de sarcini va ajuta in clarificarea fluxului de activitati, insa va trebui
sa decideti asupra activitatilor prioritare;
 Limitarea la un numar maxim de 8 activitati pe fiecare categorie; inainte de a adauga o
noua activitate este necesar sa finalizati una din cele deja incadrate in respectiva
categorie; importanta este finalizarea sarcinilor si realizarea unei colectii de activitati;

 Construirea unei singure liste atat pentru activitatile profesionale, cat si pentru cele
personale;

 Evitarea influentelor externe in construirea listei de prioritati (nu va lasati influentat(a) de

interventia altor persoane);

 Evitarea amanarii indeplinirii sarcinilor din lista.

Principiul Eisenhower este un instrument util in luarea deciziilor si managementul timpului,

contribuind la cresterea productivitatii si eliminarea comportamentelor ineficiente din punct de
vedere al atingerii obiectivelor.

BIBLIOGRAFIE
1. McKay; Brett; Kate, The Eisenhower Decision Matrix: How to Distinguish Between Urgent
and Important Tasks and Make Real Progress in Your Life,2013. A Man’s Life, Personal
Development.
2. Maura Nevel Thomas, Personal Productivity Secrets, 2013, John Wiley & Sons Inc.

3. John Hermarij, Better Practices of Project Management Based on IPMA

competences,2016, Van Haren Publishing, Zaltbommel

4. eisenhower-matrix.com

5. www.fluent-time-management.com

6. www.eisenhower.me

7. www.mindtools.com