CORESPODENTA SI TEHNICI DE SECRETARIAT Cap.

I Tehnici de secretariat
1. In vederea obtinerii obiectivelor social-economice, orice organizatie indeplineste mai multe functii. Care sunt acestea? Orice organizatie indeplineste mai multe functii: - Functia de cercetare-dezvoltare; - Functia comerciala si de marketing; - Functia de productie; - Functia financiar-contabila; - Functia de personal. 2. Activitatea de secretariat, (in cazul in care functioneaza ca un serviciu autonom), include o serie de atributii si sarcini. Care sunt acestea? Atributiile si sarciniile secretariatului: - Executarea lucrarilor de registratura generala; - Lucrari de corespondenta primita si emisa de unitate; - Atributii de documentare; - Scrirea rapida, stenografierea discutiilor de sedinta, conferinte, intalniri de afaceri; - Multiplicarea materialelor; - Traducerea si retroversiuni de acte; - Probleme de protocol si relatii cu publicul; - Evidenta necesarului de consumabile si evidenta de personal; - Pregatirea calatoriilor de serviciu ale sefului; - Cunoasterea si folosirea aparaturi moderne de birou, - Organizarea sistemului informational; - Intocmirea contabilitatii primare a firmei; - Primirea si transmiterea comunicarilor telefonice; - Organizarea sedintelor si a materialelor necesare; - Difuzarea in unitate a deciziilor si instructiunilor cu caracter de circulara; - Preluarea de la sefi a unor sarcini; - Perfectionarea permanenta din punct de vedere profesional; - Supravegherea personalului secretarial din subordine; - Respectarea disciplini muncii. 3. Precizati care sunt functiile ce revin secretariatului. Functiile care ii revin secretariatului: - Functia de tratare a informatiilor; - Functia de documentare; - Functia de filtru si legatura in contractele conducerii; - Functia de asistare directa a managerului; - Functia de reprezentare.

Cap. II Corespondenta ca activitate a secretariatelor

1. Intre o scrisoare si un act exista mai multe deosebiri. Care sunt acestea? Intre o scrisoare si act exista urmatoarele deosebiri: - Scrisoarea este o comunicare adresata in scris; actul este o dovada scrisa prin care se constata un fapt, se reglementeaza o obligatie; - Actul are titlu, scrisori purtatoare de titlu se intalnesc mai rar; - Actul are specificat in cuprinsul sau titularul in folosul caruia se face constatarea; - Mojoritatea actelor sunt tipizate, in cazul scrisorilor, tipizarea este rar intalnita; - Scrisorile sunt inregistrate in registrul de intrare-iesire, actele au numere proprii de ordine; - Scrisorile pot fi redactate si semnate de orice functionar cu delegatie de corespodent; actele nu pot fi intocmite si semnate decat de functionari investiti printr-o dispozitie expres a unui act normativ cu aceste drepturi; - Actul circula de la autor la beneficiar incotit de scrisoare, cand nu se foloseste scrisoarea insotitoare, actul nu poate fi inmanat beneficiarului decat prin luare de semnatura. 2. Definiti corespondenta oficiala si mentionati care sunt erorile care ar putea sa apara in desfasurarea activitatii de corespondenta si mai ales cum puteti sa le preveniti. Corespondenta oficiala cuprinde totalitatea scrisorilor si actelor, care circula intre persoane juridice sau intre o persoana fizica si o persoana juridica, in scopul stabilirii unor relatii intre ele. 3. Corespondenta oficiala se poate clasifica dupa mai multe criterii. Care sunt acestea? Corespondenta oficiala se poate clasifica dupa mai multe criterii: - Dupa criteriul de circumscriere; - Dupa domeniul de activitate; - Dupa scopul ei; - Dupa criteriul accesibilitatii; - Dupa initiativa trimiterii scrisorii; - Dupa criteriul suportului; - Dupa modul de intocmire; - Dupa natura si destinatia exemplarelor.

Cap. III Elemente de protocol necesare activitatii de secretariat

1. Care este rolul protocolului in activitatea de secretariat? Protocolul codifica regulile care guverneaza ceremonialul, al carui obiect este de a oferi fiecarui paricipant prerogativele, privilegiile la care are dreptul. Guverneaza, se aemenea, negocierea, incheierea si intrarea in vigoare a unor documente / acte specifice. 2. Elaborati un eseu cu privire la tinuta fizica la serviciu.

Tinuta vestimentara la servici

In general hainele ne reprezinta destul de bine in plan public ajutandu-i mai intotdeauna pe ceilalti sa ne poata incadra corect la tipul corespunzator de personalitate si sa relationeze adecvat pe viitor cu noi. In plan profesional insa lucrurile stau putin diferit cele mai multe opinii propunand ca doar aici sa fie adoptat preponderent stilul conservator dintr-un motiv foarte simplu respectiv 2

pentru a permite un grad de concentrare sporit la locul de munca si a evita extremele la care ne pot conduce stilurile vestimentare complet neadecvate desfasurarii unei activitati economice de succes. A te imbraca conservator nu inseamna a renunta complet la preferintele tale in plan vestimentar ci mai degraba face referire la faptul ca vestimentatia trebuie sa te reprezinte atat de bine incat sa ti se potriveasca aproape ca o uniforma fara a atrage in nici un fel atentia asupra ta. Unghiile date cu o oja foarte lucioasa in cazul femeilor sau parul lung, in coada de cal, in cazul barbatilor nu sunt deci elemente care sa te avantajeze din acest punct de vedere. Alte accesorii precum doua sau mai multe inele pe aceeasi mana, cerceii de dimensiuni mari ori cei tip piercing sau bratari unisex de asemenea vor distrage atentia colegilor de munca obligandu-i nu doar sa se adapteze din mers la stilul tau vestimentar, dar si sa fie tentati sa adopte ei insisi un comportament similar. Piciorul gol expus de catre unele doamne care refuza portul ciorapilor din diferite motive nu este nicidecum recomandat fiind totusi de preferat portul ciorapilor in culori neutre sau care sa se asorteze cu culoarea incaltamintei. Imbracamintea mulata, fie vorba de femei sau de barbati, este complet de evitat la locul de munca atragand prea mult atentia si uneori chiar putand sa irite vizibil colegii din echipa unde iti desfasori activitatea profesionala. Hainele sau pantalonii din piele pot fi purtate la ocazii potrivite, dar sub nici o forma nu pot fi elemente din vestimentatia pe care o alegi pentru a te prezenta la locul de munca. Acelasi lucru este valabil si in cazul posetelor sau al gentilor foarte moderne, dar total de evitat in situatii profesionale. Opus situatiilor amintite anterior, dar la fel de nepotrivit este cazul angajatilor care poarta haine complet demodate, de asemenea atragand inutil atentia asupra lor si obligand restul angajatilor sa accepte o situatie de compromis pe care nu sunt totusi obligati sa o suporte prin contractul lor individual de munca. Aspectul mai degraba saracacios sau in cel mai fericit caz retro nu e nici acesta de adoptat la locul de munca fiind de preferat portul unei vestimentatii mai conservatoare, e adevarat, dar si care sa nu bata prea tare la ochi. Din acest punct de vedere conservator se refera mai degraba la culoare decat la aspectul demodat sau invechit al hainelor. Astfel cele mai recomandate culori intr-o situatie profesionala sunt albastrul si griul, in nuante diferite si usor de gasit pe piata. Daca se doreste o schimbare de look la locul de munca este suficient sa apelam la elemente mai putin vizibile precum camasa, cravata, bluza sau esarfele feminine. Aceste schimbari vor fi remarcate de catre colegi, dar nu vor altera in nici un fel randamentul profesional ci dimpotriva vor fi percepute ca elemente pozitive. Desi destul de des intalnite in ultima vreme situatiile in care unii angajati aleg sa faca adevarate declaratii de moda la locul de munca nu trebuie deloc incurajate ci se doreste promovarea unei politici adecvate care sa permita desfasurarea activitatii profesionale in conditii optime. Nu putine sunt companiile care au adoptat deja un asemenea curs propunand angajatilor aspectul vestimentar conservator cu implicatii din cele mai bune in ce priveste eficienta la locul de munca. Este drept ca in domeniul artei sau al entertainment-ului lucrurile stau complet diferit, dar acestea sunt doar exceptiile care pot confirma regula si nu o norma. Indiferent de ce am alege sa purtam nu trebuie uitat nicicum ca mesajul pe care dorim astfel sa il transmitem este ca ne intereseaza in primul rand randamentul profesional si abia in plan secund opinia colegilor sau a sefilor referitor la tipul nostru aparte de personalitate exprimat si astfel prin intermediul vestimentatiei. 3. Prezentati cateva reguli de baza in legatura cu salutul. Regulile de baza in legatura cu salutul sunt: 3

Barbatii saluta primii femeile; Persoanele mai tinere saluta primele pe cele mai in varsta; Subalternii saluta pe superiorii in grad.

Teste finale
Precizati daca urmatoarele afirmatii sunt adevarate(a) sau false(f): 1. In vederea obtinerii obiectivelor social-economice, orice organizatie indeplineste mai multe functii: a. Functia de cercetare-dezvoltare; b. Functia comerciala si de marketing; c. Functia de productie; d. Functia financiar-contabila; e. Functia de personal. 2. Munca secreatarilor/-elor presupune un complex de activitati, printre care: a. Activitati cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografie, multiplicarea, redactarea inscrisurilor dictate de sefi, clasarea documentelor, inregistrarea corespondentei). b. Activitati prin care duc la indeplinirea sarcinilor si atributiilor prevazute in fisa postului (documentare, corespondenta, protocol, organizarea manifestarilor, etc.). c. Activitati pe care niciodata nu le decid, le initiaza singure (cursuri de perfectionare). 3. La impaturirea si introducerea in plic se procedeaza astfel incat, atunci cand se scoate scrisoarea din plic, antetul sa fie in partea de jos. a. Adevarat b. Fals 4. Dupa semnele conventionale folosite, intalnim: a. Documnete scrise (avand la baza litera); b. Documente grafice (in care predomina imaginea). 5. Clasarea este operatiunea prin care documentele care stationeaza intr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, planse, carti, periodice, casete diskete, si alte documente tehnice) se scot din uz (se topesc) un material care nu mai paote fi folosit din cauza rezilierii. a. Adevarat b. Fals