Hotii de timp

Hotii de timp sunt acele activitati, persoane, intreruperi si diferite evenimente care
se produc pe tot parcursul zilei si in care iti fura, iti irosesc timpul. Avand in vedere ca
timpul este pretios, toti cei care care va iau din timp, fara sa stie/fara sa vrea, sunt hoti. E
important sa identificati cei mai obisnuiti hoti de timp si sa inventati cateva metode si
tactici pentru a lupta impotriva lor daca vreti sa va pastrati si folositi la maxim timpul
vostru pretios!

Hotii de timp ai telefoanelor

Prea mult timp stand la taclale, prea putin vorbind
Nu exista un loc retras pentru convorbiri
Conversatii nestructurate
Convorbiri prea lungi
Toate telefoanele sunt acceptate nu exista
prioritati
Nu puteti pune capat unei conversatii telefonice
Nu sunteti cel in masura sa vorbeasca despre acest lucru
Telefoanele intrerup lucrul
Reactionati imediat la actiunile generate de convorbirea telefonica,
intrerupand alte treburi.

Hotii de timp ai sedintelor

Nu exista puncte de actiune
Prea multe intreruperi externe
Nu respectati agenda de lucru
Sedinte care deviaza de la subiect
Prea mult timp petrecut cu lucruri neesentiale
Procese verbale prost intocmite
Prea multe sedinte
Nu participa cine trebuie
Trebuie sa particip si eu?
Nu incepeti la timp
Nu exista un presedinte
Nu s-a stabilit o ora de incheiere
Nu exista urmari

Hotii de timp ai prioritatilor

Nu exista timp pentru planificare
Totul este o urgenta
Fiti gata, pe locuri, start
Actiunea este preferata gandirii
Reactionati mereu la urgentele celorlalti
Prioritatile sunt stabilite de intreruperi apeluri telefonice, e-mail-uri,
scrisori
Nu puteti face deosebirea intre informatiile urgente/importante/necesare
Nu aveti timp sa va ocupati de un sigur lucru

Hotii de timp ai comunicarii

Comunicarea in exces exces de maculatura si
deficit de informatii
Comunicarea deficitara
Instructiuni prin telepatie
Intarzierea raspunsurilor
Folosirea mijloacelor neadecvate De ce nu citeste nimeni ce am scris?
Dificultati de limbaj nu inteleg deloc
Sa nu precizati cat de urgenta este o sarcina
Ceea ce este urgent pentru mine este doar informatie pentru el/ea

Hotii de timp ai desemnarii

E mai rapid daca fac eu treaba
O vor face bine?
Numai eu cunosc intreaga situatie
Imi place sa ma ocup de detalii
Prefer sa fac, nu sa gandesc
Oamenii reactioneaza numai cand ridic vocea
De ce nu pot ei ghici ceea ce eu vreau?

Hotii de timp ai crizelor

Lipsa termenelor
Termene ireale
Intreruperea constanta a timpului
Prea multe de facut
Prea putine de facute
Nu exista o privire de ansamblu asupra intregii situatii
Nu exista prioritati
Se fac prea multe lucruri deodata
Lipsa anticiparii
Reactii exagerate
A face din tantar armasar
Ce altceva mai poate merge prost?


Hotii de timp ai indeciziei

Dependenta de informatii
Nu exista o tehnica de luare a deciziilor
Daca fac o greseala?
Amanarea deciziilor dificile
Dorinta de a fii dragut tot timpul
Nevoia de a te simti important si de a te implica in toate
Incapacitatea de a spune nu
Teama de a nu ofensa
Nevoia de a fi ocupat
Ceilalti presupun ca ati spus da

Hotii de timp ai vizitelor

Nu puteti alunga vizitatorii
Nu puteti alunga anunturile
Nu puteti alunga e-mail-urile
Mereu urmariti ultimele anunturi
Usa e mereu deschisa
Intreruperile frecvente
Nu puteti spune ca sunteti ocupati
Nu puteti spune ma voi ocupa de asta mai tarziu

Hotii de timp ai soft-ului

Trebuie sa iasa totul perfect
Incercati un stil diferit, numai asa
Va jucati cu asezarea in pagina
Va luptati pentru perfectiune in toate
Nu folositi macrouri
Nu cunoasteti metodele rapide de folosire a programului (tastele de acces
rapid)
Incercati optiuni speciale, numai asa
Va place mai mult sa folositi programul decat sa faceti treaba

Reguli de aur pentru managementul
timpului

1. Stabiliti-va o rutina zilnica. Programati momente exacte pentru activitatile de
rutina, cum ar fi sedinte, verificatul mail-ului, semnarea scrisorilor, etc.
2. Lucrurile care cer maximum de atentie trebuie facute atunci cand sunteti in
cea mai buna forma (ex. determinati daca sunteti o persoana de dimineata sau
de dupa-masa, si lucrati in concordanta).
3. Stabiliti termene pentru toate sarcinile. Respectati-le. Activitatile ocupa timpul
dedicat lor.
4. Evitati amanarea lucrurilor importante, dar neplacute. Va vor bloca creierul,
vor reduce creativitatea si capacitatea de lucru. Nu vor deveni mai placute
daca sunt amanate.
5. Lasati deoparte tot ce nu e important. Multe asa numite probleme au tendinta
de a se rezolva singure daca le ignorati un timp.
6. Analizati-va intreruperile. Luati masuri pentru a le evita/sau a reduce efectul
acestora.
7. Stabiliti un moment exact cand nu doriti sa fiti deranjat. Organizati sedinte cu
voi insiva. Puneti un semn nu deranjati pe usa, cu un mesaj cand sunteti
disponibil. Cereti unei secretare sau unui coleg sa se ocupe de eventualii
vizitatori sau eventualele telefoane. Faceti tot posibilul pentru a asigura o
anumita perioada de timp in care sa nu fiti deranajt. Spuneti celorlati din firma
cand nu sunteti disponibil si cand pot sa va contacteze din nou. Si respectati
acest lucru.
8. Faceti un singur lucru la un moment dat. Formati-va o idee generala despre
sarcinile viitoare.
9. Planificati-va telefoanele. Notati pe scurt ce vreti sa spuneti si ce vreti sa
aflati. Economisiti astfel timpul tuturor si comunicati mai eficient.
10. Adunati-va toate ideile intr-un singur loc. Notati-va ideile de indata ce va vin.
Astfel nu le veti uita. Parcurgeti-va ideile in mod regulat si luati-le in
considerare.
11. Cand incepeti ceva, terminati-l, daca este posibil. Daca impartiti munca in
prea multe parti, veti pierde sirul, nu veti mai avea o privire de ansamblu si
veti pierde timpul cu pregatirile de fiecare data cand incepeti din nou.
12. Organizati-va pauzele atunci cand nu mai puteti lucra eficient. De exemplu,
cand cei cu care trebuie sa vorbiti nu sunt disponibili, cand materialele de care
aveti nevoie nu sunt gata, etc.
13. Folositi momente precise/sedinte pentru a discuta cu colegii vostri problemele
de rutina. Astfel evitati sa va intrerupeti unii pe altii mereu si economisiti mult
timp.
14. Fisi selectiv. Invatati sa spuneti nu. Obisnuiti-va sa intrebati Sunt persoana
potrivita pentru sarcina asta?
15. Verificati-va regulat modul in care va utilizati timpul. Acest lucru va va
furniza o privire de ansamblu asupra felului cum v-ati petrecut imtpul.
Intrebati-va daca nu ati fi putut sa il utilizati mai bine si cum anume.
16. Nu luati de lucru acasa, decat daca sunteti sigur ca veti lucra ceva. E mai bine
sa lucrati mai mult la birou pana cand terminati. Astfel, acasa veti putea sa va
bucurati mai mult de timpul liber.
17. Faceti lucrurile suficient de bine. Evitati perfectionismul exagerat. Astfel veti
avea mai mult timp pentru lucrurile importante.
18. Stresul si oboseala nu sunt cauzate de lucrurile pe care le-ati facut, ci de
gandul la toate lucrurile pe care nu le-ati facut. Anxietatea si stresul sunt
determinate de sarcini pe care nu le puteti privi in perspectiva sau pe care
simtiti ca nu le puteti realiza. Scopurile de lucru realiste in fiecare zi va ajuta
sa rezolvati problemele cauzate de sarcinile neterminate. Obisnuiti-va sa
terminati cel putin sarcina zilei inainte de a merge acasa. Astfel veti avea
senzatia ca ati realizat ceva si ca realizati ceva in fiecare zi, si e mai probabil
ca veti merge acasa fara sa va simtiti obosit.
19. Prima data ganditi, apoi treceti la actiune. Nimic nu este asa de urgent incat
sa nu fie timp pentru a va gandi la procesul de luare a deciziilor.
20. Cand scopul este corect si mijloacele evidente, abia apoi sa treceti la actiune,
imediat! Toate persoanele eficiente au in comun cel putin un lucru
capacitatea de a scurta distanta dintre gand si actiune.
Intrebati-va: Daca nu puteti sa va organizati timpul, ce puteti sa organizati?




Cele mai importante zece puncte ale
managmentului

(Cum sa gasesti a 25-a ora din ziua ta!)

1. Redu din timpul pe care-l petreci in fata televizorului, navigand fara tinta pe
internet, etc. Tot ceea ce faci in aproximativ 30 de minute zilnic, consuma cat o
saptamana intreaga pentru fiecare an din viata.
2. Cunoaste-te pe tine insuti.Urmareste cum iti petreci de obicei timpul, si daca este
necesar restabileste prioritatile astfel incat sa-ti realizezi scopurile si obiectivele.
3. Fa-o bine din prima. Daca nu ai timp pentru a face treaba bine, cand crezi ca vei
avea timp pentru a o reface.
4. Fa-ti un program realist si tine-te de el. Asigura-te ca esti realist referitor la timpul
necesar pentru a indeplini sarcinile.
5. Dormi suficient. Chiar daca nu beneficiezi pe moment de timpul redus cat stai
treaz, beneficiile se vor arata pe termen lung. Esti de doua ori mai productiv
atunci cand esti odihnit, decat atunci cand esti obosit.
6. Citeste doar o data fiecare mail primit.
7. Invata sa spui nu oamenilor.
8. Fa-ti un obicei de a face lucrurile care te ajuta sa-ti atingi scopurile.
9. Nu te supraincarca cu sarcini pana la epuizare. Cu toate ca este placut atunci cand
poti face mai mult de un lucru mecanic odata, acest lucru iti poate lasa
sentimentul ca esti stresat si poate determina greseli din neatentie.
10. Cauta sa te instalezi intr-o zona unde sa nu fi intrerupt sau deranjat atunci cand
incerci sa duci ceva la bun sfarsit.