Tema 4: Managementul timpului.

4.1. Elemente introductive privind time managementul

Prin managementul timpului sau Time Management înțelegem modalitățile de organizare a
timpului, astfel încât să putem gestiona timpul după bunul plac și cât mai eficient. Gestionând timpul
suntem mai productivi. Organizarea timpului presupune încheierea activităților, iar timpul liber este în
creștere. Tot ceea ce facem în domeniul “managementului timpului” are rolul de a spori productivitatea și
eficienta pe timpul zilei. Acesta are rolul de a permite să lucrăm mai mult și mai bine decât înainte.
Managementul timpului reprezintă una din marile probleme organizaționale, o problema care poate
fi rezolvata numai prin dezvoltarea abilitaților necesare. El ne permite:
- să deținem controlul asupra sarcinilor și activităților zilnice,
- să avem performanțe ridicate utilizând un minim de resurse,
- să ne petrecem momente relaxate împreună cu familia sau sa ne ocupam de hobby-urile noastre.
La nivel organizational, un management eficient al timpului poate duce:
- la obținerea unor performanțe ridicate,
- la creșterea profitului și la echilibrarea fluxului de activități.
- poate reduce conflictele organizationale
- poate deveni un factor motivator pentru angajați.
Abilitatea de a controla timpul avut la dispoziție, de a rezolva toate sarcinile la termen are un efect
pozitiv puternic asupra performanțelor noastre.
Principalii factori care influențează TM sunt:
1. Cultura organizațională
2. Personalitatea (deprinderile persoanei care dirijează activitatea)
3. Influența colegilor
4. Stilul managerial al superiorilor
5. Cerințe stabilite de propriul personal (ce standarde sunt în entitate)
6. Specificul activității.
Managementul timpului se referă la optimizarea proiectarii și planificării activității manageriale și
se concentrează asupra stabilirii obiectivelor, asupra planificării zilnice și asupra stabilirii priorităților
organizaționale.

4.2. Organizarea și gestionarea timpului

Dezorganizarea
● O treime din manageri au probleme cu organizarea personală.
● Cei care sunt mai bine organizaţi îşi folosesc mai bine timpul, iar cei care nu sunt -
lucrează sub presiune şi stres.
● Fiecare poate identifica domeniul în care este bine organizat şi în care există un sistem -
constituiţi un sistem similar şi la locul de muncă. Dezvoltaţi un sistem dacă nu-l aveţi.
De ce nu suntem organizaţi?
Organizarea necesită timp - dar dezorganizarea are nevoie de mult mai mult timp. Utilizarea
eficientă a timpului presupune "luarea în considerare a obligaţiilor personale şi specificarea alegerilor cu
privire la modul în care veţi utiliza propriul timp". Utilizarea eficientă a timpului este egală cu efortul de a
face mai mult (activităţi semnificative) şi efortul de a lucra mai puţin (lăsând activităţile neesenţiale,
spunând NU oamenilor şi întreruperilor).
De ce este importantă gestionarea timpului?
● Întotdeauna avem nevoie de cel puţin o zi
● Proasta gestionare duce la stres
● Prea puţin timp petrecut cu familia

18
 Problema este gravă, deoarece, conform unor estimări, pe parcursul unei zile oamenii îşi petrec 2
ore degeaba. Deci pierderea de timp=
● Un birou dezordonat sau un desktop al calculatorului plin de fişiere
● Nu puteţi găsi lucrurile
● Uitaţi de întâlniri, trebuie să le reprogramaţi, nu sunteţi pregătiţi pentru întâlnire
● Oboseală ... Concentrare imposibilă
Organizaţi-vă munca
● Înţelegeţi importanţa timpului dvs. - Nu permiteţi altora să dispună de el şi, cu siguranţă, nu
permiteţi să vi-l irosească. Un vechi proverb spune: "Dacă nu ai ce să faci, nu face asta la mine!“
● Organizaţi-vă - Stabiliţi obiectivele, atât pe termen scurt cât şi pe termen lung, clasificaţi-le în
funcţie de priorităţi şi dezvoltaţi o strategie de acţiune. Prin acest lucru vă veţi îmbunătăţi
semnificativ eficienţa.
● Aveţi stăpânirea de sine - Învățați unele tehnici de comunicare, cum ar fi de exemplu modul de a
asculta eficient. Evitaţi stresul şi tot ce vă strică starea de spirit şi vă consumă energie, deoarece
acestea, de asemenea, duc la încetinirea îndeplinirii sarcinilor.
● Evitaţi amânările - Rezolvaţi lucrurile unul după altul, aşa este mult mai uşor decât să le lăsaţi să
se acumuleze. Cel mai bine este să rezolvaţi problema imediat cum apare - mai târziu va fi mai
dificil să vă amintiţi toate detaliile legate de aceasta.
● Evitaţi activităţile care vă consumă timpul în zadar - Pur şi simplu spuneţi "NU" lucrurilor,
oamenilor şi evenimentelor. Nu toate au aceeaşi importanţă pentru dvs., şi trebuie să ţineţi cont de
acest lucru.
● Învăţaţi-i pe alţii cum să economisească timpul dvs. - Învăţaţi-i pe alţii să vă ajute în munca
dvs., iar aceasta să fie făcută mai repede şi mai bine. Să nu vă fie ruşine să cereţi ajutor de la alţii.
● Investiţi timp pentru ca mai târziu să-l economisiţi - Învăţaţi noi competenţe (limbi străine,
aptitudini în comunicarea prin telefon etc.) sau moduri de utilizare a noilor tehnologii. Mai târziu,
vă veţi îndeplini sarcinile mult mai repede şi mai uşor.
● Planificaţi dinainte - Fiţi pregătit pentru orice şi întodeauna pregătiţi-vă un plan B. Fiţi pregătit
pentru ce e mai rău, dar aşteptaţi-vă la ce e mai bun.
● Utilizaţi tehnologia - Nu uitaţi că întâlnirile sunt doar pentru rezolvarea problemelor, toate
informaţiile colegilor dvs. pot fi transmise prin e-mail, fax sau telefon.

4.3. Matricea priorităților

​ Cuvântul prioritate provine din cuvântul prior, care înseamnă înainte şi este legat de cuvântul din
latină primus, care înseamnă primul.
Stabilirea priorităţilor este o condiţie prealabilă pentru utilizarea adecvată a timpului. Oamenii, adesea
dau prioritate lucrurilor urgente, dar nu şi celor importante şi esenţiale. Dacă acest lucru vi se întâmplă şi
dvs., întrebaţi-vă: " Acest lucru mă va ajuta să îmi îndeplinsc scopul?" Dacă acesta este cazul, atunci să
ştiţi că în faţa dvs. aveţi o obligaţie care este importantă. Ceea
ce trebuie să reţinem este că urgent este rareori important, iar important este rareori urgent. Iar ceea ce
este cel mai important este ceea ce este şi important şi urgent. În acest sens, stabilirea priorităţilor se
reduce uneori la obligaţiile pe care nu le veţi face, mai degrabă decât la cele pe care doriţi să le realizaţi,
deoarece priorităţile sunt puţine, iar lucrurile nesemnificative sunt mult mai multe. De asemenea, trebuie
să vă gândiţi la consecinţele care vor urma dacă realizaţi sau nu o anumită sarcină.
Priorităţile se pot clasifica în patru categorii: "urgent şi important", "urgent sau important" şi "nici urgent,
nici important" şi categoria priorităţilor "neesenţiale".

19
 ​
Cadranul 1 grupează activităţi urgente şi importante, cu alte cuvinte aici sunt descrise situaţiile
de criză, termenele limită, dar şi problemele necesare a fi soluâionate în mod obligatoriu
Cadranul 2 activităţile nu sunt urgente, ceea ce ne permite să le planificam din timp şi să le
executăm într-un moment viitor.
Cadranul 3 conţine activităţi urgente, dar care nu sunt importante, probleme ce pot fi amânate.
Cadranul 4 conține activităţile care ne determină o risipă a timpului, pe care le facem pentru a
evada din rutină. (De ex: Urmărirea unor filme, sau a unor episoade, pierzând în felul acesta mult timp.
Pierderea unui număr mare de ore navigând pe internet, sau practicând diverse jocuri.)
Învăţaţi cum să definiţi şi să stabiliţi priorităţile şi importanţa obiectivelor individuale.
Principiul Pareto
Cel mai cunoscut principiu de stabilire a priorităţilor este principiul Pareto 80/20 sau este numită și
regula 80/20. La sfârşitul secolului al XlX-lea, economistul italian Vilfredo Pareto a observat că 80% din
avere este deţinută de 20% din populaţie, 20% dintre oameni fac 80% dintre reclamaţii, 20% dintre
vânzătorii de vârf realizează 80% din vânzări, 20% dintre studenţi cheltuiesc 80% din timpul
instructorilor, 80% din timpul nostru îl cheltuim cu 20% din probleme, etc.
Pentru a gestiona timpul dvs. cu mai mult succes, este necesar să identificaţi acele lucruri cu care vă
petreceţi cel mai mult timpul. Determinaţi ce rezultate veţi obţine.
Investiţi timp în acele activităţi care vă aduc mai multe cunoştinţe, plăceri, bani, timp liber ... 20 %
din sarcini consumă 80% din timp
​ 20% din activităţile noastre generează 80% din rezultatele noastre
​ 20% din timpul nostru generează 80% din realizările noastre cele mai mari
​ 20% din inventar de obicei reprezintă 80% din valoarea totală a inventarului
​ 20% din cumpărători contribuie la 80% din cifra de afaceri
​ 20% din mărfuri contribuie la 80% din profitul total
​ Petreceţi 20% din timpul dvs. lucrând în activităţi care aduc rezultate de 80%. 80% din timpul
petrecut cu activităţile duc la doar 20% din rezultate, şi anume activităţile nu sunt foarte eficiente.

4.4. Identificarea risipirii timpului

​ "Hoţii" de timp sunt activităţi, oameni, întreruperi şi diverse alte evenimente care au ca rezultat
"furtul" timpului nostru. Având în vedere faptul că timpul este preţios, oricine vă "răpeşte" din timp este
un hoţ.

​ "Hoţii" de timp tipici sunt:

​ Telefonul care vă sună non-stop

20
 ​ Întâlnirile care sunt prea lungi şi neorganizate
​ Priorităţile care nu sunt clare, sau pe care nu le aveţi stabilite
​ Musafirii neaşteptaţi care vă distrag atenţia de la muncă
​ Obligaţiile care nu sunt delegate
​ Gestionarea crizelor
​ Nu ştiţi să spuneţi nu
​ Software-ul - navigarea pe TV/internet

​ Avantajele eliminării consumatorilor de timp:

​ Productivitate mai mare
​ Îmbunătăţirea eficienţei în muncă
​ Concentrare mai bună
​ Auto-disciplină mai mare
​ Reducerea stresului
​ O mai bună cooperare cu colegii

​ Regulile de aur în utilizarea timpului

​ Introduceţi responsabilităţi fixe zilnice.
​ Stabiliţi termene limită pentru toate lucrările dvs.
​ Învăţăţi să spuneţi NU, selectaţi obligaţiile dvs.
​ Uitaţi tot ce nu este important.
​ Nu amânaţi lucrurile importante care sunt neplăcute.
​ Planificaţi apelurile dvs. telefonice şi comunicarea electronică.
​ Specificaţi o dată fixă cu echipa dvs. pentru consultările privind chestiuni de rutină.
​ Fixaţi timpul când nu doriţi să vă deranjeze nimeni, organizaţi şedinţe cu propria persoană.
​ Faceţi lucruri care necesită angajamentul dvs. mental maxim în timpul zilei, când vă simţiţi cel
mai bine.
​ Odihniţi-vă în perioada când nu puteţi funcţiona în mod eficient.

21