Modalități și

abilități de
organizare a
timpului
Proiect realizat de Ilina Crina-Elena
 Introducere
Ne organizăm oare corect timpul ? Aceasta este întrebarea pe
care mulți dintre noi şi-o pun, însă nu cu toții cunoaştem răspunsul. Pentru
mulți dintre noi s-ar părea că trecem de la o criză la alta atunci când vine
vorba despre repartizarea timpului pentru îndeplinirea sau realizarea tuturor
activităților planificate. Există câteva lucruri, metode, tehnici pe care le poate
face oricine dintre noi pentru a-şi organiza timpul într-un mod mai eficace.
În primul rând, timpul reprezintă o resursă limitată deoarece nu
poate fi nici extras şi nici produs. Fiecare activitate, realizată sau care
urmează să fie realizată de către noi, necesită timp. În al doilea rând, timpul
reprezintă o resursă cu o dinamică unidirecțională adică se consumă
ireversibil şi într-un singur sens.
Organizarea eficace a timpului este o decizie conştientă, prin
care hotărâm ceea ce este important şi apoi ne planificăm timpul şi viața în
funcție de aceste aspecte. La baza acesteia stă gândirea pro-activă, în care
nu trebuie să lăsăm timpul să ne preseze. Însă, nu tot timpul putem gândi
pro-activ din cauza că apar unele lucruri care necesită să fie realizate urgent
sau este important să respectăm termenele limită în realizarea unor activități.
Numărul acestor situații poate fi redus dacă ştim cum să ne planificăm
lucrurile, activitățile în avans, fiind astfel pro-activi.
 Importanța organizării timpului
Managementul timpului reprezintă o abilitate de a
diferenția între ceea ce vrem să facem şi ceea ce trebuie să facem.
O bună organizare cere evaluarea priorităților iar prioritățile ne aduc
aminte că timpul ne limitează cu adevărat acțiunile. A face un lucru
bine este mult mai important decât a-l face perfect. La urma urmei,
iluzia că putem face ceva perfect ne împiedică pe majoritatea să
mai facem acel ceva.
Studiile în domeniul managementului timpului arată că
persoanele care eşuează în a găsi căi de a profita de plăcerile vieții
se dovedesc a fi mai puțin eficiente în mediul de muncă. Acelaşi
lucru se poate spune şi despre influența asupra noastră a muncii
pe care o realizăm. De aici reiese că la fel de important este nu
numai faptul că ne propunem să realizăm obiectivele planificate
care sunt legate de munca noastră dar şi acele obiective ce țin de
lucrurile care ne plac și care ne aduc satisfacție .
 Importanța organizării timpului
Majoritatea dintre noi suntem obligați să
facem unele lucruri contra voinței noastre şi pentru
aceasta avem nevoie de a ne organiza cât mai bine
sarcinile şi activitățile zilnice. Totuși, productivitatea
muncii noastre este mai crescută atunci când:
- suntem siguri că putem duce la bun sfârşit acea sarcină
pe care o avem de făcut;
- sarcina se realizează din plăcere și nicidecum din
obligație;
- reacționăm spontan la noi oportunități;
- nu ne gândim cum am putea să finalizăm mai repede
ceea ce am început ca să ne ocupăm de altceva;
- nu ne gândim că în locul realizării unei sarcini am putea
realiza alta.
 Modalități de organizare a timpului
1.Lista ,,To do“- cu lucruri de făcut
În această listă se indică acele activități, sarcini,
întâlniri pe care le avem de realizat .Aceste liste
pot fi elaborate anual, lunar, săptămânal sau zilnic
și îți oferă următoarele avantaje :
• Te ajută să rămâi concentrat. Principalul rol al unei
liste de sarcini este să-ți ofere claritate și direcție
• Îți poți estima mai bine timpul și resursele.Poți
prioritiza sarcinile mai importante sau solicitante
pentru perioada zilei în care ai multă energie.
• Îți dă sentimentul că progresezi și îți crește stima
de sine.
 Modalități de organizare a timpului
2. Metoda celor 4 cadrane

Această metodă presupune împărțirea sarcinilor,

activităților noastre în 4 categorii în funcție de importanța şi urgența
lor. Spre exemplu, în cadranul 1 se includ lucruri importante şi
urgente. În cadranul 2 sunt incluse lucrurile importante dar
neurgente. Aici poate fi un risc mare că aceste activități să fie
amânate deoarece nu sunt urgente astfel peste un timp ele pot ajunge
în cadranul 1, ceea ce în multe cazuri conduce la situații de stres. În
cadranul 3 sunt incluse lucrurile urgente dar neimportante. Fie că ai
să primești un mail sau trebuie să dai un telefon ,aceste lucruri sunt
urgente dar nu ajută la îndeplinirea sarcinilor cu adevărat
importante. În cadranul 4 sunt indicate lucrurile nici importante, nici
urgente.
 Modalități de organizare a timpului
1. Lucruri importante şi urgente
- Temele pentru acasă
- Pregătirile pentru un examen
- Pregătire pentru o prezentare la o
activitate organizată de școală
3. Lucruri neimportante şi urgente
- Transmiterea unor informații importante
pentru colegi,
pentru altcineva;
- Telefoane urgente etc.
2. Lucruri importante şi neurgente
- Lecturi suplimentare;
- Activități gospodăreşti
- Activități recreative
4. Lucruri neimportante şi neurgente
- Discuțiile de durată la telefon
- Navigarea pe site-urile de socializare;
- Jocurile la calculator etc.
 Modalități de organizare a timpului
3.„Mind mapping”-ul ( Harta mentală)

Este o tehnică de planificare eficientă a timpului, care permite utilizarea la maxim a puterii minții.
Mind mapping-ul cuprinde procesul de brainstorming şi un grafic pentru înregistrarea ideilor. Cu ajutorul acestor
două elemente se poate face ulterior o ierarhizare a ideilor şi se poate crea un arbore de decizie. Mind mapping-
ul foloseşte cuvinte, linii, culori, imagini şi sunete pentru a stimula activitatea cerebrală şi are următoarele
caracteristici importante:
- ideea principală este întotdeauna o imagine aşezată în centrul paginii;
- temele de bază pornesc din imaginile creionate sub forma unor brațe;
- brațele conțin un cuvânt-cheie sau o imagine-cheie cu care sunt corelate;
- subiectele mai puțin importante derivă din brațe sub forma unor brațe mai mici;
- toate brațele formează o structură interconectată.
Pentru crearea mind-mapping-ului este nevoie:
- să se folosească imagini şi culori cât mai aprinse deoarece acestea ajută la stimularea capacității vizuale şi creative
a creierului şi în acelaşi timp oferă şi o mică distracție;
- să se folosească cuvinte-cheie în locul frazelor scrise cu litere majuscule dacă se doreşte să se evidențieze ceva;
- să se folosească simboluri şi coduri;
- să se folosească săgeți pentru a arăta legăturile dintre mai multe idei;
- să se recitească „harta minții”, însă numai după ce se ia o pauză pentru a avea mintea limpede.
 Modalități de organizare a timpului
4. Sistemul ABCD

Acest sistem ajută la stabilirea priorităților. Sistemul ABCD

cuprinde toate sarcinile care pot şi trebuie să conțină o valoare A, B, C sau D.
Semnificațiile acestuia sunt următoarele :
- prioritatea de valoare A este cea care trebuie realizată cât mai urgent. Finalitatea
acesteia poate avea rezultate remarcabile. Cuvântul cheie al acestei priorități
este urgența.
- prioritățile de valoare B sunt cele care ar trebui făcute curând, acestea fiind mai
puțin importante decât cele de valoare A. Aceste priorități pot fi puse pe
aşteptare dar nu pentru prea mult timp pentru că într-un timp scurt pot ajunge la
valoarea A.
- Prioritățile de valoare C sunt cele care pot fi lăsate deoparte fără a se crea
consecințe dezastruoase. Unele priorități pot să rămână în această categorie
aproape nelimitat.
- Prioritățile de valoare D. Aceasta se referă la acele lucruri care teoretic nu sunt
neapărat necesar a fi realizate. Acestea foarte rar sunt ancorate în timp ca şi
dată limită de realizare.
 Modalități de organizare a timpului
5.Tehnica POMODORO.
Această tehnică a fost creată de către italianul Francesco Cirillo în anii ̀80 şi este
reprezentată de împărțirea timpului de lucru în intervale de 25 de minute în care se desfăşoară o
singură activitate. După aceste 25 de minute urmează 5 minute de pauză, apoi se începe al doilea
Pomodoro. Tehnica se repetă până la 4 Pomodoro complete după care urmează o pauză mai lungă,
de 20 - 30 de minute.
Această tehnică a fost folosită pentru prima dată de către Cirillo care a folosit un
cronometru de bucătărie sub forma unei roşii în moment ce realiza o activitate importantă pentru el,
de aici provenindu-i și numele. Este eficientă prin faptul că are acele pauze scurte de care uneori
avem nevoie în timp ce realizăm o activitate importantă, deoarece în timpul acestor pauze putem
observa asupra căror momente din activitatea pe care o realizăm trebuie să ne concentrăm mai mult
atenția. Pentru realizarea acestei tehnici avem nevoie de un cronometru, o foaie de hârtie şi un
creion.
Paşii necesari pentru aplicarea tehnicii Pomodoro:
- ne planificăm ce avem de făcut în ziua respectivă;
- ne estimăm, pentru fiecare activitate, un număr de x Pomodoro, în funcție de timpul pe care îl
considerăm necesar (ex.: ca să scriem un text argumentativ avem nevoie de aproximativ 50 de
minute, respectiv 2 x Pomodoro) și notăm, în dreptul fiecărei activități, numărul de Pomodoro
necesar;
Regula de aur în funcționarea eficientă a acestei tehnici constă în concentrarea pe o singură sarcină la
un moment dat. Astfel, este necesar să înlăturăm orice factor, intern sau extern, care ne-ar putea
perturba .
 Modalități de organizare a timpului
6. Tehnica „Eat the big frog first”

Încă din copilărie, când aveau unele teme mai dificile,

oamenii au învățat să amâne anumite sarcini, din diferite motive. Da,
unele activități ce trebuie realizate pot fi copleșitoare, neplăcute sau
chiar epuizante.
Există o vorbă celebră, atribuită lui Mark Twain, care spune multe
despre importanța unui time management optimizat: „Eat the big frog
first”. Mark Twain spunea că dacă ai ca sarcină să mănânci o
broască într-o zi, să o mănânci la prima oră a dimineții, iar dacă ai de
mâncat două broaște să o mănânci pe cea mai mare mai întâi.
Sarcinile neplăcute pe care oamenii au tendința să le amâne sunt
„broaștele mari”. Pentru a le îndepărta din cale și a se concentra în
restul zilei la alte sarcini, este important ca aceste sarcini să fie
finalizate în prima parte a zilei.
 Concluzie
Eficientizarea timpului este esențială
în orice profesie şi în orice domeniu de
activitate. Oricine îşi poate îmbunătăți
capacitatea de organizare a timpului,
cunoscând cât mai multe metode şi tehnici
pentru a le putea utiliza la momentul
oportun.
Vă mulțumesc pentru atenția
acordată!