31 de sfaturi pentru gestionarea

timpului

Ce înseamnă gestionarea timpului?

S-ar putea să observi oameni în jurul tău care reușesc să își rezolve toate treburile
cu brio și să rămână și cu vreme de odihnă. Cum pot să facă atât de multe într-un
timp atât de scurt? Răspunsul stă în gestionarea timpului.

Gestionarea timpului este felul în care ne organizăm și ne distribuim timpul între

activități, cu scopul de a maximiza productivitatea și îndeplini obiectivele. O bună
gestionare a timpului duce la un nivel redus de stres și o creștere în performanța
profesională și satisfacția de viață.

Persoanele cu rezultate excepționale nu se nasc productive. Mai degrabă, au

învățat și au exersat abilitățile necesare pentru a face mai multe într-un timp mai
scurt. Productivitatea nu e un talent. E o deprindere pe care fiecare dintre noi
trebuie să o dezvolte.

Este posibil (și ușor) să devii iscusit în gestionarea timpului. Există o varietate
largă de sfaturi și metode care să te ajute să faci asta, iar noi am adunat la un loc
cele mai bune 31 sfaturi ale noastre care să te ajute să obții mai mult dintr-o zi.

Planificare
Dacă începi călătoria cu un plan, vei crea o fundație solidă pentru viitoarele
obiceiuri, crescându-ți șansele de succes.

Sfatul #1: fă un audit de program

Să începem cu începutul: în primul rând, înțelege unde anume se duce timpul tău.
Deseori există o discrepanță între ce crezi că îți consumă orele și ce ți le consumă
de fapt. Asta se întâmplă pentru că oamenii tind să nu estimeze bine cât durează
diferite lucruri.
Să spunem că trebuie să scrii un email de 300 de cuvinte. S-ar putea să te gândești:
„E simplu să scrii un email. N-ar trebui să îmi ia mai mult de 5 minute.”

Totuși, e probabil să îți supraestimezi viteza și să subestimezi alte sarcini mai mici
pe care trebuie să le faci ca să îți duci obiectivul la bun sfârșit; verificarea
gramaticii, monitorizarea alegerii cuvintelor și găsirea adreselor destinatarilor pot
să adauge la timpul total. Cu aceste surplusuri, acele 5 minute se pot transforma
în 20, de 4 ori mai mult decât planul inițial.

Acum să spunem că ai această problemă pentru mai multe sarcini. Ceva ce părea
o încărcare optimă atunci când ai planificat-o e garantat să devină o listă stresantă
pe parcursul zilei. E necesar să ai o imagine realistă despre ce poți face și ce
anume îți consumă resursele. De aceea e benefic să îți faci un audit al timpului.

La finalul săptămânii, uită-te la rapoarte și evaluează timpul petrecut pe diferite

activități. Cu aceste informații, îți va fi mult mai ușor să identifici îmbunătățiri.

Sfatul #2: setează obiective realiste și prioritizează

Dacă ți-ai stabilit o încărcare prea mare, niciun instrument de gestionare a timpului
nu te va putea aduce în punctul în care să le rezolvi pe toate. În urma auditului, vei
putea vedea dacă asta e originea problemei.

Dacă consideri că obiectivele tale sunt realizabile, sari la sfatul #3. Dacă simți că
ai prea multe pe farfurie, creează o matrice Eisenhower sau folosește cele 4
principii ale managementului timpului: rezolvă, amână, deleagă sau șterge.
Ambele metode te ajută să prioritizezi împărțindu-ți sarcinile în 4 categorii:

1. Rezolvă: task-uri importante și urgente

2. Amână: task-uri importante, dar nu urgente
3. Deleagă: task-uri urgente, dar nu importante
4. Șterge: task-uri care nu sunt nici urgente, nici importante

Sfatul #3: creează o listă to-do

Poți face asta fie în prima parte a zilei, fie în ultima bucată a zilei precedente. Când
creezi această listă, asigură-te că e simplă. Să vezi liste doar pe jumătate bifate
poate fi demotivant. E mai bine să promiți mai puțin și să îți depășești așteptările.
Formulează-ți sarcinile ca și cum le-ai terminat. În loc de „trimite raportul
managerului de proiect”, scrie „raport trimis managerului de proiect”. Acest mic
truc îți va da un impuls de motivație atunci când bifezi câte un punct.

Sfatul #4: planifică-ți săptămâna duminica

Dacă începi săptămâna cu un plan, îți va fi mai ușor să te concentrezi pe prioritățile

mari. Va ajuta și la tranziția de la starea fără griji din weekend către mentalitatea
productivă de care vei avea nevoie lunea.

Împărțirea obiectivelor pe care vrei să le atingi pe parcursul săptămânii în task-

uri zilnice îți va crește șansele de reușită. Vei putea să vezi ce e nevoie să faci dintr-
o privire.

E o idee bună să îți stabilești sarcini mai puțin importante pentru vineri sau alte
momente în care ai energie redusă. Nivelurile tale de creativitate și energie vor
fluctua în timpul săptămânii. Ocupă-te de lucrurile creative și obositoare marțea și
miercurea. Stabilește întâlniri joia, când vlaga echipei începe să scadă. Folosește
vinerea și lunea pentru planificare și socializare.

Strategii și metode
Există sute de abordări diferite a producitivității personale. Știm că fiecare
funcționează diferit, de aceea o abordare prin experimentare a acestor strategii te
va ajuta să o găsești pe cea potrivită pentru tine.

Sfatul #5: termină cele mai importante și dificile sarcini primul lucru dimineața

Pentru majoritatea dintre noi, primele ore de lucru sunt cele mai productive.

În mod bizar, te poți concentra mai ușor atunci când creierul tău nu s-a trezit
complet. O minte care abia își începe activitatea are prea puțină energie ca să se
ocupe de visat cu ochii deschiși și îngrijorat cu privire la alte lucruri.

Folosește asta în avantajul tău și ocupă-te de task-urile solicitante imediat ce te

trezești.

Sfatul #6: folosește regula 80-20

Regula 80-20, cunoscută și ca principiul Pareto, a fost concepută de economistul
italian Vilfredo Pareto, care a observat că 80% dintr-un rezultat se datorează, în
general, unei părți de 20% din efort/resurse.

Profită de această informație și descoperă care activități alcătuiesc acel 20%.

Să luăm ca exemplu un proces de obținere a clienților noi. Petreci 30 de minute pe

zi dând emailuri potențialilor clienți și o ora dând mesaje și menținând contul
de social media al businessului. Un singur client vine de pe social media, în timp ce
alți 5 sunt obținuți în urma emailurilor. E clar că timpul tău e mai bine folosit scriind
emailuri, dacă scopul e să maximizezi numărul de clienți obținuți.

Dacă nu ești sigur care activități reprezintă partea eficientă de 20%, auditul de timp
îți va veni în ajutor.

Sfatul #7: profită de orele de vârf ale productivității

Ca să găsești momentul zilei în care ești cel mai productiv, împarte-ți ziua în 3-5
intervale de timp. Măsoară-ți productivitatea timp de o săptămână (poți folosi o
aplicație gratuită) și, la final, ordonează aceste intervale în funcție de
productivitate.

Odată ce identifici această informație, îți va veni mult mai ușor să planifici eficient
sarcinile pe parcursul unei săptămâni.

Sfatul #8: folosește „metoda cașcavalului elvețian”

E ușor să te simți copleșit de obiective mari. Când nu știi de unde să începi, vei fi
tentat să procrastinezi.

Metoda cașcavalului elvețian argumentează că cel mai eficient mod de a depăși

această problemă este să împarți proiectele mari în sarcini sau în intervale de timp
mici. Terminând un singur task mic sau un interval de lucru de 15 minute va face
proiectul mai puțin intimidant și treaba progresiv mai ușoară.

Trucuri
Cu toții avem nevoie de un mic avânt din când în când. Folosește-te de aceste
trucuri ca să adaugi un zvâc strategiei tale.

Sfatul #9: stabilește o limită de timp pentru task-uri

Munca se extinde să umple timpul care îi este oferit, sau cel puțin așa spune legea
lui Parkinson. Dacă aloci unei sarcini două ore în loc de una, efortul necesar ca să
o duci la bun sfârșit se va extinde să umple acele două ore.

Mai aruncă o privire la auditul programului tău și identifică task-uri care ți-au luat
mai mult decât te așteptai. Setează o limită de timp pentru ele. Făcând asta, te vei
forța să lucrezi mai concentrat și eficient. Vei reuși să eviți și riscul ca un proiect
ale cărui obiective nu sunt clar definite să se extindă mai mult decât ar trebui.

Sfatul #10: adaugă un segment pentru task-urile spontane în agendă

Indiferent cât de riguros planifici, mereu vor apărea lucruri noi pe care le rezolvi pe
parcursul unei zile. Notează-le în lista to-do și bucură-te de plusul de satisfacție de
la finalul zilei.

Duminica, uită-te peste treburile terminate săptămâna anterioară și felicită-te – îți

va crește încrederea în tine.

Sfatul #11: fii mai rapid cu o zi

Mulți considerăm că performăm cel mai eficient sub presiunea intensă a unui
deadline și amânăm sarcinile până în ziua de dinaintea lui. Cel mai adesea, însă,
nu se întâmplă așa. Proiectele tind să dureze mai mult decât am estimat inițial și
asta împiedică terminarea lor la timp.

Setează-ți un termen limită cu o zi mai devreme. Plănuiește să termini task-urile cu

o zi înainte.

Sfatul #12: nu răspunde imediat

Nu răspunde mesajelor sau emailurilor în secunda în care le primești. Ocupă-te de

emailuri și telefoane în momentele din zi în care ai mai puține lucruri pe farfurie.
Închide aplicațiile de mesagerie atunci când ai nevoie de concentrare pentru
sarcinile grele.

Sfatul #13: înainte de întâlniri, stabilește ce îți dorești de la ele

Deși necesare și importante, întâlnirile sunt o pierdere de timp binecunoscută. Cu

toții am fost într-un call pe Zoom care s-a întins mult mai mult decât necesar. Ca
să eviți acest lucru, asigură-te că ai un scop definit în minte pentru fiecare discuție.
Redactează o agendă și trimite-le-o participanților în avans.

Sfatul #14: programează-ți pauze între taskuri

Când e treaz, la fel ca în timpul somnului, creierul uman trece prin cicluri de
activitate. Acestea variază între niveluri crescute și scăzute ale vigilenței la fiecare
90 de minute. E necesar să iei o pauză cel puțin o dată la 90 de minute ca să poți
menține un nivel de productivitate crescut pe parcursul zilei.

Sfatul #15: profită de timpul în care trebuie să aștepți

Cu toții trecem prin astfel de momente: stăm la cozi, în săli de așteptare, în

aeroport, în stații de metrou, etc. Folosește acești timpi morți ca să răspunzi la
emailuri, să faci câteva exerciții de stretching, să te relaxezi sau să meditezi.

Alternativ, poți să iei cu tine o carte și să citești câteva pagini. Chiar dacă subiectul
nu e unul profesional, cititul îmbunătățește puterea de concentrare și ranforsează
conexiunile neuronale.

Instrumente de time management

Sfatul #16: folosește aplicații ca să blochezi distragerile

Folosește funcțiile de do not disturb ale computerului sau telefonului tău atunci
când lucrezi. Multe aplicații gratuite ajută la împiedicarea distragerilor care se
strecoară în momentele de concentrare.

Sfatul #17: nu ține multe aplicații deschise

Canalizează-ți atenția lucrând la un singur monitor și deschizând o singură
fereastră. Să îți închizi conexiunea la internet poate fi de ajutor, dar să nu mergem
chiar atât de departe.

Sfatul #18: organizează-ți emailul

Un inbox aglomerat mânâncă mult timp. Cel mai rapid mod de a eficientiza
comunicarea digitală e să îți organizezi inboxul.

Uite o serie de acțiuni care pot fi de folos:

• Arhivează mesajele care conțin informații importante, dar nu necesită un

răspuns imediat.
• Creează etichete practice pentru mesaje, cum ar fi „urgent”, „în așteptare”,
„necesită o acțiune”.
• Folosește filtre ca să atribui etichete automat, în baza expeditorului sau
anumitor cuvinte cheie.
• Poți să etichetezi și newsletterele automate, în baza cuvântului cheie
„dezabonare”, prezent în oricare dintre ele.
• Folosește-te de răspunsurile standard și creează șabloane pentru orice
mesaj pe care l-ai trimis de mai mult de două ori. Le poți personaliza înainte
de fiecare trimitere, dar să ai o structură generală la îndemână va face
procesul mult mai rapid.

Deprinderea abilităților de gestionare a timpului

Învățarea nu se termină niciodată, iar subiectul gestionării timpului nu face
excepție de la acest principiu. Fie că abia începi această călătorie sau te apropii
de stadiul de expert, aceste trucuri te vor ajuta în următorii pași.

Sfatul #19: transformă sistemul în obiceiuri

E necesar să formezi obiceiuri în baza ideilor de mai sus. Continuând să practici

aceste sfaturi, îți vei construi un mod de gândire orientat către productivitate.

Stabilește-ți un program pe care să-l poți menține pe termen lung (măcar o lună).
Apoi, aceste comportamente vor deveni automate. Un studiu publicat în Jurnalul
European de Psihologie Socială a demonstrat că e nevoie de mai bine de 2 luni ca
un obicei nou să devină automatism – 66 de zile, mai exact, așa că nu te descuraja
dacă va dura puțin mai mult.

Sfatul #20: renunță la obiceiurile proaste

Cel mai bun mod de a renunța la obiceiurile proaste e să începi încet. Împarte-le în
segmente mai mici și concentrează-te pe aceste micro-obiceiuri la început.
Acestea sunt mai puțin probabil să declanșeze răspunsuri de stres, ceea ce va
ușura întreruperea lor pentru corpul și mintea ta.

Sfatul #21: fără multitasking

Multitaskingul are un efect negativ asupra productivității. Studiile au arătat că

aceia care fac asta au o abilitate redusă de a rezista distragerilor și suferă un
impact asupra abilității cognitive pe termen lung.

Alege un lucru pe care să-l faci, setează un cronometru și ocupă-te doar de

acest task până îl termini sau se scurge timpul. Asta va crește atât nivelul
eficienței cât și al calității.

Sfatul #22: nu aștepta inspirația – începe acum

Unii artiști își așteaptă inspirația, unii scriitori așteaptă ca blocajul să dispară de la
sine și unii antreprenori așteaptă mediul de lucru perfect, silențios, înainte să
abordeze sarcini dificile. Dacă mereu aștepți momentul potrivit, nu vei fi pregătit
atunci când va apărea.

Inspirația și concentrarea se pot obține și prin încercarea de a munci „prin”

perioadele cu inspirație scăzută. În cuvintele artistului Chuck Close: „Inspirația e
pentru amatori, restul venim și ne apucăm de treabă.”

Sfatul #23: nu ținti perfecțiunea

„Perfect” e dușmanul binelui, spune un proverb. Când totul trebuie să fie perfect,
poate ceva să fie suficient de bun? Probabil nu. „Gata” e mai bine decât „perfect”.
Ca să devii excepțional, trebuie să eșuezi constant și să înveți din greșeli. Privește
fiecare încercare ca pe un experiment – un pas important în călătoria ta, indiferent
care e rezultatul.

Sfatul #24: nu te bloca asupra detaliilor

În loc să tolerezi perfecționismul, păstrează în minte imaginea de ansamblu.

Axează-te asupra priorităților, nu a detaliilor minuțioase. Ocupă-te de sarcinile
importante și nu te consuma cu lucrurile mărunte.

Sfatul #25: folosește-te de calendar

Un calendar e util pentru mai mult decât doar planificarea întâlnirilor. Îl poți folosi
ca să îți blochezi intervale de muncă neîntreruptă, să urmărești deadline-urile și să
adaugi automat locații pentru evenimente.

Folosirea activă a calendarului te va ajuta să îți asumi responsabilitatea pentru

timpul tău. Dacă consideri că ceva programat nu te ajută, de fapt, să-ți atingi
obiectivele într-o zi, anulează-l.

Gestionarea timpului și echilibrul muncă – viață personală

Munca și viața personală pot părea separate, dar ce se întâmplă în una dintre
acestea va avea un impact profund asupra celeilalte. Crearea unor obiceiuri de
viață sănătoase te vor ajuta să fii mai eficient la birou.

Sfatul #26: fă sport des

Activitatea fizică are un impact major asupra productivității. Participanții unui

studiu au înregistrat o creștere de 72% în cantitatea de muncă dusă la bun sfârșit
după ce au adăugat exercițiul fizic în rutina zilei de muncă.

Cercetătorii au demonstrat că sesiunile de sport scurte și intense sunt la fel de

benefice ca cele lungi. Rezervă-ți timp pentru măcar o mică rutină de exerciții în
fiecare zi.

Sfatul #27: dormi bine

Te gândești să sacrifici câteva ore de somn ca să mai câștigi niște timp la proiectul
al cărui termen limită se apropie? Recomandarea noastră ar fi să nu o faci.

Știința a demonstrat, în repetate rânduri, că să aloci din timpul de dormit către alte
proiecte are un impact negativ atât pe termen scurt cât și pe termen lung.
Persoanele obosite procrastinează mai mult și sunt distrase mai ușor. Oferă-i
creierului tău măcar 8 ore de somn pe noapte, chiar dacă încă un deadline se
apropie cu pași repezi.

Sfatul #28: stabilește timp de relaxare

Când muncim, corpurile noastre trec printr-un proces care se numește modelul
Efort-Recuperare.

Corpul răspunde la efortul necesar crescând pulsul și nivelul tensiunii arteriale,

lucru care intensifică nivelul de stres fizic.

Atunci când te relaxezi, aceste reacții fiziologice revin la nivelul de bază. În absența
perioadelor de repaos, vor exista efecte psihologice și fizice adverse.

E crucial să te deconectezi ca să îți menții sănătatea și productivitatea într-o stare

bună. Vei fi surprins de efectele pozitive pe care puțin timp petrecut în liniște le
poate avea asupra creativității.

Sfatul #29: învață să spui nu

Timpul tău e prețios. Nu-l irosi pe sarcini și proiecte care nu sunt aliniate cu
misiunea și obiectivele tale. În loc să accepți invitații și propuneri în mod automat,
spune „îmi voi verifica agenda și voi reveni”. Această simplă propoziție îți va oferi
timp să evaluezi cum se cuvine și să faci decizii înțelepte.

Sfatul #30: antrenează celalată jumătate a creierului

Hobby-urile productive angrenează părți ale creierului pe care e posibil să nu le

folosești în activitatea profesională, dar sunt importante pentru buna funcționare
a intelectului. Dezvoltându-le și pe acestea, vei putea rezolva probleme mai rapid
și vei avea mai multă creativitate la dispoziție.
În plus, să petreci timp în afara zonei de confort îți va îmbunătăți încrederea și
abilitatea de a învăța lucruri noi. Găsește o activitate productivă care îți face
plăcere și ține-te de ea o perioadă mai lungă de timp. Câteva exemple bune ar fi:
cititul, gătitul, dansatul, grădinăritul, meditația, învățarea unei noi limbi sau
voluntariatul.

Sfatul #31: distrează-te

Nu lăsa ideea că trebuie să termini toate task-urile de pe listă să te obsedeze. Cu

toții avem nevoie de un echilibru între muncă și viața personală. Să te dedici unei
agende supraîncărcate astăzi nu merită epuizarea și lipsa de productivitate pe
care le vei suferi, inevitabil, mâine.

Muncește într-un ritm constant, care ți se potrivește. Graba va reduce calitatea și

va crea stres în plus.

P.S.: șosete primite la retur, Crăciun sărbătorit în toiul verii sau căței puși cu burta
pe carte, pentru toate vă suntem recunoscători :). Poți citi mai multe în Jurnalul
Bookster pe 2022.

Traducere din limba engleză

Citește articolul original pe: toggl.com