MANAGEMENTUL TIMPULUI

Scopul general al sesiunii

Participanţii vor fi capabili să folosească

instrumente care îi pot ajuta să-şi gestioneze
eficient timpul
 De ce nu ne ajunge timpul?

 168 ore / săptămână:

 56 ore de somn
 40 ore de muncă
 72 ore de ... timp
liber?!
 Time is money
Timpul inseamna mai mult decat
bani, inseamna viata noastra

Poti oricand sa obtii mai multi

bani, dar nu poti obtine mai mult
timp.
Valoarea timpului
Pentru a înţelege cât valorează...
 UN AN- întreabă un student care a repetat un an
 O LUNÃ – întreabă o mama care a născut prematur
 O SÃPTÃMÂNÃ – întreabă editorul unui ziar
săptămânal
 O ZI – întreabă un muncitor cu ziua, care are copii
de hrănit
 O ORÃ – întreabă doi indrăgostiţi, care urmează sa
se întâlnească
 UN MINUT – întreabă o persoană care tocmai a
pierdut trenul
 O SECUNDÃ – întreabă o persoană care tocmai a
evitat un accident
 O MINISECUNDÃ – întreabă un atlet care a
câştigat medalia de argint la Olimpiadă
Legile timpului (răspundeți în %)
 - Cîte nr de telefon salvate in memoria
aparatului acesați în mod repetat și cîte
doar rareori?
 - Cîte haine din garderoba Dv le îmbrăca ți
foarte des și cîte doar foarte rar?
 - Cîte instrucțiuni pe care le dați colegilor
sau subalternilor sunt îndeplinite corect și
la timp și cîte sunt ignorate sau nu sunt
îndeplinite corect?
 Principiul Pareto
 80% din venituri sunt generate de 20% dintre
clienti;
 80% din activitatile unui proiect se realizeaza in
20% din timpul alocat proiectului.
 80% din valoarea stocurilor este detinuta in doar
20% din spatiul de depozitare;
 80% din noutăţile unui ziar stau in 20% din
spatiul ziarului;
 80% dintre decizii se iau in 20% din timpul alocat
unei şedinţe
 Principiul Pareto
 formula de maximizare a eficienței:
 identificarea acelor 20% din factorii majori
care ne asigura cea mai mare parte din
rezultate
 eliminarea a 80% din activitatea ineficienta
este un lucru dezirabil concentrarea pe
creșterea productivității și nu creșterea
efortului sau a resurselor;
 selectarea necesarului de efort în loc de
amplificarea acestuia în atingerea unor
obiective
 Principiul Pareto și
managementul timpului
 80% din rezultatele pe care le obtinem
provin din 20% din activitatile pe care le
efectuăm
 daca ți-ai făcut o listă cu 10 lucruri pe care
trebuie să le rezolvi pe parcursul unei zile,
2 dintre ele vor fi mai importante decît toate
celelalte 8 la un loc
 Aceste 2 activitati sunt activitatile de care
trebuie sa te ocupi mai intai
Matricea managementului
timpului
 Folosirea matricei managementului
timpului
Urgent Puțin urgent
FĂ ACUM PLANIFICĂ
Important

DELEAGĂ UITĂ
Putin
important
Exercitiu
Atenție! Aveti 4 secunde pentru a număra sferele
Atenție! Aveti 2 secunde pentru a număra sferele
 Care sunt beneficiile managementului bun
al timpului?

Ai mai mult timp să faci ceea

pentru ce te afli aici
Îţi creşte disponibilitatea

Îţi îmbunătăţeşte procesul

de luare a deciziilor
Îţi îmbunătăţeşte

productivitatea, eficienţa şi
eficacitatea
Minimalizează riscurile pe

care ţi le asumi
Care sunt beneficiile managementului
bun al timpului?
Te face o persoană cu care este
mai uşor de lucrat
Te face o persoană cu care este

mai uşor de trăit

Îţi îmbunătăţeşte starea sănătăţii

Te faci să te simţi mai relaxat

Îţi reduce stresul

CONDUCEREA PERSONALULUI DVS.
Delegarea

 Atribuirea membrilor
echipei Dvs. a
responsabilităţii şi
autorităţii de a
realiza sarcini, care
vă revin Dvs.
 Delegarea şi managementul timpului
Avantajele delegării

 Permite managerilor să se concentreze asupra altor

sarcini mai importante;
 Creează oportunităţi pentru decizii mult mai informate
şi mult mai rapide, ce duc la îmbunătăţirea prestării
serviciilor şi satisfacerea clienţilor;
 Motivează şi dezvoltă personalul, astfel, îmbunătăţind
întreaga organizaţie;
 Motivarea încurajează oamenii să accepte un spectru
mai larg de responsabilităţi.
 Delegarea şi managementul timpului
Cum să delegăm

De ce trebuie să ţinem cont înainte

de a delega
1. Selectarea sarcinii sau a rolului
2. Determinarea competenţelor necesare şi cui
puteţi delega
3. Pregătirea echipei dumneavoastră
 Delegarea şi managementul timpului
Cum să delegăm

Discutaţi problemele cheie cu primitorul

delegării şi cu alţii care vor fi afectaţi
 Sarcinile sau rolurile a fi delegate
 Scopul acestei delegări
 Scopul sarcinilor sau rolurilor delegate
 Rezultatele preconizate/obiectivele
 Resursele disponibile
 Delegarea şi managementul timpului
Cum să delegăm

 Proces sau procedură,

care trebuie să fie
cunoscută
 Perioada de timp
 Nivelul de autoritate şi
responsabilitate
 Susţinerea preconizată
din partea echipei
 Cei 8 „T” în delegare
 Target (Obiectiv): cel căruia îi delegi
înţelege obiectivul
sarcinii, proiectului?
Tools (Instrumente): are
instrumentele şi informaţiile
necesare pentru a realiza sarcina?
Training (Instruire): are abilităţile
potrivite pentru a realiza sarcina?
Time (Durată): dispune de suficient
timp pentru noua sarcină, pentru
încercări, greşeli, pentru a învăţa?
 Cei 8 „T” în delegare

 Truth (Adevăr): ştie cum arată

imaginea de ansamblu?
Tracking (Urmărire): îţi cere feedback
pe parcursul sarcinii să afle cum se
descurcă?
Touch (Amprenta personală): îi oferi
suport, încurajare, coaching?
Trust (Încredere): crezi că se va
descurca?
 Instrumente de planificare

Tabelul de Planificare a Acţiunilor

Scop
Obiectiv

Strategia
Activitatea Metodologia Responsibil Cadrul de Resurse
timp
1.
2.
3.
4.
5.
6.
 Instrumente de planificare

Structura de divizare a lucrului

SARCINA

Activitate Activitate Activitate Activitate Activitate Activitate Activitate

a1 a2 a3 a4 a5 a6 a7
Persoana X x x X X
A
Persoana x x X
B
Persoana X X x x x
C
Persoana x X x
D
 Instrumente de planificare

Tabelul Gantt

Săptămână 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Activitate
Elaborarea PIO X X X X
Elaborarea materialelor
de instruire
Recrutarea formatorilor
Organizarea instruirii
test
Revizuirea, finalizarea
materialelor
Şedinţa cu grupul ţintă
Etc.
___ - Legătura raportului de progres
X – ş e d in ţ e le d e e c h ip ă
 Cum să vă organizaţi pe Dvs. înşivă

 Identificaţi obiectivele
Dvs.
 Faceţi o listă a sarcinilor şi
activităţile pe care trebuie
să le efectuaţi pentru a
atinge obiectivele
 Prioritizaţi aceste sarcini şi
activităţi.
 Delegaţi sarcinile pe care
alţii pot să le facă mai bine
sau la fel de bine ca şi Dvs.
 Planificaţi utilizarea
timpului Dvs.
 Ocupaţi-vă de chestiunea
risipitorilor Dvs. de timp.
 Tendinţa de amâna
 Stabiliţi obiective realizabile
 Identificaţi sarcinile pe care aţi fi tentat să le
amânaţi
 Cântăriţi beneficiile (pentru dumneavoastră şi
ceilalţi) îndeplinirii sarcinii vs. efectele amânării
 Stabiliţi termenele limită
 Împărţiţi sarcinile în segmente cât mai mici-
tehnica elefantului
 Puneţi accentul mai degrabă pe pornirea sarcinilor
decât pe încheierea lor
 Nu trăiţi cu ideea că “lucraţi mai bine sub
presiune”.Costul amânării poate fi foarte mare
80% din sarcinile primite zilnic sunt realizabile pe
loc
 Eat That Frog!
 Dacă mâncăm o broască vie de dimineaţă, vom
putea să ne petrecem restul zilei cu satisfacţia
că acela e, probabil, cel mai rău lucru care ni se
va întâmpla pe parcursul zilei
 “Broasca” - sarcina cea mai mare, neplăcută,
importantă, amânată la nesfârşit
Lucruri broscuțe

 Ordine în baza de
date
 discuție neplăcută
 perfectarea unui
raport
 obținerea unui
certificat
 Indicii lucrurilor broscuțe

 Realizarea trezește emoții neplăcute

 Este greu să găsim un motiv pentru
entuziasm
 În mod obiectiv (deconectând emoțiile)
lucrul nu este foarte complicat
 Mănâncă zilnic câte o broscuță

 Consumul unei ”broscuțe” în fiecare

dimineață crește productivitatea
noastră cu 50%
 Planificând săptămâna alcătuiți o listă
din 10 activități ”broscuțe”
 Mâncați cel puțin una în fiecare zi
 Planificaţi utilizarea timpului Dvs.
Iniţiaţi o agendă în care să introduceţi activităţile pe care le-aţi
prioritizat. Acordaţi, de asemenea, timp şi pentru sarcinile
reactive.
Pregătiţi zilnic o listă a ‘sarcinilor ‘de făcut’ pentru acea zi.

Însemnaţi pe listă sarcinile îndeplinite, rând pe rând.

Îmbunătăţiţi-vă abilităţile de citire. Încercaţi să citiţi în mod

mai selectiv.
Programaţi-vă timp pentru a face planificarea timpului, o dată

pe săptămână
Stabiliţi termene-limită pentru toate sarcinile, în dependenţă

de faptul cât timp aveţi de gând să atribuiţi pentru îndeplinirea

fiecărei sarcini.
 Cum să organizați şedinţele

 Stabiliţi scopuri clare pentru şedinţă

 Asiguraţi participanţii cu o agendă în formă scrisă
 Limitaţi numărul celor prezenţi până la minimum
 Evitaţi să începeţi şedinţele la ore fixe
 Dacă agenda este scurtă, participanţii pot sta în
picioare
 Utilizaţi metoda mingii vorbitoare
 Cum să organizați şedinţele

 Întreprindeţi în mod regulat măsuri de verificare a

consensului
 Încercaţi metoda japoneză Nemawashi
 Încurajaţi participarea deplină
 Asiguraţi ca fiecare să fie concentrat asupra
scopului discuţiei
 Preveniţi discuţiile unu la unu
 Încheiaţi şedinţa cu o chemare la acţiune
 20 de reguli pentru un bun management
al timpului

Elaboraţi o rutină zilnică fixă; faceţi lucrurile de rutină la

ore de rutină.
Faceţi lucrurile importante când vă simţiţi în forma cea

mai bună.
Stabiliţi limite de timp şi respectaţi-le.

Niciodată nu amânaţi sarcinile neplăcute şi dificile, dacă

ele mai sunt şi importante.

Lăsaţi la o parte tot ce este neimportant.

Analizaţi întreruperile; luaţi măsuri ca să le evitaţi.

20 de reguli pentru un bun management
al timpului

Stabiliţi o oră imperturbabilă/liniştită şi faceţi-o publică.

Faceţi lucrurile rând pe rând, nu toate odată.

Planificaţi efectuarea sunetelor telefonice şi respectaţi

planul.
Înscrieţi toate ideile într-un caiet, pentru a le avea pe

toate împreună într-un singur loc.

Atunci când este posibil, finisaţi sarcina dvs.

Aranjaţi pauze la orele când nu puteţi lucra în mod

efectiv.
20 de reguli pentru un bun management
al timpului

Comunicaţi lucrurile de rutină la şedinţele de rutină.

Învăţaţi să spuneţi nu.

Faceţi lucrurile de tip similar în acelaşi timp, de ex.,

toate sunetele telefonice, unul după altul.

Efectuaţi un audit al timpului cam la fiecare perioadă

de patru luni.
Luaţi lucru pentru acasă, doar dacă intenţionaţi să-l

îndepliniţi.
Planificaţi utilizarea timpului Dvs.

Gândiţi, apoi acţionaţi.

Faceţi lucrurile în mod potrivit, nu fiţi

perfecţionist.
Stabiliţi sarcina pentru an, lună, săptămână, zi.
Ce ai lua cu tine?
Cum să mănînci un elefant

Un proiect mare este ca un elefant pe care

te chinui să-l mănînci.
În nici un caz nu trebuie să aștepți să-ți
crească gura.