TIME MANAGEMENT

De ce iti este necesar acest curs?

Managementul timpului te ajuta sa:
sa:
Prioritizezi
Delegi
Iti atingi obiectivele
Gestionezi mai bine timpul tau
Creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale
Comunici mai bine
Faci fata schimbarilor din viata ta

V-ati intrebat deseori: De ce nu sunt destule ore

intrintr-o zi?
zi?
Va simtiti adesea nemultumiti pentru ca nu
puteti finaliza sarcini importante?
importante?
V-ati uitat de multe ori la ceas pentru a constata
cu o usoara panica faptul ca este deja ora 5 dupa
amiaza si nu ati finalizat proiectul la care ati
lucrat in ziua respectiva?
Ajungeti sa lucrati pe ultima suta de metri, din
diverse motive?
V-ati spus deseori: Pur si simplu nu am destul
timp!?
timp!?

Iata si raspunsul:

Cu siguranta aveti,
aveti, chiar aceleasi
24 de ore pe care le are toata
lumea,
lumea, aceleasi 1.440 de minute.
Cu dobandim atunci
ABILITATEA DE A GESTIONA MAI BINE TIMPUL
pe care il avem?
avem?

Cuprinsul
cursului:
1. Motive pentru care nu ne
ajunge timpul
2. Planificarea
3. Instrumentele de
planificare
4. Notiuni de baza despre
planificare
a. Stabilirea
prioritatilor
b. Monitorizarea
progresului
5. Planificarea saptamanala
6. Planificarea zilnica
7. Cum pastram organizarea

1. Motive pentru care nu ne ajunge

timpul
Timpul e o resursa limitata, dar care este
la dispozitia tuturor in mod egal.
Ceea ce alegem sa facem cu orele pe care
le avem la dispozitie face insa diferenta.
diferenta
Tocmai de aceea, de multe ori, desi
suntem ocupati 24 de ore din 24,
rezultatele intarzie sa apara. Iar asta
produce nemultumire si lipsa de
satisfactie pe toate planurile.
Iata cele mai importante motive din cauza carora ramanem fara timp:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Lipsa prioritatilor
Amanarea
Simtul urgentei
Organizarea deficitara
email-ul folosit ineficient
Lipsa planificarii

2. Planificarea
Planificarea este prima etapa in cursul evenimentelor.
evenimentelor.
Sa te gandesti doar dimineata la ziua care te asteapta, in timp ce esti la
dus, nu este o metoda de planificare.
Pentru a-ti planifica ziua, trebuie ca informatiile sa fie scrise.
Planificare este foarte importanta si nu
trebuie luata ca un sinonim al lui 'a
garanta'.
Sunt cazuri in care ziua ta nu va decurge
conform planului scris, dar avand o
planificare pe post de harta a zilei, ai toate
sansele sa obtii ceea ce ti-ai propus.
Autorul Franklin Covey utilizeaza un instrument numit 'matricea timpului':
timpului'
este un patrat impartit in 4 sectiuni sau cadrane care reprezinta modul in
care alegem sa ne petrecem timpul.

Cadranul 1 cuprinde activitati care sunt

atat urgente,
urgente cat si importante.
Cadranul 2 implica activitati care sunt
importante,
importante dar nu si urgente.
urgente Adesea
aceste activitati ale cadranului 2 sunt
acele activitati importante pe care avem
mereu tendinta sa le amanam.
Planificarea, pregatirea, autoeducarea
sunt toate acivitati ce apartin
cadranului 2.

Cadranul 3 se refera la lucruri care sunt urgente, dar nu si importante. In acest cadran
se afla activitatile care par a trebui rezolvate urgent, dar care in realitate nu sunt atat
de importante.

Cadranul 4,
4 implica lucruri care nu sunt urgente, mai mult chiar, ele ar putea fi facute
atunci cand ne permite agenda, de exemplu la final de program .
Dintre aceste doua cadrane, ar fi de preferat sa ne petrecem majoritatea timpului in
cadranul 2, facand lucruri care sunt importante, dar nu si urgente. Efectul petrecerii
timpului in cadranul 2 este acela ca veti avea mai putine activitati ce tin de cadranul 1.

Planificarea incepe cu o definire clara a scopurilor pe care vrem sa

le atingem, adica a rezultatelor pe care vrem sa le obtinem.
Iata principiile de baza ale planificarii:
Definirea scopurilor
potrivite

SCOPURILE

Enumerarea activitatilor
ce trebuie facute
pentru atingerea scopurilor

Petrecerea timpului pe
activitatile importante

descriu rezultatele pe care de dorim sa le obtinem.

trebuie sa fie scrise.

scrise Ceea ce este scris este mai puternic si mai vizibil.
Acesta este si motivul pentru care avem afisate in departamente obiectivele
urmarite.

trebuie sa fie ale nostre, ale postului nostru si nu ale altora.

Daca suntem ocupati cu tot felul de activitati care nu ne apropie de
scopul propus este si responsabilitatea noastra.
Este important sa intelegem diferenta dintre urgent si important.
important
In termeni mai simpli, 'urgent'='acum' si 'important'='care te conduce la
rezultatul propus'.

3. Instrumentele de planificare
Scopul unui instrument este sa faca o activitate mai usoara.
Instrumentele pe care le putem folosi pentru a realiza o planificare:
- agenda;
- To Do List / lista de activitati zilnice;
- planificatorul/calendarul;
- biletele (post-it-uri);
- sisteme informatice (ex lotus) de gestiune a timpului, a intalnirilor.

TO DO LISTLIST-ul (lista de activitati zilnice) are menirea de a va oferi o

imagine de ansamblu asupra activitatilor pe care le aveti de facut.
Rolul este sa te ajute sa-ti stabilesti prioritatile.

Instrumentele de planificare sunt intr-adevar folositoare cand

sunt folosite intr-un mod care sa le maximizeze eficienta. Iata
trei sfaturi:
1. NotatiNotati-va ce aveti de facut in acelasi loc! Nu
utilizati si agenda si telefonul si sistemul Lotus
pentru a va planifica ziua! Puteti pastra mai usor
controlul timpului vostru daca aveti un singur
instrument de planificare.
2. Este bine sa va structurati toate documentele
din calculator pe arii cheie.
cheie Le veti gasi mai usor.
Asa cum avem bibliorafturile cu etichete, de
aceeasi culoare, la fel puteti sa va organizati si
documentele din calculator.
3. Cand luati notite. In general avem un caiet sau
o agenda in care notam la rand, pagina dupa
pagina, ce s-a intamplat la o sedinta, ce am
hotarat sa facem in proiectul x , ce ar trebui
adaugat in raportul y etc. O idee utila ar fi o
agenda cu separatoare sau un biblioraft cu
separatoare care corespunde cu ariile cheie.
In concluzie, instrumentul tau de planificare trebuie sa a iti usureze activitatea
si sa fie potrivit preferintelor tale de organizare a informatiei.

4. Notiuni de baza despre planificare

a. Stabilirea prioritatilor
Cand stabiliti ordinea prioritatilor puteti folosi adnotari de genul A, B, C sau
IMPORTANT, MAI PUTIN IMPORTANT, NEIMPORTANT. Puteti folosi si culori.
Atunci cand lucreati la agenda, notati cu A sau cu FOARTE
IMPORTANT acele sarcini pe care le considerati vitale. Sarcinile A
sunt cele care intr-adevar va ajuta sa realizeti scopurile propuse, sa
progresati, sa ajungeti intr-un alt punct. Aceste sarcini vor
demonstra imediat ca a meritat sa le alocati timpul necesar
rezolvarii lor.
Sarcinile de tip B sunt importante, ele trebuie indeplinite, dar nu isi
pierd semnificativ din valoare daca, din diverse motive, nu sunt
indeplinite astazi. Sarcinile de tip C sunt optionale.

Prioritatile sunt acele categorii de activitati care va asigura atingerea

scopurilor. Ele sunt din categoria A.
Ele trebuie sa va asigure o structurare clara si corecta a ceea ce aveti de facut
important pentru a va atinge obiectivele. Va ordonati astfel prioritatile dupa
importanta, si nu dupa urgenta.

b. Monitorizarea progresului
Dupa ce ati aranjat sarcinile in functie de prioritati, urmatorul pas este
sa le identificati, altfel spus sa monitorizati progresul.
progresul.
Trebuie sa va uitati la lista sarcinilor in orice moment al zilei si sa vedeti:
- ce s-a facut deja,
deja, ce este pe cale sa fie terminat
- ce este planificat pentru mai tarziu
- care sunt sarcinile care au fost delegate si
- care sunt cele care au fost eliminate din lista.
lista.

Daca nu puteti indeplini o sarcina in ziua in care ati planificat-o, o

mutati in lista unei alte zile. Apoi, puteti pune o sageata in dreptul
sarcinii din lista de azi pentru a vedea ca fost amanata.

5. Planificarea saptamanala
Exista 3 pasi pentru o planificare saptamanala eficienta:
eficienta:
1. Stabiliti care sunt aspectele care va intereseaza cel
mai mult.
Aceasta planificare trebuie privita ca pe o ocazie saptamanala
de a va concentra asupra lucrurilor celor mai importante din
activitate.

2. Evaluati saptamana care tocmai a trecut.

In aceasta evaluare, trebuie sa urmariti 2 lucruri: in primul
rand, actiunile in care ati avut succes, in care planificarea s-a
dovedit intr-adevar eficienta. Apoi examinati aspectele in care
nu v-ati descurcat chiar atat de bine, fiind prinsi cu lucruri mai
putin importante.

3. Ultimul pas in planificarea saptamanala este sa va

programati prioritatile.
Asadar,
Asadar, alegeti o zi in care sa va faceti agenda saptamanala,
saptamanala, preferabil in ultima zi a
saptamanii anterioare celei pentru care faceti programarea.
programarea.
De asemenea,
asemenea, aveti grija sa transformati planificarea saptamanala intrintr-un obicei.
obicei.
In mod cert acest obicei va va ajuta sa obtineti ceea ce va doriti cel mai mult.
mult.

6. Planificarea zilnica
REGULI PENTRU PLANIFICAREA ZILEI:
1. Incepeti ziua cu ceva important
2. Dati intotdeauna prioritate lucrurilor importante, nu urgente
3. Daca vreti sa castigati timp, renuntati la obiceiurile din cauza carora
timpul parca nu va mai ajunge (de exemplu: fumatul prelungit, intalniri
cu colegii pentru rezolvarea problemelor ce pot fi tratate telefonic etc.)
4. Incepeti cu lucrurile mari, pe cele mici le puteti strecura printre.

Exemple:

Intr-o sedinta este mai important sa contribui, dacat sa te concentezi

pe sarcina pe care urmeaza sa o faci.
In timp ce lucrezi la o sarcina e mai importanta sarcina, decat sa te
intrerupi citind un mail care tocmai a intrat in casuta
In timp ce lucrezi la o sarcina e mai important sa o termini, decat sa o
amani apucandu-te de alta.

Planificarea zilnica are 4 etape.

Ca actiune, ea nu ar trebui sa dureze mai mult de 10 minute pe zi, ceea ce
inseamna aprox 2% din timpul de lucru.
1. Primul pas in planificarea zilnica eficienta este revizuirea a ceea ce s-a
intamplat in ziua in curs sau in ziua precedenta.
Ce activitati ati realizat? Ce este necesar sa reprogramati?

2. Listati in mod cat se poate de realist indatoririle pentru ziua urmatoare,

sau pentru ziua in curs.

3. Dati fiecarei indatoriri o culoare sau litera, in functie de valoarea sa.

Sarcinile notate cu 'A' sunt cele mai importante (cele pe care le consideram prioritati).
Indeplinind aceste sarcini, se poate spune ca ati asigurat 'supravietuirea' job-ului. Sarcinile
notate cu 'B' sunt importante, dar nu si vitale. Sarcinile cele mai putin importante vor fi
notate cu 'C'.

4. Planificarea zilnica presupune sa stabiliti o ordine a sarcinilor.

Luati mai intai sarcinile notate cu A. Cele mai importante si urgente indatoriri din lista A ar
putea fi notate cu A1, cele mai putin urgente A2 si asa mai departe. Faceti acelasi lucru cu
sarcinile de tip B si C.

7. Cum pastram organizarea?

1. ConcentratiConcentrati-va asupra lucrurilor cu
adevarat importante!
2. OrganizatiOrganizati-va programul intrintr-un mod
realist,
realist fara prea multe sarcini pentru ziua in
curs, evitati-le pe cele neimportante, dar
care va consuma timp.
3. LasatiLasati-va mereu o ora pe zi in care sa
nu aveti nici o programare,
programare acest timp fiind
alocat lucrurilor neprevazute.
4. Clarificati scopul planificarii zilnice si al
celei saptamanale!
saptamanale!
5. Gestioneaza sarcinile mari in bucati mai
mici!
mici! Alocati in fiecare zi timp
sarcinilor importante care se finalizeaza in timp,
lucrand in mai multe etape.
6. Acordati timp planificarii in avans!
avans! Prin
aceasta planificare castigati timp si aveti
oportunitatea de a prevedea si de a fi pregatit.