Managementul timpului

Planul cursului
• Stressul. Timpul si schimbarea ca agenti stresori.
• Managementul timpului:
– Generalitati
– Factorii care influenteaza managementul timpului
– Caracteristici necesare pentru managementul eficient al timpului:
• Autodisciplina.
– Jurnalul de activitate.
– Metoda Pomodoro.
– Metoda Pareto.
– Metoda Kanban
• Perseverenta si punctualitatea
– Stabilirea obiectivelor
– Planificarea si prioritizarea activitatilor si sarcinilor
• Matricea Eisenhower
• Delegarea sarcinilor
– Concluzii. Beneficiile utilizarii eficiente a timpului
 Stressul (1)
• Stresul este parte integranta a conditiei umane si, intr-o anumită masura,
ajută la gestionarea mai buna a resurselor astfel încât să facem fata unei
anumite situatii.
• In functie de efectele sale asupra organismului, se poate vorbi de:
– Distress – este aspectul negative la care ne referim de obicei atunci
cand vorbim despre stress. In functie de durata, poate provoaca diverse
manifestari psihice si fizice care conduc la scaderea performantei.
– Eustress (conotatia pozitiva) - poate influența benefic motivația,
concentrarea si nivelul de energie. Pe termen scurt, creaza un sentiment
de entuziasm, imbunatateste performanțele și abilitățile decizionale.
• In societatea contemporana se remarca prezenta a cel putin doi factori
stresori majori:
– necesitatea continua de adaptare rapida la schimbare prin prelucrarea
volumului considerabil de informatii cu care suntem asaltati zilnic;
 Stresul (2)
– sentimentul acut al comprimarii timpului generat in buna parte si de
tehnologia in continua dezvoltare care predispune la numeroase
intreruperi in timpul desfasurarii firesti a unei activitati (apelurile
telefonice, e-mailurile, alertele si notificarile primite prin intermediul
retelelor de socializare)
• Desi sursele de stress sunt infinite, exista insa posibilitatea gruparii
acestora in 4 mari categorii.
• Astfel, conform teoriei elaborate de Karl Albrecht (lucrarea Stresul si
managerul - 1979), acesta a identificat 4 tipare de aparitie a stresului, in
functie de agentii stresori implicati:
– Stress de timp
– Stress de anticipare (lipsa de predictibilitate a unor posibile
schimbari)
– Stress de situație
– Stress de întâlnire
Manifestări ale distressului profesional

• Scaderea performantei prin:

– Pierderea interesului și motivației
– Nerealizarea sarcinilor curente
– Incapacitatea de a finaliza sarcinile în derulare
• Tensiune psihica pronunțată și constantă
• Nesiguranță și neîncredere în forțele proprii
• Atitudine evitantă atunci când profesia impune
stabilirea de contacte interumane
Stresul temporal este cel mai frecvent tip de
stress resimtit in prezent
Managementul timpului. Generalitati (1)
• ,,Timpul,, este una dintre cele mai importante resurse de care
dispunem la nivel:
– Individual (personal)
– Organizational (alaturi de resursele umane, informationale,
materiale si financiare).
• Cu toate acestea, ,,timpul,, este adesea resursa cea mai prost
gestionata.
• Managementul eficient al timpului este o premisa a succesului
deoarece:
– Timpul este o resursa limitata: 24 h / zi, 7 zile / saptamana, 52
saptamani / an
– Timpul nu poate fi oprit, conservat sau cumparat
• Abilitatea de a gestiona timpul în mod eficient face diferenta intre
eșec la succes.
 Factorii care influenteaza managementul
timpului
Factori pozitivi Factori negativi
Definirea obiectivelor Obiective neclare (sau chiar lipsa lor)
Stabilirea propritatilor Preocuparea exagerata pentru
indeplinirea perfecta a sarcinilor
Planificarea zilnica Lipsa unei discipline personale
(indecizie si amanari repetate a
sarcinilor grele sau neplacute)
Controlarea intreruperilor din timpul Intreruperi in timpul indeplinirii unei
executarii sarcinilor sarcini
Delegarea eficienta a unor sarcini Incercarea de a indeplini simultan
mai multe lucruri / sarcini
Managementul timpului in plan profesional si personal, presupune
dezvoltarea autodisciplinei, perseverenței și punctualitatii
 Cauze ale managementului ineficient al
timpului
• 1) cauzele generate de organizarea deficitară - timpii prea scurţi
alocaţi activităţilor programate, întreruperile frecvente, urgenţele
neprevăzute, nepregătirea şedinţelor / reuniunilor;
• 2) cauzele care ţin de persoana managerului – personalitatea și
modul său de a se comporta, o situaţie particulară cu care se confruntă
(oboseala, depresia, anxietate, probleme personale - preocupări
financiare sau de familie);
• 3) cauzele care ţin de angajaţi / parteneri de afaceri - lipsa de
punctualitate, prelungirea discutiilor, faptul că intervin cu o problemă
complicată şi greu de rezolvat pe moment sau prezintă informaţii
nerelevante / eronate, lipsa de competenţă şi plasarea atributiilor
proprii în responsabilitatea managerului, etc
Cauze ale irosirii timpului (″Hotii de timp″)
 AUTODISCIPLINA. JURNALUL DE
ACTIVITATE (1)
• Este important sa constientizam cum ne folosi timpul pe parcursul
unei zile.
• Un instrument important care ajuta la evidentierea modului in care ne
folosim timpul este tinerea unui jurnal de activitate in care se
noteaza:
– toate activitatile desfasurate pe parcursul unei zile
– timpul alocat fiecareia dintre aceste activitati
– starea de spirit si nivelul de energie pe care il avem atunci cand
desfasuram o activitate;
• Prin utilizarea jurnalului de activitate putem monitoriza:
– cât timp se acorda activităților importante / neimportante;
– de câte ori pe parcursul zilei suntem in “criza de timp“;
– intervalele orare în care suntem obligati sa fim mai activi;
– intervalele orare în care scade nivelul de energie;
– raportul între timpul alocat lucrului efectiv / pauzelor
AUTODISCIPLINA. JURNALUL DE ACTIVITATE (2)
• Analiza jurnalului de activitate permite eficientizarea timpul petrecut în
activitățile profesionale zilnice prin:
– Eliminarea activitatilor care nu intră in atributiile fisei postului
(supraincarcare profesionala) si a activități personale ( e-mail-uri,
timpul petrecut pe rețelele de socializare, etc);
– Programarea sarcinilor dificile pentru perioadele zilei în care suntem
mai energici, timpul necesar indeplinirii lor fiind astfel mai scurt;
– Reducerea numărul de schimbari între sarcini diferite;
– Stabilirea prioritatilor si reducerea numarului sarcinilor care trebuie
executate simultan (un volum mare de sarcini descurajeaza);
– Reducerea timpul alocat activităților neimportante din punct de
vedere profesional;
– Deleagarea unor sarcini catre alti membrii ai echipei pentru a ne
concentra pe acele activități considerate prioritare;
– Alternarea sarcinilor dificile cu cele usoare si stabilirea unui ritm
optim;
– Alternarea perioadelor de lucru efectiv cu timpul alocat pauzelor.
AUTODISCIPLINA. METODA POMODORO (1)
• Desi exista numeroase metode de organizare a timpului, unele dintre
acestea sunt mai frecvente utilizate:
– Metoda Pomodoro
– Metoda Pareto (metoda 80 / 20)
– Metoda Kanban
• Metoda Pomodoro - se referă la alternarea perioadelor in care se
lucreaza focusat (25 de minute alocate exclusive unei singure sarcini) cu
pauze de 5 minute. Se executa 3-4 astfel de cicluri dupa care se aloca o
pauza mai lunga (15-30 min)
– Pomodoro este termenul italian pentru cuvantul roșie (tomată).
Metoda a fost inventată de antreprenorul Francesco Cirillo în
perioada cand era student. El folosea un cronometru în formă de
roșie pentru a-si delimita sesiuni de lucru a câte 25 de minute.
– Metoda Pomodoro permite sa se lucreze eficient, fara epuizare de-a
lungul perioadelor de timp stabilite, cu canalizarea intregii atentii si
energii, pe o singura activitate, fara risipirea in alte indatoriri.
 AUTODISCIPLINA. METODA PARETO

• Federico Damaso Pareto (1848-1923) a fost economist ṣi

sociolog Italian care a pus bazele unei tehnici ce postuleaza
ca 80 % dintre efecte decurg din 20 % dintre cauze.
• Metoda Pareto sau principiul 80/20 se aplica in
managementul timpului asupra:
– sarcinilor: ierarhizarea sarcinilor si indeplinirea primelor
20 % dintre acestea conduce la obtinerea a 80 % dintre
obiectivele stabilite
– rezultatelor: folosind 20 % din timp se obtin 80 % din
totalul rezutatelor, restul de 20 % dintre rezultate
necesitand o perioada mult mai mare de timp – 80 %
 METODA KANBAN
• Metoda Kanban este o metodă de inspiraţie japoneză prin care se
realizeaza managementul timpului.
• Principiul metodei Kanban se poate formula astfel: încetează să
începi lucruri noi si începe să finalizezi ce ai început deja !
• Este o metoda foarte simplă dar eficienta care consta in clasificarea
activitatilor in 3 categorii si inscrierea lor pe 3 coloane:
– Activitati de facut
– Activitati in desfasurare
– Activitati finalizate
• Metoda se bazeaza pe evolutia sarcinilor de la stadiul de idee
(activitate de facut) la cea de proiect in lucru (activitate in
desfasurare) si se incheie cu cea de obiectiv indeplinit (activitate
finalizata).
• Cu ajutorul metodei Kanban asiguram fluxul activitatilor astfel încât
să ne atingem obiectivele, folosind principiul “Stop starting, start
finishing” !
Tabelul Kanban de clasificare a activitatilor in
functie de gradul lor de realizare
 PERSEVERENȚA SI
PUNCTUALITATEA

• Perseverența presupune cunoasterea obiectivului

și lucrul zilnic pentru atingerea lui, fara a-l
abandona cand nu apar rezultate imediate.
• Punctualitatea reprezinta preocuparea de a face
lucrurile la timpul stabilit.
• Atât în zona profesională, cât și în viața personală
punctualitatea ar trebui să fie obligatorie.
• Lipsa punctualitatii poate duce la pierderea
credibilitatii, respectului si increderii celorlalți
prejudicind astfel stabilirea unor relatii interumane
armonioase.
 STABILIREA OBIECTIVELOR
• Stabilirea obiectivelor este un factor care influenteaza pozitiv managementul
timpului deoarece o formulare corecta contribuie la atingerea lor.
• Ulterior stabilirii obiectivelor se intreprind toate actiunile menite atingerii lor.
• Metoda SMART ajuta la stabilirea obiectivelor realizabile care trebuie sa
fie:
– SPECIFICE: bine definite pentru a furniza directii concrete de dezvoltare;
– MASURABILE: contin date precise pentru a se putea masura progresul.
– ACCESIBILE: posibil de atins (dar si provocatoare prin efortul si riscul pe
care le implica)
– RELEVANTE: reflecta directia urmarita in cariera / viata personala.
Astfel, atentia ramane concentrata pe ceea ce este important
– TERMEN DE REALIZARE: exista termen limita pentru fiecare obiectiv
• Pasi care trebuie urmati pentru stabilirea si atingerea obiectivelor:
– Alegerea obiectivelor care motiveaza
– Listarea obiectivelor stabilite si concentrarea pe indeplinirea lor
– Stabilirea unui plan de actiune care trebuie urmat cu perseverentă
 PLANIFICAREA ȘI PRIORITIZAREA
ACTIVITĂȚILOR ȘI A SARCINILOR
• După stabilirea obiectivelor, o etapa la fel de importanta este
planificarea și prioritizarea activităților și sarcinilor.
• Ideal este sa nu incepem lucrul atata timp cat nu am intocmit liste
cu prioritati si nu avem stabilit clar ceea ce trebuie făcut.
• Planificarea și prioritizarea activităților se poate face în funcție
de mai multe criterii: urgența si importanța lor, efortul pe care il
necesita, impactul pe care il au, etc.
• Matricea prioritatilor sau matricea Eisenhower este un
instrument simplu de folosit si foarte util in prioritizarea
activitatilor.
• Aceasta tehnica a fost dezvoltata de Dwight Eisenhower, general
in armata SUA in timpul celui de-al Doilea Razboi Mondial si
ulterior cel de-al 34-lea presedinte.
 Matricea Eisenhower
• Intocmirea matricei Eisenhower se bazeaza pe clasificarea si
inscrierea sarcinilor in 4 cadrane, in functie de importanta si
urgenta lor.
• Matricea Eisenhower contribuie la depasirea tendintei
naturale de a ne concentra asupra sarcinilor urgente, dar nu si
importante.
• Matricea a fost dezvoltata personal de catre Eisenhower si a
fost testata in mod repetat intr-un cadru real, fapt care
garanteaza practicabilitatea procesului care sta la baza ei.
• Prin aplicarea strategiei Eisenhower luarea deciziilor corecte
si eficientizarea folosirii timpului sunt mult inlesnite →
diminuarea stressului
 Matricea Eisenhower. Aplicare
– Se intocmeste o lista a tuturor activitatilor si sarcinilor care trebuie
rezolvate – atat pe plan profesional cat si personal.
– Se analizeaza fiecare sarcina si se plaseaza intr-una din categoriile
mentionate (maxim 8 activitati in fiecare categorie).
• Este necesar sa se finalizeze o sarcina inainte de a adauga alta
noua intr-o anumita categorie. De asemenea, se evita amanarea
sarcinilor din lista.
– Mai intai sunt rezolvate sarcinile importante si urgente.
– Sarcinile care sunt importante, dar nu urgente trebuie planificate si
li se acorda suficient timp, astfel incat acestea sa nu devina urgente.
– Sarcinile care sunt urgente, dar nu importante pot impiedica
atingerea obiectivelor si de aceea ele pot fi delegate sau refuzate.
– Sarcinile care nu sunt nici urgente, nici importante trebuie ignorate.
Matricea Eisenhower
• Prin aplicarea strategiei Eisenhower de clasificare a sarcinilor in cele 4
cadrane (in functie de importanta si urgenta), rezulta si conduita ce trebuie
aplicata:
– Urgent și important: sarcini care trebuie rezolvate imediat;
– Urgent dar neimportant: sarcini care trebuie indeplinite imediat dar
pot fi delegate unei alte persone
– Non-urgente, dar importante: sunt sarcini care se refera in general la
programare si implica interventia managerilor.
– Non-urgent și neimportant: lucruri de ignorat sau de eliminat.
• Pentru a putea clasifica sarcinile este necesar sa putem identifica si elimina
factorii care ne distrag de la indeplinirea sarcinilor (= hotii de timp):
– Intreruperi repetate (telefoane, vizite, aparitia de sarcini noi si urgente,
etc)
– Sedinte lungi, dese si dezorganizate
– Lipsa de delegare a sarcinilor
– Imposibilitatea de a refuza (lipsa asertivitatii)
– Tv / internet / retelele de socializare
 Delegarea sarcinilor
• Delegarea sarcinilor are efecte favorabile deoarece permite:
– Economisirea timpului pentru cadrele de conducere - reduce
solicitarile asupra managerilor si creeaza timp pentru sarcinile
importante, specific manageriale.
– Utilizarea cunoștințelor și experienței angajatilor – prin delegare se
poate realiza valorificarea experienei si cunostinelor de specialitate
ale angajailor implicati.
– Perfeționarea angajailor – delegarea contribuie la dezvoltarea
competenei, încrederii în sine si initativei angajailor.
– Motivarea angajatilor – delegarea are efect pozitiv asupra satisfaciei
profesionale a angajailor.
Delegarea corecta înseamn transferul sarcinilor dar și a autoritii
împreun cu responsabilitatea. În esenta, se deleaga dreptul de a lua
decizii, si nu este vorba de transferul unor munci inferioare.
Identificarea perioadei de timp in care
productivitatea este maximă

Stabilirea unor pauze pentru

momentele în care apar
“scaderile de energie”
 Concluzii. Beneficii ale
managementului eficient al timpului

• Nedepășirea deadline-urilor
• Evitarea ″ hoților de timp ″
• Evitarea apariției distressului
• Cresterea șanselor de succes în carieră
• Creșterea timpului alocat pentru
activități personale
 REVIN CU RUGAMINTEA DE A
COMPLETA CHESTIONARUL LEGAT
DE MANAGEMENTUL TIMPULUI IN
FARMACIA DE CIRCUIT DESCHIS !

https://docs.google.com/forms/d/1G7f4HdoN5oGaGT9v0ChatoOrqNVHgf3DJGiaagw4FLI/edit

MULTUMESC !