Managementul timpului,

priorităților și stresului

Asist. Univ. Dr. Ladinia Ardeu

 Citate si proverbe despre timp
• A alege momentul, inseamna a castiga timp (Francis Bacon)
• Pune mana pe o soba fierbinte un minut si ti se va parea o
ora. Stai cu o fata frumoasa o ora si ti se va parea un minut.
Asta e relativitatea. (Albert Einstein)
• Ce a trecut a disparut, ceea ce speri este absent; doar
prezentul este al tau.(proverb arab)
• In amanare se afla primejdia (proverb persan)
• Timpul este moneda vietii tale. Este singura moneda pe care o
ai si numai tu poti hotari cum o vei cheltui. Fii atent ca nu
cumva sa-I lasi pe altii s-o cheltuie pentru tine.(Carl Sandburg)
 TIMPUL=cea mai importanta resursa
• Timpul este cea mai importanta resursa a noastra,
este cel mai valoros lucru pe care il avem. Este
perisabil, nu poate fi inlocuit si nici nu poate fi
salvat. Putem doar sa-l realocam de la activitati de o
mai mica importanta catre activitati mai
importante. Orice lucru doriti sa realizati necesita
timp. Simplul fapt de a va petrece cateva minute
gandindu-va la timpul dumneavoastra, inainte sa-l
irositi, va va ajuta sa va imbunatatiti modul in care
va folositi timpul.
Stabilirea obiectivelor in 5 domenii
importante
• Obiective financiare
• Obiective pe plan relational
• Obiective pe plan mental si
intelectual
• Obiective legate de sanatate
• Obiective pe plan spiritual
Stiluri de management al timpului

• Suportiv
• Adaptiv
• Conservator
• Autoritar
 STILUL SUPORTIV
• Are ca scop sa:
 Ii ajute pe ceilalti
 Sustina normele si valorile
 Ii sprijine pe ceilalti in atingerea obiectivelor
 Justifice calitatea de membru
 Imbunatateasca coeziunea grupului
 Aduca o contributie serioasa la activitatea echipei
• Obiective in folosirea timpului:
 Sa raspunda la toate nevoile celorlalti
 Sa invete si sa se dezvolte
 Sa contribuie la dezvoltarea celorlalti
 Sa-I ajute pe ceilalti
 STILUL ADAPTIV(VERSATIL)
• Are ca scop:
 Sa-si gaseasca locul potrivit in organizatie
 Sa-si dea seama care sunt asteptarile celorlalti
 Sa experimenteze mai multe modalitati de rezolvare a problemelor
 Sa asimileze diferite culturi
 Sa se adapteze optim la situatie
• Obiective in folosirea timpului:
 sa castige aprobarea formatorilor de opinie
 Sa mentina moralul ridicat tuturor membrilor echipei
 Sa experimenteze abordari sau idei noi
 Sa aplaneze conflictele
 Sa se faca remarcat
 STILUL CONSERVATOR
• Are ca scop :
 Sa anticipeze riscurile
 Sa standardizeze procesele
 Sa fie obiectiv
 Sa coordoneze activitati
 Sa monitorizeze activitati
 Sa previzioneze rezultate
 STILUL AUTORITAR
• Are ca scop sa:
 Obtina rezultate maxime
 Sa aiba impact maxim asupra evenimentelor
 Sa aiba initiative
 Sa intre in competitie
 Sa depaseasca toate dificultatile
 Sa se concentreze numai asupra realizarii
obiectivelor
 Ce inseamna gestionarea profesionala a
timpului
• Procesul prin care se planifica activitatea zilnica in scopul de a
valorifica la maxim timpul alocat realizarii sarcinilor ce revin
fiecaruia ca ocupant al unui post intr-o organizatie, dar si
rezolvarii problemelor personale

 De aceea trebuie sa stim cum sa prioritizam actiunile pe o

anumita perioada de timp, pornind chiar de la o banala zi.

 O persoana organizata va reusi sa-si atinga atat scopurile

personale, cat si pe cele profesionale.
De ce trebuie sa gestionam corect timpul?

• A defini si separa sarcinile domestice de cele

de la locul de munca
• A depasi obstacolele care ne impiedica sa
facem ceea ce ne dorim
• A invata cum sa programam si sa actionam in
functie de prioritati
• A indeplini sarcinile cu succes si la timp
• A scapa de tirania stresului
 Avantajele gestionarii timpului
• Stabilirea corecta a prioritatilor
• Evitarea capcanelor timpului
• Anticiparea oportunitatilor
• Libertate si control asupra psihicului personal
• Evitarea conflictelor de timp
• Evitarea vinei si a scuzelor pentru esecul anumitor actiuni
• Evaluarea progresului
• Imaginea de ansamblu
• Gestionarea corecta a resurselor
• Cresterea in cariera
• Relatii excelente in familie si societate
 Cauzele irosirii timpului sau constrangerile
timpului
• Se pot clasifica in doua mari categorii:

 Constrangeri din vina proprie

 Constrangeri din vina altora

 Brainstorming

• Cine sunt “hotii” dumneavoastra de timp?

• Cati hoti aveti in comun?

 Constrangerile din vina proprie
• Dezorganizarea sau lipsa de organizare
• Taraganarea sau tergiversarea lucrurilor
• Incapacitatea de a spune “NU”
• Discutii neproductive
• Perfectionismul inutil
• Preocuparea excesiva pentru ceea ce au altii
de facut
 Constrangerile din vina altora
• Vizitatorii nepoftiti
• Telefoanele neasteptate
• Corespondenta fara valoare
• Asteptarea directionata
• Sedinte neproductive
• Crizele si rapoartele inutile
 Principalele 15 cauze care va fac sa pierdeti
timpul
• A nu planifica ziua/perioada de munca
• A nu avea obiective clar fixate
• A nu lucra decat sub presiune/supraveghere
• A lucra cu nerabdare pentru a termina mai repede
• A amana pentru urmatoarele zice ceea ce nu va place
• Lipsa de autodisciplina
• Incercarea de a face mai multe lucruri odata
• Pregatirea exagerata inainte de a incepe o activitate
 Principalele 15 cauze care va fac sa pierdeti
timpul
• Telefoane prelungite
• Nefinalizarea actiunii incepute
• Perpetuarea unei rutine devenita ineficace
• Incapacitatea de a spune “nu” in anumite situatii
• Acceptarea tuturor vizitelor anuntate sau
neanuntate
• Discutii la o cafea
• Adoptarea unei solutii moderne fara a cerceta daca
aceasta este potrivita
LIPSA DE ORGANIZARE GENEREAZA STRES!!!

• CE ESTE STRESUL?
• Reactia oamenilor la presiunile excesive pe care
sunt nevoiti sa le suporte. Oamenii s-au obisnuit sa
traiasca sub stres si se straduiesc sa faca tot mai
multe in tot mai putin timp.

• STRESUL poate fi:

Pozitiv
Negativ
 STRESUL POZITIV
• Este acea stare care va transmite in permanenta
impulsul de a reusi sa duceti pana la capat ceea ce
ati inceput, actionand ca un factor motivational.
• Pentru aceasta trebuie sa:
Fiti suficient de motivat pentru a va ridica din pat
si a va duce la serviciu, sa simtiti ca deveniti din ce
in ce mai energic si dinamic
Obtineti performante constant ridicate folosind la
maxim calitatile dvs.native si pe cele dobandite.
 STRESUL NEGATIV
• Presiune psihica pronuntata si constanta
• Neincredere in fortele proprii
• Incapacitatea de a duce la bun sfarsit lucrurile
incepute
• Nesiguranta in tot ceea ce faceti
• Nerealizarea sarcinilor curente
• Lipsa de dinamicitate si de control asupra vietii
• Tristete cronica
• Pierderea poftei de viata
STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI

• Cauta “senzatii tari”

• Fac lucruri nechibzuite pentru a nu recunoaste ca se
simt descurajati
• Dau frau liber emotiilor
• Au izbucniri de furie sau de lacrimi, remarci agresive
care tradeaza sentimente de exasperare, agitatie,
neliniste
• Devin pasivi si lenesi
• Se retrag din toate activitatile care inainte ii interesau
 “TO DO LIST”

• Scrieti lista de lucruri pe care trebuie sa le

faceti luni, 9 septembrie

• Includeti atat atributii de serviciu, cat si

chestiuni de ordin personal (familie, prieteni,
etc)
 EXEMPLU
• Scriu raportul saptamanal Programul Lumea deschisa
• Sa telefonez la 3 judecatori
• Scanez pasapoartele celor 2 judecatori
• Elaborez si trimit la imprimare flyerele LFP
• Sedinta cu seful (30-45 minute)
• Scanez si trimit la DC scrisori de sustinere
• Gatesc pui cu busuioc, dovlecei si lamaie
• Cumpar dovlecei si busuioc
• Planific vizita la Chisinau
• Verific numarul de aplicanti LFP pe site
• Evaluare a bugetului pentru recrutare
• Elaborez raportul si chestionarul evenimentului aniversar
• Ma uit la Grey’s Anatomy
• Stabilesc programare la manichiura
• Duc incaltamintea la reparat
 Astfel putem defini elementele cheie ale
managementului timpului
• RUTINA
 Acel lucru ce trebuie realizat in mod continuu si repetat
 Rareori este urgenta si importanta
• URGENTA
 Permite prioritizarea sarcinilor
 Trebuie facuta acum sau foarte curand
 Ne guverneaza timpul si psihicul
• IMPORTANTA
 Reprezinta prioritatile noastre cheie
 Este esentiala in atingerea obiectivelor
 De regula, acestea sunt uitate si devin probleme stresante
 EXEMPLU
• Scriu raportul saptamanal Programul Lumea deschisa
• Sa telefonez la 3 judecatori
• Scanez pasapoartele celor 2 judecatori
• Elaborez si trimit la imprimare flyerele LFP
• Sedinta cu seful (30-45 minute)
• Scanez si trimit la DC scrisori de sustinere
• Gatesc pui cu busuioc, dovlecei si lamaie
• Cumpar dovlecei si busuioc
• Planific vizita la Chisinau
• Verific numarul de aplicanti LFP pe site
• Evaluare a bugetului pentru recrutare
• Elaborez raportul si chestionarul evenimentului aniversar
• Ma uit la Grey’s Anatomy
• Stabilesc programare la manichiura
• Duc incaltamintea la reparat
 Solutie
Trei cauze principale pot explica reusita dvs. in a va gestiona timpul

• Comportamentul (cei care sunt incapabili sa spuna

“NU” au o problema reala, caci vor abandona ceea ce
fac pentru a-I ajuta pe ceilalti de cele mai multe ori in
detrimentul personal)
• Buna organizare (stabiliti-va obiective clare)
• Sarcini alocate eficient (nu acceptati sa primiti de
lucru mai mult decat puteti face)
Gestionarea timpului – o chestiune de
organizare!
 Punct de plecare:
• Agenda (informatia se gaseste in acelasi loc, poate fi
usor consultata, permite o privire asupra prioritatilor
si evita supraincarcarea programului zilei respective)
• Telefoanele primite sau date trebuie sa fie scurte,
concise, mai ales daca sunt de informare sau privesc
activitati curente.
• Invatati sa spuneti “nu” (revenim mai tarziu, ce ziceti
sa programam o intalnire mai tarziu, colegul meu va
poate raspunde, etc)
 Punct de plecare:
• Nu va planificati decat 60% din zi
• Pastrati 20% pentru cazuri neprevazute si 20% pentru
creativitate
• Nu va multumiti sa rezervati timp pentru participarea la
sedinte, ci rezervati timp pentru a le pregati
• Nu supraincarcati inceputul saptamanii, repartizati-va
echilibrat activitatile
• Consemnati insemnarile in acelasi loc (agenda,
computer), evitand hartiutele colorate lipite peste tot
• Regrupati micile activitati asemanatoare
 SOLUTII
• Scriu raportul saptamanal Programul Lumea deschisa (dupa ora 14)
• Sa telefonez la 3 judecatori (deleg secretara sau trimit sms)
• Scanez pasapoartele celor 2 judecatori (deleg voluntarul)
• Elaborez si trimit la imprimare flyerele LFP (planific pentru marti)
• Sedinta cu seful (30-45 minute) (imi pregatesc agenda si ne incadram in 15 min.)
• Scanez si trimit la DC scrisori de sustinere (deleg voluntarul)
• Gatesc pui cu busuioc, dovlecei si lamaie (cum ajung acasa)
• Cumpar dovlecei si busuioc (in drum spre casa)
• Planific vizita la Chisinau (lucrez de acasa de pe calculator)
• Verific numarul de aplicanti LFP pe site (deleg secretara)
• Evaluare a bugetului pentru recrutare (deleg contabilul)
• Elaborez raportul si chestionarul evenimentului aniversar (deleg voluntarul)
• Ma uit la Grey’s Anatomy (dupa baita copilului)
• Stabilesc programare la manichiura (telefonez din masina in drum spre casa)
• Duc incaltamintea la reparat (marti dimineata)
 Planul de activitate pentru ziua de luni
• Sarcinile mele la birou:
• Scriu raportul saptamanal Programul Lumea deschisa (dupa ora 14)
• Sedinta cu seful (30-45 minute) (imi pregatesc agenda si ne incadram in 15 min.)
• Cumpar dovlecei si busuioc (in drum spre casa)
• Stabilesc programare la manichiura (telefonez din masina in drum spre casa)
• Sarcinile mele – lucru de acasa:
• Gatesc pui cu busuioc, dovlecei si lamaie (cum ajung acasa)
• Planific vizita la Chisinau (lucrez de acasa de pe calculator)
• Ma uit la Grey’s Anatomy (dupa baita copilului)
• Sarcinile delegate colegilor si subalternilor:
• Sa telefonez la 3 judecatori (deleg secretara sau trimit sms)
• Scanez pasapoartele celor 2 judecatori (deleg voluntarul)
• Scanez si trimit la DC scrisori de sustinere (deleg voluntarul)
• Verific numarul de aplicanti LFP pe site (deleg secretara)
• Evaluare a bugetului pentru recrutare (deleg contabilul)
• Elaborez raportul si chestionarul evenimentului aniversar (deleg voluntarul)
• Planificate pentru alta zi:
• Elaborez si trimit la imprimare flyerele LFP (planific pentru marti)
• Duc incaltamintea la reparat (marti dimineata)
 Activitatile cu prioritate maxima se pot
clasifica in 4 mari categorii:
• PRIORITATEA 1 – sarcinile pe care trebuie sa le
realizez personal
• PRIORITATEA 2 – sarcinile pe care ar fi bine sa
le fac eu si nu altcineva
• PRIORITATEA 3 – sarcini pe care mi-ar placea
sa le realizez
• PRIORITATEA 4 – sarcini neesentiale si pe care
le pot realiza si altii
 MATRICEA PRIORITATILOR
Urgent ne-urgent
CRIZE PLANIFICARE
PROBLEME PRESANTE PREVENIRE
PROIECTE LIMITA EXERCITIU
• Important INTALNIRI RELATII

TELEFOANE LUCRURI BANALE

VIZITATORI CARE INTRERUP VISARE CU OCHII DESCHISI
LUCRURI PRESANTE ACTIVITATI CU SCOP
PERSONAL
• neimportant
 Alte sugesti…
• Incercati sa lucrati din afara biroului, daca acest
lucru este mai eficient (nu sunteti deranjat)
• Faceti pauze regulate, dar scurte – de 10 minute –
la fiecare 50 de minute (calitatea muncii scade)
• Utilizati telefonul si email-ul pentru a nu va
deplasa in alte birouri
• Daca amanati ceva pentru maine, asigurati-va ca
va fi prioritara a doua zi
 Legile timpului
(raspundeti in %)
• Cate numere de telefon salvate in memoria aparatului
le accesati in mod regulat si cate doar rareori?

• Cate haine din garderoba dvs.le imbracati foarte des

si cate doar foarte rar?

• Cate instructiuni pe care le dati colegilor sau

subalternilor sunt indeplinite corect si la timp si cate
sunt ignorate sau nu sunt indeplinite corect?
 PRINCIPIUL LUI PARETO (80/20)
80% din efecte se datoreaza unui procent de 20% din cauze

• 80% din venituri sunt generate de 20% dintre clienti

• 80% din activitatile unui proiect se realizeaza in 20%
din timpul alocat proiectului
• 80% din valoarea stocurilor este tinuta in doar 20%
din spatiul de depozitare
• 80% din noutatile unui ziar stau in 20% din spatiul
ziarului
• 80% dintre decizii se iau in 20 % din timpul alocat
unei sedinte
 Principiul 80/20
• Formula de maximizare a eficientei
• Identificarea acelor 20% din factorii majori care ne
asigura cea mai mare parte din rezultate
• Eliminarea a 80% din activitatea ineficienta este
un lucru dezirabil
• Concentrarea pe cresterea productivitatii si nu
cresterea efortului sau a resurselor
• Selectarea necesarului de effort in loc de
amplificarea acestuia in atingerea unor obiective
Principiul Pareto si managementul timpului

• 80% din rezultatele pe care le obtinem provin

din 20% din activitatile pe care le efectuam
• Daca ti-ai facut o lista cu 10 lucruri pe care
trebuie sa le rezolvi pe parcursul unei zile, 2
dintre ele vor fi mai importante decat toate
celelalte 8 la un loc
• Aceste 2 activitati sunt activitatile de care
trebuie sa te ocupi mai intai
PLANIFICA DOAR O PARTE DIN PROGRAMUL DE
LUCRU CONFORM PRINCIPIULUI PARETO:

-Aprox. 60%: activitati planificate (planul zilnic)

-Aprox. 20%: activitati neprevazute (intreruperi, timp rapit de
altii)
-Aprox. 20%: activitati spontane si sociale (timp creativ)
 METODA ABCDE
• A – foarte importante, pe care trebuie neaparat sa le faceti (o intalnire cu
un client foarte important)
• B – importante, insa nu la fel de importante ca cele notate cu A (ar fi bine
sa le faceti. Consecintele neindeplinirii unei astfel de activitati nu sunt
chiar atat de grave).
• C – nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi placut sa le faceti,
insa care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei dvs.
(iesiti cu un coleg la o cafea)
• D – le puteti delega altor persoane (printat documente, puteti pune
secretara sa se ocupe de acest lucru)
• E – le puteti elimina din lista, fara a avea nicio consecinta asupra lucrurilor
cu adevarat importante pentru dvs.(sa urmariti un meci de fotbal –
exceptand cazul in care sunteti antrenor sau activitati in domeniul sportiv)
 METODA FORTE
• Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:
• Formuleaza lista sarcinilor zilnice!
• Observa si estimeaza timpul necesar!
• Rezerva timp pentru sarcinile neprevazute!
• Traseaza prioritatile!
• Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor!
 RECAPITULARE – 7 principii simple de
management a timpului
• Realizati in fiecare dimineata lista cu ceea ce trebuie neaparat sa faceti
• Stabiliti-va un interval orar in care nimeni, sub nicio forma, sa nu va
deranjeze – in acest interval puteti rezolva problemele cu adevarat
importante cu care va confruntati
• Luati decizia de a nu parasi o activitate pana cand aceasta nu este
finalizata
• Faceti deosebirea intre urgent si important – de cele mai multe ori,
lucrurile urgente nu sunt neaparat importante
• Includeti pe lista zilnica (sau saptamanala) activitati si actiuni pe termen
lung (legate de familie, de dvs.personal sau de sectorul non-business)
• Identificati perioada de timp in care dati randament maxim
• Transmiteti aceste principii colegilor si sefilor din firma dvs!