Planificarea si

organizarea activitatilor
Ziua ta arată aşa ?

2
 I. Responsabilitatea

II. Planificarea
• Obiective SMART
• Analize SWOT
• Diagrama GANTT
• Decizii

Agenda III. Organizarea activitatilor

• Metoda FORTE
• TO DO List
• Matricea timpului
• Priorităţi ABC
• Agenda
• Organizarea spaţiului de lucru
• Organizarea e-mailului

IV. Concluzii si recomandări

 Responsabilitatea
1. Ce am de facut?
- care sunt activitatile mele?
- de ce resurse am nevoie (informatii, persoane de legatura, consumabile,
etc)?

2. Cui raportez si ce?

- catre cine trimit rapoarte (sef direct, alti manageri ai firmei sau clienti)?
- ce rapoarte trebuie sa completez si cand trebuie sa le trimit?
- cat de complexa trebuie sa fie informatia in aceste rapoarte?

3. Cine, cum si ce decizii se iau?

- care este aria in care pot lua singura decizii?
- pentru ce actiuni trebuie sa cer aprobare?
- ce incidente raportez catre superior pt ca situatiile aparute sa fie
rezolvate in timp util?
4
PLANIFICAREA
 Planificarea

OBIECTIVE

ACTIUNI

RESURSE
 Obiectiv SMART

– Specific
– Masurabil
– Atins
– Realist
– Temporal
 Analiza SWOT
Puncte tari
(atu-uri)
Produse /servicii,
expertiză tehnologică,
forţa de muncă
specializată, recunoaşterea
care o diferenţiază de
Oportunităţi
(influenţele pozitive
din mediu)
Pieţe noi, cerere mare,
fluctuaţii de curs valutar
favorabile, subvenţii de care
am putea să beneficiem.
Puncte slabe
(deficienţele)
Echipamente, utilaje,
tehnologie, clădiri învechite,
forţa de muncă necalificată,
practici de lucru restrictive.
Ameninţări
(influenţele negative
din mediu)
Recesiune, bariere vamale,
potenţial scăzut de
diversificare, diminuarea
sectorului industrial din care
facem parte.
 Diagrama GANTT
!r Activitate Responsa Timp Resurse Obs
crt bil
Sapt 1 Sapt 2 Sapt 3

1 A Marian

2 B Alex

3 C Viorel

4 D Ioan
 Luarea deciziilor
1 2 3
Identifica Identifica Aduna
problema asteptarile Informatii

6
Alege 5 4
cea mai Evalueaza Gaseste
potrivita alternativele alternative
alternativa

Deciziile trebuie sa fie oportune si luate in timp util. Neluarea la timp a

deciziilor va duce la intarzieri, risipa de resurse, frustrare.
ORGANIZAREA
ACTIVITATILOR
Cauzele lipsei de organizare
Lipsa planificării activităţilor

Amânarea

Dezordinea la birou

Stabilirea incorectă a priorităţilor

“Rezolvatorul de probleme”

Lipsa folosirii unui instrument de

managementul timpului
 Gestionarea întreruperilor

• “Ai un minut?”
“Pot să-ţi acord acum 5 minute sau pot să vin eu
la tine peste 3 ore sa discutăm.”

• Explicaţi altora cum să îşi rezolve problemele, nu

le preluaţi voi automat dacă nu ţin direct de voi
 Metoda FORTE

♦Formulează lista activităţilor!

♦Observă şi estimează timpul necesar!
♦Rezervă timp pentru sarcinile neprevăzute!
♦Trasează priorităţile!
♦Evaluează gradul de îndeplinire a sarcinilor!
 Regula de planificare

• Planifică doar o parte din programul de lucru:

♦ aprox. 80%: activităţi planificate (planul zilnic, pauze, masa

de pranz);

♦ aprox. 20%: activităţi neprevăzute (întreruperi, timp răpit);

 TO DO List
• Instrument de planificare
simplu şi eficient
• Se folosesc versiunile
săptămânale, lunare şi
anulale
• De ce este productiv:
– Este o planificare vizuală
– Acţionează ca o reamintire a
lucrurilor de îndeplinit
– Dă direcţie
– Obţii satisfacţie atunci când tai
de pe lista activităţile realizate
 Matricea timpului (S. Covey)
Urgent Nu e urgent
Important Cadranul I Cadranul II
•Situaţii de criză •Modalităţi de prevenire
•Probleme presante •Cultivarea relaţiilor
•Proiecte cu termen fix •Planificare pe termen lung

Neimportant Cadranul III Cadranul IV

•Întreruperi, apeluri •Muncă de rutină
•Corespondenţă •Corespondenţă
•Rapoarte •Conversaţie la telefon
•Întâlniri •Timp irosit
•Probleme presante •Activităţi plăcute
 Agenda
• Agenda (clasică, Outlook, MS Schedule, etc)

• activităţile din TO DO LIST se prioritizeaza, apoi se împart pe zile şi pe

ore

• pentru fiecare activitate se specifică timpul necesar şi intervalul orar de

realizare

• se stabilesc termene-limită

• prima dată se trec în agendă datele/evenimentele fixe (date de naştere,

sărbători, cursuri, întâlniri şi şedinte deja stabilite etc.), calculând şi
timpul pt deplasare acolo unde este cazul

• se completeaza cu activitatile neprevazute, aparute de-a lungul zilei

 Agenda
• este bine să avem în vedere partea cea mai productivă din zi pt a realiza
atunci activităţile care ne cer o concentrare mai mare. Această parte
productivă din zi poate fi pt unele persoane dimineaţa, iar pt altele după-
amiaza sau seara.

• Incepeti mereu lucrul cu activitatile urgente, urmate apoi de cele

importante si la final, cele de rutina

• realizaţi o agendă FLEXIBILĂ: doar 80% din agendă să fie completată,

iar restul de 20% să rămână liberă (pt situaţiile neprevăzute etc.)

• trageti linie peste fiecare activitate realizată

• faceţi acest lucru pt 21 de zile, după care vă intră în obişnuinţă

 Organizarea spaţiului de lucru
• Regula de baza: birou trebuie sa fie organizat de astfel
inca atat tu cat si colegii, sefii sa poata gasi cu usurinta
informatiile necesare
• Tăviţele pentru documente, fiecare cu destinaţie stabilită,
cu etichete
• Bibliorafturi şi dosare
– etichete sau cod de culori,
– documentele aranjate in ordine alfabetica sau cronologica
– utilizarea indecsilor, despartitoarelor
• Calendar la zi
• Sertare
– organizarea consumabilor şi a documentelor uzuale
– separat se tin obiectele personale
• Dulap – arhivarea bibilorafturilor, dosarelor
• Un coş de gunoi
• La finalul programului de lucru lăsaţi biroul organizat
pentru a doua zi
 Organizarea lucrului pe PC
• desktopul sa fie cât mai liber (shortcut-uri de
programe)

• fişierele introduse în directoare aranjate cronologic,

alfabetic, pe domenii, cu denumiri scurte şi specifice

• folositi doar programele instalate de firma

• salvati atasamentele primite pe e-mail si faceti

mereu un back-up al mailului (arhivare)

• daca este necesar folositi parole, insa nu uitati sa le

lasati sefului la plecare in concediu
 Organizarea e-mailului
• Verifică mailul o dată la 15-20 minute, nu din minut în
minut pt a nu te intrerupe din activitate prea des

• Creează directoare cu ajutorul regulilor în funcţie de

interes: firme, departamente, persoane, proiecte,
importante, urgente, administrative

• Predefineşte una sau mai multe semnături

• Răspunde:- imediat la cele urgente,

- în max 3 ore la cele importante,
- iar la restul conform termenului limită (se
trece în planificarea zilnică)

• Deleagă mailurile la care pot răspunde şi alte persoane

 Organizarea e-mailului
• Cand raspunzi prima data la un mail incepe
mereu cu “Buna” sau “Buna ziua”

• La urmatorul reply pe acelasi mail, nu mai este

cazul sa introduci salutul

• Pastreaza un ton profesional, amabil si

respectuos

• Ofera toate informatiile necesare

• Incheie mereu mailul cu o formula: “Multumesc”,

“O zi buna”, “Weekend placut”
CONCLUZII ŞI
RECOMANDĂRI
 Recomandări – de citit

• Cum să gestionăm timpul – Tim Hindle

• One Minute Manager Meets the Monkey - Kenneth
Blanchard, Harper Collins
• Cele 7 trepte ale înţelepciunii - Stephen Covey
• Managementul timpului - Stephen Covey