Sunteți pe pagina 1din 25

Planificarea si

organizarea activitatilor
Ziua ta arată aşa ?

2
I. Responsabilitatea

II. Planificarea
• Obiective SMART
• Analize SWOT
• Diagrama GANTT
• Decizii

Agenda III. Organizarea activitatilor


• Metoda FORTE
• TO DO List
• Matricea timpului
• Priorităţi ABC
• Agenda
• Organizarea spaţiului de lucru
• Organizarea e-mailului

IV. Concluzii si recomandări


Responsabilitatea
1. Ce am de facut?
- care sunt activitatile mele?
- de ce resurse am nevoie (informatii, persoane de legatura, consumabile,
etc)?

2. Cui raportez si ce?


- catre cine trimit rapoarte (sef direct, alti manageri ai firmei sau clienti)?
- ce rapoarte trebuie sa completez si cand trebuie sa le trimit?
- cat de complexa trebuie sa fie informatia in aceste rapoarte?

3. Cine, cum si ce decizii se iau?


- care este aria in care pot lua singura decizii?
- pentru ce actiuni trebuie sa cer aprobare?
- ce incidente raportez catre superior pt ca situatiile aparute sa fie
rezolvate in timp util?
4
PLANIFICAREA
Planificarea

OBIECTIVE

ACTIUNI

RESURSE
Obiectiv SMART

– Specific
– Masurabil
– Atins
– Realist
– Temporal
Analiza SWOT

Puncte tari Puncte slabe


(atu-uri) (deficienţele)
Produse /servicii, Echipamente, utilaje,
expertiză tehnologică, tehnologie, clădiri învechite,
forţa de muncă forţa de muncă necalificată,
specializată, recunoaşterea practici de lucru restrictive.
care o diferenţiază de
Ameninţări
Oportunităţi
(influenţele negative
(influenţele pozitive din mediu)
din mediu) Recesiune, bariere vamale,
Pieţe noi, cerere mare, potenţial scăzut de
fluctuaţii de curs valutar diversificare, diminuarea
favorabile, subvenţii de care sectorului industrial din care
am putea să beneficiem. facem parte.
Diagrama GANTT
!r Activitate Responsa Timp Resurse Obs
crt bil
Sapt 1 Sapt 2 Sapt 3

1 A Marian

2 B Alex

3 C Viorel

4 D Ioan
Luarea deciziilor
1 2 3
Identifica Identifica Aduna
problema asteptarile Informatii

6
Alege 5 4
cea mai Evalueaza Gaseste
potrivita alternativele alternative
alternativa

Deciziile trebuie sa fie oportune si luate in timp util. Neluarea la timp a


deciziilor va duce la intarzieri, risipa de resurse, frustrare.
ORGANIZAREA
ACTIVITATILOR
Cauzele lipsei de organizare
Lipsa planificării activităţilor

Amânarea

Dezordinea la birou

Stabilirea incorectă a priorităţilor

“Rezolvatorul de probleme”

Lipsa folosirii unui instrument de


managementul timpului
Gestionarea întreruperilor

• “Ai un minut?”
“Pot să-ţi acord acum 5 minute sau pot să vin eu
la tine peste 3 ore sa discutăm.”

• Explicaţi altora cum să îşi rezolve problemele, nu


le preluaţi voi automat dacă nu ţin direct de voi
Metoda FORTE

♦Formulează lista activităţilor!


♦Observă şi estimează timpul necesar!
♦Rezervă timp pentru sarcinile neprevăzute!
♦Trasează priorităţile!
♦Evaluează gradul de îndeplinire a sarcinilor!
Regula de planificare

• Planifică doar o parte din programul de lucru:

♦ aprox. 80%: activităţi planificate (planul zilnic, pauze, masa


de pranz);

♦ aprox. 20%: activităţi neprevăzute (întreruperi, timp răpit);


TO DO List
• Instrument de planificare
simplu şi eficient
• Se folosesc versiunile
săptămânale, lunare şi
anulale
• De ce este productiv:
– Este o planificare vizuală
– Acţionează ca o reamintire a
lucrurilor de îndeplinit
– Dă direcţie
– Obţii satisfacţie atunci când tai
de pe lista activităţile realizate
Matricea timpului (S. Covey)
Urgent Nu e urgent
Important Cadranul I Cadranul II
•Situaţii de criză •Modalităţi de prevenire
•Probleme presante •Cultivarea relaţiilor
•Proiecte cu termen fix •Planificare pe termen lung

Neimportant Cadranul III Cadranul IV


•Întreruperi, apeluri •Muncă de rutină
•Corespondenţă •Corespondenţă
•Rapoarte •Conversaţie la telefon
•Întâlniri •Timp irosit
•Probleme presante •Activităţi plăcute
Agenda
• Agenda (clasică, Outlook, MS Schedule, etc)

• activităţile din TO DO LIST se prioritizeaza, apoi se împart pe zile şi pe


ore

• pentru fiecare activitate se specifică timpul necesar şi intervalul orar de


realizare

• se stabilesc termene-limită

• prima dată se trec în agendă datele/evenimentele fixe (date de naştere,


sărbători, cursuri, întâlniri şi şedinte deja stabilite etc.), calculând şi
timpul pt deplasare acolo unde este cazul

• se completeaza cu activitatile neprevazute, aparute de-a lungul zilei


Agenda
• este bine să avem în vedere partea cea mai productivă din zi pt a realiza
atunci activităţile care ne cer o concentrare mai mare. Această parte
productivă din zi poate fi pt unele persoane dimineaţa, iar pt altele după-
amiaza sau seara.

• Incepeti mereu lucrul cu activitatile urgente, urmate apoi de cele


importante si la final, cele de rutina

• realizaţi o agendă FLEXIBILĂ: doar 80% din agendă să fie completată,


iar restul de 20% să rămână liberă (pt situaţiile neprevăzute etc.)

• trageti linie peste fiecare activitate realizată

• faceţi acest lucru pt 21 de zile, după care vă intră în obişnuinţă


Organizarea spaţiului de lucru
• Regula de baza: birou trebuie sa fie organizat de astfel
inca atat tu cat si colegii, sefii sa poata gasi cu usurinta
informatiile necesare
• Tăviţele pentru documente, fiecare cu destinaţie stabilită,
cu etichete
• Bibliorafturi şi dosare
– etichete sau cod de culori,
– documentele aranjate in ordine alfabetica sau cronologica
– utilizarea indecsilor, despartitoarelor
• Calendar la zi
• Sertare
– organizarea consumabilor şi a documentelor uzuale
– separat se tin obiectele personale
• Dulap – arhivarea bibilorafturilor, dosarelor
• Un coş de gunoi
• La finalul programului de lucru lăsaţi biroul organizat
pentru a doua zi
Organizarea lucrului pe PC
• desktopul sa fie cât mai liber (shortcut-uri de
programe)

• fişierele introduse în directoare aranjate cronologic,


alfabetic, pe domenii, cu denumiri scurte şi specifice

• folositi doar programele instalate de firma

• salvati atasamentele primite pe e-mail si faceti


mereu un back-up al mailului (arhivare)

• daca este necesar folositi parole, insa nu uitati sa le


lasati sefului la plecare in concediu
Organizarea e-mailului
• Verifică mailul o dată la 15-20 minute, nu din minut în
minut pt a nu te intrerupe din activitate prea des

• Creează directoare cu ajutorul regulilor în funcţie de


interes: firme, departamente, persoane, proiecte,
importante, urgente, administrative

• Predefineşte una sau mai multe semnături

• Răspunde:- imediat la cele urgente,


- în max 3 ore la cele importante,
- iar la restul conform termenului limită (se
trece în planificarea zilnică)

• Deleagă mailurile la care pot răspunde şi alte persoane


Organizarea e-mailului
• Cand raspunzi prima data la un mail incepe
mereu cu “Buna” sau “Buna ziua”

• La urmatorul reply pe acelasi mail, nu mai este


cazul sa introduci salutul

• Pastreaza un ton profesional, amabil si


respectuos

• Ofera toate informatiile necesare

• Incheie mereu mailul cu o formula: “Multumesc”,


“O zi buna”, “Weekend placut”
CONCLUZII ŞI
RECOMANDĂRI
Recomandări – de citit

• Cum să gestionăm timpul – Tim Hindle


• One Minute Manager Meets the Monkey - Kenneth
Blanchard, Harper Collins
• Cele 7 trepte ale înţelepciunii - Stephen Covey
• Managementul timpului - Stephen Covey