Organizarea Timpului!

1
Care sunt factorii care vă irosesc cel mai
mult timpul?

2
 Cel mai mare risipitor al timpului
tău ...

Eşti Tu
“Ne-am întâlnit duşmanii - şi ei suntem noi…”
- Pogo
3
Esenţa organizării timpului este…

Planificarea

4
 Un scop trebuie…
► Să fie solicitant (să ne motiveze aşa încât să dăm ce
avem mai bun pentru a-l realiza)
► Să fie executabil (în caz contrar suntem descurajaţi)
► Să fie specific, măsurabil (aşa încât să ştim când l-am
atins)
► Să aibă o dată limită (pentru a-l lua în serios)
► Să fiţi hotărât asupra lui şi să fie scris (astfel încât cei
implicaţi să ştie despre ce este vorba şi să fie dedicaţi
scopului)
► Să fie flexibil (în cazul nevoii unor modificări)
5
 Urgenţa
I II
- crize - pregătire
- probleme presante - prevenire
Importanţa

- proiecte cu termene limită, - clarificarea valorilor

şedinţe, pregătiri - planificare
- clădire de relaţii
- recreare
- imputernicire
III IV
- întreruperi, unele telefoane - lucruri mărunte, de umplutură
- o parte din corespondenţă, - corespondenţă lipsită de
unele rapoarte importanţă
- unele şedinţe - unele telefoane
- multe probleme imediate, - pierderi de timp
presante - activităţi de „evadare” 6
- multe activităţi de rând
 Începe cu începutul
Scrie pe hârtie…

► Ce ai de făcut mâine
► Numerotează-le în ordinea reală a importanţei/urgenţei lor
► Mâine, începe cu sarcina nr.1: nu te opri până nu ai făcut tot ce
ţi-a stat în putinţă. Du-te apoi mai departe la sarcina nr.2… fă tot
ce poţi; sarcina nr.3 … etc.
► Dacă nu poţi termina tot ce ţi-ai propus, nu dispera …pe cele mai
importante le-ai făcut!
► Repetă acest lucru în fiecare zi lucrătoare
7
 Secretul unei bune organizări a
timpului…

Identifică prioritatea nr.1 …

Mai întâi du-o pe aceasta la
bun sfârşit.

8
 1. Planificare inadecvată
Planifică-ţi ziua… în caz contrar evenimentele/alţii o vor face în
locul tău !
 Începe cu ce e prioritar în ziua ta de lucru
 Nu după ce faci curăţenie pe biroul tău
 Nu după ce îţi verifici e-mail-ul, sau după ce citeşti ziarul, etc.

 Fă-ţi planuri zilnice tot la o săptămână

 Recomandări: Fă un plan lunar pentru următoarele 18 luni,
pentru a acapara evenimentele/sarcinile majore

9
 Planul zilnic

Luni Marti • Pregăteşte-l săptămânal;

Scupuri: Scopuri:
revizuieşte-l şi acţionează
Pregateste Cresterea vanzarilor zilnic
plan zilnic
pentru
• Scopuri: Ce trebuie să
saptamana! realizez astăzi?

0800 0800

Lucreaza la Verifica raport vanzari

planul zilnic • Programează întâlniri -
pentru dar alocă timpul necesar
saptamana
0900 0900
pentru îndeplinirea
Intalnire executiva sarcinilor!
1000 1000 10
 Beneficiile unui plan zilnic

Sporeşte simţul scopului - condus de propriile priorităţi, nu de ale
altora .


Reduce deciziile cu privire la “Ce urmează să fac?”


Măreşte productivitatea muncii, îmbunătăţeşte calitatea muncii


Îmbunătăţeşte simţul controlului în timp; mai puţine frustrări.

….CU CONDIŢIA SĂ ELABOREZI PLANUL ŞI

SĂ TE ŢII DE EL!
11
 2. Dezorganizare personală

Simptome:


Incărcarea biroului… post-its…nu găseşti hârtie
când ai nevoie… termene limită şi întâlniri ratate

Nimănui nu-i place să fie dezorganizat.

Ce să faci cu privire la această situaţie?

12
 Câteva recomandări

Ordonează-ţi biroul: aruncă, îndosariază, înapoiază … însă fă
curăţenie. Păstrează-l aşa. Fă curat la sfârşitul fiecărei zile.


Sistem integrat de scopuri / proiecte/plan zilnic. Filofax?


Sistem de îndosariere, oricât de simplu ar fi.


Toate actele folosite  dosare: Acţiune, Telefon/e-mail, Citire,
În curs de completare. Goleşte-le des! Verifică zilnic.


Nu stoca … aruncă!
13
 3. Lipsa disciplinei proprii
,,Disciplina proprie este un obicei… la fel ca şi lipsa
acesteia.”
Cum să-i faci faţă-

Verificarea stării de sănătate/ de oboseală ? Dieta; exerciţii; program de somn?

Convinge-te tu însuţi: ,,Nu voi accepta lipsa de disciplină proprie – Voi fi ordonat
şi organizat!”

Acţionează aşa cum ar acţiona o persoană disciplinată

Reîmprospătează tot timpul:

- Păstrează scopuri vizibile - Foloseşte toate uneltele disponibile

- Stabileşte-ţi tu însuţi termene limită

- Scopuri, priorităţi, planuri !
14
 4. Incapacitatea
de a spune...
4 paşi ca să spui
E greu să spunem
,NU’ oamenilor pe
care-i respectăm
Oferă alternative, dar nu te
şi care ne plac.. răzgândi!

Dorinţa de a-i mulţumi pe
alţii Dă explicaţii

Îţi place să te simţi
folositor Spune un NU politicos dar
ferm

Nu mai e nimeni disponibil
Ascultă. Asigură-te că noi
înţelegem. 15
 5. Amânarea
De ce amânăm lucrurile?

Teama de eşec

Lipsa de interes

Sensibilitate la presiuni conflictuale

Facem lucruri care ne plac, în loc să facem lucruri care
ar trebui făcute
Rezultate:
 Întârzieri, nepregătire, greşeli

16
Cum să atacăm problema amânării


Rugăciune – recunoaşterea vinei, cere ajutorul
Duhului Sfânt pentru a te ajuta să depăşeşti

Dezvoltă o atitudine de “Fă acum”

Pune termene limită pentru a începe ceva, nu
doar pentru a încheia

Gândeşte-te cum te vei simţi când vei termina!

Sărbătoreşte/ răsplăteşte-te tu însuţi când ai
terminat treaba
17
 Planul de acţiune

Identifică cei mai mari hoţi ai 
Nu te da bătut… mergi înainte.
timpului tău – Este un obicei pe care vrei să ţi-

Decide ordinea în care să îi ataci l formezi
…1 pe săptămână sau 3 pe lună?
– Verifică cum progresează

Pregăteşte-ţi planul de acţiune lucrurile după o săptămână…

Găseşte-ţi un partener, lună… 3 luni
împărtăşeşte idei, fiţi răspunzători – Sărbătoreşte!
unii altora!

18
 Sugestii de la buni organizatori ai
timpului...
 Grupează sarcinile similare
împreună
 Fixează un loc pentru fiecare
lucru iar după ce le foloseşti
pune-le la loc!
 Nu lua pauze prea des
 Când eşti ameninţat de haos,
opreşte-te… fă un pas înapoi…
restabileşte-ţi priorităţile
 Planifică în sensul invers,
pornind de la termenul limită …
păstrează ceva timp şi pentru
evenimente neprevăzute
 Rezervă-ţi timp în program
pentru familie/ personal
 Învaţă să divizezi sarcinile
majore în părţi mai mici
 Când scrii:
 Este esenţial să-ţi focalizezi
atenţia
 Când stai jos şi scrii, fixează-ţi
ca scop să termini ce ai
început
 Găseşte-ţi un loc izolat … fără
telefon, e-mail, vizitatori.
19
 Şi în final… câteva concluzii
Câteva sugestii

Nu întrerupe întâlnirile altora, chiar dacă te invită să intri!

Nu răspunde la telefon dacă eşti într-o întâlnire. Pune-l pe robot (inclusiv
telefoanele mobile)!

Când primeşti o întrebare pe e-mail, confirmă imediat chiar dacă nu ştii
răspunsul…nu lăsa fără răspuns. Oferă un răspuns complet Cât Mai Curând
Posibil.

Pe robot/voicemail, lasă un mesaj complet şi explicit, nu doar ,,Vă rog să
reveniţi.”

20