Sediu social: Iaşi, Str. Pacurari nr.

21
Tel: +40232-244.531/ +40232271614
Fax:+40232-244.536
E-mail: office@fundatiacorona.ro
FUNDAŢIA CORONA
Număr operator prelucrare date cu caracter personal 17602

PLANIFICAREA ACTIVITATII IN FIRMA

Managementul timpului

„Iubeşti viaţa? Atunci nu risipi ca un nesăbuit timpul, căci din timp este făcută viața!”
Benjamin Franklin

A. Noțiuni teoretice
Timpul este impersonal, nu este proprietatea nimănui, aparține tuturor și nu are frontiere
fizice. Este măsurabil și continuu, iar, pentru succesul unei afaceri, managementul acestuia este
de importanță vitală.

Managementul timpului înseamna controlul acestei resurse!

Managementul timpului se refera la o gamă de abilități, instrumente și tehnici utilizate pentru a

gestiona momentul în îndeplinirea sarcinilor specifice, proiectelor si obiectivelor.

Managementul timpului presupune:

• să se aloce secvențe de timp riguros calculate pentru fiecare activitate (planificarea);
• să se facă toate eforturile pentru a le respecta (organizarea);
• să se evalueze, în mod regulat, rezultatele obținute (controlul).

Managementul timpului vă ajută:

• să atingeți scopurile;
• să prioritizați;
• să vă creați o imagine de ansamblu a sarcinilor voastre;
• să vă îmbunătățiți creativitatea;
• să profitați mai mult de timpul vostru;
• să delegați;
• să vă țineți viața în echilibru;
• să faceți față schimbărilor din viața voastră;
• să creșteți calitatea vieții.

Cum se procedeaza pentru un management eficient al timpului?

• Se stabilesc obiectivele;
• Se planifică activitățile;
• Se folosesc instrumente pentru organizarea muncii, calendarul de termene, programe,
metode de prioritizare;
• Se învață din eșecuri.

Metode de planificare a activităților

 Sediu social: Iaşi, Str. Pacurari nr.21
Tel: +40232-244.531/ +40232271614
Fax:+40232-244.536
E-mail: office@fundatiacorona.ro
FUNDAŢIA CORONA
Număr operator prelucrare date cu caracter personal 17602

1. Metoda ALPEN
Metoda ALPEN înseamnă:
• Enumerarea Activităților (Brainstorming);
• Estimarea Lungimii activităților (realist, valori din experiență);
• Planifică doar 60% din timp – lasă 40% din timp rezervă pentru lucruri neprevazute;
• Ia dEcizii referitoare la priorități, reduceri, delegări;
• CoNtrol ulterior și transferarea lucrurilor nerealizate.

2. Metoda mind-mapping
Mind mapping”-ul este o tehnică de planificare a timpului, ce permite utilizarea la maxim a
puterii minţii. Mind mapping – ul cuprinde procesul de brainstorming şi un grafic pentru
înregistrarea ideilor. Cu ajutorul acestor două elemente, se poate face ulterior o ierarhizare a
ideilor şi se poate crea un arbore de decizie.
Mind mapping – ul foloseşte cuvinte, linii, culori, imagini şi sunete pentru a stimula activitatea
cerebrală şi are patru caracteristici importante:
• subiectul este reprezentat într-o imagine centrală;
• componentele principale ale proiectelor pornesc din imaginea centrală pe
căile principale;
• componentele minore sunt legate de componentele principale;
• toate ramurile sunt conectate între ele (pe baza ierahiei) formând o structură nodală
Construirea unei mind map:

1. În centru este figurată problema care trebuie rezolvată

2. Fiecare modalitate majoră de rezolvare identificată de echipă este o ramură figurată cu
o culoare diferită
 Sediu social: Iaşi, Str. Pacurari nr.21
Tel: +40232-244.531/ +40232271614
Fax:+40232-244.536
E-mail: office@fundatiacorona.ro
FUNDAŢIA CORONA
Număr operator prelucrare date cu caracter personal 17602

3. Fiecare modalitate de rezolvare se detaliază cu sub-ramuri de aceiași culoare

4. Se folosesc cuvinte scrise cu majuscule, imagini

METODE DE EFICIENTIZARE A TIMPULUI:

1. PRIORITIZAREA ACTIVITĂȚILOR
• prin metoda Covey: se grupeaza activitățile dupa importanță si urgență
Activitățile se împart în urgente și mai puțin urgente, importante și mai puțin importante
URGENT NU E URGENT
IMPORTANT I Crize II Prevenire / planificare
Probleme presante Cultivarea relațiilor
Proiecte cu termen fix Noi oportunități
NEIMPORTANT III Întreruperi, telefoane IV Munca de rutină
Corespondenta, Conversații la telefon
rapoarte Timp irosit
Întâlniri

• prin metoda ABCDE (Tracy): se stimulează efectuarea cu prioritate a acelei activități

care va aduce cele mai multe rezultate sau va avea cele mai neplăcute/grave/dureroase
consecințe dacă nu se duce la îndeplinire.
Fiecărei activități i se atribuie o literă. Semnificația acestora:
A = neapărat
B = e fi bine să
C = nu ar strica să
D = pasezi altcuiva
E = deloc
 Sediu social: Iaşi, Str. Pacurari nr.21
Tel: +40232-244.531/ +40232271614
Fax:+40232-244.536
E-mail: office@fundatiacorona.ro
FUNDAŢIA CORONA
Număr operator prelucrare date cu caracter personal 17602

• lista de priorități: cea mai simplă și în același timp cea mai folosită tehnică de
planificare a timpului; se ordonează activitățile în ordinea în care vor fi abordate într-o
zi.

• Principiul lui Pareto (Regula 80/20): PUȚINUL ESENȚIAL SI MULȚIMEA FARA VALOARE!
În aproape orice problema, „puținul” (20%) reprezintă esențialul, iar „mulțimea” (80%)
reprezintă partea mai puțin valoroasă.

Dintre toate lucrurile pe care le realizați într-o zi, doar 20% contează într-
adevar. Acele 20% produc 80% din rezultatele voastre! Identificați-le si
concentrați-vă atenția asupra lor!
Când sunteți presat de timp sau de probleme, amintiți-vă de cele 20% asupra
cărora trebuie sa va concentrați atenția!
Dacă trebuie sa renunțați la o anumită activitate într-o zi, asigurați-vă că nu
face parte din acel procent de 20% care conteaza!

2. EFICIENTIZAREA TIMPULUI

Instrumente pentru eficientizarea timpului:

• stabilirea clara a termenului;
• întocmirea listei de lucru;
• notarea în agendă;
• impunerea si respectarea termenelor limita;
• crearea unui sistem coerent;
• evitarea promisiunilor fără șanse de reușită;
• conducerea la usa a musafirilor nepoftiți care mănâncă timpul;
• aruncarea la „coșul de gunoi” a hârtiilor și a rapoartelor neimportante.

Tehnici pentru eficientizarea timpului:

• regula celor cinci minute (cinci minute pauză după jumătate de oră de activitate cresc
productivitatea)
• regula orei de liniste (ora în care se face planificarea activităților nu e întreruptă decât de
urgențe reale);
• încurajarea angajaților să ia decizii;
• explicarea clară a obiectivelor prin investirea timpului în acest sens;
• comunicarea cu vorbareții prin e-mail;
• stabilirea întâlnirilor la sfârșitul programului;
• evitarea persoanelor care ocupă mult timp.

Diagrama GANTT - ”Cum să mănanci un elefant”

"Un proiect mare este ca un elefant pe care te chinui sa-l mănânci. In nici un caz nu trebuie sa aștepți
să-ți crească gura.“

Diagrama Gantt ajută la:

• planificarea sarcinilor;
 Sediu social: Iaşi, Str. Pacurari nr.21
Tel: +40232-244.531/ +40232271614
Fax:+40232-244.536
E-mail: office@fundatiacorona.ro
FUNDAŢIA CORONA
Număr operator prelucrare date cu caracter personal 17602

• planificarea resurselor ;
• depășirea momentelor critice ale unui proiect;
• autoevaluarea permanentă pentru monitorizarea progresului făcut;
• rezolvarea interdependenței temporale a sarcinilor.

Cum se realizează o diagramă GANTT

Pentru realizarea unei diagrame GANTT, trebuie urmaţi aceşti paşi:

I. Faceţi o listă cu toate activităţile incluse în plan. Arătaţi, la fiecare sarcină în parte, când
poate începe cel mai devreme, durata estimată şi dacă este paralelă sau urmează după alta.
Dacă sarcinile sunt secvenţiale, arătaţi care sunt stadiile de care depind.
II. Notaţi pe fişă zilele sau săptămânile până la finalizarea planului.
III. Introducerea sarcinilor. Faceţi o schiţă de bază a diagramei Gantt. Inseraţi fiecare sarcină,
arătând care este prima dată la care poate începe. Desenaţi-o sub forma unei bare, a cărei
lungime reprezintă durata sarcinii. Scrieţi deasupra barelor timpul necesar ducerii la bun
sfârşit.
IV. Împărţirea activităţilor. Luaţi schiţa de bază a diagramei Gantt şi folosiţi-o pentru a planifica
activităţile. Repartizaţi-le astfel încât cele secvenţiale să se desfăşoare în ordinea necesară.
Asiguraţi-vă că activităţile care depind de altele nu încep până când celelalte nu s-au
încheiat. În timp ce stabiliţi planul, trebuie să vă asiguraţi că folosiţi resursele disponibile în
modul optim.
V. Prezentarea analizei. Ultimul stadiu al acestui proces constă în întocmirea ultimei versiuni a
diagramei Gantt. Aceasta ar trebui să conţină analiza schiţei de bază (vezi mai sus),
împărţirea activităţilor şi analiza resurselor. Acest tabel va arăta când anticipaţi că va începe
şi se va termina proiectul.

Atunci când întocmiţi o diagramă Gantt, limitaţi-vă la un număr rezonabil de sarcini (nu mai mare
de 15 sau 20), astfel încât diagrama să încapă pe o pagină. Proiectele complexe ar putea necesita
tabele subordonate, care să conţină detalii privitoare la sarcinile secundare ale uneia din sarcinile
principale. În cazul proiectelor de echipă, poate fi util să introduceţi o coloană suplimentară cu
numere sau iniţiale, pentru a-i putea identifica pe membrii echipei responsabili de o sarcină anume.

Exemplu de diagramă GANTT:

 Sediu social: Iaşi, Str. Pacurari nr.21
Tel: +40232-244.531/ +40232271614
Fax:+40232-244.536
E-mail: office@fundatiacorona.ro
FUNDAŢIA CORONA
Număr operator prelucrare date cu caracter personal 17602

Surse documentare:

Ghidul Firmei de exercitiu, cea mai buna practica, autor Bara Mariana s.a, editat de CNDIPT & Kultur
Kontakt Austria
http://www.sswm.info/content/mindmapping
http://www.dezvoltarea-carierei.com/media/files/Time_management_-curs.pdf
http://issuu.com/nataliaeleonora/docs/o_ii_4m_managementul_timpului
http://www.siphd.ro/doc/ghid/18.pdf