Evidența contabilă

Contabilitatea înregistrează, urmăreşte şi controlează numai acele laturi ale activităţii care pot
fi exprimate valoric.

Condiţiile contabilităţii:

• să fie organizată pe baza unor principii şi norme fundamentate ştiinţific,

• să fie atotcuprinzătoare incluzând toate tipurile de gestiuni,

• să asigure operativ şi eficient informaţiile necesare utilizatorilor,

• să fie simplă, clară, precisă,documentată şi precisă.

Contabilitatea înregistrează numai operaţiile economice efectuate.

Operaţiile economice se înregistrează numai pe bază de documente justificative( înregistrarile

primare din farmacie).

Contabilitatea foloseşte în principal etalonul bănesc şi numai ca o completare utilizează

etaloanele cantitative ( în contabilitatea unei farmacii se folosesc ambele etaloane).

Evidenţa la nivelul farmaciei prin sistem informaţional farmaceutic ( evidenţa

cantitativ-valorică)

Sistemul informaţional se compune dintr-un ansamblu de fluxuri informaționale de informații

economice care se obțin prin prelucrarea datelor furnizate de anumite surse și care sunt
necesare pentru organizarea, conducerea și desfășurarea activității.

Un sistem este definit ca un ansamblu de oameni, echipamente, procedee, al carui scop este de
a furniza informații necesare cunoașterii activității economice în vederea luării deciziilor.

Importanța sistemului informațional constă în faptul că organizarea și conducerea activității

economice presupune cunoașterea permanentă a stării și a funcționalității unităților
patrimoniale.

Sistemul informațional ne ajută să observăm modul de utilizare al resurselor, să sesizăm și să

observăm deficiențele existente, să punem în valoare efectele pozitive.

Sistemul informațional după etaloanele informaționale poate fi:

- cantitativ

- valoric ( exprimă activitatea în etalon bănesc ).

După sfera de cuprindere poate fi:

- sintetic ( care asigură cunoașterea generală de ansamblu a activității) și

- analitic ( care fac posibilă cunoașterea detaliată a activității).

Etalonul informațional- este o unitate de măsură folosită la măsurarea, evaluarea și

exprimarea cantitativă și valorică a patrimoniului farmaciei.

Etaloanele cantitative – servesc la exprimarea cantitativă a produselor medicamentoase,a

produselor tehnico-medicale și a altor produse existente în farmacie.

Etaloanele valorice – etalonul bănesc este un etalon informațional universal.

Cu ajutorul acestuia se stabilesc prețurile bunurilor și al serviciilor,costul salariilor. Circuitul

informațional desemnează drumul pe care îl parcurg informațiile între emițător și cel care
prelucrează informațiile și retur.

MANAGEMENTUL FINANCIAR AL FARMACIEI PUBLICE

În sens larg, succesul unei farmacii publice depinde, în mare măsură, de capacitatea de
a obține bani dintr-o varietate de surse, în cantitate suficientă, pt. a achiziționa și sprijini
resursele necesare pt. operare. Odată ce banii au fost obținuți, îi revine managerului funcția de
a-i utiliza în modul cel mai eficient, pt. a realiza obiectivele farmaciei.

Obiectivul managementului financiar este de a maximiza rata returnării investițiilor.

Un astfel de obiectiv ar putea să pară inconsistent, în raport cu responsabilitățile specialiștilor
angajați în oferta serviciilor de sănătate, însă utilizarea economică a banilor este benefică
societății, ceea ce constituie un argument demn de a fi luat în considerare.

În teorie, banii sunt în cantitate limitată, iar cererea, de obicei, depășește existentul. În
competiție pentru resursa limitată numai cei mai eficienți utilizatori ai banilor vor fi capabili
să-i obțină. Aplicând acest principiu la practica farmaceutică vom constata că numai aceia
care știu să utilizeze banii în mod eficient, sub toate aspectele, vor reuși în afacere. În oarecare
măsură, conceptul precedent este un model la scară mică, a ceea ce se produce în sistemul
economic al unei țări, unde eficiența este recompensată, iar ineficiența sancționată.

Sensul larg al managementului financiar se aplică nu numai la banii lichizi, ci și la

toate materialele și serviciile care sunt utilizate în funcționarea unei farmacii și sunt
cumpărate cu bani. Fiind dată o anumită sumă, managerul trebuie să facă toate calculele și să
ia decizii privind utilizarea banilor pentru atingerea obiectivelor propuse.

Pot apărea în aceasta privință conflicte între obiectivele de bază. De exemplu,

obiectivul maximizării returnărilor făcute pentru investiție ar puteă să contrazică obiectivul
ofertei de servicii complete, ca și în cazul în care trebuie să fie luată o decizie în legătură cu
vânzarea unui anumit vehicul farmaceutic (apa distilată, alcool etilic, glicerina). Resursele
financiare investite pentru acest scop reprezintă o utilizare eficientă a banilor, contravenind
obiectivului maximizării returnării investițiilor.
 Managementul lichidităților (bani lichizi) reprezintă numai o dimensiune a funcției
manageriale în acest domeniu. în sens larg, managementul financiar se referă, de asemenea, la
intrări și ieșiri de numerar din cadrul operațiunilor. Menținerea balanței banilor necesită
exersarea funcțiilor manageriale de planificare și control.

Bugetarea este necesară pentru a ne asigura că vor fi accesibili suficienți bani pentru a
face față unor obligații, cum ar fi: plata unor aconturi, salarii, taxe.

În înțeles mai larg, necesarul de lichidități poate fi anticipat prin analiza experienței trecute,
combinată cu proiectarea operațiilor viitoare.

Intrarea de lichidități poate fi apreciată în același mod. Compararea veniturilor cu

cheltuielile are o semnificație mai mult decât teoretica: balanțele, atât cele excesive, cât și cele
deficitare, pot avea consecințe nefaste.

Managerul farmaciei, trebuie să fie capabil să controleze fluxul banilor. Buna

administrare a creditelor și a procedeelor de colectare poate crește intrările. O bună planificare
a achiziționării de inventar poate exercita un control asupra desfășurării acestor obiective.
Managerul poate lua decizii asupra achiziționării unor mijloace fixe și echipament, care
necesită ieșiri de lichidități, fie de suma totală, fie în rate. Dependent de planurile de
perspectivă, pentru circulația banilor, managerul poate hotărî dacă să procedeze sau nu la
achiziția respectivă. Din acest punct de vedere ar trebui să fie cunoscute intrările pe o
perioadă de timp și să fie luate în considerare obligațiile stabilite pentru aceeași perioadă.

Dacă balanța este stabilă, atunci banii vor reprezenta lichidități disponibile pentru
cheltuieli.

Dacă rezultă un bilanț negativ, atunci este de competența managerului de a căuta să crească
intrările sau să scadă ieșirile, pentru a stabiliza balanța. În timpul perioadelor de lipsă de bani,
managementul ar putea fi solicitat să obțină fonduri adiționale, prin economisire.

Cunoașterea acestor surse de fonduri este necesară pentru un bun management al banilor.

OPERAȚII ECONOMICE DIN CADRUL ACTIVITĂȚII UNEI FARMACII

- intrări de medicamente

- ieșiri de medicamente

- inventarierea

- mișcarea de numerar

- gestiunea ambalejelor

- evidența eliberărilor

- înregistrarea facturilor, NIR (Nota Intrare- Recepție).

GESTIUNEA FARMACEUTICĂ- reprezintă totalitatea operațiilor în legătură cu
manipularea mijloacelor materiale și bănești în decursul unui an sau în perioada de
funcționare a unui gestionar.

În farmacie, gestiunea este:

- a produselor farmaceutice – gestiunea se ține valoric și cantitativ atât la farmaciile cu

circuit deschis cât și la farmaciile cu circuit închis.

Se referă la intrarea produselor farmaceutice, la depozitarea, păstrarea, conservarea,

elaborarea și eliberarea lor.

Această formă de gestiune nu scutește pe farmacistul gestionar, de răspundere materială legată

de integritatea calitativă și cantitativă.

Verificarea integrității gestiunii se face prin inventariere și controlul actelor de gestiune.

În funcție de modul de organizare, răspunderea materială este comună. Evidența se ține pe

computer.

Când se predă o gestiune este necesară o dispoziție scrisă din partea conducătorului societății,
pe baza căreia se face inventarierea bunurilor, se întocmește un proces verbal de predare-
primire care va cuprinde și arhiva farmaciei.

Înainte de operația de inventariere, farmacistul care predă gestiunea, trebuie să dea o

declarație din care să rezulte dacă au sau nu:

• bani încasați din vânzare,

• bunuri în afara farmaciei,

• plusuri sau minusuri în farmacie,

• bunuri nerecepționate,

• facturi neexpediate,

• bunuri neluate în evidență.

Predarea și primirea se face atât calitativ cât și cantitativ.

Operația se consideră încheiată numai prin verificarea calitativă a unor bunuri din farmacie
(se iau 10 probe de substanță care se controlează calitativ și cantitativ).

Activitatea de predare- primire se face pe baza unui proces verbal semnat de comisia de
inventariere și în care se semnează amănunțit rezultatul inventarierii.

Referitor la drepturile și obligațiile farmacistului gestionar în ceea ce privește PRIMIREA,

PĂSTRAREA și ELIBERAREA medicamentelor:
* la primirea gestiunii farmacistul trebuie să numere, să cântărească , să verifice calitativ și
cantitativ gestiunea primită și să semneze de primire și recepție. Să consemneze în acte,
eventuale nepotriviri între bunurile primite și actele însoțitoare.

PRIMIREA de bunuri(medicamente) trebuie înregistrată în aceeași zi în raportul de gestiune.

PĂSTRAREA bunurilor(medicamentelor), managerul trebuie să gestioneze bunurile, conform

normelor în vigoare, va preveni sustragerile, degradările de medicamente prin urmărirea
termenelor de valabilitate și asigurarea condițiilor de stocare. Se vor separa produsele
inflamabile.

ELIBERAREA medicamentelor se efectuează conform documentelor de eliberare

(rețetă,factură, NIR). Eliberările de medicamente se consemnează în documentele de gestiune,
zilnic.

- a banilor – se înregistrează în cadrul farmaciei cu circuit deschis, în cadrul operațiilor

de vânzare când au loc:

• mișcări de numerar

• plăți

• depuneri de bani

Aceaste operații se înscriu zilnic în registrul de casă, care se referă strict la gestiunea
bănească, registrul este paginat, parafat și semnat.

Gestiunea bănească se înregistrează și în computer la care este atașată casa de marcat.

- a materialelor consumabile

- a bunurilor de inventar

- a registrelor si formularelor cu regim special – în vederea urmăririi în bune condiții a

activității și a unei corecte gestionări, în farmacie trebuie să existe evidențe corespunzătoare
care să reflecte activitatea tehnico-economică și administrativă.

Evidențele sunt: registrul de copiere a rețetelor magistrale, registrul pentru stupefiante,

registrul pentru toxice, carnetul pentru elaborări, condică pentru evidența produselor cu
termene de valabilitate, inventarul mijloacelor fixe și al obiectelor de inventar, condică pentru
sugestii și sesizări, registrul unic de control, registrul de casă, borderou vânzare-încasare-
monetare, jurnal pentru vânzări, registrul inventar, dosare pentru contractile de muncă ale
personalului, dosare cu statele de salarii, dosar pentru evidența actelor cu regim special,
bilanțuri pentru Camera de Comerț, fișe fiscale anuale, dosar cu legi, hotărâri, ordonanțe,
dosar cu contracte pentru CASS, dosar cu corespondențe, dosar cu actele societății –
FARMACIEI, dosar cu autorizațiile farmaciei, inventarele farmaciei, dosare contabile lunare,
dosare cu instrucțiuni și fișe personale pentru PSI și Protecția Muncii.
- a MEDICAMENTELOR STUPEFIANTE și TOXICE – este o evidență atât valorică cât
și cantitativă. Păstrarea și depozitarea în farmacie se face la Venena, dulap încuiat și etichetat
cu cap de mort, responsabil fiind farmacistul manager.

Documentele: factura, rețeta cu timbru sec, procesele verbale, evidența intrărilor și ieșirilor se
face valoric în raportul de gestiune și de asemenea se ține pe un registru separat(registrul
pentru toxice și stupefiante).

În registru se trece :

*cantitatea de medicament imediat ce a intrat în farmacie, calculând și

* stocul de medicamente. Cantitățile se scriu în cifre și litere.

- a AMBALAJELOR – ambalaj – material de protecție, de împachetare a

medicamentelor pe timpul transportului, de păstrare și uneori pentru desfacerea către pacient.

Funcțiile ambalajului - de PROTEJARE și ASIGURARE a integrității medicamentelor de la

producător la beneficiar( la locul de consum)

- de PROMOVARE