1.

1Descrieți caracteristicile diferitelor tipuri de întâlniri (Aceasta ar trebui să

includă întâlniri formale sau informale, interne și conferințe)

O întâlnire formală este o adunare pre-planificată a două sau mai multe

persoane care s-au adunat în scopul atingerii unui scop comun prin interacțiune
verbală. Reuniunile formale se caracterizează prin subiectele lor prestabilite,
printr-un set de obiective și prin înștiințări oficiale. Aceste reuniuni au loc la o
anumită oră, într-un loc definit și în conformitate cu o agendă convenită.
Reuniunile formale sunt de obicei conduse de un președinte, discuțiile și
acordurile fiind înregistrate într-o formă scrisă cunoscută sub numele de proces-
verbal.

Scopul unei întâlniri formale este de a discuta lista subiectelor predeterminate și

de a aborda setul de obiective și de a lua decizii referitoare la acestea.

De exemplu: O dată pe lună în cabinetul nostru organizăm o întâlnire cu tot

personalul nostru.

În timpul zilelor pregătesc subiecte despre ceea ce trebuie să discut.

Un e-mail este trimis întregului personal pentru a-i informa despre ora și ziua
când vom avea întâlnirea . Aștept ca toată lumea să confirme atunci.

În timpul zilei, toată lumea vorbește liber și dacă au idei noi, preocupări,
probleme etc., vom asculta pe toată lumea și vom lua în considerare și acțiune.

O întâlnire informală este o întâlnire care este mult mai puțin planificată și
reglementată decât o întâlnire formală de afaceri și, prin urmare, îi lipsesc multe
dintre caracteristicile definitorii ale unei întâlniri formale de afaceri, cum ar fi
procesele-verbale, un președinte și o agendă stabilită. Aceste întâlniri informale
sunt mult mai probabil să aibă loc într-un cadru casual, cum ar fi un restaurant
sau o cafenea, sau la unul dintre birourile participantului, mai degrabă decât să
aibă loc într-o sală de consiliu.

Întâlnirile informale sunt ca un antrenor care are o discuție rapidă și oportună cu

un jucător în timpul perioadei de nejoc despre probleme generale care pot sau
nu să se refere direct la sport, dar sunt foarte relevante pentru jucător sau
antrenor.

Uneori vorbesc cu una dintre asistente cu privire la o problemă, cum ar fi

autoclava, orarul sau salariul.
1.2Descrieți diferitele modalități de furnizare a sprijinului administrativ pentru
reuniuni

În general, există de obicei o echipă de asistenți care lucrează împreună

pentru a se asigura că întâlnirile și evenimentele administrative se desfășoară
fără probleme.
Deschiderea și sortarea corespondenței, verificarea apelurilor și e-mailurilor
primite și stabilirea întâlnirilor cu personalul.

Efectuați o varietate de funcții de gestionare a datelor, inclusiv gestionarea

înregistrărilor pe hârtie și electronice, configurarea și gestionarea foilor de
calcul și a bazelor de date, producerea de rapoarte, compilarea informațiilor
și, uneori, analizarea rezultatelor.

Coordonarea orelor de întâlnire, programarea facilităților sălii de conferințe,

rezervarea locațiilor de întâlnire în afara locației, trimiterea invitațiilor,
crearea și distribuirea agendei și aranjarea serviciului de alimente și băuturi.
Planificarea călătoriilor în numele directorilor companiei este o parte
importantă a multor locuri de muncă de sprijin administrativ

1.3 Explicați pașii implicați în organizarea întâlnirilor

Clarificați scopul și obiectivele

Crearea unei agende
Programați întâlnirea
Postați și trimiteți agenda
Difuzarea informațiilor justificative
Faceți aranjamente de cameră
Aranjați înregistratorul