Uvos 01

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Modul: Managementul eficient al şedinţelor

Unitate: Planificarea şi pregătirea şedinţelor
Modul în care se desfăşoară o anumită şedinţă depinde, în primul rând,

de scopul acesteia şi de tipul ei (de exemplu, dacă este vorba de o
şedinţă periodică a angajaţilor, o şedinţă la care se abordează anumite
planuri, se rezolvă anumite probleme etc.). Managementul şedinţelor
include un set de cunoştinţe şi aptitudini la care managerii deseori nu
acordă suficientă atenţie. Cea mai importantă caracteristică a
şedinţelor, care deseori este uitată fără niciun motiv concret, se
reflectă asupra faptului că şedinţele sunt extrem de costisitoare.
Această afirmaţie vă poate părea la prima vedere ca una exagerată,
însă este suficient să vă gândiţi doar la orele petrecute la şedinţe
inutile şi ineficiente în cariera voastră. Înmulţiţi numărul de ore
petrecute la şedinţe cu preţul orei de muncă şi cu numărul de
persoane care au participat la şedinţe şi veţi ajunge foarte uşor la
preţul real al şedinţelor inutile. Deci, după cum putem vedea,
gestionarea eficientă a şedinţelor este un aspect căruia fiecare
organizaţie trebuie să-i dedice o deosebită atenţie.
Alegerea participanţilor
Decizia cu privire la participanţii unei anumite şedinţe depinde, în

primul rând, de ceea ce vrem să obţinem prin organizarea şedinţei
respective. Uneori, scopul şedinţei este atât de evident, încât nu este
necesar a-l evidenţia, dar, totuşi, este pur şi simplu incredibil câte
şedinţe sunt organizate fără participarea persoanelor ale căror
prezenţă era necesară.
În ceea ce priveşte decizia cine va participa la şedinţă, organizatorul nu

trebuie niciodată să se bazeze pe propria evaluare în ceea ce priveşte
necesitatea prezenţei unei persoane. Întotdeauna trebuie să ne
consultăm cu mai multe persoane în ceea ce priveşte lista
participanţilor potenţiali la şedinţă, precum şi în ceea ce priveşte
eventualele sugestii de a invita la şedinţă şi alţi participanţi.
© Copyright Link group 1 / 15

Imaginea 1.1
Dacă acest lucru este fezabil, se recomandă ca organizatorul şedinţei

să invite toţi participanţii şi să le explice, în câteva linii scurte, care
este scopul şedinţei şi de ce prezenţa lor este atât de semnificativă.
Imediat după invitarea orală, participanţilor ar trebui să li se trimită şi o
invitaţie scrisă la şedinţă, cu locul şi timpul ţinerii acesteia, cu lista de
participanţi la şedinţă şi cu numele persoanelor de contact la care se
pot adresa participanţii în caz că au anumite întrebări. Invitaţia la
şedinţă trebuie întotdeauna să fie însoţită de agenda şedinţei şi de
toate celelalte materiale însoţitoare care vor fi necesare participanţilor.
În timpul şedinţei, trebuie desemnată şi persoana care va înregistra

discuţiile. Această activitate poate fi efectuată de unul dintre
participanţi (sau de persoana care va fi invitată doar pentru această
activitate), iar rolul ei este să înregistreze toate acţiunile, sarcinile şi
termenele importante, definite în timpul şedinţei. Această persoană ar
trebui să aibă grijă ca toate informaţiile importante de la şedinţă să fie
distribuite participanţilor la scurt timp după terminarea şedinţei.
Numărul de participanţi poate afecta în mare măsură eficienţa unei

şedinţe şi rezultatele obţinute la aceasta. Experienţa practică ne arată
că şedinţele la care sunt prezenţi mai mult de 15 participanţi, necesită

un grad mai înalt de formalitate, respectarea anumitor proceduri şi

reguli (cum ar fi votul prin ridicarea mâinilor), din cauza cărora astfel
de şedinţe devin mai complexe în ceea ce priveşte pregătirea şi
derularea lor şi sunt mai puţin spontane. Tocmai din aceste motive,
şedinţele la care se iau decizii importante, la care se rezolvă probleme
sau se aşteaptă o contribuţie creativă din partea participanţilor, ar
trebui să aibă mai puţin de 15 participanţi.
Elaborarea agendei şedinţei
Agenda şedinţei ar trebui elaborată în comun de persoana care va

conduce şedinţa şi participanţii-cheie ai acesteia. În timpul elaborării
agendei, ar trebui să ne gândim ce vrem să obţinem de la şedinţa
respectivă şi ce activităţi trebuie organizate pentru atingerea
obiectivelor şedinţei. Agenda şedinţei trebuie creată în aşa fel încât să
asigure efectuarea tuturor activităţilor necesare pe durata şedinţei.
Se recomandă sublinierea obiectivelor generale în cadrul agendei,

adică sublinierea obiectivelor care vor să se atingă prin şedinţa
respectivă. Agenda trebuie creată în modul în care va asigura
implicarea participanţilor de la bun început în toate etapele şedinţei,
pentru că în acest fel veţi fi siguri că toţi participanţii îşi vor face
apariţia la timp.
Imaginea 1.2
Pe lângă fiecare subiect important din agendă, trebuie precizat şi tipul

de acţiune care trebuie pusă în aplicare şi tipul de efect pe care dorim

să-l obţinem (decizie, votare, o acţiune concretă atribuită unui individ

sau unui grup de executanţi). Se recomandă ca lângă fiecare dintre
subiectele care vor fi discutate la şedinţă, să se specifice şi durata
prevăzută.
Întotdeauna trebuie să întrebăm toţi participanţii şedinţei dacă sunt de

acord cu ordinea de zi a şedinţei şi, în caz că nu sunt acord, să-şi spună
propunerile şi sugestiile. Se recomandă ca ordinea de zi a şedinţei să
fie vizibilă tuturor participanţilor pe parcursul întregii durate a acesteia.
O mare greşeală a personei care conduce şedinţa se reflectă asupra

respectării stricte a agendei. Dacă este necesar aşa ceva, adică dacă
se estimează că modificările în ordinea de zi au putea conduce la
obţinerea unor rezultate mult mai bune şi la o eficienţă în muncă, nu ar
trebui să se ezite deloc, deoarece agenda se poate modifica în orice
moment dacă aceasta este necesar şi dacă participanţii la şedinţă sunt
de acord cu modificările.
Informaţii suplimentare
În timpul creării unei agende, ar trebui să acordaţi atenţie

următoarelor lucruri:
Se recomandă ca agenda să conţină de la 3 până la 6 puncte.

Dacă există întrebări suplimentare care nu pot fi incluse într-o
astfel de agendă, atunci este de dorit a organiza o altă
şedinţă, deoarece există un risc rezonabil ca, din cauza
oboselii participanţilor, să nu se obţină efectele dorite.
Trebuie evitat punctul "Diverse" din ordinea de zi, deoarece

acest punct, de regulă, rezultă prelungirea inutilă a şedinţei şi
pierderea timpului. Dacă vreunul dintre participanţi doreşte să
adauge o temă despre care se va discuta la şedinţă, atunci

acesta trebuie să se adreseze conducătorului şedinţei cu

cererea de extindere a ordinii de zi.
Odată cu trimiterea ordinii de zi trebuie trimise şi toate

celelalte materiale şi informaţii suplimentare, care pot
contribui la o pregătire mai bună a şedinţei, ceea ce va avea
ca rezultat pozitiv desfăşurarea eficientă a şedinţei. Aceste
materiale suplimentare trebuie neapărat să fie concise şi
concrete, pentru că în caz contrar complexitatea lor poate
rezulta ca participanţii să nu citească atent aceste materiale
sau să nu le citească deloc în timpul pregătirii pentru şedinţă.
Participanţii trebuie să aibă posibilitatea să-şi spună opinia

privind ordinea de zi propusă, priorităţile acesteia, dar şi
posibilitatea să de-a sugestii pentru completarea ordinii de zi.
Pe lângă punctele care vor fi discutate, invitaţia la şedinţă

trebuie să conţină şi informaţii privind locul şi timpul
desfăşurării, durata acesteia şi pauzele prevăzute, numele
persoanei care convoacă şedinţa, numele persoanelor care vor
conduce şedinţa, cine vor fi participanţii la şedinţă, cine va
înregistra discuţia, persoanele care vor prezenta anumite
teme, acţiunile pregătitoare pe care trebuie să le efectueze
participanţii etc.
Pentru fiecare dintre aceste puncte, găsite în ordinea de zi a

şedinţei, trebuie precizată şi durata acesteia. Regula care
trebuie respectată în acest caz este foarte simplă: şedinţele nu
pot în niciun caz dura mai mult de două ore. Dacă este vorba
de şedinţe care durează o zi întreagă, atunci acestea trebuie
împărţite în unităţi mai mici între care trebuie lăsat suficient
timp pentru pauze. Pe lângă aceasta, întotdeauna trebuie
avută în vedere şi regula că durata şedinţei trebuie stabilită în
proporţie inversă cu numărul de participanţi, deci, cu cât

există mai mulţi participanţi, şedinţele trebuie să dureze mai

puţin timp. De exemplu, un grup de cinci persoane poate avea
o comunicare eficientă mult timp, pe când un grup de 50 de
persoane poate doar să asculte pasiv expunerea unuia dintre
participanţi.
Chiar şi în situaţiile în care nu se poate defini în mod precis

durata anumitor puncte din ordinea de zi, prin limitarea
timpului se pot obţine două efecte importante. Primul este că
participanţii la şedinţă ştiu, pe baza duratei temporale, câte
puncte din agendă sunt prioritare. Punctele pentru care este
prevăzut 30 de minute, vor fi cu siguranţă mai importante
decât cele ale căror timp prevăzut este 10 minute. Pe lângă
aceasta, o astfel de determinare a timpului asigură
desfăşurarea discuţiilor în mod raţional, conform planului de
realizare a şedinţei. Prin definirea duratei anumitor puncte, se
creează precondiţii de evitare a greşelilor care apar deseori la
şedinţe şi sunt legate de risipirea energiei şi a timpului
participanţilor la primele câteva puncte.
La şedinţele pentru care este prevăzută o durată mai mare, se

recomandă pauze tot la o oră. În timp ce anunţaţi pauza,
puteţi folosi o metodă încercată, care aduce rezultate bune.
Întotdeauna vă adresaţi participanţilor la şedinţă cu unele
cuvinte cum sunt "Continuăm la 12:00", în niciun caz nu
folosiţi expresia "Facem o pauză de 15 minute", pentru că ea
se va prelungi cu siguranţă la 20 de minute sau chiar la
jumătate de oră.
Fiecare dintre punctele agendei pot fi însoţite şi de informaţii

suplimentare care au ca sarcină dirijarea comunicării. În aceste
scopuri, lângă fiecare punct din agendă, se pot folosi note, cum sunt
„pentru informare", „pentru discuţie", „pentru decizie", „pentru

acţiune" etc.
Imaginea 1.3
Ordinea temelor/subiectelor în agendă este poate şi cea mai

importantă întrebare în timpul pregătirii şedinţei. În timpul creării
ordinii punctelor, trebuie respectate următoarele reguli:
cele mai importante subiecte, precum şi subiectele care duc

spre atingerea obiectivelor şedinţei, trebuie puse la început,
se recomandă ca şedinţa să înceapă cu un subiect cu care sunt
de acord toţi participanţii; în acest fel se va asigura o
comunicare şi o colaborare mai bună între participanţii şedinţei,
subiectele care necesită gândire creativă şi contribuţie
semnificativă a participanţilor, trebuie puse la începutul
şedinţei, deoarece în această etapă participanţii sunt odihniţi şi
dispuşi să colaboreze,
subiectele de care estimaţi că sunt cele mai interesante pentru
participanţi trebuie prezentate aproximativ la 30 de minute de
la începerea şedinţei, pentru că în momentul respectiv
majoritatea participanţilor încep să-şi piardă concentrarea şi
atenţia,
problemele operaţionale şi întrebările trebuie incluse undeva
spre sfârşitul agendei,
punctele care necesită un scurt timp trebuie prezentate la

sfârşitul şedinţei, pentru evitarea prelungirii inutile a timpului

prevăzut pentru durata şedinţei.
Etapa de planificare
Planificarea şedinţei se face din două motive principale. Primul motiv

este de natură preventivă. În acest caz, şedinţele se organizează cu
scopul împiedicării şi prevenirii unor situaţii critice care vor să se evite
în viitor. Al doilea motiv este de natură proactivă, când planificăm o
şedinţă cu scopul iniţializării unor schimbări. Prin planificarea
preventivă şi proactivă a şedinţelor, putem evita multe efecte negative
rezultate din şedinţe neproductive şi ineficiente.
Fiecare participant la şedinţă trebuie să vină pregătit şi gata să se

implice în subiectele despre care se va discuta la şedinţă. Angajatul
care este invitat la şedinţă trebuie să ştie scopul organizării acesteia.
Dacă nu este familiarizat cu subiectul şedinţei, cel mai bine ar fi să se
informeze despre acesta la angajatul care a organizat şi programat
şedinţa. Toate persoanele prezente la şedinţă trebuie să realizeze
sarcini necesare pentru desfăşurarea cu succes a şedinţei: să facă o
prezentare, să scrie un raport, să pregătească rezultatele studiilor etc.
Fiecare dintre participanţi la şedinţă au dreptul să comenteze şi să dea
anumite propuneri pentru agenda şedinţei. Dacă cineva dintre
participanţi consideră că un anumit punct în agendă este inutil, acesta
ar trebui să spună şi să explice.

Imaginea 1.4
Etapa de pregătire
Înainte de convocarea şedinţei, primul lucru la care trebuie să acordaţi

atenţie este dacă şedinţa respectivă este într-adevăr necesară. Un
expert, care se ocupa de 33 de ani cu cercetarea şi tehnicile şedinţelor,
consideră că şedinţele trebuie convocate doar în situaţiile în care:
participanţii trebuie să prezinte anumite rapoarte,

este necesar a evalua împreună anumite informaţii şi când
trebuie luate cele mai bune decizii,
trebuie descoperită, analizată sau soluţionată o anumită
problemă,
este necesar ca participanţii să sprijine punerea în aplicare a
ideii, programului sau a deciziei,
este necesar a face faţă unor perspective diferite,
este necesară asigurarea sau comunicarea informaţiilor cheie
referitoare la reducerea insecurităţii sau a tensiunii, asigurării
înţelegerii depline a politicii companiei, a deciziilor şi metodelor
acesteia, sau când este necesară o reacţionare rapidă etc.
Pe baza celor menţionate deosebim următoarele tipuri de şedinţe:
şedinţa informativă – şedinţă organizată cu scopul repartizării

rapoartelor (zilnice, lunare, anuale). Şedinţa informativă are o
temă la care fiecare dintre participanţi trebuie să răspundă
referitor la domeniul lor de lucru. De exemplu, o şedinţă
săptămânală a consiliului de administraţie care are drept scop
ca toţi managerii din cadrul companiei să informeze restul
consiliului de administraţie de activităţile realizate de ei şi de
departamentele lor în ultimele şapte zile. Astfel de şedinţe sunt
importante, deoarece se face schimbul de informaţii între restul
membrilor consiliului de administraţie şi ceilalţi angajaţi. De
asemenea, în acest fel se revizuieşte planul de lucru al

managerilor;
şedinţa de lucru – acest tip de şedinţe sunt organizate cu
scopul soluţionării unei probleme. Aceasta poate fi o şedinţă la
care se colectează idei pentru crearea unui produs nou sau
şedinţe la care se va concepe o nouă procedură pentru achiziţia
stocurilor.
Imaginea 1.5
Pe lângă şedinţele de grup, la care participă câţiva angajaţi, există şi

şedinţe individuale sau aşa-numitele şedinţe 1 la 1. Acestea pot fi, de
asemenea, informative şi de lucru însă, pe lângă aceasta, pot fi şi
motivaţionale. Aceasta se referă în primul rând la procesul de
dezvoltare a angajaţilor în cadrul organizaţiei şi la şedinţele pe care le
au aceştia cu superiorii lor sau cu managerii de resurse umane. Se
organizează cu scopul stabilirii şi revizurii obiectivelor angajatului în
sens personal şi profesional, dar au un caracter motivaţional şi de
dezvoltare.
Pe de altă parte, şedinţele nu trebuie convocate în situaţiile în care:
toate rezultatele care vor să se obţină la şedinţă se pot obţine

cu ajutorul altor tipuri de comunicare (prin telefon, e-mail),
organzatorul şedinţei şi/sau participanţii nu au suficient timp să
se pregătească bine pentru şedinţă,
unul sau mai mulţi participanţi-cheie sunt împiedicaţi să

participe,
timpul desfăşurării şedinţei nu este cel mai potrivit,
există pericolul ca, din cauza diferenţelor personale sau
strategice, şedinţa să nu ofere rezultatele aşteptate,
costurile şedinţei depăşesc efectele pozitive care se pot obţine
prin organizarea ei.
Dacă estimaţi că este necesară convocarea şedinţei, atunci trebuie să

începeţi să o planificaţi. În timpul planificării trebuie să aveţi răspunsuri
la următoarele întrebări:
Care este tema/subiectul şedinţei?

Care sunt obiectivele pe care vreţi să le atingeţi prin fiecare
dintre punctele din agendă?
Ce activităţi pregătitoare trebuie realizate?
Cine trebuie să fie prezent la şedinţă şi care este rolul fiecărui
participant?
Care ar trebui să fie efectul final care se va obţine prin
organizarea şedinţei?
Dacă la întrebările specificate se asigură răspunsuri adecvate, obţinem

o bază pentru crearea unei şedinţe clare, bine planificate şi concepute,
care trebuie să asigure:
ca anumite puncte din agendă să rezulte atingerea obiectivelor

stabilite la şedinţă,
o pregătire bună şi de calitate a şedinţei din partea tuturor
participanţilor,
prezenţa tuturor participanţilor necesari pentru succesul
şedinţei,
desfăşurarea şedinţei în aşa fel încât aceasta să fie orientată pe
o anumită temă, fără abordarea altor teme ce nu ţin de şedinţa
respectivă,
desfăşurarea rapidă, dinamică şi eficientă a şedinţei.
Toţi participanţii la şedinţă trebuie în prealabil informaţi despre tot

ceea se va întâmpla la şedinţă. Tocmai de aceea este de dorit ca
agenda şedinţei să se trimită tuturor participanţilor cu cel puţin două

zile lucrătoare înainte de organizarea şedinţei, pentru a avea ocazia să

se pregătească adecvat, să colecteze informaţiile necesare şi să-şi
formeze o opinie. Pe lângă aceasta, trimiterea agendei în avans
împiedică confuzii şi speculaţii privind scopul real al şedinţei.
În timpul elaborării agendei şedinţei, aveţi grijă la capcană în care

puteţi fi prinşi - este vorba de elaborarea unor agende inutile, scurte şi
ambigue. Organizatorilor şedinţei nu ar trebui să le fie teamă să trimită
o agendă mai lungă, care va conţine informaţii detaliate privind
problemele despre care se va discuta la şedinţă, deoarece agendele
sunt indicatorii unei analize şi pregătiri bune, prin care participanţilor li
se facilitează semnificativ prezenţa la şedinţă.
În timpul pregătirii şedinţei, aveţi grijă şi la condiţiile în care se

desfăşoară aceasta. O ambianţă plăcută, fotolii sau scaune
confortabile, un spaţiu bine iluminat şi ventilat, influenţează pozitiv
starea de spirit a participanţilor la şedinţă şi contribuie la unele
rezultate mai bune. Participanţii la şedinţă se vor simţi mult mai plăcut
dacă sunt aşezaţi la o masă de la care se pot vedea unii pe alţii, în loc
să stea în săli, unii după alţii, fără un contact vizual constant cu ceilalţi
participanţi. Ordinea în care toţi participanţi sunt aşezaţi în linie
orizontală, faţă în faţă unii cu alţii, stimulează semnificativ discuţiile şi
implicarea activă a tuturor participanţilor la şedinţă.

UVOS_01 - Managementul eficient al

şedinţelor
1. Momentul în care la o şedinţă participanţii încep să-şi piardă
concentrarea şi atenţia este:
a) la zece minute de la începerea şedinţei
b) după o zi întreagă pretrecută la şedinţă
c) la treizeci de minute de la începerea şedinţei
d) după câteva ore de la începerea şedinţei
2. În ordinea de zi a unei şedinţe, punctul „Diverse" ar trebui:
a) inclus doar pentru şedinţe cu un număr mare de
participanţi
b) evitat
c) întotdeauna inclus
d) inclus doar în caz că şedinţa se organizează cel puţin o
dată pe săptămână
3. Implicarea activă a tuturor participanţilor în discuţii se
asigură cel mai simplu atunci când:
a) şedinţa este organizată într-un amfiteatru, unde
participanţii sunt aşezaţi în rânduri, unii după alţii
b) participanţii sunt aşezaţi faţă în faţă unii cu alţii
c) participanţii sunt împărţiţi în grupuri mici şi aşezaţi prin
întreaga sală
4. Despre tot ce se va întâmpla la întâlnire, participanţii:
a) trebuie informaţi
b) pot dar nu trebuie neapărat să fie informaţi
c) nu trebuie informaţi
5. La începutul şedinţei trebuie abordate:
a) cele mai importante subiecte
b) cele mai puţin importante subiecte
c) subiectele care durează scurt timp
d) subiectele care durează mult timp
6. Alegerea participanţilor la şedinţă ar trebui efectuată pe
baza:
a) opiniei formate de persoana care organizează şedinţa
b) funcţiilor persoanelor din cadrul organizaţiei
c) timpului liber al potenţialilor participanţi

d) obiectivului de desfăşurare a şedinţei

7. Gradul de formalitate la o şedinţă:
a) scade odată cu creşterea numărului de participanţi la
şedinţă
b) nu este condiţionat de numărul de participanţi la şedinţă
c) creşte odată cu creşterea numărului de participanţi la
şedinţă

1. Momentul în care la o şedinţă participanţii încep să-şi piardă

concentrarea şi atenţia este:
c
2. În ordinea de zi a unei şedinţe, punctul „Diverse" ar trebui:
b
3. Implicarea activă a tuturor participanţilor în discuţii se
asigură cel mai simplu atunci când:
b
4. Despre tot ce se va întâmpla la întâlnire, participanţii:
a
5. La începutul şedinţei trebuie abordate:
a
6. Alegerea participanţilor la şedinţă ar trebui efectuată pe
baza:
d
7. Gradul de formalitate la o şedinţă:
c
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

Uvos 01

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Uvos 01

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Curs: Managementul eficient al şedinţelor

Modul: Managementul eficient al şedinţelor

Modul în care se desfăşoară o anumită şedinţă depinde, în primul rând,

Decizia cu privire la participanţii unei anumite şedinţe depinde, în

În ceea ce priveşte decizia cine va participa la şedinţă, organizatorul nu

© Copyright Link group 1 / 15

Dacă acest lucru este fezabil, se recomandă ca organizatorul şedinţei

În timpul şedinţei, trebuie desemnată şi persoana care va înregistra

Numărul de participanţi poate afecta în mare măsură eficienţa unei

© Copyright Link group 2 / 15

un grad mai înalt de formalitate, respectarea anumitor proceduri şi

Elaborarea agendei şedinţei

Agenda şedinţei ar trebui elaborată în comun de persoana care va

Se recomandă sublinierea obiectivelor generale în cadrul agendei,

Pe lângă fiecare subiect important din agendă, trebuie precizat şi tipul

© Copyright Link group 3 / 15

să-l obţinem (decizie, votare, o acţiune concretă atribuită unui individ

Întotdeauna trebuie să întrebăm toţi participanţii şedinţei dacă sunt de

O mare greşeală a personei care conduce şedinţa se reflectă asupra

În timpul creării unei agende, ar trebui să acordaţi atenţie

Se recomandă ca agenda să conţină de la 3 până la 6 puncte.

Trebuie evitat punctul "Diverse" din ordinea de zi, deoarece

© Copyright Link group 4 / 15

acesta trebuie să se adreseze conducătorului şedinţei cu

Odată cu trimiterea ordinii de zi trebuie trimise şi toate

Participanţii trebuie să aibă posibilitatea să-şi spună opinia

Pe lângă punctele care vor fi discutate, invitaţia la şedinţă

Pentru fiecare dintre aceste puncte, găsite în ordinea de zi a

© Copyright Link group 5 / 15

există mai mulţi participanţi, şedinţele trebuie să dureze mai

Chiar şi în situaţiile în care nu se poate defini în mod precis

La şedinţele pentru care este prevăzută o durată mai mare, se

Fiecare dintre punctele agendei pot fi însoţite şi de informaţii

© Copyright Link group 6 / 15

Ordinea temelor/subiectelor în agendă este poate şi cea mai

cele mai importante subiecte, precum şi subiectele care duc

© Copyright Link group 7 / 15

sfârşitul şedinţei, pentru evitarea prelungirii inutile a timpului

Planificarea şedinţei se face din două motive principale. Primul motiv

Fiecare participant la şedinţă trebuie să vină pregătit şi gata să se

© Copyright Link group 8 / 15

Înainte de convocarea şedinţei, primul lucru la care trebuie să acordaţi

participanţii trebuie să prezinte anumite rapoarte,

Pe baza celor menţionate deosebim următoarele tipuri de şedinţe:

şedinţa informativă – şedinţă organizată cu scopul repartizării

© Copyright Link group 9 / 15

Pe lângă şedinţele de grup, la care participă câţiva angajaţi, există şi

Pe de altă parte, şedinţele nu trebuie convocate în situaţiile în care:

toate rezultatele care vor să se obţină la şedinţă se pot obţine

© Copyright Link group 10 / 15

Dacă estimaţi că este necesară convocarea şedinţei, atunci trebuie să

Care este tema/subiectul şedinţei?

Dacă la întrebările specificate se asigură răspunsuri adecvate, obţinem

ca anumite puncte din agendă să rezulte atingerea obiectivelor

Toţi participanţii la şedinţă trebuie în prealabil informaţi despre tot

© Copyright Link group 11 / 15

zile lucrătoare înainte de organizarea şedinţei, pentru a avea ocazia să

În timpul elaborării agendei şedinţei, aveţi grijă la capcană în care

În timpul pregătirii şedinţei, aveţi grijă şi la condiţiile în care se

© Copyright Link group 12 / 15

UVOS_01 - Managementul eficient al

© Copyright Link group 13 / 15

d) obiectivului de desfăşurare a şedinţei