Curs: Tehnici eficiente de scriere

Modul: Tehnici eficiente de scriere

Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

Trăim într-un mediu dinamic în care lucrăm mult și din greu, în care
trebuie să luăm rapid decizii importante, avem multe responsabilităţi
și/sau clienți exigenți. În lecţia care urmează vom discuta despre
importanța comunicării în afacerile de zi cu zi.

Schimbările care se produc continuu în mediu schimbă modurile de

muncă și a afacerilor, necesitând în același timp, stăpânirea și
îmbunătățirea abilităților de comunicare. Deşi corespondenţa de
afaceri de azi este caracterizată de un limbaj mai liber și mai simplu,
este foarte importantă şi eticheta, adică respectarea regulilor prin care
se exprimă profesionalismul. Studierea regulilor de corespondență în
afaceri este un proces care se efectuează mereu, deoarece ne permite
să învățăm ceva nou și, în felul acesta ne perfecţionăm continuu
abilitatea de comunicare, ca fiind foarte importantă în lumea afacerilor.

Imaginea 1.1. Comunicarea scrisă în afaceri

Capacitatea de a comunica clar, în scris, este o abilitate imperativă

atât pentru succesul pe parcursul educației academice, cât și pentru
succesul în profesie. Comunicarea scrisă trebuie să fie mai concretă
decât comunicarea orală, cu mai puține greşeli, ceea ce înseamnă că
cei care comunică în scris au unele provocări în plus, inclusiv
gramatica, tonul textului scris, ortografia, stilul de scris, precum și
utilizarea cuvintelor potrivite. Mulți oameni de afaceri nu au timp
suficient la dispoziție, de aceea schiţarea textului este de o importanță
crucială atunci când se scrie un raport mai lung sau o notă.

© Copyright Link group 1 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

Adevărata provocare este de a învăța să comunicăm (în

afaceri)

Procesul de comunicare este esențial pentru toate fazele de

management și reprezintă în acelaşi timp şi cheia de conectare a
managerului cu mediul său. Instalarea, întreținerea și dezvoltarea
competențelor de comunicare sunt unele dintre cele mai importante
imperative ale managementului modern.

„Un număr mai mare de informații și o informare mai bună nu

rezolvă problema comunicării, nu trece peste decalajul
comunicării. Mai mult decât atât, cu cât este mai mare numărul de
informații, cu atât este mai mare nevoia de o comunicare eficientă
și funcțională." Peter Drucker

O modalitate de stabilire și de menținere a contactului cu clienții este

corespondența de afaceri. Întotdeauna trebuie să avem în vedere
faptul că prin documentele scrise de afaceri ne exprimăm clar
atitudinea față de companie, destinatar şi față de subiectul
documentului (de exemplu: oferta de colaborare în afaceri, un
contract, un anunţ oficial, o petiție, o plângere etc.).

Cercetare:

Scrisorile de afaceri scrise prost consumă timp, reduc

productivitatea și pot duce la erori, a arătat un studiu realizat de
firma de consultanță canadiană CommunicareInc.
(http://www.communicare.com/DT/index.cfm). Studiul a fost
efectuat pe 528 de respondenţi și arată că firmele canadiene sunt
inundate de o comunicare scrisă prost.

Mai mult de jumătate din angajați (58%) consumă zilnic două până
la patru ore citind e-mailuri, rapoarte, prospecte și navigând pe
internet. Aproximativ 28% dintre ei omit des informaţii-cheie, iar
63% uneori, au arătat rezultatele cercetării. 85% dintre
respondenți au declarat că pierd mult timp cu comunicarea de
afaceri scrisă prost, 70% dintre aceștia au declarat că aceasta
duce la o scădere a productivității, iar 63% consideră că din vina ei

© Copyright Link group 2 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

apar greşeli în afaceri.

Nu mai puțin de 71% dintre angajați se plâng de raporturile de

afaceri scrise prost ale colegilor lor.

Un studiu anterior al unei comisii naționale americane pentru

comunicarea scrisă a arătat că scrierea scrisorilor de afaceri este
una dintre cele mai importante abilități de afaceri, căreia i se
acordă atenţie cu ocazia angajării și promovării angajaților.
Comisia a efectuat un sondaj în cele mai mari 64 de corporații din
SUA, care angajează mai mult de 58.000 de muncitori.

Studiul a arătat următoarele:

1. Două treimi dintre angajați trebuie să scrie uneori cel puțin

o scrisoare de afaceri.
2. 80% dintre companiile din sectorul financiar și servicii,
asigurări și afaceri imobiliare evaluează la angajare şi
scrisul candidatului.
3. Persoanele care nu știu cum să scrie și să comunice în scris
nu vor găsi un loc de muncă și, probabil, nu vor fi angajate
destul timp pentru a a avea parte de o promovare.
4. Jumătate din companii iau în considerare competențele de
scriere în procesul de promovare a angajaților.

Studiul a arătat că mai mult de două treimi dintre angajați satisfac

cerințele companiei pentru comunicarea scrisă.

Companiile mari, consideră scrisul, atât de important, încât sunt

dispuși să investească bani pentru a îmbunătăți abilitățile de
scriere ale angajaților lor. Mai mult de 40% din corporațiile mari
chestionate, oferă angajaților lor, sau de la ei cer să participe la
formarea privind scrierea, ceea ce îi costă într-un an, aproximativ
3,1 miliarde de dolari.

Comunicarea de afaceri cuprinde un set de subiecte care se ocupă cu

diverse aspecte ale schimbului de informații între oameni, cu scopul de
a efectua activităţi de afaceri - tranzacțiile. Este vorba de forma de

© Copyright Link group 3 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

comunicare publică în condiții complexe, unde relațiile de serviciu ale

grupului/echipei se împletesc cu mediul, și anume cetățenii și angajații
în relație de reciprocitate.

Comunicarea de afaceri acţionează ca un flux sanguin în

companii/instituții și reflectă un echilibru sănătos în funcționarea lor.
Fiecare companie/instituţie are propriul său stil de comunicare, care
este structurat profesional față de mediul în care funcționează.

Scrierea este una dintre cele mai importante abilități de

afaceri

Comunicarea este procesul de schimb de informații între două părți -

emiţător și receptor (interlocutor) în scopul înțelegerii. În timpul
schimbului de informații, apare procesul de codificare la emiţător şi
decodificare la receptorul informațiilor. Cum va decodifica receptorul
informația depinde de contextul și intermediarul care transmite
informația. În timpul transmiterii, se întâmplă adesea să existe zgomot
sau interferențe în mediul care ar putea afecta precizia mesajului.

© Copyright Link group 4 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

Imaginea 1.2. Mijloace de comunicare

Comunicarea poate fi unidirecţională și bidirecţională, ceea ce ar trebui

să avem întodeauna în vedere dacă vrem să obținem o informaţie în
sens invers despre efectul acțiunilor noastre. Comunicarea mai poate fi
verbală și nonverbală. Comunicarea verbală poate fi un discurs sau o
scrisoare, iar cea nonverbală, limbajul corpului. În consecință, unii
intermediari, adică mass-media sunt preferabili pentru realizarea unuia
sau altui tip de comunicare.

Comunicare orală, personală Comunicare scrisă

- mai rapidă (un feedback - mai lungă (de obicei, se așteaptă
instantaneu) mai mult pentru un răspuns)
- contact direct - răspunsul adeseori nu este direct
- interpretare mai uşoară - posibilă interpretare eronată

Tabelul 1.1. Caracteristicile comunicării orale şi scrise

Internetul a ajutat la o conectare mai rapidă a oamenilor, le permite

© Copyright Link group 5 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

accesul la o cantitate imensă de informații, facilitează accesul la

numeroase baze de date de informații 24 de ore pe zi, a scurtat lanțul
de comunicare.

Piața electronică oferă unele funcții cu o eficienţă sporită şi costuri mai

mici. Posibilitatea de comunicare directă permite individualizarea
achiziției. Producătorul, de exemplu, în contact direct cu cumpărătorul,
obține o imagine mai realistă a nevoilor, a cerințelor și a cererii, a
schimbărilor obiceiurilor lui, în caz că se schimbă și, desigur, un
răspuns mai rapid în sensul ofertei cu un conținut nou. Având în vedere
globalizarea afacerilor, ar trebui să se ia în considerare şi diferențele
de culturi, obiceiuri, limbi și legi.

În lumea afacerilor, există mai multe tipuri de comunicare:

1. primul tip de comunicare reprezintă primirea și oferirea de

instrucțiuni care includ o delegare efectivă de la o persoană la
alta. Cele mai mari probleme în afaceri apar tocmai datorită
greşelilor întâlnite în acest domeniu.

2. al doilea tip de comunicare îl reprezintă schimbul de

informații și discuții despre ele, ce include şi formarea
oamenilor pentru anumite sarcini. Lipsa unei comunicări bune
în acest segment cauzează o efectuare necorespunzătoare a
sarcinilor sau nerealizarea lor.

3. al treilea tip de comunicare este oferirea unui feedback, mai

exact, corectarea persoanelor care sunt responsabile de
prezentarea unui raport, pentru a obține cunoștințele și
instrumentele necesare pentru a le permite să-şi efectueze mai
bine munca lor. Capacitatea de a da un feedback bun este o
disciplină-cheie în afaceri.

4. al patrulea tip de comunicare se ocupă de rezolvarea

problemelor și de luarea deciziilor referitoare la întâlniri și
discuții. Această formă de comunicare este cea mai importantă
formă în comunicarea de afaceri.

© Copyright Link group 6 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

Persoana care este responsabilă să efectueze comunicațiile de afaceri

de acest tip trebuie să fie capabilă nu doar să-și exprime propria
poziţie, ci să înțeleagă clar sensul celor transmise.

Comunicarea este compusă din două elemente:

1. a-i înţelege pe ceilalți

2. a fi uşor de înţeles

Cei mai eficienți comunicatori sunt acele persoane care acceptă

responsabilitatea 100% pentru ambele elemente de comunicare, deci,
să-i înțeleagă pe ceilalți și ceilalţi să-i înțeleagă pe ei.

În practică, acest lucru nu este atât de simplu. Omul este în general

preocupat ca el să fie înțeles de alţii, motiv pentru care investește
foarte puțin efort ca el să-i înțeleagă pe ceilalţi. Un astfel de tip de
comunicare duce la o comunicare nedorită și repercusiunile ei.

Orice comunicare eficientă pornește de la claritate. Lipsa de claritate

este un element care este responsabil pentru aproape toate
problemele pe care omul le are cu alte persoane. Persoana care este în
măsură să folosească claritatea în viața ei este extrem de eficientă. În
momentul în care omul transmite informații importante altei persoane,
trebuie să fie cât mai clar și mai detaliat.

Regula de aur în comunicare este:

„În primul rând, urmărește să fii înțeles de cealaltă parte, și abia

apoi să te înțeleagă alţii."

Comunicarea de afaceri în care mijlocul de transmitere a mesajelor

este prin intermediul cuvintelor scrise o numim comunicare scrisă în
afaceri.

Caracteristicile comunicării scrise:

© Copyright Link group 7 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

permite crearea în mod direct a relațiilor de afaceri și poate

înlocui adesea contactul direct,

furnizează continuu informații,

permite operaţiuni eficiente,

îmbunătățeşte colaborarea.

Funcții importante pentru companie, atunci când în discuţie

este comunicarea în scris:

menținerea relațiilor de afaceri,

prezentarea companiei,

importanța înregistrărilor contabile,

importanța dovezilor în litigiu (valabil pentru comunicarea

scrisă)

funcții de promovare.

© Copyright Link group 8 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

Tabelul 1.2. Avantajele şi dezavantajele comunicării scrise în afaceri

Scrisoarea de afaceri este cea mai comună formă de comunicare scrisă

în afaceri. Reprezintă documentul despre un anumit loc de muncă.
Caracteristica lui principală este că implică un răspuns. Conținutul unei
scrisori de afaceri este divers și depinde de tipul de relație de afaceri.

Tipuri de scrisori folosite in corespondenţa de afaceri:

Scrisori de numire (engl. appointments)

Cereri de rutină, chestionare şi comenzi

Răspunsuri de rutină

Chitanțe

Scrisori de intenţie (engl. cover letters)

© Copyright Link group 9 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

Scrisori de confirmare (engl. follow-up letters)

Scrisoare de informare

Rapoarte

Scrisori de mulţumire

Poșta electronică

Imaginea 1.3. Scrisoare

Tacticile de scriere în PR presupun dobândirea competențelor în

scrierea comunicatelor de presă, a unor rezumate și informații pentru
mass-media, scrierea unor buletine, reviste, broșuri și manuale ale
companiei, rapoarte anuale și anunțuri ale companiei.

Educația, experiența și nevoile personale diferite influenţează

capacitatea de a înțelege mesajele care sunt primite de la alți oameni
și a sensului pe care aceștia îl atribuie cuvintelor sau expresiilor.

© Copyright Link group 10 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

EFTP_01 - Tehnici eficiente de scriere

1. Comunicarea scrisă trebuie să fie mai concretă decât
comunicarea orală.
a) adevărat
b) fals
2. Forma de comunicare publică în condiții complexe, în care
relațiile de lucru ale echipei se împletesc cu mediul, este:
a) comunicarea de afaceri
b) comunicarea într-o singură direcție (de sus în jos)
c) comunicarea bidirecţională
3. Conectaţi tipurile corespunzătoare de comunicare.
a) primul a) delegare, a da instrucțiuni
b) al patrulea b) oferirea unui feedback
c) al doilea c) rezolvarea problemelor,
discuţiilor
d) al treilea d) formarea oamenilor pentru
anumite sarcini
4. Introduceţi cuvântul adecvat pentru ca afirmaţia să fie
corectă.
Răspunsuri oferite: ia, nu ia

Un studiu anterior al unei comisii naționale americane pentru

comunicarea scrisă a arătat că compania
________ în considerare capacitatea de a se exprima în scris
în promovarea angajaţilor.
5. Introduceţi termenii corespunzători în câmpurile libere,
pentru ca propoziţia să fie corectă.
Răspunsuri oferite: de codificare, de decodificare

În timpul schimbului de informații are loc procesul

________ la emiţător şi
________ la receptor.
6. Caracteristicile comunicării scrise sunt:
a) un feedback mai rapid
b) contact direct
c) interpretare greşită

© Copyright Link group 11 / 13

Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

d) întârzieri mari în obținerea răspunsurilor

e) răspunsul adesea nu este direct
f) este posibilă interpretarea greşită
7. Care sunt avantajele comunicării scrise în afaceri?
a) viteza comunicării
b) nu există riscul neînţelegerilor
c) posibilitatea de salvare şi reamintire a conţinutului
d) eficientă și ieftină

© Copyright Link group 12 / 13

 Curs: Tehnici eficiente de scriere
Modul: Tehnici eficiente de scriere
Unitate: Conceptul și importanța comunicării scrise în afaceri

1. Comunicarea scrisă trebuie să fie mai concretă decât

comunicarea orală.
a
2. Forma de comunicare publică în condiții complexe, în care
relațiile de lucru ale echipei se împletesc cu mediul, este:
a
3. Conectaţi tipurile corespunzătoare de comunicare.
aa, bc, cd, db
4. Introduceţi cuvântul adecvat pentru ca afirmaţia să fie
corectă.
ia
5. Introduceţi termenii corespunzători în câmpurile libere,
pentru ca propoziţia să fie corectă.
de codificare, de decodificare
6. Caracteristicile comunicării scrise sunt:
d, e, f
7. Care sunt avantajele comunicării scrise în afaceri?
c, d

© Copyright Link group 13 / 13

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)