Sunteți pe pagina 1din 55

Eficientizarea şedinţelor

DOCENDO® 2002
DOCENDO® 2002
CUPRINS

De ce ne întâlnim – utilitatea şedinţelor


Valoarea/ importanţa şedinţelor 3
Clasificarea şedinţelor 3
Pregătirea şedinţelor
Stabilirea obiectivelor 4
Agenda 6
Selectarea participanţilor 8
Conducerea şedinţelor
Crearea unui mediu propice 12
Conducerea discuţiilor 13
Prezentările din cadrul şedinţelor 14
Procesul decizional în şedinţe 18
Cum să ne încadrăm în timp 25
Participanţii
Liderul / conducătorul şedinţei 27
Tipuri de participanţi 27
Motivarea şi persuadarea participanţilor 30
Rezolvarea situaţiilor dificile 33
Documentele pentru şedinţe
Agenda 41
Minuta şedinţei 42
Planul de acţiune 43
Lista de distribuţie 43
Evaluarea eficienţei şedinţelor/ monitorizarea rezultatelor 45

DOCENDO® 2002 3
DOCENDO® 2002 4
DOCENDO® 2002 5
DE CE NE ÎNTÂLNIM – UTILITATEA ŞEDINŢELOR

Statistici mai mult sau mai puţin amuzante sau de ce un curs pentru
eficientizarea şedinţelor

- Majoritatea oamenilor de afaceri petrec 25% din timpul de lucru în şedinţe.

- Managerii petrec cel puţin doua zile pe săptămână în şedinţe.

- Senior managerii petrec uneori 4 zile din 5 în şedinţe.

Cui se adresează acest curs? Celor care organizează şi conduc şedinţe, indiferent de
frecvenţa şi tipul acestora şi de numărul de participanţi.

Definiţie: o şedinţă eficientă este cea în care se ating obiectivele în cel mai scurt
timp şi cu cele mai puţine resurse.

Exerciţiul 1

Ce aşteaptă participanţii de la şedinţe :

► să se obţină rezultate

► să se desfăşoare organizat

► să înţeleagă rolul lor la acea şedinţă

► să fie trataţi cu consideraţie

► să fie întradevar nevoie să se facă şedinţa respectivă

► ………………………………………………………..

► ………………………………………………………..

DOCENDO® 2002 6
Valoarea / importanţa şedinţelor

► angajaţii se simt implicaţi

► se întăreşte spiritul de echipa

► se transmit informaţii

► se iau decizii “neplăcute” care sunt mai uşor acceptate

► se discută problemele

► se caută soluţii

► se generează idei

► se explică proceduri noi, care sunt mai uşor înţelese când sunt explicate în
detaliu

Efectele şedinţelor ineficiente

• se consumă mult timp şi se obţin puţine rezultate

• sunt necesare şi mai multe şedinţe pentru atingerea obiectivelor

• cu cât mai mult timp petrecut în şedinţe cu atât mai puţin rămas pentru alte
activităţi

• se generează frustrări la toate nivelele ierarhice

Clasificarea şedinţelor

- de informare

- de evaluare şi organizare

- de prezentare a propunerilor şi luare de decizii

DOCENDO® 2002 7
PREGĂTIREA ŞEDINŢELOR

Dilemă: Facem sau nu şedinţă?

Cele mai multe şedinţe care nu conduc la nici un rezultat sunt cele pentru care se
putea găsi un substitut; comunicarea prin e-mail sau prin telefon de exemplu. Care
este criteriul prin care se stabileşte dacă o anume informaţie sau o anume problemă
necesită o şedinţă pentru a fi comunicată/ rezolvată? Răspunsul îl reprezintă fluxul
informaţional. Dacă fluxul informaţional este unidirecţional se pot folosi o varietate
de mijloace pentru difuzarea informaţiilor: e-mail, aviziere, intranet, etc.

Şedinţele se fac atunci când informaţia circula bidirecţional.

Înainte de a chema colegii la o şedinţă întrebaţi-vă pur şi simplu: mi-aş putea atinge
obiectivele şi altfel?

Nu uitaţi: facem şedinţe atunci când avem ceva de făcut împreună şi nu putem face
acel lucru separat.

Stabilirea obiectivelor

Primul pas în organizarea unei şedinţe este stabilirea obiectivelor.

Cea mai cunoscută modalitate de caracterizare a unui obiectiv este tehnica


SMART:

DOCENDO® 2002 8
S Specific Descrie concret şi clar rezultatul pe care doriţi să-l obţineţi

Descrie o schimbare măsurabilă şi observabilă, există nişte criterii


M Measurable
faţă de care se poate aprecia reuşita sau eşecul

A Achievable Este realist, se poate atinge în anumite condiţii

R Relevant Are legătură cu activitatea firmei, priorităţile, misiunea, viziunea, etc.

T Time Are un termen de realizare

Exerciţiul 2

Care dintre variantele de mai jos definesc un obiectiv SMART:

1. _ Identificarea de soluţii pentru redresarea situaţiei în cel mai scurt timp posibil
2. _ Planul de recrutare a unui nou agent de vânzări
3. _ Dezvoltarea a 3 strategii pentru a creşte vânzările cu 5%
4. _ Creşterea vânzărilor
5. _ Reducerea emanaţiilor de CO2 cu 15%
6. _ Selecţia unui candidat
7. _ Stabilirea bugetului pentru marketing pentru anul următor
8. _ Eliminarea poluării
9. _ Provocările anului viitor
10. _ Identificarea de soluţii pentru repunerea în funcţiune a serviciului pentru clienţi
până vineri 12 septembrie
______________________________________________________________________

OBIECTIV pentru şedinţa următoare

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

DOCENDO® 2002 9
Unul dintre avantajele stabilirii obiectivelor pentru şedinţe este că ne ajută să ieşim din
dilema iniţială “Facem sau nu şedinţa?”. Dacă răspunsul este “da”, tot obiectivele sunt
cele pe care ne bazăm atunci când o planificam. Construirea agendei, selectarea
participanţilor, eficienţa finală a şedinţei depind de stabilirea obiectivelor. Mai mult,
obiectivele ne oferă un criteriu de apreciere a eficienţei oricărei şedinţe şi de follow-up.

Agenda

Înainte de a discuta procedeul de întocmire a agendei avem de răspuns la două


întrebări:

1. Cu cât timp înainte de şedinţă distribuim agenda. În funcţie de pregătirile pe


care participanţii trebuie să le facă, acest timp poate ajunge de la o zi (MINIM!)
până la 2 săptămâni. Ca o măsură de prevedere dacă anunţaţi şedinţa cu mai mult
de o săptămână în avans este nevoie să mai expediaţi cu 1-2 zile înainte de şedinţă
o notificare pentru a le reaminti participanţilor data, ora şi locul.

Recomandări:
Daţi tuturor participanţilor ceva de pregătit pentru şedinţă. Aceasta va creşte
importanţa pe care acea şedinţă o va avea pentru ei şi va conduce şi la un grad
mai mare de implicare pe parcursul şedinţei.

2. A doua întrebare este: cui distribuim agenda? Este evident că tuturor


participanţilor; în plus faţă de aceştia, este util în anumite situaţii ca agenda să fie
distribuită şi managerilor participanţilor. Aceştia pot contribui cu sugestii şi sunt şi
mai implicaţi în aplicarea celor hotărâte în şedinţă.

DOCENDO® 2002 10
Importanţa agendei:

► serveşte la comunicarea de informaţii importante


- subiectele de discutat
- persoanele care prezintă subiectele
- timpul alocat fiecărui subiect

► folosită pentru verificarea acoperirii tuturor subiectelor

► oferă participanţilor ocazia să se pregătească pentru şedinţă

► oferă o imagine de ansamblu a şedinţei

Conţinutul agendei

► scopul/ tipul şedinţei

► locul, data, ora

► obiectivele

► subiectele de discutat şi timpul alocat pentru fiecare

► persoanele care vor prezenta / vor conduce discuţiile pe o anume temă

Etape în crearea unei agende

1. Pregătiţi o schiţă a agendei şi expediaţi-o tuturor participanţilor împreună cu


obiectivele şedinţei, cerându-le să vă răspundă menţionând ce ar dori să mai fie
inclus în agenda şi de ce.

2. Colectaţi răspunsurile şi alcătuiţi agenda finală.

3. Alocaţi timpul pentru fiecare subiect.

4. Trimiteţi agenda tuturor participanţilor.

DOCENDO® 2002 11
Utilitatea menţionării duratei fiecărui subiect/ punct din agenda

• Îi face pe toţi conştienţi că timpul alocat şedinţei este limitat

• Este un semnal psihologic care descurajează discuţiile lungi

• Oferă o “ghilotină” pentru stoparea discuţiilor inutile dacă nici o altă metodă nu
a dat rezultate

• Îi oferă liderului mai mult control

• Le dă tuturor senzaţia că se merge într-o direcţie şi că, pas cu pas, se ating


obiectivele

• Motivează participanţii, lăsându-i să înţeleagă că nu vor avea loc dezbateri


nesfârştite

DOCENDO® 2002 12
Selectarea participanţilor

Eficienţa oricărei şedinţe depinde în foarte mare măsura de selectarea celor care
participă.

Pentru a vă asigura că şedinţa îşi va atinge obiectivele şi se va încadra în durata


stabilită este important să participe cei care vor contribui la atingerea acestora. În
cazul în care sunt invitate persoane care nu contribuie în nici un fel la atingerea
acestora, dincolo de scăderea eficienţei şedinţei, se generează frustrări inutile.

DOCENDO® 2002 13
Exerciţiul 3

Gândiţi-vă la ultima şedinţă la care aţi participat. Analizaţi pentru fiecare


participant răspunsurile la chestionarul de mai jos.

Persoana pe care o invitaţi la şedinţă:

• Este implicată în luarea deciziilor?

• Aprobă cele hotărâte?

• Va trebui să implementeze cele hotărâte?

• Va fi direct afectată de aceste decizii?

• Poate furniza informaţii relevante?

• Stimulează creativitatea grupului?

• Poate influenta şedinţa prin experienţa pe care o are sau prin abilităţile de
mediator?

DOCENDO® 2002 14
Participantul pentru care se poate răspunde “da” la cel puţin o întrebare primeşte o
bilă albă. Participantul pentru care nu se poate răspunde cu “da” la nici una dintre
întrebări primeşte o bila neagră.

Numărul total de participanţi: …………..

Total bile albe ………………… Total bile negre …………………

DOCENDO® 2002 15
Există şi categoria celor pe care e mai bine să evitaţi să-i invitaţi – dacă se poate:

• cei care nu vor să participe

• cei care, deşi ar dori să participe, nu ajută cu nimic la atingerea obiectivelor

• cei care ar trebui invitaţi doar din motive diplomatice/ politice

• cei care vor mări numărul participanţilor până la a face şedinţa dificil de
controlat

• cei care sunt cunoscuţi ca “sabotori” ai şedinţelor

• …………………………………………………………………………

• …………………………………………………………………………

DOCENDO® 2002 16
Exerciţiul 4

Gândiţi-vă la o şedinţă pe care trebuie să o organizaţi.

Definiţi un obiectiv; întocmiţi o agendă şi selectaţi câţiva participanţi. Pentru


fiecare participant fiţi pregătiţi să explicaţi de ce l-aţi selectat.

Data, ora …………………………………………………………………………

Locul ……………………………………………………………………

Tipul ………………………………………………………………………...

Obiectivul ……………………………………………………………………

AGENDA

Subiectul Cine prezintă Durata

Participanţi

Numele Motivul pentru care a fost selectat

1. ………………………… …………………………………..................

2. ………………………… .…………………………………..................

3. ………………………… .………………………………….................

4. ………………………… .…………………………………...................

DOCENDO® 2002 17
CONDUCEREA ŞEDINŢELOR

Crearea unui mediu propice

Un cadru confortabil pentru participanţi contribuie uneori hotărâtor la atitudinea


manifestată de aceştia în şedinţă.

Sala trebuie să aibă mărimea adecvată numărului de participanţi, să fie


corespunzător iluminată şi ventilată. Aşezarea meselor şi scaunelor poate încuraja
participarea la discuţii, sau poate fi un factor limitativ al acestora. Mesele rotunde şi
aranjamentele în forma de U sunt recomandate pentru încurajarea participării;
aranjamentele în forma de U stabilesc un nivel crescut de autoritate pentru lider.

Eliminaţi factorii care distrag atenţia şi pot crea stres (zgomote, întreruperi, etc.).
Înveseliţi sala de şedinţe (de exemplu scrieţi agenda pe o planşă care rămâne
vizibilă tot timpul şedinţei)

Stabiliţi de comun acord cu participanţii regulile de desfăşurare. Aceştia se vor


simţi respectaţi fiindcă li s-a cerut părerea şi le vor respecta cu covingere. Nu uitaţi
că participanţii au fost invitaţi pentru a-şi exprima opiniile, şi toţi trebuie să aibă
ocazia să o facă. Arătaţi-vă egal interesat/ă de toate opiniile exprimate. Fiţi atenţi la
limbajul non verbal atât în ceea ce vă priveşte cât şi la participanţi.

Nu încurajaţi disputele personale şi rezolvaţi situaţiile dificile de îndată ce au


apărut, înainte să ia amploare.

Păstraţi contactul vizual cu toţi participanţii.

DOCENDO® 2002 18
Conducerea discuţiilor

Când vorbim despre persoana care conduce şedinţa ne gândim la ea ca la un


facilitator. Liderul urmăreşte atingerea obiectivelor şedinţei prin contribuţia tuturor
participanţilor şi prin consens.

Folosiţi umorul bine dozat. Anecdotele, sesiunile scurte de brainstorming pe teme


amuzante fac bine atmosferei şi dinamicii oricărui grup.

Conducerea discuţiilor

Pentru a obţine o şedinţă eficientă aveţi nevoie de o structură a discuţiilor care să le


menţină pe acestea pe drumul spre atingerea obiectivelor.

• introducerea subiectului: participanţii sunt informaţi ce subiect se va discuta


şi DE CE, cine va prezenta subiectul şi/sau va conduce discuţia

• discuţia propriu zisă


- stimulaţi participarea prin întrebări deschise
- folosiţi întrebările închise pentru a confirma ce aţi înţeles şi ce s-a hotărât
- readuceţi discuţia la subiect când aceasta deviază
- încurajaţi participarea tuturor
- ascultaţi cu atenţie şi interes toate luările de poziţie
- mulţumiţi celor care au luat cuvântul

• încheierea discuţiei
- recapitulaţi ce s-a discutat
- stabiliţi planul de acţiune
- asiguraţi-vă că toţi cei implicaţi au înţeles ce au de făcut

DOCENDO® 2002 19
Prezentările din cadrul şedinţelor

Pregătirea şedinţelor pentru comunicare de informaţii

• Stabiliţi obiectivele pe care doriţi să le atingeţi (Amintiţi-vă caracteristicile


unui obiectiv SMART!)

• Identificaţi auditoriul
 ce nivel de competenţă au
 ce-i interesează
 la ce nivel decizional se situează
 ce limbaj folosesc
 cât de mare este grupul

• Organizaţi-vă prezentarea informaţiilor– iată câteva metode


 cronologic
 în 3 puncte (de exemplu problemă – cauză – soluţie)
 inducţie logică
 contraste şi comparaţii
 numeric (de exemplu 3 metode de îndosariere)
 alfabetic/ anagrame
 OREO (opinie – rezultat al cercetării – exemplu – opinie)

• Pregătiţi-vă deschiderea, încheierea şi tranziţiile între idei


 deschiderea: despre ce veţi vorbi şi de ce
 încheierea: rezumatul celor prezentate şi concluziile

DOCENDO® 2002 20
Recomandări:
Pregătiţi câteva documente pentru a vă susţine afirmaţiile, chiar dacă nu o faceţi
în timpul şedinţei.

Folosiţi analogii, rezultate ale statisticilor, grafice pentru a vă susţine prezentarea.

Amintiţi-vă că o doză de umor face bine oricărei prezentări.

Durata prezentării din cadrul unei şedinţe nu trebuie să depăşească 20 de minute,


mai ales dacă mai există şi alte subiecte pe ordinea de zi.

Mijloacele vizuale

Studiile au arătat că mijloacele vizuale ajută la reducerea timpului necesar


prezentării unui concept cu până la 40% în timp ce gradul de retenţie creşte cu 14-
38 %.

De ce sunt utile mijloacele vizuale? Pentru:

• a atrage şi menţine trează atenţia participanţilor


• a sublinia ideile principale
• a ilustra şi întări cele spuse
• a minimaliza neclarităţile şi posibilele erori în înţelegere
• a mări gradul de reţinere a celor prezentate
• a mări gradul de realism (mai ales când nu se pot aduce mostre)
• a economisi timp şi bani
• a organiza mai bine prezentarea
• a vă asigura că aţi atins toate punctele esenţiale
• a căpăta mai multa încredere în dumneavoastră pe durata prezentării

DOCENDO® 2002 21
Planşele (chart-urile)

Avantaje:
- nu necesită nici un fel de aparatură pentru pregătire sau prezentare
- personalizate pentru fiecare grup
- cea mai bună modalitate pentru a nota idei şi comentarii ale grupului
- mai personale decât foliile
- înveselesc atmosfera
Dezavantaje
- dacă nu sunt bine făcute pot să dea senzaţia de improvizaţie
- relativ greu de refolosit
- necesită anumite abilităţi

Recomandări:
• daţi un titlu fiecărei planşe
• scrieţi cu litere mici, sunt mult mai uşor de citit decât majusculele
• scrieţi mare (2 cm înălţimea literelor) şi lăsaţi spaţii între rânduri (4-8 cm)
• scrieţi cu partea lată a markerului; scrieţi apăsat, chiar dacă nu scrieţi
frumos veţi obţine un scris lizibil
• folosiţi hârtie liniată
• folosiţi alternativ două culori pe o planşă; folosiţi culorile pentru a delimita
ideile; folosiţi culori închise pentru scris şi culori vesele pentru sublinieri
• dacă ştiţi că veţi reveni la o planşă lipiţi pe ea un post-it, o veţi găsi imediat
• nu vorbiţi în timp ce scrieţi
• lăsaţi partea de jos nescrisă, astfel şi cei care stau mai în spate văd tot scrisul
• dacă aveţi talent înveseliţi planşele cu desene sugestive

DOCENDO® 2002 22
Prezentările Power Point şi foliile (slide-urile)

Avantaje

- se pot folosi pentru grupuri oricât de mari


- se pot pregăti din timp
- dau senzaţia de profesionalism
- pot fi colorate şi animate
- se pot refolosi (şi modifica uşor)
- se poate crea un standard pentru prezentări în cadrul companiei
- se pot distribui copii electronice ale prezentării
Dezavantaje
- necesită aparatură şi o cameră relativ întunecoasă
- trecerea de la întuneric la lumină poate fi deranjantă
- sunt relativ impersonale
- când grupul este mai mic de 10 persoane pot să încurce în loc să ajute

Recomandări
• o singură idee pe pagină; maxim 6 rânduri/ pagină
• scrieţi cu fonturi mari (fonturi de 18 puncte sau mai mult); folosiţi fonturi
simple, fără înflorituri; maxim 2 fonturi pe pagină; aceleaşi fonturi pentru
toată prezentarea
• folosiţi majuscule numai pentru titluri, restul scrieţi cu litere mici

• folosiţi cât mai puţine cuvinte

• ori de câte ori este posibil folosiţi liniuţe (bullets)

• folosiţi un fond care să atenueze luminozitatea

DOCENDO® 2002 23
Procesul decizional în şedinţe

Pentru prezentarea propunerilor folosiţi aceeaşi tehnică ca cea din şedinţele de


comunicare informaţii.

Dacă doriţi să rezolvaţi o problemă/ să găsiţi o soluţie în cel mai scurt timp posibil
şi implicând toţi participanţii este utilă un proces decizional independent de tipul
problemei.

Procesul decizional

Vă propunem un procedeu în 5 paşi de rezolvare a problemelor:

• Definiţi problema clar, asiguraţi-vă că toţi participanţii înţeleg şi sunt de acord


cu natura problemei

• Generaţi soluţii alternative

• Evaluaţi alternativele

• Alegeţi o soluţie

• Faceţi un plan de acţiune pentru implementarea soluţiei alese

Definire problemă

Generare soluţii alternative Plan de acţiune

Evaluare alternative Alegere soluţie

DOCENDO® 2002 24
Metode de generare a alternativelor

Brainstorming - reguli de bază

• Criticarea nici unei idei nu este permisă

• Orice idee este bună, nu contează cât de non conformistă este

• Cu cât mai multe idei cu atât mai bine

• Fiecare participant trebuie să contribuie cu cel puţin o idee

• Notaţi toate ideile, fără nici o excepţie

Gândire laterală (particularizare a brainstorming-ului dezvoltată de Eduard de


Bono). De exemplu se pleacă de la o problemă, se identifică o caracteristică,
se caută analogii pentru acea caracteristică şi se generează soluţii. Sau se pot
genera alternative prin stabilirea de legături între problema în discuţie şi un
cuvânt întâmplător. Avantajul acestui sistem este că oferă o metodă şi nişte
tehnici care se pot învăţa pentru generarea alternativelor.

Analogii – identificarea de opţiuni prin analogii. De exemplu:

• Cum ar rezolva această problemă un sistem biologic?

• Cum ar rezolva această problemă un copil?

• Cum ar rezolva această problemă un trib?

DOCENDO® 2002 25
Tehnici de evaluare a alternativelor

• Votul pe puncte – fiecare participant are un număr de puncte pe care le alocă


cum doreşte (toate pentru o singură alternativă sau distribuite)

• Variantă: fiecare participant face un clasament al celor mai bune 5 idei

• Screening: se aleg nişte criterii faţă de care se evaluează alternativele (de


exemplu costurile, durata, impactul asupra mediului, etc). Decizia va fi totuşi a
dumneavoastră, iar uneori va trebui să construiţi o soluţie din combinarea
fragmentelor luate din mai multe alternative.

• Variantă: fiecare criteriu capătă o anume pondere/ punctaj: de exemplu


costul 10 puncte, durata 15 puncte, numărul de ore/ persoană implicată 5
puncte, etc.

Orice tehnică de evaluare aţi folosi, decizia finală vă aparţine. Indiferent de


procedeul de selectare a variantei ce va fi pusă în practică, pentru a vă asigura de
implicarea tuturor în punerea în aplicare a celor stabilite este de dorit să ajungeţi la
consens în privinţa variantei alese. Dacă alegerea o veţi face prin vot majoritar sau
prin hotărârea persoanei superioară ierarhic gradul de implicare în aplicarea celor
hotărâte va fi mai redus.

DOCENDO® 2002 26
Exerciţiul 5

Problema: cumpărarea unui sediu pentru filiala din Timişoara.

Evaluarea alternativelor

Constrângeri:

• Valoare maximă: 30.000 $

• Suprafaţa minimă: 200 mp

Identificare condiţii pe care să le îndeplinească sediul:

 să fie poziţionat cât mai în centrul oraşului (Zona 0)

 să aibă parcare cu minim 8 locuri

 stare generală bună (instalaţii electrice, sanitare)

 să fie bine compartimentat (3 birouri, hol de primire şi o sală de şedinţe)

Stabilire punctaj pentru fiecare condiţie în funcţie de importanţă

Criteriul Importanţa
Poziţie centrală 10
Parcare amenajată pentru 8 maşini 8
Compartimentare (3 birouri, hol de primire şi o sala de şedinţe) 7
Starea generală 5

Pentru fiecare locaţie se acordă un punctaj de la 1 la 10 pentru fiecare criteriu, în


funcţie de gradul de îndeplinire a cerinţei

Locaţia A

DOCENDO® 2002 27
• În afara zonei centrale, dar relativ aproape de aceasta (Zona 2)

• Parcare pentru 10 maşini, amenajată

• Parţial compartimentat ( 2 birouri mari şi o sală de şedinţe)

• Starea generală: necesită reparaţii la instalaţiile sanitare într-unul din cele


două grupurile sanitare (ţevi, robineţi, obiecte sanitare); un grup sanitar este
OK; reparaţii la instalaţia electrică (chiar de înlocuit)

Locaţia B

• În zona centrală

• Parcare pentru 10 maşini, parţial amenajată

• Parţial compartimentat: (2 birouri şi o sală de şedinţe)

• Stare generală: instalaţie electrică nouă, necesită mici reparaţii la instalaţiile


sanitare (robineţi)

Locaţia C

• La limita zonei centrale (Zona 1)

• Parcare pentru 3 maşini, amenajată

• Compartimentare: conform cerinţelor

• Stare generală: corespunzătoare

Criteriul Importanta Locaţia A Locaţia B Locaţia C

DOCENDO® 2002 28
Punctaj Scor Punctaj Scor Punctaj Scor
Poziţie 10
Parcare 8
Compartimentare 7
Starea generală 5
TOTAL

Ce locaţie aţi ales? _______________________________________________

DOCENDO® 2002 29
Exerciţiul 6

Vom organiza o sesiune de brainstorming pentru identificarea cauzelor care conduc


la şedinţe ineficiente. Vom utiliza o diagramă cauză-efect.

Participanţii Logistica

Şedinţe
ineficiente

MediulPregatir
ea

DOCENDO® 2002 30
Cum să ne încadrăm în timp

Un motiv major pentru care şedinţele sunt motive de tensiune şi frustrare este
durata acestora. Nu numai că unele şedinţe sunt foarte lungi, însă uneori durata lor
nici nu este cunoscută de către participanţi, iar alteori durează mai mult decât s-a
anunţat iniţial.

Ce puteţi face pentru a începe şi a termina la timp o şedinţă?

Înainte de şedinţă

• precizaţi în agendă durata fiecărui subpunct şi durata totală a şedinţei

• anunţaţi din timp data, ora şi locaţia

• când programaţi şedinţa faceţi în aşa fel încât ea să nu se suprapună cu alte


activităţi importante ale participanţilor

• stabiliţi durate realiste

• selectaţi atent participanţii

• pregătiţi înainte de şedinţă tot ce este necesar (materiale pentru participanţi,


retroproiector sau multimedia, ecran, suport pentru planşe, markere, etc.)

• ………………………………………………………………………..

• ………………………………………………………………………..

Recomandări:
Pentru şedinţele cu frecvenţă regulată alocaţi 2/3 din timpul total al şedinţei
pentru discutarea subiectelor curente, 1/6 pentru planificarea agendei viitoarei
şedinţe şi 1/6 pentru follow-up-ul şedinţei precedente.

DOCENDO® 2002 31
Pentru fiecare subiect încercaţi să nu depăşiţi 20 minute; s-a constatat că acesta
este timpul mediu cât o persoana este atentă. După acest timp este necesară o
schimbare (a vorbitorului, a subiectului, a mijloacelor vizuale, etc.) pentru a stârni
din nou interesul. Pentru majoritatea oamenilor după 90 minute atenţia se
diminuează aproape total.

În timpul şedinţei

• fiţi punctuali (începeţi la ora stabilită, chiar dacă nu au sosit toţi participanţii)

• respectaţi agenda şi cereţi-le tuturor să o respecte

• stabiliţi de comun acord reguli şi respectaţi-le ( de exemplu: durata fiecărei


intervenţii, folosirea telefoanelor mobile, etc.)

• folosiţi numai aparatura strict necesară

• reamintiţi participanţilor că timpul pentru fiecare intervenţie este limitat

• conduceţi discuţiile cu tact, dar ferm; nu permiteţi devieri de la subiect

• creaţi o planşă cu subiecte pentru şedinţe viitoare

• …………………………………………………………………………..

• …………………………………………………………………………..

• …………………………………………………………………………...

DOCENDO® 2002 32
PARTICIPANŢII

Liderul/ conducătorul şedinţei

Responsabilităţi :

• Stabilirea obiectivelor şi întocmirea agendei

• Anunţarea participanţilor

• Rezervarea & pregătirea sălii

• Conducerea efectivă

• Documentarea şedinţei & distribuirea documentelor

• Organizarea activităţilor/ şedinţei de folow-up

Tipuri de participanţi

Colaboratorul

Caracteristici: oferă informaţii şi sugestii, îşi exprimă aprobarea/ solidaritatea,


reduce tensiunea.
Colaboratorul se implică nu numai în discuţii ci şi în celelalte activităţi (de exemplu
aranjarea sălii). Chiar dacă tot ce are de spus este că nu are nimic special de
adăugat, exprimându-şi acordul/ solidaritatea cu ceea ce s-a spus contribuie la
întreţinerea unei atmosfere calme. Într-o sesiune de brainstorming reuşită toţi
participanţii se manifestă ca nişte colaboratori.

DOCENDO® 2002 33
Este persoana care crede că se pot obţine rezultate prin implicarea tuturor, care îi
respectă pe ceilalţi şi le arată aprecierea lui. Îi place atmosfera destinsă şi ştie să o
creeze.
Pentru ca toţi participanţii la şedinţă să se poată manifesta astfel amintiţi-vă să le
cereţi tuturor să pregătească ceva pentru acea şedinţă.

Controlorul

Caracteristici: oferă sugestii şi informaţii, cere informaţii, îşi exprimă dezacordul/


dezaprobarea, creează tensiune.
Controlorul încearcă să domine şedinţele, vrea ca totul să se facă numai cum vrea
el; uneori modul în care pune întrebările este agresiv, iar sugestiile pot fi oferite cu
un aer de superioritate. Poate să se lupte pentru rolul de conducător al şedinţei cu
liderul de drept. Este un participant important în facilitarea discuţiilor fiindcă nu
numai că oferă informaţii şi sugestii, dar îi stimulează şi pe ceilalţi să dea
informaţii. Agenda lui personala este practic aceeaşi cu cea a şedinţei, dar vrea ca
totul să fie sub controlul lui. Când este lider are tendinţa de a-i desconsidera pe
ceilalţi.
Nu-i plac sesiunile de brainstorming în cursul cărora pierde controlul. Îi plac
disputele, fiindcă îi oferă ocazia să arate cât este de bun. De multe ori joacă rolul
avocatului diavolului ceea ce le permite celorlalţi să caute mai multe argumente, să
găsească mai multe soluţii.
Utilitatea lui în şedinţe este dată şi de capacitatea de a organiza informaţii şi de a
trage concluzii; este de multe ori motorul care împinge şedinţa înainte. Este o
persoană plină de energie, căreia îi place acţiunea şi căutarea/găsirea de soluţii.

DOCENDO® 2002 34
Integratorul

Caracteristici: îşi exprima aprobarea/ acordul, oferă sugestii, îşi exprima opiniile,
cere informaţii şi sugestii.
Apreciază subtilitatea, diversitatea şi diferenţele ca utile pentru a ajunge la o
concluzie. Ştie că se vor găsi soluţii, şi ştie să aleagă momentul. Este un amestec de
persoana reflexivă şi om de acţiune. Nu are o agendă ascunsă, de aceea este un
factor de echilibru. Caută ca toţi să fie “în largul lor”, ştiind că numai aşa se pot lua
decizii viabile şi în acelaşi timp le cere tuturor o atitudine matură. Are încredere în
ceilalţi şi le apreciază părerile, fiind în acelaşi timp foarte sigur pe el.
Înţelege foarte bine ca regulile stabilite pentru şedinţă trebuiesc respectate pentru a
atinge obiectivele.
Este liderul ideal pentru o şedinţă.

Sabotorul

Caracteristici: oferă informaţii şi sugestii, îşi exprima opinia, cere informaţii şi


sugestii, cere părerea, este agresiv, creează tensiune, îşi exprima dezaprobarea/
dezacordul.
Problema cu sabotorul este că el creează confuzie. Deşi oferă şi cere informaţii şi
soluţii devine evident pentru toţi că singurul lui obiectiv este să nu existe nici o
finalitate. Deviază orice discuţie, creează stări tensionate, intră în conflict cu
controlorul, îl face pe colaborator să se simtă prost, îl provoacă pe integrator.
Are o agendă personală care diferă de cea a şedinţei.
Dacă reuşeşte, şedinţa va fi compromisă. Daţi-i cuvântul primul pentru a nu avea
ocazia să mai intervină; stabiliţi reguli foarte clare şi respectaţi-le!

DOCENDO® 2002 35
Motivarea şi persuadarea participanţilor

Motivarea

Motivaţia este definită ca dorinţa de a face ceva. Cum putem să motivam pe


cineva? Numai dându-i să facă ceva ce-şi doreşte. Exista mai multe teorii
referitoare la ceea ce-şi doresc oamenii, folosite intensiv de către agenţii de vânzări
de succes. Le puteţi folosi pentru a vă vinde ideile. Binecunoscuta teorie a lui
Maslow oferă un punct de plecare. Bob Nelson consideră următoarele 8 dorinţe
fundamentale ale oamenilor:

• participarea la acţiune

• proprietatea

• puterea

• afilierea/ apartenenţa

• competenţa

• obţinerea de rezultate

• recunoaşterea

• să facă ceva ce are sens

În cursul unei şedinţe daţi ocazia participanţilor să-şi satisfacă una sau mai multe
din aceste dorinţe, contribuind în acelaşi timp la atingerea obiectivelor

DOCENDO® 2002 36
Cel mai simplu este să le recunoaşteţi competenţa şi să le apreciaţi meritele, chiar
dacă acestea constau într-o simplă idee la o sesiune de brainstorming. Implicarea în
acţiune am discutat-o deja pentru partea de pregătire a şedinţei, în timpul şedinţei
oferiţi tuturor posibilitatea să-şi exprime opiniile şi ulterior să participe la punerea
în aplicare a deciziilor. Aceasta le oferă şi ocazia să obţină rezultate şi să-şi
manifeste competenţa.

La fel de important este să nu-i demotivaţi pe participanţi. Evitaţi orice fel de


etichetare, concentraţi-vă pe situaţie nu pe persoană. Amintiţi-vă că fiecare
persoană are nevoie să fie respectată de ceilalţi şi să-şi păstreze respectul de sine.

• Încurajaţi participarea tuturor.


• Arătaţi-vă interesul pentru fiecare luare de poziţie.
• Arătaţi respect pentru ideile şi sugestiile prezentate, chiar dacă nu coincid cu
ale dumneavoastră.
• Mulţumiţi participanţilor pentru că au luat cuvântul.
• Daţi fiecăruia câte o responsabilitate înainte, în timpul şi/sau după şedinţă.
• Nu adoptaţi o atitudine dominatoare; faptul că conduceţi şedinţa nu înseamnă
ca sunteţi superior celorlalţi.
• Spuneţi şi dovediţi ca prin cooperarea şi participarea tuturor veţi ajunge cel
mai repede la un rezultat.

DOCENDO® 2002 37
Exerciţiul 6

Ce nu aţi făcut la şedinţele pe care le-aţi condus până acum şi vă propuneţi să faceţi
la şedinţa următoare pentru a-i motiva pe participanţi?

• …………………………………………………………………………..

• …………………………………………………………………………..

• …………………………………………………………………………..

• …………………………………………………………………………..

• …………………………………………………………………………..

Modalităţi de persuasiune:

• spuneţi clar şi răspicat ce aveţi de spus

• explicaţi întotdeauna “de ce”

• ascultaţi cu atenţie obiecţiile ridicate de ceilalţi şi discutaţi-le complet

• tindeţi spre un consens când luaţi o hotărâre, chiar dacă acesta implica
negocieri şi compromisuri

DOCENDO® 2002 38
Rezolvarea situaţiilor dificile

Pentru că în timpul şedinţelor interacţionează persoane cu diferite tipuri de


personalităţi, problemele sunt aproape inevitabile. Tipurile de situaţii întâlnite sunt:

• situaţii în care este implicat tot grupul de participanţi

• situaţii în care anumiţi participanţi au comportament dificil

Situaţii dificile de grup

Grup neparticipativ

Uneori, pe parcursul şedinţei apar situaţii delicate în care participanţii răspund


întrebărilor cu tăcerea sau numai cu afirmaţii superficiale. Pot fi multe
motive pentru asemenea situaţii pornind de la planificarea greşită a unor
subiecte pe agendă sau subiecte dificile – care pot fi neinteresante, dar şi
sensibile ( de ex. participanţii nu răspund de frica a ceea ce s-ar putea
întâmpla dacă ar răspunde), invitarea unor persoane care nu au legătură cu
subiectul discutat, etc.

Soluţii recomandate:

• întrebaţi participanţii ce se întâmplă

• descrieţi situaţia (nonparticipare) şi întrebaţi de ce

• daţi o scurta pauză grupului şi încercaţi să aflaţi care este problema

• întrebaţi grupul ce sugestii are pentru a îmbunătăţi situaţia

• in extremis numiţi persoane care să răspundă

• ……………………………………………………………………………….

DOCENDO® 2002 39
Grup care are dificultăţi în urmărirea agendei

Soluţii recomandate:

 întrebaţi participanţii dacă simt că discuţia curenta este necesară

 dacă există un subiect care-i preocupă foarte mult pe toţi, fie adăugaţi subiectul
respectiv pe agenda şi îi alocaţi timp, fie îl includeţi pe agenda unei şedinţe
viitoare

 întrebaţi dacă discuţia poate fi amânată pentru după şedinţă şi desfăşurată într-
un cadru mai puţin formal

 …………………………………………………………………………………….

Numai o parte a grupului participă

Această situaţie poate apărea când:

• subiectul discuţiei poate fi relevant numai pentru unii participanţi

• participanţii nu au fost corect selectaţi

• anumiţi participanţi îi intimidează pe ceilalţi

• exista bariere în comunicare (nivele ierarhice diferite, probleme personale, etc.)

Soluţii recomandate:

- cereţi părerea celor care nu participă la subiectul în discuţie

- structuraţi discuţia astfel încât toţi participanţii să-şi spună punctul de vedere

- într-o pauză întrebaţi-i pe cei care nu participă care este motivul


DOCENDO® 2002 40
- ……………………………………………………………………………………

DOCENDO® 2002 41
Grupul se implică mult emoţional

Câteodată discuţiile în timpul şedinţelor devin destul de aprinse. Sunt exprimate


emoţii ca : mânia, frica sau durerea. Tonul vocii urcă, creşte volumul şi tensiunea
nervoasă, pot apărea chiar şi lacrimi.

Soluţii recomandate:

- nu vă implicaţi şi nu vă arătaţi simpatia pentru nici una dintre părţi

- arătaţi înţelegere pentru emoţiile tuturor şi reamintiţi-le că modul lor de


exprimare vă poate ajuta/ împiedica să atingeţi obiectivele

- readuceţi discuţia la subiectele de pe agenda

- luaţi o pauza; propuneţi nişte activităţi relaxante.

- dacă numai o parte dintre participanţi se implică mult emoţional, încercaţi să


amânaţi discuţia pentru după şedinţă

- dacă discuţiile nu se încheie, iar tonul participanţilor conduce spre conflict


cereţi-le lor soluţii pentru rezolvarea situaţiei

- când selectaţi participanţii luaţi în calcul toate datele

- ……………………………………………………………………………………

DOCENDO® 2002 42
Rezolvarea situaţiilor create de participanţii dificili

Vom discuta modalităţile de rezolvare create de următoarele tipuri de participanţi:

• Persoane care domină discuţia

• Persoane care întrerup constant discuţiile

• Persoane care nu participă

• Persoane care au conversaţii private

• Persoane care sunt în mod constant negative sau ostile

• Persoane care deviază constant discuţia de la subiect

• Persoane care repetă continuu acelaşi lucru

• Persoane care au probleme de prezenţă

DOCENDO® 2002 43
Persoane care domină discuţia

Soluţii recomandate:

- întrerupeţi persoana între doua fraze, mulţumiţi-i şi întrebaţi grupul dacă mai
există cineva care vrea să-şi expună punctul de vedere

- atrageţi atenţia asupra agendei şi a timpului acordat

- daţi persoanei respective o limită de timp

- sumarizaţi ce a spus persoana respectivă şi schimbaţi subiectul

- întrerupeţi contactul vizual cu persoana respectivă, nu-i mai daţi atenţie

- …………………………………………………………………………………….

Persoane care întrerup constant discuţiile

Când luările de cuvânt sunt întrerupte constant, se întrerupe fluxul informaţional şi


se dovedeşte o lipsă de respect pentru vorbitor. Aceste întreruperi pot fi verbale sau
non-verbale.

Soluţii recomandate

- reamintiţi că aveţi o regulă stabilită de comun acord să nu-l întrerupeţi pe cel


care vorbeşte

- nu faceţi ca el şi nu-l întrerupeţi, aşteptaţi să-şi exprime punctul de vedere şi daţi


din nou cuvântul celui care a fost întrerupt

- fiţi neutru şi consecvent, nu permiteţi unora să întrerupă şi altora nu

- permiteţi tuturor să-si exprime opiniile; dacă grupul este mare faceţi o listă pe
planşă, astfel fiecare va fi sigur, văzându-şi numele, că îi va veni rândul

DOCENDO® 2002 44
- …………………………………………………………………………………….

DOCENDO® 2002 45
Persoane care nu participă

Înainte de a acţiona încercaţi şi înţelegeţi motivele: persoana respectivă nu este


interesată de subiect, nu are curajul să vorbească (este timidă, inhibată de alţi
participanţi, etc.), a fost deseori întreruptă anterior, etc.

Soluţii recomandate:

- cereţi-i părerea direct, spunându-i numele la începutul întrebării

- mulţumiţi-i de câte ori ia cuvântul (atenţie să nu o ironizaţi prin tonul cu care îi


mulţumiţi)

- cereţi-i părerea în domenii în care ştiţi că este competentă

- …………………………………………………………………………………….

Persoane care au conversaţii private

Se vor găsi întotdeauna persoane care au conversaţii private pe parcursul şedinţelor,


lucru care-i împiedica pe ceilalţi participanţi să se concentreze sau chiar să
participe activ la şedinţă.

Soluţii recomandate:

- creaţi un moment de linişte: încheiaţi ceea ce spuneţi, tăceţi şi uitaţi-vă la


persoanele care vorbesc

- rugaţi-i să împărtăşească cu întregul grup conversaţia

- întrebaţi despre subiectul discuţiei şi felul în care acesta contribuie la atingerea


obiectivelor

- …………………………………………………………………………………….

DOCENDO® 2002 46
Persoane care sunt în mod constant negative sau ostile

Există persoane pentru care nimic din ceea ce se spune nu este ok sau pentru care
nici una dintre propuneri sau idei, nu are şanse de reuşită; cărora le place să-i atace
pe ceilalţi sau doar să-i enerveze

Soluţii recomandate:

- confirmaţi ca aţi înţeles punctul lor de vedere

- întrebaţi-i dacă exista o parte a subiectului (un aspect, o acţiune, etc) cu care
sunt de acord

- parafrazaţi ceea ce spun, folosind exact cuvintele lor

- rugaţi grupul să-i răspundă persoanei respective

- …………………………………………………………………………………….

Persoane care deviază constant discuţia de la subiect

Cauza principală o constituie agenda personală diferită de cea oficială.

Soluţii recomandate:

- cereţi să vi se explice care este legătura dintre ceea ce spun şi agenda şedinţei

- notaţi subiectul nou pe o “planşă de parcare” şi întoarceţi-vă la tema de bază

- mulţumiţi pentru intervenţie şi cereţi părerea altui participant

- daţi-i participantului ceva de făcut (de exemplu să scrie minuta şedinţei)

- …………………………………………………………………………………….

DOCENDO® 2002 47
Persoane care repetă continuu acelaşi lucru

Soluţii recomandate:

- demonstraţi-i că punctul său de vedere a fost notat (minuta şedinţei) şi întrebaţi


“dacă de acum putem merge mai departe”

- la o nouă intervenţie rugaţi să se omită cele spuse anterior şi să se aducă în


discuţie numai ceva ce nu a fost deja spus

…………………………………………………………………………………….

Persoane care au probleme de prezenţă

Există persoane care în mod repetat întârzie la şedinţe sau pleacă mai devreme.
Acest lucru distrage activitatea grupului şi prelungeşte artificial durata şedinţelor.

Soluţii recomandate:

- stabiliţi pentru şedinţe date şi ore convenabile pentru toţi participanţii

- nu repetaţi/ rezumaţi nimic din ceea ce s-a discutat deja pentru persoanele care
întârzie

- introduceţi nişte “reguli ale casei”- o listă care să fie postată în interiorul
camerei în care au loc şedinţele şi la un loc vizibil pentru toţi participanţii. În
aceasta listă să apară menţiunea că “persoanele invitate la şedinţă sunt de acord
şi susţin toate deciziile luate în absenţa lor” .

- rugaţi participanţii să anunţe dacă, când şi de ce trebuie să plece, să vină mai


târziu sau să lipsească de la şedinţă.

- …………………………………………………………………………………….

DOCENDO® 2002 48
DOCUMENTE PENTRU ŞEDINŢE
Agenda

Minuta şedinţei

Planul de acţiune

Lista de distribuţie

Nu uitaţi: este responsabilitatea liderului întocmirea şi distribuirea documentelor!

Agenda

Agenda finală care se trimite participanţilor va conţine următoarele informaţii


generale:

• scopul/ tipul şedinţei

• locul, data, ora

• obiectivele

• subiectele de discutat şi timpul alocat pentru fiecare

• persoanele care vor prezenta / vor conduce discuţiile pe o anume temă

Pentru a asigura implicarea participanţilor pe agendă se va adăuga sarcina care-i


revine participantului respectiv (de exemplu să aducă o sinteză a rapoartelor de
vânzări pe ultima lună, să pregătească o prezentare de 10 minute despre organizarea
fişierelor, etc).

DOCENDO® 2002 49
Minuta şedinţei

Aceasta se întocmeşte pe parcursul şedinţei, pentru a fi siguri că nici o informaţie


importantă nu a fost omisă. Va conţine:

• date de identificare (tipul şedinţei, data)

• numele participanţilor

• subiectele abordate

• punctele de vedere exprimate

• planul de acţiune

• data şedinţei de follow-up

Cine scrie minuta şedinţei? La aceasta întrebare nu există un răspuns standard. O


poate face liderul, unul dintre participanţi sau o persoană chemată special pentru
aceasta (de exemplu o secretară). când hotărâţi cine este persoana care scrie minuta
şedinţei amintiţi-vă că aceasta va avea mai puţine şanse să participe la discuţii.

DOCENDO® 2002 50
Planul de acţiune

Pentru ca şedinţa să-si atingă obiectivele trebuie ca cele hotărâte să fie puse în
practică; acest lucru este valabil şi pentru şedinţele de prezentare, la care cei
implicaţi hotărăsc de exemplu să folosească informaţiile prezentate într-un anume
mod. Planul de acţiune este unealta de monitorizare a aplicării celor hotărâte în
şedinţă. Pentru a fi eficient Planul de acţiune trebuie să conţină:

• date de identificare (data, tipul şedinţei, participanţii) dacă nu este inclus


în minuta şedinţei

• activitatea/ sarcina

• persoana care răspunde

• termenul de execuţie final, termene intermediare dacă este cazul

• data la care se raportează şi persoana căreia i se raportează (când este


cazul)

Lista de distribuţie

Documentele şedinţei se distribuie nu numai participanţilor ci şi tuturor celor care


pot influenţa stabilirea agendei şi/ sau aplicarea celor hotărâte.

Agenda se distribuie cu cel puţin o zi înainte de şedinţă.

Minuta şi planul de acţiune în ziua în care a avut loc şedinţa sau cel mai târziu în
ziua imediat următoare.

DOCENDO® 2002 51
Exercitiul 7

Stabiliţi un plan de acţiune bazat pe ce s-a discutat în acest curs, plecând de la


premisa că s-a obţinut consensul.

Activitatea Cine răspunde Termenul

DOCENDO® 2002 52
EVALUAREA EFICIENŢEI ŞI REZULTATELOR
ŞEDINŢELOR
Evaluarea/ monitorizarea rezultatelor implica două aspecte: rezultatele şedinţei şi
rezultatele deciziilor luate. O şedinţă reuşită este cea pe care majoritatea dacă nu
chiar toţi participanţii o considera aşa. Aceasta evaluare se poate face cu un
chestionar distribuit înainte de terminarea şedinţei. Chestionarul este util şi în
evaluarea comparativa a şedinţelor.

Pentru monitorizarea rezultatelor va este indispensabil Planul de acţiune întocmit în


şedinţă. Acesta va fi folosit ca instrument de monitorizare. Evaluarea rezultatelor se
poate face de obicei într-o şedinţă de follow-up.

Evaluarea şedinţei

O şedinţă pe care un participant a apreciat-o ca eficientă îi poate părea altuia


inutilă. Pentru a afla părerea tuturor participanţilor la o şedinţă puteţi folosi un
Chestionar de evaluare a şedinţelor. Chestionarul este anonim.

Colectaţi chestionarele de la toate şedinţele pe care le conduceţi şi analizaţi-le.


Păstraţi elementele care au contribuit la succes şi întocmiţi un plan de acţiune
pentru a mări eficienţa şedinţelor viitoare.

Nu uitaţi să menţionaţi în agenda existenţa acestui chestionar!

DOCENDO® 2002 53
Vă prezentam un model, la care puteţi adăuga tot ceea ce credeţi că este necesar
pentru evalua şedinţa. Nu întocmiţi chestionare foarte lungi, completarea lor nu
trebuie să dureze mai mult de 5 minute.

Chestionar

1. V-a plăcut aceasta şedinţă?

2. Aţi înţeles obiectivele ei?

3. În opinia dumneavoastră au fost aceste obiective atinse?

4. Aţi avut suficiente ocazii să vă exprimaţi opiniile?

5. Şedinţa a fost bine organizată?

6. Discuţiile au fost productive?

7. Sala/ locul de desfăşurare a fost corespunzător?

8. Aţi fost informat cu destul timp înainte despre aceasta şedinţă?

9. Ziua şi ora de desfăşurare alese s-au încadrat bine în agenda


dumneavoastră?

10. Aţi primit nişte sarcini concrete în şedinţă?

11. Aţi avut ceva de pregătit pentru această şedinţă?

12. Ce anume v-a plăcut cel mai mult?

13. Ce anume v-a displăcut?

Pentru răspunsuri la întrebările 1-9 vă sugerăm să folosiţi o scala de la 1 (dezacord


total) la 5 (total de acord).

DOCENDO® 2002 54
Monitorizare rezultate

Liderul este cel care urmăreşte atingerea obiectivelor menţionate în Planul de


acţiune şi organizează şedinţa de follow-up. Este responsabilitatea lui să distribuie
Planul de acţiune tuturor persoanelor implicate în aplicarea sau supervizarea lui.

DOCENDO® 2002 55