Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
DOCENDO® 2002
DOCENDO® 2002
CUPRINS
DOCENDO® 2002 3
DOCENDO® 2002 4
DOCENDO® 2002 5
DE CE NE ÎNTÂLNIM – UTILITATEA ŞEDINŢELOR
Statistici mai mult sau mai puţin amuzante sau de ce un curs pentru
eficientizarea şedinţelor
Cui se adresează acest curs? Celor care organizează şi conduc şedinţe, indiferent de
frecvenţa şi tipul acestora şi de numărul de participanţi.
Definiţie: o şedinţă eficientă este cea în care se ating obiectivele în cel mai scurt
timp şi cu cele mai puţine resurse.
Exerciţiul 1
► să se obţină rezultate
► să se desfăşoare organizat
► ………………………………………………………..
► ………………………………………………………..
DOCENDO® 2002 6
Valoarea / importanţa şedinţelor
► se transmit informaţii
► se discută problemele
► se caută soluţii
► se generează idei
► se explică proceduri noi, care sunt mai uşor înţelese când sunt explicate în
detaliu
• cu cât mai mult timp petrecut în şedinţe cu atât mai puţin rămas pentru alte
activităţi
Clasificarea şedinţelor
- de informare
- de evaluare şi organizare
DOCENDO® 2002 7
PREGĂTIREA ŞEDINŢELOR
Cele mai multe şedinţe care nu conduc la nici un rezultat sunt cele pentru care se
putea găsi un substitut; comunicarea prin e-mail sau prin telefon de exemplu. Care
este criteriul prin care se stabileşte dacă o anume informaţie sau o anume problemă
necesită o şedinţă pentru a fi comunicată/ rezolvată? Răspunsul îl reprezintă fluxul
informaţional. Dacă fluxul informaţional este unidirecţional se pot folosi o varietate
de mijloace pentru difuzarea informaţiilor: e-mail, aviziere, intranet, etc.
Înainte de a chema colegii la o şedinţă întrebaţi-vă pur şi simplu: mi-aş putea atinge
obiectivele şi altfel?
Nu uitaţi: facem şedinţe atunci când avem ceva de făcut împreună şi nu putem face
acel lucru separat.
Stabilirea obiectivelor
DOCENDO® 2002 8
S Specific Descrie concret şi clar rezultatul pe care doriţi să-l obţineţi
Exerciţiul 2
1. _ Identificarea de soluţii pentru redresarea situaţiei în cel mai scurt timp posibil
2. _ Planul de recrutare a unui nou agent de vânzări
3. _ Dezvoltarea a 3 strategii pentru a creşte vânzările cu 5%
4. _ Creşterea vânzărilor
5. _ Reducerea emanaţiilor de CO2 cu 15%
6. _ Selecţia unui candidat
7. _ Stabilirea bugetului pentru marketing pentru anul următor
8. _ Eliminarea poluării
9. _ Provocările anului viitor
10. _ Identificarea de soluţii pentru repunerea în funcţiune a serviciului pentru clienţi
până vineri 12 septembrie
______________________________________________________________________
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
DOCENDO® 2002 9
Unul dintre avantajele stabilirii obiectivelor pentru şedinţe este că ne ajută să ieşim din
dilema iniţială “Facem sau nu şedinţa?”. Dacă răspunsul este “da”, tot obiectivele sunt
cele pe care ne bazăm atunci când o planificam. Construirea agendei, selectarea
participanţilor, eficienţa finală a şedinţei depind de stabilirea obiectivelor. Mai mult,
obiectivele ne oferă un criteriu de apreciere a eficienţei oricărei şedinţe şi de follow-up.
Agenda
Recomandări:
Daţi tuturor participanţilor ceva de pregătit pentru şedinţă. Aceasta va creşte
importanţa pe care acea şedinţă o va avea pentru ei şi va conduce şi la un grad
mai mare de implicare pe parcursul şedinţei.
DOCENDO® 2002 10
Importanţa agendei:
Conţinutul agendei
► obiectivele
DOCENDO® 2002 11
Utilitatea menţionării duratei fiecărui subiect/ punct din agenda
• Oferă o “ghilotină” pentru stoparea discuţiilor inutile dacă nici o altă metodă nu
a dat rezultate
DOCENDO® 2002 12
Selectarea participanţilor
Eficienţa oricărei şedinţe depinde în foarte mare măsura de selectarea celor care
participă.
DOCENDO® 2002 13
Exerciţiul 3
• Poate influenta şedinţa prin experienţa pe care o are sau prin abilităţile de
mediator?
DOCENDO® 2002 14
Participantul pentru care se poate răspunde “da” la cel puţin o întrebare primeşte o
bilă albă. Participantul pentru care nu se poate răspunde cu “da” la nici una dintre
întrebări primeşte o bila neagră.
DOCENDO® 2002 15
Există şi categoria celor pe care e mai bine să evitaţi să-i invitaţi – dacă se poate:
• cei care vor mări numărul participanţilor până la a face şedinţa dificil de
controlat
• …………………………………………………………………………
• …………………………………………………………………………
DOCENDO® 2002 16
Exerciţiul 4
Locul ……………………………………………………………………
Tipul ………………………………………………………………………...
Obiectivul ……………………………………………………………………
AGENDA
Participanţi
1. ………………………… …………………………………..................
2. ………………………… .…………………………………..................
3. ………………………… .………………………………….................
4. ………………………… .…………………………………...................
DOCENDO® 2002 17
CONDUCEREA ŞEDINŢELOR
Eliminaţi factorii care distrag atenţia şi pot crea stres (zgomote, întreruperi, etc.).
Înveseliţi sala de şedinţe (de exemplu scrieţi agenda pe o planşă care rămâne
vizibilă tot timpul şedinţei)
DOCENDO® 2002 18
Conducerea discuţiilor
Conducerea discuţiilor
• încheierea discuţiei
- recapitulaţi ce s-a discutat
- stabiliţi planul de acţiune
- asiguraţi-vă că toţi cei implicaţi au înţeles ce au de făcut
DOCENDO® 2002 19
Prezentările din cadrul şedinţelor
• Identificaţi auditoriul
ce nivel de competenţă au
ce-i interesează
la ce nivel decizional se situează
ce limbaj folosesc
cât de mare este grupul
DOCENDO® 2002 20
Recomandări:
Pregătiţi câteva documente pentru a vă susţine afirmaţiile, chiar dacă nu o faceţi
în timpul şedinţei.
Mijloacele vizuale
DOCENDO® 2002 21
Planşele (chart-urile)
Avantaje:
- nu necesită nici un fel de aparatură pentru pregătire sau prezentare
- personalizate pentru fiecare grup
- cea mai bună modalitate pentru a nota idei şi comentarii ale grupului
- mai personale decât foliile
- înveselesc atmosfera
Dezavantaje
- dacă nu sunt bine făcute pot să dea senzaţia de improvizaţie
- relativ greu de refolosit
- necesită anumite abilităţi
Recomandări:
• daţi un titlu fiecărei planşe
• scrieţi cu litere mici, sunt mult mai uşor de citit decât majusculele
• scrieţi mare (2 cm înălţimea literelor) şi lăsaţi spaţii între rânduri (4-8 cm)
• scrieţi cu partea lată a markerului; scrieţi apăsat, chiar dacă nu scrieţi
frumos veţi obţine un scris lizibil
• folosiţi hârtie liniată
• folosiţi alternativ două culori pe o planşă; folosiţi culorile pentru a delimita
ideile; folosiţi culori închise pentru scris şi culori vesele pentru sublinieri
• dacă ştiţi că veţi reveni la o planşă lipiţi pe ea un post-it, o veţi găsi imediat
• nu vorbiţi în timp ce scrieţi
• lăsaţi partea de jos nescrisă, astfel şi cei care stau mai în spate văd tot scrisul
• dacă aveţi talent înveseliţi planşele cu desene sugestive
DOCENDO® 2002 22
Prezentările Power Point şi foliile (slide-urile)
Avantaje
Recomandări
• o singură idee pe pagină; maxim 6 rânduri/ pagină
• scrieţi cu fonturi mari (fonturi de 18 puncte sau mai mult); folosiţi fonturi
simple, fără înflorituri; maxim 2 fonturi pe pagină; aceleaşi fonturi pentru
toată prezentarea
• folosiţi majuscule numai pentru titluri, restul scrieţi cu litere mici
DOCENDO® 2002 23
Procesul decizional în şedinţe
Dacă doriţi să rezolvaţi o problemă/ să găsiţi o soluţie în cel mai scurt timp posibil
şi implicând toţi participanţii este utilă un proces decizional independent de tipul
problemei.
Procesul decizional
• Evaluaţi alternativele
• Alegeţi o soluţie
Definire problemă
DOCENDO® 2002 24
Metode de generare a alternativelor
DOCENDO® 2002 25
Tehnici de evaluare a alternativelor
DOCENDO® 2002 26
Exerciţiul 5
Evaluarea alternativelor
Constrângeri:
Criteriul Importanţa
Poziţie centrală 10
Parcare amenajată pentru 8 maşini 8
Compartimentare (3 birouri, hol de primire şi o sala de şedinţe) 7
Starea generală 5
Locaţia A
DOCENDO® 2002 27
• În afara zonei centrale, dar relativ aproape de aceasta (Zona 2)
Locaţia B
• În zona centrală
Locaţia C
DOCENDO® 2002 28
Punctaj Scor Punctaj Scor Punctaj Scor
Poziţie 10
Parcare 8
Compartimentare 7
Starea generală 5
TOTAL
DOCENDO® 2002 29
Exerciţiul 6
Participanţii Logistica
Şedinţe
ineficiente
MediulPregatir
ea
DOCENDO® 2002 30
Cum să ne încadrăm în timp
Un motiv major pentru care şedinţele sunt motive de tensiune şi frustrare este
durata acestora. Nu numai că unele şedinţe sunt foarte lungi, însă uneori durata lor
nici nu este cunoscută de către participanţi, iar alteori durează mai mult decât s-a
anunţat iniţial.
Înainte de şedinţă
• ………………………………………………………………………..
• ………………………………………………………………………..
Recomandări:
Pentru şedinţele cu frecvenţă regulată alocaţi 2/3 din timpul total al şedinţei
pentru discutarea subiectelor curente, 1/6 pentru planificarea agendei viitoarei
şedinţe şi 1/6 pentru follow-up-ul şedinţei precedente.
DOCENDO® 2002 31
Pentru fiecare subiect încercaţi să nu depăşiţi 20 minute; s-a constatat că acesta
este timpul mediu cât o persoana este atentă. După acest timp este necesară o
schimbare (a vorbitorului, a subiectului, a mijloacelor vizuale, etc.) pentru a stârni
din nou interesul. Pentru majoritatea oamenilor după 90 minute atenţia se
diminuează aproape total.
În timpul şedinţei
• fiţi punctuali (începeţi la ora stabilită, chiar dacă nu au sosit toţi participanţii)
• …………………………………………………………………………..
• …………………………………………………………………………..
• …………………………………………………………………………...
DOCENDO® 2002 32
PARTICIPANŢII
Responsabilităţi :
• Anunţarea participanţilor
• Conducerea efectivă
Tipuri de participanţi
Colaboratorul
DOCENDO® 2002 33
Este persoana care crede că se pot obţine rezultate prin implicarea tuturor, care îi
respectă pe ceilalţi şi le arată aprecierea lui. Îi place atmosfera destinsă şi ştie să o
creeze.
Pentru ca toţi participanţii la şedinţă să se poată manifesta astfel amintiţi-vă să le
cereţi tuturor să pregătească ceva pentru acea şedinţă.
Controlorul
DOCENDO® 2002 34
Integratorul
Caracteristici: îşi exprima aprobarea/ acordul, oferă sugestii, îşi exprima opiniile,
cere informaţii şi sugestii.
Apreciază subtilitatea, diversitatea şi diferenţele ca utile pentru a ajunge la o
concluzie. Ştie că se vor găsi soluţii, şi ştie să aleagă momentul. Este un amestec de
persoana reflexivă şi om de acţiune. Nu are o agendă ascunsă, de aceea este un
factor de echilibru. Caută ca toţi să fie “în largul lor”, ştiind că numai aşa se pot lua
decizii viabile şi în acelaşi timp le cere tuturor o atitudine matură. Are încredere în
ceilalţi şi le apreciază părerile, fiind în acelaşi timp foarte sigur pe el.
Înţelege foarte bine ca regulile stabilite pentru şedinţă trebuiesc respectate pentru a
atinge obiectivele.
Este liderul ideal pentru o şedinţă.
Sabotorul
DOCENDO® 2002 35
Motivarea şi persuadarea participanţilor
Motivarea
• participarea la acţiune
• proprietatea
• puterea
• afilierea/ apartenenţa
• competenţa
• obţinerea de rezultate
• recunoaşterea
În cursul unei şedinţe daţi ocazia participanţilor să-şi satisfacă una sau mai multe
din aceste dorinţe, contribuind în acelaşi timp la atingerea obiectivelor
DOCENDO® 2002 36
Cel mai simplu este să le recunoaşteţi competenţa şi să le apreciaţi meritele, chiar
dacă acestea constau într-o simplă idee la o sesiune de brainstorming. Implicarea în
acţiune am discutat-o deja pentru partea de pregătire a şedinţei, în timpul şedinţei
oferiţi tuturor posibilitatea să-şi exprime opiniile şi ulterior să participe la punerea
în aplicare a deciziilor. Aceasta le oferă şi ocazia să obţină rezultate şi să-şi
manifeste competenţa.
DOCENDO® 2002 37
Exerciţiul 6
Ce nu aţi făcut la şedinţele pe care le-aţi condus până acum şi vă propuneţi să faceţi
la şedinţa următoare pentru a-i motiva pe participanţi?
• …………………………………………………………………………..
• …………………………………………………………………………..
• …………………………………………………………………………..
• …………………………………………………………………………..
• …………………………………………………………………………..
Modalităţi de persuasiune:
• tindeţi spre un consens când luaţi o hotărâre, chiar dacă acesta implica
negocieri şi compromisuri
DOCENDO® 2002 38
Rezolvarea situaţiilor dificile
Grup neparticipativ
Soluţii recomandate:
• ……………………………………………………………………………….
DOCENDO® 2002 39
Grup care are dificultăţi în urmărirea agendei
Soluţii recomandate:
dacă există un subiect care-i preocupă foarte mult pe toţi, fie adăugaţi subiectul
respectiv pe agenda şi îi alocaţi timp, fie îl includeţi pe agenda unei şedinţe
viitoare
întrebaţi dacă discuţia poate fi amânată pentru după şedinţă şi desfăşurată într-
un cadru mai puţin formal
…………………………………………………………………………………….
Soluţii recomandate:
- structuraţi discuţia astfel încât toţi participanţii să-şi spună punctul de vedere
DOCENDO® 2002 41
Grupul se implică mult emoţional
Soluţii recomandate:
- ……………………………………………………………………………………
DOCENDO® 2002 42
Rezolvarea situaţiilor create de participanţii dificili
DOCENDO® 2002 43
Persoane care domină discuţia
Soluţii recomandate:
- întrerupeţi persoana între doua fraze, mulţumiţi-i şi întrebaţi grupul dacă mai
există cineva care vrea să-şi expună punctul de vedere
- …………………………………………………………………………………….
Soluţii recomandate
- permiteţi tuturor să-si exprime opiniile; dacă grupul este mare faceţi o listă pe
planşă, astfel fiecare va fi sigur, văzându-şi numele, că îi va veni rândul
DOCENDO® 2002 44
- …………………………………………………………………………………….
DOCENDO® 2002 45
Persoane care nu participă
Soluţii recomandate:
- …………………………………………………………………………………….
Soluţii recomandate:
- …………………………………………………………………………………….
DOCENDO® 2002 46
Persoane care sunt în mod constant negative sau ostile
Există persoane pentru care nimic din ceea ce se spune nu este ok sau pentru care
nici una dintre propuneri sau idei, nu are şanse de reuşită; cărora le place să-i atace
pe ceilalţi sau doar să-i enerveze
Soluţii recomandate:
- întrebaţi-i dacă exista o parte a subiectului (un aspect, o acţiune, etc) cu care
sunt de acord
- …………………………………………………………………………………….
Soluţii recomandate:
- cereţi să vi se explice care este legătura dintre ceea ce spun şi agenda şedinţei
- …………………………………………………………………………………….
DOCENDO® 2002 47
Persoane care repetă continuu acelaşi lucru
Soluţii recomandate:
…………………………………………………………………………………….
Există persoane care în mod repetat întârzie la şedinţe sau pleacă mai devreme.
Acest lucru distrage activitatea grupului şi prelungeşte artificial durata şedinţelor.
Soluţii recomandate:
- nu repetaţi/ rezumaţi nimic din ceea ce s-a discutat deja pentru persoanele care
întârzie
- introduceţi nişte “reguli ale casei”- o listă care să fie postată în interiorul
camerei în care au loc şedinţele şi la un loc vizibil pentru toţi participanţii. În
aceasta listă să apară menţiunea că “persoanele invitate la şedinţă sunt de acord
şi susţin toate deciziile luate în absenţa lor” .
- …………………………………………………………………………………….
DOCENDO® 2002 48
DOCUMENTE PENTRU ŞEDINŢE
Agenda
Minuta şedinţei
Planul de acţiune
Lista de distribuţie
Agenda
• obiectivele
DOCENDO® 2002 49
Minuta şedinţei
• numele participanţilor
• subiectele abordate
• planul de acţiune
DOCENDO® 2002 50
Planul de acţiune
Pentru ca şedinţa să-si atingă obiectivele trebuie ca cele hotărâte să fie puse în
practică; acest lucru este valabil şi pentru şedinţele de prezentare, la care cei
implicaţi hotărăsc de exemplu să folosească informaţiile prezentate într-un anume
mod. Planul de acţiune este unealta de monitorizare a aplicării celor hotărâte în
şedinţă. Pentru a fi eficient Planul de acţiune trebuie să conţină:
• activitatea/ sarcina
Lista de distribuţie
Minuta şi planul de acţiune în ziua în care a avut loc şedinţa sau cel mai târziu în
ziua imediat următoare.
DOCENDO® 2002 51
Exercitiul 7
DOCENDO® 2002 52
EVALUAREA EFICIENŢEI ŞI REZULTATELOR
ŞEDINŢELOR
Evaluarea/ monitorizarea rezultatelor implica două aspecte: rezultatele şedinţei şi
rezultatele deciziilor luate. O şedinţă reuşită este cea pe care majoritatea dacă nu
chiar toţi participanţii o considera aşa. Aceasta evaluare se poate face cu un
chestionar distribuit înainte de terminarea şedinţei. Chestionarul este util şi în
evaluarea comparativa a şedinţelor.
Evaluarea şedinţei
DOCENDO® 2002 53
Vă prezentam un model, la care puteţi adăuga tot ceea ce credeţi că este necesar
pentru evalua şedinţa. Nu întocmiţi chestionare foarte lungi, completarea lor nu
trebuie să dureze mai mult de 5 minute.
Chestionar
DOCENDO® 2002 54
Monitorizare rezultate
DOCENDO® 2002 55