Cele 10 porunci ale unei intlniri de afaceri

Autor: Andreea Negrea

ntalnirea dureaz de 95 de minute, dar te simi de parc ar fi 95 de zile. Trebuia s dureze o
or, dar eful continu s vorbeasc. Prin minte i trec tot felul de gnduri i numai la ceea ce se
discut nu eti atent.
Ce se poate face? Cum poate o ntlnire de afaceri s fie i eficient i interesant? Oricui i
se poate ntampla s se ndeparteze de subiect sau s se lungeasc prea mult cu o prezentare. Fie
c eti un angajat sau ca eti eful, aceste 10 porunci te pot ajuta s-i atingi scopurile ntlnirii i
s nu simi c a fost o total pierdere de timp.
I. ntodeauna s tii ct este ceasul!
Din respect pentru ceilali, o ntalnire nu ar trebui s dureze mai mult dect a fost anunat,
mai ales ntalnirile de afaceri periodice. Dac pana la sfritul edinei trebuie ajuns la o
concluzie, atunci programeaz totul din timp i anun oamenii c nu se va ncheia pn nu se
ajunge la o concluzie. Oamenii trebuie s tie exact ct munc este necesar. Dac efortul
necesar este minimalizat nu poate dect s fac ru n final.
II. Nu uita scopul principal al ntlnirii!
Scopul unei ntlniri este acela de a rezolva o problema care nu poate fi rezolvata individual.
O ntlnire de afaceri are trei obiective principale: comunicarea, gestionarea si luarea unei
decizii. Toate aceste teluri presupun o aciune: intenia de a ncepe o aciune, rezultatul unei
aciuni sau planificarea si deciderea unei aciuni. Daca o ntlnire nu atinge una sau mai multe
dintre aceste aciuni este o pierdere de timp.
III. Nu uita regula de aur a unei ntlniri: laudele se fac in public, critica in particular!
Critica in public nu este constructiva. Pana la urma toi lucreaz intr-o echipa si nu este
plcut cnd unul dintre membrii este criticat in fata celorlali. Trebuie adus clar la cunotina de
la nceputul ntlnirii care e scopul ntlnirii i ct va dura. Tentativele de a duce ntlnirea ntr-o
alta direcie dect cea anunat trebuiesc oprite sau ntrerupte cu politee i calm.
IV. ntlnirile nu trebuie organizate n afara programului normal de lucru!
Chiar dac pot aprea situaii cnd aceast regul poate fi nclcat, totui trebuie pstrat
pentru situaii de urgen. Cei care organizeaz ntlniri seara sau n timpul weekendului sunt
percepui ca neavnd o via personal i, atunci, consider ca nici ceilali nu au dreptul.
V. Nu trebuie folosita presiunea de grup pentru a impune anumite concluzii!
O ntlnire nu trebuie s foreze oamenii s fie de acord cu o aciune sau o idee pe care o
consider imoral sau ilegal, doar pentru a servi interesul firmei. O corporaie trebuie s aib un
set de valori. Aceste valori trebuie sa adere la codul etic sau legile in vigoare.
VI. ntlnirile nu trebuie folosite pentru a distruge carierele celorlali!
Nenelegerile dintr-o ntlnire nu trebuie s devina personale sau distructive. Distrugerea
carierei unei persoane poate fi considerat un triumf la locul actual de munc, dar poate fi un
lucru negativ la un alt job. Abine-te chiar dac ai impresia c nu-ti poate face ru!
VII. Trebuie s separi viaa personal de cea profesional!
Nu este nimic ru in a avea prieteni la birou, dar ntlnirile sunt pentru afaceri nu socializare.
Socializarea are loc la nceputul i la sfritul ntlnirii pentru o mai bun funcionare a
companiei. In timpul ntlnirii trebuie s primeze munca pentru a nu distrage pe toat lumea.
VIII. Cel mai bun model pentru o ntlnire este democraia, nu monarhia
 Nu ncerca s-i convingi colegi s accepte o decizie, doar pentru ca tu eti de acord cu ea.
Nu este necesara o ntlnire pentru a anuna o decizie asupra creia nu se poate intervine.
Aceasta decizie poate fi afiata n publicaia interna. ntr-o ntlnire trebuie s intervin n
discuie mai multe persoane, nu s fie monopolizat doar de una singur.
IX. Desfurtorul ntlnirii trebuie s fie clar i trebuie distribuit n avans!
Stabilirea scopului, naturii i structurii ntlnirii din timp este o practica eficienta de afaceri.
Distribuirea agendei ntlnirii n avans las timp participanilor s-i pregteasc rapoarte,
planuri si propuneri. Pentru o ct mai mare eficien nu trebuie ignorat cantitatea de munc
necesar ntlnirii.
X. O ntlnire periodic trebuie ncheiata n momentul n care scopul pentru care a fost
nceputa nu mai exist!
Scopurile se schimb i cnd ntlnirea nu-i mai are rostul trebuie anulat. ntlnirile
periodice trebuie analizate pentru a se constata dac mai sunt necesare sau nu. ntlnirea,
indiferent de natura ei, nu trebuie s se lungeasc la infinit pentru c devine plictisitoare i
ineficient.