Proiectarea unei edine de comunicare eficient

Cuprins:
Generaliti Comunicarea eficient dup Berne Tipuri de edin Reguli de desfurare a unei edine Prima edin Model de fi Spargerea gheii Stadiile unei edine de grup ncheierea edinei Concluzii Factorii perturbatori Dezvoltarea competenelor de comunicare Sfaturi utile Bibliografie

,,Majoritatea specialitilor n domeniu arat c cel mai dificil de realizat este primul contact dintre cel care solicit comunicarea i nsi cel care comunic.

Comunicare eficient dup Eric Berne 1970

Tipuri de edin
Dup finalitatea formelor de activitate n echip sunt identificate cinci tipuri fundamentale de edine: decizionale, de informare, de armonizare, de explorare, de incursiune, caracterizate dup cum urmeaz: Decizional: conductorii stabilesc dezvoltarea organizaiei n perspectiv, modul de ndeplinire a sarcinilor, repartizarea resurselor etc. De informare: - se transmit decizii adoptate de organe ierarhice de pe diferite nivele; - se transmit informaii necesare desfurrii performante a activitii; - se culeg/se transmit informaii de ctre eful direct.

 De armonizare: - sunt specifice pentru managerii unor compartimente de munc ntre care nu exist nici un raport de subordonare ierarhic; - au drept scop asigurarea cooperrii ntre diferitele compartimente att n procesul pregtirii unor decizii ct i n implementarea lor.

De explorare: - au drept scop promovarea unor idei noi; - apeleaz la anumite tehnici ca de ex. brainstorming, Delphi etc.; - accentul se pune pe imaginaia participanilor. De incursiune: - participanii pornesc de la o idee bine definit pe care au sarcina transforme ntr-un proiect operaional; - accentul se pune pe precizia tehnic a programului.

s-o

Reguli de desfurare a unei edine.

 Eficiena unei edine depinde mult de felul n care este condus. Specialitii recomand o serie de reguli a cror respectare influeneaz reuita unei edine, astfel: Deschiderea edinei: - respectarea cu strictee a orei fixate; - formularea clar a scopului edinei; - formularea pozitiv a ideilor; - folosirea cuvintelor care s fac ideile interesante; - limitarea comentariului introductiv la 1-2 minute.

 Dezbaterea propriu-zis: - dezbaterea s se aeze din primele minute pe fondul problemei; - ncurajarea participanilor de a judeca independent, prin adresare de ntrebari de genul: care sunt alternativele? care pare cea mai bun soluie i de ce? care factori nu au fost luai n considerare? - calmarea momentelor de tensiune; - evitarea digresiunilor care pot s apar; - asigurarea continuiii edinei pe problemele pentru care a fost convocat; - respectarea timpului programat pentru edin.

Prima sedin

Model de fi
Un model de fi a edinelor de consiliere poate avea urmtoarea structur: 1. conversaia introductiv; 2. elaborarea schiei cazului: - formularea problemei, stabilirea cauzelor posibile, a factorilor determinani ; - ntocmirea unei scurte caracterizri/descrieri a problemei/cazului pe baza informaiilor obinute ; - realizarea unui plan de intervenie sau a unui contract scris - ce se realizeaz mpreun, ce face clientul, cum se va evalua periodic evoluia situaiei etc. 3. punerea n aplicare a planului - rezolvarea problemei cu ajutorul unor tehnici specifice de intervenie pentru care consilierul opteaz, n funcie de caracteristicile clientului.

4 reguli ale cabinetului:

Prima regul a cabinetului: Totul este confidenial! A doua regul a cabinetului: Fiecare client este unic. A treia regul a cabinetului: Condiiile edinei/sedinelor se stabilesc de comun acord cu clientul la prima edina. A patra regul a cabinetului: Sunt psiholog. Nu dau sfaturi i nu fac judeci de valoare.

 Prima edin trebuie s se desfoare ntr-un loc special ales (cabinetul de consiliere); ncperea trebuie s asigure intimitate i securitate ; consilierul i clientul trebuie s aib o poziie care s le permit contactul vizual direct (de preferat ca ntre cei doi s nu existe mobilier-barier, fiind recomandat amplasamentul n colul unei mese sau n fotolii fa n fa); punctualitatea trebuie impus ca o prim regul.

Spargerea gheii
Conversaia introductiv (spargerea gheii) se poate realiza prin abordarea unor subiecte mrunte, aparent fr legtur cu problema concret. Consilierul poate ncepe prin a povesti o ntamplare recent, o experien personal pentru a da impresia celui consiliat ca toat lumea poate s aib diferite probleme i ca el, clientul, nu este singurul care ntmpin dificulti. De asemenea, comportamentul nonverbal al consilierului trebuie s ncurajeze exprimarea celui consiliat: un zmbet, o privire blnd, o strngere de mna etc.

 Consilierul trebuie s precizeze, nc de la nceput, caracterul confidenial al ntlnirii, s i delimiteze competenele (asistare i sprijin) i s se asigure de colaborarea clientului. n cazul n care conversaia debuteaz dificil se pot adresa ntrebari-invitaii, de genul: Poti s-mi spui ce te preocup ? ; Crezi ca am putea aborda mpreun problema ta ? ;Eu te ascult. etc. Informaiile parvenite vor fi consemnate imediat sau nregistrate (reportofon, camera video etc.), cu acordul prealabil al celui consiliat, reconfirmnd caracterul strict confidenial.

Stadiile unei edine de grup

Stadiul iniial
n primele ntlniri/edine de consiliere de grup se urmrete
realizarea unei ct mai bune cunoateri interpersonale ntre membrii grupului i ntre acetia i consilier. n acest scop, se recomand exerciiile de auto/prezentare. Acestea se pot desfura prin prezentare individual - fiecare i spune numele, nsoit de o scurt autocaracterizare (preferine, aspiraii, interese, trsturi de personalitate etc.) - , prezentare n perechi - participanii sunt grupai 2 cte 2 i se prezint unul celuilalt, dup care fiecare din ei il prezint pe partenerul su grupului etc. De asemenea, tot n prima edin de consiliere de grup, se vor stabili, de comun acord, regulile dup care va funciona grupul (exemplu : punctualitatea, respectul reciproc, respectarea varietii opiniilor etc.).

 Consilierul are obligaia ca, la nceputul fiecrei edine de consiliere s prezinte tema i obiectivele urmrite. Temele puse n discuie pot fi propuse de consilier i oferite grupului sau pot fi propuse de membrii grupului (exemplu : comunicarea, succesul personal, stilul de nvare, timpul liber, cariera personal, viaa sexual, prevenia consumului de droguri etc.). Discuiile vor fi abordate ntr-o manier empatica, consilierul ncercnd s comunice cu grupul fr a lsa impresia ca este atottiutor i, mai ales, evitnd tendina de a domina grupul de pe poziia de adult. Este foarte important i contactul vizual ntre participani (dispoziia n cerc/semicerc se consider a fi cea mai propice) ; se recomand folosirea unor exerciii de relaxare, precum i crearea unei ambiane adecvate temei alese.

Stadiul intermediar
Pe msur ce grupul se dezvolt apar probleme care solicit atenia consilierului. Un aspect important se refer la observarea comportamentului verbal/nonverbal, acesta din urma furniznd informaii deosebit de importante despre nivelul de interaciune i comunicare ntre membrii grupului. O alta problem este meninerea unui nivel optim de control asupra grupului n sensul focalizrii discuiilor pe tema aleas i crerii unui climat de securitate pentru membrii mai puin asertivi.

Stadiul final
n aceast etap nivelul mare de coeziune a grupului reflect
convergena dintre membrii si ; domin componena emoional, favoriznd receptarea influenei exercitate de ctre grup; subiecii tind s arate interes pentru gndurile i preocuparile celorlalti; unii dintre ei vor exprima regrete n legtura cu finalizarea edinelor de consiliere, ceea ce indic preocuparea pentru pierderea suportului oferit de grup (cf. M. Plosca, Augusta Mois, 2001, p. 28). Pe parcursul ultimelor edine de consiliere este util ca membrii grupului s recapituleze ceea ce au nvat n timpul activitii n grup, s evalueze cstigurile pe planul dezvoltrii unor strategii de rezolvare a problemelor cu care se pot confrunta n mediul extern grupului.

ncheierea edinelor

ncheierea/terminarea edinelor de consiliere este, de asemenea, un moment delicat ; se cere mult tact, ntelegere i abilitate din partea consilierului. Aceast etap este necesar s se desfoare din urmatoarele motive (M. Jigu, 2001, p. 210): au fost atinse obiectivele propuse; clientul nu colaboreaz sau nu se mai prezint la edine; clientul nu trece la aciune; lips de profunzime sau de semnificaie a edinelor, datorit confuziei, nehotrrii sau sub-motivrii clientului pentru rezolvarea situaiei cu privire la carier.

 Uneori, ncheierea edinelor de consiliere aparine clientului. n aceste situaii, motivele pot fi: credina clientului c i-a atins scopurile; teama clientului ca ar putea fi descoperite, n procesul consilierii, anumite aspecte sau puncte slabe ale vieii sale pe care dorete s le ascund; eecul consilierului de a rspunde asteptrilor clientului; lipsa de implicare a clientului i renunarea voluntar la consiliere.

Concluzii
expunerea concluziilor la sfrit de ctre conductorul edinei; comunicarea unui plan de msuri i a unor termene pentru aciune i raportare; sublinierea contribuiilor valoroase aduse n timpul discuiei; reliefarea n ce msura au fost atinse obiectivele propuse i ce aciuni revin participanilor n viitor.

 Aadar, prima edin de consiliere are ca obiectiv principal stabilirea relaiei de consiliere i identificarea problemei. Durata eficient a unei edine de consiliere este ntre 40-60 minute.

Factorii perturbatori n edin

Dac participarea la discuii este defectuoas, oamenii au o atitudine defensiv, sunt retrai i dispreuitori, nseamn c ai de-a face cu un factor perturbator. edina este, cel mai probabil, distrus dac o persoan sau un subiect irelevant domin conversaia, iar deciziile i punctele de aciune sunt vagi, fr obiective clare, sunt de prere specialitii. Inteniile participanilor nu sunt ntotdeauna rele i de multe ori nici nu realizeaz ce efect au asupra dinei, ns provocarea managerilor abia aici incepe. Elementele de decor sau chiar ncperea n care se desfoara edina pot deveni de asemenea factori "nocivi", susin experii.

Sfaturi utile

Probabil ai mai auzit c abilitile de comunicare sunt importante pentru succesul tu n carier. Dar ce nseamn s comunici eficient? Cum te va ajuta aceast competen pe tine?

Comportamente care demonstreaz aceast competen

S scrii i s vorbeti clar, precis i bine structurat; S asculi cu atenie i s interpretezi ce auzi cu acuratee; S i adaptezi stilul de comunicare astfel nct s acopere nevoile audienei; S te prezini pe tine i mesajul tu ntr-o manier atractiv, convingtoare.

Cum dezvoli aceast competen n timpul facultii !!!

Citete! Cititul nu trebuie s fie, evident, o ocupaie placut i folositoare doar pe timpul facultii. Dar ncearc s profii de momentele libere pe care le ai pentru a-i dezvolt vocabularul i a-i mbogi ideile. ncearc s citeti din domenii diferite pentru a te familiariza cu limbajul i pentru a deprinde moduri de gndire i abordare care nu i sunt proprii.

F prezentri n faa colegilor!

Dup prezentarea unui proiect n faa grupei, cere colegilor ti s-i dea un feedback cu privire la stilul tau de prezentare i la modul cum ai transmis mesajul: ce le-a plcut, care au fost punctele neclare, ce cred ei ca ar trebui schimbat. Vei avea astfel ocazia s observi c felul n care au receptat mesajul nu este de fiecare dat n concordana cu ceea ce ai fi vrut s transmii. Ascult activ sugestiile i ia-le n considerare cnd i construieti urmatoarea prezentare.

Caut diversitatea n comunicare!

Implic-te n ct mai multe activiti care i ofer oportunitatea s intri n contact cu persoane din medii diverse: din companii locale i internaionale, din instituii de stat i cu persoane care aparin altor culturi. Abilitatea de a comunica eficient n ciuda diferenelor culturale i poate oferi un avantaj n carier.

 Fii ct mai clar i concis Cntrete cu atenie mesajul pe care il transmii, folosete informaii exacte i concentreaz totul ntr-un timp ct mai scurt, te sfatuiesc specialitii. ncepe cu ce e mai important Informataiile eseniale trebuie s apar mereu la nceputul oricrei idei. Acord atenie nevoilor interlocutorului Fii ct mai atent la grijile celui care te ascult i concentreaz-i mesajul pe aspectele cele mai interesante pentru acesta, te sftuiesc specialitii.

Ascultarea activ este unul dintre principiile comunicrii eficiente!

 Cu ajutorul ei ii poi mri eficacitatea la serviciu, i-i

poi imbunti calitatea tuturor relaiilor. Principiul ascultrii active este unul dintre cele mai celebre principiii ale comunicrii interpersonale. Este un principiu menit s ne fac ateni asupra interlocutorului, s ne ia atenia de la dialogul interior. De multe ori atunci cnd suntem ntr-o conversaie, rareori ascultm atent ceea ce interlocutorul nostru povestete. n acest timp, gndirea noastr este ocupat judecnd spusele persoanei n cauz, comparandu-se, justificandu-se, ori pur i simplu pregtindu-i urmatoarea replic. Aces dialog interior este un adevarat zid ntre noi i partenerul de discuie, nelsndu-ne s fim cu adevrat prezeni n conversaie.

 Efectul neateniei noaste este lipsa de interes total, care se poate citi din gesturi, la nivelul subcontientului interlocutorului. Astfel, fr ca noi s ne dm seama, putem transmite semnale ale lipsei de interes, ori de plictiseal partenerului de discuie, acesta descifrndu-le tot la nivelul subcontientului. Aceasta duce la o comunicare ineficient, i totul din lipsa ateniei.

Pentru a fi un asculttor bun ai nevoie de:

-atenie-pentru a asculta atent ceea ce alii au de spus; -rabdre-pentru a fi calm atunci cand nu i poi menine atenia asupra vorbelor interlocutorului; -curiozitate -ca motivaie de a-i menine atenia;

Pentru a deveni un asculttor bun avem nevoie de autoeducarea ateniei, a gndurilor, aducerea lor n prezent, la activitatea, sau conversaia respectiv. Muncind la rbdarea noastr, avnd ncredere n calitile noastre, concentrndu-ne pe acestea i mai puin pe defecte vom reui s ne dezvoltm i meninerea ateniei i simul curiozitii pentru a ne mbunti caliile comunicaionale. n timp, cu ceva autoeducare i perseveren putem dezvolta relaii i parteneriate de succes.

Sfaturi finale:
ncepei cu discuii mrunte, aparent nesemnificative, pentru spargerea gheii. Folosii ventilarea, procedeul prin care se exprim, se discut sentimentele i atitudinile care tensioneaz clientul/grupul, pentru aducerea lor la suprafa. Oferii suport celui consiliat, ncurajai-l, aprai-l (de el nsui). Fii realiti, nu vindei iluzii. Avei curajul confruntrii, urmat de un plan de rezolvare adecvat i oportun. nvai-i s valorifice toate situaiile ntalnite, chiar i conflictul. Accentuai ceea ce este general n experiena uman, pentru a permite evaluri comparative.

Bibliografie
Consiliere privind cariera: Marin Ploca, Augusta Mois, Editura Dacia, Cluj Napoca, 2001 Tratat de Psihiologie Managerial: Anton Tabachiu, Ion Moraru, Editura Didactica Pedagogic, R.A. Bucureti, 1997 M. Jigu, consilierea carierei 2001, p. 210 Cndea, Comunicare managerial, EXPERT, Bucureti, 1996, p.186 S.Covey, Eficiena n 7 trepte, ALL, Bucureti, 1995,p.225 Pease Allan, Limbajul trupului, Editura Polimark, Bucureti, 1995 http://www.scritube.com/profesor-scoala/ETAPE-ALEPROCESULUI-DE-CONSIL84576.php http://ru.scribd.com/doc/103025946/dirig http://www.slideshare.net/AlexandraBerariu/comunicare8117078

Finish !

V mulumim!

 La acest proiect au lucrat studenii Gr 21 P:

Murzac Sergiu Boaghe Dorina Siminel Andrei Burc Cristina