Cum să organizezi o ședință eficientă.

Studiile recente arată că angajații pierd în medie 3,6 ore săptămânal în

ședințe neproductive.
Modul în care gestionați o întâlnire a colegilor, clienților sau o combinație a
celor două poate fi un bun indiciu al abilităților de leadership pe care le
dețineți.
Decât să fii un simplu facilitator care elaborează o listă de verificare a
subiectelor de discutat, încearcă să îți pui în valoare aptitudinile de
leadership facilitând cu succes motivația, schimbul de informații, accentul
pe chestiuni cheie, mentoratul și chiar arbitrajul pe întreaga durata a
ședinței.

Urmați aceste 10 recomandări și veți conduce garantat o ședința de succes.

Evită ședințele lungi și dese.

Sunt complet neproductive și angajații le detestă.

Fii pregătit.
Oferiți oamenilor timpul necesar pentru a vă asigura o prezență ridicată.
Folosește Outlook când creezi întâlnirea. Astfel te asiguri că toți participanții
își sincronizează calendarul. Nu uita să descrii în amănunt scopul și
subiectele ce se vor discuta.

Fii organizat și prompt.

Organizați o agendă clară a ședinței, începeți întâlnirea la timp și terminați-
o când ați promis, înainte ca oamenii să își piardă concentrarea. Creează o
agendă a ședinței și distribuiți-o în avans. Invită la ședință strict persoanele
relevante pentru topicul dezbătut și cere-le să vină cu soluții concrete.

Fii punctual.
Puterea exemplului este un excelent atribut în leadership-ul echipei. Nu cere
altora ceva ce tu nu poți face. Transmite-le colegilor cât de importantă este
pentru tine punctualitatea și nu uita să le mulțumești pentru asta încă de la
începutul ședinței.

Fii productiv.
În funcție de tipul de întâlnire, pentru a face ședința mai productivă, sugerați
participanților ca fiecare să se comporte că și când s-ar afla în fața unui
studio live de televiziune. Spune-le că comentariile lor vor fi difuzate
needitate.
Acest lucru va ajuta participanții să rămână concentrați, să genereze idei mai
bune, să rămână respectuoși și să îi asculte cu atenție și pe ceilalți.

Fii atent.
Ești lider, conduci ședința și meriți toată atenția participanților. În cazul în
care unii participanți se lansează în conversații secundare, spuneți ceva de
genul: "Timpul nostru este prețios, așadar să rămânem toți concentrați asupra
subiectelor din agenda agreată".
Dacă o conversație între doi participanți devine contradictorie, sugerați-le să
vă întâlniți voi trei în mod privat pentru a discuta problemele. Faceți tot
posibilul pentru a restabili calmul, deoarece întregul grup poate pierde rapid
energia în fața sentimentelor negative.

Fii corect.
Participanții prea zeloși sau conflictuali pot fi gestionați prin a spune: "Nu
toți apreciem modul în care tu pui problema. Pentru a-ți expune opiniile și
ideile, aș vrea să-ți sugerez să vorbim detaliat după întâlnire".

Fii echidistant.
Pentru a menține atenția participanților, angajați-i pe toți în conversație, atât
înainte cât și în timpul întâlnirii. Evitați prea multe comentarii.Mențineți
focus pe soluții, nu pe probleme.
Dacă vă aflați într-o întâlnire în care nu cunoașteți toți participanțiii,
începeți ședința cu un tur de masă, introduceți-vă și întrebați-i despre rolul
lor în cadrul companiei sau al proiectului.

Luați notițe.
Desemnați încă de la început un participant ce va întocmi minuta întâlnirii,
subiectele abordate și deciziile luate. Nu uitați să transmiteți la finalul
ședinței această minută către toți participanții asigurându-va că fiecare știe
ce are de făcut în planul de implementare a soluțiilor.

Recapitulați.
După ce ați recapitulat pașii următori și cine va face ce și când, asigurați-vă
că le mulțumiți tuturor pentru timpul și contribuția lor.

Restul, hai la treabă!