Exemplul 1: o şedinţă de rezolvare de probleme

„Chestiunile banale pot fi rezolvate destul de

repede, în timp ce chestiunile importante nu
sunt rezolvate niciodată.”

Murphy

Obiectivul: să discutăm o anumită chestiune sau un conflict şi să decidem cum le

putem rezolva.

Pont: următorul proces de rezolvare de probleme îţi va ajuta grupul să ia decizii mai
bune pe viitor.

1. Identificarea problemei

Problema trebuie să fie întotdeauna clară în mintea participanţilor. Cu alte cuvinte,

participanţii vor şti de ce trebuie să participe la şedinţă!

2. Stabilirea cauzelor

Din ce cauză a apărut problema? Care sunt chestiunile care stau la baza problemei?

3. Elaborarea soluţiilor posibile

Cum putem depăşi această problemă? Care sunt opţiunile în momentul de faţă?

4. Evaluarea soluţiei propuse

Este acesta cea mai bună soluţie pentru noi? Este fezabilă? Este realistă?

5. Alegerea celei mai bune soluţii

Dacă aţi restrâns numărul de opţiuni la 2-3, votaţi pentru a stabili soluţia cea mai bună
pentru grup. Acest lucru va oferi fiecărui participant şansa de a furniza input în privinţa
deciziei finale. Dacă subiectul este extrem de controversat, poţi recurge la un vot secret de
balotaj.

Exemplul 2: şedinţa de informare

Obiectivul: să dau sau să primesc informaţii despre o anumită idee sau chestiuni
importante care îi preocupă pe participanţi.

Pont: majoritatea şedinţelor care se ţin astăzi se reduc doar la schimbul de fapte sau
informaţii despre un anumit subiect. Datorită răspândirii folosirii e mail-ului, mulţi oameni
optează pentru scurte informări via e mail, în locul şedinţelor. Dacă doreşti să stabileşti dacă
o şedinţă este într-adevăr necesară, e bine să îţi pui întrebarea: ”Este această şedinţă într-
adevăr necesară?” Dacă răspunsul este nu, atunci e mai bine să utilizezi e mail-ul pentru
schimbul de informaţii. Dacă ai decis că şedinţa este necesară, atunci asigură-te că scopul
şedinţei este clar şi că a fost stabilită o agendă înainte ca şedinţa să înceapă. Dacă există o
agendă corespunzătoare şi un scop precis, acestea vă vor ajuta să menţineţi discuţiile la
obiect.

Exemplul 3: şedinţa de brainstorming

Obiectivul: să producem idei noi despre un anumit subiect.

Pont: mai jos ai câteva linii călăuzitoare pe care dacă le vei urma, atunci vei putea
realiza sesiuni de brainstorming eficiente.

Participanţilor li se va comunica înainte de şedinţă scopul sesiunii de brainstorming,

precum şi rolul pe care trebuie să-l joace. De asemenea, înainte de sesiune poţi furniza şi alte
informaţii utile, dacă le ai la dispoziţie.

Atmosfera şedinţei trebuie să fie lejeră şi informală. Asigură-te că nici o idee nu este
respinsă doar pentru că este prea trăsnită. Încercaţi să evitaţi să judecaţi ideile. Va fi numit un
facilitator pentru dirijarea fluxului de informaţii şi pentru înregistrarea ideilor pe măsură ce
sunt enunţate.

Pentru şedinţele obişnuite de schimb de informaţii, va trebui să stabileşti o limită de

timp. Din când în când, vei informa participanţii dacă v-aţi încadrat în timp la fiecare subiect
abordat. Acest lucru poate descuraja eventualele tendinţe de a discuta pe lângă subiect sau
logoreea unora. Aceasta nu înseamnă că dacă în discuţie apare un alt subiect foarte important,
nu-l puteţi aborda dacă nu necesită prea mult timp.

Nu întotdeauna e nevoie să stabilim o limită de timp pentru şedinţele “speciale”.

Atunci când chestiunea pe care vrem s-o discutăm este extrem de importantă, timpul devine o
problemă secundară. De fapt, în anumite situaţii a sta cu ochii la ceas e chiar contraproductiv.
De exemplu, atunci când au probleme de rezolvat, participanţii nu doresc să fie presaţi de
timp. În schimb, încheie şedinţa imediat ce aţi atins obiectivele sau atunci când progresul spre
atingerea lor încetează. Un alt caz este o sesiune de brainstorming. Dacă grupul are un
moment de relaxare, dar sunt semne că are potenţial şi poftă de lucru, nu e indicat să închei
şedinţa din cauză că s-a epuizat timpul. Totuşi, dacă se ajunge într-un punct în care minţile
par dezorientate şi puţine idei mai apar, atunci încheie şedinţa.

În general, nu putem spune care este numărul ideal de minute pe care am putea să-l
alocăm pentru şedinţe. De fapt, fiecare şedinţă trebuie analizată de la caz la caz. Atunci când
planifici o şedinţă, evaluează volumul de informaţii care trebuie furnizate. Apoi, ia în
considerare cât de profund trebuie analizat fiecare item din agendă. Doar atunci vei fi în stare
să aloci corect timpul pentru fiecare şedinţă. Ţine minte: fii realist! Nu încerca să înghesui în
agendă prea mulţi itemi. Nu vei face decât să depăşeşti timpul alocat şedinţei şi participanţii
vor fi frustraţi. În plus, atunci când planifici cât de lungă va fi şedinţa, nu uita de durata
pauzelor. Dacă şedinţa durează mai mult de o oră, luaţi 10-15 minute pauză la fiecare oră.
 O idee bună este să trimiţi un e mail grupului, în care să subliniezi cât de mult
apreciezi informaţiile care au circulat între participanţi, fie ele bune sau rele sau le poţi spune
acest lucru în şedinţa următoare. Dacă le arăţi că aceste informaţii sunt vitale, atunci s-ar
putea ca ei să îţi împărtăşească şi mai multe informaţii în timpul şedinţelor. Poate că ar fi bine
să pui accentul pe şedinţe în grup restrâns. Uneori, atmosfera mai intimă îi va încuraja să ia
cuvântul chiar şi pe cei mai timizi.

Exemplul 4: un caz particular, şedinţa cu părinţii

În cazul în care eşti învăţătoare, profesoară sau profesor şi lucrezi în învăţământul

preuniversitar, poţi ţine şedinţe care te vor ajuta să ai rezultate foarte bune cu clasa pe care o
conduci, dacă vei selecta din această carte şi vei pune în practică lucrurile care se potrivesc cu
tipurile de activităţi pe care doreşti să le desfăşori pe parcursul unei şedinţe. E indicat ca pe
parcursul unei şedinţe să foloseşti mai multe metode de lucru: în grupuri de 4-5 persoane,
prezentare făcută de o persoană sau de un purtător de cuvânt al unui grup, frontal etc. De
asemenea, poţi ţine seama şi de cele câteva sugestii pe care ţi le voi face în continuare.
Reflectează dacă e nevoie ca părinţii elevilor să te ajute la planificarea şedinţei, apoi
stabileşte scopurile care pot fi atinse şi pe ce se vor focaliza şedinţa şi agenda. Asigură-te că
şedinţa este cel mai potrivit instrument pentru a realiza ceea ce ţi-ai propus. A stabili şi a ţine
o şedinţă înseamnă un mare consum de resurse, dacă socotim fie şi numai timpul consumat de
părinţii care i-au parte la ea. Prin urmare, încearcă să stabileşti dacă şedinţa este cea mai bună
cale de a rezolva anumite probleme sau poţi recurge la „Caietul de corespondenţă” al
elevului, convorbiri telefonice sau e- mail. Ca să ia parte la şedinţă, părinţii trebuie să aibă
timp la dispoziţie, de aceea verifică dacă marea majoritate a lor pot lua parte la ea, dacă nu, e
mai indicat să o amâni.

Utilizează comunicarea non-verbală, uită-te o clipă în ochii părinţilor, ridică

sprâncenele în timp ce îi priveşti, s-au apleacă-te spre ei pentru a le transmite mesajul:
„Suntem aici ca să comunicăm, fiecare dintre voi este important.” Lansează invitaţii
direcţionate la dezbatere, roagă un părinte care este angajat într-o discuţie în contradictoriu
să-şi spună părerea, după ce, în prealabil, s-a făcut un rezumat al discuţiei. Utilizează
intervenţiile verbale, solicită-le în mod direct celor care sunt angajaţi într-o dispută verbală să
se alăture din nou discuţiei grupului, fără să foloseşti sarcasmul sau să te enervezi.

Lucrează în echipă, căutând să implici toţi părinţii pe parcursul şedinţei. Nu ceda

tentaţiei de a monopoliza discuţia de teamă că dacă nu vei vorbi mult părinţii te vor considera
slab pregătit, ca profesionist. Nu te comporta dictatorial, comportamentul dictatorial retează
iniţiativa participanţilor. Acţionează astfel încât problemele abordate să devină un prilej de
învăţare pentru participanţi şi pentru tine însuţi. Foloseşte experienţa părinţilor în materie de
educaţie şi în alte domenii, nu uita că ei îşi cunosc foarte bine copiii. Creează o atmosferă
destinsă, chiar dacă discutaţi lucruri neplăcute, cum ar fi sancţionarea unor elevi. Atmosfera
se va destinde rapid dacă reuşiţi ca într-o perioadă scurtă de timp de la primul contact să vă
adresaţi unii altora pe numele mic. Dacă cineva e reticent în această privinţă, respectă-i
dorinţa. Atmosfera se destinde dacă în timpul şedinţei beţi împreună un ceai şi mâncaţi o
prăjitură. Problemele neplăcute privind situaţia elevilor le vei discuta individual cu fiecare
părinte pentru a nu-l pune într-o situaţie jenantă faţă de ceilalţi participanţi, vei evita astfel să-
i transformi pe oameni în persoane defensive, care se închid în sine şi refuză să mai comunice
sau în fiinţe agresive, dacă se simt atacaţi, s-ar putea să riposteze şi să te pună într-o situaţie
foarte neplăcută. Motivează participanţii, adresându-le cuvinte de laudă şi mulţumiri în plen
şi în particular. Sărbătoreşte succesele majore în activitate împreună cu părinţii, la o pizza şi o
bere sau la o cafea şi o prăjitură. Invită la şedinţe elevii şi, de comun acord cu ei, pune-i să
abordeze un anumit subiect în faţa plenului. Dacă abordezi situaţia unui elev cu probleme,
invită-l la o discuţie în trei împreună cu unul dintre părinţi, de preferat cel care e mai calm şi
mai raţional. În nici un caz nu încerca să minţi sau să trişezi părinţii pentru că vor descoperi
rapid acest lucru, fie că e vorba de situaţia elevilor la învăţătură, fie de sume de bani colectate
într-un anumit scop, şi ţi-ai pierdut credibilitatea şi sprijinul, o dată pentru totdeauna.