METODA INTERVIULUI

O altă metodă frecvent folosită este interviul individual. În intervievare,

trebuie evitate întrebările închise, care nu oferă informații suficiente și pe
care le putem insera cu mai multă ușurință în conținutul chestionarelor.
În schimb, pot fi folosite întrebările deschise, iar intervievatorul poate
încuraja, oferi clarificări suplimentare, de multe ori sub forma întrebărilor
de facilitare atunci când respondentul nu înțelege sau nu știe cum să-și
formuleze răspunsul.
Este recomandată începerea interviului cu întrebări de tipul ce sau cum
și evitarea întrebărilor de tip de ce. Oamenii au tendința să devină
defensivi, ca reacție la întrebările care le cer să explice de ce au făcut
lucrurile într-un fel și nu în altul, iar scopul interviului este de a afla ce se
întâmplă și cum se derulează activitățile la locul de muncă și nu de a
colecta justificări din partea angajaților.
În același timp, ascultarea activă a răspunsurilor pe parcursul derulării
interviului este importantă. Ascultarea activă presupune să acordați
atenție respondentului și celor spuse de acesta, să încurajați
răspunsurile acestuia și să confirmați că a înțeles corect. De
asemenea, e recomandat să aveți întrebările pregătite dinainte pentru a
nu fi nevoit să căutați aceste întrebări în timp ce participantul vorbește și
să deveniți astfel mai puțin atent și implicat în discuție. În plus, existența
unui ghid de interviu elaborat în prealabil organizează discuția, o
structurează și o face mai cursivă. E util ca la fiecare comportament sau
competență pe care o identificați să solicitați exemple, situații specifice în
care respectiva competență este necesară sau utilă. Astfel, veți avea o
mai bună înțelegere asupra nevoii de formare a participanților și veți
putea să construiți exerciții și studii de caz realiste atunci când veți
proiecta trainingul.
Un aspect, deseori neglijat în derularea interviului este etapa de
introducere sau încălzire, pe care intervievatorul trebuie s-o parcurgă
împreună cu intervievatul. În această etapă, sunt discutate diverse
generalități, cei doi se cunosc și se stabilesc regulile de derulare a
interviului. Tot în această etapă trebuie să fie subliniată explicit
confidențialitatea informațiilor obținute și a modului în care acestea vor fi
folosite ulterior. De asemenea, este necesară solicitarea acordului pentru
înregistrarea interviului sau pentru notarea ideilor principale.
Etapa introductivă este urmată de corpul interviului sau intervievarea
propriu-zisă în care sunt adresate întrebările formulate în ghid precum și
întrebări de facilitare, acolo unde este cazul. La final, interviul se încheie
cu sistematizarea și rezumarea celor discutate. Se subliniază cele mai
importante aspecte ale interviului, intervievatorul exprimându-și, dacă
este cazul, aprecierea pentru timpul și încrederea care i-au fost acordate.
În ce privește organizarea interviului, este esențială planificarea din timp
a acestuia. Contactați în prealabil persoanele pe care v-ați propus să le
intervievați și stabiliți întâlniri cu acestea. Puteți să le trimiteți întrebările
înaintea desfășurării interviului astfel încât să poată reflecta și să-și
poată pregăti răspunsurile. Dacă nu puteți transmite întrebările, este, de
asemenea, util să trimiteți în prealabil cel puțin o agendă cu principalele
teme pe care intenționați să le abordați, dar și cu detalii privind scopul
interviului, detaliile logistice și modul de desfășurare a acestuia.
Mediul în care se va derula interviul trebuie să-i asigure respondentului
intimitate și confort, liniște și cât mai puține întreruperi. Prin urmare,
eliminați potențialii distratori, sau atunci când e posibil, realizați interviul
în afara locului de muncă. Ambientul în care se desfășoară interviul
trebuie să confirme din plin asigurările dumneavoastră privind
confidențialitatea informațiilor.
Pe parcursul derulării analizei de nevoi, interviul este o metodă extrem
de necesară, mai ales în etapa de debut când, împreună cu sponsorul
trainingului, se stabilesc obiectivele generale ale trainingului. Interviul
individual este o metodă de colectare a informațiilor care poate fi folosită
cu succes și cu managerii viitorilor cursanți, dar și pentru a colecta
informații de la aceștia din urmă. Deși poate fi extrem de costisitor ca
timp și resurse implicate, informațiile obținute cu ajutorul interviului sunt
complexe, de profunzime și nuanțate.
O formă aparte de interviu este focus grupul sau interviul de grup.
Acesta presupune intervievarea concomitentă a mai multor persoane pe
baza aceluiași ghid de interviu. Chiar dacă încercăm să obținem input de
la cât mai mulți participanți, răspunsurile nu sunt cerute prin rotație.
Fiecare participant intervine atunci când dorește să-și aducă aportul. Cu
ajutorul interviului de grup, elemente comune și importante pentru mai
mulți angajați sunt mai ușor de identificat, iar răspunsurile obținute tind
să se completeze unele pe celelalte.
Pentru cele mai bune rezultate este preferabil ca grupul să fie omogen.
Spre exemplu, e o idee proastă să combinați în același focus grup
manageri și subalterni. Cei din urmă ar putea fi inhibați în intervenții de
prezența celor dintâi. Un alt risc în implementarea acestei metode este
ca unii dintre participanți să domine discuția și să influențeze dramatic
poziția celorlalți din grup față de anumite teme.
Această metodă poate să aducă beneficii semnificative demersului de
analiză a nevoilor de formare, consumând mai puțin timp și resurse
comparativ cu interviurile individuale. Trebuie însă să vă asigurați că
dispuneți de abilitățile necesare de gestionare și facilitare a discuțiilor în
cadrul unui grup înainte de a organiza un astfel de focus grup.
O altă metodă de colectare a informațiilor și, totodată o sursă importantă
de informare o constituie analiza de documente. În cazul în care
interacționați cu o companie bine structurată și birocratică, veți avea
acces la un set de proceduri, manuale și regulamente interne. Toate cele
care se aplică viitorilor participanți merită studiate cu atenție pentru a
obține o imagine cât mai acurată asupra ceea ce trebuie să facă ei și
care sunt competențele care le sunt necesare.
Pe baza unei astfel de analize de documente pot fi ilustrate
competențele necesare angajaților precum și standardele la care trebuie
să dețină aceste competențe. În plus, informațiile conținute în aceste
documente sunt bine organizate, chiar standardizate și, astfel, mult mai
ușor de urmărit și utilizat.
În multe cazuri, când faceți o analiză de nevoi, este recomandat să
începeți cu analiza acestor documente pentru a vă crea rapid o imagine
de ansamblu asupra activităților pe care le realizează, în mod cotidian,
viitorii cursanți la training și a așteptărilor pe care organizația le are de la
ei. Din păcate însă, aceste documente vă ajută să înțelegeți care este
starea dorită sau dezirabilă a lucrurilor în organizație. Ele nu vă spun
nimic despre cum sunt derulate în realitate activitățile și nici despre
percepțiile, credințele și cunoștințele viitorilor cursanți. În plus, ele pot fi
excesiv de generale sau chiar anacronice și există riscul să fiți indus în
eroare dacă vă limitați doar la analiza documentelor fără a o corobora cu
informații din alte surse și obținute prin alte metode.
Prin urmare, una din recomandările majore în analiza de nevoi este de a
utiliza metode variate de colectare a datelor și de a combina mai multe
surse de informare pentru a vă crea o imagine cât mai acurată despre
starea dezirabilă dar și despre starea actuală, existentă la nivelul
organizației pe care o investigați.