Ce este și cum se scrie o procedură

operațională (cu șablon descărcabil)

O procedură operațională este un set de instrucțiuni care descrie, în pași concreți, o
activitate desfășurată într-o companie. Deoarece scopul lor este să ghideze
angajații să acționeze în concordanță cu politicile, principiile și obiectivele
companiei, procedurile operaționale trebuie să fie detaliate, ușor de înțeles chiar și
de către noii angajați, și ușor accesibile.

Documentarea proceselor de afaceri în proceduri operaționale eficiente, precum și

gestionarea și implementarea procedurilor pot deveni provocări din mai multe
puncte de vedere. Pentru a vă sprijini eforturile de documentare, acest articol va
descrie anumiți pași pe care îi puteți urma și vă va sugera diferite instrumente pe
care le puteți utiliza astfel încât să lucrați inteligent atunci când scrieți proceduri.
Dar, mai întâi, să aruncăm o privire asupra modului în care afacerea
dumneavoastră poate beneficia de pe urma procedurilor operaționale.

De ce aveți nevoie de proceduri operaționale?

În primul rând, s-ar putea să vă întrebați dacă afacerea dumneavoastră are nevoie
de proceduri operaționale. Răspunsul simplu la această întrebare este: da. De ce?
Pentru că atunci când sunt create și gestionate corespunzător, procedurile
operaționale vă vor eficientiza afacerea, indiferent de dimensiunea firmei sau de
industria în care activați. Procedurile sunt instrucțiuni esențiale pentru toți angajații
firmei dumneavoastră, deoarece:

 Îmbunătățesc performanța. Pașii descriși într-o procedură oferă

angajaților un plan de acțiune clar, ajutându-i să înțeleagă cum să
acționeze corect în diferite situații. Procedurile operaționale le oferă
informațiile necesare pentru a evita erorile și pentru a-și atinge obiectivele
mai rapid și mai ușor.
 Asigură respectarea reglementărilor. Procedurile operaționale sunt vitale
în acele industrii în care angajații trebuie să respecte cu strictețe
reglementări și standarde specifice. În domeniul construcțiilor, de
exemplu, procedurile îi vor ajuta pe angajatori să instruiască corect
muncitorii cu privire la potențialele pericole la locul de muncă, să mențină
 siguranța acestora, să reducă costurile de training și să evite amenzile
mari pentru încălcarea diferitelor reguli.
 Facilitează obținerea rezultatelor pozitive în mod consecvent. Angajații
care cunosc pașii de urmat atunci când se confruntă cu diferite situații
sunt mai informați și mai încrezători, colaborează mai bine și utilizează
soluții testate de firmă pentru a rezolva problemele pe care le întâmpină.
De exemplu, prin crearea unei proceduri despre comunicarea cu clienții în
diferite scenarii, vă veți ajuta echipa să aibă conversații fluide și
productive de fiecare dată.
 Păstrează know-how-ul companiei accesibil și în siguranță. Atunci când
anumiți angajați pleacă în vacanță sau nu sunt disponibili pentru a furniza
informațiile necesare, procedurile vor fi o sursă sigură de informație. Când
angajații pleacă, se pensionează sau sunt promovați, procedurile vă vor
ajuta să le păstrați cunoștințele în cadrul organizației și să le comunicați
cu ușurință noilor angajați.
 Eficientizează training-ul. Urmând instrucțiunile clare ale unei proceduri,
procesul de instruire a noilor angajați se va desfășura corect și mai rapid.
Noii angajați vor avea nevoie, de asemenea, de ceva timp pentru a înțelege
cu adevărat ce presupune postul și ce se așteaptă de la ei. Acest proces va
fi mai puțin stresant și va consuma mai puțin timp atunci când angajații
pot accesa cu ușurință procedurile companiei, fără a trebui să își dea
seama unde și cum să caute diferite tipuri de informații.
 Ajută la economisirea resurselor. Ghidați de procedurile operaționale,
angajații pot acționa independent și eficient, pot obține rezultate mai
rapide și pot face mai puține greșeli. Acest lucru va contribui, de
asemenea, la satisfacția angajaților și la o rată mai mică de rotație a
personalului. Prin urmare, compania va economisi nu numai costurile
legate de erorile angajaților, cât și costurile de recrutare și training
necesare angajării de personal nou.