Procesele şi procedurile formează coloana vertebrală pentru o organizaţie care doreşte

să crească rapid şi să rămână stabilă. Instrucţiunile de lucru sunt vertebrele care susţin
această coloană vertebrală. 
În acest articol, vom vorbi în mod specific și cu exemple clare despre:
 Procesele într-o organizație 
 Proceduri, roluri și responsabilități 
 Instrucțiuni de lucru în activitățile organizației
Procesele într-o organizație – definiție și exemple
Dacă ar fi să dăm definiţia, procesele sunt activităţi corelate între ele sau în interacţiune
care transformă elemente de intrare în elemente de ieşire. Cu alte
cuvinte, procesul reprezintă un set de paşi care trebuie urmaţi pentru a ajunge la un
rezultat. Fiecare proces are un input (sau elemente de intrare) şi un output (rezultat al
procesului).
Un proces reprezintă o succesiune de activităţi fără a intra însă în detalierea lor.
Câteva exemple de procese într-o companie ar fi: 
 procesul de angajare;
 procesul de aprovizionare;
 procesul de producţie;
 procesul de dezvoltare de soft dintr-o organizaţie.
De cele mai multe ori, un proces se documentează (se reprezintă) printr-o diagramă de
proces, sau flowchart. Procesul detaliază paşii şi CE avem de făcut.
Locul procedurilor în management
Detalierea unei activităţi se face printr-o procedură. 
Procedura, conform definiţiei este un mod specific de realizare a unei activităţi.
O procedură detaliază CINE, CE, CÂND, CUM necesare pentru realizarea activităţii. De
asemenea, procedura stabilește rolurile şi responsabilităţile activităților din cadrul
organizației. 
Trebuie să trecem peste presupunerea că toți angajații știu ce anume au de făcut. În
cazul în care procedurile nu sunt bine stabilite și clar explicate, vor rămâne activități
realizate parțial sau deloc, deadline-uri nerespectate și standarde neatinse.
De ce este bine ca procesele şi procedurile să fie definite?
Definirea proceselor și a procedurilor este singurul mod în care putem să ne asigurăm
că, de fiecare dată procesul este urmat în acelaşi mod de către toate persoanele. Adică,
garantăm continuitate și calitate. Deci oricine ar urma procesul, rezultatul va fi acelaşi. 
De ce avem nevoie ca rezultatul să fie constant?
Să luăm cazul în care am descoperit ciocolata preferată, are gustul pe care îl căutăm de
mult şi un preţ acceptabil. Cumpăr pentru o perioadă aceeaşi ciocolată (e preferată), dar
de la ultimele 3 achiziții, gustul s-a schimbat. Nu mai este la fel (rezultatul procesului nu
mai este acelaşi). Care va fi reacţia? Nu voi mai cumpăra acea ciocolată. 
În acelaşi mod reacţionează şi clienţii noştri: i-am obișnuit cu un mod de lucru (modul în
care răspundem solicitărilor, timpul de livrare, caracteristicile produselor noastre), iar
când acest mod de lucru se schimbă, ei reacţionează.  Reacțiile clienților nemulțumiți
pot fi recenzii dezavantajoase, marketing negativ, schimbarea furnizorului, etc.
Pe de altă parte, procesele şi procedurile într-o companie creează stabilitate. O
companie poate creşte pe ceea ce a clădit. Procesele pentru o companie sunt ca
fundaţia unei case. Dacă sunt bine definite, putem clădi pe ele, putem creşte organizaţia
în mod stabil. Dacă nu sunt bine definite, casa noastră nu va putea sta în picioare.
Procesele şi procedurile bine definite creează predictibilitate, ceea ce înseamnă mai
puţin stres, mai puţin imprevizibil pentru echipele noastre.
Sunt multe organizaţii care vor să îşi îmbunătăţească procesele, să facă lucrurile mai
bine, mai uşor. Ceea ce este de apreciat, dar se uită un lucru esenţial: primul pas este
documentarea a ceea ce avem acum. Dacă nu ştim unde suntem în momentul actual, de
unde vom şti că ne-am îmbunătăţit în viitor? La ce vom raporta îmbunătăţirea? Deci, un
alt beneficiu al proceselor bine definite este faptul că doar un proces definit se
poate îmbunătăţi.
Până acum am vorbit despre procese, proceduri şi beneficiile lor. Şi acum, sigur se naşte
o întrebare: de ce sa urmăm procese definite? Nu ne stimulează creativitatea. Ar fi
plictisitor să urmăm toţi acelaşi mod de lucru. Fiecare vrea să îşi aducă propria
contribuţie, propria procedură. Ni se pare că sunt două lucruri în antiteză. Ce e de făcut?
Ei bine, fiecare persoană poate să aducă îmbunătăţiri, dar nu haotic, ci într-un mod
controlat. Pornind de la procesul definit, aducem îmbunătăţiri. Astfel, testăm noul
proces punctual, comparăm și calculăm îmbunătăţirea, iar dacă se dovedeşte a fi un
proces mai bun, actualizăm procesul existent. Nu îngrădim creativitatea! Ea ne ajută să
îmbunătăţim procesele.
Instrucţiunile de lucru în activitățile organizației
Instrucţiunile de lucru reprezină detalierea paşilor pe care o persoană trebuie să îi
urmeze pentru realizarea unei activităţi dintr-un proces. Mai exact, reprezintă detalierea
amănunţită a unui mod de lucru.
De reținut este că, procesele şi instrucţiunile ne ajută să:
 avem continuitate;
 creăm stabilitate;
 generăm predictibilitate;
 punem bazele îmbunătăţirii continue;
 uşurează modul de lucru al angajaţilor;
 elimină stresul la locul de muncă.
Procesele, procedurile şi instrucţiunile de lucru definesc un mod standard de lucru,
definit în filozofia LEAN ca bazele îmbunătăţirii continue şi a creşterii organizaţionale.
PROCESE + PROCEDURI + INSTRUCŢIUNI DE LUCRU = MUNCA STANDARD