Managementul schimbarii. Management of Change. MoC.

Managementul schimbării este o abordare structurată pentru a ne asigura că

schimbările sunt implementate în mod temeinic și fără probleme și că se obțin
avantajele de durată ale schimbării. Managementul schimbării este un proces
de găsire a problemei, identificarea soluțiilor potrivite și de rezolvare a
problemelor, trecerea de la starea actuală la starea dorită.

Accentul se pune pe impactul mai larg al schimbării, în special asupra

oamenilor și asupra modului în care aceștia, ca indivizi și echipe, trec de la
situația actuală la cea nouă. Schimbarea în cauză ar putea varia de la o simplă
schimbare de proces, la schimbări majore în politica companiei sau de strategie
necesare în cazul în care organizația vrea să atingă noi limite.

În aparență avem tendința să credem că organizațiile sunt cele care se schimbă

dar în realitate schimbarea este întotdeauna realizată de oameni, din acest
motiv pentru a obține schimbări eficiente focusul se pune în primul rând pe
oameni. 

William Bridges – care și-a dedicat cariera cercetării  modului în care

schimbarea ne afectează –  spune că

 “Nu schimbările sunt problema, ci tranziția.” 

Schimbarea este un laptop nou. Tranziția este încercarea de a-l folosi.

Schimbarea înseamnă să faci lucrurile în mod diferit, să vezi lucrurile într-un

mod nou, să te adaptezi la surprize și la idei cu rezultate neașteptate.

Schimbarea este dificilă chiar și atunci când este vorba despre o singură
persoană, dar ce faci când este vorba despre o întreagă organizație? Și ce este
o organizație dacă nu un mecanism viu care se adaptează mereu schimbărilor?
Cum conduci întreaga organizație prin schimbare?

Vă propun un set de reguli universal valabile care pot fi aplicate  în orice
organizație indiferent de dimensiunea, specificul și personalitatea acesteia.
Bineînțeles orice regulă trebuie adaptată nevoilor organizației și personalizată
după ea.

1
Setarea obiectivului.

Primul pas în managementul schimbării este stabilirea obiectivului, fie că acesta

pleacă din identificarea unei nevoi, a unei probleme sau a unei oportunități.
Atunci când stabilești exact rezultatul pe care vrei să-l obții și modul în care
acesta va impact in organizație si va fi mult mai ușor să determini echipa să
adere la schimbare. Stabilirea obiectivului schimbării te va ajuta să stabilești
indicatorii de performanță și modul în care măsori îndeplinirea obiectivului –
ceea ce te va ajuta să stabilești gradul de îndeplinire al obiectivului.

Această implică, de asemenea, identificarea resurselor și a persoanelor care vor

facilita procesul și vor susține efortul echipei. Atunci când stabilești o bază
solidă în cadrul procesului de schimbare vei avea mai multă claritate și ușurință
pentru o implementare cu succes. 

Începeți din vârful organizației.

Schimbarea este un proces dificil pentru toată lumea dar dacă cineva trebuie să
creadă din toată inima în ea aceea este persoana din vârful organizației, ea este
prima care trebuie să îmbrățișeze schimbarea și să creadă în eficiența ei.
Deoarece schimbarea este în mod inerent dificilă pentru oamenii de la toate
nivelurile unei organizații, atunci când ești în plin proces, toți ochii se vor
îndrepta spre CEO și echipa de conducere pentru ajutor, sprijin și direcție.
Liderii înșiși trebuie să adopte mai întâi noile schimbări pentru a motiva restul
echipei prin exemplul personal.

Implică apoi pe toată lumea care este impactată și implicată sau care are un rol
activ în cadrul procesului de schimbare.

Planificarea modului de implementare al obiectivului.

În această etapă în funcție de mărimea și impactul a ceea ce se schimbă, este

posibil să aveți nevoie de un plan oficial de management al proiectului pentru a
vă asigura că modificările sunt bine implementate și că acestea vor fi
funcționale. Stabilirea resurselor și a timpului alocat pentru implementare se
face tot în această etapă.

Comunicați mesajul și asigurați-vă că acesta a fost înțeles.

De multe ori managerii fac greșeala de a crede că ceilalți membri ai echipei

înțeleg problemele, simt nevoia de a schimba și de a vedea noua direcție la fel
2
de clar ca și ei. Cele mai bune programe de schimbare consolidează planul de
bază prin sfaturi regulate, în timp util, care ajută oamenii să înțeleagă și să
implementeze noua situație. Comunicările curg de sus în jos  și sunt destinate
să ofere angajaților informațiile corecte la momentul potrivit și să solicite
informații și feedback. Cel puțin în primele etape accentul cade pe partea de
comunicare și oferirea suportului permanent.

Monitorizare și evaluare.

În cadrul procesului de schimbare este important să te asiguri că se întâmplă

acțiunile conform planului sau măcar că ești informat atunci când lucrurile nu
decurg conform planului. În această etapă asigură-te că este respectat bugetul,
termenul de timp alocat, și indicatorii de calitate pe care i-ai stabilit. De
asemenea schimbarea aduce cu ea multă rezistență din partea oamenilor,
asigură-te că aceștia au parte de suport constant în depășirea acestei etape.

Pregătește-te pentru necunoscut.

Nici un program de schimbare nu se supune exact planului tău indiferent  cât

de bine este făcut acesta și poate această imprevizibilitate este tocmai
farmecul schimbărilor.

Oamenii reacționează în moduri neașteptate, apar situații la care nu te așteptai

iar un lucru este sigur –  mediul extern nu poate fi controlat . Gestionarea
eficientă a schimbărilor necesită o reevaluare continuă a situației și al
impactului și transformarea planului în timpul jocului. 

 De exemplu ce faci când în piața în care activezi apare o criză financiară? Sau
ce faci când unul dintre oamenii cheie din cadrul proiectului te anunță că se
retrage din echipă? Reevaluarea și recalibrarea continuă te vor ajuta să-ți
îndeplinești obiectivul.

Rămâi în poziția de observator.

Gestionarea procesului de schimbare este de multe ori ca mersul pe sârmă, ai

nevoie de un echilibru perfect ca să ajungi la destinație. Ai nevoie de calm și de
a rămâne constant în poziția de observator (ce înseamnă să rămâi în poziția de
observator? Înseamnă să nu intri în emoții, să nu te enervezi, să nu reacționezi
impulsiv sau pe moment, să nu intri în discuții inutile atunci când în cadrul
echipei există tensiune și presiune și să ai mereu încredere că lucrurile vor ieși
bine).

3
Atunci când treci printr-un proces de schimbare ai impresia că nu se mai
termină și că lucrurile nu mai revin la normal și tocmai starea de calm și o
atitudine pozitivă te vor ajuta să depășești această etapă. Schimbarea are două
direcții și anume schimbarea către o situație mai bună (de exemplu –
promovarea pe o poziție mai înaltă în organigramă, dar care presupune mai
multă presiune și mai multe responsabilități) sau schimbarea către o situație
mai dificilă (de exemplu – ești anunțat că datorită rezultatelor financiare ale
companiei vei fi nevoit să disponibilizezi o parte din echipă și să atingi aceleași
rezultate cu oamenii rămăși).

În ambele situații schimbarea va fi un proces dificil dar cred că sunteți de acord

cu mine că schimbarea spre o situație mai bună este mai ușor de gestionat și că
în ambele situații atitudinea mentală este cea care te va ajuta să atingi
rezultatul dorit.

Politica de utilizare a procedurii MoC

Nimic nu este atât de urgent încât activitatea să nu fie realizată în siguranță.

Chiar și în cazul situațiilor de urgență nu se va evita aplicarea procedurii MoC.
Managementul riscului este o responsabilitate de echipă. (Tactica de
fragmentare nu constituie o bază corespunzătoare pentru estimarea riscului)
Buna realizare a procesului MoC este un indicator cheie pentru o siguranță de
calitate a proceselor (Presiunea termenelor limită nu reprezintă o justificare
pentru neglijența în identificarea tuturor riscurilor și tuturor consecințelor
aferente unei schimbări.).Tratarea tuturor schimbărilor cu aceeași atenție și
precizie. (Se pot acumula chiar și schimbări minore sau aparent neglijabile ce
pot duce la situații critice)

Categorii de schimbare

Categoria de schimbare determină șefii de departament și managerii de divizie

care răspund de modificare și ce personal trebuie implicat (de ex., personal
consultat și informat) în procesul schimbării. În acest proces se definesc
următoarele categorii de schimbare:

Echipamente, Utilaje (EQU): Schimbări în ceea ce privește echipamentul de

proces (de ex., schimbătoare de căldură, coloane, conducte) dar și clădiri,
structuri și instalații (sunt incluse de asemenea demontarea și reutilizarea
echipamentului care a fost dezafectat sau scos din funcțiune) care nu sunt
acoperite de sistemul managementului de proiect. Sunt incluse și construcția,
modificarea și/sau instalarea unui echipament și măsuri de mentenanță când
se înlocuiesc componente cu alte componente neidentice.
4
Proces, procedură, metode (PRO): Schimbări operaționale sau tehnice de
proces, schimbări în utilizarea unei resurse (de ex., utilizarea în alt scop a unui
rezervor), schimbări în limitele/ferestrele de operare, schimbări în
instrucțiunile de operare sau în fluxul de operațiuni, testele funcționale,
operații speciale (de ex., procesele de curățare la dezafectarea sau oprirea unei
resurse, teste de funcționare), schimbări în calitatea produselor sau în rețetele
de fabricație (care nu fac parte din categoria

Țiței, chimicale, aditivi, catalizatori (SUB): Schimbări ale substanțelor chimice:

țiței (inclusiv teste de funcționare pentru aprobare sorturi noi de țiței pentru
prelucrare), catalizatori, chimicale, tratamente chimice sau aditivi utilizați.
Electric, Instrumentație, Control (EIC): Schimbări ale sistemelor electrice (de
ex., îmbunătățiri acționări electrice), schimbări ale sistemelor tehnice de
măsură și control inclusiv schimbări ale instrumentației (de ex., vane de
control), ale sistemelor de măsurare, vanelor și software-ului. Sisteme de
siguranță (SAF) Schimbări ale sistemelor tehnice de siguranță și funcțiilor de
siguranță instrumentate (de ex.: supapele de siguranță, supapele de izolare de
urgență (EIV), valorile de interblocare ale funcțiilor de siguranță
instrumentate), schimbări în procedurile de siguranță (de ex., căile de
evacuare). Sisteme avansate de control al procesului (CON) Schimbări ce au
legătură cu siguranța sistemului de control al procesului dar și cu optimizările și
analizatorii. Organizare, sisteme de management (ORG) Reorganizarea, rotația
cadrelor, schimbări în structura schimburilor sau în responsabilitățile cheie;
sunt incluse de asemenea schimbări în instrucțiunile de lucru sau procedurile
sistemului de management. Diverse (MIS) Toate schimbările suplimentare care
nu sunt incluse în categoriile listate anterior sau care se pot încadra în una sau
mai multe categorii (de exemplu: modificări ale clădirilor, infrastructurii,
softurilor).

Tipuri de schimbări

Fluxul de operațiuni MoC depinde de tipul modificării (indiferent de categoria

de schimbare).

Schimbări temporare și permanente. O schimbare temporară va fi în vigoare

de-a lungul unei perioade de timp limitate și va fi anulată prin restabilirea stării
inițiale a sistemului la sfârșitul perioadei de timp. Pentru schimbările
temporare, responsabilul împreună cu managerul responsabil, trebuie să se
asigure că măsurile temporare au fost finalizate sau înlocuite și starea
sistemului a fost restabilită la condiția inițială după expirarea termenului
stabilit în aprobare.

5
Responsabilități & Matricea RACI Rolurile aferente procesului MoC sunt
organizate conform principiului RACI: responsible - responsabil, accountable -
manager responsabil, consulted - consultați, informed - informați. Pentru
fiecare categorie de modificare din matricea RACI se precizează cine poate fi
responsabil, manager responsabil, ce specialiști trebuie consultați și informați.
Pentru o evaluare corespunzătoare a unei modificări semnificative trebuie
consultate cel puțin trei persoane competente.

Initiator - Orice persoană care se încadrează în domeniul de aplicare poate

iniția procesul MoC.

Managerul - responsabil este persoana care, după evaluarea schimbării, aprobă

și asigură verificarea implementării acesteia dar și a măsurilor de reducere a
riscului. În general, managerul responsabil este responsabilul de risc al
sistemului și modificării. De cele mai multe ori, responsabilul de risc este șeful
de instalație din departamentul sau zona de producție respectivă. Dacă
modificarea afectează mai multe departamente, va fi numit în calitate de
manager responsabil, specialistul superior la nivel de departament sau
management. Managerul responsabil este răspunde de următoarele acțiuni:
Aprobă modificarea, Numește un responsabil pentru implementarea fiecărei
modificări.

Responsabilul - Se asigură că sunt realizate numai acele modificări, inclusiv

activitățile necesare, care au fost complet verificate și aprobate. Se asigură că
impactul general al modificărilor multiple este luat în considerare în procesul
MoC chiar dacă analizate separat, modificările individuale nu au suficientă
relevanță pentru a justifica aplicarea acestui proces. Verifică și aprobă
implementarea completă a modificării. Responsabilul este o persoană
competentă, familiară cu situația și implicată suficient de mult pentru a fi
capabilă să execute efectiv modificarea. Responsabilul este numit de către
managerul responsabil. Responsabilul este răspunzător de următoarele sarcini
în cadrul procesului MoC: Conduce echipa de evaluare a modificării (formată
din specialiștii care trebuie consultați). Se asigură că toate părțile afectate de
modificare sunt consultate și informate. Se asigură că toate documentele,
procesele etc afectate de modificare sunt înregistrate în lista de măsuri și
finalizate. Documentează toate rezultatele, asigură dosarul final, complet.
Asigură comunicarea informațiilor cu privire la modificare și implementarea
acesteia către toate părțile interesate.

6
Pentru cazurile în care sunt necesare responsabilități detaliate pentru
departamentele implicate, responsabilul va elabora instrucțiuni sau proceduri
specifice. Responsabilul confirmă prin semnarea formularului MoC că toate
acțiunile identificate în timpul procesului au fost finalizate corespunzător
înainte de punerea în funcțiune.

Specialiști care trebuie consultați Evaluarea calificată a unei modificări

semnificative necesită implicarea persoanelor familiare cu situația, competente
si experimentate pentru a lua parte în procesul de evaluare a riscului. Selecția
specialiștilor care trebuie consultați depinde de categoria modificării. Cel puțin
trei specialiști trebuie consultați în evaluarea unei modificări, iar echipa poate fi
suplimentată daca este necesar. Toate funcțiile din departamentele afectate
trebuie să fie reprezentate în procesul de evaluare a riscului. Specialiștii care
trebuie consultați au următoarele responsabilități: Realizează un studiu
calitativ cu privire la toate efectele posibile ale modificării asupra siguranței,
sănătății și mediului, și evaluează aceste efecte pe baza unei analize a riscului.
Se asigură că toate aspectele ce au legătură cu siguranța, sănătatea și mediul
au fost discutate și că au fost identificate posibilele efecte. Determină cazurile
în care sunt necesare măsuri speciale sau evaluări tehnice suplimentare (de ex.,
analiza sistematică a riscurilor de proces). Determină impactul asupra
respectării legislației

Persoanele informate sunt acele persoane afectate de modificare (de ex.,

supervizorul de schimb) sau de realizarea acesteia (de ex., coordonatorul MoC).
În timpul procesului MoC, persoanele informate pot primi informații despre
evoluția activităților relevante. Persoanele informate trebuie să se asigure că
informațiile sunt aduse la cunoștința tuturor persoanelor din organizație
afectate de modificare (de ex.: operatori, contractori).

Coordonatorul MoC este responsabil de gestionarea activităților aferente

managementului schimbării. Coordonatorul MoC trebuie să: Înregistreze
formularul MoC și să verifice aleatoriu acuratețea cu care este aplicat
standardul pentru modificările propuse, și să asigure arhivarea completă a
documentelor MoC semnate. Monitorizeze și să examineze aplicarea procesului
MoC și să se implice în implementarea, comunicarea, instruirea și aplicarea
procesului MoC sa actualize și să îmbunătățească permanent standardul MoC.
Creeze statisticile privind performanța de aplicare a standardului.

7
8