Harta proceselor – Ce este, pași și beneficii

by Ramona Gombos | Feb 9, 2023 | Articole | 0 comments

Ți s-a întâmplat vreodată să ai o idee extraordinară, însă să nu știi cum să începi să o pui în
practică?
Ca să îți concretizezi ideile, în primul rând, e nevoie să le organizezi și să le pui sub forma unui
plan.
Harta proceselor poate ajuta la organizarea ideilor. Ea este o reprezentare vizuală a fluxului de
lucru, similară cu o structură de defalcare a activităților și poate fi utilă în identificarea
problemelor și oportunităților de îmbunătățire a proceselor.
Maparea proceselor poate fi un avantaj în momentele de brainstorming cu echipa, în luarea
deciziilor sau în planificarea proiectelor. De asemenea, hărțile de proces sunt un real ajutor în
documentarea proceselor, instruirea angajaților și îmbunătățirea workflow-urilor.
Ce este harta proceselor?
Harta proceselor sau maparea proceselor este o metodă vizuală de reprezentarea a pașilor
principali dintr-un proces și a rolurilor implicate.
În ziua de azi, tot mai puțină lume are răbdarea necesară pentru a parcurge în detaliu fiecare
procedură; iar cum atenția noastră este limitată, metodele vizuale ne ajută să avem într-un timp
scurt, o imagine de ansamblu asupra unui proces.
Definirea hărții procesului este punctul de pornire atunci când vrem să vedem un proces de
business dintr-o perspectivă obiectivă. Odată definită harta procesului, putem scrie procedura
aferentă care definește pașii procesului și clarifică responsabilitățile și interacțiunile dintre roluri.
Definirea hărții unui proces este primul pas în digitalizarea proceselor unei organizații. Atunci
când începem cu harta actuală a procesului (cum se desfășoară acum) putem înțelege cu ușurință
care sunt pașii pe care îi digitalizăm și care vor fi efectuați manual – atunci când nu digitalizăm
intregul proces. Odată definită harta procesului, implementarea soluției digitale (ERP, CRM, etc)
va fi mult mai ușoară, iar adoptia în organizație va fi mai rapidă.
Importanța pe care o are harta unui proces în
organizație
Maparea proceselor are rolul de a comunica simplu și concis felul în care funcționează un proces.
Acest lucru permite oricărui membru al unei organizații să înțeleagă cu ușurință cum să ducă la
bun sfârșit o anumită sarcină.
Hărțile de proces oferă o perspectivă de ansamblu asupra proceselor din companie, contribuind la
definirea limitelor, responsabilităților, parametrilor sau indicatorilor de performanță.
Poți apela la harta proceselor pentru a vizualiza orice tip de proces, însă în majoritatea cazurilor
este folosită pentru analiză, training, integrare sau eficientizare.
Pași pentru crearea unei hărți de proces
 Sunt câțiva pași principali de care trebuie să ții cont, în momentul în care vrei să
construiești harta unui proces:
1. Definește rolurile implicate în execuția procesului. Definește care sunt rolurile, care
interacționează în proces: cine execută pașii, cine aprobă, cine revizuiește. Dar atenție: roluri, nu
persoane. De exemplu: într-un proces de angajare, vor fi implicate următoarele roluri:
reprezentant resurse umane, viitor angajat, manager direct.
2. Definește punctul de start și punctul de stop al procesului. Mai precis, unde începe și unde se
finalizează procesul. De exemplu, pentru procesul de angajare, punctul de start poate fi
acceptarea ofertei de către viitorul angajat, iar punctul de stop, prima zi de muncă.
3. Definește pașii necesari a fi efectuați de către fiecare rol și timpul de efectuare (atunci când
este cazul). Pornind de la punctul de start, definește fiecare pas care trebuie efectuat și de către
cine. Nu uita pașii de decizie și verificare!
4. Definește punctele critice și punctele de control ale procesului. Pe parcursul procesului apar
pași critici de care depinde continuarea sau nu a procesului, pot fi pașii de verificare sau de
aprobare.
5. Definește indicatorii de performanță. Fiecare proces din organizație are un scop. Indicatorii de
performanță ai procesului sunt acei metrici care ne spun dacă procesul nostru a fost realizat cu
succes, și-a atins scopul sau nu. Putem vorbi aici despre timpul de realizare a procesului,
calitatea livrabilelor, etc.
6. Validează procesul cu toate rolurile responsabile. Odată definit un proces, acesta trebuie
validat cu toate rolurile care sunt implicate în proces.
7. Verifică relația procesului definit cu alte procese. După ce procesul este definit și validat, este
bine să verificăm modul în care impactează alte procese, în principal procesele din amonte și din
aval.
8. Îmbunătățește procesul, atunci când este necesar. În definirea proceselor, scopul principal nu
este să definim un proces perfect din prima. Pe măsură ce aplicăm procesul, vom constata că
putem îmbunătăți anumiți pași, astfel vom crea o variantă mai bună a proceselor noastre.
Beneficiile unei hărți de proces
Iată câteva beneficii ale hărțiii unui proces:
 Ajută membrii echipelor să înțeleagă care sunt pașii de care sunt responsabili și, de asemenea, au
imaginea de ansamblu a procesului
 Harta procesului definește modul în care sunt realizate activitățile dintr-un proces și cum
relaționează între ele – care sunt dependentele
 Este ușor de urmărit, fiind o metodă vizuală
 Poate fi folosită cu succes în instruirea persoanelor din echipă
 Ajută la înțelegerea pașilor, care creează blocaje în proces – este un punct de plecare când vrei să
optimizezi procesul
 Te ajută să vizualizezi pașii care necesită decizii importante de luat
 Clarifică fluxul de informație (și/sau documente) necesar pentru a trece de la o etapă la alta
Concluzii
Harta proceselor te ajută să înțelegi caracteristicile importante ale unui proces de afacere, oferind
posibilitatea de a produce date utile pe care le poți folosi în rezolvarea eficientă a problemelor
organizaționale.
În plus, harta unui proces îți permite să găsești răspunsuri strategice la întrebări importante, cu
scopul de a-ți îmbunătăți procesele din companie.