OBIECTIVELE SESIUNII:

Diferenierea proceselor de proceduri

Identificarea proceselor de baz

Descrierea proceselor de baz

Analiza i evaluarea proceselor

Revizuirea descrierii proceselor

Obinerea deprinderilor practice de

identificare i descriere a proceselor
 CADRUL DE REGLEMENTARE
Legea privind CFPI nr.229 din 23.09.2010, art.14:
g) documentarea i descrierea proceselor operaionale de
baz, operaiunilor i procedurilor de lucru,

SNCI 12 Documentarea proceselor operaionale:

Entitile publice ntocmesc descrieri grafice i narative a
proceselor operaionale, pentru a determina cel mai
econom i eficient mod de a gestiona riscurile identificate
i de a atinge obiectivele stabilite

Manualul de MFC:
Ghid privind identificarea i descrierea proceselor.
 ETAPELE
DOCUMENTRII PROCESELOR

Identificarea proceselor

Descrierea proceselor de baz

Analiza i evaluarea proceselor

Revizuirea descrierii proceselor

 IDENTIFICAREA PROCESELOR

Elemente Elemente
Activiti
de intrare de ieire
 IDENTIFICAREA PROCESELOR

Proces o succesiune de
activiti logic
structurat, care
utilizeaz anumite
resurse, adugndu-le
valoare, ofer un
produs i snt
organizate n scopul
atingerii unor obiective
definite.
 CE REPREZINT UN PROCES?

Materiale
Proceduri Produse

Informaii Servicii

Angajaii Proces Informaii

Capaciti Documente
Competena
Echipament

INTRRI? IEIRI?
 IDENTIFICAREA PROCESELOR
Procedur o reglementare intern sau extern a
pailor care trebuie parcuri.
 IDENTIFICAREA PROCESELOR

Activitate reprezint aciunea sau pasul din

cadrul unui proces, ntreprins pentru transformarea
intrrilor /resurselor unui proces n ieiri /produs.

Activitate de control activiti stabilite n scopul

minimizrii unui risc, care ajut la asigurarea
executrii directivelor conducerii, abordrii
riscurilor i atingerii obiectivelor.
 IDENTIFICAREA PROCESELOR

Procese operaionale din cadrul DACFPI,

Ministerul Finanelor

Avizarea Cartei de audit intern (Regulament model de

funcionare a unitii de audit intern);
Elaborarea cadrului normativ;
Elaborarea Raportului anual consolidat privind
CFPI;
Organizarea i desfurarea seminarelor de instruire;
Certificarea profesional a auditorilor interni din
sectorul public.
 CE REPREZINT
DESCRIEREA PROCESULUI?

Descrierea procesului
elucideaz modalitatea
de funcionare a
acestuia, oferind
managerilor un
instrument de evaluare si
revizuire a modului n
care este efectuat
activitatea
subdiviziunilor
structurale de care sunt
responsabili.
 BENEFICIILE DESCRIERII
PROCESULUI
Determin dac activitile de control
existente sunt funcionale;
Determin dac exist activiti de control mai
eficiente, care ar putea fi implementate;
Determin dac exist suficiente activiti de
control sau dac acestea sunt n exces;
Determin dac procedurile de control intern
existente funcioneaz pentru atingerea
obiectivelor stabilite.
 Descrierea proceselor
Modaliti de nregistrare a descrierii unui proces

Descriere grafic (diagram): Microsoft

Word, Excel (flowchart), Microsoft Visio, alte
produse soft.

Descrierea narativ.

Not:
Pot fi utilizate combinat sau separat.
Diagram Descriere
narativ
SIMBOLURI UTILIZATE N DIAGRAME

Start / terminus - marcheaz nceputul sau sfritul

unui proces

Activitate - orice aciune sau operaiune (ex.

nregistrarea facturilor, elaborarea Caietului de
sarcini)

Decizie - o jonciune unde trebuie luat o

decizie, o activitate de control (ex. da sau nu;
aprobare sau respingere)
SIMBOLURI UTILIZATE N DIAGRAME

Document - utilizat pentru a reprezenta orice tip

de document (ex. contract, factur, act de
decontare)

Documente multiple - utilizat pentru a

reprezenta un set de documente (ex. ordine de
plat, extrase din cont bancar, cereri)

Conectare cu pagina urmtoare - utilizat pentru

a indica continuarea diagramei pe pagina
urmtoare. n acest simbol se insereaz numrul
paginii pentru a facilita referina.
 Exemplu de diagram DACFPI

Procesul de avizare a Cartei de audit

intern
 PUNCTE DE REPER PENTRU
DESCRIEREA PROCESULUI
1. Identificai limitele procesului, ce urmeaz s-l descriei (unde ncepe/se
finiseaz)
2. Utilizai verbe active pentru a descrie paii
3. Nu includei persoane (cine) n descrierea procesului
4. Identificai paii (ce se realizeaz n I rnd, ce urmeaz apoi, cine e
implicat...)
5. Analizai/revizuii procesul de la nceput spre sfrit
6. Descrierea procesului este mai bine realizat n echip
7. Implicai prile interesate
8. Se recomand interconexiunea cu alte subdiviziuni, implicate n procesul
descris
9. Parcurgei procesul descris
10. Adresai diverse ntrebri
11. Descriei procesul complet
 7 pai de succes n
elaborarea diagramei

Enumerai paii

Consecutivitatea pailor

Documentai narativ

Documentai grafic

Verificai completitudinea

Finalizai diagrama
 ANALIZA I EVALUAREA
PROCESELOR

Se efectueaz implicit i continuu pentru

a determina dac:
activitile de control snt adecvate /
corecte;
activitile de control snt cost eficiente;
sarcinile curente ar putea fi executate
ntr-un mod mai eficient.
 ASPECTE
Poate fi diagrama neleas n 30 sec.?
Poate fi diagrama uor perceput la
ecranul computerului?
Poate fi diagrama neleas de toi?
Este clar i concis diagrama?
Sunt toate prile implicate incluse n
diagram?
Sunt rolurile i responsabilitile
definite?
 ANALIZA PROBLEMELOR
PROCESULUI
Lista disfuncionalitilor
din procesul descris

Cauzele, simptomele,
frecvena
Decision
T?

Cum s analizezi i s
Yes
3
Input Actor A + verb + Output
something

reprezini Actor B + verb +

disfuncionalitile something

Notes ...
3 Explain what dysfunction, why it happens, when,
how often
ANALIZA PROBLEMELOR PROCESULUI

Activiti, care se dubleaz

ntrzieri ntre pai
Pai inutili
Roluri sau responsabiliti
ambigue
Timpul necesar pentru activitate /
ciclu
Fluxuri, care au direcii repetate
 REVIZUIREA
DESCRIERII PROCESELOR

ori de cte ori este necesar,

se actualizeaz pentru a reflecta

schimbrile n metodele i
practicile de lucru.
 EXERCIIU N GRUP

Identificai un proces din aria

Dvs. de responsabilitate.

Elaborai o descriere grafic a

acestuia.
APRECIEM ATENIA DVS. !!!