Sunteți pe pagina 1din 21

Academia de Studii Economice- Facultate Management Economic

PROIECT
PRACTIC ECONOMIC
LA FIRMA SC ECAT SRL

Bucuresti 2012

Stagiul de practica la firma


SC ECAT SRL

Prezentarea firmei ECAT

ECAT ofera servicii rapide si de calitate de tiparire digitala, cu


obiectivul de a pune la dispozitia clientilor o solutie integrata de
tiparire instant.
Tiparire digitala:
Brosuri
Cataloage
Postere
Plicuri personalizate
Carti de vizita
Diverse alte materiale
Design

- Elaborare sau finisare de fisiere


- Procesare de imagini
- Dezvoltare de materiale colaterale
Finisare
-

Taiere
Faltuire
Capsare
Perforare
Laminare
Legare
Produse:
-

printuri 3D animate,
sisteme de inramare,
articole promotionale ( tricouri imprimate),
module pentru prezentari si expozitii.

Prezentarea pe scurt a activitatii mele in cadrul


firmei
Descrierea activitii

Documente de
lucru

Observaii

Prezentarea activitatii mele in


cadrul firmei,prezentarea
departamentelor si colegilor.
Explicatii in ceea ce priveste
jobul meu.

Contabilitate
primara,
aranjarea
documentelor
contabile pe
luni si a
facturilor

Totul a decurs
foarte bine.

In aceasta zi jobul meu a


constat in inregistrarea in
Registrul de intrari si iesiri a
tuturor documentelor (acest
lucru implicand cautarea in
arhiva a doc neinregistrate,
cautarea in e-mail-urile
transmise a documentelor
importante carora li s-a dat
nr., printarea lor si aranjarea
in dosare). Un alt job a fost
ducerea documentelor la
departamentul de
contabilitate (aflat in alta
cladire, alt sector)

Registrul de
Intrari si Iesiri,
Arhiva, e-mailuri transmise,
documente
contabile.

A fost o sarcina
de lucru ce a
implicat o
atentie sporita,
rabdare si
destul de mult
timp.

In aceasta zi mi s-a delegat


sarcina de a traduce din
engleza in romana (25 de
pagini) din ghidul unui proiect
international din care firma
face parte, pentru al pune pe
site, si totodata aranjarea lui
in pagina, alegerea unor poze
si gasirea unor date de
contact ale persoanelor ce
fac parte din acest proiect din

Traducere Ghid
de bune practici
ale proiectului
M2RES.

Am considerat
aceasta sarcina
foarte utila
pentru a-mi
exersa nivelul
de engleza si
totodata pentru
a intelege cu ce
se ocupa
proiectul.

toate tarile.
In aceasta zi m-am ocupat de
baza de date (am cautat pe
internet oameni ce se ocupa
cu acest domeniu, care sunt
interesati, si care totodata au
organizatii cu acelasi
domeniu de activitate- din
Romania sau din strainatate).
Am reusit sa gasesc in jur de
50 de posibile contacte la
care le-am introdus toate
datele.

Baza de date in
EXCEL.

A fost interesat
deoarece am
exersat modul
de lucru in
Excel, si
totodata a
necesitat o
atentie sporita.

Am continuat cu baza de
date, de data aceasta
cautand persoanele pe care
Dna Director mi le-a dat pe o
lista, carora le lipseau date
de contact.

Baza de date
EXCEL

A durat destul
de mult sa
gasesc toate
datele de
contact ale
acelor persoane
(deoarece
multe dintre ele
aveau firme
destul de mici
care nu se
regaseau pe
internet)

In aceasta zi am lucrat tot pe


baze de date si a trebuit sa
caut si sa introduc in excel
datele de contact ale
primariilor, consiliilor
judetene, camerelor de
comert, ambasadelor.
Aceasta activitate s-a
continuat si in ziua a 7a si in
ziua a 8-a datorita faptului ca
aceasta sarcina necesita mai
mult de 4 ore pe zi.

Baza de date
Excel

Aceasta sarcina
a durat mai
mult (3 zile)
datorita
greutatii cu
care reuseam
sa gasesc
datele de
contact
(evitand siteurile care
aveau

informatii
vechi)
Introducerea in excel a
datelor de contact ale
primariilor, consiliilor
judetene, camerelor de
comert, ambasadelor.

Baza de date
Excel

Atentie sporita
si rabdare

Introducerea in excel a
datelor de contact ale
primariilor, consiliilor
judetene, camerelor de
comert, ambasadelor.

Baza de date
Excel

Atentie sporita
si rabdare

Impreuna cu dna Director am


pregatit materialele pentru
sedinta lunara ce urmeaza sa
aiba loc in doua zile si
anume:

Ordinea de zi

Am avut foarte
multe de
invatat (fiind
prima oara
cand am lucrat
la astfel de
documente) si
mi s-a parut
foarte
interesant.

Ordinea de zi, raportul de


activitate, raportul privind
cheltuielile si necesarul de
cheltuit pentru luna ce
urmeaza si totodata o scurta
prezentare a proiectului.

Raportul de
activitate al
Biroului
executiv, lista
cheltuieli si
venituri.

In aceasta zi m-am ocupat de


confirmarile participarii la
sedinta: am trimis e-mail-uri,
faxuri, telefoane. Am aranjat
documentele pregatite
anterior in dosare, si am
incercat sa gasesc o sala
disponibila. Totodata m-am
ocupat de protocol (cafea,
apa, ceai, fursecuri)

Pregatirea
documentelor
pentru sedinta

Activitate
placuta de
secretariat

In aceasta zi s-a desfasurat


sedinta la care am avut
onoarea de a participa, si de

Redactarea
Procesului

Interesant, fiind
prima sedinta

a nota ceea ce se vorbeste


pentru procesul verbal. Am
avut grija sa nu lipseasca
nimic, si din fericire totul a
iesit foarte bine.

Verbal

la care particip

In aceasta zi m-am ocupat cu


redactarea Procesului Verbal
(impreuna cu Director
Executiv) si transmiterea
acestuia tuturor
participantilor la sedinta. Am
scris facturi pe care apoi mam dus la posta sa le trimit

Facturi, Proces
Verbal, e-mailuri

Activitate
interesanta

Am continuat cu baza de
date. Am introdus in baza
Carti de vizita, care au fost
stranse de-a lungul timpului
la diverse evenimente in
domeniul acesta.

Am introdus in
baza de date
EXCEL inca 80
de carti de
vizita cu toate
datele de
contact

A fost o
activitate
destul de
usoara dar care
necesita o
atentie sporita

Continuare introducere in
baza de date a datelor de
contact din cartile de vizita
primite

Cresterea bazei
de date cu 60
de persoane

Rabdare si
atentie sporita

Introducerea unor
chestionare completate .intrun raport, realizarea unui
studiu, si a unor grafice
privind raspunsurile la
intrebari.

Raport- privind
situatia noastra
pe aceasta
piata.

A fost
interesant, miam reamintit
realizarea
graficelor in
word.

I.

Analiza subsistemului economico-financiar


Puncte forte

Cauze

Efecte

Dotarea cu tehnica

Volum mare de

Utilizata

de calcul

informatii

corespunzator ar

performanta si

vehiculate in cadrul

corespunzatoare

firmei; progresul

permite:
-grad de

necesitatilor,

tehnic

aparatura
performanta pentru
necesitatile firmei.

fundamentare a
deciziilor adoptate
-eliminarea unor
fenomene precum:
supraincarcarea
circuitelor

Existenta majoritatii -specificul firmei


-conditiile
activitatilor
economico-sociale
necesare realizarii
existente
obiectivelor firmei,

informationale.
Crearea premiselor
necesare realizarii
obiectivelor firmei
in conditii bune.

in ciuda
dimensionarii
procesuale si
umane insuficiente
a unora din acestea
Interes al

Situatie economica

Mentinerea derularii

managementului

precara sistemului

activitatilor firmei

firmei pentru

romanesc

redresare
economica si
manageriala
Respectarea

Controlul periodic

-cresterea

disciplinei muncii

al indeplinirii

productivitatii

sarcinilor si

muncii
-executarea

existenta unui
sistem de
recompense-

corespunzatoare a
sarcinilor.

sanctiuni

Puncte slabe

Cauze

Efecte

Lipsa investitiilor

Resurse financiare

Imposibilitatea

(sume de la bugetul

limitate

realizarii unor

de stat)

modernizari si dotari
cu aparatura

Delimitarea

-fise de post cu

insuficienta si

continut insuficient;
-absenta descrierilor

definirea ambigua a

performanta.
Confuzii in
exercitarea sarcinilor
si atributiilor

sarcinilor,
responsabilitatilor si
competentelor la
nivelul posturilor.
Subdimensionarea
normelor de munca

de functii;
-inexistenta

Intelegerea incorecta
a sarcinilor.

obiectivelor
individuale
Nu exista personal

Nevalorificarea in

specializat in

suficienta masura a

domeniul normarii

intregului potential

muncii

tehnic si uman al
societatii

II.

Analiza sistemului de management

2.1 Analiza subsistemului metodologico-managerial


In cadrul ECAT managerii de nivel superior utilizeaza partial
si simplificat unele metode tehnice manageriale, care permit
desfasurarea activitatii institutiei in conditii normale.
Daca la nivelul departamentelor se observa o colaborare intre
sefii acestora, precum si intre seful sectiei si subordonatii sai, la
nivelul activitatii administrative se regasesc un puternic centralism si
birocratism, determinate atat de legislatia privind organizarea si
functionarea tipografiilor, cat si de cunostintele manageriale
superficiale ale directorilor. Din punct de vedere cantitativ, numarul
de sisteme, metode si tehnici de management la care se apeleaza
cotidian este destul de redus. Cele mai frecvente utilizari in practica
din cadrul organizatiei fiind:

Puncte slabe
Managementul participativ se regaseste intr-o maniera
restransa la nivelul administrativ al spitalului;
Sedinta, desi este metoda cea mai raspandita, ea nu
respecta cele patru etape obligatorii de desfasurare si
regulile de organizarea bine stabilite de managementul
stiintific.
Exemplu: In general sedintele au o durata fie prea mare,
fie prea mica, ordinea de zi este destul alta. Materialele se
distribuie in momentul inceperii sedintei si nu cu
minimum sase zile inainte. Cele mai des tipuri de sedinte
intalnite sunt cele decizionale, de informare si eterogene;

Puncte forte
Delegarea se utilizeaza pe niveluri ierarhice inferioare
pentru rezolvarea problemelor de ordin administrativ;
Exemplu: se deleaga personal din cadrul
departamentului de Contabilitate pentru a prelua actele
necesare de la Administratia financiara.
Tabloul de bord exista intr-o forma simplificata
Exemplu: realizarea unor situatii periodice, privind
necesarul de materiale, foi A4, A3 A5 si incarcarea
cartuselor imprimantelor/aparatelor in vederea
aprovizionarii ritmice.
Cauzele care provoaca manifestarea situatiei prezentate
sunt:

Cauze exogene, concretizate in instabilitatea mediului


ambiant, lipsa unor strategii clare in domeniu, multiplele
presiuni la care sunt suspusi managerii, precum si criza
economica, financiara si partial manageriala care se

manifesta in economie;
Cauze endogene precum mentalitatea, conform careia
rezolvarea unor probleme necesita apelarea unui manager
de nivel superior, insuficienta utilizare a instrumentului
managerial superior.

2.2 Analiza subsistemului decizional


Conducerea este asigurata prin: Conducerea executiva - de
comitetul director, din care fac parte: Directorul General, Directorul
General Adjunct, Directorul Administrativ, contabil sef.

Puncte forte
In ceea ce priveste furnizorii, cea mai mare parte sunt
autohtoni, datorita preturilor mai reduse pe care le
practica.
Pentru unele materiale, aparatura se apeleaza totusi la
furnizori externi, care desi practica preturi mai mari, ofera
insa o calitate superioara.
Puncte slabe
Cu privire la concurenta pe piata interna are concurenti,
care incearca sa obtina o cota mai mare in domeniu si
astfel acestia ii afecteaza activitatea.

Selectia si incadrarea personalului se realizeaza in cadrul


departamentului de Resurse umane si este insuficient
dezvoltat.

II.3 Analiza subsistemului informational


Componenta majora a managementului, prin care se
asigura fundamentarea deciziilor si fundamentarea actiunilor
necesare pentru aplicarea acestora, sistemul informational este
principalul furnizor de informatii, fara care nu pot exista si
functiona celelalte subsiteme:

Puncte forte
-

Activitatea informationala a fiecarui compartiment in parte


se reflecta partial in Regulamentul de Organizare si
Functionare, facand astfel dificila o analiza a informatiilor
referitoare la aceste aspecte.

Puncte slabe
Procedurile informationale ce se desfasoara in cadrul
organizatiei, respectiv cele de culegere, inregistrare,
transmitere si prelucrare a informatiilor sunt coerente dar
sunt utilizate deficitar.
Exemplu: Salariatii sunt familiarizati cu vechile aplicatii, de
aceea introducerea si utilizarea adecvata a noilor programe

informatice se face cu o oarecare dificultate.


Mijloacele de tratare a informatiilor sunt manuale.
Exemplu: se observa consumul unui volum de munca foarte
mare pentru realizarea unor situatii informationale cu

influente importante asupra rezultatelor si a respectarii


termenelor.
Firma este obligata sa inregistreze , sa stocheze, sa prelucreze
si sa transmita informatii legate de activitatea sa, pe baza
carora se constituie baza de date la nivel national necesara
deciziilor privind tipografiile din Romania.

II.4 Analiza subsistemului organizatoric


Nr. Specificarea

Exemple din actuala structura

Cr

activitatii

organizatorica

t
1.

Previzionare

Activitate inexistenta din punct de


vedere structural. Nivelul anumitor
indicatori economici se previzioneaza
pentru anul urmator de catre Biroul

2.

Organizarea

Financiar.
Se realizeaza de catre Departamentul

muncii

de Resurse Umane care intocmeste


planul de munca si efectueaza
controlul prestarii muncii. Fisele
posturilor, atributiile, competentele,
responsabilitatile pe functiuni se
stabilesc pe fiecare compartiment in

3.

Activitatea de

parte.
Se realizeaza de Biroul Financiar.

investitii

Investitiile angajate de firma trebuie


sa se incadreze in resursele existente
si de aceea se realizeaza insuficient

4.

Activitate de

in raport cu necesitatile organizatiei.


Activitate existenta, aceasta se

marketing

realizeaza prin realizarea site-ului si


imbunatatirea lui prin pliante si prin
participarea la diverse targuri si

5.

Aprovizionare

expozitii dedicate acestui domeniu.


Se deruleaza in cadrul servciului
administrativ-aprovizionare-depozite,
constand in aprovizionare organizatiei
cu materiale necesare desfasurarii

6.

Bugetare

activitatii.
Aceasta activitate se realizeaza in
cadrul Biroului Financiar si cuprinde
toate aspectele referitoare la bugetul
de venituri si cheltuieli pe ansamblul

7.

Activitatea

firmei.
Se regaseste in cadrul Biroului

financiara

Financiar si este exercitata de


personal de specialitate, cu studii

8.

Activitatea

superioare economice.
Se desfasoara in Biroul Contabilitate,

contabila

este relativ bine dimensionat si


delimitat organizatoric si uman si se
realizeaza conform metodologiilor

9.

Controlul financiar

actuale ale sistemului contabil.


Se deruleaza in cadrul

de gestiune

compartimentului de audit intern fiind


suficient dimensionat in raport cu

10. Formarea

volumul de activitate.
In firma se asigura desfasurarea

profesionala in

pregatirii practice atat a studentilor

domeniul

din invatamantul superior acreditat

tipografic
16. Selectia si
incadrarea
personalului
17. Evaluarea si

cat si a celor care nu au mai lucrat in


domeniu.
Se realizeaza in cadrul
departamentului de Resurse umane si
este insuficient dezvoltat.
Se realizeaza prin intermediul

motivarea

departamentului de Resurse umane,

personalului.

evaluarea consta in realizarea fiselor


de apreciere , de catre seful ierarhic
superior, iar motivarea personalului
este exclusiv materiala (salariul de

18. Protectia
salariatilor

merit)
In cadrul serviciului administrativ se
stabilesc si se aduc la cunostinta
intregului personal, normele de igiena
si de protectie a muncii.

II.5 Analiza domeniului resurselor umane


Puncte forte si slabe in domeniul managerial si Resurse Umane

Puncte forte
Existenta

Cauze
Posibilitati reduse

Efecte
-dotarea cu

numeroaselor

de obtinere a

aparatura

sponsorizari care au sumelor necesare

performanta ce

imbunatatit baza

anumitor investitii

ajuta la realizarea

materiala

de la bugetul de

printurilor la un

stat.

nivel de calitate
ridicat
-dotarea cu o

masina pentru
transferului
printurilor catre
clienti
-dotare cu mobilier
-modernizarea
birourilor
Profesionalism

Existenta unui

-cresterea calitatii

ridicat al

personal bine

personalului

pregatit din punct

serviciilor
-imbunatatirea

de vedere
profesional.

modului de
realizare a
activitatilor

Documentele de

Preocupare pentru

administrative.
-dimensionare

formalizare a

imbunatatirea

organizatorica si

structurii

structurii

umana

organizatorice

organizatorice,

satisfacatoare a

existente satisfac in necesitatea


linii generale

adaptarii la

aspectele specifice

modificarile

prevazute in

sistemului.

departamentelor.

managementul
stiintific.
Dotarea cu tehnica

Volum mare de

Utilizata

de calcul

informatii

corespunzator ar

performanta si

vehiculate in cadrul

corespunzatoare

firmei; progresul

permite:
-grad de

necesitatilor firmei

tehnic

fundamentare a
deciziilor adoptate
-eliminarea unor
fenomene precum:

supraincarcarea
circuitelor
Respectarea

Controlul periodic

informationale.
-cresterea

disciplinei muncii

al indeplinirii

productivitatii

sarcinilor si

muncii
-executarea

existenta unui
sistem de
recompense-

corespunzatoare a
sarcinilor.

sanctiuni

Puncte slabe
Reducerea

Cauze
Scumpirea benzinei

Efecte
Clienti nemultumiti

cheltuielilor de

datorita faptului ca

transport

trebuie sa isi ridice

Reducerea

Necesitatea

singuri comenzile
Diminuarea gradului

cheltuielilor cu

diminuarii

de intretinere al

intretinerea si

cheltuielilor cu piese

aparaturii si tehnicii

reparatia curenta
Neutilizarea unor

noi
Necunoasterea de

Ritm lent de realizare

sisteme de

catre personalul de

a unui management

management

conducere a acestor

performant

moderne

metode si tehnici de

Slaba orientare pe

management
Resurse finanaciare

Nemotivarea si

functiile de control-

limitate : lipsa unui

implicarea redusa a

evaluare

sistem categorial de

personalului in

obiective realiste.

realizarea

Resurse financiare

obiectivelor.
Imposibilitatea

Lipsa investitiilor

limitate

realizarii unor
modernizari si dotari
cu aparatura noua si

Definirea ambigua a

-fise de post cu

sarcinilor,

continut insuficient;
-absenta descrierilor

responsabilitatilor si
competentelor la
nivelul posturilor.

de functii;
-inexistenta

performanta.
Confuzii in
exercitarea sarcinilor
si atributiilor
Intelegerea incorecta
a sarcinilor.

obiectivelor

Subdimensionarea

individuale
Nu exista personal

Nevalorificarea in

normelor de munca

specializat in

suficienta masura a

domeniul normarii

intregului potential

muncii

tehnic si uman al
societatii

2.6 Analiza domeniului comercial


Scopul analizei domeniului comercial este sa puna in evidenta
mizele strategice majore, oportunitatile si amenintarile legate de
evolutia sa si de a oferi analistilor si strategilor idei privind posibilile
variante strategice ce pot fi formulate, selectate si urmate tinand
cont de principalele tendinte identificate si desigur de potentialul
intern al firmei, de capacitatea sa strategica de actiune si raspuns la
mutatiile intervente in mediul extern.
Oportunitatile reprezinta factori de mediu externi cu impact
favorabil asupra firmei, iar amenintarile sunt factori de mediu externi
negativi, respectiv evenimente care pot afecta nefavorabil
capacitatea firmei de a-si realiza obiectivele stabilite.
Una dintre trasaturile economiei de piata o reprezinta
concurenta. Prin urmare tinand cont de conceptul de concurenta sau
rivalitate , cunoasterea principalilor concurenti, precum si a celorlalte
forte concurentiale care au sau pot avea impact asupra firmei
(clienti, furnizori, competitori potentiali) este esentiala in vederea
adoptarii celor mai potrivite masuri si directii de actiune pentru
desfasurarea in bune conditii a activitatii si contracararea actiunilor
intreprinse de acestia.

III.

FORMULAREA DE RECOMANDARI IN FIRMA ECAT

1. Definirea posturilor intr-o maniera care sa permita un


grad maxim de exercitare a competentelor si
discernamantului propriu de catre detinatorul postului,
incorporand sarcini suficient de variate si de dificile
pentru a-i mentine interesul treaz;
2. Conceperea activitatii astfel incat detinatorul postului
sa aiba un anumit grad de responsabilitate, oferindu-i
suficienta autoritate si permitandu-i-se sa ia parte la
deciziile care ii influenteaza activitatea;
3. Incurajarea cadrelor superioare in adoptarea stilurilor
participative de conducere;
4. Incurajarea spiritului de echipa;
5. Delegarea autoritatii de decizie in asa fel incat la fiecare
nivel al organizatiei oamenii sa poata lua parte la
deciziile care le influenteaza munca si posibilitatile de
promovare;
6. Dezvoltarea unei culturi organizationale in care
atitudinea fata de angajati este una pozitiva;
7. Reducerea numarului de schimbari impuse fiecarui
individ sau fiecarei echipe;
8. Asigurarea posibilitatii ca angajatii sa-si poata exprima
opiniile in fata cuiva-sef, colegi, consilieri calificati;
9. Asigurarea de facilitati materiale, cum ar fi masa la
cantina si grupuri sanitare adecvate;

10.

O mai mare importanta acordata aspectelor

referitoare la motivarea personalului si comunicarea


interumana
11.
O mai puternica practicare a delegarii si consultarii
angajatilor in stabilirea obiectivelor si a modalitatilor de
realizare a activitatilor;
12.
Eliminarea existentei unor raporturi tensionate si
ineficiente cu subordonatii;
13.
Asigurarea unor servicii de consiliere pentru ca pot
reprezenta una din modalitatile de sustinere a
performantelor angajatilor, de realizarea a obiectivelor
economice;
14.
Crearea unui climat organizational care sa nu ii
suprasolicite pe angajati;
15.
La angajare sa se prezinte realist natura postului,
mai ales daca acesta implica un grad mare de stres si
testarea capacitatii de adaptare la presiune a
candidatului, acest lucru fiind in beneficiul candidatului
si al organizatiei;
16.
Existenta unui climat de colegialitate si de ajutor
intre angajati;
17.
Criticile ar trebui aduse in mod constructiv si
confidential pentru a nu bloca comunicarea;
18.
Existenta unor conditii de munca adecvate in
perioadele foarte reci sau foarte calde;
19.
Delimitarea si definirea sarcinilor,
responsabilitatilor si competentelor la nivelul posturilor
intr-o maniera clara;
20.
Orientarea pe functiile de antrenare si controlevaluare pentru realizarea obiectivelor firmei
21. Acceptarea de catre manageri a unor greseli care ar
trebui acceptate si considerate de acestia, componente
necesare ale curbei de invatare.