1

Asistent Manager

Asistent manager, un concept de care ne lovim tot mai des in ultima vreme, si care incepe sa
capete tot mai multa amploare in domeniul afacerilor. Un concept ce trebuie inteles adecvat si in
Romania, atat de catre cei ce detin aceasta functie, cat si de ceilalti. Exista multe confuzii legate de
aceasta titulatura. Multi considera ca asistentul manager este o denumire mai slefuita a secretarei.
Total fals!
Un adevarat asistent manager este, pana la urma un centru de comanda al firmei
/departamentului in cadrul caruia isi desfasoara activitatea. El nu este doar mana dreapta a
managerului ci adeseori este pus in situatia luarii unor decizii, in lipsa managerului. Il putem
considera, de asemenea, un filtru ce impiedica informatiile nerelevante sa ajunga la factorul de
conducere. Asistentul se ocupa de gestionarea si securitatea informatiilor in situatia unor resurse de
timp limitate, el trebuind sa stie foarte clar ce si cand este nevoie, urmand apoi sa sorteze si sa
foloseasca informatiile culese.
Coordonarea contactelor de afaceri pica tot in sarcina acestuia. Astfel, el este cel responsabil de
mentinerea relatiilor cu clientii, furnizorii si partenerii companiei. Ba chiar negociaza, inregistreaza si
evalueaza rezultatele.
Atentia sa trebuie sa fie distributiva, detaliile nu trebuie neglijate absolut deloc.
Planificarea este si ea esentiala, intrucat un office assistant este cel ce gestioneaza o resursa
foarte importanta pentru un manager, si nu numai: timpul. Asadar, mana dreapta a managerului se
ocupa de gestionarea agendei de lucru a acestuia, stabileste obiective, prioritati, strategii si apoi
identifica solutii.
Planificarea eficienta a timpului este imperativa in vederea atingerii obiectivelor antestabilite.
Dupa planificare, urmatorul pas este reprezentat de luarea deciziilor. Varietatea deciziilor se
limiteaza la aria domeniului de desfasurare a activitatii specifice. Planificarea are in vedere
coordonarea cu alte departamente din cadrul companiei, crearea unui cadru concurential la nivel de
companie, care poate fi factor motivant si antrenant pentru angajati, precum si dezvoltarea retelei de
clienti, efectuarea de studii de piata, cercetari etc.
Specialist in managementul documentelor si al informatiei, asistentul manager trebuie sa aiba si
o impecabila conduita etica in relatia cu clientii interni si externi companiei. Relatia cu clientii interni
se poate concretiza prin oferirea de asistenta in procesele de resurse umane: selectie si recrutare,
publicarea anuntului de recrutare, selectia CV-urilor, programarea interviurilor si chiar efectuarea
interviului preliminar.
Insa toate aceste activitati nu ar putea fi desfasurate in conditii de eficienta si eficacitate daca nu
ar exista o buna comunicare. Cand pomenim de comunicare ne gandim la comunicare
interpersonala, concretizata prin necesitatea unei bune comunicari cu membrii din interiorul
companiei.
Pregatirea, participarea, evaluarea sedintelor membrilor de conducere este un exemplu in acest
sens. Acest tip de comunicare este urmat de cea cu factorii externi organizatiei. Acestia din urma isi
construiesc o opinie despre organizatie, opinie ce poate fi puternic influentata de cel ce promoveaza
imaginea organizatiei in exterior: asistentul manager.
Asadar, cel ce sta in spatele unui manager si de ale carui eforturi depinde succesul unui
manager, este asistentul manager. Ba mai mult, il putem numi chiar managerul in formare, in
devenire, cel ce este o interfata intre mediun intern si cel extern organizatiei, un micro manager ce
trebuie sa detina cunostinte din domenii diferite, sa le poata folosi eficient in situatiile necesare si sa
aiba intotdeauna rezultatele scontate.


2


Cuprins

Cap.1 BIROTICA Lector univ. dr. Ionel Enache

1.1. Conceptul de birotic
1.2. Locul sistemului birotic n cadrul firmei
1.3. Funciile i structura sistemului birotic
1.4. Comunicaiile i telecomunicaiile n cadrul birourilor
1.5. Ergonomia locului de munc n birou
1.6. Sistemul integrat de birou
1.7. Biroul viitorului

Cap.2 TEHNICI DE SECRETARIAT Lector univ. Nina Vrgolici

2.1. Rolul i locul secretariatului n structura unei organizaii
2.2. Rolul i locul secretarei (asistentei manager) n lumea profesional contemporan
2.3. Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor interpersonale
2.4. Corespondena ca activitate a secretariatelor

Cap.3 FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN Lector univ. drd Maria PARIZA

Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar
3.1. Funcia de tratare a informaiei
3.2. Funcia de documentare
3.3. Funcia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii
3.4. Funcia de asistare direct a managerului
3.5. Funcia de reprezentare

Cap.4.ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Prof. univ. dr. Adina
Berciu Drghicescu, Prof. Maria Petre

Legea Arhivelor Naionale 1996

Cap.5. MANAGEMENT I MARKETING Prof. univ. dr. Magdalena Platis

5.1. Management.
5.2. Procesul de management
5.3. ntreprinderea i mediul de afaceri
5.4. Organizarea procesual i structural.
5.5. Managerul i stilul de conducere
5.6. Marketingul ntr-o instituie
5.7. Promovarea i politica de promovare
Managementul i stilul de conducere Conf. univ. dr. Rodica Maria Tanu
Etica n contextul aplicrii conflictelor

Cap.6. NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV Lector univ. Oana IUCU

6.1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991
3

6.2. Definiia i trsturile administraiei publice
6.3. Normele de drept administrativ
6.4. Raporturile de drept administrativ

Cap.7. NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL

7.1. Noiunea de drept comercial
7.2. Faptele de comer
7.3. Comercianii
7.4. Societile comerciale

Cap.8. ELEMENTE DE PROTOCOL

8.1. Rolul protocolului
8.2. Eticheta
8.3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti
8.4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia


INTRODUCERE

n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicarea
informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa tiinific, economic i
social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul fiind introdus n
limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de
birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice
secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii
administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de
birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri
multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n cazul
societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea informaiilor,
documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru solicitri de contacte cu
conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent
manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul pentru
decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere important ntr-o
organizaie.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i sarcini
individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activiti
i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol, arhivare de
documente .a.).
4

Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice,
referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.
Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i
marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea
cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de
secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane,
elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial.
Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece n
prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten
managerial adaptat la realitile romneti.
Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent manager)
i ale secretariatului.
Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de ctre
specialiti.
Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administraie
i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.
Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c
prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru care va
contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a secretariatelor i a
secretarelor (asistent manager).


CAP. 1 BIROTIC - Lector univ. dr. Ionel Enache, Colegiul Universitar de Administraie i
Secretariat, Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1.1. CONCEPTUL DE BIROTIC
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga via
economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul ei
depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de
telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei audiovizuale, cu tehnicile
cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realizri n materie
de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei
valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea
muncii administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez
bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul
a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia Informatic din anul
1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii BIROUL i
obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de
specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i de mijloace
utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de comunicaie prin
cuvnt, prin scris sau prin imagine.
5

n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de exploatare a
informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica,
telecomunicaiile, telematica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i
de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre care
ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai
important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice
faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti de
birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.
2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.
3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.
Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1. Managementul documentelor.
2. Introducerea informaiilor n fiiere.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor.

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup restul
de 60% n mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i
tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i decizionale.
Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei manageriale n orice
sistem i organizaie economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i
de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi
explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:
Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus la
crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional a
calculatoarelor personale (PC).
Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie prin
creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente
informatice.
Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile,
echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare).


6

n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:
Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare (telefoane,
radio, TV).
Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip reea.
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se
intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezint
numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,
echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uria de hrtie din biroul clasic.
OBIECTIVELE BIROTICII
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de birou
prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la introducerea, la
prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea contemporan cantitatea de
informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea
biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:
- Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.
- Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.
- Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau
expediate.
- Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea
administrativ.
- Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de
regsire a informaiei.
- Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se
fundamenteaz.
PRINCIPIILE BIROTICII:
1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul de
studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizaie
i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu
informaii.
2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai asupra
celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare, prin
automatizare i prin integrare.
3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate,
simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
7

4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite automatizarea
flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator.
5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i
informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n
care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.
1.2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI
1. 2.1. Sistemul informaional
Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organizaii, sistemul informaional
este sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar n stabilirea i ndeplinirea
obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att manageriale, ct i de
execuie din cadrul organizaiilor socio-economice.
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor
informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i
la realizarea obiectivelor organizaiei.
n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.
Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional.
Definiii ale informaiei sunt multe n literatura de specialitate.
Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c informaia este informaie, nici materie, nici
energie. Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei,
ncercarea de o defini este un nonsens.
Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj, un semnal ce reflect
starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului un spor de
cunoatere.
Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere privind
ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul
firmei respective.
Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea.
Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit
semnificaie.
Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese
din afara acesteia.
n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie, ci
numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.
n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. Iat cteva
dintre acestea:
1. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;
2. dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;
3. dup direcie: descendente, ascendente, orizontale;
4. dup provenien: exogene, endogene;
5. dup destinaie: interne, externe;
6. dup obligativitate: imperative, nonimperative
7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiar-
contabile, personal.
8

Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale pentru
fundamentarea deciziilor.
Alte criterii de clasificare pot fi:
1. dup form: analogic, digital;
2. dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;
3. dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.
Procese informaionale
n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai
multe tipuri de procese informaionale:
a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli
matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule, de
situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc.
Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de modul de
organizare a acestora n colecii de date.
Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de firm,
denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de programare pentru care
acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.
Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de
programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai rspndite
sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.
Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete soft
specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind
funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate de
tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS,
FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.
Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic
prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i a
mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic.
b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul
procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor operaii
viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a
textului n pagin.
Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea automat
a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma acestor
operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran ori imprimat pe
hrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii.
Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte
wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe
avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de
operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemelor
integrate (WORKS).
c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor
informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor coninute
n documente.
9

Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte rezultate din
procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele i
reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic
bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desene
alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (citite
optic cu dispozitivul scanner) etc.
Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre
programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK
XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele
(WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).
Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit
organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau pe
microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic.
d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri
telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale sau la
sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic i
convertit n form digital, ofer materia prim ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor
echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este sistemul SOUND
BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o
interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon,
magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic de genul:
telefon, interfon etc.
e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de
celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale
electronicii i informaticii.
Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesive
pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului uman senzaia
vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea,
surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise
(analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional, precum i imagini
(animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice
i logice.
n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore,
dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman.
nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele patru
tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei s-a plecat
de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc important n
activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare video i
sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de procesare a
imaginilor fixe i mobile asistate de calculator.
Circuite i fluxuri informaionale
Toate aceste categorii de informaii circul n cadrul unitii ntre persoane i ntre
compartimente, precum i ntre uniti socio-economice, formnd circuite informaionale.
Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor i receptor
(destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz un flux informaional.
10

Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i beneficiar.
Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime, vitez, fiabilitate, cost.
Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasificate dup mai multe criterii:
1. dup direcie: verticale, orizontale, oblice;
2. dup frecven: periodice, ocazionale;
3. dup locul unde iau natere: interne, externe.
Proceduri informaionale
O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele
moderne o constituie procedurile informaionale.
Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu precizarea
operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de tratare.
Caracteristicile procedurilor informaionale n prezent sunt:
- au un caracter detaliat;
- din ce n ce mai sofisticate;
- grad ridicat de formalizare (standardizare);
- caracter operaional.
Mijloace de tratare a informaiilor:
1. Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de contabilizat i de
facturat.
2. Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate).
3. Automate: calculatoare.
Funciile sistemului informaional
Sistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii:
1. Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurarea elementelor
necesare lurii deciziilor.
2. Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare realizrii
obiectivelor societii comerciale.
3. Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea personalului prin
mbogirea cunotinelor.
Deficienele sistemului informaional
1. Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului unei
informaii.
2. Filtrajul const n modificarea parial sau total a mesajului n mod intenionat.
3. Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor informaii.
4. Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de transport a
circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor.
11

Parametrii calitativi ai informaiei
Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigura o
percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o serie de
condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar n
timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de nelegere
a personalului implicat.
Principiile sistemului informaional
1. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului
firmei.
2. Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric.
3. Unitatea metodologic n tratarea informaiilor.
4. Concentrarea asupra abaterilor eseniale.
5. Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional.
6. Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare.
7. Flexibilitatea.
8. Eficacitatea i eficiena.
Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile) stau la baza
procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional i indirect a sistemului birotic.
Tendine n conceperea i n funcionarea sistemelor informaionale:
1. perfecionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a informaiilor;
2. modificarea raportului dintre soft i hard n privina preului n favoarea primului;
3. utilizarea calculatoarelor n reea;
4. organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;
5. schimbri n mentalitatea managerilor n sensul nelegerii necesitii introducerii
calculatoarelor n firmele pe care le conduc.
1. 2.2. Sistemul informatic
Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional. Raportul dintre
sistemul informaional i cel informatic este de ntreg-parte.
Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional n care operaiile de culegere, de
prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului.
Componentele sistemului informatic sunt:
1. Componenta fizic (hard) este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentru
culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i informaiilor.
2. Componenta logic (soft) cuprinde sistemul de operare i programele de aplicaii.
3. Baza de date cuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierea legturile dintre
acestea.
4. Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analiti,
ingineri de sistem).
12

5. Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemului informatic (staii de
calcul, oficiu de calcul, centru de calcul)
Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare
automat a datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea fundamentrii deciziilor sau realizrii
produciei.
1. 2. 3. Sistemul birotic
ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activitile de birou sunt integrate raional n
cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, de
interfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i de echipamente de stocare i de
transmitere a informaiei sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri (date, texte,
documente, sunet i imagini).
Figura 1 sugereaz fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul sistemului birotic n
cadrul unei organizaii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n activitatea
unei ntreprinderi sau organizaii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i operaionale, pe
de o parte, i cu sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.



Fig. 1. Locul sistemului birotic n cadrul firmei
Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i n aceast postur
sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem
informaional.
Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i
transmise prin intermediul sistemului informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i sistemul de
comunicaii intern) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz sistemul operaional.
n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte aspecte
eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional, selectate,
analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din sistemul
decizional.
13

Toate acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului ntreprinderii.
Sistemul informaional realizeaz, ns, i funcia de relaii informaionale ale sistemului
ntreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare, alte organizaii de stat i
private, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri de afaceri,
furnizori, clieni, acionari. Aceast funcie extern, de legtur permanent cu mediul, ar fi de
neconceput, n condiiile de astzi, fr valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de
comunicare a informaiei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul crora sistemele de
telecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central.
Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot mai
mult un rol de interfa ntre:
- Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic.
- Sistemul decizional i sistemul operaional.
- Sistemul de comunicaii (extern) i sistemul informatic operaional al ntreprinderii. [1]
Funciile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urmtoare.
1. 2. 4. Sistemul decizional
Din cele prezentate rezult c informaiile au un rol determinant n procesul de fundamentare a
deciziilor, n realizarea unei conduceri tiinifice a activitii dintr-o unitate economic.
Decizia poate fi definit ca o informaie de comand pentru sistemul condus.
Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informaional este subordonat
procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informaiilor. De aceea
trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de conducere pentru perfecionarea
continu a sistemelor informaionale i decizionale.
Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoarelor
n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice.
Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului de obiective
urmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemul decizional .
Numrul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate.
Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii:
1. dup orizont: strategice, tactice, curente;
2. dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior;
3. dup frecven: periodice, aleatorii, unice;
4. dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile;
5. dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate;
6. dup sfera de cuprindere: participative, individuale.
n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, decizia la fel ca i informaia
trebuie s ntruneasc cteva cerine cum ar fi:
s fie fundamentat tiinific;
s fie asumat;
s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate);
s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare;
14

s fie formulat corespunztor.
Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot
mai dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici decizionale,
multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. Iat cteva dintre acestea:
ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional, arborele decizional.
1. 3. FUNCIILE I STRUCTURA SISTEMULUI BIROTIC
1. 3. 1. Funciile generale ale sistemului birotic
Funciile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a
activitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile le ofer n
vederea realizrii acestor obiective.
Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale:
1. Funcia de introducere a informaiei n sistem.
2. Funcia de memorare i de regsire a informaiei.
3. Funcia de prelucrare.
4. Funcia de ieire.
5. Funcia de comand i de control.

informaii
comenzi
Fig. 2. Funciile sistemului birotic
1. Funcia de introducere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate de modaliti,
cum sunt:
- preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale,
publice sau private;
15

- preluarea informaiei provenite din reeaua local de date;
- introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a
convorbirilor, imaginii i sunetului.
Informaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz
pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fi
memorat sau prelucrat de ctre sistem.
2. Funcia de memorare i de regsire a informaiei joac un rol important n funcionarea
unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie criterii
fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem birotic.
Informaiile se pot pstra astfel:
- n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare;
- n memoria extern, pentru datele care se consult periodic;
- arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar.
Informaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori
comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.
3. Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i de procese:
- conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar memorrii i procesrii
ei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversie din digital n analogic;
- transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de
suport);
- copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de reproducere a informaiei);
- crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de
proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei pe suportul tehnic,
ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia provenit din memoria extern sau intern
din reelele de comunicaie ori manual, de la terminale;
- actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune eliminarea i introducerea
informaiilor i modificarea informaiilor deja existente;
- tratarea propriu-zis a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate operaii care pot
privi: - fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor;
- fie coninutul n cazul prelucrrii datelor.
- informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul unor
programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei solicitate la un dispozitiv
periferic de ieire (monitor, imprimant etc.);
- punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n raport de natura
informaiei solicitate. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii punerea n form este una
din operaiile principale la care acest gen de informaii sunt supuse.
4. Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine avnd n
vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz:
16

- natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore,
secvene vizuale;
- coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire;
- natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire;
- forma, digital sau analogic, a informaiei transmise;
- destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.
5. Funcia de comand i de control a sistemului birotic deine toate atributele necesare
pentru dirijarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale, alocarea
optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la baza de programe
i la baza informaional. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare i de ieire a
informaiei n funcie de natura lor, de destinaia i de modul de transmitere a rezultatelor.
1. 3. 2. Structura sistemului birotic
Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de
echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informaiei n
activitatea de birou i care i exercit funciile sale n interdependen att cu sistemele informatice
operaionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care creeaz un ansamblu de legturi
funcionale.
Din aceast definiie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele i
informaiile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul)
constituie componenta fizic a sistemului, programele (soft-ul) reprezint componenta logic a
acestuia, n timp ce informaiile ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate
acestea sunt reprezentate n figura 3.


Fig. 3. Structura sistemului birotic
17

1. Componenta fizic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente format din
urmtoarele subdiviziuni:
a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea central a
unui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa Pentium (III sau IV) cu o frecven
de ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128 sau de 256 MB i o memorie extern cu un disc fix
(HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal
b. Unitile de intrare ieire ale sistemului birotic conin att periferice comune cu celelalte
sisteme informatice, ct i periferice specifice tratrii textelor, documentelor, imaginii i sunetului.
Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:
- Scanner;
- Aparatul telefonic i interfa telefonic;
- Aparatul telefax i interfa telefax;
- Interfa de intrare telecopiator;
- Interfa video;
- Microfonul i interfaa pentru sunet adecvat;
- Camera de luat vederi i interfaa audio-video necesar;
- Lectorul optic de microfilme i interfaa specific.

18

Perifericele de ieire ale unui sistem informatic de birou sunt:
- Imprimanta;
- Plotter-ul;
- Aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic;
- Aparatul telefax i interfaa sa specific;
- Interfaa de ieire telecopiator;
- Imprimanta pentru microfilm i interfaa sa;
- Interfaa video;
- Interfaa audio.
Perifericele de intrare-ieire ntlnite n configuraia unui sistem birotic sunt, n principal, urmtoarele:
- Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura alfanumeric;
- Unitile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile);
- Unitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora;
- Uniti video-analogice de band magnetic i interfaa lor.
c) Echipamentul pentru comunicaii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de
codificare, decodificare, de transmitere i de recepie local sau la distan a informaiei utilizate n
activitatea de birou.
Structura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentul informatic de
birou utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii practicate (locale sau la distan),
natura reelelor de telecomunicaii utilizate.
Echipamentele folosite n telecomunicaii vor fi tratate pe larg n capitolul urmtor.
2. Indiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate
funciona fr existena subsistemului de programe care constituie componenta logic (soft) a
sistemului birotic.
Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur funcionarea calculatorului sau a unor
aplicaii informatice.
Acesta este compus din:
A. Soft de baz (sistem de operare)
B. Soft de aplicaii

A. Sistemul de operare reprezint totalitatea programelor de control care asigur accesul optim la
resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.
Sistemul de operare n raport cu numrul de utilizatori i cu numrul de programe pe care le
poate executa la un moment dat se poate mpri n mai multe categorii:
1. Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaiilor una dup alta;
fiecare utilizator folosete resursele n mod serial.
2. Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaiilor pentru un singur
utilizator n paralel.
3. Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaiile mai multor utilizatori folosesc
n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei reele de calcul.
19

4. Sisteme de operare pentru reea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la mai
multe calculatoare (terminale), la fiiere comune sau individuale.

B. Softul de aplicaii este un program destinat rezolvrii unor anumite probleme. i acesta se
mparte n mai multe categorii:
1. Soft-ul specializat este un produs la cheie, specializat n rezolvarea anumitor sarcini pentru
clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar prezint
avantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el putndu-se folosi doar cu echipamentul respectiv.
2. Soft semigeneralizat pachete de programe realizate de firme specializate care au o arie de
cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia exist o banc naional de
programe pe lng Institutul de Cercetare n Informatic unde sunt stocate pachete de programe din
aceast categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftin i reduce considerabil durata
de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur n acelai timp compatibilitatea
diferiilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date folosite de mai multe firme.
3. Softul generalizat programele din aceast categorie pot fi folosite de orice utilizator fr nici
o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n funcie de tipul calculatorului,
de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendina n realizarea acestor
programe este de automatizare a foarte multor funcii, n condiiile n care utilizatorul nu este un
specialist n informatic.
Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de programe:
- Procesoare de text i de imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECT,
VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.
- Procesoare pentru desen i pentru reprezentri grafice: CORELDRAW, HARVARD
GRAPHICS.
- Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.
- Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH
- Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.
- Procesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.
Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este Microsoft Office.
Pachetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse de compania Microsoft, n care sunt
incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.
Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor de tip text precum
i schimbul de date cu alte programe.
Funciile realizate de acesta sunt:
o crearea de fiiere;
o deschiderea unor fiiere existente;
o selectarea textului;
o editarea textului (mutri, copieri, tergeri);
o formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor);
20

o crearea de tabele;
o inserarea de imagini i de grafice;
o corectarea automat lexical i gramatical;
o tiprirea la imprimant a documentelor.
Excel este un program de calcul tabelar.
Funciile realizate sunt:
o crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelar;
o formatarea foii de calcul;
o copierea, mutare, tergerea datelor;
o crearea de serii numerice i calendaristice;
o calcule pe baza unor funcii;
o inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;
o crearea unor baze de date simple;
o tiprirea la imprimant a foilor de calcul.
Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:
o crearea fiierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea datelor);
o modificarea informaiilor din baza de date;
o adugarea sau tergerea unor cmpuri;
o sortarea bazei de date dup diverse criterii;
o interogarea bazei de date;
o crearea de formulare;
o crearea de rapoarte, de macrouri i de module;
o tiprirea rapoartelor.
PowerPoint este un program de grafic, de prezentare atractiv i convingtoare a unor date
i informaii.
3. Sistemul de informaii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii (elemente de intrare)
n activitatea de birou asistat de calculator i n acelai timp conine multitudinea de rezultate
intermediare precum i rezultatele finale ale activitii de birou (elemente de ieire).
Informaiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare
(date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare audio (microfon) sau video (camera de luat
vederi):
- Preluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan (date, texte,
documente, sunet i imagine).
- Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare.
- Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic.
- Informaiile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destinaii:
- Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte, documente),
desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran).
21

- Transmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i prin
telecomunicaii de date, de texte, de sunet i de imagine.
- Pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediate.
- Pstrare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consultri
ulterioare.
- Pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic
(microfilm).
Din cele de mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic de birou este
posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia:
echipamentele, programele i informaiile.
1.4. COMUNICAIILE I TELECOMUNICAIILE N CADRUL BIROURILOR
1. 4.1. Comunicaiile
A. Definirea comunicaiei
Comunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator al proceselor
manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organizaional i motivaional adecvat realizrii
obiectivelor organizaiei.
Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice, ntre
dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor, prin
intermediul unor canale specifice.
Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor este generat, n
special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit creia un manager afecteaz
aproximativ 80% din timpul su pentru a comunica.
Rolurile managerului n cadrul firmei sunt:
1. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur);
2. un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt);
3. un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator).
B. Principalele reprezentri ale procesului comunicrii

22


C. Componentele procesului de comunicare
Emitorul persoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant).
Mesajul forma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor.
Canalul calea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj.
Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informaional (executant
sau manager).
D. Tipologia comunicaiilor
Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai multor criterii
de clasificare:
a) canalul de comunicare
- comunicaii formale
- comunicaii informale
b) direcie (sens)
- comunicaii verticale descendente
- comunicaii verticale ascendente
- comunicaii orizontale
- comunicaii oblice
c) coninut
- comunicaii operatorii
- comunicaii opionale
- comunicaii generale
- comunicaii motivaionale
d) mod de transmitere
- comunicaii verbale
- comunicaii non-verbale

Tipuri de reele de comunicaii:
a) reele descentralizate (n cerc sau n lan);
b) reele centralizate (n Y sau n stea).
E. Deficiene majore n procesul de comunicare
Cele mai semnificative bariere comunicaionale se refer la:
a) bariera de limbaj, de exprimare
23

o folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit,
gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.);
o incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile n transmiterea mesajului informaional;
o aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.
b) bariere de recepie
o tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim;
o ignorarea informaiilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem;
o evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) de transmitere a
mesajului;
o recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiai
mesaj.
c) bariere contextuale
o perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului
(zgomot, climatul organizaional etc.).
d) bariere mixte
o discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnificaie
redus sau nul.
Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene n sistemul de comunicaii:
filtrajul
distorsiunea
suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile
F. Modaliti de amplificare a eficacitii comunicaiilor
a) motivarea adecvat a comunicrii prin:
- determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii;
- clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare;
- stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea acestora.
b) asigurarea unei comunicri clare, concise n sensul:
- cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informaionale;
- utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua curiozitatea i
interesul receptorului;
- folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducndu-se la minimum distorsiunea;
- asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete transmiterea mesajelor
complexe, complicate i de mare importan, n sensul repetrii acestor mesaje n moduri diferite i
folosirea unor canale diferite.
24

c) perfecionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile i mecanismele de
transmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul organizaional .a.
d) perfecionarea capacitii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri, corelarea
organizrii formale cu organizarea informal.
e) promovarea cu predilecie a unor stiluri participative de management ce reclam
folosirea pe scar larg a edinei i delegrii, concomitent cu o puternic descentralizare a
procesului decizional.
f) perfecionarea structurii organizatorice, att n ceea ce privete flexibilizarea, ct i n ceea
ce privete aplatizarea sa.
1. 4. 2. Telecomuncaiile
Telecomunicaiile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este transmis la
distan (tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor mijloace specifice.
Posibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesitate din cele mai vechi timpuri*.
* Astfel, arabii deineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un minister al comunicaiilor.
De asemenea dispuneau de o linie de turnuri-semafor pe o lungime de 5000 de km., ntre Maroc i Bagdad
i de un serviciu de porumbei cltori. O mie de ani mai trziu flota de lup a britanicilor a folosit un sistem de
steaguri semnalizatoare n btlia din 1805 de la Trafalgar. n 1878, doar la cteva decenii de la btlia de
Trafalgar, s-a stabilit primul contact telefonic comercial. Astfel, dou invenii ale secolului al XIX-lea (tastatura
i telefonul) au pus bazele industriei telecomunicaiilor moderne.
Pn la sfritul secolului al XIX-lea numrul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (n
prezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca administrativ i cea n birouri
cunoate o cretere rapid. Probabil aceast cretere a fost influenat i de utilizarea mainilor de
scris i a telefoanelor.
Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea unei
ntregi reele de comunicaii. Aceast reea este folosit astzi pentru transmisiile prin telex, prin fax
sau mai recent prin intermediul calculatorului.
Totui acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng c este
necesar o sptmn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia o astfel de cerere este
posibil s atepte 4-5 ani. n India exist peste 500000 de cereri nesatisfcute. n Iran este necesar
formarea de 3-4 ori a unui numr de telefon pentru a se stabili o legtur. n privina numrului
posturilor telefonice exist mari diferene ntre rile lumii. Astfel New York-ul are mai multe posturi
telefonice dect ntreaga Afric. La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de posturi telefonice, n
timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5.
A. Echipamente folosite n telecomunicaii
1. TELEFONUL este cel mai important mod de comunicaie n afaceri. Este direct, personal i
rapid.
Faciliti ale telefoniei moderne:
= memorarea numerelor pentru cele mai utilizate numere;
= reformarea ultimului numr se memoreaz ultimul numr format i se formeaz la cerere;
= butonul secret se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer;
= afiarea numrului format se indic actualul numr format;
25

= memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon;
= posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorul; acesta se ridic numai cnd rspunde
interlocutorul solicitat;
= difuzor telefonul conine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii unei convorbiri chiar
dac minile sunt ocupate.
Servicii oferite de telefonia modern:
1. Servicii de urgen: Salvarea, Pompierii, Poliia, Salvamontul etc.;
2. Servicii alarm;
3. Servicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole, evenimente sportive etc.;
4. Serviciul telefonic cu tax invers;
5. Serviciul telefonic de conferine i de videoconferine;
6. Serviciul de securitate. Pune la dispoziia abonailor senzori de securitate care detecteaz
eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte disfuncionaliti.

Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Roboii sunt dispozitive
electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd imposibilitatea
abonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat dup semnal.
Telefonia digital (Integrated System Digital Network) se refer la procesul de transformare a
reelelor analogice n digitale, adic informaia circul prin cabluri, sub forma trenurilor de bii.
Ca aplicaii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferina, videotex-ul i clasicul teletex.
Videoconferina este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele.
Avantaje oferite de ISDN:
- economie de cabluri, de spaiu;
- costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntreinere;
- existena unor sisteme de autotestare;
- folosirea telefonului prin intermediul calculatorului;
- posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.
Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care se poate
purta de ctre abonat. Atunci cnd acesta este cutat, este avertizat printr-un semnal. Pe ecranul
dispozitivului apare mesajul. O dat cu apariia telefoniei mobile interesul pentru pagere a sczut.
2. TELEX-ul - este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentru
nregistrarea informaiilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespunde unei perforaii
anume, astfel nct banda citit (n cazul n care se cunoate limbajul) poate fi recunoscut i fr
decodificatoare (citirea se face de ctre un operator telex).
n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se poate
comunica simultan indiferent de condiiile atmosferice.
3. FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimil) - este un dispozitiv folosit pentru transmisia
textelor i a imaginilor.
Opereaz prin scanarea limii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde este
marcat, mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scanri sunt transmise apoi prin
liniile telefonice. La destinaie informaia este tiprit pe o coal de hrtie, dnd natere unei copii a
26

coninutului originalului. Astfel, orice persoan poate obine o copie a semnelor de pe original,
indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice.
Evoluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1 i G2), create
n urm cu doar civa ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate din grupa
G3.
Mainile din fiecare generaie pot comunica ntre ele. Viteza mainilor crete odat cu grupele.
Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin de tip A4. A
doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai semnale analogice, de
aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt n ntregime digitale,
transmind documente prin reelele telefonice digitale. Unele din ele dispun de faciliti de
transmitere a informaiei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de teletratarea textelor i
graficii.
Majoritatea fax-urilor aflate n funciune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte larg. Pot
transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluia pe orizontal este de 8 puncte/mm, iar cea
vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise cu o calitate deosebit: pn
la 16 nuane de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax-uri.
Memoria permite stocarea nregistrrii unui document, transmisia fcndu-se mai trziu (noaptea
tarifele sunt mai reduse).
Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiind transmis ctre
mai muli destinatari programai la ore diferite.
4. COPIATORUL - alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate
echipamente n munca de birou. Dei nu este un echipament specific de telecomunicaii, copiatorul
particip indirect la procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrtia
sau foile transparente.
Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission of
Radiation Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radiaiei).
Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat de
la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitez corespunztoare n jurul axului
su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz static i atrage particule
fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att sub form de pulbere ct i
lichid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie.
Copiatoarele actuale exist n numeroase configuraii, putnd fi grupate n patru categorii:
1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun;
2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun);
3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun);
4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun).
Factori ce trebuie avui n vedere la cumprarea unui copiator
= Numr de copii pe lun;
= Preul pe copie. Se obine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner, developer, hrtie,
cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mprind la numrul de copii efectuate cu acestea.
Cu ct copiatorul este mai performant, cu att costul pe copie este mai mic.
= Numrul de copii/minut;
= Mrimea maxim de hrtie admis (A3, A4);
= Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu);
27

= Faciliti de micorare/mrire;
= Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cureniei hrtiei i formei caracterelor.
Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie;
= Copierea automat pe ambele fee ale hrtiei;
= Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;
= Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i poziiona
documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urmtorul document automat;
= Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s alimenteze hrtie din
tava care se potrivete dimensiunii documentului;
= Posibilitatea de a relua copierea de la numrul de copii la care hrtia s-a blocat n copiator.
B. Servicii moderne de telecomunicaii
1. VIDEOTEX - reprezint un grup de servicii care pune la dispoziia utilizatorilor informaii pe
calculator. Aceste informaii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Dou
exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata.
2. TELECONFERINE - reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mai
fi necesar deplasarea participanilor, ci doar prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
a) audioconferina permite comunicarea ntr-o edin prin intermediul sistemului telefonic;
b) videoconferina - fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imaginea i sunetul prin
intermediul unei camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt
compactate pe baza unor algoritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre ceilali
participani la videoconferin, unde are loc procesul de decodificare i de afiare pe ecran.
Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre
calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea
imaginile i sunetul.
n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services Digital
Network ISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile obinuite i
elimin paraziii i sunetul de fond.
c) teleconferina pe computer - permite comunicarea prin intermediul potei electronice, chiar
dac nu toi participanii utilizeaz calculatoarele n acelai timp. Participanii pot trimite mesaje altor
participani n orice moment i pot recepiona orice parte din dezbaterile edinei.
1. 4. 3. Reele de calculatoare
O reea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene) care
comunic ntre ele prin intermediul unor faciliti hard i soft.
O definiie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de periferice care
partajeaz (folosesc n comun) resursele.
Tendina actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n reea. Acest lucru ofer
multiple avantaje:
28

= programele pot fi pstrate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare dintre
utilizatorii reelei;
= bazele de date pot fi exploatate de mai muli utilizatori simultan;
= resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai muli utilizatori;
= posibiliti de comunicare i de schimb de informaii ntre utilizatori.
Principalele componente ale unei reele sunt: server-ul (un calculator mai puternic care
gestioneaz activitatea ntregului sistem) i staiile de lucru (work-station).
Alte echipamente specifice reelelor sunt:
o bridge (punte) face legtura ntre dou sau mai multe reele
o gateway (poart) leag calculatoare de tipuri diferite
o modem permite conectarea calculatorului prin intermediul reelelor telefonice; transform
semnalul digital n analog prin modulare i demodulare
o transceiver conecteaz dou reele prin radio
I. Tipuri de reele
A. Dup aria geografic
1) LAN (Local Area Network) arie geografic restrns
Servicii : - partajarea resurselor serverului
- partajarea perifericelor din sistem
- comunicare i interaciune ntre utilizatori
- posibilitatea de conectare cu alte reele
2) WAN (Wide Area Network) larg rspndire geografic
- permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice
- sunt folosite pentru servicii de comunicare
- conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare).
3) PDN (Public Data Network) rspndite la nivel mondial
- folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii
Cele mai rspndite reele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL.
B. Dup topologie (pentru reelele de tip LAN)
1. RING (inel) presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. Controlul reelei este
deinut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat.
Avantaje:
= toate nodurile sunt egale
= intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat
= necesarul de cablu e acceptabil
29

Dezavantaje:
= viteza de comunicare mai redus
= defectarea unui nod duce la blocarea ntregii reele
2. BUS (magistral) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile reelei.
Avantaje:
= necesar de cablu redus
= vitez de lucru mai mare
= interconectare simpl
= defectarea unui nod nu afecteaz reeaua
Dezavantaje:
= timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi determinat
3. STAR (stea) presupune un nod privilegiat n reea (cu rol de server) la care sunt conectate toate
celelalte.
Avantaje:
= viteza de transmitere ridicat
= posibilitate de rulare a aplicaiilor n timp real (timpul poate fi estimat)
= costul cablului de conectare este sczut
Dezavantaje:
= defectarea serverului face imposibil utilizarea reelei
= cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri
= interconectarea este mai complicat
Pot exista i combinaii: STAR-BUS
STAR-RING
II. INTERNET-UL
Internet-ul nu este o reea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, ci este o reea de
reele. Este o colecie mondial de tot felul de calculatoare i de reele de calculatoare legate ntre
ele.
n anii 60, Internet-ul a fost iniial un experiment al Departamentului Aprrii al Statelor Unite,
care urmrea s-i ajute pe oamenii de tiin i pe cercettorii rspndii pe suprafee mari s
lucreze mpreun, folosindu-se cu toii de puinele i de costisitoarele calculatoare i de fiierele
acestora. Acest obiectiv a necesitat crearea unui grup de reele interconectate care s funcioneze
ca o unitate coordonat.
Rzboiul rece a strnit interesul pentru o reea care s reziste unui atac aerian. Dac o parte a
reelei ar fi fost distrus, datele i informaiile ar fi continuat s circule spre destinaie cu ajutorul
prilor componente care au supravieuit. Astfel, n Internet responsabilitatea dirijrii mesajelor a fost
distribuit n toat reeaua, nefiind centralizat ntr-un singur loc.
Impactul Internet-ului asupra vieii noastre este mai mare dect influena pe care a avut-o
Revoluia industrial n schimbarea societii secolului XVIII. Aceasta este concluzia la care a ajuns
30

un studiu efectuat de prestigiosul Centru de Cercetri Henley din Marea Britanie, studiu finanat de
corporaia american CISCO SYSTEM, liderul mondial n construcia reelelor pentru Internet.
Raportul Impactul Internet-ului n Europa relev schimbrile radicale produse n modul nostru de
a tri, de a munci, de a nva i de a ne petrece timpul liber*.
* Spre exemplu, cumprturile n cyberspaiu reprezint un paradis pentru 13% din numrul brbailor care
utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai rapid. Acest motiv convinge, din pcate, numai 2%
din femei s cumpere on-line. ns, din totalul utilizatorilor, doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a
cumpra diverse lucruri, pentru c 46% l descriu ca pe o surs de informaii, 24% ca pe un mijloc de a fi n
contact cu ceilali oameni i 10% ca pe o surs de distracie.
Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt:
Pota electronic
O resurs obinuit oferit de Internet este un sistem internaional prin care se poate trimite i
primi pota electronic, cunoscut sub numele de e-mail. De fapt, pota electronic reprezint o
mare parte a traficului de pe Internet i pentru muli este singura resurs pe care o utilizeaz.
Grupurile de discuii
Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup
pentru discuii n grup axate pe un anumit subiect.
O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt
asemntoare Use Net-ului, cu excepia faptului c toate fiierele sunt localizate pe un singur
calculator care de obicei este ntreinut de o persoan sau de un grup.
Partajarea fiierelor (transferul de fiiere)
Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta se
pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic.
Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol) cu ajutorul
cruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan. Serverul este identificat printr-o
adres Internet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul, utilizatorilor nregistrai care
au drept de acces.
World Wide Web (www)
Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseasc o
idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui articol de
revist sau al unei cri introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul paginii i probabil
este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web-ul poate face n esen acelai lucru,
folosind o tehnic ce va sublinia sau evidenia un cuvnt, o expresie sau o imagine din document.
Cuvntul sau expresia evideniat arat utilizatorului c exist un alt document asociat primului.
Acest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran. Documentul de acest tip poart numele
de hypertext.
De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor, a
imaginilor fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio. Utiliznd un astfel de instrument
clienii pot s vad rapid i uor informaiile i imaginile grafice stocate, probabil, pe calculatoare
aflate la mii de km distan. Utilizarea unui browser Web seamn foarte mult cu o cltorie
adevrat, numai c aceasta se face mult mai uor. Acest tip de cltorie poart numele de
navigare pe Internet.
Societile comerciale i alte organizaii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de publicitate
pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de vitrin electronic.
31

Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibilii clieni pot afla informaii despre firma
respectiv.
Chat-ul (discuii prin Internet)
Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt.
Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n rndul tinerilor. Odat
conectat, utilizatorul este pus n legtur cu o mulime de ali utilizatori din toat lumea.
Aa-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi science-
fiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spaiu apar aproape simultan pe
ecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. Aceste spaii sunt active n general 24 de
ore pe zi.
De la inventarea sa n 1980, numrul reelelor a crescut (dup unele estimri n prezent sunt
peste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfritul anului 1999
acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de fcut o prognoz, dar se pare c, n 10 ani,
numrul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de echipamente pentru Internet
vnd astzi mai multe consumabile dect cele de echipament pentru IT (tehnologia informaiei). Mai
mult dect att, raportul Centrului de Cercetri Henley a analizat i implicaiile sociale. Concluzia: cei
care au acces la Internet la locul de munc sunt mult mai bine informai, mai productivi, ns din
cauza abundenei de date de procesat, numrul orelor de lucru este n cretere, proporional cu
acumularea oboselii i stresului.
Ce fel de informaii putem localiza pe Internet? El ofer o colecie de date care se mbogete
ntr-un ritm rapid, colecie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la tehnologie. El prezint
un material complet din domeniul artelor, precum i materiale de cercetare pentru studeni i
materiale referitoare la recreere, la divertisment, la sport i chiar posibiliti de gsire a unui loc de
munc. Prin Internet putem avea acces la almanahuri, la dicionare, la enciclopedii i la hri.
1. 5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC N BIROU
1. 5.1. Necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birou
Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou s
cunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componentele procesului
de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem om-main-mediu.
Aceste aspecte ale organizrii tiinifice a muncii i gsesc rezolvare prin aplicarea n serviciile i
birourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptarea muncii la om, creterea
productivitii i scderea solicitrilor de efort n munc.
Introducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi susinut prin prisma unor caracteristici
proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:
- caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiple solicitri de efort
fizic i psihic n munc;
- amplificarea factorilor de stres i de oboseal;
- varietatea i complexitatea operaiilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie s le
execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material i moral;
- folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structura acestuia.
Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului un
efort intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care necesit un efort fizic intens.
32

Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesare a
corespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor sunt grele, solicitnd ntr-un
grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, n special cele ale secretarelor.
Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea efortului fizic i
anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor solicitate.
Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident, deoarece
numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitile umane fireti, fr
ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a muncii pe baza principiilor
ergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor activiti i prin stabilirea corect a
numrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentru reducerea efortului fizic.
O alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de influen a
efortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu se modific nici n timpul
pauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de munc. Aceast caracteristic se ntlnete
la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu deosebire la cei
implicai n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz studiile de ergonomie
trebuie ndreptate spre organizarea raional a timpului de lucru i spre crearea condiiilor de
schimbare a poziiei corpului.
Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur la
principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implicai n activiti de cercetare-
dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la cei din serviciile de
relaii cu publicul.
n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o contribuie
nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogul ce trebuie
meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor dorite. Pentru a se putea face fa
acestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le aib lucrtorii
dintr-un astfel de serviciu i anume: cunotine temeinice n domeniul solicitat, arta de a vorbi cu
oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate de decizie i iniiativ.
Practica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauze care conduc de
regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori, fie de clieni.
Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea acumulat) cu
implicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat prin lips de amabilitate i prin
nervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a avea un comportament civilizat poate duce la
suprasolicitare.
Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu vd n
acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o persoan
care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate.
Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor din
secretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea orarelor de
funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n organizarea muncii. n legtur
cu acest aspect trebuie menionat c organizarea ergonomic a muncii trebuie s asigure
concordana dintre numrul angajailor existeni i afluena solicitanilor. Avnd n vedere c fluxul
acestora este n general aleator, structurile respective pot aciona printr-o mai mare flexibilitate n
stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a formaiilor de lucrtori, prin folosirea
unor grafice de munc. Aceste msuri determin servirea civilizat a clienilor i creterea
randamentului n munc n condiii de solicitare normal a lucrtorilor.
Ali factori care influeneaz substanial solicitarea psihic sunt factorii de mediu (zgomotul,
temperatura, umiditatea i lumina), precum i relaiile dintre membrii colectivelor de munc.


33

1. 5. 2. Stresul i oboseala profesional
Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave disfuncionaliti
care apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut necesitatea organizrii ergonomice a
muncii n birouri.
Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pn n 1989 factorii
stresani ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, n
prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noi tipuri de situaii stresante cum ar fi :
incertitudinea, schimbrile rapide i adesea imprevizibile, concurena, omajul, necesitatea
reorientrii i recalilificrii rapide i, nu n ultimul rnd, scderea nivelului de trai.
Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentele stresante externe.
Tot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative care s-i fac mai rezisteni la
agresiunile psihice i mai eficieni n activitatea profesional.
Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana respectiv
este una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare. Individul poate tri o stare
de disfuncionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n urma unei psihotraume severe (accident,
incendiu, decesul unui membru apropiat din familie).
Reacia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat unor
condiii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situaia marital,
profesional sau material. De obicei individul i revine cnd situaia stresant a fost nlturat, dei
uneori pot rmne unele sechele sau o vulnerabilitate crescut fa de anumii factori de stres*.
* Conceptul de stres apare pentru prima dat n cercetrile de fiziologie ntreprinse pe animale de ctre
Hans Selye n 1950, care descrie aa-numitul sindrom general de adaptare ce caracterizeaz reacia
organismelor biologice la stres.
Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman i animal,
producnd perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Aceti factori, dintre care amintim:
temperatura (prea ridicat sau prea sczut), umiditatea, zgomotul, agenii poluani pot produce
traume fizice, dar i psihice.
Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situaiile conflictuale, presiunea social prea
mare, factori care pun n pericol situaia material sau statutul social al individului, care sunt
percepui ca o ameninare pentru individ. Stresul nu este influenat numai de situaiile externe ci i
de vulnerabilitatea, de tolerana la stres a individului sau de unele trsturi ale personalitii
acestuia.
Exist, de asemenea, situaii de via care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu:
rzboiul, detenia, calamitile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile incurabile,
pierderea unor persoane apropiate. Unele situaii de via nu sunt la fel de stresante pentru toat
lumea. De pild, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica efului determin reacii diferite
de la un individ la altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau calamiti naturale exist persoane care
i pstreaz calmul i acioneaz oportun i eficient, n timp ce alii intr n panic sau manifest un
comportament bizar.
Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatani din rzboiul din Vietnam sau din rzboiul
arabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre acetia au aprut
simptome emoionale grave, temporare sau permanente, care i-au fcut inapi pentru lupt, ceilali
nedezvoltnd ceea ce specialitii numesc nevroza de rzboi.
Oboseala reprezint o reacie a organismului de readaptare, de refacere a funciilor sale. Ea
reprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicitrilor prezente n activitatea
uman.
34

n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad de
odihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea funciilor sale. Ea nu este o boal, dar poate
avea consecine temporare asupra organismului precum slbirea ateniei fa de munca ndeplinit
i fa de mediu.
Specialitii clasific oboseala n urmtoarele grupe:
oboseala muscular (dinamic i static) determinat de efortul muscular i de
contractarea muscular fix.
oboseala neurosenzorial cauzat de tensiunea nervoas a simurilor (ochi, urechi).
oboseala psihic determinat de factori de natur psihic.
Oboseala poate fi provocat de o mulime de cauze, dintre care cele mai des ntlnite sunt:
intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale;
factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);
factorii de natur psihic (responsabiliti, griji, conflicte);
monotonia sau rutina muncii;
boli i dureri.
Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:
scderea ateniei;
ncetinirea i inhibarea percepiei;
inhibarea capacitii de gndire;
scderea randamentului activitii fizice i intelectuale.
n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales persoanele
care lucreaz cu publicul. Cei mai muli cred c munca n birouri i secretariate este lipsit de stres
sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc aa. Tensiunile psihice i stresul contactelor inter-
umane determin oboseal sau chiar epuizare. Cercetrile efectuate asupra lucrtorilor din birouri
arat c peste 50% dintre acetia sunt afectai de un sindrom de epuizare emoional. Cauzele ar
consta n lipsa de spaiu i de intimitate a locului de munc, precum i n dificultatea sarcinilor de
serviciu.
n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au o atitudine
negativist n relaiile cu ceilali i resimt o diminuare a respectului de sine.*
* Tina Roose, referindu-se la cei care lucreaz n biblioteci, susine aceast idee, artnd c: muli
specialiti n informare, proaspei absolveni ai facultilor de profil, vin la primul lor loc de munc plini de
entuziasm, nerbdtori s se remarce i s-i ajute pe oameni n satisfacerea cerinelor de informare. Nu mult
timp dup angajare ns, noii bibliotecari realizeaz c nevoile i c speranele lor personale nu corespund
ntotdeauna cu cele ale instituiei sau ale utilizatorilor. Volumul de munc este deseori prea mare pentru
timpul alocat; membrii personalului sunt obligai s ndeplineasc simultan mai multe sarcini; activitatea
depus este rareori apreciat att de beneficiari ct i de ctre instituie. Multe organizaii nu ofer
personalului nici o posibilitate de a-i aduce contribuia la structurarea propriului destin. Acestea sunt cteva
dintre motivele permanente de stres care pot transforma entuziasmul n inerie, n frustrare i, mai trziu, n
apatie.
n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate realiza prin
reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei sptmnii de lucru i a concediilor de odihn.
35

n munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional se pot asigura la
dou niveluri. La nivelul vieii personale angajaii trebuie s-i structureze activitile astfel nct
acestea s le dea un sentiment de confort i de siguran. Salariaii trebuie s aib o via activ n
afara serviciului i mediului acestuia.
Al doilea nivel se refer la responsabilitile manageriale care trebuie s vizeze ajutorarea
salariailor afectai de oboseal profesional prin recunoaterea simptomelor acestui fenomen i prin
instruirea personalului n vederea depistrii lor, prin organizarea de ntruniri ce pot fi folosite pentru
ntrajutorarea membrilor personalului i prin promovarea spiritului de echip.
Pentru serviciile de relaii cu publicul, n situaia n care schema de personal permite, managerii
pot s restructureze anumite posturi sau s refac programul de lucru astfel nct contactul dintre
lucrtori i solicitani s nu fie prea mare. De asemenea, poate fi util i organizarea de seminarii
privind managementul stresului sau timpului.
Este foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru c aceasta nu
afecteaz un singur membru al personalului ci este transmis i celorlali. n acest sens, Beth
Belevins arta: Cnd un angajat se plnge de condiiile de lucru i/sau se ndoiete de utilitatea, de
rostul sau de satisfacia muncii sale, aceast atitudine va avea cu siguran influen i asupra
colegilor si.
Pentru a nu permite rspndirea acestor simptome, managerii trebuie s le recunoasc i s le
previn ori de cte ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esenial n gsirea unor
corelaii i alternative optime ntre durata perioadelor de munc, durata pauzelor pentru odihn,
numrul, coninutul i momentul introducerii acestor pauze, astfel nct s se asigure o eficien
sporit, un nivel optim al capacitii de munc i o bun stare a sntii.
1. 5. 3. Analiza ergonomic a locului de munc
Pentru a asigura eficiena sistemului om-mijloace de munc-mediu i a micora posibilitile de
eroare, n condiiile reducerii solicitrilor, concomitent cu creterea satisfaciei n munc, este
necesar, att pentru proiectant ct i pentru organizatorii i pentru conductorii proceselor de
munc, s se foloseasc metode adecvate, care s se bazeze pe cunoaterea posibilitilor i a
cerinelor omului n procesul muncii. n aceste condiii analiza, proiectarea i reproiectarea
ergonomic a locului de munc este de mare utilitate.
Procedeul are ca punct de plecare analiza condiiilor de munc existente sau proiectate pentru a
se realiza n diferite variante i pentru fiecare loc de munc, n funcie de factorii de evaluare i de
criteriile de influen .
1. 5. 4. Proiectarea ergonomic a mobilierului de birou
Cteva din cerinele la care trebuie s rspund un loc de munc organizat pe baza principiilor
ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea relaiei om-mijloc de munc-mediu se refer la
mobilier:
- amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vedere funcional i estetic;
- mobilierul s fie simplu, s asigure poziia corect a prilor corpului n timpul executrii
operaiilor i s corespund cerinelor ergonomice i estetice.
Mobilierul de birou a fcut obiectul unor norme i recomandri precise care le stabilesc
dimensiunile, capacitatea de stocare, spaiul necesar pentru utilizare; acestui mobilier i se asociaz
echipamentele i materialele utilizate n mod curent sau cu intermitene n serviciile i ]n posturile de
lucru.
36

Alegerea mobilierului va fi relativ uoar dac beneficiarul se adreseaz unor productori
specializai. Cea mai mare parte dintre acetia au experien i dispun de echipe care se pot
deplasa i pot propune proiecte de implementare care s corespund ct mai exact posibil nevoilor
beneficiarului, posibilitilor financiare i planurilor arhitectului. ncercnd s obin cel mai bun pre,
beneficiarul poate apela la mai muli furnizori, reinnd pe cei care ofer livrarea i montarea pe loc
n termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c implementarea mobilierului nu este
niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unele modificri; de aceea este preferabil
mobilierul format din module mici, demontabile, uor de deplasat i de aezat (rafturi independente
cu fa dubl, scaune ergonomice sau pliante, fotolii dispuse individual sau n banchete, mese de
lucru ce pot lua diferite forme). Multe probleme datorate unei previziuni deficitare la nivelul stabilirii
planurilor se pot rezolva sau ameliora prin dispunerea variabil a mobilierului.
Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribuie important asupra moralului
personalului i de asemenea poate fi o cale de cretere a eficienei n munc. Mobilierul nepotrivit
poate avea serioase repercusiuni asupra sntii i strii fizice a personalului, care n final se poate
transpune ntr-un nivel ridicat de absenteism i ntr-un randament redus.
Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere, terminale, imprimante,
echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectat astfel nct s satisfac toate necesitile
personalului care lucreaz cu aceste echipamente. De asemenea, este necesar s existe cabluri
suficient de lungi care s fie aezate astfel nct s fie ct mai puin vizibile. Cablurile pot fi
ncorporate n birouri astfel nct computerele, telefoanele sau sursele de lumin s poat fi
poziionate n locuri corespunztoare, n felul acesta securitatea n lucru crete i se creeaz
economii importante de cablu.
Numeroase firme ofer astzi mobilier modern pentru personalul care lucreaz n grup cu
echipamente legate la reea. Aceste staii de lucru faciliteaz colaborarea iar mobilierul se
adapteaz uor la necesitile echipamentelor. Pupitrele pentru terminale pot avea extensii de
tastatur pentru operare confortabil, iar mesele pentru imprimante pot avea un sertar dedesubt n
care este pstrat hrtia .
Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul, plasticul i
metalul.
n opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier n birouri este scaunul, de aceea
alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol.
Dei pentru muli poate s par o problem lipsit de importan, chiar hilar, alegerea scaunului
pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult discutat i studiat de specialitii n
ergonomie.
Pentru cei mai muli oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. ntr-adevr,
att calculatorul ct i proiectarea ntregii staii de lucru este astzi important, dar s nu uitm c
fr un scaun confortabil, munca lucrtorilor nu poate fi eficient.
Majoritatea lucrtorilor din birou stau n medie opt ore pe zi pe scaun la masa de lucru, de aceea
nu este deloc uimitor c scaunul a devenit astzi cea mai important pies de mobilier n birouri.
Statul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca diverse probleme cum ar fi: dureri ale
picioarelor, datorit marginilor platformei; dureri de spate, cauzate de poziia ncordat a coloanei i
a muchilor dorsali, poziie care provoac vasoconstricii ce ncetinesc circulaia sngelui, deci i
oxigenarea*.
* Peste 31 de milioane de americani sufer n prezent de dureri de spate. Dar aceste dureri reprezint
numai una din problemele de sntate pe care lucrtorii din birouri din Statele Unite le au la locurile lor de
munc. Centrul Naional pentru Statistica Sntii arat c aproximativ 20% din durerile de spate sunt
cauzate de poziia la locul de munc, determinnd o scdere a productivitii cu 25%. Acelai centru
menioneaz c durerile de spate reprezint aproximativ 40% din totalul durerilor musculare aprute la
locurile de munc. Aetna Life and Casualty estimeaz c durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin
37

n Statele Unite pierderi de 20 de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri medicale i n reduceri de
salariu.
Geoff Wright, un specialist canadian n ergonomie arat c: Astzi majoritatea specialitilor recunosc c
staia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nct s se adapteze diferenelor fizice dintre lucrtori. Dac
acest lucru nu este fcut, angajaii nu vor putea lucra la ntreaga lor capacitate, iar riscul durerilor de gt, de
umeri, de spate, de brae sau de ncheieturi este deosebit de mare.
Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special zonei lombare, un suport. Dr. Wright spune c
acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea, sptarul scaunului ar trebui s permit i o ajustare pe
vertical pentru a se adapta lungimii spatelui lucrtorilor, dei aceast soluie, arat profesorul Burloiu, nu
rezolv problema durerilor de spate. Durerea este provocat de nclinarea n fa a corpului, nsoit de
ncordarea coloanei i a muchilor dorsali, de aceea este necesar o nclinare a planului de lucru spre
operator (ca un pupitru) astfel nct corpul s nu se mai ncline n fa, s stea drept sau chiar puin nclinat
pe spate. Dei muli specialiti spun c este necesar o ajustare nainte a sptarului pentru a reduce durerile
de spate, proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru calculatoare cu un sistem care permite
schimbarea unghiului de lucru, ntrete ideea profesorului Burloiu.
Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scunzi, posibilitatea de
sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condiie obligatorie pentru cei care lucreaz n poziia
eznd). Acest suport, ns, trebuie s permit extensia picioarelor i pstrarea poziiei verticale a
corpului sau puin aplecat pe spate.
Ajustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou. Pentru
alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde realizate de firme
specializate*.
* De exemplu, n Statele Unite, American Naional Standards Institute-Human Factors and Ergonomics
Society (ANSI-HFES), un grup independent, analizeaz i produce astfel de standarde. Aceast instituie
recomand pentru scaunele de birou urmtoarele caracteristici:
- s permit lucrtorilor s stea cu braele drepte de la umr i cu coatele ndoite;
- s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii ndoii i cu picioarele sprijinite pe podea sau pe un
suport;
- s dispun de un sptar care s pstreze poziia dreapt a spatelui.
Standardele ergonomice sunt mbuntite periodic iar standardele ANSI-HFES sunt n mod curent
revizuite. Administraia Clinton s-a ocupat n mod deosebit de aceast problem, cernd Occupational Safety
and Health Administration (OSHA) s fac noi propuneri n acest sens.
n acelai timp, un mare numr de state din America au propus propriile standarde ergonomice.
Semnificativ este propunerea California Occupational Safety and Health Administration (CALOSHA).
Conform acestor standarde platforma scaunelor trebuie s fie ajustabil att n nlime ct i n adncime,
sptarul trebuie s fie ajustabil, n special pentru zona lombar, i de asemenea suportul pentru brae.
Propunerile OSHA i revizuirea standardelor staiilor de lucru de ctre ANSI-HFES au ca obiectiv
creterea productivitii i reducerea riscurilor de apariie a unor dureri determinate de echipamentele i de
mobilierul de birou. n acelai timp specialitii n ergonomie sprijin activitile de realizare a unor noi produse
care s asigure siguran i sntate la locurile de munc.
i n Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel de standarde ergonomice. n
acest sens, British Standard ofer urmtoarele dimensiuni pentru scaunele ajustabile ale dactilografelor i
operatorilor pe calculator:
nlimea scaunului de la pmnt 393,7-495,3 mm
Limea scaunului s nu fie mai mic de 330,2 mm
Lrgimea scaunului 406,1 i 431,8 mm
nlimea sptarului de la nivelul platformei ntre 203,2 mm i 301,8 mm
38

Adncimea sptarului ntre 127mm i 152,4 mm
Lrgimea sptarului nu mai mare de 304,8 mm
Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure poziia confortabil pe scaun cu spatele rezemat de sptar i
cu picioarele sprijinite pe podea. Totui ele nu trebuie considerate ca etalon deoarece sunt valabile numai n
condiiile antropometrice specifice rii respective.
Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr-adevr important pentru creterea
confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelor de sntate care n final pot duce la creterea
productivitii, numai c acest scaun i n general mobilierul ergonomic este nc prea scump (cel puin pentru
firmele romneti). Totui trebuie s ne gndim la faptul c pierderile determinate de nefolosirea lor sau
necunoaterea utilizrii lor (20 de miliarde de dolari pe an n SUA) depesc cu mult aceste costuri. S
reflectm asupra vorbei englezului: Sunt prea srac pentru a cumpra lucruri ieftine.
La fel de important n munca de birou este ajustarea meselor de lucru. nlimea planului de
lucru trebuie dimensionat n funcie de distana optim de vedere pentru meninerea corpului n
poziie natural, precum i n funcie de mrimea efortului solicitat de brae.
Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de un mecanism
care permite ajustarea nlimii pn la nivelul corespunztor.
n prezent firmele specializate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent pe
aspectul ergonomic al produselor lor.
Proiectarea i mbuntirea factorilor de ambian fizic
Ambiana fizic reprezint o component important a procesului de proiectare ergonomic a
locului de munc. Etimologic noiunea de ambian se refer la mediul material i social n care o
persoan sau o colectivitate i desfoar activitatea.
n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile generale ale
muncii, coninutul specific al muncii, solicitrile impuse n procesul muncii, factorii psiho-sociali. De
asemenea, importante sunt i posibilitile materiale, tehnico-economice ale acestor structuri.
Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura, umiditatea,
viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul.
Iluminatul - este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra productivitii
angajailor i asupra gradului lor de oboseal. O iluminare defectuoas poate cauza disconfort vizual
i o poziie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n calea performanei.
Cercetrile arat c 80% pn la 85% din cantitatea de informaie pe care o asimilm parvine pe
cale vizual, de aceea confortul vizual este esenial. Dar modul de iluminare nu afecteaz numai
confortul vizual ci i pe cel fizic.
Iluminatul la locul de munc poate fi mprit n 4 categorii:
1. Iluminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat n tavan (tub
fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc.
2. Iluminarea cu ajutorul lmpilor de birou. Dei ofer confortul individual, acest tip de iluminare
este absent n cele mai multe locuri de munc.
3. Iluminarea direcionat este de obicei asigurat de surse de lumin orientate n jos, sau de
lumini de urmrire. Este folosit pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru creterea
nivelului de intensitate.
4. Iluminarea natural provine prin geamuri, ui sau perei de sticl. Are un efect pozitiv asupra
omului, dar nu este disponibil permanent.
39

Poziionarea. Locul de munc trebuie astfel poziionat nct linia vizual s fie paralel cu lumina
i cu ferestrele. Lumina care cade ntr-un unghi corespunztor pe suprafaa de lucru previne reflexia
care poate ntuneca imaginea sau poate crea contraste de fundal.
Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucrtorilor s aprind pe rnd cte o serie
de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumin ambiental.
Jaluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul ntregii zile.
O alt problem a iluminatului o reprezint ntreinerea. O bun ntreinere a elementelor
componente ale lmpilor include o schimbare regulat la 2/3 din via a acestora, controale atunci
cnd ncep s dea mai puin lumin i curirea regulat. O nou generaie de startere electro-
magnetice i de tuburi fluorescente cu eficien i cu via mrite sunt din ce n ce mai folosite,
reducnd foarte mult aceste probleme de ntreinere.
Iluminarea eficient determin i scderea costurilor. Studiile arat c 85 de ceni dintr-un dolar
cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de electricitate. Investiiile n sisteme
eficiente de iluminare duc la reducerea acestor costuri, vor reduce munca de ntreinere i vor
mbunti calitatea luminii.
Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influeneaz
productivitatea muncii i care are un rol important asupra capacitii vizuale, n asigurarea unui
iluminat eficient i a unui confort sporit. Folosirea culorilor n munca de birou se bazeaz pe efectele
fiziologice i psihologice ale culorilor asupra omului (tabelul 3).
Astfel:
+ Roul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circulaia sngelui i pofta de
mncare, vasele limfatice i metabolismul. Roul accelereaz ritmul cardiac i respiraia, combate
frigul, d impresia de mrire a spaiului, d rezisten la efort psihic i fizic, creeaz o ambian
vesel i optimist. Dar privitul intens i timp ndelungat a acestei culori determin oboseala care se
va resimi la nivelul ntregului organism. Roul ajut n urmtoarele afeciuni: rceli, stri subfebrile,
dureri reumatice provocate de frig i de oboseal, eczeme, TBC, depresie nervoas, paralizie,
astenie fizic.
+ Verdele este calmant i d senzaia de odihn. Este culoarea naturii i a speranei, dilat
vasele de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibreaz. Lumina verde favorizeaz
sugestia i autosugestia, dar obosete dac nuanele sunt prea ntunecate.
+ Oranjul tonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimuleaz atenia, fixeaz
calciul n oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru ficat i pentru funciile de nutriie.
Oranjul este indicat n bronite cronice, sclerodermii, enfizem pulmonar, astm bronic, rinite cronice,
litiaz biliar, boli de rinichi. Oranjul nu are contraindicaii.
+ Albastrul are ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaz respiraia
i reduce frecvena pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare i
linititoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispoziie spre concentrare i spre linite
interioar. n exces, albastrul poate duce la depresie. Albastrul confer seriozitate, tendina spre
evocare, spaialitate, ngduin, pace interioar, nostalgie.
+ Violetul este culoarea regal prin excelen. Recunoscut ca sedativ, violetul stimuleaz
producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecvena ritmului cardiac.
Culorile birourilor ergonomice se aleg i n funcie de coeficientul de reflexie. Astfel se
recomand vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat, pentru a
mpiedica strlucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de 15-30%. Pentru mobilier se
40

recomand culori deschise, avnd un coeficient de reflexie de 30% pn la 50%. Pentru maini de
scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre (gri, bej).
Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se nscrie n limite corespunztoare
specificului muncii de birou, al crui coninut implic un anumit grad de solicitare psihic i nervoas.
Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt:
= 70 db n secretariate i n centre de calcul ;
= 50-60 db n servicii financiar-contabile i n celelalte birouri cu lucrri repetitive care necesit
o anumit concentrare.
= intensiti mai mari de 110 db situeaz zgomotele dincolo de limitele suportabile.
Pentru evitarea efectelor determinate de intensitile mari ale zgomotului, n special cele neuro-
psihice (tulburri de atenie, sustragere, ncordare, oboseal) sunt necesare msuri de prevenire
precum:
- acte normative de limitare a zgomotelor;
- soluii silenioase pentru tehnologia de birou;
- dimensionarea corespunztoare a ncperilor;
- dispersarea i dispunerea raional a echipamentelor;
- perei, plafoane i planee din materiale fonoabsorbante;
- sli pentru recreere n timpul pauzelor;
- control ORL periodic.
Microclimatul. Acesta se refer la starea fizic a aerului la locul de munc, ce se
caracterizeaz prin temperatur, umiditate, cureni de aer i radiaiile termice ale corpurilor nclzite.
Un microclimat necorespunztor poate reduce capacitatea de munc a executantului, poate
spori riscul de mbolnviri i implicit reduce productivitatea muncii. Temperatura optim n ncperile
birourilor stimuleaz lucrul, crete eficiena.
Senzaia de bun stare fiziologic apare atunci cnd diferena dintre temperatura aerului i cea a
suprafeei ncperii nu depete 2-30C.
Temperatura aerului recomandat pentru munca intelectual n poziia eznd este de 21-230C,
iar pentru munca uoar n poziia eznd este de 190C. De asemenea, specialitii cer, n general,
ca diferena ntre temperatura exterioar i cea interioar n timpul sezonului cald s nu depeasc
40C.
n stabilirea temperaturii optime trebuie s se ia n calcul i micarea i umiditatea aerului.
Micarea aerului trebuie s fie mai mic de 0,2 m/s; n cazul lucrrilor deosebit de delicate care cer o
imobilitate prelungit a corpului, nu trebuie s depeasc 0,1 m/s.
Igiena modern recomand ca n ncperile nclzite umiditatea relativ a aerului s fie cuprins
ntre 50 i 70%. De asemenea, cercetrile efectuate demonstreaz c pentru o relaie optim ntre
umiditatea relativ i temperatura aerului, aceti indicatori trebuie s aib urmtoarele perechi de
valori:
Umiditate relativ (%) Temperatura aerului (C)
70 21,3 50 22,5 30 23,9
Dac aceste proporii nu se pstreaz apar efecte negative asupra aparatului respirator.
41

Acestea ar fi posibilitile pe care le are la dispoziie specialistul n ergonomie pentru a conferi
locului de munc mai mult personalitate, confort i funcionalitate.
1. 6. SISTEMUL INTEGRAT DE BIROU
Cnd n sistemul informaional predomin mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, msurare a
datelor i informaiilor, sistemul respectiv devine informatic partea automatizat a sistemului
informaional. Prin evoluia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui numr nsemnat de
operaii i lucrri, dar nu este posibil nlocuirea total a sistemului informaional de ctre cel
informatic.
Pentru a fi eficient folosirea calculatorului n prelucrarea datelor, acestea din urm trebuie s
ndeplineasc o serie de condiii:
= s fie n volum mare;
= s aib grad ridicat de complexitate;
= calculele s necesite volum important de munc;
= s existe necesitatea prelucrrii repetate a acestui tip de date.
n rile cu tradiie n informatic, n urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia c un sistem
informatic optim trebuie s aib urmtoarele structuri:
= 80% prelucrare automat;
= 15% mecanizat;
= 5% manual.
Fiind o component a sistemului informaional, cel informatic nu reprezint un scop n sine, la fel
ca i cel informaional n care este integrat, ci ajut sistemul decizional n obinerea unor informaii
de calitate, n vederea conducerii procesului sau unitii respective. Fiind considerat intern este
structurat, n funcie de complexitatea elementelor sale i de mrimea sa, pe mai multe niveluri.
Prin folosirea tot mai larg a computerului s-a ajuns la prelucrarea integral a informaiilor.
Cu ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operaiuni, precum:
planificarea primar;
planificarea de timp i capaciti;
elaborarea comenzilor i ordinea lor;
date de producie i analiz.
Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obine optimizarea fabricaiei,
a organizrii unei ntreprinderi n general. Instrumentele integrrii sunt introduse pe mai multe etape:
1. legtura organizatoric ntre sistemele tehnice;
2. cnd sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza reelele necesare;
3. legturi de date (transferul de date ntre sisteme);
4. crearea bazei comune de date pentru CIM (Computer Integrated Manufacturing).
Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul
unei organizaii. O organizaie este privit, n general, ca un sistem cu un anumit numr de
42

subsisteme i un scop comun. Aceste subsisteme trebuie s fie legate mpreun i controlate pentru
a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizeaz date n legtur cu cadrul intern i extern i
ajut conducerea n luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existenei i funcionrii n
continuare a organizaiei.
Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor,
textelor, sunetelor sau imaginilor.
Pregtirea documentelor i comunicarea mesajelor n forme variate produc o serie de
beneficii, cum ar fi:
- creterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicrii ntre diferite persoane;
- accesul la informaie care poate fi gsit n diferite locuri i sub diferite forme, economisind i
timpul pentru descoperirea ei;
- creterea productivitii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibil
creterea randamentului;
- creterea gradului de continuitate ntre diferite activiti;
- mbuntirea controlului asupra activitilor personale.
Sistemul integrat implic existena a dou elemente fundamentale: o baz de date central i o
reea de telecomunicaii.
La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaiilor, declannd
una dintre cele mai dramatice confruntri comerciale a timpului.
Dat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de obinerea i trimiterea de informaii,
companiile din toat lumea s-au grbit s-i interconecteze angajaii prin reele electronice. Aceste
reele formeaz infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de important pentru mersul afacerilor i
dezvoltarea economiei naionale asemenea cilor ferate pe timpul lui Morse afirma A. Toffler n
celebra sa carte Puterea n micare.
Fr telecomunicaii nu ar fi posibil dect o parial automatizare a biroului. O reea de
telecomunicaii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri s comunice unele cu altele.
Aceasta are diverse forme i mrimi. Mrimea reelei depinde att de locul unde sunt instalate
terminalele interconectate, ct i de numrul de conectri necesar. O reea poate include un cablu
coaxial ce conecteaz dou birouri, sau un satelit ce leag cldirile din diferite orae sau ri.
Reelele sunt de diferite tipuri, n funcie de datele care sunt transmise prin reea. Acestea pot fi
texte, semnalele audio, video care circul cu anumit vitez.
Raportat la un birou, o reea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este cea mai
potrivit. Astfel de reele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se urmrete la
nceput planificarea ctorva noduri, adic o reea local (LAN) spune Myles E. Walsh n lucrarea
Sisteme informaionale computerizate.
Companiile devin din ce n ce mai dependente de reelele lor electronice pe care le folosesc n
activitile zilnice. Privite cndva ca instrumente strict administrative, reelele informative sunt
considerate tot mai mult arme strategice, ajutnd companiile s-i protejeze pieele constituite i s
le atace pe cele noi.
Computerele, terminalele, reelele de telecomunicaii formeaz corpul i structura scheletic a
unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-ul este cel ce d via acestui
sistem i i permite s realizeze funciile de birou.
Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesri ale
informaiei.
Primul pas n automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu
logic distribuit. Acest sistem este echipat cu capaciti de telecomunicare i de procesare a
43

datelor. ntr-un sistem cu logic distribuit software-ul este nmagazinat n computerul principal.
Fiecare terminal folosete acelai program din computer pentru a-i realiza sarcina.
ntr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie i putere de
procesare. n acest fel va reine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai
avansate ale acestor sisteme includ interfee cu echipament foto, copiatoare pentru ieiri i
echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrri.
ntr-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea imaginilor
fixe sau mobile, proiectarea asistat, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate.
Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor fr a mai fi
necesar introducerea de la tastatur. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot cpta o
form digital folosind un scanner (echipament ce poate transforma informaia analogic n digital).
Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii
continu s fie limitate datorit modului n care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea
informaiei ntr-un astfel de sistem este necesar o central telefonic sau o combinaie telefon-
terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile n procesor prin intermediul butoanelor,
apoi se introduce mesajul audio vorbind direct n receptor. Mesajele sunt stocate sub form digital,
dar pot fi transformate i n form analogic.
Imaginea i vocea formeaz un tandem n timpul videoconferinelor.
Una dintre cele mai importante realizri ale unui birou automatizat este teleconferina
capacitatea de a lega persoane aflate la distan, care au acces la propriile fiiere i la baza de date
a organizaiei respective.
Videotextul este de asemenea rezultatul utilizrii noilor tehnologii birotice. Este o form de
editare electronic ce ofer un potenial uria pentru afaceri i guvern. Procesarea de date, texte,
voce i a imaginii precum i transmiterea acestora se potrivesc unui numr tot mai mare de aplicaii
de birou.
Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce ofer
asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori.
Acest tip de sisteme ofer potenialul necesar pentru creterea eficienei prin mbuntirea
organizrii activitilor. Ele pot furniza urmtoarele servicii:
- calendare de management;
- programe de ntruniri;
- pota electronic;
- pregtirea documentelor;
- localizarea documentelor i gruparea acestora;
- note i comentarii.
n concluzie, prin automatizarea activitilor de birou se urmrete o integrare a unora dintre
tehnologiile computerizate dezvoltate ncepnd cu anii 60. Este punctul culminant al unor ani ntregi
de cercetri, experimentri i al politicii miilor de persoane din industria computerelor. (Burton V.
Dean Management strategic)
1. 7. BIROUL VIITORULUI
1. 7. 1. Sisteme informatice viitoare. Sisteme expert i inteligen artificial
Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou terminologie
aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de automatizarea biroului i de
biroul viitorului.
44

n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic
continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 20-30% mai puin n
viitor.
Dac n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil.$ i avea
capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruciuni pe secund) se folosete ca etalon IBM
3033 iar n deceniul 90 acelai computer, suferind mbuntiri de 30% pe an, costa 125 000$.
dup cum afirm James A. Senn n Sisteme informatice n management, n prezent costul lui este
de cteva mii de dolari.
Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c acest termen
se va scurta.
Capacitatea de stocare secundar se mbuntete, de asemenea, cu 40% pe an.
Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii i managerii cu
datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg rspndit i tot mai multe
companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale.
Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial, care vor facilita
construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen. Managerii sistemelor informatice vor
avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influennd natura activitilor. n prezent,
probabil cea mai prosper ramur a inteligenei artificiale este cea a sistemelor expert destinate
rezolvrii de probleme n domenii de specialitate.
Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau pe experien, acumulate
de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i asum sarcina rezolvrii
acestora, urmrind minimalizarea interveniei utilizatorului n cursul rezolvrii.
Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme expert a avut ca
suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate acestui
domeniu, denumite sisteme cadru sau sisteme anvelop, care permit preluarea n mod eficient a
seturilor de cunotine specifice din domeniul de specialitate pentru care este realizat sistemul
expert respectiv.
De regul un sistem expert se construiete utilizndu-se un limbaj specializat (LISP, PROLOG,
SNARK etc.). El se realizeaz, pe de o parte, de ctre specialitii n informatic, dispunnd eventual
de un produs-program adecvat, iar pe de alt parte, de expertul uman sau de experii n domeniul
vizat.
Unul dintre obiectivele activitii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca utilizatorul
calculatorului s devin invizibil. n afara unor cunotine standard, practic toate cunotinele
urmeaz s fie introduse n memoria mainii de ctre viitorul utilizator, n scopul soluionrii unor
probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodat cunotin. Inteligena acestuia din urm
intr doar n preul iniial de vnzare a produsului.
Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea cunotinelor.
Datorit msurilor ntreprinse a fost creat o baz larg i sofisticat de cunotine, existnd
posibilitatea ca acestea acumulate i stocate s fie distribuite la cererea celor interesai.
ntr-o vreme n care limbajul tiinific este att de diversificat, n care minii umane i vine din ce n
ce mai greu s aspire ctre disciplinaritate, perspectiva unei integrri viitoare a sistemelor expert
ofer o alternativ reconfortant.
1. 7. 2. Reele de telecomunicaii. Internet intermarketing
Telecomunicaiile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei mondiale, fapt
ilustrat de cel puin trei elemente:
o sistemul de dezvoltare a reelelor de telecomunicaii, care depete constant ritmul mediu de
cretere a produsului naional brut;
45

o are loc o reutilare a reelelor pe baza celor mai noi realizri tehnico-tiinifice n domeniul
microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicat etc.;
o ca urmare a extinderii reelelor, crete n mod constant numrul de utilizatori/beneficiari, se
lrgesc funciile i posibilitile reelelor.
Conceptul INS (Information Network System) presupune dezvoltarea funciilor reelei de
comunicaii pentru a se oferi posibiliti noi i diversificate de comunicaie ntre calculatoare sau ntre
calculatoare i terminale, folosind mediul vocal, de date sau imagini, disponibile la un pre de cost
convenabil.
n reelele viitoare de comunicaii va crete mult rolul canalelor de transmitere a informaiilor
video, ceea ce va permite realizarea unei concordane ntre posibilitile acestor reele i
particularitile psihofiziologice ale omului care obine informaiile de baz cu ajutorul vzului i
auzului. (Mary J. Cronon Afaceri prin Internet)
n ceea ce privete utilizarea sateliilor geostaionari de telecomunicaii, n ultimii ani se constat
apariia unor mutaii importante. Dac iniial sateliii de acest tip aveau rolul s asigure fluxul de
informaii solicitate de diferite organisme statale i guvernamentale, de marile firme sau companii
industriale, de curnd i-au fcut apariia utilizatorii particulari.
ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezint n momentul de fa formula acceptat pe
larg de comunitatea internaional a telecomunicaiilor, att n ceea ce privete echipamentele ct i
serviciile asigurate.
Transmisiile sincron prin fibr optic reprezint o noutate n domeniu. Un exemplu n acest sens
l constituie reeaua Metrobus a firmelor BELLABS i AT&T. Aceasta are o capacitate echivalent cu
13 000 de circuite telefonice, reprezentnd prima implementare comercial a reelei sincron cu fibre
optice SONET.
Internetul va cunoate i el profunde schimbri, greu de imaginat.
Internetul este un adevrat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansat, care au nevoie
de personal foarte bine pregtit n aplicaiile i proiectele lor specifice. Noile strategii n afaceri
acord o importan deosebit nelegerii corecte a informaiilor transmise i primite prin reea. Dac
ar fi s ne referim numai la marketing, folosind Internetul departamentele implicate n acest domeniu
se pot familiariza rapid cu dorinele i necesitile clienilor. Infrastructura complex a Internetului a
transformat n realitate un vis al celor care prospecteaz piaa, chiar dac firma american DIGITAL
folosea Internetul pentru a distribui anunuri ctre editori, consultani i analiti, nc din 1980.
1. 7. 3. Noua logic de organizare i adaptare a biroului
Prima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficiena din antichitate pn aproape de zilele
noastre a fost i este cea piramidal. Acest tip de structur, utilizat n armat pe timpul romanilor, n
organizarea bisericii mai trziu, a fost preluat i n ntreprinderi precum General Motors i IBM
pentru un timp, ca apoi s fie nlocuit cu forme mai flexibile care asigurau o mai mare mobilitate
procesului de producie i de informare arta Jay R. Galbraith n lucrarea sa Organizarea n viitor.
Organizaiile i ntreprinderile n care domin informaia presupun o comunicare rapid,
intercomunicare ntre conductori i executani, legturi directe i puternice ntre toi lucrtorii i
decidenii procesului de producie.
n SUA a aprut principiul high tech high touch, adic o tehnologie nalt ce implic relaii
intense ntre oameni, cooperare, o mai mare interaciune interpersonal care s suplineasc golul
uman creat de raportul om-tehnic.
Peter Drucker, sociolog i economist american, reia n lucrrile sale ideea piramidei ntr-o nou
viziune: n instituia bazat pe informaie, tiina se va afla cu precdere la baza piramidei, unde se
afl productorii direci. Azi i n viitor, organizarea va fi deci mult mai puin ierarhic. Organizarea
46

de tip lateral va crea posibilitatea contactelor spontane trans-funcionale, ducnd la o mai bun
comunicare i coordonare.
Cadrul afacerilor se schimb n mod dramatic iar rolul personalului n organizaie apare tot mai
mult sub semnul schimbrii. Legat de un proces decizional mai rapid, descentralizarea poate
conduce la fragmentare, multiplicare, lips a coordonrii n organizaie. Modelul organizrii distribuite
este cel n care se mut din sfera conducerii n subsidiar. Ierarhia este deci n descretere. n multe
cazuri organizaiile trebuie s neleag importana pstrrii unor informaii confideniale, rezervndu-
i astfel un avantaj n competiie.
Urmtoarea list conine anumite atribute care descriu noul mod de organizare comparativ cu
cel vechi.
Moduri de organizare (comparaie)
Nou Vechi
Dinamic
Abundena informaiei
Global
Dimensiuni reglabile
Orientat spre producie, clieni
Orientat spre aptitudini
Spirit de echip
Implicare
Reea lateral (orizontal)

Stabil
Lipsa informaiei
Local
Dimensiuni mari
Funcional
Orientat spre activitate
Spirit individualist
Comand, control
Ierarhic


n esen, exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie asociate cu
toate sistemele manageriale ale unei organizaii. Noile organizaii trebuie s adopte conceptul de
auto-structurare n ceea ce privete organizarea activitii. n multe cazuri noua structur n
ansamblu necesit o tehnologie avansat i ar fi total nerealist s le solicitm de la nceput
perfeciune.
1. 7. 4. Noul loc de munc
Biroul viitorului va deine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-i fac fa, s o
exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include urmtoarele elemente:
stocarea i localizarea rapid a datelor;
mesajele transmise i primite;
sistemele de suport decizional;
distribuirea muncii n diferite locuri.
Elementele sale funcionale de baz sunt:
= pregtirea i reproducerea documentelor;
= comunicaiile;
47

= stocarea i localizarea informaiei pe diverse medii.
Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului informaional al unitii,
i n aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor
generale ale organizaiei.
Computerele uureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb i faa locului de munc.
n sistemul de educaie al zilei de mine, locul de munc centralizat va pierde din importan
(). O bun parte din studiu se va realiza chiar n camera studentului, acas sau ntr-un dormitor
comun, la orele pe care el nsui le va alege afirma A. Toffler n ocul viitorului.
n societatea actual, n care mediul de schimb a devenit informaia electronic, a aprut
conceptul de autostrzi informaionale. Se pot transmite astfel date de mare importan ctre
persoanele de rspundere, din diferite puncte geografice n care se afl, la un moment dat, chiar i
n mijloacele de transport. Tot n acelai mod vor aprea birourile mobile, din care se vor putea
ncheia tranzacii cu parteneri situai n birourile lor din cldiri.
Companii puternice din SUA ca General Motors, IBM au trecut la ncorporarea factorilor
psihologici n bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitate a produciei n viitor.
Epistemologia biroticii nu permite separarea dimensiunilor psihosociologice ale comunicrilor
ntreprinderii de analiza i modificarea sistemelor de informare. Birotica confer noiunii de totalitate
organizaional puterea unui concept operaional i reglat. Birotica poate fi aplicat pretutindeni,
deoarece noile tehnologii vor permite reducerea efortului fizic, documentele vor avea o calitate
superioar, condiiile de munc vor fi ameliorate iar confortul, securitatea i satisfacia vor crete.

CAP. 2. TEHNICI DE SECRETARIAT - Lector univ. Nina VRGOLICI, Colegiul
Universitar de Administraie i Secretariat, Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

2.1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII
2. 1. 1. Organizaia i structura ei organizatoric
Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii:
economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice
organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a putea
interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia
poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace
de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur
proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea obinerii obiectivelor social-
economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii:
- funcia de cercetare-dezvoltare;
- funcia comercial i de marketing;
- funcia de producie;
- funcia financiar-contabil;
- funcia de personal.
Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor
de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate
precum i legturile care se stabilesc ntre ele.
48

O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii
normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas
a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie.
Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este
alctuit din urmtoarele elemente:
= Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)
= Postul
= Ponderea ierarhic
= Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)
= Nivelurile ierarhice
= Relaiile organizatorice
= Activitile
La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care
este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act
normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare
compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere superior al
organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz
regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia
documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament
intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare
a departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i
elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura organizatoric,
aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de
Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i
pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe baza
creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.
La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui
angajat n parte.
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea
ROF i a Statului de Funcii.
2. 1. 2. Activitatea de secretariat
Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i
activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei
de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la
nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt
superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de
funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.
49

Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul din
sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura
organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici
termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu
persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor
auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o
serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea
acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale
funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze
condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv
persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni
specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-
efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter
permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
+ Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor,
nregistrarea corespondenei).
+ Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului
(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)
+ Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a secretarelor
din subordine),
+ Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de
afaceri, etc.)
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de
competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune
competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.
2. 1. 3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini
pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de
activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat,
(in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini :
= executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea,
distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.
= lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei
primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei
primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea
50

la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere,
predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei
prin organizarea muncii curierilor.
= atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea
materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea
documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.
= scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de
afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.
= multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul
(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat,
corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.
= traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare,
cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.
= probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru
desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a
partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i
protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia
diferitelor evenimente.
= evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete
referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor
suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale.
= pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,
obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru,
contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului.
= cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de
multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii
computerizate i a programelor pentru aceasta.
= organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea
informaiilor.
= ntocmirea contabilitii primare a firmei
= primirea i transmiterea comunicrilor telefonice
= organizarea edinelor i a materialelor necesare.
= difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.
= preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara
(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti
persoanelor din subordine.
= perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
= supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea
posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.
51

= respectarea disciplinei muncii.
Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a
prerogativelor dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:
- un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;
- un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
- un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
- un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor,
capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;
- un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile
reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora
ideile interlocutorilor strini fr denaturri;
- un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i
s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte
compartimente ale unitii;
- un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba
strin;
- un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze,
repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la
scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de
baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;
- un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din
interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de edin i
s redacteze procese-verbale;
- un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s
claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;
- un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare,
maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);
- un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s
le prezinte sub form de grafice i tabele;
- un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,
limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale
activitii conducerii n anumite perioade.
- un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive
generale i a materialului documentar;
- un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n
curs de multiplicare.


52

2. 1. 4. Organizarea secretariatelor
In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale.
Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane
fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul
lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ.
Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de
munca n acest domeniu, i anume:
- spaiul de lucru ;
- obiecte de iluminat;
- obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;
- maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat,
aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)
In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi
organizata astfel:
- n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat;
- n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial
centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii conductorilor).
- organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:
- concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate
maxima;
- pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat
influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
- posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de
operare n munca de birou;
- costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al ntreinerii
lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.
2. 1. 5. Rolul secretariatului n sistemul informaional al organizaiei
Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaii, de forma sa organizatoric, de mrimea
ei, succesul depinde n mare parte de corectitudinea deciziilor, iar n procesul decizional, pe lng
cunotine, experien, intuiie, o mare valoare o are informaia. Informaia corect i obinut n
scurt timp, st la baza adoptrii unei strategii adecvate n ceea ce privete activitatea unei firme.
Organizaia este privit ca un sistem n care prile componente contribuie la ndeplinirea
activitii acesteia. Sistemul organizaional este alctuit din :
sistemul decizional sau de conducere ;
sistemul operaional sau de execuie ;
sistemul informaional ;
ntre sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul Informaional (SI).
Sistemul Informaional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace umane i
53

materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circulaie, proceduri i mijloace de tratare a
informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei.
Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau transmit
informaii utile n cadrul sistemului organizaiei.
Mijloacele materiale se refer la maini i echipamente de birou (calculator, maina de scris, de
copiat, telefonul, faxul etc.).
Informaia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce reflect starea
unui sistem sau a modului n care aceasta funcioneaz i care aduce receptorului date noi, un plus
de cunoatere.
Fiecrei activiti umane desfurate n forma de organizare i structur specifice i corespund
informaii specifice. Sursele de informaie se regsesc att pe plan decizional ct i operaional.
Informaia este util cuiva dac este cerut de un consumator de informaie, indiferent dac acesta
este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului, comunicarea necesit cteva
elemente eseniale :
Mesaj



Informaia circul ntre emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.) i poate fi
sub form de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc.
Cantitatea de informaii care se vehiculeaz ntre emitor i receptor constituie fluxul
informaional. Distingem un flux de intrare de informaii i un flux de ieire de informaii. De exemplu,
legtura cu alte organizaii aduce un flux de informaii din afar (o cerere de ofert, o comand, etc.).
n fluxul de ieire al informaiilor se pot ncadra diverse forme de coresponden (oferta etc.). Se
impune o organizare a informaiei care circul att n cadrul organizaiei ct i ntre aceasta i
exterior.
Comunicarea n cadrul unei organizaii sau n afar acesteia se desfoar n bune condiii doar
n cazul n care fluxul informaional cu elementele sale componente preluarea prelucrarea i
transmiterea informaiilor respect o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informaii
potrivite, la modificrile, transformrile, prelucrarea n vederea obinerii obiectivelor stabilite (de
consumatorul de informaii) prin respectiva informaie. De asemenea, un rol important l are i forma
de prezentare precum i alegerea canalului adecvat pentru transmiterea informaiei. Este un lucru
recunoscut c n acest proces preluare prelucrare transmitere, secretarei (asistentei manager) i
revin sarcini importante.
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s obin n timp util i
s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie. Este cunoscut faptul c la angajare, firmele solicit
secretarei (asistentei manager) cunotine despre utilizarea Internetului, a calculatorului i a altor
mijloace moderne de informare.
Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de informaii pot fi
comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia, baza proprie de date, anuare,
statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizaii, programe de activitate, serviciul de
informaii teletext, Internetul, reeaua Intranet, manuale, fie, biblioteca proprie etc.
Dup preluarea unei informaii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor interne de
transmitere a informaiei) persoanelor competente la rndul lor, acestea pot pstra informaia sau o

Receptor
(destinatar)



Emitator
(sursa)

54

pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel extern, sub forma unei
informaii rspuns adecvate.
Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n funcie de modul de
prezentare. Modalitatea de prezentare a informaiilor transmise constituie un element cheie n
dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de modul de prezentare trebuie avut n
vedere c mesajul s fie foarte clar, s rspund intereselor celor care au cerut s fie ntr-o form
ct mai atractiv.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i canalul
ales pentru transmitere. n caz contrar pot aprea distorsiuni n receptarea informaiei.
Astfel :
- dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va alege fax-ul,
e-mail-ul ;
- dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp i bani) se
va alege videoconferina ;
- dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii suplimentare se
va alege discuia fa n fa sau telefonul ;
- dac informaiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.
In concluzie, putem spune c informaia, pe lng caracterul de unitate i utilitate, trebuie :
- s fie exact i complet ;
- s fie furnizat la timp ;
- s corespund att cantitativ ct i calitativ ;
- s fie transmis pe canalul cel mai scurt ;
- s fie prezentat ntr-o form adecvat i accesibil.
Secretariatul reprezint un important canal informaional, un releu intermediar i n anume
condiii un emitor de informaii. El acioneaz n ambele sensuri ale circulaiei informaiei
(ascendent i descendent). Secretariatul este o staie att n circuitul ascendent (de la sistemul
operaional la cel decizional) ct i n circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel
operaional).
n sens ascendent al informaiei secretariatul furnizeaz conducerii informaii, unele selectate prin
mijloace directe, altele obinute pe baza delegrii de autoritate de la alte compartimente sau uniti
subordonate.
Acestei etape i sunt specifice informaii furnizate de secretariat ca:
= prevederi din acte cu caracter normativ;
= prezentarea notelor de comunicri telefonice;
= comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anunarea
unor chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)
= prezentarea programelor, a unor materiale documentare;
= extrase din acte i corespondena clasat sau arhivat;
= prezentarea corespondenei primite;
= prezentarea rapoartelor referatelor, informrilor cu privire la situaii existente sau
trecute;
= prezentarea unor situaii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor
grafice.
Astfel de informaii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.
55

n sens descendent al circulaiei informaiei, secretariatul transmite deciziile conducerii care se
concretizeaz n:
= activitatea de redactare de ordine, dispoziii circulare, redactate uneori de
secretariate;
= transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le
execute;
= note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, constituind
decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme.
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri ulterioare care
s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea parial sau incorect a unor sarcini.
A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini importante este din
nou n sens ascendent n cursul executrii deciziei.
n aceast etap n afar informaiilor date de compartimentele operaionale, secretariatul
informeaz permanent conducerea asupra respectrii termenelor de execuie. Pentru aceasta
secretara (asistenta manager) i organizeaz un sistem de evidene operative, (scadentarul de
termene, agend, fiiere n care sunt incluse detaliat toate deciziile conducerii) care i permit s
urmreasc pentru informarea conducerii stadiului realizrii acestora.
Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri permanente.
Permanentul schimb de informaii, dei util prin operativitate poate duce uneori la frecvente
ntreruperi n munca de concepie a conducerii dar i a secretariatului.
Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe
compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i este mprit
n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar cealalt parte de la secretariat. Sunt
exceptate informaiile foarte urgente care sunt transmise imediat.
2. 2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) N LUMEA
PROFESIONAL CONTEMPORAN
2. 2.1. Funcia de secretar
Funcia (postul) unui lucrtor ntr-o organizaie constituie participarea sa permanent la
desfurarea diferitelor activiti ce permit realizarea obiectivelor firmei.
Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun. (activitile care
trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea persoanei care le ndeplinete). Totui
pentru a avea o imagine clar a unei funcii trebuiesc luate n considerare urmtoarele elemente :
- educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau
cursuri pregtitoare etc.) ;
- experien profesional (unele funii se pot ncredina imediat dup terminarea colii,
altele necesit o anumit experien) ;
- poziia n structura organizaional sau n structura ierarhic superioar. n aceast
etap se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar (asistent manager) n ansamblul
structurii, locul pe care l ocup n organigrama organizaiei.
- atribuii i sarcini impuse funciei respective ;
- caliti personale cerute pentru ocuparea funciei ;
- un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare
sau luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate).
56

Funcia de secretar este definit n fia postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabilete un
sistem de punctaj n funcie de : gradul de pregtire de baz i de specialitate experiena
acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc pe care le presupune executarea funciei,
priceperea de a lucra cu aparatura modern din dotare (calculator, copiatoare, telefax, etc.) ;
cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circulaie internaional.
Funcia de secretar presupune omniprezena ei la diferite activiti organizate de conducere,
consemnarea lucrrilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea documentelor rezultate, etc.
Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea funciei
presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente : scopul i rolul secretariatelor n sistemul
general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv, poziia pe care activitatea de
secretariat o deine, responsabilitile, gradul de autoritate primit de la manager, relaiile cu toi
factorii implicai n respectivul proces al muncii.
Manualele de specialitate dau urmtoarea clasificare a funciilor de secretare:
1) Secretare ucenice
+ dactilografiaz scrisori, diverse materiale,
+ multiplic materialele,
+ preiau mesaje,
+ ajut la expedierea corespondenei prin fax, pot,
+ nu au responsabiliti,
2) Tinere secretare
+ dactilografiaz corespondena pornind de la notie stenodactilografiate, casete audio,
+ editeaz texte pe computer,
+ preiau i transmit mesaje,
+ redacteaz corespondena simpl,
+ expediaz corespondena,
+ primete vizitatorii,
+ organizeaz edine, conferine,
+ stenografiaz la diferite edine,
+ au responsabiliti multiple dar limitate.

3) Secretare personale
+ aparin de obicei unui director executiv, a crui activitate o organizeaz,
+ redacteaz i claseaz corespondena,
+ cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator,
+ redacteaz singur rapoarte, referate, brouri,
+ ntocmesc dri de seam,
+ primesc vizitatorii,
+ organizeaz cltorii de afaceri,
+ organizeaz agenda efului,
+ au cunotine de contabilitate,
57

+ particip la ntlnirile de afaceri,
+ traduc din i n limbi strine
+ organizeaz edine, conferine,
+ au responsabiliti care le permit s participe la actul de conducere,
4) Asistente personale
+ reprezint funcia secretarial cea mai important,
+ lucreaz n sfera conducerii,
+ aparin unui director general (manager) sau preedinte,
+ supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare,
+ supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de serviciu,
+ traduc din i n limbi strine,
+ organizeaz protocolul la edine, conferine, ntlniri de afaceri,
+ organizeaz cursuri de perfecionare,
+ analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat,
+ iau anumite decizii n numele efului (prin delegare de autoritate),
+ au cunotine de contabilitate, drept, management, etc.,
+ se ocup de recrutarea personalului din secretariat
+ pot avansa pe scara ierarhic.
Desigur, coninutul noiunii de secretar nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci i altele: secretar
ef, ef de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de nvmnt etc.
Statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii
argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o mnu femeilor cci
ele din natere au, o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre detaliu, loialitate, abilitate
relaional i chiar o mai mare inteligen emoional.
In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul punndu-se
acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de anunuri care apar
zilnic n ziare i reviste.
Dac acum 12-14 ani a fi secretar nsemna o via oarecum lipsit de griji, sub aripa
protectoare, de multe ori la propriu i la figurat a efului, o via n care principalele atribuii erau
cafeaua de diminea a efului, ziarele, ceva coresponden, telefonul, dar mai presus de toate
ocrotirea efului de prezena inoportun a diverilor solicitani, astzi lucrurile s-au schimbat.
Aceast imagine perceput de ochiul public ntr-un anumit clieu plasat undeva n sfera derizoriului
a disprut, aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism, calitii serviciilor de
comunicare i administraie pe care le pot oferi.
Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe
transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i
informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face
cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de management,
marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe care le
stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional, dactilografiaz pe
calculator folosind metoda oarb. Ea ntocmete i folosete sisteme sigure de eviden, fiind la
curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i strintate cu persoanele lor cheie.
58

Ea este cronicara evenimentelor instituiei sale, autoare de anale nepublicate. E mai uor s gseti
un expert sau un strateg dect o secretar bun (Mircea Malia).
n prezent secretara deine o funcie indispensabil pentru bunul mers al organizaiei din care
face parte i care a devenit acum o ocupaie de un nalt profesionalism. O secretar este o
profesionist n adevratul sens al cuvntului. Existena a numeroase coli postliceale, cursuri
pentru secretare i chiar colegii care pregtesc tinerele secretare sau asistentele manager, existena
Asociaiei Europene a Secretarelor Profesioniste confirm caracterul profesionist al acestei activiti.
Profesiunea de secretar, ca attea altele se practic i din vocaie, o vocaie care se poate
descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara modern este o
persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a
nelege psihologia lor, o persoan care posed pe lng un cod al eticii profesionale, cunotine
legate de profilul firmei i de operaiile tehnice specifice muncii de secretariat, i calitii manageriale
la fel de dezvoltat ca ale celor care conduc instituia din care face parte. Secretarele sunt managerii
propriilor lor firme secretariatele.
Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un contabil
manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit departament.
Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a
ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adevratul sens al cuvntului cu drepturi i
obligaii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esenial ca eful i secretara s
gndeasc, s planifice i s acioneze ca o echip. Aa cum succesul juctorilor de tenis la dublu
depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i sincroniza, tot
aa eful i secretara trebuie s munceasc din greu pentru a-i dezvolta strategia de echip.
Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de separat; aciunile directorului i cele
ale secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre acelai scop. De exemplu trebuie scris un
raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz, l stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a
prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuia celor dou persoane, existena uneia depinznd
de existena celeilalte. Este cunoscut faptul c atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic,
secretara este luat cu el. (nu este mai puin adevrat c pentru unele secretare exist riscul s
rmn fr post atunci cnd eful este schimbat pe criterii politice).
Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea reprezint
prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim cu toi c prima impresie
conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important. Nu de puine ori am
auzit s-au am gndit dac secretara arat aa sau se comport aa ce s mai zicem de ef).
Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice de stat,
secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri i s ceri informaii i asta
pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o afieaz de la
prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului ct i instituiei unde
lucreaz.
Rolul secretarei devine mai puin acela de servitoare a managerului i mai mult de manager
administrativ.
Schimbrile politice din ultimii ani, dispariia confruntrilor Est-Vest au modificat i pieele:
ntreprinderile se afl n lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s gndeasc global,
deoarece structurile tradiionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii, orientat
ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reaciona rapid i flexibil la cerinele clienilor.
Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse i anume:
- n cadrul restructurrii conducerii, n multe uniti se desfiineaz niveluri ierarhice
ntregi sau se desprind din ntreprindere domenii complete. Sunt mai puini efi, automat exist mai
puine secretare;
59

- presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor niveluri
ierarhice nu nseamn i dispariia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt redistribuite i mresc
spectrul de sarcini al celor rmai.
- progresul tehnologic oblig la nvarea continu, timpul necesar fiind adesea
suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, i va pierde mai devreme sau mai trziu slujba;
- apariia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai pentru
a-i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a corespondenei. Aceasta poate fi
considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concuren. De regul, este mai puin
economic i eficient ca efii s-i scrie singuri corespondena. Ei sunt prea costisitori i prea lipsii de
experien pe post de scribi. (Ci dintre ei pot scrie repede dup metoda oarb, cu zece degete?)
- restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i se
testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit, lucrul de la
distan etc.
Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune.
Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o ans pentru
secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de termene nseamn pentru
secretare o degrevare de muncile de rutin, mari consumatoare de timp. Biroul va deveni mai srac
n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestiunea informaiilor se vor accelera. Aceasta presupune,
ns, cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezint pentru secretare urmtorul
avantaj: timpul ctigat pe care l poate folosi pentru a obine sarcini mai atractive.
Pentru secretare apar i alte perspective i anume:
1) asistena managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai puini efi, acetia vor avea mai
mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile de conducere.
Conducerea subordonailor se va face mai ales prin comunicare, pentru care efii au nevoie de
sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i talentate psihologic.
n spatele efilor eficieni vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite administratoare
eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea fluxurilor
organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent (de
exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate);
2) prestrile de servicii n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme
experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de form o
constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia clienii i comand ntocmirea
utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz video-conferinele,
sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edinelor, congreselor.
3) externalizarea unor funciuni din ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans pentru
secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la
tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor, aranjamentele de cltorii,
traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea informaional sau coordonarea.
Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc s
se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i posibilitatea
acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile salariatelor. Formarea
profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege formarea tradiional, ci nvarea
pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai calificat competena profesional, cu att mai
interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai sigure sunt locurile lor de munc.
Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai bun i
la o percepie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al secretarei n societatea
60

modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb strin i lucrul pe calculator, sau a
dispune de o diplom universitar sunt elemente importante, ns departe de a suplini cei apte ani
de acas, permanenta preocupare de a nva, de a se autodepi, precum i grija constant de a
pstra proporiile dictate de bunul sim i de respectul pentru ceilali.
Competente i contiente de sine aa le dorim pe secretarele i asistentele manageriale de
mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze acea imagine pe care o merit
secretarele de mult vreme.
n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a
instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s nlocuiasc
niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu.
2. 2. 2. Funcia de asistent manager
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n acelai
timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu poate
da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la rndul su are
subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se
subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale, dar i o
serie de constrngeri:
Avantaje:
` un salariu mai mare;
` condiii de munc mai bune;
` contacte variate;
` mai multe responsabiliti;
` mai mult putere de influen;
Constrngeri :
deplasri frecvente n provincie i/sau strintate ;
program flexibil ;
raportri permanente ;
obligaii sociale sau mondene : o mai mare disponibilitate ;
stagii de perfecionare.
Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l
contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i
responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l
degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul.
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de poziia
pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de activitatea desfurat de
aceasta. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manager i se cer mai multe cunotine
i abiliti (cunotine de management, marketing, drept, psihosociologie, informatic, relaii publice
etc.) ; au mai multe responsabiliti.
61

Cele mai importante competene ale asistentei manager sunt :
administrarea gestionarea documentelor
corespondena cu partenerii de afaceri
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
optimizarea forei de munc
coordonarea perfecionrii forei de munc
comunicarea interpersonal
Aceste uniti de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar aa
cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia pe care o
ocup (n subordinea directorului general, a unui director de departament etc.).
Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea de
vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i indiferena
acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o bun asistent trebuie s cunoasc i s
respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de clieni, s respecte
timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod plcut o conversaie.
2. 2. 3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)
n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea personalului din
secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotinele de cultur general,
dar i de anumite caliti i aptitudini.
Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate
cerinele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai multe din
aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau dezvolta.
1. Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune:
raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real;
capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii;
capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara
trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe msura
noilor situaii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea unor lucrri n
favoarea altora mai urgente i mai importante.
bun sim i nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i
complicate care apar obiectiv n procesul muncii;
62

perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care urmeaz a
lucra n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de inteligent este deosebit de
important;
spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i din
necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de
activitate, scadentarul de termene etc.);
2. Discernmnt pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i alegerea celei
mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situaia de a
alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi benefic
pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii respective.
3. Memorie face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei
secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte
informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele operative (agende,
caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adevrat c memoria este o calitate
nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obin rezultate performante prin
exerciiu de memorie.
4. Atenia - amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i
transmind datele fr erori.
5. Iniiativa - i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite.
Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe
amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este cazul). n
strns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea, responsabilitatea celui care
o ia. Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele conducerii i nici n
iniiativele celorlalte compartimente;
6. Spirit creativ este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea
continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei.
7. Simul estetic se concretizeaz n:
preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n
spaiul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii;
preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie
ct mai adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al
tuturor materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere etc.).
aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele
sau grafice.
preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu
mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta unei
secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu de puine ori, n
instituiile publice sau la locul de munc suntem agresai vizual de culorile stridente ale
vestimentaiei, ale prului sau machiajului unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c secretara
63

(asistenta manager) este reprezentativ pentru instituia din care face parte i de aceea se impune o
preocupare permanent pentru felul cum arat.
prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n
pagin;
8. Caliti de organizator i spiritul de ordine - sunt necesare att la nivelul
conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i presupune:
ordine n idei;
ordine n acte;
ordine n pstrarea materialelor de referin;
ordine n aranjarea obiectelor.
9. Caliti de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei.
Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care
reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s vorbeasc clar
(pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului
su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din punct de vedere literar
i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor i formulelor de politee.
10. Politeea - este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar poate
aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru toate persoanele cu
care intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la ntrebrile ce li se pun chiar i prin da
sau nu, dect s rspund nu tiu, venii mine, nu este program cu publicul, etc. Este un act de
impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon).
11. Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea trebuie
s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei probleme, astfel nct
tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului, agenda ei cu
adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge nu numai controlnd i verificnd
informaiile pe care secretara le folosete dar i documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces
sau fenomen presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este
necesar s se ptrund n esena problematicii, astfel nct informaiile prezentate conducerii s fie
ct mai exacte.
12. Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie
tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ. Se tie
c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer secretarelor s le
rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diplomaie
secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a necesitii rezolvrii
lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare.
De multe ori apare urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or orice s-
ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el. Secretara tie
c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte important. n aceast situaie
nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee indicaia efului. l va ruga pe client s atepte
puin i l va informa pe ef de situaia aprut. Cu tact i diplomaie l asigur pe ef c a neles
instruciunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de important. eful va fi recunosctor
c a neles situaia i c l-a ntrerupt cu tact.
64

13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i
respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice.
14. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i
deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul este o
operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i alte forme: n
relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se
autocontroleze n vorbire, gestic, comportare.
15. Capacitatea de a comunica - se pune tot mai mult accentul pe capacitatea
secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele
tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i
s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu
angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare cu att
va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai
mult de recompensri prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare.
16. Independena - dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s
lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza
activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie s-i
cear mereu explicaii, sau soluii.
17. Capacitatea de a colabora - secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru
realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la
dispoziie toate informaiile necesare.
18. Atitudinea pozitiv fa de munc - n mod evident duce la productivitatea de
ansamblu a biroului. Iat cteva atitudini :

Negativ


Pozitiv

Nu este destul de practic, mai bine renunm
De ce s achiziionm un alt dispozitiv ?


S analizm toate posibilitile.
Poate achiziionarea unui nou dispozitiv
va duce la eficientizarea lucrului.


19. Buna dispoziie i simul umorului este o atitudine pe care ar trebui s o aib
orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de
serviciu este o dovad a profesionalismului.
20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante
caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de eful
direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i dorete un subaltern
loial pe care s poat baza oricnd.
21. Confidenialitatea - ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci
cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe confidenialitate
65

(se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor fa de cei din afar sau
chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune exercitat cu scopul de a obine
informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz pentru o
oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie cheie ntr-o instituie.
22. Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ
scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc corect
prioritile pentru a fi eficient.
23. Capacitatea de a lucra sub presiune - n secretariat se ntmpl s apar la un
moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe persoane,
fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se manifest ca reacie
stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism secretara (asistenta) trebuie s ia
deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i importante, fr s
jigneasc pe cineva.
In afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur general,
justificat de faptul c ea intr n contact cu muli oameni, diferii ca stil, mai ales atunci cnd este un
reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cunotine din diverse domenii. Astzi
exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune, ziare, Internet etc.) care i permit s
fim la curent cu evenimentele din ar i din lume. O bun secretar trebuie s fie interesat de
acestea.
Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le
ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu permanent, prin
observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizaiei.
Cerinele profesionale se refer la:
cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica,
vocabular);
cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza profesiunii
sale:
procedee de scriere i citire rapid;
procedee de codificare i clasare;
cunoaterea a una, dou limbi strine;
cunoaterea lucrului pe calculator:
tehnoredactare;
baze de date;
pota electronic;
noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor.
cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul
(secretara trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce fel de om are n fa i ce poziie
trebuie s adopte fa de comportamentul acestuia).
cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie s
aib cunotine de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc.
cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden;
66

dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea
literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil.
2.3. Rolul secretariatului n stabilirea relaiilor interpersonale
Secretara prin atribuiile specifice, se afl n contact permanent nu doar cu lucrtorii din unitate,
ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni vizitatori, persoane ce se
prezint n audien sau cer diferite relaii). Un element important pentru o secretar const n
abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii.
Abilitatea secretarei n relaiile interpersonale const n :
stabilirea i meninerea relaiilor de lucru ;
depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de iniiativ ;
influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfrit a negocierilor ; sprijinirea i supervizarea
personalului din subordine ;
comunicarea efectiv cu alte persoane ;
Fcnd o grupare a relaiilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem urmtoarele
categorii :
1) relaiile secretariat conducere (executiv) ;
2) relaiile secretariat alte compartimente ;
3) relaiile secretariat persoane din afar unitii.

1) Relaiile secretariat conducere (executiv)
Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte cerinelor de
disciplin, punctualitate i ordine.
In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine interioar, a
ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional.
Intr-o organizaie pot fi civa directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei
manageriale i secretara are un rol important n funcionarea cu succes a acestei echipe.
Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara trebuie
s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de lucru n funcie
de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :
s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct personalul
executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ;
s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar executivul trebuie s
aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod confidenial ;
67

s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia ;
s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absena acestuia, iar
acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar n lipsa sa ;
s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd trebuie ;
s menin un climat de bun dispoziie ;
La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s permit
secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s aprecieze munca
secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen pozitiv asupra psihologiei
secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea.
Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu : s
anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente). De bunele relaii ce se
stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de serviciu.
2) Relaiile secretariat alte compartimente
Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme variate.
Corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de secretar cu
rezoluiile conducerii, lucrrile executate n comun, dactilografierea materialelor elaborate de
specialitii din compartimente.
Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i ndeplineasc sarcinile de
serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat i cu precizie hotrrile,
dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri), respectnd n acelai timp i alte condiii de ordin
comportamental.
Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i politee fa de colegii de
munc diferit fa de cei n vrst, politee i amabilitate n general. Manifestrile de arogan i
ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari prejudicii relaiilor interpersonale.
O bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din subordinea
sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime clar cnd mparte
sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare sarcin [1] . Ea trebuie s fie
permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat. Secretara trebuie s ncurajeze
personalul din subordine, s laude munca acestora cnd este bun, iar pe de alt parte dac
sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul ateptat, cu tact i diplomaie, ea va arta acest lucru
persoanei n cauz i o va ajuta s-i mbunteasc munca. Comunicarea permanent cu
personalul din subordine iat cheia multor satisfacii personale.
3) Relaiile secretariat persoane din afara unitii
Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care o reprezint i
persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri.
Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care sunt viitori
colaboratori n afaceri.
Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc :
68

secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se prezint.
Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac problema ridicat de
vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac vizitatorul nu dorete s spun scopul,
eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu. Nu este de competena secretarei s resping
un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului
scopul vizitei.
s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activitii de
secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important);
s manifeste deferen i atenie fa de toate persoanele, indiferent n ce calitate i cu ce
problem se prezint la secretariat;
s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care aceasta este
posibil);
s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i supravegheze
convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana strin;
s-l prezinte pe vizitator cu numele i funcia acesta nseamn respect;
vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de telefon pentru a
putea fi contactai;
n nici o situaie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admiraie, surpriz, nemulumire;
nu trebuie s discute probleme personale;
s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc s
vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie ct mai plcut;
autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint n secretariat.
Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel:
1) Imediat caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul conducerii, l
prezint apoi se retrage.
2) Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul secretariatului
(secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se prelungete
secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator.
3) n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara cere scuze
acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not scris conducerii care
s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemulumirea, secretara trebuie s rmn
calm, politicoas dar ferm.
De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i ora.
In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s discute
cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb strin de circulaie
internaional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura rii de unde vin
vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite gesturi, pe care noi le
69

considerm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare. n general, vizitatorii strini i
exprim n scris, cu mult timp nainte, intenia de a vizita instituia respectiv.
4) Relaiile cu mass-media
Relaiile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu
reprezentanii radioului, televiziunii sau presei.
Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu publicul. Aadar, este n
interesul firmei s ofere presei informaii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea. n relaiile cu
mass-media secretara trebuie:
s fie amabil i cooperant;
s aib grij s nu divulge informaii secrete sau confideniale;
s noteze numele redactorului respectiv, numrul de telefon, numele ziarului, postul de radio
sau televiziune i detalii asupra subiectului care intereseaz;
dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o persoan din conducere, lsndu-i
acesteia timp s-i pregteasc rspunsul.
n contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat contribuie la
desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii.
Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura funciei s contribuie la stabilirea unor relaii
interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea unor reguli de protocol la care se adaug cele
de comportament i conduit uzual.
Cunoaterea i respectarea regulilor n privina manierelor, a obiceiurilor i a modelelor de
comportament care se aplic n anumite situaii le va scuti de greeli i gafe.
Astzi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din viaa noastr, cnd brbaii i femeile au
devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie), cnd muli tineri, oameni de afaceri
mnnc la fast-food aceste cerine de comportament pot prea demodate, dar ar fi o mare greeal
s nu le acordm atenia cuvenit.
Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi apreciate dac
ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu vor ntrzia s apar.
4. CORESPONDENA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR
4.1. Noiuni introductive
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe
persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane
juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane juridice
sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre ele.
ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
70

scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin
care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.
actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;
actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea;
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;
scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de ordine, pe
baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate
scrisorile nsoitoare ale actelor);
scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent; actele
nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres a unui act
normativ cu aceste drepturi;
actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete scrisoarea
nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur;
Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut economic, juridic,
administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior
ncheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale.
De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei
economii diversificate i n continu dezvoltare.
Importana activitii de coresponden const n faptul c:
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre persoanele
fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun;
ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
constituie un element de nregistrri contabile;
servete ca prob n justiie;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de
coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice
sau ntre persoane fizice i persoane juridice.
devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd stadiile
evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii diferite de
activitate.
4.2. Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a) dup criteriul de circumscriere:
corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii);
71

corespondena externa (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie sau
persoan) ;
b) dup domeniul de activitate:
corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de
chemare n judecat etc.);
corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal, decizia,
ordinul, dispoziia);
corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena tehnica a
departamentelor de protocol etc.);
corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic, avizul
de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic,
minuta diplomatic, nota verbal etc.)
c) dup scopul ei:
corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);
corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam, etc.);
corespondena de constatare (procesul verbal, etc.)
corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);
corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
corespondena nsoitoare de acte;
d) dup criteriul accesibilitii:
coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosit n sistemul
instituionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);
corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate formele materiale ale
corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)
e) dup iniiativa trimiterii scrisorii:
scrisoarea iniial;
de rspuns ;
de revenire;
f) dup criteriul suportului:
corespondena clasic scrisoarea;
corespondena telegrafic telegrama, telexul
72

corespondena electronic e-mail-ul;
g) dup modul de ntocmire:
documente tipizate ;
documente netipizate;
h) dup natura i destinaia exemplarelor:
originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i tampil, nr. de
nregistrare;
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are tampil
nici semntur original. Are numr de nregistrare.;
duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n
Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou
eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului;
copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul sigiliului
(LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :
copia certificat are configurarea c este valabila; se folosete pentru pstrarea originalului,
se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul. Dup colaionare se
scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semntura i tampila ;
copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a coninutului
actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de legalizare, sub semntura
notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la
notariat;
fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari.
Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre oameni,
conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea
ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare
permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei, dintre
acestea amintim:
1) Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul
corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o solicitare
vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana
sau instituia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect.
2) Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul
73

manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp, necesitnd
echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al
dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s
stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai puin costisitoare.
Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de urmtoarele
aspecte.
propoziii scurte i clare;
folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind mult
uurate de calculator;
redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i implicit
revenirile.
3) Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce dorim,
deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:
s informm sau s aflm ceva;
s motivm sau s influenm;
s ne scuzm;
s solicitm sau s oferim ceva;
s acceptm sau s refuzm;
s felicitm;
4) Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere ierarhice.
5) Eficien i credibilitate.
Eficiena corespondenei se refer la:
promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);
precizia i caracterul complet al informaiilor;
informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor ce pot fi furnizate
de firma respectiv;
Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea unui parteneriat
de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclamaii sunt
unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu:
reclama strident promisiunile exagerate;
informaiile nefondate i neverificabile;
pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major.
6) Corectitudinea i aspectul plcut:
74

mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie
vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.
alegerea stilului corespunztor;
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect anumite
reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie. Adesea acesta
este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel
formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal motivare i nu
manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv sentimente
pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a asigura atitudinea
pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului
non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii
pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n
scriere ine, deci de politee, consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea
pozitiv un ton pozitiv poate genera ncredere destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve
problemele. Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul
negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi
nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor
sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de/cecul dv. va fi achitat la data de)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu
ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l admonestm
sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne
concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
4.4. Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ
se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i economice. Este mai
conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua
i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritilor
sau n aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis. Formele
sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de
documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul,
declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal,
inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc).
In raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului
publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] : limbajul juridic
legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis apariiei stilurilor
individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce
privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente
stilistice individuale.
75

Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind avut
permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice).
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale, sintactice i
stilistice.
Particulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este
folosit n comunicare gndurilor.
Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles, este
alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de
specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratata i poate exprima ideea
unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui vas se
folosete expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i
precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se
datoreaz n mare parte unor factori ca: nesigurana, comoditate, lipsa de informaie precum i
diferiilor factori de team (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei
ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine.
Acetia asociaz competena cu parada cuvintelor.
Particulariti gramaticale
In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica limbii
romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor particulariti, i anume:
se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordana ntre numrul real i cel
gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm primirea ofertei dv. ...;
semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz formele de politee ale
pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural : Dv. vei primi, iar n
cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv.
suntei reprezentantul firmei.
se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin utilizarea
prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de sigurana i nu de eventualitate. De ex.:
marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru numirea n funcie se numete n
funcia de n loc de se va numi n funcia de .
se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expoziia s-a deschis nu expoziia a
fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: se certific vechimea n funcie...,
se aplic regulamentul.... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de
o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal.
gerunziul folosit la nceput de fraz; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz
ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea: Mulumindu-v pentru scrisoare,
primii, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune este greit. Participiul prezent l
implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de
coeren va fi evitat alegnd formula: Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii ..
76

se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i control
se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: a se urmri ndeplinirea formalitilor i viitorul cu
valoare de imperativ Serviciul Personal va aduce la ndeplinire..., Vor fi sancionai
abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condiiile legii,
conform deciziei, n scopul obinerii).
frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare,
soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc.) a prepoziiilor i
conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive personale (inculpat, nvinuit,
donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are
dreptul).
Particulariti de ordin sintactic
In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n acest
domeniu exist anumite particulariti:
folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i
determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric.
construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la
confuzii, producnd greuti n nelegere;
nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest mod de
construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de Marfa comandat de dv., pe care
am livrat-o la data de vom spune Marfa din comanda dv. nr., livrat la data de
introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (din cauz...)
sau consecina (de unde rezult c...), a unor expresii precum Drept pentru care am ncheiat
procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod obligatoriu.. (n loc de nemijlocit, obligatoriu.
Particulariti stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia,
precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale,
ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i
pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msur respectul pe care
l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n corespondena contribuie la evitarea
confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este
suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea
permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale nu este o dovad
de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorina de perfecionare.
Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele
legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii, etc.); scrisoarea poate fi folosit
adesea ca documente n relaiile dintre parteneri.
Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n corespondena, n scrierea
documentelor este urmrit cu mult grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi,
obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor. Claritatea se
77

asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie
general sau care exprim aproximaii, nesigurana, nelesuri alternative.
Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea, multiplicarea, lectura,
etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea
ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de
specialitate.
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune dispozitivul este
productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, Acest calculator este
foarte performant n loc de acest calculator este de foarte buna calitate i de aceea prezint
performante foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce
poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la
scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitilor
de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba
de sume, cantiti, etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter
obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul
oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden.
Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al politeii i
demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui om civilizat. Nu costa i poate
aduce profit i alte beneficii. A spune mulumesc, va rog, apreciez, sunt recunosctor, etc. sunt
formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o
form, polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea
corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigura
aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i trebuie s fie direct
i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a
exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i
este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care prin calitatea de
a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj
este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete ele printre rnduri i n spatele
cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce
anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul
c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict individual.
Abrevieri folosite n corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete redactarea, citirea,
dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i economie de materiale (hrtie,
panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al scrierii
lor, ct i al poziionrii n fraz.
78

Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text,
ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le
reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar.
In corespondena oficial se admit, n general, numai:
- abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii
din vocabularul obinuit.
- abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate
specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.)
- abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr,
pentru scrisori ntocmite n limba romn.
- Abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate
partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i
nu Ord. nr.)
4.5. Elaborarea mesajului scris
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene ndelungate.
Cei ce scriu trebuie:
s in seama de termenii de specialitate adecvai;
s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;
s aib un stil agreabil;
s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma,
structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale,
tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil
att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. O
scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem
participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal.
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena
ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i conceperea
scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, secretara va nota pe margine sau sub textul
expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori
trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct i
amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de
transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului,
scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i importana lor.
79

In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea
mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea
sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a
destinatarului cunotinte care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa
clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit, este necesar
o pregtire temeinica a acestor.
Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului; informaiile
se pot obine prin:
studiul corespondenei deja existente;
folosirea documentaiei interne i externe;
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul
mesajului respectiv;
folosirea jurnalului sau a agendei.
Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie,
modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a textului)
cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului,
reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din
perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului
(structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de
punctuaie i stngciile lingvistice.
6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi formatarea i
editarea (scoaterea la imprimant).
Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine
asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de art
n loc de simple scrisori.
4.6. Forma de prezentare a scrisorilor
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele cerine:
plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta;
80

pstrarea unei margini fixe n partea stnga a colii de hrtie (3-3,5);
alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil
(2-2,5cm);
Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai
obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De
asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru
ndosariere.
evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului;
dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile
din text, dac scriem la un rnd;
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe
pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii.
alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii.
Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14 puncte pentru o mai
bun lizibilitate.
scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniate pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte
sau poriuni de text;
structurarea enumerrilor n mod diferit:
prin liniue;
prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul)
1. prin cifre;
a) prin litere mici;
textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac este
cazul)
eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preuri, brouri, etc.)
cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng jos);
evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea expeditorului;
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:
forma bloc preferat de firmele americane;
forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca form derivat a formei bloc
este forma semi-bloc;
Este indicat folosirea unui singur model de aranjare n pagin (cel folosit n firm).
81

n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se las
spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.
n forma dantelat (numit i forma indentat), unele elemente (expeditorul, formula de introducere,
etc.) sunt poziionate n marginea din stnga, iar n dreapta (nr. i dat, adresa destinatar,
semntura expeditorului, formula de ncheiere).
Primul rnd al fiecrui paragraf mare al mesajului propriu-zis este retras cu 8-10 intervale de la linia
marginal stnga.
Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile
constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura plasate la
dreapta, se scriu n forma bloc.
Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm i
poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.
De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul.
Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este
folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i numai n
interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl, reciclabil pn la
hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de
exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i se ajunge de multe ori s
se blocheze n aparat, acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n
special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100gr. De asemenea, Pota Romn percepe
tax pentru greutatea scrisorii.
Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect
necesar n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr.
Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie calitativ,
iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea
destinatarului.
Exist mai multe tipuri de plicuri:
plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou;
plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung;
plicuri dosar pentru coli A4 nempturite;
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei) imprimate
cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa destinatarului scrise
n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de vedere al
coninutului, ct i a firmei. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei,
strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se expediaz n alte ri).
Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau
persoan. Ex: n atenia
82

adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme
expeditoare au deja antet tiprit pe plic.
indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal,
confidenial, urgent, etc. care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului
se afl pe verso) sau n stnga jos.
indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a
corespondenei). Putem ntlni una din meniunile, par-avion, prin curier, recomandat, post-restant,
etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea expeditorului).
4.7. Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet,
numrul i data,
referinele,
adresa destinatarului,
formula de salut,
formula de adresare,
obiectul scrisorii,
coninutul,
formula de ncheiere,
formula de salut,
semntura,
referiri,
anexe.
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea
superioar pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul
paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut, fr
elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de
publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt
folosite n antet tricolorul i stema rii.);
83

denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);
numrul de nregistrare la Registrul Comerului;
codul fiscal;
contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;
numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul
corespondenei cu partenerii strini);
numrul de fax;
e-mail-ul;
O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu este
indicat n orice situaie. De exemplu pentru corespondena protocolar pe invitaii la dineuri i
recepii, la felicitri se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual
numele celui care semneaz).
De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb englez)
adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere
potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena).
Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean care se
adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i
adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt; nu trebuie s ne dm noi nine un
titlu de politee: Domnul sau Doamna
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1
Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureti 7000
84

ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin
identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o
lucrare, de a pune n aplicare un ordin, etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta
lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lui se scrie n
litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, data poate fi scris diferit n corespondena n
limba englez. Forma britanic este asemntoare celei romneti mai nti ziua i apoi luna (16th
january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002).
De asemenea, n cazul unor document, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de
emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului
de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care
scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii
precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligatorie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd din dat n partea
dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea
Ref. i include inialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de
problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau
registratur, numrul de dosar al contractului, etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele
ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru
forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
- denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);
- adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti),
ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune
virgul).
Cele mai utilizate forme de adresare sunt:
85

1) unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu numele su complet.
Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de funciile oficiale
sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director
ASIROM S.A.
2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii, ne
adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la sfritul
adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia Directorului General /
Serviciului Import Export;
3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.
Iat dou exemple des ntlnite n coresponden:
Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRL
os. Mihai Bravu 45
Bucureti, Romnia
Sau
S.C. DISING SRL
os. Mihai Bravu 45, sector 3
Bucureti, Romnia
n atenia Directorului General sau
n atenia Serviciului Export
FORMULA DE SALUT (DE ADRESARE)
Plasat de la margine sau de la alineat, se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea creia i este
destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhiei, cu att aceast inscripie va fi mai evident
fa de adres.
Se plaseaz aproximativ trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune virgul
i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde
de formula pe care am folosit-o anterior.
Forma cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o
responsabilitate vom aduga: Domnul primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist
funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate.
Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora nu i
se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe
responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade universitare sau onorifice.
Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului
unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de ntrajutorare i
86

corespondena se refer la aceast campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar
destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi .
ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine
se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg).
Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de
funcie, dup cum ne-am adresat).
Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna Ministru,
Doamna Judector etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau
Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia.
Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni, Stimate
Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor urmat de
:.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la
sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a
uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este
obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n
primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:
paragraful de introducere;
mesajul (sau cuprinsul);
ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana dintre
rnduri la care este scris textul, obiectivul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu:
confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare
anterioar, etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de
politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniiale
87

Prin prezenta v informm c
v aducem la cunotin c
Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c
Avem plcerea de a v informa c
a v aduce la cunotin c
Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c
Ne folosim de acest prilej pentru
Obiectul scrisorii noastre este:
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
s v atragem atenia n legtur cu
2) Pentru scrisorile de rspuns
Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de
Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din
Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
3) Pentru scrisorile de revenire
Revenim la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de
ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului
trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton
corespunztor. Este recomandabil folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct, fcnd obiectul
unui paragraf separat.
Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu
necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.
Exemplu:
Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea fondului de marf pe semestrul II
2002 i concilierea restanelor n livrri.
n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode:
88

metoda direct motivare concluzie
ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona
metoda indirect concluzie motivare
Nu putem recepiona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ
Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n aceea c
destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul
citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare).
De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului (ton
i impact):
pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de instruciuni i
explicaii),
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri, anunarea
promovrii)
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.)
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine
elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau
cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea destinatarului
pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana care se d motivrii; dac
este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac
motivarea este simpl se folosete metoda indirect.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj.
Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire
a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele
probleme, a unor scuze pentru unele erori, etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat
V rugm s primii/acceptai scuzele noastre
Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus i sperm
c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.
De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se
anexeaz:
Anexm acestei scrisori
89

FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune
sentimente ale mele.
De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de ncheiere,
aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule.
V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.
V rog s primii, Domnule Procuror cele mai respectuoase sentimente.
V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect.
V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii noastre stime.
Alte formule folosite:
Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut.
Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar
ierarhic superioar.
Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron.
Cu sinceritate
Al dumneavoastr
Cu cele mai alese gnduri.
ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi omise.
n corespondena protocolar, diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final sau
de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau
de deferen ale semnatarului.
SEMNTURA
Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii.
n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia autorului, urmat
obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i
prenumele celui care va semna.
TAMPILA
90

Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu
iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se scriu
sub numele destinatarului principal, n stnga.
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de fracie
(bar).
FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN
Lector univ. drd Maria PARIZA
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Universitatea Ovidius Constana
Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar
O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei istorice a
managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei
meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi:
meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii
economico- sociale;
tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,
confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.
Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul
secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac inem
cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite
dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta
scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic [1] .
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n
comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare
persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea
secretului profesional.
Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat
cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se
contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]
91

In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia
anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de secretariat
capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena
monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor
iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden
a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative,
imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct
activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf.
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor,
pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate
femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s
lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. [4]
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n
special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul
competenei sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz, astfel, noi cerine, privind
practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului
XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i
contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz,
secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informaionale i
comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele secretariatului impun n
egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se
adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul
general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n
editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i
comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si
exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate;
abiliti de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea
secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul
de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra
independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace
tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie:
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n
viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului
pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc
rolul secretarei;

92

b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n
continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional actual,
fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun cunotine noi
din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de
secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.
1. Funciile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme,
indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de
un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru
degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat
prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie
pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea,
distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii
organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a
secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe elemente:
degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind, astfel, la
utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;
creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i
eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;
asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire
n perimetrul ealonului superior al acesteia;
contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din cadrul
firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:
Funcia de tratare a informaiilor;
Funcia de documentare;
Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;
Funcia de asistare direct a managerului;
Funcia de reprezentare.
93

n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie n parte,
metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i tendinele de
evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel
abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de
secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea unei
funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.
I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI
1.1. Rolul secretariatul n sistemul informaional al organizaiilor
Noiunea de informaie, n activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informaie
tiinifica, care constituie baza unei cercetri.
La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o cerere, un
raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De asemenea, un termometru care indic
temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tiprete rezultatul unui calcul, emit
informaii. Se poate observa, deci, c informaiile n sensul pe care l-am menionat, pot fi generate
de un emitor uman dar i de ctre un dispozitiv programat de om. Valorificarea informaiei pentru
desfurarea activitilor administrative se face n urmtoarele etape succesive:
Culegerea informaiilor adic recepionarea planificat, urmrind un anumit scop;
Prelucrarea informaiilor presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt supuse
mesajele recepionate, n aa fel nct, s rezulte informaii distincte de cele recepionate. De
exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va ntocmi documentul sau lucrarea numita
Centralizator care cuprinde informaii noi, fa de datele recepionate; prelucrri de informaii sunt i
diversele calcule matematice pe care le efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. n
general, prelucrarea informaiilor constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele
procesului informaional.
Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de informaii este
nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informaie poate fi recepionat de
mai multe ori, fiind conservat, n funcie de necesiti sau importan, pentru perioade mai scurte
sau mai ndelungate de timp.
Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale.
Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n interiorul organizaiilor
sau ntre organizaii este denumit comunicaie. Procesele comunicaionale cuprind fazele de
predare, transmitere i primire a informaiilor.
In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt strns
intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii.
Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena informaiilor pe care
le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor de prelucrare,
direcia de transmitere i rolul lor n sistem.
Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu informaiile
materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei. Gradul de complexitate, al
activitilor specifice procesului informaional, variaz n funcie de complexitatea activitii de
94

management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de managerul cruia i este subordonat
secretariatul.
Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de ctre
specialiti n domeniu, se consum astfel:
primirea de informaii 23 %
luarea de decizii 41%
dare de dispoziii 1%
schimb de informaii 4%
elaborare de informaii 4%
executare de lucrri 5%_
confirmare decizii 8 %
explicaii, ndrumri 14%
In aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a procesului de
management pentru atingerea obiectivelor organizaiei.
Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere. Informaia circul
pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate de structura organizatoric a
unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de comunicaii prin care se pun n contact
sursele de informaii prin intermediul reelelor.
1.2. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului
In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca adevrate
centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile ntreprinderii i din
exterior.
O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s-ar prezenta
astfel [1] :
A) n secretariate se constituie un important canal informaional n relaiile ierarhice directe cu
conducerea, n sensurile:
de la conducere spre secretariat
circuit informaional linear i descendent;
se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indicaii
pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi telefonice, etc.
de la secretariat spre conducere
circuit informaional ascendent i linear;
95

se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea
contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea
corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc.
B) Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei ce se
desfoar ntre conductor i subsistemul condus:
circuit ascendent n etapa premergtoare deciziilor, furniznd conducerii informaiile obinute
de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate prin tehnici specifice.
circuit descendent prin care conducerea organizaiei, n exercitarea funciei de comand,
emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul condus; acestea se
concretizeaz prin ordine, dispoziii, circulare, redactate i transmise de ctre secretariat.
circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin care
conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de dri
seama, rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-back-ul) n
exercitarea funciei ce control i evaluare.
C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr din mediul
extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie spre mediul extern. Orice
organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, organizaii ierarhic
superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale), alte organizaii i parteneri de afaceri.
Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin scrisori, chiar dac ntr-o faz iniial se
poart eventuale comunicri verbale.
D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de secretariat, n
cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit astfel de structuri.
Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direcionat a
informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.
Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni care sunt n
general:
logice (sortare, clasare, grupare);,
intelectuale (redactare de texte, traduceri);
de prezentare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative (ndosarieri,
setri, tampilri etc.).
In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i automatizate.
Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este condiionata de o serie
de factori, dintre care cei mai importani ar fi:
gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de lucru;
gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul;
gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei;
gradul de adaptare la ritmuri variate de munc.
96

Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate
economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare nti ca idee, apoi se concretizeaz
treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte.
Documentele scrise sunt utilizate, n proporie ridicat, i pentru comunicarea cu persoane din
interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile n care comunicarea scris este absolut
necesar, n practic se nregistreaz aa numitul mit al hrtiei. Sistemele de computere
genereaz o mulime de hrtii iar copiatoarele omniprezente ncurajeaz reproducerea
documentelor ntr-o larg distribuie, avnd n vedere uurina cu care acestea pot fi obinute.
Conform unor investigaii, n acest sens, n economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80 %
din totalitatea informaiilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi accesate dect manual, iar 20%
se gseau sub form structurat, memorat electronic.
Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile de pe hrtii pot fi
digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste procedee sunt ns
posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile care au baze de date
structurate, referitoare la clieni i la modalitile de facturare corespunztoare i care nlocuiesc
formularele de hrtie cu documente electronice. n acest sens, putem meniona bncile, societile
de asigurri generale i de sntate, societi de telefoane etc.
In principal, tratarea informaiei n secretariate presupune:
activiti cu corespondena organizaiei;
reproducerea de texte sau scrierea dup dictare;
traducerea documentelor.
Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei.
1.3. Activitatea cu corespondena
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe
persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane fizice, acestea
alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane juridice
sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic.
Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic, economic,
organizatoric, administrativ, diplomatic etc.
Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii:
evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin contact
personal sau telefonic;
promtitudinea rspunsurilor
operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei.
In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia prin
coresponden clasic predomin n viaa organizaiilor.
97

Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel:
consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate (tampile, isclituri) au
valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare n relaiile oficiale ale organizaiilor;
constituie o baza de nregistrri contabile;
expeditorul i destinatarul au n fata texte identice;
elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i structurarea ideilor
comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor;
scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota electronic);
permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de
coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice
i persoane fizice;
prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de documentare.
In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera:
depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe ntre participani;
consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii asupra multiplicrii
posturilor din structura organizatoric;
costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie, mijloace de
prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n dosare i spaii
special amenajate;
prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie de
costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu.
1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena
A) Operaiuni cu corespondena primit
Verificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata eventuale greeli de
expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de expediie sau dac sunt
n stare bun.
Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil.
In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n acest
sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de grsime pe
ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur de ac n ambalaj.
Se recomand, ca n astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct mai departe de
birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre persoane competente n astfel de
situaii.
Deschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist acordul conducerii
n acest sens.
98

Recomandri:
nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se semneaz de
primire), private (confideniale, personale), cele marcate Urgent, alte scrisori adresate firmei i,
eventual, scrisori
Adresate greit.
Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate;
Nu se deschid scrisorile care poart meniunea Personal strict secret, Strict personal
Verificarea coninutului scrisorii dup deschidere
Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii;
Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de
distribuire;
Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat
expeditorului aceast problem;
Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea;
Plicul se prinde de scrisoare n urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu are adresa
expeditorului; b) dac adresa menionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c) dac timpul
scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza ntrzierii prin
verificarea tampilei potei;
Sortarea corespondenei primite
Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit atenia
conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane din organizaie; c) cele care necesita atenia
secretariatului.
Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitate s-au dovedit
etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu.
Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare
Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive:
constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza primirii
cu ntrziere a documentului;
data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a scrisorii;
Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acelai loc, adic sub data de origine a
expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin, pentru corespondena ieit ca
rspuns sau din oficiu.
nregistrarea corespondenei n Registrul de Intrare-Ieire
Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii Arhivelor Naionale nr.
16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere la Arhivistic).
99

Repartizarea corespondenei pe compartimente
In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz n ordinea
importantei.
Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori se procedeaz astfel:
se face un duplicat al scrisorii
se ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data
tabelul se transmite fiecrei persoane nsoit de scrisoare, fiecare semnnd de primire.
Avantajele sistemului:
- scrisoarea original rmne la secretariat, evitndu-se pierderea sau deteriorarea;
- prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai uor
compartimentele n care a fost reinut mai mult timp.
Alte posibiliti:
secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup aplicarea
rezoluiei de ctre conductor;
secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit compartiment.
B) Operaiuni cu corespondena expediat
Scrisorile expediate de organizaii pot fi:
- rspunsuri la scrisori primite
- scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de coresponden din
oficiu.
Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei.
Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai ndelungat de timp,
organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul
ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv.
Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti:
s anune termenul la care trebuie s rspund;
s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentru dactilografiere.
Redactarea corespondenei
Situaii:
a) Scrisoarea este conceput de manager.
In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i alte date
sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate.
100

b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente
secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n numrul de exemplare
cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de formulare sau de ortografie, gramatic
sau punctuaie;
va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare;
c) Scrisoarea este conceput de secretariat
n cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia primit, se consult
corespondena anterioar i documentaia la care se refer;
n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden, se adun
i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema ce constituie
obiectul scrisorii, se culeg informaii de la serviciile de specialitate i de la cei n drept, dac e cazul
(manager, consilier juridic, efi de compartimente).
se ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare personalului
de specialitate.
se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitatea ciornei cu materialul
dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau omisiuni.
- Introducerea corespondenei n mapa managerului i prezentarea la semnat.
Corespondena de rspuns se prezint n mapa nsoit de corespondena de baz.
- tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei n drept i numai de ctre
persoana nsrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe semnturile autorizate.
nregistrarea corespondenei n Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea datei i numrului
de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata.
- Scrierea adresei pe plic
Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s cuprind
elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul; numele localitii; oraul cu oficiul
potal; numele judeului/ districtului; codul potal; ara.
Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat;
Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe
sau stampila potei ;
Se scrie codul potal n partea de jos a adresei;
Se scrie orice meniune special, ca de exemplu: Personal, Secret, In atenia , separat de
adresa, de obicei la dou spaii albe de numele destinatarului; meniunea Urgent se va scrie pe plic
n dreapta i dedesuptul adresei;
Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei
Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mpturire.
101

- mpturirea i introducerea scrisorilor n plic
Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n partea
de sus;
Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic.
- Introducerea anexelor n plicuri
Anexele de mrimea scrisorii se mpturesc simplu, mpreun cu scrisorile;
Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de scrisori.
Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima mpturire a
scrisorii;
Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz n plicuri
mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care poate fi sigilat sau
nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul mare;
Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus, stnga. Dac sunt
mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra.
Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese n
aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate
- Expedierea corespondenei prin pot
In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul de registratura.
Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul curierilor.
Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face n funcie de distana pn la destinatar, de
importana scrisorii, de costul expedierii .a.
Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urmtorul model (vezi model).
Borderou de expediie nr.
Nr. crt.
Nr. nregistrare
Data
Destinatar
Localitatea
Greutatea
Taxa
(lei)
Nr. recipis
102


Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urmtoarele situaii:
scrisori simple loco;
scrisori recomandate loco;
scrisori simple alte localiti;
scrisori recomandate alte localiti;
scrisori simple pentru strintate;
scrisori recomandate pentru strintate.
Pot fi stabilite i alte categorii n funcie de specificul activitii organizaiei.
Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionarului responsabil cu
aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost ncredinate.
Borderoul se ntocmete zilnic cnd exist coresponden de expediat prin pot.
Toate scrisorile primite i expediate de o instituie ntr-o zi, se numesc pota zilei.
In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete Condica de expediie cu urmtoarele
rubrici (vezi tabel).
Nr. crt.
Data
Nr. de nregistrare
Destinatar
Nume i penume
Semntura
Expediia prin curier se practic n aceeai localitate.
Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micrii corespondenei i
actelor. Poate fi folosit n acelai scop pentru distribuirea i circulaia actelor i n cadrul
organizaiei, ntre compartimente.
Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor de resort,
iar corespondena secretariatului se ordoneaz n dosare.
1.4. Reproducerea documentelor
Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de secretariat,
precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub
forma de date, texte, imagini schematice.
103

Pe lng coresponden, n secretariate se reproduc o serie de documente, cu coninut i frecven
variabil. Unele intr numai n sfera de atribuii a managementului sau a altor compartimente iar
secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea textelor. Altele sunt ntocmite i
de secretariat, eventual dup modele, n funcie de gradul de responsabilitate pe carel implic.
Putem enumera, astfel:
adresele cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula, 23 fraze i se
folosesc pentru nsoirea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat;
notele interne adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite redactate i
difuzate de secretariat;
instruciunile sunt reproduse de secretariatul;
drile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau compartimente i
reproduse de secretariat;
procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de secretariat;
informrile sunt ntocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat;
rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu privesc
problemele acestuia.
Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifestrilor colective: invitaii,
programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc.
De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conductorului rezumatele diferitelor
materiale care sunt prea vaste, n scopul degrevrii managerului de lectura. Managerul poate mai
eficient dac secretariatul ii examineaz minuios documentele nainte de a intra n posesia acestora
spre a nltur problemele care nu sunt presante n lista de prioriti. Un astfel de demers presupune
cunoaterea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez.
1.5. Traducerea documentelor
Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie o
atribuie a secretariatului. n mod curent, n organizaiile care au relaii de colaborare cu parteneri
strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocuparea funciei de secretara o constituie i
cunoaterea a 12 limbi de circulaie internaionala. Sarcinile sale, n acest sens, sunt limitate la
traducerea corespondenei, la participarea n cazul unor negocieri sau ncheierea unor contracte sau
n cazul unor comunicri directe.
In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de natur protocolar,
economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.
1.6. Tratarea automatizat a informaiilor
Partea sistemului informaional, n care informaiile sunt tratate cu mijloace automatizate, se
numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] .
Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare a informaiei din
perspectiva muncii de birou.
104

Aplicaiile biroticii se ncadreaz n trei categorii:
Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i
arhivarea acestora;
Birotica de transmisie care permite schimbul de informaii de la un post la altul, dar fr ca
postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit, pentru a o transforma dup
interesul sau.
Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice.
Birotica de comunicaie pe care o vom aborda n subcapitolul urmtor.
Mijloacele de tratare automatizat a informaiei iau gsit ecou larg n activitile birourilor de
secretariat, unde predomina activitile de rutin, mari consumatoare de timp.
Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel :
modul simplu de prelucrare i ntreinere a informaiilor pentru toate tipurile de informaii
(documente, date structurate, termene etc.);
mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor informaiilor necesare i
existente;
scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i ateptare, ca i
prin scurtarea datelor de prelucrare;
accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru cutare
direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibiliti de accesare a
documentelor arhivate dup coninutul acestora, posibilitatea cutrii n hiper text);
reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de scrisori n
serie);
calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin asigurarea
actualitii documentelor sau datelor folosite.
1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor
Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup n continuare o mare parte din timpul
secretariatului.
Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, n special, n prelucrarea textelor,
datorit posibilitilor extinse de concepie.
Astfel:
toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid;
se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga ntreprindere,
aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitatea organizaiei;
textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse rescrierile;
se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri;
105

textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel s fie
memorate i regsite;
salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;
datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid greelile de
ortografie i cele de tastare;
programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la sfritul
rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta acestuia);
existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind
alternative;
ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini,
calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual.
Avnd n vedere faptul c, reproducerea textelor rmne n continuare o sarcin important a
secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri.
1.7. Comunicaia birotic
O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i Birotica de comunicaie sau comunicaia
birotic.
In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului, adic: poate
recupera automat informaiile primite; le poate transforma dup interesul su.
Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin care tehnologii odat
separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunicaiilor, au putut fi
interconectate odat cu apariia calculatoarelor multimedia [2] .
Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul.
Conectarea Internetului n reelele locale i publice deschide alte posibiliti de informare de o
nsemntate deosebita i n birourile secretariatelor.
Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate n secretariate,
oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe, a prelucrrii, si distribuirii
direcionate a informaiilor.
In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important l are infrastructura tehnica
informatica i conlucrarea componentelor tehnice.
In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client server, clienii reprezentnd computerele
de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau locale (Intranet).
Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzaciile de afaceri i procesele de
comunicaie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecine enorme
i asupra cerinelor profesionale ale angajailor.
Internetul este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, n care sunt interconectate circa 60
000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut serviciu de
106

Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz integrarea diferitelor servicii la
acelai nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a utiliza documente hipermedia.
Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse aa numitele
Intraneturi.
La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informaiile generale, precum: rapoartele
de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentru prezentare, listele de telefoane, descrierile de
proiecte, informaii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc.
Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organizaii. Pentru birourile care
desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri de munc, au fost create pachete
de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans real pentru comunicaia
eficient, avnd n vedere faptul c, mai multe persoane, participa la ndeplinirea unei sarcini.
Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup funcioneaz pe principiul potei
electronice (Electronic Mail).
Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic (Mailbox,
Telebox) pentru primirea textelor.
Funciile principale ale acestui sistem sunt:
primirea corespondenei;
trimiterea de mesaje;
confirmarea automat a primirii corespondenei;
memorarea de documente i de mesaje;
compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;
distribuirea corespondenei electronice.
In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun a unor
sarcini intelectuale comune.
1.7.1. Aplicaiile potei electronice n secretariate
Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi:
pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ;
punerea de acord n informri curente;
difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic);
planificarea i coordonarea unor proiecte comune;
coordonarea unor termene;
In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaiei birotice n cazul
exercitrii funciei de tratare a informaiei. Asupra altor posibiliti de comunicaie birotic n
exercitarea altor funcii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective
107

1.7.2 Internetul n secretariate. Poteniale de aplicare
Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicare global. n scop
orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda:
procurri de informaii (informaii hipermediu prin WWW, transfer de baze de date, citirea de
tiri);
afaceri online (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare electronice);
publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca), comunicare (E
Mail, E Fax, telefon, conferine).
1.7.3 Utilitatea comunicaiei birotice moderne
Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste eficienta
economica n birouri i n administraie.
Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important la creterea
capacitii de prestaie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului).
In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, n activitatea birourilor se urmrete: sporirea eficientei
muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cu clienii. mplinirea unor astfel de
deziderate, n viaa birourilor este foarte important, pentru orice ntreprindere, pentru a asigura
pstrarea competitivitii i succese economice remarcabile.
II. FUNCIA DE DOCUMENTARE
2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii
Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul document provine
din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce servete la a nva, a se instrui, termen intrat
cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism n limba romn,
circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea, cnd s-a fixat i impus terminologia
tiinei documentarii.
In accepie larg, noiunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere fixata material,
nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob. Iniial, termenul
documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al
verbului a se documenta.
O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al termenului s-a extins
spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe alii, caracteristica care
predomin n organizarea modern a acestui domeniu.
In accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserva i pune la dispoziia
consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior asupra problemei ce intr n
sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen.
Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general,
termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie, ambii presupunnd
un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document.
Informaia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau recepionat sub form
108

materializat sau nematerializat, pe cnd, documentarea presupune numai forma materializat.
ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare.
Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus de o astfel
de transmisie.
Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria vizual a fiinei
umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai important.
Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi
transmis n spaiu dar i n timp.
Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de
cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informaii. Dictonul
latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului asupra
necesitii nregistrrii informaiilor pe suport material rezistent.
Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct, posibilitile de
clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur schematic (vezi schema 1)
O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului, conform
trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne convenionale de transmitere a
mesajului.
Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau mediu de
nregistrare) sunt :
a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament, tblie de
lemn, pnza etc.).
b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic etc.)
c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografica,
celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte
audio);
Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.
Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport)
a) documente obinute prin metode clasice de nregistrare: documente manuscrise; documente
dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului);
documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente xilografiate (texte gravate n lemn);
documente litografiate (texte gravate n piatra).
b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare:
- nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) documente video
(filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator);
- nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i software-urile
de aplicaie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput
pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar)
109

Dup semnele convenionale folosite;
a) documente scrise (avnd la baza litera)
b) documente grafice (n care predomina imaginea)
- schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii);
- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele
menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii.
Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe suportul
modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de interes a
muncii administrative.
A) Documentele imprimate
Dup natura mesajului:
texte
date (numerice, alfanumerice)
Dup form:
foi volante
brouri
cri
Dup gradul de implicare intelectuala:
documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii)
documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc. obinute
din prelucrarea documentelor primare)
B) Documentele manuscrise:
documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a lungul timpului de
ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii
documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii publice s-au
private.
In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt:
documente vizuale
documente sonore
iar dup forma de receptare, vor fi respectiv:
vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate,
documentele grafice (schematice i iconografice)
110

auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru
audiere.
audio-vizuale: film sonor, televiziune
tactile alfabetul Braille pentru nevztori.
Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n funcie de
sfera de activitate.
Putem meniona, astfel:
dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziii,
hotrri judectoreti etc.
dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de seama
etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena);
dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc.
Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii, cu sens mai
restrns, n funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.
Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informaie nregistrat
care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala i de
caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789).
In sens juridic, unele dicionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular prin
care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie.
In Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n sens generic ca
nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscripii, urme de civilizaie
materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supori friabili, realizate cu ajutorul
grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes
pentru cunoaterea istoric.
Funcia general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea i creaia. Astfel,
personalul care are atribuii de documentare mediaz informaia ntre productorii i consumatorii de
informaii. Desigur, problemele acestei tiine la nivel de instituii specializate sunt mult mai vaste n
ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i funciile sale.
Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, n proporii restrnse, metodele i tehnicile
acestei tiine au ptruns i n activitatea organizaiilor economico-sociale, indiferent de domeniul de
activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca
ramur a tiinei documentarii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colecionare,
ordonare, evideniere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva
vie a organizaiilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit.
2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor
Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n msura n care se
apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i informaiei n
scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la documente a cror
111

problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele s
fie tratate.
Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n acestea, att
la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se stabilesc
contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale fundamentale n exercitarea acestei profesiuni.
Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz
sub multiple aspecte (forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun stpnire a metodelor i
tehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare.
ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii, fiecare presupunnd
particulariti de aciune.
a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au ale altor
compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat, i gestioneaz informaiile
coninute n acestea. n aceasta situaie are rol pasiv atunci cnd le primete i activ cnd le
prelucreaz i transmite .
b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de
specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. n aceasta situaie are rol activ n
depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, aciunile avnd
tangenta cu domeniul documentarii tiinifice.
2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul organizaiei
Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind mai omogene i mai uor
de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de diverse
informaii.
Acestea difer att n privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n plus,
aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete, benzi sau
discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM).
De asemenea, cele tradiionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care
constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, brouri, pliante, plane, etc.
Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur organizat, n
scopul valorificrii practice.
Cerine generale, n asigurarea condiiilor de stocare a documentelor:
Posibilitatea de operare simpl i rapid;
S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil iar dosarele
din interior s fie uor de localizat;
Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul,
mrimea, i natura corespondenei;
Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar;
Folosirea spaiului numai pentru documente folosite n mod curent;
112

Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale.
Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul
secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i apoi
spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unitilor arhivistice,
secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de repartizare a documentelor.
n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest sens.
A. Organizarea locurilor de staionare
Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz regsirea rapid a
documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi
documentele.
ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor, dup criteriile:
mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situaie, problema este foarte simpl: se
vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru
dischete, CD- uri, registre sau condici.
Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organizaiei i
documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de domeniul de activitate, precum
cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc.
Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante,
reprezentnd documentaia specifica activitii administrative.
Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente, ntruct se
pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu:
n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua
respectiva;
pe supori proprii ateptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii;
n vrafurile de documente de pe birourile efilor;
n teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare;
n arhiva curenta a compartimentului.
In afara de acestea, informaiile se pot gsi i n sistemul de prelucrare automat a datelor.
Se pot evita astfel de situaii, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un
document pentru prima oar:
1. Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune: a) dac este
important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat, notndu-se unde a fost
repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2.
1. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i
poate fi deja distrus. Aciune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiva; b) cel
care necesita prelucrare, vezi p. 3;
113

2. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel care suporta o
planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare iar celelalte vor rmne la
dispoziie pe birou.
Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri:
a) n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au nevoie de
tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obligaii ulterioare periodice, deci
documente asupra crora trebuie s revenim pentru urmrirea unor probleme. Astfel de documente
sunt: corespondena, rapoartele de activitate, planurile. n vederea pstrrii lor s-au conceput o serie
de sisteme.
b) n arhiva, unde va fi introdus n unitile clasate;
c) n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei.
n cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului de Intrare-Ieire.
B) Reducerea volumului de documente staionate n birou
Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup operaiunile
menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de a mai diminua din hrtiile
rmase. Sunt situaii n care, prin experiena practic, este uor de luat decizii n acest sens.
Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care nu prezint
interes pentru organizaie.
Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o
operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al
organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care
trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi o
list orientativ n care se vor scrie motivaiile pentru care trebuie pstrate documentele, i care va fi
consultat ori de cate ori exist dubii n privina distrugerii anumitor documente, astfel:
aa cer forurile legislative
pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri n anumite situaii ulterioare
sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare
proprie
concepe noi soluii sau idei creatoare
poate fi util n oferirea de servicii clienilor interni i externi
asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organizaie de documentul n cauza, sau
nu este responsabil de arhivarea lui.
n vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape:
C) Clasarea documentelor operaiune prin care toate documentele, indiferent de forma, de
frecventa utilizrii se aranjeaz ntr-un sistem raional n condiii de accesibilitate i sigurana,
formnd arhiva activa.
114

D) Arhivarea operaie prin care, n momentul ieirii din uz documentele grupate n uniti
arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organizaiei. * (nota de trimitere
la arhivistic).
2.2.2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi volante,
condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se
repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de
documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod
sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul documentelor
manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre
sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente
comune, obligatorii pentru orice document emis:
Numele organizaiei emitente
Nume de persoane i funcii responsabile
Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi
Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)
Localitatea (emitentului sau destinatarului)
Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.)
Probleme sau subiecte (coninut)
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.
dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica;
dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate n
documente, clasarea va fi alfabetica etc.
Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul
plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice, specifice
unui compartiment.
De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor,
un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.
Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.
Clasarea cronologic
Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n
unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.
115

Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire.
Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s
cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.
Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum:
extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.
n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind grupate
dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd
aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*)
Clasarea alfabetic
Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar fi
primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu
furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc.
De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun
pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.
Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare
(dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum:
denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau
denumiri geografice.
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director
pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale
elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i
documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636
85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i
reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile
neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate
precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o
astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n
ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea
documentelor din birouri.
a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane
Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul
de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;
116

Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se
claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu:
Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru patronimic.
n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor prenumelui.
Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.
n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui va fi
luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei. Exemplu:
Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil);
Dumitracu Gheorghe (jurist), etc.
Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;
Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;
n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine.
Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.
Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se ntlnesc, n
special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de
obicei dup numele de cstorie.
n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab)
se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale adoptate ca
standarde romane *.
Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n considerare;
Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.
Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i
prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n
ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se
constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub
forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.
Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:
de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de
unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale, fisele posturilor, etc)
constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la
A la Z) sau
de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare care
pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate
dup alte criterii impuse de norme legislative.
b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii
117

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni
generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma, asociaie,
universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer
Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte
organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a fondatorilor
pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot
fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organizaii
practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma
S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .

n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul
regsirii rapide.

n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a
organizaiei.

Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost
cel subliniat.

Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin
forma prescurtat cu iniiale.

Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea de
investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.

Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi
stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;

Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s
aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul:

a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele sau
dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E
& R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.
118


b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi
plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.;
INTER S.R.L. etc.

- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu acelai
obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea.
Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.

- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul
director il va constitui primul cuvnt;

- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu
ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM;
ALMA S.R.L.

- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;

- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea
natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.

De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente.

In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n mai
multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.

In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se
pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe
dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.

Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea
alfabetic a coninutului documentelor.

119

Clasare numeric

Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.

n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea
documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.

Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n
cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea
unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre
compartimente i grupul de numere care se atribuie.

Exemplu:

De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii

-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane

- 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui
compartiment sau sediu.

In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz
numeric.

Avantajele sistemului:

- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea
numrului de nregistrare.

120

- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje:

- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulaie.
Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente.

- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.

Clasarea zecimal

Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de
documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n capitole, subcapitole
i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma
prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru
clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de
clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin
mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte
zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea
cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau
de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de
limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel:
0. Generaliti

1. Filozofie

2. Religie

3. tiine sociale

4. Filologie
5. tiine naturale

121

6. Tehnic

7. Arte

8. Literatur

9. Istorie


Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina ordinea
aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul
de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.

Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.

Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:

331 Munca. Relaii de munc

331.1. Teoria i organizarea muncii

331.101. Teoria muncii, tiina muncii

331.101.1 Ergonomie

331.2. Rolul muncii

331.101. 21 Dreptul la munc

122

Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate
cunosc o diviziune pronunat.

In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin
stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.

Exemplu: 0 Conducere

1 Serviciul aprovizionare

2 Resurse Umane

3 Serviciu aprovizionare

Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare
cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb
pentru autobasculante etc.

Clasarea combinat

Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.

Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ
alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.

Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota
de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar inndu-se
seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive.
2.2.3. Asigurarea documentrii managerului

123

Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect
administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare,
mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic,
tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social,
educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa este tot mai
dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-
o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului.

n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de documentare,
secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de
operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a
acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i uor.

n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor documentare.

Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu
toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.

n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul
acestuia sau n cel al secretariatului.

n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot
ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile profesionale,
organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i
prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n
acest sens nu ar fi indicata.

n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de
informare.

Surse interne documentare

n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din
punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru.
Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:

124

Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea organizaiei;

Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii
organizatorice;

Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;

Tabloul de bord zilnic ;

Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate,
statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.

Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale
organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s
localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.

Surse externe de documentare

Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea informaiilor
documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de
diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin, informaii pe suport tehnic
etc.

Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra instituiilor
care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.

Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului,
o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor
categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului.

125

Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o
permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic etc.

n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente legislative
revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi i acte
normative privind desfurarea activitii organizaiei.
Publicaiile oficiale

Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu
urmtoarele pari:

Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative
elaborate de forurile legislative naionale;

Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;

Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)

Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.

Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind:

Constituia Romniei

Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice

Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;

Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor locale;
126


Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;

Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin intermediul
oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme
legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale
(judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice.

Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot achiziiona i
volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri ale
Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n cursul unui an n
Monitoarele Oficiale.

n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz
funcionarea organizaiei, precum cele menionate.

Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma fiierelor
tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale organizate,
desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de
trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:

Munca

Legea nr. 53/ 2003

Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)

Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.

Publicaiile seriale de specialitate
127


Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare i
documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n
fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este
limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.

Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi
seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor tiinifice.

Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind n
ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor de
specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de specialitate al
managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.

Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.

Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale Anuarul
Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau
publicaia Standarde Romane.

Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii
unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de
management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protecia vieii, sntii
i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comerului internaional.
Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen
n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate
al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru
problemele repetitive n producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format
din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate,
funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.

IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind membra a
Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).

Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat,
de ramura de ntreprindere.

128

Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numrul
de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS
public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de Editura Tehnic.

Lucrri de referin

Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul
telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele Pagini aurii cu
abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publicaii
privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care
indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice.

Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic, dintre
care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve, ndreptare de
punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden n limba romn i
n limbi strine.

Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de specialitate,
precum cele menionate n bibliografie.

Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont
de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate.

Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu denumirile
news, nouvelle, novosti.

Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a
secretariatului, ct i n aceea a managerului.

Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de lectur,
n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.

De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din aceste
publicaii, prin xerografiere.

129

Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu
informaii inutile.

Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod special,
spre materiale ce conin informaii despre:

probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei

servicii potale i telecomunicaii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai domeniu de
activitate, locale, naionale i chiar internaionale:

produse de birotic

centre de pregtire profesional

servicii de traduceri

servicii de informare comunitar

semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului;

manifestri colective, trguri, expoziii etc.

Servicii de informare

Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s cunoasc i
potenialii furnizori de informaii.

130

Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme
de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile coninute n colecii.

Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de
televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al
avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc.

Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri) grupate
pe diferite domenii de activitate:

locuri de munc

finane

servicii publice

telecomunicaii

cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate conform unui
sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.

Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care
cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele elemente:

Numele autorului

Titlul crii, articolului

Numele editurii sau numele revistei, ziarului
131


Data apariiei

Numrul paginilor pentru cri .

2.3. Gestionarea documentelor secrete

Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea acces la
toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confidenialitatea
asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esenial n
practicarea acestei profesiuni.

n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explicaii
precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din
considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor, instituit
prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.

Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu caracter
secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.

n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unitii,
precum:

Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;

Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cunotina
efului ierarhic;

Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd
contextul legal permite acest lucru;

132

In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de orice fel.
Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.

Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza unor
nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare semnul
S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz.

Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele se
actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau
scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.

2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative

In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr
o ter persoan n birou;

Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier atunci
cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul
calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;

Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului
i sugativei dac e cazul;

Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor
pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor;

Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i
adrese, chiar ale propriilor salariai;

n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate numai
acestora;

133

Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor discutate.
Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat
(vezi; H.G. 479 /1972);

Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i obiectul
audientei;

Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara
organizaiei;

La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri,
tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila;

Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.

O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea
patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.

Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a aprut
i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate electronic.

2.2.2. Clasarea documentelor

Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi volante,
condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se
repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de
documente.

n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod
sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul documentelor
manipulate.
134


n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre
sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente
comune, obligatorii pentru orice document emis:

Numele organizaiei emitente

Nume de persoane i funcii responsabile

Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi

Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar)

Localitatea (emitentului sau destinatarului)

Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.)

Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.

Exemple:

dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica;

dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate n
documente, clasarea va fi alfabetica etc.

Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul
plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice, specifice
unui compartiment.
135


De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor,
un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.

Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.

Clasarea cronologic

Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n
unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche.

Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire.

Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s
cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.

Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum:
extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.

n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind grupate
dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd
aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*)

Clasarea alfabetic

Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar fi
primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu
furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc.

De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun
pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.

136

Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare
(dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum:
denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau
denumiri geografice.

Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director
pentru ordonare.

Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.

Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale
elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i
documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636
85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i
reguli generale.

Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile
neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.

Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate
precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o
astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde.

Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n
ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea
documentelor din birouri.

a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul
de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;

Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se
claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu:
Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
137


Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numai pentru patronimic.

n situaiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea iniialelor prenumelui.
Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.

n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui va fi
luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei. Exemplu:
Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil);
Dumitracu Gheorghe (jurist), etc.

Numele fr iniial va precede, n ordonare, numele cu iniiala;

Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine.
Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.

Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile se ntlnesc, n
special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de
obicei dup numele de cstorie.

n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab)
se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale adoptate ca
standarde romane *.

Dac numele ncep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n considerare;

Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i
prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n
ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se
138

constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub
forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.

Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:

de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de
unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracte individuale, fisele posturilor, etc)
constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la
A la Z) sau

de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare care
pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate
dup alte criterii impuse de norme legislative.

b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaii

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni
generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma, asociaie,
universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer
Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte
organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate.

n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a fondatorilor
pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot
fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).

De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organizaii
practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma
S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .

n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul
regsirii rapide.

n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a
organizaiei.
139


Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost
cel subliniat.

Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin
forma prescurtat cu iniiale.

Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea de
investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.

Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi
stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;

Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s
aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul:

a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele sau
dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E
& R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.

b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi
plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.;
INTER S.R.L. etc.

- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu acelai
obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea.
Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.

- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul
director il va constitui primul cuvnt;

- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu
ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM;
ALMA S.R.L.

140

- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;

- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea
natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.

De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente.

In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n mai
multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.

In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se
pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe
dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.

Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea
alfabetic a coninutului documentelor.

Clasare numeric

Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.

n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea
documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.

Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n
cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea
unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre
compartimente i grupul de numere care se atribuie.

Exemplu:

141

De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii

-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane

- 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui
compartiment sau sediu.

In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz
numeric.

Avantajele sistemului:

- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea
numrului de nregistrare.

- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje:

- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulaie.
Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente.

- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.

Clasarea zecimal

Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de
documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n capitole, subcapitole
i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma
prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru
142

clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de
clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin
mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte
zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea
cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau
de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de
limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel:
0. Generaliti

1. Filozofie

2. Religie

3. tiine sociale

4. Filologie
5. tiine naturale

6. Tehnic

7. Arte

8. Literatur

9. Istorie


Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina ordinea
aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul
de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.

Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
143


Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:

331 Munca. Relaii de munc

331.1. Teoria i organizarea muncii

331.101. Teoria muncii, tiina muncii

331.101.1 Ergonomie

331.2. Rolul muncii

331.101. 21 Dreptul la munc

Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate
cunosc o diviziune pronunat.

In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin
stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.

Exemplu: 0 Conducere

1 Serviciul aprovizionare

2 Resurse Umane

3 Serviciu aprovizionare

144

Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare
cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb
pentru autobasculante etc.

Clasarea combinat

Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.

Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ
alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.

Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota
de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar inndu-se
seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive.

2.2.3. Asigurarea documentrii managerului

Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect
administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare,
mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic,
tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social,
educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa este tot mai
dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-
o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul mediului.

n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de documentare,
secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de
operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a
acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i uor.

n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor documentare.

Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu
toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
145


n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul
acestuia sau n cel al secretariatului.

n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot
ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile profesionale,
organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i
prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n
acest sens nu ar fi indicata.

n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de
informare.

Surse interne documentare

n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din
punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru.
Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:

Principalele acte legislative normative care reglementeaz funcionarea organizaiei;

Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama structurii
organizatorice;

Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;

Tabloul de bord zilnic ;

Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate,
statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.

146

Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale
organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s
localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.

Surse externe de documentare

Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea informaiilor
documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de
diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin, informaii pe suport tehnic
etc.

Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra instituiilor
care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.

Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului,
o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor
categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului.

Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o
permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic etc.

n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente legislative
revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi i acte
normative privind desfurarea activitii organizaiei.

Publicaiile oficiale

Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu
urmtoarele pari:

Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative
elaborate de forurile legislative naionale;

Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;
147


Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)

Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.

Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind:

Constituia Romniei

Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte forme organizatorice

Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;

Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor locale;

Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;

Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achiziionat prin abonament, prin intermediul
oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme
legislative i se pot obine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale
(judeene municipale) de unde se pot obine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice.

Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot achiziiona i
volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri ale
Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n cursul unui an n
Monitoarele Oficiale.

148

n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz
funcionarea organizaiei, precum cele menionate.

Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma fiierelor
tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale organizate,
desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de
trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:

Munca

Legea nr. 53/ 2003

Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)

Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.

Publicaiile seriale de specialitate

Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare i
documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n
fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este
limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.

Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi
seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor tiinifice.

Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind n
ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor de
specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de specialitate al
managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.

Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.

149

Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale Anuarul
Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau
publicaia Standarde Romane.

Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii
unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de
management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protecia vieii, sntii
i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comerului internaional.
Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen
n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate
al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru
problemele repetitive n producia naional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format
din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate,
funcioneaz pe lng societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.

IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind membra a
Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).

Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat,
de ramura de ntreprindere.

Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numrul
de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS
public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de Editura Tehnic.

Lucrri de referin

Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul
telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele Pagini aurii cu
abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publicaii
privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publicaii care
indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice.

Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic, dintre
care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve, ndreptare de
punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden n limba romn i
n limbi strine.

150

Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de specialitate,
precum cele menionate n bibliografie.

Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont
de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate.

Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu denumirile
news, nouvelle, novosti.

Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a
secretariatului, ct i n aceea a managerului.

Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de lectur,
n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.

De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din aceste
publicaii, prin xerografiere.

Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu
informaii inutile.

Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod special,
spre materiale ce conin informaii despre:

probleme legislative care intr n sfera de interes a organizaiei

servicii potale i telecomunicaii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cu acelai domeniu de
activitate, locale, naionale i chiar internaionale:

produse de birotic
151


centre de pregtire profesional

servicii de traduceri

servicii de informare comunitar

semnale, recenzii, lansri de cri ce intr n sfera de interes a managementului;

manifestri colective, trguri, expoziii etc.

Servicii de informare

Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s cunoasc i
potenialii furnizori de informaii.

Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme
de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile coninute n colecii.

Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de
televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al
avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc.

Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri) grupate
pe diferite domenii de activitate:

locuri de munc

finane

servicii publice
152


telecomunicaii

cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate conform unui
sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.

Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care
cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele elemente:

Numele autorului

Titlul crii, articolului

Numele editurii sau numele revistei, ziarului

Data apariiei

Numrul paginilor pentru cri .

2.3. Gestionarea documentelor secrete

Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea acces la
toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confidenialitatea
asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esenial n
practicarea acestei profesiuni.

n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explicaii
precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din
considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor, instituit
prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.
153


Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu caracter
secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.

n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unitii,
precum:

Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;

Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cunotina
efului ierarhic;

Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd
contextul legal permite acest lucru;

In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de orice fel.
Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.

Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza unor
nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare semnul
S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz.

Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele se
actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau
scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.

2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative

In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr
o ter persoan n birou;

154

Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier atunci
cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul
calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;

Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a
indigoului i sugativei dac e cazul;

Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor
pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor;

Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i
adrese, chiar ale propriilor salariai;

n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate numai
acestora;

Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor discutate.
Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat
(vezi; H.G. 479 /1972);

Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i obiectul
audientei;

Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara
organizaiei;

La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri,
tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila;

Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;

155

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.

O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea
patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.

Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a aprut
i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate electronic.
III. Funcia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii



Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni din mediul
economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz frecvent
munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influennd negativ calitatea
rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere.

Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de specialitii n
domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40% din timpul de lucru al
directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de lucru nentrerupt, iar cel de peste
30 minute, mai puin de 20%.

Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei de legtur
i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe.

3.1. Comunicrile telefonice

Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie echipamentul
esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunicaiei.

n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit iniial telefonic.

n exercitarea funciei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situaii diferite.
156


3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n afara
organizaiei

Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc Lista
numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele rubrici: numele i
adresa organizaiei; numele persoanei i funcia; codul rii; codul zonei; numrul de interior.

n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se consemneaz, n
ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes a organizaiei.

n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are legturi,
Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele fiecrui agent
economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate permite o actualizare permanent, fr
a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau organizaie care apare pe parcurs
poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic, sptmnal)
se poate ntocmi o fi care se va aeza n faa celorlalte n fiier. De asemenea, fiele pot permite
i notarea altor informaii ce intr n sfera de interes a secretariatului, pe lng cele menionate
anterior, pentru list.
Numele i adresa

Companiei
Nume persoane

Funcia
Numrul de telefon

Cod ar
Cod Zon
Telefon
numr exemp

CORES IND SRL
157


Hotel Aurora, ap.1012.

Constana
Petrescu Ion

director

vnzri
0241
8700
623145
4

comp paper sa

Str. Celulozei nr.6

Constana
Ion Mirela

Director general
0241
8600
688841

0722197422
Secretariat

158

Direct


Agenda cu adrese i numere de telefon

Satisfaciile deosebite le poate oferi, ns, Agenda electronic, care permite regsirea rapid a
informaiilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul calculatorului.

Profesionalism la telefon

nainte de a apela, se noteaz informaiile care vor fi solicitate; se recomand ca o convorbire
telefonica s fie la fel de bine pregtit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la indemna orice
document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunztoare;

La semnalarea rspunsului, secretara i rostete clar numele precum i numele persoanei cu
care dorete s ntre n contact;

n cazul n care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o persoan
ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este secretara celui cu grad
ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s gseasc la aparat eful, nu secretara;

ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale celor doi
conductori;

ntre conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de ctre secretara a
celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea;

n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a fost bine
neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet ntotdeauna;

n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul:

159

A de la ANA

B de la BARBU

C de la COSTICA etc.

3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii

Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una dintre sarcinile cele mai
complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea pozitiv a situaiilor
depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord secretariatului dar i de abilitatea
secretariatului de a transforma aceste nelegeri n principii i tehnici, fr a intra n conflict cu
solicitanii.

n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi:

ntlnirea, la nceputul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei de birou, privind
ntlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de aciune pentru cele mai importante i
urgente chestiuni care necesit atenie;

ntocmirea unei liste de accesibiliti cu persoanele care au acces nelimitat, a celor pentru care
conductorul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evitai n totalitate; acest
procedeu presupune confidenialitate, iar aplicarea lui fr a se face simit de cei ce solicit
accesul, depinde de inspiraia secretarei. Imaginaia este nelimitat n astfel de situaii.

n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai nti
toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul conductorului, l va
informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau o programare ntro perioad de
timp viitoare.

Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe aptitudini
de comunicare eficient:

secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;
160


telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att pentru
conducere ct i pentru cei care apeleaz;

la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele organizaiei,
dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agenia EFICIENT, Buna ziua !; se vor evita,
astfel ntrebri i discuii inutile pentru stabilirea legturii;

o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe lista de
persoane restricionate sau evitate;

legtura telefonic cu conductorul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se prezint i
n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate;

n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va refuza, la
rndul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerndui si exprime n scris comunicarea,
eventual cu meniunea confidenial urgent

atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organizaie,
convorbirile vor fi direcionate ctre acestea;

dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin da i nu sunt
indicate pentru a o descuraja.

n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii, secretara va
ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei;
ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor;

dac se ntrerupe ntmpltor legtura, se pune telefonul n furc i se ateapt un alt apel;

eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt
convorbirii;

161

este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru notaii curente, care vor fi
verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii;

dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat
informate asupra coninutului;

n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informaii ce presupun actualizarea unor
documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea conductorului.

Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se recunoate
numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns nainte de a ridica receptorul
mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De asemenea, ntrun birou n care se lucreaz cu
mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa de a opera selectiv,
conform urgenelor i prioritilor.

Preluarea mesajelor n absena conductorului i informarea operativ a acestuia.

n astfel de situaii, exist cteva reguli:

mesajele vor fi ntotdeauna notate;

nota pentru preluarea mesajelor poate fi parial imprimat, cuprinznd urmtoarele elemente:
data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei creia ia fost adresat mesajul; numele
solicitantului i adresa; numrul de telefon; detalii precise despre mesajul primit.

MODEL A
Not telefonic nr. din.

Pentru ..

Numele solicitantului ..

162

Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei

A telefonat .va reveni dorete s vad

V rog s sunai ..va trece pe aici problema urgent.

Coninutul mesajului .

Dataora..

Cine transmite

Cine primete


MODEL B
Dl. Mihai Stnescu

n timp ce erai plecat

Dl. George Ivnescu

De la S.C. MARVIMEX SRL

Nr.telefon 041/ 691423

A telefonat
X
Rugm sunai
163

X

A trecut pe aici
Va reveni

Dorete s v vad
Urgent
X

Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi n ora sptmna viitoare vnd ar dori s v ntlnii pentru a
discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din data de 3 ianuarie. V roag s l sunai n cursul
zilei de azi.

Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30

Mesaj primit de: Laura Panait


De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii:

dac dorete s vorbeasc cu altcineva;

dac va reveni;

dac dorete s lase un mesaj.

Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n linite, dup un crochiu
luat pe hrtie.

Notele telefonice se nregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz.
164


Transmiterea unui mesaj. Recomandri:

innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se transmite, se va
face pauz dup fiecare fraz;

atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre sau litere;

se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;

nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru c nu exist
sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie rugat s fac o
cerere scris iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista pentru revenirea cu un
telefon, avnd rgazul s se consulte cu conductorul.

Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente sosesc la orice
or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas.

Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul prenregistrat
care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele organizaiei, un salut i scuze
pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul. n cazul n care exist o
limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific acest lucru. Se recomand, de
asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora la care la care au sunat.

Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost cutate.

3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea

Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr legtura cu
problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de contacte dac nu sunt
controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc.

n astfel de situaii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neeseniale.
165


Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile personale ale
secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan n tandemul conductor
secretar.

Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de politica
managementului privind contactele cu vizitatorii.

Conform unor studii de management[1] n practic, managerii opereaz prin sintagmele ua
nchis i ua deschis care trebuie nelese n mod metaforic n sensul introducerii sau eliminrii
unor bariere precum:

a) pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcue indicatoare sau
printrun sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i tranant n comunicare,
evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea unui munte de hrtii n faetc.

b) pentru ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este practic nchis,
aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputaii care invit la ntreruperi frecvente.

Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la propria
distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii.

n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai poate
controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua nchis devine la fel de incomod
pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate nlesni sau mpiedica
contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient.

Pentru secretara aflat ntruna din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o bun
cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai potrivite
momente pentru a stabili legturile.

i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau interzis.

Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea acestei funcii
depinde n mod special de spiritul de echip n relaia managersecretar.
166


IV. FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI



Exercitarea acestei funcii presupune:

participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea
manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru degrevarea de o serie de
sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu
aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formaliti financiare, organizarea cltoriilor
ntocmirea delegaiilor, confirmarea delegaiilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor
materiale, realizarea unor sarcini administrative etc.

programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin ntocmirea unor
instrumente de eviden.

A) Comunicrile de grup sau de echip n cadrul organizaiilor

4.1. edinele. Consftuirile. ntlnirile de lucru

edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup, practicate n procesul
de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i de grup, n luarea deciziilor.

edina este cea mai utilizat metod de management.

La edin pot participa de la civa colaboratori ai managementului sau un numr destul de
numeros al angajailor n funcie de scopul urmrit.

Caracteristici specifice:

167

Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n general, edinele
coordonate de managerul general;

Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei;

Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabiliti;

Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative;

Particip persoane concrete, nominalizate;

Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore;

Se comunic direct unilateral i bilateral;

Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei.

innd cont de apartenena participanilor la organizaie sau mediu extern, edinele pot fi:

a) edine organizate numai cu participarea personalului angajat: edine la nivel de conducere
(edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferite compartimente, adunri
generale, edine de negociere cu organizaia sindical, conferine cu asociaii profesionale interne,
consftuiri, conferine de pres, ntlniri de lucru.

n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit (edinele A.G.A.) pot participa
i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale.

b) edine organizate i cu participarea unor reprezentani din mediul economico-social extern;
precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori, reprezentani ai autoritilor de stat.

edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:
168


culege informaii;

schimba preri i analiza situaiei periodice;

informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii;

prezenta proiectele i deciziile luate;

soluiona problemele mpreun;

face schimb de interese;

stimula contracte;

ncheia contracte;

rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai puin, sunt delimitate
urmtoarele tipuri de edine:

edine decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i strategic, unicat
n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor obiective;

edine de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informaii, edina
fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed back-ului. n funcie
de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui calendar prestabilit (sptmnal,
lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situaii speciale, urgene i/sau complexe;

169

edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor situaii speciale
previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare.

Putem spune c exploateaz zona viitorului.

n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de creativitate al
personalului;

edine de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din
compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De regul
sunt edine operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau programe de o
complexitate mai deosebit;

edinele eterogene ntrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri de edine
prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului superior i mediu al
firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaiilor de specialitate, aceasta
explicndu-se prin criza de timp a participanilor sau prin ignorarea utilizrii edinei ca pe o metod
cu specific i cerine proprii.

edinele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i rezolvare
urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane care implic schimbri.

4.1.1. Proceduri organizatorice

Rezultatele unei edine depind, n primul rnd, de coninutul acesteia i de hotrrile luate. ntr-o
mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i desfurare a ntlnirii precum i de
urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n cadrul acestuia.

Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct la toate
etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe secretare n pregtirea
reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind organizarea
acestora.

Pregtirea edinelor

170

Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei edine este foarte
important pentru desfurarea ei cu succes.

Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile, precum:

stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi;

stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor edinei;

stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii i a datei limit
de distribuire a lor (minim ase zile nainte);

stabilirea locului, datei, orei de ncepere.

Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut sub diferite denumiri:
Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Coninutul agendei este stabilit, n principal, de
managerul care organizeaz edina. Agenda de lucru este, de obicei, dactilografiat i distribuit de
secretariat, pentru a informa membrii participani asupra subiectelor ce vor fi discutate.

Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire, pentru ca
membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate i s poat
pregti, eventual, documentele necesare.

De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa timpul sau de a
anuna eventuala absen motivat.

Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor.

Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau tabele
nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participanilor la edin.

Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora dezbaterile nu
s-au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la punctul: Probleme ale ultimei edine.
171


De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare.

De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot cere includerea
anumitor chestiuni pentru discutarea n edin.

Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine:

1) Antetul organizaiei;

2) Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de departamente
etc.);

3) Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de ncepere i de ncheiere, locul;

4) Scuze pentru absen;

5) Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a problemelor de
discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate).

Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de nregistrarea discuiilor.

ANTET

NOT DE CONVOCARE

cu privire la edina (Consiliului de Administraie)

organizata la . n ziua de .

172

cu ncepere de la ora pn la ora

Puncte ale Agendei

1. Scuze pentru absen ------------------------

2. Probleme ale ultimei edine ----------------

3. Ordinea de zi:

1.

2.

Dac avei puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai n spaiul de
mai jos i s napoiai aceast not la secretariat, la data de . Putei ataa Agendei i
nota sau documentele care explic chestiunea pe care dorii s-o includei.

..
..

Data DIRECTOR/PREEDINTE,

Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora. Sunt
situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmnal, decadal sau lunar, n
aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru care, participanii sunt, n general,
pregtii.

Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru constatarea
eventualelor absene.

173

n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul de
administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale menionate.

n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se public n ziare
locale sau centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele normative care impun aceasta.

Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine informaii
suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer conductorului detaliile
necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se lase un spaiu
liber unde conductorul i noteaz propriile observaii.

Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va consulta cu
conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra eventualelor termene
limita de rezolvare.

Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape:

se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru ordinea
de zi;

se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza problemele a cror
dezbatere trebuie continuat;

se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei curente s nu se
suprapun cu problemele prevzute n edinele periodice;

se introduc punctele agendei n ordine logic;

se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s neleag fiecare punct din
ordinea de zi;

se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei;

174

se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de decizii sau
alt scop;

se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam, oferte de preuri
etc.) i indic anexarea lor;

se include punctul Diverse i se specific dac exist participani care mai trebuie anunai
despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei;

se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;

se menioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz, cine ntocmete procesul verbal i dac
aceste funcii se exercit prin rotaie;

se depune schia agendei pentru dactilografiat;

se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii, tuturor persoanelor
ce trebuie s participe la edina.

Desfurarea edinelor

Rolul decisiv, n reuita dezbaterilor, i aparine conductorului. Acesta va deschide edina,
prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute.

n orice edin, n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat decizia final,
argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru fiecare punct din
ordinea de zi i cine este responsabil de aciune.

Cele mai multe edine, indiferent de scop, beneficiaz de nregistrri n procese verbale sau minute.

Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel i exact a unei comunicri verbale, de
unde i vine i numele.
175


Orice ntlnire de grup, n cadrul organizaiei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie nregistrat,
nscris, pentru a servi drept baza pentru aciunile ulterioare. Deci, oricare ar fi scopul unei ntlniri,
nregistrarea scris, sub forma proceselor verbale, este extrem de utila i necesara. Aceste
consemnri, furnizeaz referiri utile, privind evoluia problemelor, reducnd, astfel, posibilitatea
nenelegerii hotrrilor luate, problemelor ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale s
fie pstrate, putnd constitui singurele dovezi probatorii n cazul unor nenelegeri ce pot afecta
organizaia.

Procesul verbal este autentificat prin semntura participanilor, care se realizeaz la sfritul
edinei.

nainte de a fi semnat, se citete cu voce tare n faa participanilor la reuniune de ctre o alt
persoan dect cea care a scris.

Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, n responsabilitatea secretariatului.

n vederea pregtirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin, secretara s se informeze
asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificnd i proceselor
verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al organizaiei n acest sens, i dac
trebuie respectat.

Elementele procesului verbal de consemnare sunt:

1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participanilor, numrul persoanelor
absente i ordinea de zi;

2) coninutul rezumat al informaiilor, al problemelor discutate, soluiile adoptate, i persoanele
responsabile, termene de execuie dac e cazul. Se noteaz numele fiecrui vorbitor, prezentndu-
se n rezumat intervenia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a III-a, timpul trecut.

3) partea final, n care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic n ordine
ierarhic numele participanilor pentru semntur.

Model:
176


Proces verbal

ntocmit cu ocazia edinei din (data, ziua, luna, anul)

edina s-a inut n prezena: (nume, funcii) i a celor .

(nr.) de membri, n total (nr.) de persoane.

S-au constatat(nr.) absene: (nr.) motivai i(nr.) nemotivai.

edina a nceput la ora; Dl. . anun ordinea de zi:

1.

2.

Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces verbal.

Numele participanilor pentru semntur.

(Se respect ordinea ierarhic a funciilor)

Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doar de procedura:

Procesul verbal, ntocmit n timpul edinei sub forma manuscris, reprezint forma final a
documentului, fiind citit i semnat la sfritul edinei. Procesele verbale se consemneaz de obicei
ntr-un registru rezervat special acestui scop;

177

Minutele, elaborate n timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau procesate
dup edin, dup care sunt verificate de conductor i distribuite participanilor pentru semnare i
pentru reluarea discuiilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece, elementele cuprinse n minute
reprezint doar situaia discuiilor la un moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere
de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului urmrit.

Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form preliminar
de nregistrare a discuiilor i nelegerilor ntre delegaii anumitor uniti, atunci cnd se urmrete
ncheierea unui contract economic.

Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro i contra pentru
decizii importante.

Etape de ntocmire, n timpul edinei:

se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edina;

se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru absen;

se identific subiectele discuiei; se folosete agenda ca ghid;

urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai nti a problemelor de rutin:
minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute, corespondena primit;

se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un scurt
rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i pn cnd;

se d fiecrei minute un numr de referin, consecutiv;

se ine pasul cu evoluia edinei;

se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu;
178


se nregistreaz sub form de not i, pe ct posibil, se evit nregistrarea cuvnt cu cuvnt;

se folosesc propoziii i paragrafe scurte i clare.

Dup edin:

se schieaz minutele clar;

se face verificarea cu o alt persoan preferabil cu lidearul oficial al edinei;

se dactilografiaz, folosind o aezare n pagin clar;

se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin, precum i
celorlalte persoane care trebuie s fie informate;

se ndosariaz minutele cu grij: organizaiile pot avea reguli n privina ndosarierii
minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate.

se verific dac aciunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate.

Observaii:

n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele:

strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse;

introducerea prea multor nume de persoane;

introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;
179


amnarea redactrii, n cazul minutelor; informaiile nu vor mai fi la fel de proaspete n
memorie;

faptul de a fi influenai de statutul membrilor;

neglijarea datelor de desfurare a urmtoarei edine, secretara asigurndu-se ca locul,
data, ora au fost stabilite.

In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip, parial imprimate,
care vor fi completate n timpul edinei, eliminndu-se, astfel o serie de operaiuni care sustrag
atenia [1] .

MINUTA EDINEI
Participani

Dl.Barbu

Dl.Panait

Dra Moise

Dl.Petre

Dl.Cristea

D.Furtun

D.Costea

180

Dl.Popescu
Distribuie adiional

Dl.Cristea

Dl.Furtun

Dl.Costea

Dl.Popescu

- cri tehnice de calitate

- certificare de garanie

- condiii de vnzare/nchiriere

- caracteristici tehnice
Subiect:

Vnzare i nchiriere maini i utilaje

Data

23.04.2002
Ora

10,00

181

Locul

S.C. ERCO SA
Condus de

Dl.Barbu

Organizat de:

S.C. ERCO SA
Telefon

041/689.351

Subiect
Sumar/Aciuni
Responsabil
Termen

Creterea vnzrilor
Actelor necesare
Dl.Costea

Dra Moise
30.04.2002

nchirierea autobasculant
Proces verbal de

182

nchiriere
- -
27.04.202

Vnzare excavator
_ _
02.05.2002


Asistena i controlul secretariatului se exercit, n astfel de manifestri, printr-o planificare a
aciunilor, astfel:

Cu trei sptmni nainte de edin:

se stabilete proiectul listei participanilor;

se ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edina pe baza indicaiilor conducerii;

se alege o sal corespunztoare;

se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare

Cu zece zile nainte de edina:

se verific primirea invitaiilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirmrile de
participare la edina;

se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea;

183

se obin toate documentele sau informaiile necesare de la persoanele care nu pot participa la
edina;

se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edina i se iau msuri pentru
multiplicare;

se difuzeaz materialele participanilor;

Cu ase zile nainte de edin:

se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate n edina;

se pregtesc dosare pentru toi participanii;

se asigur aparatura de proiecie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i amplificare i
se verifica funcionarea acesteia;

se stabilesc stenografele care vor lucra n edina;

Cu dou zile nainte de edin:

se va pregti rechizita necesar desfurrii edinei, inclusiv exemplare n plus ale agendei de
lucru;

se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru dotarea slii cu
suficiente scaune, sau mese, condiii de aerisire i iluminat, decoraiuni, etc.

se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menionat;

se va asigura de existena indicatoarelor spre sala de edine, dac e cazul;

184

In ajunul edinei:

se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;

se verific funcionarea aparaturii n sala de edine, poziia prizelor i a altor aspecte legate de
funcionarea acestora;

se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor, erveelelor etc. n
sala de edina;

va pregti un anun, care va fi atrnat pe ua slii, spre a atrage atenia trectorilor s nu
deranjeze;

va verifica cu suficient timp nainte de edin, lista acestor probleme, s se asigure de
rezolvarea lor;

In ziua edinei

se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de punerea n funciune a
robotului telefonic;

va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup ntlnire;

va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele menionate anterior

va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun n ultimul moment c nu
vor participa la edin;

va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i
corespondena indicata de conductor;

l va ajuta pe conductorul edinei, nmnndu-i documentele necesare, aflate n discuie;
185


va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;

n timpul redactrii procesului se va asigura c a neles corect problemele ridicate, cernd
explicaii dac este cazul;

va discuta cu conductorul edinei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va consemna toate
dezbaterile, punctele principale sau numai hotrrile adoptate i aciunile de stabilit;

dac se ntmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup politicos
pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au ntmplat;

noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor;

are grij ca toi participanii la edin s semneze procesul verbal.

Dup edin

strnge toate hrtiile rmase n sal;

dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edin secretara
dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis participanilor pentru citire i
semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare);

ndosariaz documentele folosite n edina;

consemneaz n agend data urmtoarei edine;

va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden, eventuale termene de
scaden sau alte aciuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat pentru ndeplinirea lor la
timp.

186

Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor ndatoririle participanilor la edin [2] .

4.1.2 ntlnirile de lucru

Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edinele. Se desfoar de obicei cu participarea unui
numr redus de persoane, din rndul angajailor sau al partenerilor de afaceri.

Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute n dinamica
procesului de coordonare a organizaiei, ntlnirile de lucru presupun o pregtire din timp pentru
ntrunirea participanilor, chiar dac se desfoar n condiii mai reduse de timp.

Dificulti de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un numr mai mare de persoane.
Iat, cteva aspecte ce trebuie avute n vedere:

Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta va fi contactat
de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat.

Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi stabilite de
comun acord.

Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu funcie ierarhic superioar, se va solicita n
numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit.

Secretara trebuie s includ n agend i s comunice conducerii cu precizie ora ziua i locul
ntlnirii.

Secretara va pregti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situaii financiare, scheme etc.

ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane.

O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i ore care
s convin tuturor persoanelor implicate.
187


n practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee:

se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora n funcie de cea stabilit
de primul interlocutor;

se ntocmete un tabel n care se menioneaz data i ora la care este disponibil fiecare
participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt disponibile. Data i ora
fixat va fi transmis tuturor persoanelor.

4.1.3 Teleconferinele

Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de ntlniri, fr a fi
necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient prezena lor n faa unui telefon
sau ntr-un studio.

Tipuri de teleconferine:

Videoconferinele

Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag persoane
din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cu camere de luat vederi, monitoare
i un microfon. Multe organizaii mari, naionale i internaionale, au propriile lor studiouri. n timpul
conferinei se pot folosi hrtii desene, schie, imagini video.

Avantaje:

Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau douzeci de ori mai puin
dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe toi participanii la o edin.

Urgena demarrii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni, precum cele
menionate, pentru pregtire i desfurare.

188

Dezavantaje:

Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al perceperii mesajului
nonverbal sau al posibilitii unor negocieri prin comunicrile neoficiale realizate n pauze.

De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participare nelimitat la discuie,
fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a permite camerei de luat vederi s
focalizeze.

Audioconferina

Conferinele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a participanilor aflai la
distan. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dac are facilitile necesare.
Dac se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale obinute cu ajutorul scanerelor i
faxurilor. Pentru a facilita discuia cu persoane din strintate poate fi angajat un translator. De
asemenea, discuiile pot fi nregistrate i ascultate.

Avantaje:

Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferinelor dar costurile sunt mai
ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edine scurte ntr-o sptmn dect una
lung pe lun.

4.1.4. Teleconferina pe computer

Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice.

Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatii cuprinztoare.

Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt:

Conferinele on-line pe cale electronica
189


Sprijinirea proceselor de decizie n grup

Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii i a evalurii
edinelor i a conferinelor. n acest scop se pun la dispoziie instrumente care permit desfurarea
structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil att coordonarea fluxurilor, ct i
generarea i distribuirea direcionat a mesajelor.

B) Reuniunile sau manifestrile colective temporare

Expresia manifestri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care participa de cele mai
multe ori persoane care lucreaz n acelai domeniu de activitate, n diferite organizaii, chiar
concurente.

n funcie de coninutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiinifice, profesionale, culturale,
inaugurale sau aniversare.

Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, n instituii de nvmnt,
cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a-i pune de acord activitatea practic
cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate n care fiineaz.

n cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr-un domeniu de
activitate, din mediul extern.

Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane, consftuiri, sesiuni
de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc.

O delimitare clar ntre aceste noiuni nu este univoc clarificat de literatura de specialitate.
Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres, conferin etc. aceste
manifestri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel:

Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organizaionale cu mediul economico-social.
Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul n care-si desfoar activitatea ea fiind nsi
produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare deosebit n viaa economico-social,
constituind una dintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i imaginii unei organizaii.
190


Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existena unui auditoriu;

Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat;

Desfurarea este temporar, variind de la cteva ore la la cteva zile n funcie de amploarea
manifestrii;

Cadrul de desfurare este special amenajat

In practica organizaiilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este gndit n
funcie de civa factori, precum:

proporiile participrii

gradul de oficializare

procedurile organizatorice

Astfel, se pot distinge:

4.2. Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n simpozioane,
sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ;

4.3. Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese rotunde i
dezbateri, consftuiri;

4.4. Manifestri cu caracter mai puin oficial, precum mesele de lucru (masa bufet, cocktailurile,
recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri (aniversari, Crciun, pensionari, excursii
organizate de firm etc).

191

Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de comunicri scrise
ntre specialiti, n faa unui auditoriu interesat de tematica abordata.

Dup proporiile manifestrii pot fi:

Simpozioane internaionale cu participarea specialitilor din diferite colturi ale lumii care s-au
constituit n asociaii profesionale sau tiinifice sau care desfoar activiti n diferite organisme
de cercetare, nvmnt sau producie. Se organizeaz pe o anumit tematic din paleta de
preocupri a specialitilor. Uneori simpozioanele internaionale sunt numite i congrese
internaionale sau n alte cazuri conferine.

Simpozioanele naionale sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumit domeniu de activitate,
care au ca obiect de activitate cercetarea i care aparin unor asociaii naionale. Pot participa i alte
organisme interesate de tematica dezbtut.

Colocviile tiinifice sunt convorbiri, discuii dezbateri organizate pe o anumit tema dinainte stabilita,
ntr-un anumit domeniu al tiinei.

Conferinele se pot desfura sub mai multe forme, precum:

expuneri fcute n faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare, politice, economice etc.
Scopul sau este informarea i instruirea publicului.

ntruniri culturale, tiinifice, economice etc. cu reprezentani autorizai cu scopul de a dezbate
probleme de specialitate i de a hotr asupra activitii curente sau de perspectiv.

conferine-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n situaiile de formare i
perfecionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu participare naional sau
internaional.

Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu un numr mai
restrns de invitai. Abordeaz n general, teme teoretice i practice cu aplicabilitate imediat ct i
de perspectiv.

4.2.1 Gestionarea manifestrilor colective
192


Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc eseniali urmtorii factori: a)
temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile.

Pentru coordonarea unor astfel de activiti se nsrcineaz, de obicei, o echipa responsabila,
compusa din salariai dac organizaia nu dispune de un serviciu specializat de Protocol sau Relaii
Publice. Este important s se stabileasc competentele tuturor membrilor acesteia, ntocmindu-se
lista sarcinilor concrete, prevzut cu termenele de ndeplinire ale acestora.

In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare in special n
planificarea aciunilor i urmrirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor imprimate, n aciuni de
protocol sau alte tehnici specifice de secretariat.

Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de specializare
pe aceast direcie, innd cont de faptul c aceste manifestri reprezint parte a comunicaiei i
Relaiilor Publice.

De aceea vom ncerca s redm n continuare cteva detalii de organizare pentru fiecare etap a
manifestrilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul.

Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experiena organizaiilor,
de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele trebuie abordate ca o list de
verificare care poate fi, bineneles actualizat i lrgit n funcie de noi tehnici i idei

Indicaii generale

Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze:

definirea obiectivelor;

planificarea

execuia
193


evaluarea

verificarea succesului

Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate de conductorul
manifestrii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia pregtind o list cuprinztoare, n care s
fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestrii respective.

Planificarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme:

1) Tipul manifestrii i tema;

2) Cercul participanilor;

3) Momentul manifestrii;

4) Durata manifestrii;

5) Locul desfurrii

6) Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii).

ntreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupune urmtoarele
operaiuni:

scrierea invitaiilor

stabilirea locurilor de cazare, conveniile cu hotelurile dac e cazul i locurile de parcare;

194

alegerea i angajarea referenilor;

stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare

echiparea slilor;

rezervarea cazrilor la hotel;

In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian normal,
efectuarea multiplelor pregtiri.

Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor, mai ales n
toiul evenimentelor.

Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie uitate
lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea aciunilor. n general lista trebuie s
cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul organizrii i conducerii unei reuniuni
pentru a evita situaii stnjenitoare.

Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list sunt universal
valabile.

Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control:

- Publicitate promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii, cum se ajunge,
telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii presei, copii ale interveniilor, copii
ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier, contacte personale diverse.

- Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize microfon,
numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri sanitare, acces la telefon, scri,
ascensoare, instalaii de termoreglare, instalaii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul
la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea slii, spatii de expunere, panouri / aviziere,
impactul emoional (design, estetica), diverse.

195

- Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane, casetofon i
casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied pentru afiare de
avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, cni i pahare cu ap,
instalaii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, maini de scris, couri
de hrtii, table de afiat buletine, mas pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris,
cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse.

- Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor, pixuri cu mine
groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace, foarfeci,
capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul manifestrii, publicaiile
organizaiei, materiale de expoziie, flori sau aranjamente florale, decoraiuni, postere, afie, foi cu
instruciuni, menionarea n scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifestrii,
mape, diverse.

- Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria pentru dotare
tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire buletine, hrtie, inclusiv calc,),
materiale de scris, transport, mesele participanilor, bar, cafea, rcoritoare, multiplicarea
materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecii, operator microfoane, traductori, program
distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse.

- Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate; sortarea i
pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea notielor,
memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invitailor de
onoare, referenilor i eventual participanilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor i a
cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea
plii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul i tragerea concluziilor
pentru viitoarele manifestri; rezolvarea eventualei corespondene, notarea i memorarea
modificrilor de adrese.

Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest scop o
banc proprie de date n care poate ncrca i din care poate apela pentru culegerea datelor de
baz ale persoanelor, hotelurilor etc.

Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii rutiere, mersul
trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe CD-Rom (compact
discuri).

De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine, precum cele
menionate n capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fi de un real folos pentru
196

comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la Internet, evitndu-se multe costuri de
comunicare.
V. FUNCIA DE REPREZENTARE

Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n relaiile interpersonale ale
managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern.

Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de management,
asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea rspunsului ce o caracterizeaz.
Cercetrile specialitilor n domeniul managementului evideniaz faptul c, peste 70% din timpul de
lucru al managerului se consum n comunicri interpersonale i comunicri de grup sau de echip
[1] . n general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare,
la nivelul organizaiilor, n scopul declanrii de aciuni care conduc la atingerea obiectivelor

n aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al managementului,
au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale.

Dincolo de provocrile profesionale n faa tehnologiei informaionale i comunicaionale,
competenele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni. Conducerea
organizaiilor care se desfoar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau
asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se comporte conform noilor
cerine.

Situaii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit funcia de reprezentare, la nivelul
organizaiilor, le reprezint: primirea vizitatorilor, audientele, relaiile cu reprezentanii presei,
negocierile.

Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condiiile preliminare pentru desfurarea
eficient i n bune condiiuni a acestor contacte.

Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, ns, raportat numai la aceste aciuni specifice
procesului de management. Posibilitile de reprezentare depesc aceast sfer, dac ne raportm
la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivel al organizaiei, menionate n capitolele
anterioare.

197

Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele mai diverse, de la
simple informaii sau eliberri de nscrisuri pn la situaii complexe de comunicare oficial n
absena managerului.

Funcia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de organizaie,
secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organizaii, n sensul c, ele sunt primele
persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd influena pozitiv sau negativ
imaginea organizaiei. n lipsa unui serviciu de Relaii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o
serie de aciuni de imagine, mai ales n cazul comunicrii n interior i exterior. De pild, felul n care-
l trateaz la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor influeneaz
puternic imaginea firmei n viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat i
inspirat, consecvent i ponderat poate crea adevrate puni ntre oamenii cu care comunic
organizaia. Posibilitile lor de influenare direct i indirect depind de: treapta ierarhic a efilor,
de domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria iniiativ i iradiere personala.

Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz n
perfecionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n competentele
sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar trebuie s plac, s
tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului care place, care tie s se
fac plcut, s comunice pe plan individual i profesional. Deoarece aceste aspecte in de alte
domenii ale cercetrii, precum psihologia social, n contextul acestui manual am ncercat doar s
exprimm cteva idei care s releve idealul.

n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este arma cu care se
nvinge n orice profesiune.
ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE

Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu

Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

Prof. Maria Petre

Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti
198


Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili (uori
deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii
soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor.
Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse n
documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic
sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala surs
de informare documentar.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt,
se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale documentul este
definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o informaie nregistrat pe un
segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informaii, nregistrarea lor, suportul.

Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n
Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice
surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore,
cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric[1].

Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care servete
la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate
de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin
documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege: acte oficiale i particulare,
diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari,
pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i
informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romani n strintate[2].

Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informaiei
ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive naionale,
departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colecii.

Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat,
de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de rspundere n
stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific, cultural sau artistica
a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale
i culturale a rii[3].

199

In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat,
organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de
ctre persoanele fizice[4].

Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin
alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau
de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe,
lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai documentelor
care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic
diferit dar au form i raporturi asemntoare.

S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic,
s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu mai
ndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii
de clasificare:

A. Dup deinerea arhivelor:

arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;

arhive ale Arhivelor Naionale;

arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.

B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:

arhive curente (de registratur);

arhive de depozit;

200

arhive istorice (permanente).

C. Dup ornduirea social:

arhive feudale;

arhive moderne;

arhive capitaliste;

arhive socialiste.

D. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat
i care beneficia de coninutul lui);

arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);

arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i eviden);
copierea se fcea n registru;

arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).

E. Dup creatorii arhivelor:

arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;

arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;

201

arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curi cu juri
etc.;

arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin
meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;

arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale economiei
i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;

arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiinarea
oficiilor statistice (1859);

arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major;

arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri
pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;

arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i pstra
interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);

arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci,
muzee;

arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri;
dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universiti;

arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele
cele mai vechi;

arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat
conservate contient de ctre o persoan;

202

arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca
persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au pstrat n
proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.

F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina plantei
numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din prelucrarea
pieilor unor animale), scoara de copac.

G. Dup modul de percepere de ctre om:

arhive vizuale;

arhive sonore;

arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea
acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta
lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai
multe criterii de clasificare.

Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea
prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor
istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrrea
Guvernului Romniei nr.769/1991.

Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau
fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege
a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele Romniei.
Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic
Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului
de Interne.

203

Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la revin o
serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele
Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie cerinele n
materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul
recunoate importana i rolul arhivelor n stat.

Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar, Arhivele
Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s
completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996.

Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc documentele ce
fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea
i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale; obligaiile deintorilor i
creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv, conform complexitii i cantitii de
arhiv precum i structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea
unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile
personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile,
Arhivelor Naionale, nfiinarea, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea
instituiilor cu implicaii asupra compartimentului de arhiv;

Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea documentelor i pn la
depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se aplic n cazul nerespectrii
acestor obligaii.

Evidena documentelor

Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele
intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-
ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de documente), fr ca
numerele de nregistrare date documentelor s se repete.

nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere al
fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor.

Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea
precis a circuitului lor.
204


Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora
se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de
nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre
nregistrare i rezolvare.[8]

nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1
ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.

n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data
nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul
anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data
expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se
conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup
rezolvarea documentului.

Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n
dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al
documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i
documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.

n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al
documentului la care se rspunde.

Gruparea documentelor n dosare

Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre
rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar.

Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i
termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

205

Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a
documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu
documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea
documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a
formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de
constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discernmnt,
repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai problem i cu
acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form
determinat grupa de documente create ntr-o instituie.[9]

Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui
tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme
n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea
repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor
pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast
accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat.

Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii
dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la
nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora dispuneau constituirea
dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz.

Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea
intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet.

Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul
dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv:
clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice,
inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc.

O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare
necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza
nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11]

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de
organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe
probleme i termene de pstrare.
206


El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]

n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care
figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.

n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere
majuscule.

n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar
numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.

n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.

Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate
fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac
creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici
compartimente de munc.

La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la rubrica
rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.

n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui
se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea creatorului
de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le conin
documentele.

n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent
(prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct
se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi
stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se
presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng
termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La expirarea
termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dup caz,
pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.

207

ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de
pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv,
cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se
constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare
permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n
original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar
separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz
instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte
documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care
execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n
exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective.

Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare difereniate,
n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, ex.:
dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare, planurile periodice,
situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare.

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s
nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu
rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie
care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i
regsirii lor.[13]

Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura
creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni,
nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul
compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de
documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc
ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se ntocmete un
nomenclator nou.

De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe care
le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se
pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter
secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14]

Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiecrui
compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice
compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se
nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare.

208

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel
central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup
confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui.

Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea
corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a
indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.
Constituirea dosarelor

i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care
la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de organizare a arhivei n ara
Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa
toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine
cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup
sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte
detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm.

n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul
secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr-un an au fost
pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins
mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic
de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i
sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai
fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel
al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]

Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la
compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se
efectueaz o serie de operaiuni.

Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup
alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic,
actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o
atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au
fost desprinse.

Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri
personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema
din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor.
209

Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac
obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.

nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul
fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de
asigurare a integritii fondului.
Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv

Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult
inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda
indirect sau pe fie.

Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta
dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spaiu i
mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de
arhiv.

Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite nlturarea
eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor,
iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe
calculator.[16]

Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de
inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu
acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare
compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator.
n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct,
distinct.

Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare
pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face
predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele
nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n
inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii
dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va
meniona acest lucru.

210

Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze,
rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i
perioada la care se refer.

Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul
dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu
denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va
reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor
importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se
vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii extremi.

Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin eficiena
maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu
trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe. Informaia
privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda
diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18]

Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de
documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui proces
verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului
de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n
cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator care
efectueaz corecturile ce se impun.[19]

Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden
curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20]

Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent
se deschide cte o partid pentru fiecare fond.

Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare
inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz:

Numrul de ordine al inventarului

Data prelurii documentelor din inventarul respectiv

211

Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

Datele extreme ale documentelor

Totalul dosarelor din inventar

Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv

Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ieiri se trec:

Data ieirii documentelor din eviden

Unde s-a predat

Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden

Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor
de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii, transferului ctre alt
unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute.[21]

Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza
unuia din urmtoarele acte, dup caz:

Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]

Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]
212


Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei
acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare,
aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.



Selecionarea documentelor

Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n
cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte
pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de
arhiv.

Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric,
n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a
celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.

Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de
depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Termenele de
pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a documentelor.
Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot
servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai
lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele
de personal, de plata retribuiei .a).[24]

Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente s
funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii
respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numii din
rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful
compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.[25]

Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care prin
pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n
msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente.
213


Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i experiena
celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a
nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s
chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare,
concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru
selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor,
indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra
documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge
documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la
pierderi irecuperabile de documente.[26]

Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint
comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat
dosarelor care au meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac comisia constat greeli de
ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie
pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i
compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul- verbal
(model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii
unitii. Sunt selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte
uniti i pstrate n depozitul acesteia.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-
verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n perioada
pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat,
pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale
Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.[28]

Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac,
potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel pierderea
unor informaii importante.

Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele
de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.

Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale,
se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea matricelor sigilare
scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr.
6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. n inventar, conform
anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de la
care s-a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc)
214

ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile
(diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei,
emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este
cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confecionrii.

Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea intrrii
lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se ncredineaz lucrarea
spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s judece documentele nu att de
pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s
aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de
activitate.[32]

Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37:
Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor
normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33]

Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n
care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat; gruparea
documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu
i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i
care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete de stat; gruparea
documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul
urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de
inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv
se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.

Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de
pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de
selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de stat.
Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special.

Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general
este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i
publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast operaiune
este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu
atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la
arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific.[34]
215


Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare

n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii
economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel cu
transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul
depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 40-42,
metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare.

Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea),
inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele tergale
i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i
compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar
n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se
ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n consideraie datele documentelor anexate.
Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.[35]

n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se
grupeaz pe probleme n dosare.

Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de
termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie, stabilind
unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific i practic.

n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu termene
de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea eliminrii lor
globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele ntocmite pentru
acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi,
cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i termenul de pstrare.[36]

Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere
i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul cercetrii tiinifice
date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn.

Folosirea documentelor
216


Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele
care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea tiinific; rezolvarea
unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase,
certificate.

Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup
30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se
poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c
documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere,
pentru protejarea lor.[37]

Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de documente,
din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate,
copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul
de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n
munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor
rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din
care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii
personale, datele se expun n ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz
certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea
fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).

Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare,
recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat,
menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a
precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din
certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.

n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic
n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se trimite spre
rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul
certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart
referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i
se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot.

Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil
sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la
dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.
217


Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru
fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i data
nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un
subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39]

Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un
registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz
rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea
arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe
copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare
pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia
ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i
semntura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura
arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.

n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume
fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare.
Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei)
din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar
al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data.

Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un depozit
este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de control. n
acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul
numerotat legat i certificat.

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic

Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai
mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri de
arhiv.

Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de informaie
tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din
hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a
scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face
fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace
moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii
regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies
218

ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se
refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de
compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup
crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat.
Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a
aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n
registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44].

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea
principiilor generale:

Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, instituie
sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau persoan fizic
(colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare.

Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice n
fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.

Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor arhivistice
din zona geografic n care au fost create.

Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori diferite
naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este necesar
gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic
(principiul compatibilitii sistemelor).[45]

Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot
constitui fonduri i colecii integrale.

Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor
ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate.

Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale,
ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a
criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i
deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor
constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46]
219


Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv

Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea
existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de
arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47]

Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze documentele
n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau
comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi
amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice,
variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii
de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit
cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei
trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de
protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente
i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate.

Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial s
urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu liber de
0,70,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie
dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a
documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea.

Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i
dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac
creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se
depoziteaz pe categorii.

Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi
cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i
cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ
de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie
s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit.

Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte
sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. Se vor
asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare,
ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani.
220


Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor,
fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte. Depozitele
vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte
precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat
a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor
Naionale sau direciilor judeene.

n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene
de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare.
Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poliele se
numeroteaz.[48]

Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele i
XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv.

Depunerea documentelor la Arhivele Naionale

Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional se
depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:

Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor;

Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac le
sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest caz depunnd
cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, al Arhivele Naionale.
221

Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii:
Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informaii, Serviciul
de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei
naionale, Academia Romn.[49]

Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de
alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena reprezentatului
Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi,
stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv
din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se
pred reprezentatului Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de
Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei
Sociale.

Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin
confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele
acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2
exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50]

Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul lui
fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal
se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare,
celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional, crora
statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor sau nu iau
msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce
fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform prevederilor
Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor
Naionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se face n termen
de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit
contravenia.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n spiritul
noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul registratur-arhiv,
iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala
Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti arhivistice n mod
unitar la nivelul ntregii ri.
222


Legea Arhivelor Naionale 1996

Parlamentul Romniei adopt prezenta lege.

Capitolul I

Dispoziii generale

Art. 1 Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei documentele
create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private economice,
sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele fizice. Acestor documente
statul le asigur protecie special, n condiiile prezentei legi.

Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n sensul
prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise,
proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii,
matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate
n ar sau de ctre creatori romni n strintate.

Art. 3 Administrare, supravegherea i protecia special a Fondul Arhivistic Naional al Romniei
se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne.

Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prin direciile
judeene ale Arhivelor Naionale.

Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii de pace,
potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori, cu sprijinul
organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a
Arhivelor Naionale.

Art. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care fac
parte din Fondului Arhivistic Naional al Romniei, denumite n continuare creatori i deintori de
documente, rspund de evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor n
condiiile prevederilor prezentei legi.
223


Capitolul II

Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia

special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei

Art. 5 Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a
operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind
urmtoarele atribuii:

a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru
organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i includerea n
Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se dau publicitii,
dup caz;

b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete
msurile ce se impun potrivit legii;

c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta lege;

d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le deine;

e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate;

f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeaua automatizat de informare i
documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic i metodologic i pentru
colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a compartimentelor similare din
cadrul Sistemului naional de informare i documentare;

g) elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor i alte publicaii de specialitate, destinate informrii i
sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei;
224


h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare Arhivistic pregtirea
i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice;

i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei;

j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri
tiinifice sau culturale internaionale

k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n vederea informrii
reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea;
asigur aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul arhivistic i particip la
congrese, conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale;

l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care fac
parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat, paza i
conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi.

Art. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti ai
Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele interesate,
care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice de
lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activiti arhivistice.

Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se stabilesc prin
regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Naionale.

Capitolul III

Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente

Seciunea I

225

Evidena documentelor

Art. 7 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor
documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii.

Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de
pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare
creator pentru documentele proprii.

Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Naionale, iar cele
ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit anexei nr. 1.

Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la
constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2
i 3.

Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru,
potrivit anexei nr. 4.

Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, dup caz, n funcie de creatorii de nivel central sau local, n urma selecionrii,
transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori
de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.

Seciunea a II-a

Selecionarea documentelor

Art. 10 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a documentelor,
care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de creatori la nivel
central, iar n cadrul direciunilor judeene ale Arhivelor Naionale funcioneaz cte o comisie de
selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite
i deinute de ceilali creatori.

226

Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind
activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Naionale.

Art. 11 n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o
comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorul unitii respective, fiind
compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din rndul specialitilor
proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru analiza fiecare
unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea luat se
consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5.

Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind
lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se nainteaz
spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor de documente la
nivel central, sau comisiilor din cadrul direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul celorlali
creatori i deintori de documente.

Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor-verbale ale
comisiilor prevzute la alin. 2.

n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea documentelor ce
urmeaz a fi arhivate.

Seciunea a III-a

Pstrarea documentelor

Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create sau
deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori
comercializrii n alte condiii dect cel prevzute de lege.

Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spaii
special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi
avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, unele
numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor.

227

Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenul de pstrare a
documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor.

Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace
adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de
prevenire i stingere a incendiilor.

Seciunea a IV-a

Depunerea documentelor la Arhivele Naionale

Art. 13 Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare
permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum
urmeaz:

a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor;

b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 30 de
ani de la crearea lor;

c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea
complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.

Art. 14 Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea
activitii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor Naionale, n cazul creatorilor i
deintorilor la nivel central i a directorilor direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali
creatori i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei legi.

228

Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii, Serviciul
de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organe cu atribuii n domeniul siguranei
naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele proprii n condiiile prezentei legi
i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13.

Art. 15 Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie sau donaie, scutite
de taxe i impozite.

Deintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care au prioritate la cumprarea
oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i care trebuie s se
pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii.

Art. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase
privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i deintorii de
documente.

Art. 17 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt obligai s depun la
Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte un exemplar al
inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea termenelor de depunere a
acestora.

Art. 18 n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic, fr
ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare istoric, n sensul art. 2
din prezenta lege, vor fi preluate de ctre Arhivele Naionale sau de direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii certificare i extrase privind
drepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale sau la
direciile judeene ale acestuia.

Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o dat intrate,
potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor judeene ale Arhivelor Naionale,
nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor predate n custodie.

Capitolul IV

Folosirea documentelor care fac parte
229


din Fondul Arhivistic Naional al Romniei

Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite pentru:
cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni educative, elaborarea de
publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere,
de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu
s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare
sau deintoare.

Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri.

Art. 21 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le creeaz i
dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se
refer la drepturi care l privesc pe solicitant.

Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i ale
persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege.

Art. 22 Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i libertile
cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic este n
pericol nu se dau n cercetare.

Fac parte din aceast categorie documentele care:

a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit prevederilor
constituionale i ale legislaiei n vigoare;

b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;

230

c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de specialitate i
consemnat ntr-un proces-verbal;

d) nu sunt prelucrate arhivistic.

Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit anexei nr.
6.

Capitolul V

Personalul arhivelor

Art. 23 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane juridice, au obligaia de
a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv,
n funcie de valoarea i calitatea acestora.

Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena acestor
compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i deintoare de
documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale.

Art. 24 Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din Arhivele Naionale,
ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se realizeaz prin
Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic.

Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n funcie de
calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria
funcionarilor publici.

Capitolul VI

Rspunderi i sanciuni

231

Art. 26 Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere contravenional,
civil sau penal.

Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei constituie infraciune i se
pedepsete conform prevederilor Codului penal.

Art. 28 Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice strine fr
autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani,
dac fapta nu constituie o infraciune mai grav.

Tentativa se pedepsete.

Art. 29 Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt
svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni:

a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora, persoane juridice, a
nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2;

b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, a documentelor cu termen de
pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor
art. 9;

c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, la termenele
prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor, n condiiile
prevzute la art. 11;

d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create i
deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art.
12;

e) nepredare, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre creatorii i deintorii
de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13;
232


f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectarea prioritii Arhivelor
Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2;

g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, de
ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le dein la expirarea
termenelor de depunere, n condiiile prevzute la art. 17.

Art. 30 Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz:

a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f);

b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g).

Amenda se aplic i persoanelor juridice.

n cazul contraveniilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naionale pot solicita instanei
judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescripie a
rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile.

Art. 31 Constatarea contraveniilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilor se fac de ctre
mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direciilor judeene ale Arhivelor Naionale.

Art. 32 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face plngere, n
termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit
contravenia.

Art. 33 Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Legii nr. 32/1968
privind stabilirea i sancionarea contravenienilor.

Capitolul VII

233

Dispoziii finale i tranzitorii

Art. 34 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen de 30 de
zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, documentele care
le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile legii.

Art. 35 Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele
normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.

Art. 36. Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene ale Arhivelor Naionale se
aplic, n mod corespunztor i Direciei Municipiului Bucureti a Arhivelor Naionale.

Art. 37 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege.

Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste Romnia,
cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor prezentei legi se
abrog.

Aceast lege a fost adoptat de Senat n edina din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art.
74 alin (1) din Constituia Romniei.

Preedintele Senatului

prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN

Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputailor n edina din 12 martie 1996, cu respectarea
prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.

Preedintele Camerei Deputailor

ADRIAN NSTASE

234

Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16

(Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996)


Aprob
Formular nr. 1

PRESEDINTELE CONSILIULUI DE

ADMINISTRATIE

(DIRECTOR)
Se confirm

DIRECTORUL GENERAL AL

ARHIVELOR NOTIONALE

(DIRECTORUL DIRECTIEI JUDEENE
A ARHIVELOR NAIONALE)


NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............
Direcia
Serviciile
Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)
235

Termenul de pstrare
Obs

Direcia secretariat i administrativ
A. Serviciul secretariat
1). .............................
P

2). .............................
10

3). .............................
5


B. Serviciul administrativ
1). .............................
P

2). .............................
10

3). .............................
5



........................................

236

Denumirea creatorului
Formular nr. 2

Inventarul pe anul...........

........................................

Denumirea compartimentului
pentru documentele care

se pstreaz ..an

(permanent)

NR. CRT.
INDICATIVUL DOSARULUI DUP NOMENCLATOR
CONINUTUL PE SCURT AL DOSARULUI, REGISTRULUI, ETC.
DATELE EXTERNE
NUMRUL FILELOR
OBS.


Prezentul inventar format din ...... file conine ... dosare, registre, condici, cartoteci, etc.

Dosarele de la nr. crt. .................. au fost lsate la .....................nefiind ncheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................

Astzi, ................, s-au predat..............dosarele
237


Am predat,
Am primit,



Formular nr. 3

Instituia

(Regie autonom,

Societate.)


PROCES VERBAL

de predare primire a documentelor

Astzi, ...........................subsemnaii .............................................. delegai ai compartimentului
..................................................., i ............................ arhivarul instituiei ......................................am
procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada
....................................... de serviciul menionat, n cantitate de .................dosare.

Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini
dactilografiate.
Am predat,
Am primit,


238


Formular nr. 4

REGISTRU DE EVIDEN

A INTRRILOR IEIRILOR UNITILOR ARHIVISTICE
INTRRI
IEIRI

Nr. crt
Data

intrrii
Denumirea compartimentului
Datele extreme ale documentului
Nr.dosar dup inventar
Nr. dosare primite efectiv
Nr. dosare rmase

efectiv
Dat ieiri
Unde s-au predat
Denumirea actului de predare, nr. i data
Total dosare ieire

1
2
3
4
239

5
6
7
8
9
10
11





1. numrul de ordine al inventarului

2. data prelurii dosarelor din inventarul respectiv

1. numrul total al dosarelor cuprinse n inventar

8. data scoaterii dosarelor din eviden

9. denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Naionale etc.)

10. denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden
(confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, proces-verbal de predare-preluare)


Formular nr. 5

..................................
240


(denumirea creatorului)
Se aprob

(conducerea unitii)

L. S., s.s.

.......................................

.......................................

(sediul)


PROCES VERBAL Nr. .....................

Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din ......................., selecionnd
n edinele din ..................... documentele din anii*) ................, avizeaz ca dosarele din inventarele
anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n
Nomenclatorul unitii.

Preedintele, Membrii, Secretar,

Formular nr. 6

PROCES VERBAL
Predare preluare din


241

(anul, luna, ziua)


Subsemnaii .. din partea i
.. din partea .. am procedat, primul la predarea i al
doilea la preluarea . anii extremi nsumnd .. u. a. i
m. l.

Totodat, s-au predat i preluat . .

n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele . u. a.

Prezentul proces verbal cuprinde ... file i s-au ncheiat n dou exemplare.

Am predat, Am preluat,


Formular nr. 7

INVENTAR

al coleciei de matrice sigilare
Nr. de inv.
Data prelurii organizaiei sau numele persoanei de la care s-a preluat matricea
Materialul
Forma
Dimensiunile
Descrierea cmpului
Legenda
Anul confecionrii
242

Observaii

1
2
3
4
5
6
7
8
9



Formular nr. 8

REGISTRU DE DEPOZIT
Nr. crt.
Denumirea fondului, compartimentului
Cota u.a.
Scopul scoaterii din depozit
Numele solicitantului; funcia
Data scoaterii u.a. semntura solicitantului
Data restituirii u.a.: semntura solicitantului
Observaii

1
2
3
243

4
5
6
7
8




Formular nr. 9

FIA DE CONTROL

FONDUL .

COLECIA

COMPARTIMENTUL ..

NR. INVENTAR. ..

ANUL

NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ...



DATA

244

MANAGEMENT I MARKETING

Prof. univ. dr. Magdalena Platis

Directorul Departamentului de Administraie Public

Universitatea din Bucureti

1. Management

Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni care conduc o
ntreprindere i tiin.

Termenul de management este preluat din limba englez, dar izvorul su este cuvntul manus
din latin care nseamn mn i implic aciunea de manevrare. n italian, s-a format apoi
cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a aprut termenul francez
mange cu semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut n limba englez cuvntul
manage care exprim activitatea de administrare, de conducere i are substantivul management,
care nseamn conductor.

n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera sportiv.
Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic, ziaristic, administraie public. Termenul de
management s-a impus n activitatea economic prin rspndirea lucrrii The Managerial
Revolution a lui James Burnham, n anul 1941.

Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a activitii
colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii muncii.

Coninutul activitii de management poate fi neles dac se ncearc o analiz comparativ ntre
aceasta i activiti cu care se confund: organizare, ndrumare, dirijare, administrare, leadership.
Prin urmare:

managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem
economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar pentru a
beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunztoare;
245


managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv supravegherea.
Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condiiile n care munca este perceput
ca aciune uman necesar pentru existen dar lipsit de contiin i devotament profesional;

managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune orientarea unui
sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint un segment al activitii
manageriale;

managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta presupune o
abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n timp ce activitatea de
management urmrete capacitatea ntreprinderii de a se adapta la schimbri;

Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (o direcie, un departament, o
secie, o ntreprindere, un minister etc.) se difereniaz cel puin dup dou criterii i anume:

domeniul de activitate n care lucreaz managerul;

nivelul ierarhic din cadrul organizaiei n care activeaz.

Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i nici n
acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dac se situeaz pe trepte diferite ale
piramidei conducerii. Un ministru nu desfoar aceeai activitate cu un rector sau un director de
spital sau un preedinte de banc. n plus, rectorul nu desfoar o activitate identic cu un decan
sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct managerul se situeaz pe o treapt mai nalt a
piramidei conducerii, cu att ponderea funciilor tehnice, de execuie scade i crete ponderea
funciilor manageriale.

Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i marketingul. Locul su n
cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, dar coninutul su se dezvolt prin prelucrarea
conceptelor de baz de la alte tiine economice pe care le interpreteaz ntr-o manier proprie i la
rndul su, ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine ale sistemului.

Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al tiinei
managementului l reprezint relaiile de conducere adic totalitatea raporturilor dintre elementele
implicate ntr-o organizaie i dintre acetia i factorii exteriori. n acest fel, managementul privete
att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz n interiorul
246

unei organizaii, ct i conjunctura n care acioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care
nseamn elementele de micro i macromediu ale ntreprinderii.

n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activiti desfurate cu scopul de a se
asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice de ctre unul sau mai muli
indivizi i care fac obiectul unei tiine.

2. Procesul de management

n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoate dou laturi:

- de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelor materiale;

- de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra celeilalte pri de factor
uman.

Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de aciuni prin care managerul
individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i controleaz activitatea
salariailor n vederea realizrii obiectivelor ntreprinderii.

Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere:

a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urmtoarelor etape:

definirea scopului, adic a strii dorite sistemului

analiza situaiei actuale, adic nelegerea strii sistemului n prezent

determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual i scopul propus

adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradiciei
247


b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care vizeaz
corelaia nevoi-resurse i anume:

determinarea necesitilor ntreprinderii

analiza resurselor disponibile

repartizarea resurselor

folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor

c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n toate
segmentele activitii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i administrare a resurselor;

d) din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz parcurgerea
urmtoarelor etape:

cercetarea informaiilor disponibile

completarea informaiilor utile

prelucrarea informaiilor

transmiterea informaiilor

e) sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea regulilor de
funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer raionalitate aciunilor
omului i anume:

ansamblul reglementrilor i normelor
248


totalitatea metodelor de instruire

principiile de stabilire a rspunderii

ansamblul relaiilor de cooperare ntre diverse verigi ale organizaiei

f) din punct de vedere funcional, procesul de management include:

previziunea

organizarea

coordonarea

decizia

controlul

n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat distinct, dintr-un
punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un caracter complex
care se manifest prin multiple ntreptrunderi ale zonei economicului cu socialul, juridicul,
informaionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup anumite reguli
comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau mai puin eficient. Aceast diversitate se
explic pe de o parte n funcie de factorii obiectivi care influeneaz ntreprinderea (resursele
disponibile, informaia cunoscut, calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte n funcie de
abilitatea ntreprinztorului de a face fa conjuncturii, respectiv schimbrilor din mediul de afaceri al
ntreprinderii.

Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte trsturi ale sale i
anume:

249

dinamism;

stabilitate;

continuitate;

consecven;

ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii, relaiile de
conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acelai timp i stabil
deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informaiilor i adoptarea
deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea activitilor de producie,
reparaii, schimb i consum. Totodat, procesul de management se caracterizeaz prin
consecven, n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece n urma
unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie fa de care se stabilesc noi obiective
i are loc astfel, reluarea procesului de management.

H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare: prevedere,
organizare, coordonare, comand, control.

n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar comanda
nlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor.

A. Previziunea

Previziunea nseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare a
viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterea resurselor disponibile, a
rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectivele urmrite.

Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente:

250

diagnoz;

prognoz;

planificare i

programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei ntreprinderii n vederea
cunoaterii strii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date statistice i
informaionale din evidena contabil.

Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor de investigare n timp a activitii ntreprinderii n
vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentrii deciziilor strategice.

Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activitii curente a
ntreprinderii n tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general.

Componentele planificrii sunt:

planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective, direcii de
aciune i se asigur coordonarea activitilor din ntreprindere folosindu-se factorii de producie
disponibili;

timpul este o variabil important a planificrii n funcie de care se asigur:

previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale cum ar fi
retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing;

previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin ample, care deriv
din cele strategice;

251

previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);

procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele care
urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organizaiei. Schematic, etapele unui
proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3.

n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea ntreprinderii,
se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri.

Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt, mediu i
lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea.

n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie de rezerv la
care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i mai permit aciunile lansate
potrivit planurilor iniiale.

Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile elaborate.

Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i reluarea
unui nou proces de planificare.

Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i intercondiionarea
activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (sptmni, mai multe zile, o zi sau pe
or, pe schimb de lucru, etc.).

n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei, prefernd s lase
piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau produs. Iat cteva motive pentru care nu
se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi:

este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc;

managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea;

252

viitorul intuit de manager este prea nesigur;

decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent;

exist teama de eec n ceea ce privete relaia efort-efect al procesului de previziune.

B. Organizarea

Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteaz procesele de munc pe
componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaii de lucru i compartimente de munc.

Organizarea este considerat cea mai vizibil funcie a managemen-tului. Ea se manifest prin
folosirea urmtoarelor instrumente manageriale:

autoritatea;

responsabilitatea;

rspunderea;

delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile subordonailor si.

n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns legtur cu puterea pe care o
exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conductorului de a convinge sau
influena aciunile salariailor, adic de a-i determina pe alii s fac ceea ce vrei tu. n schimb,
autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da dispoziii pentru manifestarea
unei aciuni, adic de a decide.

Autoritatea se poate clasifica astfel:
253


a) dup relaiile care o genereaz, exist:

autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia n societate a
indivizilor);

autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de caliti deosebite,
aproape mistice);

autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit poziie sau rang
oficial, ntr-o ntreprindere).

b) dup natura ei exist:

autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor i rezultatelor
nregistrate de un individ, nu neaprat manager);

autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru unor
subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executarea obligaiilor lor);

autoritate funcional (ce apare n cadrul funciunilor ntreprinderii, adic la nivelul unor activiti
omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager).

Responsabilitatea const n obligaia membrilor unei organizaii de a realiza n cele mai bune condiii
sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s fac eforturi pentru
finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru executarea acestei obligaii.

Rspunderea const n obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sau nendeplinirea unor
sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n faa superiorilor si de stadiul lucrrii respective.

Delegarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care se permite trecerea
temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritii conduce automat i la delegarea
responsabilitii, n timp ce rspunderea revine ambilor subieci, adic i managerului iniial i
254

delegatului su. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex deoarece permite ncrcarea
echilibrat cu sarcini a managerului i executanilor, printr-o distribuie raional a sarcinilor de lucru.

n procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a ntreprinderii, de
creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un flux de informaii rapide i complete,
de identificare a atribuiilor i responsabilitilor salariailor care vor fi incluse n regulamentul de
organizare i funcionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de conducere i cea de
execuie.

C. Coordonarea

Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr-o ntreprindere prin
adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri.

Desigur, complexitatea vieii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturbri ale
funcionrii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recepia unor materiale
necorespunztoare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac
necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter flexibil n ceea ce
privete organizarea subsistemelor sale.

De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri n funcionarea firmei.
Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multe modaliti, ntre care:

coordonarea prin politica de personal;

coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate;

coordonarea prin instruciuni;

coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.

D. Antrenarea

255

Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra factorului uman
n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor care i revin.

Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea.

Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt forma deciziei n
managementul democratic.

Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar:

managerul cu autoritatea sa;

executantul cu pregtirea i calificarea sa;

sarcinile i obiectivele de ndeplinit.

Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerine ale sale:

ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune;

ordinele s nu depeasc competena salariailor;

ordinele s nu contravin principiilor managementului.

Motivarea reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru realizarea
obiectivelor cu maxim de eficien.

Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este ntotdeauna
ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urmtoare:

256

nevoi fiziologice;

nevoi de securitate;

nevoia de contacte umane i afiliere la grup;

nevoia de stim i respect;

nevoia de autorealizare.

Desigur c n lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a
responsabilitii, o nstrinare a indivizilor de procesul muncii.

Motivaiile pot fi:

intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sau plcerii de a
muncii;

extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneaz randamentul i interesul
muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor, prestigiului, laudelor,
promovrilor etc., sau negativi sub forma sanciunilor, penalizrilor, retrogradrilor, criticilor etc.

E. Controlul

Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se compar performanele nregistrate de un
agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i se acioneaz pentru
corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite.

Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise i clare, s
foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici.

257

n situaia n care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul de management se
reia, dar dac exist o contradicie ntre acestea, se impune o intervenie ntr-una din variantele
urmtoare:

fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse;

fie se mbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioare scopurilor.

Controlul poate fi:

a) n funcie de momentul realizrii:

preventiv (se ncearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);

feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice):

- autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat);

- non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului);

b) n funcie de natura lui:

ierarhic (se realizeaz de sus n jos);

financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti);

bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate);

tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor);

258

c) n funcie de subiectul care l lanseaz:

direct (iniiat de manager);

indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute);

autocontrol (realizat de executant).

Controlul ndeplinete urmtoarele funcii:

funcia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct de
plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoaterea performanelor sale cantitative i
calitative;

funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor din activitatea firmei odat
ce au fost descoperite neajunsurile;

funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se intervine naintea
producerii unor evenimente;

funcia informativ care evideniaz rolul controlului n adoptarea deciziilor ulterioare;

funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru ameliorarea
activitii i rezultatelor sale n scopul obinerii unor concluzii favorabile n urma controlului.
Scheme i corelaii

259



Trsturile muncii manageriale eficiente



Procesul de planificare

Realizarea activitii de control poate fi reflectat schematic astfel:
Activitatea de control


Managementul i stilul de conducere

Conf. univ. dr. Rodica Maria Tanu

Academia de Studii Economice Bucureti



260

Aceast problem a preocupat i preocup att pe patroni, directori de organizaii, manageri, ct i
pe colaboratorii i muncitorii dintr-o ntreprindere. Desigur c un rol important l joac faptul dac cel
interesat poate s dovedeasc dac are excelente capaciti de lucru.

In momentul de fata cercettori cunoscui au propus diferite caracterizri, diferite profile ale unui bun
funcionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din aceste caracterizari. Profilul unui bun
funcionar prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky/ Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3)

s fie silitor i rapid n ndeplinirea activitilor sale,

politicos i prietenos n raporturile cu cetenii i colegii,

contient i cinstit n munca sa,

nelegtor pentru interesele clienilor si, gata s le dea ajutor i prevenitor,

cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari,

interesat n problemele legate de politic i societate,

loial statului i guvernului,

reprezentativ i cultivat n manifestrile sale,

angajat s apere interesele celor neprivilegiai,

s poat fi neles n modul de exprimare scris i vorbit,

interesat mereu n cunoaterea ultimelor probleme legate de domeniul su de activitate.

261

Ca rezultat al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alese caracteristicile de la 3,4,7,
ca reprezentative.

In aceasta enumerare sunt prezentate comportamente de valoare, de care oamenii sunt legai,
conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le gsim i n caracterizarea profilului
carieristului, pe care ncercm s-l conturam mai jos.

In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care avanseaz drept
conformist. Un cercettor german (Robert Presthus, Individuum und Organization, Typologie der
Anpassung, Frankfurt 1966) deosebete trei tipuri de adaptare, de acomodare care prezint
respective reacii i valori diferite i anume: carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de
adaptare prezint tipul ideal, de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului
(sforarului de cariera)

Cel care avanseaz/carieristul trebuie sa manifeste:

o moral a muncii ridicat,

rezolvarea activitilor legate de serviciu s-i produc o mulumire personal,

s se identifice n larga msura cu organizaia i s o asigure de loialitatea i de angajarea
plenara a tuturor forelor sale

s accepte scopul organizaiei,

s prezinte zilnic comportamentul cerut,

s se poat lesne subordona,

s opereze bucuros cu simplificri i idealizri i sa cread n mituri cu rspndire n mod
oficial,

s aib valori internalizate n organizaia sa,
262


s se conformeze unei politei bine definite, conturate (imprimate) i s dea rspunsuri
nesovaielnice,

s posede o puternic sete de avansare,

s aprecieze oamenii dup puncte de vedere instrumentale (aceasta nseamn cum se
potrivesc ei pentru scopurile sale proprii)

s aib nzuine i aspiraii pentru respective organizaie pe care s le fixeze i s nu aib la
dispoziie (sa nu dispun) de un orizont conturat mult tensionat i nici de o contiina civic ridicat,

s prezinte aptitudini pentru capaciti de administraie i valori care sunt potrivite pentru
garantarea funcionarii organizaiei,

s fie nendurtor fa de acei care pot s observe n mod critic i s reprezinte preri deviate,

s idealizeze aciuni hotrte cu simplificri peste msur,

s aib permanent teama fa de statutul su i s manifeste n acest sens interes fa de
ordinea ierarhic i simbolul statului,

s potriveasc traiul (viaa) sa din societate cu cea a sefului (superiorul lui),

s lucreze mult cu o propagand proprie direcionat unui scop,

s-i atribuie realizrile subalternilor,

s-i concentreze problemele de experien i dac nu are nici un interes propriu n privina
unei activiti, s nu se angajeze,

263

s accentueze performana, severitatea, auto-stpnirea i puterea,

s manifeste un adnc respect fa de autoriti.

Din examinarea acestei prezentri se pot observa paralele cu tipul de caracter autoritar.

Interesant este faptul ca unii cercettori subliniaz n studiile lor izolarea carieritilor dup avansare
(Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976)

carieristul este un individ care nzuiete putere, fr s fie capabil de solidaritate care dup
atingerea poziiei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire n faa celor de aceeai
poziie cu el i se gsete dup avansare izolat.

Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile sociale ale organizaiei, astfel ca
individul carierist n strduina sa de a-i apar rolul su de dominaie se ngrijete automat de o
reproducie a sistemului cu un caracter coruptibil


Structura personal nscut astfel (prin aceasta) rmne fr un impuls de baz (fundamental)
ntrete izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corupia ntre oameni i grupe

Urmtorul exemplu (chestionar) urmrit de noi, prin interogarea unui numr de studeni i n acelai
timp funcionar la diverse ntreprinderi din ar, prezint noi elemente ale procesului de avansare
care dup prerea noastr poate s vin n ajutorul celor care sunt interesai n aceast problem.

Am prezentat urmtorul chestionar unui numr de subieci cu urmtorul coninut; la tema Cum
avansezi?

1. Demonstrezi c ai excelente capaciti de lucru?

2. Identifici i realizezi n primul rnd prioritile patronului.

3. Reprezini cu succes imaginea firmei?
264


4. Dezvoli o reea de cunotine n domeniul tu profesional?

5. Arai c ai o atitudine deschis i receptive?

Identifici urmtoarea poziie n care vrei s ajungi i i stabileti o strategie?

6. ncerci s demonstrezi c ai cunotinele de baz necesare viitoarei poziii

7. Pregteti pe cineva s-i ia locul?

8. Faci n aa fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea poziie?

Din cele dou grupe chestionate, n dou centre diferite din ar a reieit urmtoarea situaie: La
grupa A (50 subieci) au rspuns pozitiv la ntrebarea nr.1

Etica n contextul aplicrii conflictelor

n fiecare ntreprindere apar situaii de conflict, care se detaeaz de cadrul problemelor de
conducere obinuite. Principiile eticii permit aplanarea situaiilor conflictuale, iar normele etice ale
ntreprinderii corespund unor obligaii, pe care i le asum n mod voluntar fiecare persoan din
cadrul organizaiei i care sunt cuprinse n Codul ntreprinderii.

Pentru clarificarea situaiei prezentate, s trecem la analiza conflictual.

Prin noiunea de conflict se nelege un proces de disput, prezent n toate societile, care se refer
la interesele diferite ale gruprilor sociale i care este instituionalizat i rspndit n mod diferit.
Conflictele pot lua forma disputelor, rivalitii, opoziiei ntre indivizi, ntre indivizi i grupe, ntre
diferite grupe, ntre uniuni, societi, ntre state i ntre toate asociaiile cu caracter social.

Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane distructive, care pot s fie
direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motivele conflictelor sociale sunt
265

interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Pareto vede posibil o rezolvare a conflictelor,
care sunt compatibile din punct de vedere social; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi
eliminate, dar pot fi reglementate. Dup prerea noastr, aceasta este problema care ne
intereseaz, respectiv care poate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al
crui obiectiv const n obinerea unui acord echitabil ntre prile care se gsesc n conflict. Aceasta
presupune ca prile n conflict s accepte c ele sunt rspunztoare pentru faptele lor.
Rspunderea se raporteaz, att la participarea proprie la conflict, ct i la influenarea acestuia.
Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze relaia cu adversarul, ci chiar s o mbunteasc.
Putem vorbi de izbnd numai dac modul de comportament este astfel controlat, nct nici unul
dintre participani s nu-i piard capul, respectiv, prile n conflict trebuie s reflecteze cum pot
contribui la rezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie n aa fel formulate, nct
partea advers s le neleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuie s se
negocieze serios.

Plecnd de la observaiile menionate, ne putem da seama c numeroi indivizi au neles n
decursul vieii lor c remedierea conflictelor este binevenit, dar c exist, desigur, numeroase
motive, pe care un om nu le poate depi pentru a-i mbuntii capacitatea sa conflictual. Desigur
c este important, pentru a se remedia aceste neajunsuri, s clarificm problema capacitii de
conflict.

Capacitatea de conflict const n aptitudinea:

meninerii unei atitudini realiste, chiar n condiiile vitrege care au condus la conflict, pentru a
nu pierde din vedere obiectul problemei;

de a aprecia corect urmrile aciunilor proprii;

de a evalua propria persoan, precum i adversarii, aciunile i slbiciunile lor, modul de
comportament, prin care ambelor pri li se poate face dreptate;

de a deosebi esenialul de neesenial;

de a schimba propria atitudine, n loc s o schimbe pe a altora;

de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict;

266

de a cuta o cale corect de aplanare a conflictului;

de a-i menine sau a rectiga capacitatea de aciune n situaiile, care par fr rezolvare;

de a utiliza procedee, care dau posibilitatea de a susine propriile dorine sau punctele de
vedere contrarii, fr a ataca adversarul.

Considerm c n cazul conflictului, aspectele, care le vom comenta, prezint o importan
deosebit, ntruct ele pot declana reacii emoionale puternice, care, nu rareori, determin
nceputul unei dispute.

Suprarea, mnia i agresivitatea pot s apar:

cnd un obiectiv ascuns este interferat din afar,

n cazul acuzaiei de lips de ajutor,

n cazul incapacitii de aciune,

n cazul mbolnvirii,

n cazul unei puteri spirituale, verbale sau trupeti.

Din aceast prezentare, ne dm seama c ambele pri vor s fie victorioase din conflict.

Motivele conflictelor sunt cercetate n diferite moduri. Un cercettor german, Regnet E., le-a analizat
n cazul a 108 angajai ai unei mari ntreprinderi de produse alimentare, identificnd 14, din care
enumerm:

comunicare insuficient,

267

dependen reciproc,

sentimentul de a nu fi tratat corect,

nenelegeri,

personalitate i atitudine inconciliabil,

lupte pentru putere i influen,

suprare, susceptibilitate,

dispute cu privire la competen,

ambiguitate din cauza lipsei rspunderii.

Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, att de procesul de munc n sine, ct i de
angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare, neloialitate, mobbing, denun,
alcool la locul de munc.

Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc, vom aborda un fenomen psihologic,
mobbing sau hruire moral la locul de munc. Aceast noiune descrie aciuni comunicative, care
sunt ndreptate mpotriva unei persoane. Foarte muli salariai au avut cndva n viaa lor
profesional o experien neplcut, aceea de a fi fost terorizai. Mobbingul se dezvolt ntotdeauna
dintr-un conflict. Se pun ntrebrile : Ce tip de comportament st la baza procesului de mobbing?
Care sunt elementele care i confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel c oamenii
se mbolnvesc din cauza lui, nutresc gnduri sinucigae sau chiar i iau viaa ?

Vom enumera cteva aciuni de tip mobbing:

1. Limitarea posibilitilor de aciune

268

eful limiteaz posibilitile de manifestare

ntreruperi permanente

critica permanent la serviciu

teroare telefonic

ameninri verbale

ameninri scrise

2. Degradarea relaiilor sociale

nu se mai vorbete cu respectivul

izolarea individului departe de colegi

respectivul este tratat ca inexistent

3. Diminuarea prestigiului social

vorbirea de ru pe la spate

rspndirea zvonurilor

atacarea ideilor politice sau religioase ale celui vizat

constrngerea respectivului de a ndeplini activiti care i vtmeaz contiina de sine
269


4. Atacuri la calitatea serviciului

nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc

i se dau teme de lucru absurde, jignitoare care l mbolnvesc sau care i depesc
calificarea pentru a fi discreditat

5. Atacuri la sntate

constrngere la activiti duntoare sntii

ameninarea cu agresiune fizic

maltratare corporal.

Urmrind cele de mai sus, rezult c victima mobbingului este un om care lupt pentru drepturile
sale ceteneti, garantate prin lege, dar care au fost vtmate n mod brutal. El a devenit o victim,
pentru c procesul distrugtor la nivelul conducerii nu a fost ngrdit la timp. Probabil c nsui eful
a participat la aceasta.

Exemplul de teroare la locul de munc, pe lng celelalte probleme prezentate, ne ndreptete s
subliniem rolul, pe care l are etica ntreprinderii n contextul aplanrii conflictelor, s vedem care
este legtura ntre managementul conflictului i etica ntreprinderii.

Pentru organizaie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situaie conflictual. n
acest caz, ntreprinderea poate adopta mai multe strategii. O strategie const n schimbarea
comportamentului propriu organizaiei. O alt strategie urmrete posibilitatea schimbrii
comportamentului concurenilor. Astfel, se poate urmri o coordonare comun a tuturor
competenelor. Primul tip cuprinde aciuni economice n cadrul schemei existente. Aici este luat n
consideraie acel comportament economic, care pe msura competitivitii economice, este dirijat
direct spre realizarea de ctig. Cu un astfel de comportament se conformeaz ntreprinderile
recomandrilor clasice de aciune n cadrul economiei de pia. Cel de al doilea tip se contureaz
prin schimbarea cadrului existent de aciune al ntreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a
ntreprinderii, mai exact, influena politic asupra ipotezelor n legtur cu realizarea profitului
270

economic. Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral n procesul economic
prin aciuni de ntreprindere.

Conflictul aprut poate fi biruit numai prin angajare colectiv, adic prin stabilirea regulilor de joc
adecvate. n cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al ntreprinderilor, n primul rnd
prin contribuia politic a angajailor la dezvoltarea cadrului de ordine adecvat tuturor.

Se pune ntrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale ntreprinderilor. Aici noi
nelegem c o ntreprindere, care ntr-un timp mai mult sau mai puin apropiat poate s
ndeplineasc nu numai cerine economice de ntreprindere, ci i morale, ar putea fi ndeprtat de
pia. ntr-o astfel de situaie este necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv, ci i una de
ordine politic. ntreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu piaa. Aceasta se poate
nelege teoretic drept o variant negativ a strategiei competitivitii. Fundamentul teoretic al
acestei recomandri se ncadreaz nu numai n etica ntreprinderii, ci i n etica economic.

Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic n legtur cu problemele
ntreprinderilor n funcie de moral. n concluzie: promovarea unei rigori etice pentru aciunile
economice ale organizaiei ar fi uor de realizat, dac etica ar putea fi ntotdeauna cuantificat.
Astfel, multe organizaii nu iau n considerare msuri pe termen lung n deciziile lor. De pild,
principiul ctigului i etica se afl n cazul ntreprinderii, n mod principial, ntr-un conflict de
obiective.

Aadar: 1) etica ntreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor (naintea reaciei
pieei), chiar n cadrul procesului decizional din ntreprindere, conform reprezentrilor morale; 2)
etica organizaiei se refer la acele norme ideale, care s asigure libertatea de aciune a
ntreprinderii n economia de pia; 3) etica ntreprinderii trebuie neleas ca un ghid de procedur
pentru procesele de dialog, utilizat n cazul n care coordonarea activitii concrete de ntreprindere
se face conform regulilor principiului profitului, generndu-se apariia situaiilor conflictuale ntre
grupurile de interese externe i interne ale ntreprinderii; 4) etica ntreprinderii trebuie neleas ca
etic raional. Pretenia la raiune trebuie respectat n cadrul unei nelegeri fr constrngere ntre
toi cei afectai. Obiectivul const n obinerea unui consens liber, ca baz pentru o rezolvare
panic, de durat a conflictului. 5) Etica ntreprinderii considerm c trebuie axat pe o anumit
strategie de tip produs-pia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare pentru
rezolvarea conflictelor din societate. 6) Pentru ca organizaiile s fie sensibilizate, este necesar ca
nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organizaiei s fie direcionate mai
puternic spre aciuni autonome.

Metodele instituionalizate de aplanare a conflictului servesc respectrii intereselor personale ale
colaboratorilor, care sunt tratai uneori incorect de efi sau colegi, din punct de vedere profesional
sau personal. O exemplificare a acestei situaii o reprezint problema mobbingului.

271

Ca o concluzie general, considerm c: 1) managerii trebuie s stabileasc politici ale organizaiei
n domeniul situaiilor conflictuale, aa cum fac n cteva din domeniile, n general, mai
convenionale, cum ar fi: angajarea, promovarea i absenteismul; 2) managerii sunt persoanele,
care trebuie s aplaneze conflictele i de aceea, trebuie s fie competente, iar aciunile lor s fie
juste i etice; 3) managerii pot fi convini c o aciune este considerat etic de ctre publicul larg,
dac se respect principiul acioneaz n acelai mod n care ai vrea ca ceilali s te trateze pe
tine.

NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV



Utilizate n activitatea managerial a unei instituii

Lector univ. dr. Oana IUCU

Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991

1.1. Noiunea de Constituie

Termenul de constituie deriv din latinescul constitutio, care nseamn aezare cu temei.
Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mprat numindu-se
constituii imperiale.

Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale. Poziia
dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex, dar i nsemnate efecte
pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acestei poziii dominante, Constituia este izvorul
tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic.

272

1.2. Analiza Titlului III din Constituie din perspectiva principiului separaiei i echilibrului puterilor

Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai
metodic i ntr-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. n lucrarea sa, Essay on civil
guvernment, Locke susinea existena a trei puteri : legislativ trebuie s aparin parlamentului i
era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general obligatorii, executiv
limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prevzute i determinate
prin lege, urma s fie ncredinat monarhului, federativ era ncredinat tot regelui i avea n
competena sa dreptul de a declara rzboi, de a face pace i de a ncheia tratate.

Elaborarea acestei teorii aparine, ns, lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul legilor,
afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt independente. Atunci
cnd n minile aceleiai persoane sau aceluiai corp de dregtori, puterea legislativ este ntrunit
cu puterea executiv, nu exist libertate, deoarece se poate nate teama ca acelai monarh sau
acelai senat s fac legi tiranice pe care sa le aplice n mod tiranic.

In Constituia Romniei, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are o structura care
determina concluzia c, dei Constituia nu consacra expresis verbis principiul separaiei puterilor
n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substana reglementarilor sale deducem o consacrare
implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urmtoarele capitole:

1. Parlamentul puterea legiuitoare

2. Preedintele puterea executiv

3. Guvernul puterea executiv

4. Raporturile Parlamentului cu Guvernul

5. Administraia public puterea executiv

6. Autoritatea judectoreasc puterea judectoreasc

273

Important n organizarea statal este independena autoritilor statale, independena care nu
poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stat trebuie s depind unele de altele numai
att ct este necesar formrii sau desemnrilor i eventual exercitrii unor atribuii.

Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului n accepiunea ei ancestral
tradiional, utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceeai realitate politico-
juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accepiunea sa tradiional
este art.80, care consacra funcia de mediere a Preedintelui ntre puterile statului i ntre stat i
societate. Constatam din structura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor intitulat
Administraia public. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr acest capitol
sunt singurele care nfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, n sensul c i alte
autoriti publice care sunt plasate n alte pri ale Constituiei au sarcini de natura administrativa.
Ins, autoritile grupate n capitolul 5 nfptuiesc exclusiv administraie publica rupta de jocul politic,
cu excepia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere).

n ceea ce privete regimul politic pe care l consacra actuala Constituie, acesta este
semiprezidenial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribuiile ce i incumb preedintelui ntr-un
regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament n calitatea lui de organ suprem
reprezentativ al populaiei.

Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale
astfel:

a) puterea legislativ, nfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere: Senatul i Camera
Deputailor;

b) puterea executiv, exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe de specialitate ale
administraiei publice centrale i organele administraiei publice locale;

c) puterea judectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii, tribunale, curi de
apel, Curtea Suprem de Justiie.

2. DEFINIIA i TRSTURILE ADMINISTRAIEI PUBLICE

Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptul constituional, dreptul
internaional public i altele*.

274

Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie cuvnt care deriv din
limba latin, respectiv prepoziia ad care nseamn la, ctre i minister care nseamn
supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administraie a evocat o activitate n supuenie,
executat la comand, activitatea n sine aprnd atunci cnd societatea s-a mprit n comandani
i comandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi ns singurul element
al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz, respectiv :

Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei ri,
inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii internaionale.

Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administraia public, n mod tradiional, presupune dou elemente de baz:

Executarea legii cuvntul lege fiind neles n accepiunea lato sensu, de act normativ cu
fora obligatorie i nu n accepiunea stricto sensu, de act juridic al Parlamentului.

Prestarea de servicii publice n limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat noiunea cheie a dreptului administrativ, care
era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se nelege activitatea
organizat sau desfurat de o autoritate a administraiei publice pentru a satisface nevoi sociale n
interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru
a cpta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus ntr-o norm
de drept.

Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza pe
dou ci:

Printr-un organ public (o universitate de stat).

Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n prestarea
serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie privat).

275

Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se nelege un
minimum de condiii necesare pentru o via social acceptabil. Ordinea public este ansamblul
regulilor care asigur sigurana societii i a cror nclcare nu antreneaz dect ilegalitatea
parial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii evoc principiul de drept potrivit cruia
totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns, c activitatea administraiei este
guvernat de principiul legalitii, care este nscris n mai multe texte din Constituie ( de exemplu :
art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca obligaie fundamentala
respectarea Constituiei, a supremaiei sale i a legilor).


Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz, concret sau cu
valoare de principiu, relaiile sociale din sfera administraiei publice, precum i pe cele de natur
conflictual dintre autoritile publice sau structuri private, investite cu autoritate public, pe de o
parte i cei vtmai n drepturile lor prin actele administrative ale acestor autoriti, pe de alt parte.

In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de relaii sociale:

Relaii de administrare activ administraie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea n
executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii.

Relaii de administraie conflictual care vizeaz litigiile aprute ntre administraie i
administrai.

Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta nsemnnd clauzele
(prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autoritile
administrative publice i prin intermediul crora fac s prevaleze interesul public (general), atunci
cnd vine n contradicie cu interesul particularilor.

Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de Preedintele Romniei,
Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritile administrative autonome locale si,
dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public, se duc la
ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice.

Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice:

Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de servicii
publice, n limitele legii.
276


Activitate desfurat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autoritilor care o
presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul crora ele
reuesc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradicie cu cel particular.

Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative, denumite generic
autoriti de administraie publice.

Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou categorii:

De natur statal (etatica)

De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber exprimat
de colectivitatea politico-teritorial.

Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de stat erau sinonime,
n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administraia nsi, inclusiv autoritile
care o realizeaz, nu sunt doar autoriti statale, ci i unele de natura autonoma care funcioneaz n
unitile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i unele autoriti ca, de exemplu,
primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd i cu precdere, o autoritate
autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot dintr-o comuna (ora, municipiu) si, n al
doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de stare civila, de autoritate tutelara, n domeniul
alegerilor ).

Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre :

autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean, local i primar

autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constituie :
subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i vicepreedintele consiliului judeean
etc..

In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou mari categorii
de autoriti:

277

1. Autoriti de natur statal:

Preedintele i Guvernul reprezint cei doi efi ai executivului n actualul sistem
constituional i legal.

Ministerele i alte organe reprezint centrele de specialitate subordonate Guvernului.

Autoriti centrale nesubordonate Guvernului numite generic autoriti centrale autonome.

Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitile administrative
teritoriale.

Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.

2. Autoriti autonome locale:

Consiliul local autoritate autonom local cu caracter deliberativ.

Primarul ca autoritate autonom executiv.

Consiliul judeean care este autoritate administrativ public judeean cu caracter
deliberativ.

Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organ unipersonal
(Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de natur administrativ ale Guvernului
sunt ns mai numeroase dect cele ale Preedintelui. Potrivit art. 101 din Constituie, Guvernul
exercit conducerea general a administraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie, este calificat
expres ca un organ al administraiei publice de rang central. n exercitarea rolului de conductor al
administraiei publice, Guvernul intr n urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalte autoriti
administrative:

Raporturi de subordonare n ceea ce privete ministerele i celelalte autoriti centrale
subordonate lui.
278


Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome.

Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale. Acestea se exercit prin
prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are Guvernul
de a veghea la respectarea legalitii activitii autoritilor autonome locale.


3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV

Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter obligatoriu a
carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta coercitiva a
statului.

Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura trihotomic ( trei
pri), fiind format din:

1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde):

Imprejurarile, condiiile, situaiile n care se aplic norma juridic,

subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena normei;

explicaia semnificaiei unor termeni;

definiii, principii, scopul activitii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i
multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau
relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic.

279

Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se va aplica
dispoziia, situaie n care autoritatea administraiei publice nu poate dect s verifice i s ateste ori
s ia act i s confirme. Este vorba de aa numita competen legat (autoritatea administrativ este
inuta de norm juridic).

Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general,
mprejurarile n care se aplic norma, existena lor concret urmnd a fi stabilit de organul care o
aplic. Este vorba de compena de apreciere.

2. Dispozitia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manier imperativ,
categoric, determinat de regimul de putere public specific administraiei. Un act normativ
cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii.

Dispoziia este, n general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care fac obiectul
reglementrii dreptului administrativ se desfoar n procesul de realizare a puterii. Astfel
principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracter onerativ, prin care subiectele
de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit, la o anumit prestaie.

O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv, cuprinznd reguli de
interzicere a unor aciuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contravenional.

Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd numai facultatea
de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite aciuni. De
cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n expresii ca
autoritatea administrativ poate, ceteanul poate.

La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i relativ
determinat.

3. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care dispoziia normei nu
este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept administrativ nu ar avea sanciune n
sensul existenei unor situaii n care nu sunt prevzute urmrile juridice ale nerespectarii normei.
Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu numai datorit
consecinelor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune.
Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un caracter
educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre sanciune ca element structural al normei
juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de rspundere specifice
dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe
tipuri de sanciuni:
280


Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptul administrativ:
rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie, revocarea alegerii, mutarea
disciplinara etc.)

Sanctiuni specifice rspunderii administrativ contraventionale (ex. amenda, avertismentul,
inchisoarea contraventionala etc.)

Sanciuni specifice rspunderii administrativ patrimoniale care vizeaz repararea prejudiciilor
produse prin actele administrative.

4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV

Raportul juridic n general este o relaie social reglementat prin norma de drept.

Raportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fost reglementat direct printr-
o norm de drept administrativ sau indirect prin intervenia unui fapt juridic. n doctrin s-au exprimat
urmtoarele preri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ:

1. Opinia potrivit creia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare fiind vorba
despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul administrativ.

2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot mbrca pe lng prima form i forma raportului
de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subieci aflai pe aceeai poziie juridic.

3. Recunoaterea, pe lng celelalte dou, a nc unei categorii raportul de participare
recunoscut a fi prezent n situaiile existenei unui organ colegial i privind membrii acelui organ. n
realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine stttoare pentru ca membrii
organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca
membri ai autoritii respective.

In concluzie, n mod tradiional se recunoate existena raportului de drept administrativ sub forma
raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constituia actual mai permite i identificarea
altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabilete ntre Guvern i
autoritile autonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou
281

misiuni constituionale pe care le exercit n baza programului su de guvernare care a fost acceptat
de Parlament i anume:

Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.

De a exercita conducerea general a administraiei publice. n aceast ultim calitate el
vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publice alese n unitile
administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt denumite
tradiional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului
n teritoriu, s atace n faa instanelor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de
acestea, acte care sunt suspendate de drept.

Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al
Consiliului Judeean asupra Consiliului Local n vederea realizrii serviciilor publice de interes
judeean.

Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le sunt caracteristice
urmtoarele trsturi:

1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod obligatoriu un
purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar putea fi: statul, prin organele sale, unitile
administrativ teritoriale, un organ al administraiei publice, dar poate fi i o alt autoritate public,
potrivit art.48 din Constituie.

2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept administrativ prin
aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care particip la procesul de nfptuire a
administraiei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele legii, precum i
emiterea de acte normative cu fora juridic inferioar legii.

3) Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor este aceea c
aciunea sau inaciunea lor, n general conduita prilor, se realizeaz ntr-un regim de putere
public, raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere.
* Distincia ntre cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s-a fcut nc din antichitate. Potrivit
adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa de viaa statului, a cetii n ansamblul
sau, de relaia cetate cetean, pe cnd dreptul privat este preocupat de interesele particularilor,
ale indivizilor privii izolat, ca subiecte de drept distincte.

282

NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL

Utilizate n activitatea managerial a unei instituii

1. NOIUNEA DE DREPT COMERCIAL

Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare
juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul.

n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul sau
reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa. Deci, comerul
ar consta n operaiuni cu mrfuri.

n sens economic, comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta,
circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect, comerul ar consta n
operaiunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii mrfurilor i intrrii lor n circulaie,
pn n momentul ajungerii acestora la consumatori.

n sens juridic, noiunea de comer are un coninut mai larg dect cel al noiunii definite n sens
economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere i circulaia mrfurilor, pe care le
realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere a mrfurilor, prin transformarea materiilor prime,
materialelor, etc. i obinerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabricanii
sau, n general, ntreprinztorii.

Avnd n vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o sfer mai
cuprinztoare, acesta reglementnd activitatea comercial, definit ca o activitate de producere i
circulaie a mrfurilor.

1.1. Obiectul dreptului comercial

Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit determinarea sferei
dreptului comercial.

n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supui
comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au
283

calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activitii
comerciale, anterioare marii codificri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea.

Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comerului, adic
acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte de comer, indiferent de persoana
care le svrete. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de la 1807.

Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv.

1.2. Definiia dreptului comercial

Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile raporturilor
juridice izvorte din actele juridice, faptele i operaiunile considerate de lege ca fapte de comer,
precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea de comerciant.

Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a dezvoltrii societii
omeneti.

La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale, fie de
proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte meleaguri.

n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La elaborarea acestui
cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial francez a fost
adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradiiei, dar i a tot ce era nou n doctrina francez,
belgian i german, n anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian.

1.3. Izvoarele dreptului comercial

Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se aplic Codul civil..
Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul comercial i
Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile comerciale
speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii legale l au
obiceiurile, jurisprudena i doctrina dreptului comercial.

1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial
284


Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care
reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer, comercianii,
obligaiile comerciale i falimentul.

Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu modificrile
ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind combaterea concurentei neloiale, Legea
privind impozitul pe profit etc.

Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile
generale (specialia generalibus derogant).

Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din dispoziiile art.
1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind materia obligaiilor, n special
cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor, precum i cele relative la contractele speciale
(contractul de societate, contractul de vnzare-cumprare, contractul de mandat etc.).

2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist uzuri
legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative (convenionale).

Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De asemenea,
dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul.

3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n
interpretarea legilor comerciale.
2. FAPTELE DE COMER

Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le clasific fapte de
comer. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care sunt
reglementate de legile comerciale.

Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer:

1) cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie dup ce se vor
fi lucrat sau pus n lucru,
285


2) vnzrile de producte, vnzrile i nchirierile de mrfuri n natur sau lucrate,

3) cumprrile sau vnzrile de pri sau de aciuni ale societilor comerciale,

4) orice ntreprindere de furnituri,

5) ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii de afaceri,

6) ntreprinderile de construcii,

7) ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,

8) ntreprinderile de editur, librrie i obiecte de art,

9) operaiunile de banc i schimb,

10) operaiunile de mijlocire n afaceri comerciale,

11) ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat,

12) cambiile i ordinele de producte sau mrfuri . pct. 20.

Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer, iar nu actele de
comer.

Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele
juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile
izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub incidena legilor comerciale nu
numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbogirea fr justa cauz, plata nedatorat) i
faptele ilicite svrite de comerciani n legtura cu activitatea lor comerciala.
286


Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ, exemplificativ i nu
limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i operaiuni care
constituiau baza activitii comerciale la data adoptrii reglementarii. Aceasta nseamn c la lista
faptelor de comer prevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic alte acte i
operaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres recunoscute de
lege.

Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a actelor juridice i
operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei definiii legale a faptei de comer,
doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze o definiie general a faptei de comer. Aceasta
prezint interes practic sub mai multe aspecte:

a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios necesar s se
stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile,

b) enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu limitativ, astfel
nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul crora judectorul s poat
recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer, chiar dac ele nu sunt expres prevzute de
lege;

c) o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la determinarea sferei
dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil.

Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i operaiunile economice
prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de lucrri ori prestarea de servicii sau o
interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de a obine profit.

Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer
obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte.

2.1. Faptele de comer obiective

Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n principal de art.3 Cod
comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat comerciale datorit
naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s svreasc ori s nu
287

svreasc asemenea acte sau operaiuni. n aceast situaie, persoana n cauz intr sub
incidena legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mprite n trei mari grupe:

2.1.1. Operaiunile de interpunere n schimb sau circulaie

Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de vnzare
cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator.

a. Cumprarea i vnzarea comercial

Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cumprarea comercial este asemntoare vnzrii
cumprrii civile. Este vorba de un contract n temeiul cruia o parte (vnztorul) se oblig s
transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294 C.
civ.). Ceea ce deosebete vnzarea-cumprarea comercial de cea civil este funcia economic a
contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul ndeplinete aceasta
funcie, vnzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale.

Trstura caracteristic a cumprrii i vnzrii comerciale o constituie intenia de revnzare;
cumprarea este fcut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o
cumprare fcut n scop de revnzare.

Intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condiii:

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cumprrii;

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor, adic s fie
cunoscut contractantului;

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cumprat.

Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte, mrfuri,
titluri de credit.

288

Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau exploatare direct
(de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele).

Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele).

Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile specificate n
cuprinsul lor.

Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face pentru uzul sau
pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale.

b. Operaiunile de banc i schimb:

Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc i schimb.

Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i titlurilor
negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de pli, de acordare de credite, operaiuni
asupra titlurilor de credit.

Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc naionale sau
strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de
numerar.

2.1.2. Intreprinderile:

In concepia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activiti (un
organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept.

ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorul factorilor de producie
(forele naturii, capitalul i munca) de ctre ntreprinztor i pe riscul su, n scopul producerii de
bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea obinerii unui profit.

289

Aceast definiie privete numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru a fi
supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect operaiunile prevzute de art. 3
C. Com., care sunt considerate fapte de comer.

Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale ntreprinderii:

a) existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor de producie;

b) asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a riscului acestei
activiti;

c) scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea obinerii
unui ctig;

2.1.3. Faptele de comer conexe:

Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc comercialitate datorit
strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni considerate de lege fapte de comer.

Din categoria faptelor de comer conexe fac parte:

a) contractele de report asupra titlurilor de credit;

b) cumprrile sau vnzrile de pri sociale sau aciuni ale societilor comerciale;

c) operaiunile de mijlocire n afaceri;

d) cambia sau ordinele n producte sau mrfuri;

e) operaiunile cu privire la navigai;

290

f) depozitele pentru cauza de comer;

g) contul curent i cecul;

h) contractele de mandat, comision i consignaie;

i) Contractele de gaj i fidejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective:

Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3 nota n.s.), ca
fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant, dac nu sunt de natur civil
sau dac contrariul nu rezult din nsui actul.


Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este independent de
calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer
subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le
svrete.

2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte:

Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care proprietarul
sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea de produse
agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru agricultor.

Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul
comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru asigurtor.

Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte de comer
numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte.

291

Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele pari,
chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).


3. COMERCIANII

3.1. Noiunea de comerciant:

Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercianii, ct i
necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care svrete fapte de comer
obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le svrete are sau nu calitatea de
comerciant.

Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine
comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele juridice
ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com).

Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter accidental, dei
raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale, totui, persoana care le-a
svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com).

In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c sunt comerciani
aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune obinuit, i societile comerciale.
(art. 7 C.com)

Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de comerciant implic
un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecine deosebite asupra raporturilor juridice
la care particip:

a. legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii comerciale, astfel,
nainte de nceperea comerului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n registrul
comerului, iar n cursul exercitrii i la ncetarea comerului s cear nscrierea n registru a
meniunilor privind actele i faptele a cror nregistrare este prevzut de lege; orice comerciant are
obligaia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desfoare
activitate comerciala n condiiile unei concurente loiale;

292

b. legea instituie o prezumie de comercialitate; toate actele i operaiunile svrite de
comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com);

c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de la
regimul actelor juridice civile;

d. n cazul ncetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n
faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercianilor ea nu se aplic
necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale;

e. comercianii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organizaii
autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor;

f. comercianii sunt supui impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial;

Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comerciale nu se aplic
colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau acelor al cror comer nu
iese din cercul unei profesiuni manuale.

3.2. Calitatea de comerciant:

In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobndete n mod diferit, dup cum este
vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic.

3.2.1. Dobndirea calitii de comerciant:

a. Dobndirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: sunt comerciani aceia care fac
fapte de comer avnd comerul ca profesiune obinuita, potrivit art. 7 C. com.

Pentru dobndirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii:

1. s svreasc anumite fapte de comer obiective;
293


2. s svreasc fapte de comer ca profesiune;

3. s svreasc fapte de comer n nume propriu;

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le
exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseriai, pe cei care exercit profesii liberale i pe
agricultori. Meseriaul este considerat comerciant n cazurile n care cumpr mrfuri n vederea
prelucrrii i revnzrii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, i organizeaz
o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de
comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). n cazul n care pentru exercitarea activitii,
cel care ndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpr i folosete anumite materiale se
consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine comerciant. ntruct
vnzarea produselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe pmntul sau ori pe care le-a
cultivat nu este fapta de comer, ci act juridic civil, nseamn ca agricultorii nu au calitatea de
comerciani.

b. Dobndirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe
lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societile comerciale. Sunt avute n vedere
societile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv, societatea
n comandita simpla, societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i societatea cu
rspundere limitata. Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n scopul de a
desfura o activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prevzut
obligatoriu n actul constitutiv consta n svrirea uneia sau mai multor fapte de comer obiective.
Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societii comerciale. n consecin, pentru a
dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectarea
condiiilor prevzute de lege n acest sens.

c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unitile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: Statul, judeul i comuna
nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului comercial era justificata la data
adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor sale administrativ teritoriale privea numai
serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul svrete pe lng actele de autoritate necesare
funcionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a considerat ca el este subiect
al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poate svri
anumite fapte de comer.

2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine statutului sau
unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n condiiile legii
294

ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori instituiilor publice sau pot fi concesionate sau
nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i funcioneaz n ramurile
strategice ale economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobndete din
momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului sau prin decizia organului
administraiei publice locale.

3. Organizaiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere i desfacere de
mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit, aceast activitate are caracter
comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au calitatea de comerciant.

4. Asociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este desfurarea
unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci asociaiile i fundaiile nu au calitatea
de comerciant.

3.2.2. Dovada calitii de comerciant:

In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin svrirea faptelor
de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba numai prin
prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a svrit efectiv una sau mai
multe fapte de comer prevzute de art. 3 C.com. ca o profesiune obinuit i n nume propriu.

In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi constituirea
societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate proba prin dovedirea
constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi folosit este
copia certificat de pe nmatriculare n registrul comerului a societii comerciale.

3.2.3 ncetarea calitii de comerciant

In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n care
nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea s
rezulte intenia de a renuna la calitatea de comerciant.

In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea
nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existena prin
dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit pentru
durata societii, imposibilitatea realizrii obiectului societii sau realizarea acestuia, hotrrea
adunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea automat a
295

personalitii juridice a societii. n aceasta situaie, societatea nu mai poate face operaiuni
comerciale, dar poate face operaiunile necesare lichidrii.
4. SOCIETILE COMERCIALE

4.1. Noiunea i caracterele juridice ale societii civile:

Din dispoziiile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract n temeiul cruia dou
sau mai multe persoane (asociai) se neleg s pun n comun anumite bunuri pentru a desfura
mpreun o anumit activitate, n vederea realizrii i mpririi beneficiilor care vor rezulta.

Contractul de societate are urmtoarele elemente eseniale care l deosebesc de alte contracte :

a) fiecare asociat se oblig s pun n comun o valoare patrimonial (aport);

b) asociaii se oblig s desfoare mpreun o activitate care constituie obiectul societii;

c) toi asociaii particip la realizarea i mprirea beneficiilor.

Din definiia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate:

a) contractul este plurilateral, n sensul c la ncheierea sa particip dou sau mai multe
persoane, fiecare asumndu-i anumite obligaii;

b) contractul este cu titlu oneros; fiecare asociat urmrete realizarea unui folos patrimonial,
adic obinerea de beneficii;

c) contractul este comutativ; ntinderea obligaiilor fiecrui asociat este cunoscut n momentul
ncheierii contractului;

d) contractul este consensual, ceea ce nseamn c se ncheie prin simplul acord de voina al
prilor; forma scris este cerut ad probationem.

296

4.2. Definiia societii comerciale:

Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe baza unui contract
de societate i beneficiind de personalitatea juridic, n care asociaii se neleg s pun n comun
anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer, n scopul realizrii i mpririi beneficiilor
rezultate

4.3. Societatea civil i societatea comercial:

Asemnri: au aceeai esen; fiecare reprezint o grupare de persoane i de bunuri (capitaluri) n
scop economic i lucrativ;

att societatea civil, ct i cea comercial iau natere printr-un contact de societate;

ambele societi au un scop lucrativ; asociaii urmresc realizarea i mprirea unor beneficii.

Deosebiri: obiectul sau natura operaiunilor pe care le realizeaz societatea;

societatea comercial este investit cu personalitate juridic, n timp ce societatea civil
rmne un simplu contract, fr a fi subiect de drept de sine stttor;

ntre societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condiiile n care acestea se
constituie i funcioneaz.

4.4. Elemente specifice ale contractului de societate care st la baza societii comerciale

4.4.1. Aporturile asociailor

Sub aspect juridic, prin aport se nelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociat de a aduce n
societate un anumit bun, o valoare patrimonial. n limita aportului, asociatul devine debitor al
societii cu toate consecinele care decurg din aceast calitate.

297

Obiectul aportului l poate constitui:

- aportul n numerar; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se oblig s o transmit
societii;

- aportul n natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunuri mobile(cldiri, instalaii),
bunuri mobile corporale (materiale, mrfuri) sau incorporale (creane, fond de comer);

- aportul n industrie, care const n munc sau activitatea pe care asociatul promite s o
efectueze n societate, avnd n vedere competena i calificarea sa.

4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societii

Prin capitalul social al unei societi comerciale se nelege expresia valoric a totalitii aporturilor
asociailor care particip la constituirea societii. Capitalul social mai este denumit i capital
nominal.

Capitalul social are o dubl semnificaie: contabil i juridic. El constituie gajul general al creditorilor
societii. De aceea, este fix pe toat durata societii.

Capitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asociaii s-au obligat s
contribuie la constituirea societii. Capitalul subscris coincide cu capitalul social.

Capitalul vrsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat n patrimoniul societii.

Capitalul social al societii este divizat n anumite fraciuni, denumite diferit dup forma juridic a
societii : pri de interes, pri sociale, aciuni.

Patrimoniul societii, n lumina dreptului civil, l constituie totalitatea drepturilor i obligaiilor cu
valoare economic aparinnd societii.

298

Intre capitalul social i patrimoniul societii exist anumite deosebiri. Astfel, n timp ce capitalul
social este expresia valoric a aportului asociailor, patrimoniul societii este o universalitate
juridic, n care sunt cuprinse toate drepturile i obligaiile, precum i bunurile societii.

4.4.3. Intenia asociailor de a colabora n desfurarea activitilor comerciale

Affectio societatis presupune intenia de colaborare voluntar a asociailor, de a lucra n comun,
suportnd toate riscurile activitii comerciale.

Participarea la activitatea societii trebuie s fie efectiv i interesat. Aceast participare este
diferit, n funcie de forma juridic a societii.

4.4.4. Realizarea i mprirea beneficiilor

Scopul societii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercial desfurat i de ale
mpri ntre asociai sub forma de dividende. Acest scop constituie criteriul de distincie ntre
societatea comercial i asociaie.

In general, prin beneficiu se nelege un ctig evaluabil n bani. Realizarea sau nerealizarea de
beneficii poate fi stabilita numai la sfritul exerciiului financiar, prin ntocmirea bilanului i a
contului de profit i pierderi.

Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legea nr.31/1990). Aceasta
nseamn ca trebuie s se fi nregistrat un excedent, adic o sum de bani care s fie mai mare
dect capitalul social, deoarece nu pot fi distribuite beneficii din capitalul social.

Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup ntregirea
capitalului social, cnd acesta s-a micorat n cursul exerciiului financiar.

4.4.5. Criterii de mprire a beneficiilor

Potrivit legii, n contractul de societate trebuie s se prevad partea fiecrui asociat la beneficii i la
pierderi (art. 3) sau modul de distribuire a beneficiilor (art. 8).

299

Toi asociaii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor. Cum este i
firesc, criteriul care este avut n vedere este contribuia asociailor la formarea capitalului social al
societii.

4.5. Formele societii comerciale:

Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial mbrac una din urmtoarele forme
juridice:

a) societatea n nume colectiv este aceea societate ale crei obligaii sociale sunt garantate cu
patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a tuturor asociailor;

b) societatea n comandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale sunt garantate cu
patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara a asociailor comanditai; asociaii
comanditari rspund numai pn la concurenta aportului lor;

c) societatea pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n aciuni, iar obligaiile
sociale sunt garantate cu patrimoniul social; acionarii rspund numai n limita aportului lor;

d) societatea n comandita pe aciuni este societatea al crui capital social este mprit n
aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i
solidar a asociailor comanditati; asociaii comanditati rspund numai pn la concurenta aportului
lor;

e) societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii sociale sunt garantate cu
patrimoniul social; asociaii rspund numai n limita aportului lor.

4.6. Clasificarea societilor comerciale:

4.6.1. Societi de persoane i societi de capitaluri

Societile de persoane se constituie dintr-un numr mic de persoane, pe baza cunoaterii i
ncrederii reciproce a calitilor personale ale asociailor. Fac parte din aceast categorie : societatea
n nume colectiv i societatea n comandita simpla.
300


Societile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus de nevoile acoperirii
capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale ale asociailor. Elementul esenial l
reprezint cota de capital investita de asociat. Intr n aceast categorie: societatea pe aciuni i
societatea n comandita pe aciuni.

Societatea cu rspundere limitat nu se ncadreaz n nici una din aceste categorii. Aceast form
de societate mprumut unele caractere, att de la societile de persoane, ct i de la societile de
capitaluri.

Ca i n cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitat se bazeaz pe
ncrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitarea numrului asociailor (maximum 50 de
asociai), precum i condiii restrictive privind transmiterea prilor sociale. n ce privete
rspunderea asociailor pentru obligaiile societii, asociaii rspund numai n limita aportului lor, ca
i n cazul societilor de capitaluri.

4.6.2. Societi n care asociaii au o rspundere nelimitat i societi n care asociaii au o
rspundere limitat

Rspunderea asociailor pentru obligaiile sociale este diferit n raport de forma juridic a societii.

In societatea n nume colectiv, asociaii rspund nelimitat i solidar pentru obligaiile societii.

In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pn la concurenta
aportului lor.

In privina societii n comandita simpl sau pe aciuni rspunderea asociailor este diferit: asociaii
comanditati rspund nelimitat i solidar, iar asociaii comanditari numai n limita aportului lor.

4.6.3. Societi cu pri de interes i societi pe aciuni

Dup structura capitalului social i modul de mprire a acestuia, societile comerciale se clasific
n dou categorii: societi n care capitalul social se divide n pri de interes i societi n care
capitalul social se mparte n aciuni.

301

Capitalul social se divide n pri de interes n cazul societii n nume colectiv i societii n
comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat (pri sociale).

Capitalul social este mprit n aciuni n cazul societii pe aciuni i societii n comandita pe
aciuni.

4.6.4. Societi care emit titluri de valoare i societi care nu pot emite asemenea titluri

Societi care emit titluri de valoare pot fi societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i
societatea cu rspundere limitat.

In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea n nume colectiv i societatea n comandita
simpla.

Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailor asupra unei fraciuni
din capitalul social. ntre aceste titluri de valoare exista o deosebire esenial: aciunile fac parte din
categoria titlurilor de valoare negociabile, iar certificatele de pri sociale nu sunt titluri negociabile, ci
titluri de legitimare.

4.6.5. Societi cu capital romnesc i societi cu participare strin

Societile cu capital romnesc sunt societile n care asociaii sunt ceteni romni ori persoane
juridice de naionalitate romn.

Societile cu capital strin sunt societile care se constituie cu capital integral strin sau n
asociere cu persoane fizice sau juridice romane.
ELEMENTE DE PROTOCOL

Necesare activitii de secretariat

1. Rolul protocolului

302

Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre
interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui obiect
este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul.
Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiecreia
dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie s
guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolul guverneaz, de
asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele
au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri.

Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri.

2. Eticheta

Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna
desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii in afaceri n
special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat
fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicaii
relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot concepe relaii
ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli
de etichet.

Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen
profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor
specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o
sarcin de ordin profesional.

A. inuta fizic (pe strad i n societate)

Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze permanent n
fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul unui scaun sau de
perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct
posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau
canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare
de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitat
strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele pe braele
scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime trebuie, de asemenea, evitat. Femeile
trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun i cum i ncrucieaz picioarele, astfel
nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever
sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l
303

aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv,
un rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)

B. Salutul

Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El
comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze sensul,
s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de baza n legtur
cu salutul:

brbaii salut primii femeile;

persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst;

subalternii salut pe superiorii in grad.

Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este
recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i privind la
persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a
capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut
printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan
cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact. Cnd este ntlnit
o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat, este preferabil, s fie salutat.
Persoanele care se afl intr-o maina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n
care au fost vzute. Dac persoana cunoscut este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui
celui care salut, se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa,
bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua
domnule director, presedinte, ministru etc.#.

Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de
vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de mn
rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst celei
mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou
persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii.

304

n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb,
nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dorete
s-o onoreze n mod special.

Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind considerat ca o
form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite, de soii de nali
demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea corpului, iar n anumite
mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este greit s se
srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru unele
dintre femeile care se afl mpreun.

C. Prezentrile

n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care se fac
prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli:

brbatul este prezentat femeii;

persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst;

persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint pe. Dac
persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea
unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul meu sau soia mea. La prezentarea unei
perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se
ntotdeauna cu soul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n
mod curent.

Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut
n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la
autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , adugndu-
se, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de
schimbul crilor de vizit.

Unele excepii de la regulile de prezentare:
305


fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna numai
titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc.

D. Conversaia

Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin plictisitoare n
lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere plcute, gazda trebuie s se
gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe anumite puncte de contact, fie
prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele,
fie prin formaia lor intelectual.

Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de
munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a muncii
de informare i de relaii.

Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei conversaii
plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i profesional,
cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea nsuiri pe care
diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc struitoare, permanent de
pregtire multilateral.

n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos s
pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei conversaii,
diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n conversaie i s o
canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine
s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci
este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas, dar ferm, n explicarea
poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i
tact, astfel nct modul n care se susine o prere contrarie s nu se fac de pe o poziie de
superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de
felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc.

Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea fcndu-se
ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte fa de
interlocutor.
306


La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din stnga sa
i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri este
recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar reprezentanii din
cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri.

E. Convorbirea telefonic

Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct
i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit
respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie
cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea rnd, n
cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac indicndu-se
numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i instituia la care lucreaz, evitndu-
se de obicei s se indice i funcia.

n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la
telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este
recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la identificarea
persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni
pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat.

n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice
persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota
transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul
transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear
citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise.

F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare (mese, recepii, cocktailuri).

inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate prezint o
deosebit importan.

inuta i comportarea n timpul unei mese

inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, se
va mbrca un costum adecvat ocaziei respective.
307


inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii.
Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin aplecat deasupra marginei
mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mncrii la gur se execut cu
antebraul i minile fr a antrena micarea braului i a umerilor.

La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala hainei,
n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La
terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se
mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu
este recomandabil. Lingura i cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns cu
mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea
poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe msura
desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se mnnc, tacmurile se
in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea,
tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar furculia cu
dinii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n prealabil pe
farfurie, n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos s se
mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune pe marginea mesei i
se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgraioase: sorbirea cu zgomot a
supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n dini etc.

De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cretere.
Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.

La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar din
partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng.

Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit fiind
gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din dreapta gazdei
femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd
oaspeii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas
va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi invitaii au terminat de
mncat.

Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul
mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat n
pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la
nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele se
vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brbaii.
308


Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invita
un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n
centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se
poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng
se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac
este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese alturate special
amenajate n acest scop.

Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osptari,
care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea unor mese-bufet n
centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osptari.

G. Fumatul

n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de ctre
fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr lng o
persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi acetia nu
suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s fumez?, mai ales
cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat,
deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, n asemenea
situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli
eseniale:

nu se salut cu igara n gur;

nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur pufind
din ea;

nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul superiorilor n
grad.

Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n
societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor femei,
dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de
igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept
scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma
nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd
309

sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare,
respectiv la friptur.

H. inuta vestimentar

n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de
etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului i
mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu nseamn
preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite
case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial
corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se demoda prea repede.
La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat i bine clcat, o cravat
discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i
desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu
tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va mbrca n culori
galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi
dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi
dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci
dimpotriv.

inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza)

La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii:

Pentru femei:

rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului (ziua
nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel);

mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea;

accesorii discrete;

poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;

310

pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se recomand pantofi
din piele lucioas);

palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.

Pentru brbai:

costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit;

cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;

cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului;

mnui numai cnd se poart i plrie;

palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele precizri:

costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete;

la cma n dungi se poart i cravat uni;

cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult
grij;

culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei;

nu se poart cravat la cma cu mnec scurt;

311

toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun
elegan.

inuta de sear sau inuta de culoare nchis

La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand:

Pentru femei

rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit sau
dac moda impune, mai lung;

mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr mneci);

bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus;

poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele etc.), de
culoare asortat cu mbrcmintea;

pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu
mbrcmintea;

n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis.

Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recepii,
gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior
sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand
folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni.

Pentru brbai

312

costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni sau
cu dungi discrete din acelai fir);

cma alb;

cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;

ciorapi negri;

mnui, cnd se poart i plrie;

pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).

inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar

La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar:

Pentru femei

mbrcminte de sezon, de culoare neagr;

ciorapi negri subiri;

poet neagr;

pantofi negri;

batist alb, ndoliat;

313

plrie i mnui de culoare neagr;

palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.

Pentru brbai

La nmormntri:

costum de culoare neagr;

cma alb;

cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr;

palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de anotimp);

fular alb, de mtase.

b) La prezentarea de condoleane hain neagr sau inut de culoare nchis. La prezentarea de
condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie.

c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis.

inuta de ceremonie sau inuta special

n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina de renunare la
mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n
multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau nchis.

314

De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invitaie. n cazul
cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare practicii locale
pentru toate aciunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte
a practicii locale n vederea confecionrii din timp a vetmintelor necesare.

De reinut:

dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci, fr
plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung);

dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera va
purta rochie scurt cu plrie i mnui;

dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu mnui
lungi.

Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii, cocktailuri,
ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de invitaie. n lipsa unei
asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri:

Portul mnuilor

Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua din
mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat dinainte.
n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se scoat nainte
de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la
sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc n
interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce femeile dac doresc pot s le pstreze. La o
invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd se mbrac pardesiul,
mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.

Alte reguli de etichet:

Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel mai n
vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior.
315


Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu
excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori).

La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n vrst
i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai tnr coboar
primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst.

n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup
care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei i un brbat
sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n
vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa.

Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta din
spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.

3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti

A. Organizarea meselor (dejun, dineu)

Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a ncetat
s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument
care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate permite att realizarea
unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de
munc.

Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii i de
alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup de
invitai.

a) Oportunitatea organizrii meselor

n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s constituie
o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii organizatorului, la
lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate.
316


b) Alegerea invitailor

Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:

importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa;

scopul care se urmrete;

nivelul la care are loc aciunea respectiv.

Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un echilibru
ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei, astfel ca participanii
s poat gsi subiecte de discuie de interes comun.

La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr-o limb
de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb de circulaie
internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su.

c) Trimiterea invitaiilor

Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat,
astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita aciunii.
Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost
consultate asupra datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se
face invitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel invitat.

Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu
funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat i inuta dorit
la aciune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, inuta de ora, la dejun i haina
de culoare nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina
nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni:

tenue de ville informal dress costum de ora
317


habit fonc dark suit costum de culoare nchis

cravate noire black tie smoking.

Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta jos,
P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta meniunea RSVP
(repondez s'il vous plait).

De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de
neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o formul
care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora invitaia. Nimeni
nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i asentimentul prealabil
al gazdei.

Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii.

d) Plasamentul la mas

Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii
ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i
fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.

Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor ct
i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare egal,
vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate realiza
ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au precdere n principiu asupra celor
necstorite, atunci cnd nu au funcie.

Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este mare,
pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se folosete al
doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este marcat locul invitatului.
n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul
general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea n vedere i soluii
combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n
funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. n situaia cnd la o mas se invit o
318

persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. n caz
contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda
este un celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s fie
oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui de onoare
(necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi cel din faa
soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc
ceea ce este mai politicos. n funcie de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist,
locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.
Masa Bufet

Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. Mncrurile
vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau
ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau saloane alturate, unde
se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament.

e) Aranjarea mesei

Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul
osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1].

Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se
jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discuiile s fie stnjenite.

Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc). nainte
de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent clcat, astfel nct
pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fee de mas (ceea
ce trebuie evitat n msura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct
mai puin perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai
bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.

n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-o pnz
fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas individuale se folosesc
numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit.

erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular, fie
direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular, cu
vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle.
319


Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din argint
sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se ncredina c
sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul unei mese, vreunui
invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de
mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii
meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu:

la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;

la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne;

n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.

lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor depinznd de
cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la
care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru
ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt
butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau
coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai nainte.

Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri.
Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt, puse ntr-o
vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea cu uurin. Ca ornament mai
pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri
de calitate superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur.

Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau alte
diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau fructe care necesit
folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obinuiete ca n dreptul
fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele. n ap se
pot pune petale de flori, felii de lmie etc.

f) Meniul
320


Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o
constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau care
presupun un consum exagerat de alcool.

La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou
feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n general,
nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al
doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat de
fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort,
plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat), fie dup
acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat.

Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin
(alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.

Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se servete
separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n salonul
respectiv.

Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate

n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca cel
puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de
salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din vestiar,
ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei
confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe care se
scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul plcii;

Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere c se
pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilali
invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil
ca 15-30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare,
prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la mas.

inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, n
funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de culoare
mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice
321

mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va
avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz,
femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privina modelului i
culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de mtase sau ln, mai nchis, cu
croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un material nchis i mai greu) nu se
poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar
la o rochie de strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete s se poarte
mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal.

Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i o
conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece
dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din
sufragerie.

nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se
cunosc.

Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i continu
apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre
brbai.

Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai croial. De
asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii oaspeii i la comportarea
n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac
este necesar s umple paharele etc.).

Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o
total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se cunosc, brbatul poate
arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau
numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.

Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igrile sunt
pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn
cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.

Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod
obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o regul
fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera existent i
natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul
322

cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea
prsi locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd.

B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor

Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n ar a
unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin oficiale i au loc
dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, n cinstea unei delegaii
de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se
menioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fi
salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O
preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se
ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu personalitile mai marcante. Este recomandabil ca
problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult
grij, indicndu-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume,
astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai
instituiei.

C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti

Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o
ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele 10.30-
11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune,
fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri.

4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia
Primirea efilor de misiune

Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp util, data
sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi
ntmpinat conform uzanelor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt salutai n
Bucureti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului
sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt
sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau
nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol.

Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post
323


Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului Ministerului
Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzanelor locale privind ceremonia prezentrii
scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor
diplomatice n Romnia.

Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, n legtur cu prezentarea copiilor
scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat.
Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de
ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de
acreditare.

nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care
este numit n aceast funcie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu a
depus-o la plecare.

n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful de
misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul
afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune
nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i
ale scrisorilor de rechemare a predecesorului su, n cazul n care acesta nu le-a depus la plecare.

Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audiena la
preedintele Romniei n vederea prezentrii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic n
prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s-l
nsoeasc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3
persoane.

Numirea unui nsrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii
acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilor externe al rii acreditante.

Ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare

n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei Protocol din Ministerul
Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la reedin sau ambasad la
Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la
dispoziie de Protocolul Preediniei. Colaboratorii care l nsoesc (1-3) se deplaseaz cu maini ale
ambasadei.
324


La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i este salutat de eful
Protocolului Preediniei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta
ceremonie se desfoar n acordurile Marului de ntmpinare. Ambasadorul se oprete n dreptul
drapelului Romniei i salut printr-o uoar nclinare a capului, dup care continu trecerea n
revist a grzii. Dup trecerea n revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n
main, unde l ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajuni
la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui ntr-un salon de ateptare n care sunt
arborate steagurile respectivei ri i al Romniei.

Ambasadorul, nsoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urmai de
colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai n faa preedintelui
Romniei. Sunt prezeni ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier
prezidenial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz
preedintelui Romniei cu formula Domnule preedinte, am onoarea s v prezint pe Excelena Sa,
domnul .., ambasadorul extraordinar i plenipoteniar al .. n Romnia.

Ambasadorul l salut pe preedintele Romniei printr-o uoar nclinare a capului i se adreseaza
cu urmtoarele cuvinte: Domnule preedinte, permitei-mi s v nmnez scrisorile prin care
preedintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate de ambasador extraordinar i plenipoteniar
al .. n Romnia, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu.

Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i
scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele mini
de la o distan de circa un metru.

Dup primirea scrisorilor, preedintele i strnge mna ambasadorului.

Preedintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La rndul
su, ambasadorul prezint preedintelui pe colaboratorii si. Preedintele l invit pe ambasador
pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei.

Preedintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul ambasador. La
ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul prezidenial sau de
stat, eful Protocolului Preediniei i colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului
Afacerilor Externe se retrage ntr-un salon alturat n ateptarea ncheierii ceremoniei care dureaza
circa 15 minute.

325

Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, preedintele i ia rmas
bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si ies din palat i se ndreapt spre maini. De
aceast dat, autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii
respective (pe aripa din fa dreapta).

Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador
pn la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie sau cocktail
restrns.

inuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis, uniform
diplomatic sau costum naional.

Ordinea de precdere a efilor de misiune

Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentru ambasadori, de ziua
i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedintelui Romniei, iar pentru nsrcinaii cu afaceri a.i.
de data notificrii la MAE a asumrii conducerii misiunii diplomatice;

Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite n funcie de ziua i
ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat;

Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n funcie de ziua i ora sosirii la
Bucureti;

Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori n acelai avion sau
nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice
(denumirea rii) sau prin tragere la sori.

Absena efului de misiune

n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului Afacerilor
Externe Direcia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuiete pe timpul absenei
sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i.

326

De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol
ntoarcerea i reluarea funciilor sale;

n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri a.i., notificarea
nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegram
adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre ministrul afacerilor externe al rii
respective.

Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune

La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Preedintele Romniei
fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor
de acreditare;

Scrisorile de rechemare ale nsrcinailor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie
de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet.

efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt salutai la plecare, la gar sau la aeroport, de
directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia.

Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori
sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00,
acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol.

Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prin Nota Verbal n
care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unor vizite de rmas bun (la
preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a cror perfectare se ocup
Ministerul Afacerilor Externe Direcia Protocol.

La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului
Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in
onoarea respectivului ef de misiune.

Obligaiile protocolare ale soiilor efilor de misiune

327

Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuia poate solicita o
vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilor externe. Soiile efilor de misiune trimit
cri de vizit soiilor personalitilor romne crora soii lor le-au fcut vizite protocolare de
prezentare sau le-au trimis cri de vizit.

Prezentarea scrisorilor de cabinet de ctre nsrcinaii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe

n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri titular vine la
Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului cruia i nmneaz, ntr-o
scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere, directorul
Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat.

nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat
scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului su, n cazul c
acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.

inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a nsrcinatului cu afaceri
titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis.

Prezentarea colaboratorilor efului de misiune

eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face
directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul Afacerilor Externe.

Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentai, la sosireala post, directorului adjunct
al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii

Ataaii militari i ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii Naionale i,
respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului, conform uzanelor respectate n aceste ministere.

Decanul Corpului Diplomatic

Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i
plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din
oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nuniul Apostolic.
328


Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, fr nici o
ceremonie. n absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat
dup Nuniul Apostolic, n ordinea de precdere. Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor
Externe Direcia Protocol intr n practic diplomatic.

ANEXA

Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele:
Masa la care particip numai brbai

Varianta 1


G = gazda
O = oaspetele de onoare

Varianta 2


G = gazda
O = oaspetele de onoare

329


Masa la care particip i femei

Varianta 1 (cifrele subliniate femei)


G = gazda
SG = soia gazdei


Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul
femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta de plasament:


G = gazda
SG = soia gazdei


Masa n form de potcoav

Varianta 1
330



G = gazda
SG = soia gazdei

Varianta 2


G = gazda
SG = soia gazdei
Masa rotund

Numrul invitailor este mic.


G = gazda
331

SG = soia gazdei


Nota:

Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situaii ce pot aprea n cadrul unor
asemenea aciuni.

Responsabilitati
- Preluarea apelurilor telefonice ale clientilor;
- Mentinerea relatiilor cu clientii si furnizorii straini;
- Preluarea, inregistrarea si directionarea corespondentei;
- Gestionarea documentelor privind clientii;
- Intocmirea diverselor documente in limba engleza, franceza si italiana;
- Gestionarea corespondentei in limba engleza, franceza si italiana;
- Redactarea de documente, rapoarte, informari si comunicari generale;
- Asista directorul general in desfasurarea activitatilor si in proiectele pe care acesta le deruleaza;
- Inregistrarea, scanarea, i ndosarierea, arhivarea diverselor contracte si documente ale companiei.
Cerinte
- Studii superioare in desfasurare;
- Cunostinte limba italiana, spaniola sau germana prezinta avantaj;
- Cunostinte solide operare PC: Word, Excel, Power Point, Internet;
- Experienta in domeniu minimum 6 luni;
- Rezistenta la stres;
- Abilitati foarte bune de comunicare, organizare, planificare a timpului si a sarcinilor;
- Responsabilitate, ordine, corectitudine, seriozitate si dinamism;
- Capacitate de adaptare si invatare rapida;
- Aspect fizic placut (profesional - bussines);
- Capacitate de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp;
- Atentie la detalii.

FISA DE POST - ASISTENT MANAGER


1. Denumirea compartimentului:
ADMINISTRATIV

2. Denumirea postului:
ASISTENT MANAGER

3. Numele si prenumele salariatului:
NUME SI PRENUME SALARIAT

4. Se subordoneaza:
332

Managerului;

5. Numele sefului ierarhic:
NUME SI PRENUME SEF IERARHIC

6. Subordoneaza:
Numai daca este cazul

7. Drept de semnatura:
Intern:
Extern:

8. Relatii functionale:

- cu toate entitatile din unitate, cel putin la nivelul reprezentantilor acestora

9. Pregatirea si experienta:

Studii:
-absolvent al unei forme de invatamand superioare;
Aptitudini:
-inteligenta (gandire logica, memorie);
-corectitudine, seriozitate, atitudine principiala in relatiile cu oamenii;
Atitudini:
- sincer, dispus la colaborare

10. Autoritate si libertate organizatorica:

Daca este cazul

11. Responsabilitati si sarcini:

Placere si abilitate de a invata lucruri noi necesare indeplinirii sarcinilor jobului respectiv;

Aptitudini de comunicare orala si scrisa;
Abilitai de negociere;
Simt comercial si orientare catre client;
Elaborare diverse documente, operare pe calculator a documentelor contabile primare;
Bune cunostinte de operare calculator si a programului MS Office[Word(editare diverse
documente), Excel(facturi, avize, note de receptie, registre de casa, diverse rapoarte), PowerPoint]
Planificare si organizare a operaiilor si activitailor;
Respectarea instruciunilor orale si scrise;
Disponibilitate si capacitate de a lucra cu oamenii;
Disponibilitate pentru dezvoltare profesionala si personala continua;
Comportament adecvat (limbaj, vestimentaie, reguli de politee);
Ordonarea obiectelor in mediul de lucru, sociabilitate, tact, amabilitate, comunicativa,
adaptabilitate si flexibilitate.
cunostinte bune operare PC MSOffice WORD, EXCEL, navigare internet
- limba engleza scris/vorbit
333

- capacitate de organizare a timpului, sarcinilor si locului de munca
- capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp
- capacitate de a respecta termene limita
- atentie catre detalii
- placere si abilitate de a invata lucruri noi
- responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate
- indeplinirea activitatilor zilnice de secretariat
- preluarea si directionarea apelurilor telefonice
- primirea vizitatorilor si anuntarea persoanelor de contact din societate
- asigurarea protocolului in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice
- preluarea, inregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, indosariere si arhivarea
corespondentei si a mesajelor primite din partea partenerilor, clientilor si a celorlalti angajati
- redactarea corespondentei de afaceri necesara desfasurarii activitatii zilnice
- asigurarea transmiterii documentelor prin posta, fax, e-mail
- actualizarea bazei de date documente
- rezervari hotel parteneri externi, etc.
- elaborarea si redactarea documentelor si situatiilor cerute de management
- asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei
Asistentul Manager se ocupa in principal cu coordonarea contactelor de afaceri, corespondenta cu
partenerii de afaceri ai organizatiei, comunicarea interpersonala cu persoanele implicate in
realizarea contractelor, gestionarea informatiilor obtinute in desfasurarea activitatii proprii si a
personalului subordonat, analiza informatiilor semnificative obtinute in desfasurarea activitatii proprii
si a personalului subordonat, administrarea documentatiei, planificarea activitatii proprii si a
personalului din subordine, adoptarea deciziilor privind activitatea din subordine, optimizarea fortei
de munca din subordine, promovarea initiativelor personalului din subordine, coordonarea
perfectionarii fortei de munca din subordine, precum si cu raportarea activitatii proprii si a
departamentelor din subordine catre conducere. Ocupatia este superioara celei de Secretara.