UNIVERSITATEA DIN BUCURETI FACULTATEA DE ADMINISTRAIE I AFACERI

SECRETARIATUL CA FUNCIE DE ASISTEN

MANAGERIAL

Coordonator tiintific : Ctlina Bonciu Masterand: Codi Oana - Mirela ARPAM, ANUL I

CUPRINS

1. SECRETARUL/SECRETARA ASISTENTUL/ASISTENTA MANAGERULUI...............................................................................3 Caracteristici generale ale funciei de secretar/secretar..............................3 Funciile secretariatului............................................................................5 Caracteristici generale ale funciei de asistent/asistent manager.................8 Abilitile asistentului manager.................................................................9 2. PARTICIPAREA ALTURI DE MANAGER SAU SUBSTITUIREA ACESTUIA.......................................................................................11 3. SECRETARUL I RELAIILE CU PUBLICUL................................ 12 4. CONCLUZII.................................................................................14 5. STUDIU DE CAZ ACTIVITATEA DE SECRETARIAT LA METRO CASH &CARRY.........................................................................................15 6. BIBLIOGRAFIE / SITOGRAFIE....................................................18

1. SECRETARUL/SECRETARA ASISTENTUL/ASISTENTA MANAGERULUI Caracteristici generale ale funciei de secretar/ secretar

Evoluia ocupaiei de secretar nu se poate realiza dect n contextul parcursului istoric a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat functionarea pn astzi: 1. meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii economico- sociale; 2. baza acestei activiti a stat tratarea informaiei scrise; 3. sub aspect deontologic, confidentialitatea a constituit o cerin esenial. Trsatura fundamental, confidenialitatea, este sugerat chiar de termenul secretar(), cre provine din latinescul secretum (secret, tain) i desemneaz o persoan care tie i pastreaz secrete. Din perspectiv practic, meseria de secretar preced - n timp istoric, apariia denumirii sale. innd cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic.1 Termenul grammatikos, desemnnd n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Pe parcurs, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii.2

Giovannini Giorannini, (ed .) De la silex la siliciu : Istoria mijloacelor de comunicare n mas , Editura tehnic, Bucureti 1989; Marin Aiftinca, Babilonul informaiei : Ctre o nou ordine internaional n domeniul comunicrii i informaiei, Editura politic, Bucureti, 1987. 2 Ovidiu Nicolescu, Ion Verboncu, Evoluia managementului pe plan mondial - Management, Editura economic, Bucureti, 1999.

Perioada feudalismului aduce, o dat cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia anumitor grade de ierarhizare i prin apariia hrtiei ca suport informaional, o importan notabil muncii de secretariat. Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise. Apariia mainilor de scris mecanice n structurile administrative, n epoca modern, a facut ca imaginea secretarei s se asocieze att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporan, cu aceea de dactilograf. Este important s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ. n prezent, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale.3 Apar, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia. Evoluia managementului a presupus i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul. Acest fenomen este un rezultat al dezvoltrii continue a tehnologiilor informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. n prezent, competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Cerinele generale ale funcie de secretar/secretar presupun:

Susan Vinnicomb; Nina Colwill, Femeile n management, EdituraTeora, Bucureti 1998.

stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i

specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informaiei i de comunicaie. Funciile secretariatului Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structural, cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativ, de rutin, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Aadar, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate. Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin diferite elemente care stau la baza principalelor funcii: degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, contribuind la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune; creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Secretariatul are urmatoarele funcii

funcia de tratare a informaiilor Noiunea de informaie, n activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informaie tiinific, care constituie baza unei cercetri. La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia. Valorificarea informaiei pentru desfurarea activitilor administrative se face n urmtoarele etape succesive: a) culegerea informaiilor; b) prelucrarea informaiilor; c) stocarea informaiilor. funcia de documentare Noiunea de document este definit ca orice baz de cunoatere fixat material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob. Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta. O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe alii, caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui domeniu. funcia de filtru i legtur n contactele conducerii Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni din mediul economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influennd negativ
6

calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere. Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei de legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe. funcia de asistare direct a managerului Aceast funcie presupune pe de o parte participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru degrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formaliti financiare, organizarea cltoriilor ntocmirea delegaiilor, confirmarea delegaiilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini administrative, dar, pe de alt parte i programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin ntocmirea unor instrumente de eviden.
funcia de reprezentare

Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n relaiile interpersonale ale managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern. Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului de management. Aadar, secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu -i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii. Totodat secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel, secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.

 Caracteristici generale ale funciei de asistent/asistent manager Domeniul afacerilor se afl n continu dezvoltare, astfel c agenda managerilor este din ce n ce mai ncarcat. ntr-un asemenea context, soluia nu este nc o agend, ci mai degrab un om competent, care s fac ordine n sarcinile aprute intempestiv, care i pot degreva de sarcinile de conducere i i pot sprijini la rezolvarea acestora.4 Spre deosebire de un secretar, care se ocup mai mult de problemele administrative, un asistent manager poate fi chiar mna dreapt a unui director, cunoscnd detaliile activitii sale. Astfel, n timp, un asistent al unui director poate chiar promova pe o funcie de conducere, trecerea fiind facilitat de accesul permis la nivelul superior al companiei. Clasificarea Ocupaiilor face distincie ntre cele dou meserii: secretarul este funcionarul administrativ care nregistreaz i realizeaz prelucrarea informaiilor, execut lucrri de birou i secretariat (pregtirea i transmiterea corespondenei i a documentelor, cu respectarea dispoziiilor regulamentului de organizare i funcionare), opereaz cu maini contabile i stenodactilografiaz; asistentul manager este secretarul administrativ care asist eful de unitate n probleme de comunicare, documentare i coordonare a gestiunii interne a unei uniti administrative, redacteaz scrisori cu caracter comercial i raspunde la scrisorile primite. Funcia de asistent manager a evoluat foarte mult, datorit complexitii activitilor n care este implicat persoana de pe acest post. Secretarul de astzi este mna dreapt a managerului i deine informaii din toat sfera de activitate a firmei, se implic activ in proiectele departamentului sau ale companiei, mediaz relaia cu subordonaii. Un asistent manager competent trebuie s prezinte o serie de aptitudini i cunostinte destul de complexe: s dein o diplom de licen; s tie cel putin dou limbi straine; s aib abiliti de operare avansat pe calculator s cunoasc comunitatea de afaceri. n plus, sunt necesare aptitudini foarte bune de comunicare, diplomaie, atenie distributiv, atenie la detalii i spirit organizatoric i de planificare. Aadar, cele mai importante competene ale asistententului manager sunt :
4

Paul Dumitru, Metamorfoza secretarei n Assistant Manager, http://www.cariereonline.ro.

administrarea gestionarea documentelor; corespondena cu partenerii de afaceri; motivare-stimulare; rezolvare a conflictelor; luarea deciziilor; negocierea; controlul; delegarea responsabilitilor; raportarea activitii; optimizarea forei de munc; coordonarea perfecionrii forei de munc; comunicarea interpersonal.

Abilitile asistentului manager Asistentul manager a devenit o interfa ntre mediul intern (colegi, angajai) i mediul extern (clieni, furnizori, mass-media). Modul n care se transmite informaia n exteriorul companiei depinde, n mare masur, de cel care mediaz relaia cu toti cei implicai. Imaginea companiei i cea a managerului sunt strns legate de felul n care asistentul tie s comunice i s exprime mesajele dorite. abiliti de conducere Un asistent manager ar trebui s fie o persoan proactiv i s dein aptitudini de lider. El trebuie s-i asiste managerul, precum i s observe dac echipa sa i dovedete eficiena. n plus, asistentul se poate ocupa de sarcinile de ultim moment, s rezolve problemele urgente, ct i s delege alte responsabiliti subalternilor. Pentru acest lucru, este nevoie de rbdare i capacitatea de a lua decizii. abiliti de comunicare n calitate de asistent manager, indiferent de instituia unde lucreaz, abilitile de comunicare sunt absolut necesare pentru a trata ntr-o manier profesionist orice discuie avut la birou. inteligen

Un asistent manager este posibil s munceasc ore suplimentare s stabileasc din timp planul de lucru pentru a doua zi, iar pentru acest lucru este nevoie de o minte limpede. Mai mult, asistentul trebuie s-i nvee importana lucrului n echip pe colegii si i s lucreze n acelai timp cu ei pentru a ndeplini obiectivele stabilite pentru echip. discernmnt Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, asistentul manager n situaia de a alege ntre dou soluii. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii respective. memorie Calitate indispensabil pentru buna exercitare a atribuiilor unui asistent manager; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator). iniiativa Acesta trstur permite asistentului manager s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite. n strns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea, responsabilitatea n luarea anumitr decizii. spirit creativ Este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei. punctualitatea Presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice. confidenialitatea Cerin care cntrete destul de greu atunci cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie cheie ntr-o instituie.

10

2. PARTICIPAREA ALTURI DE MANAGER SAU SUBSTITUIREA ACESTUIA

Locul unui asistent manager se regsete la nivelul structurilor ierarhice superioare ale companiei, ca prim subaltern i n acelai timp colaborator apropiat (mn dreapt) al directorului (general sau de departament). Asistentul managerul nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de ctre director, n afara cazului n care are, la rndul su, subalterni (secretar/e). Sunt ns nenumrate cazurile n care, prin delegarea responsabilitilor, asistent managerului i se subordoneaz directorii de departamente, asistentele acestora etc. Sarcinile pe care trebuie s le ndeplineasc asistent managerul depind hotrtor de poziia i activitatea efilor, dar i de personalitatea acestora, deoarece stilul lor de conducere i modul lor de a nelege colaborarea determin atmosfera cotidian din firm.

Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie absolut loial i discret, iar, pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele funcii pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-i degreva sarcinile, a-i sprijini i asigura succesul.

11

3. SECRETARUL I RELAIILE CU PUBLICUL

Prin atribuiile specifice, secretarul se afl n contact permanent nu doar cu lucrtorii din unitate, ci i cu un numr mare de persoane din afar unitii (delegaii, clieni vizitatori, persoane ce se prezint n audien sau cer diferite relaii). Un element important pentru un secretar const n abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii. Caracteristicile secretarului n relaiile interpersonale constau n : stabilirea i meninerea relaiilor de lucru; depistarea i rezolvarea problemelor folosind raiunea i spiritul de iniiativ; influenarea opiniei celorlali i ducerea la bun sfrit a negocierilor; sprijinirea i supervizarea personalului din subordine; comunicarea efectiv cu alte persoane. Categorii de relaii ce se stabilesc ntre secretar i alte persoane: 1. secretariat conducere (executiv); 2. secretariat alte compartimente; 3. secretariat persoane din afar unitii. 1. Relaiile secretariat- conducere Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine. n acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine interioar, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional. Acest tip de relaie trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de lucru n funcie de acestea. De asemenea, secretara trebuie : s se asigure c toate informaiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele; s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar executivul trebuie s aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod confidenial; s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia;
12

s neleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absena acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar n lipsa sa; s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd trebuie; s menin un climat de bun dispoziie. Secretara va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu:

s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente). De bunele relaii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de serviciu. 2. Relaiile secretariat alte compartimente Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme variate: corespondena primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de secretar cu rezoluiile conducerii, lucrrile executate n comun, dactilografierea materialelor elaborate de specialitii din compartimente. Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i ndeplineasc sarcinile de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat i cu precizie hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri), respectnd n acelai timp i alte condiii de ordin comportamental. Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i politee fa de colegii de munc diferit fa de cei n vrst, politee i amabilitate n general. O bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime clar cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare sarcin. Ea trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat. Secretara trebuie s ncurajeze personalul din subordine, s laude munca acestora cnd este bun, iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul ateptat, cu tact i diplomaie, ea va arta acest lucru persoanei n cauz i o va ajuta s-i mbunteasc munca. 3. Relaiile secretariat persoane din afar unitii Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care o reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri.
13

n ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb strin de circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura rii de unde vin vizitatorii

4. CONCLUZII
Vechea munc de secretariat nu implica, n general, creativitate sau spontaneitate, ea rezumndu-se la activiti de birou. Era vorba, pe de o parte, de sarcini administrative (precum fotocopierea, nregistrarea/arhivarea documentelor, dactilografierea scrisorilor, primirea corespondenei i transferul apelurilor telefonice), iar pe de alta de unele de protocol. n prezent, termenul de secretar este meninut n special n instituiile din administraia public, n mediul politic, n invmntul de stat. Tehnologia si evolutia stilului de viata au facut ns ca aceast meserie s evolueze din punct de vedere al responsabilitilor. Poziia de asistent manager a evoluat foarte mult, datorit complexitii activitilor n care este implicat persoana care ndeplinete acest funcie. n prezent, secretarul deine informaii din toat sfera de activitate a firmei, se implic activ n proiectele departamentului sau ale companiei, mediaz relaia cu subordonaii. ns, spre deosebire de o secretar, care se ocup mai mult de problemele administrative, un asistent manager poate fi chiar mna dreapt" a unui director, cunoscnd detaliile activitii sale. Astfel, n timp, un asistent al unui director poate chiar promova pe o funcie de conducere, trecerea fiind facilitat de accesul permis la nivelul superior al companiei. Aadar, locul unui asistent manager se regsete la nivelul structurilor ierarhice superioare ale companiei, ca prim-subaltern i n acelai timp colaborator apropiat al directorului general sau de departament.5 De asemenea, AASPR subliniaz faptul c asistent managerul nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de ctre director, n afara cazului n care are, la rndul su, subalterni. ns sunt nenumrate cazurile n care, prin delegarea responsabilitilor, asistentului i se subordoneaz directorii de departamente, asistentele acestora.
5

Conform Asociaiei Asistentelor i Secretarelor Profesioniste din Romnia (AASPR) http://blogulaaspr.wordpress.com

14

5. STUDIU DE CAZ ACTIVITATEA DE SECRETARIAT LA METRO CASH &CARRY

Istoricul organizaie Anul 1964 reprezint anul fondarii companiei METRO Cash&Carry de ctre Otto Beisheim la Muhlheim-Ruhr n apropiere de Dusseldorf, Germania. Primul magazin bazat pe sistemul cash&carry reprezenta un nou mod de vnzare promovat de ctre firma, prin care comercianii se puteau aproviziona cu marfa pltind cash. Succesul acestui nou tip de vanzare se datoreaz att caracteristicilor i facilitilor ce le oferea sistemul, ct i perioadei de cretere economic, specifica anilor 1960. Autoservirea i disponibilitatea produselor n timp util sunt alte caracteristici de baz ale sistemului, oferindu-le clienilor posibilitatea comprrii ofertei i alegerea personal. Anul 1996 a nsemnat i o nou etap n extinderea pieelor prin inaugurarea magazinelor tip cash&carry n Romania i China, doua piee la fel de instabile economic i imprevizibile. Succesul ulterior nregistrat pe piaa romneasc se datoreaz n special mediului economic capabil s se adapteze noului sistem, dar i culturii locale, ce pune accentul pe calitatea i prestigiul firmei. Activiti desfaurate de secretariatul METRO Cash&Carry Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaii, de forma sa organizatoric, de marimea ei, succesul depinde n mare parte de corectitudinea deciziilor, iar n procesul decizional, pe lng cunostine, experien, intuiie, o mare valoare o are informaia. Informaia corect i obinut n scurt timp, st la baza adoptrii unei strategii adecvate n ceea ce privete activitatea unei firme. n cazul Metro Cash&Carry, sistemul organizaional este alctuit din : a) sistemul decizional sau de conducere; b) sistemul operaional sau de execuie;
15

c) sistemul informaional. ntre sistemul operaional i cel decizional legatura se stabilete prin Sistemul Informaional (SI). Acesta este definit ca un ansamblu de mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circulaie, proceduri i mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei. Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz, emit sau transmit informaii utile. De asemenea ele se refer la masini i echipamente de birou (calculator, maina de scris, de copiat, telefonul, faxul etc.). Fiecrei activiti umane desfasurate n forma de organizare i structura specifice i corespund informaii specifice. Sursele de informaie se regsesc att pe plan decizional ct i operaional. Informaia este util cuiva dac este cerut de un consumator, indiferent dac acesta este decedent sau executant. Sursele de informaii pot fi comenzile, diversele ntlniri de afaceri, cercetri de pia, baza proprie de date, anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizaii, programe de activitate. Informaia ce urmeaz a fi transmis dobndete un caracter special i n func ie de modul de prezentare. Acesta constituie un element cheie n dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de modul de prezentare, trebuie avut n vedere ca mesajul s fie foarte clar, s raspund intereselor celor care au cerut-o, s fie intr-o form cat mai atractiv. Pentru Metro Cash &Carry, secretariatul reprezint un important canal informa ional i n anume condiii un emitor de informaii. El actioneaz n ambele sensuri: ascendent i descendent. n sens ascendent furnizeaz conducerii informaii, unele selectate prin mijloace directe, altele obinute pe baza delegrii de autoritate de la alte compartimente sau unitai subordonate. Acestei etape i sunt specifice informaii furnizate de secretariat ca: prevederi din acte cu caracter normativ;
16

prezentarea notelor de comunicri telefonice; comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anuntarea unor chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)

prezentarea programelor, a unor materiale documentare; extrase din acte i corespondenta clasat sau arhivat; prezentarea corespondenei primite; prezentarea rapoartelor referatelor, informrilor cu privire la situaii existente sau trecute; prezentarea unor situaii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice. In sens descendent, secretariatul transmite deciziile conducerii care se concretizeaza in: activitatea de redactare de ordine, dispozitii circulare, redactate uneori de secretariate; transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le execute; note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, constituind decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme; Secretariatul se ocup ca deciziile conducerii s fie transmise cu precizie pentru a nu fi

posibile interpretri ulterioare care s genereze neindeplinirea, indeplinirea partiala sau incorecta a unor sarcini. A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini importante este din nou n sens ascendent n cursul executrii deciziei. n aceast etap, n afara informaiilor date de compartimentele operaionale, secretariatul informeaz permanent conducerea asupra respectarii termenelor de execuie. Pentru aceasta asistentul(a) manager si organizeaza un sistem de evidente operative, (scadentarul de termene, agenda, fiiere n care sunt incluse detaliat toate deciziile conducerii) care ii permit s urmareasc pentru informarea conducerii stadiului realizrii acestora. Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri permanente. Permanentul schimb de informaii, desi util prin operativitate poate duce uneori la frecvente intreruperi in munca de conceptie a conducerii dar si a secretariatului. Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe compartimente. Fiecare compartiment este destinat unei persoane sau unui serviciu i este imprit n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar cealalt parte de la secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt transmise imediat.

17

6. BIBLIOGRAFIE / SITOGRAFIE

1. Aiftinca M., Babilonul informaiei: Ctre o noua ordine informaionala n domeniul comunicrii i informaiei, Editura politica, Bucureti, 1987. 2. Lefter V., Manolescu A., Managementul resurselor umane, Editura didactic i pedagogic, Bucureti, 1995. 3. Naftanil, I., Colesca, S., Birotica i secretariat, Editura ASE, Bucureti, 1999.

4.http://www.scritube.com/sociologie/resurse-umane/FUNCTIILE-SECRETARIATULUIMODE63492.php 5. http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/9.htm 6. http://www.cariereonline.ro/articol/metamorfoza-secretarei-assistant-manager

18