Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ORGANIZATIEI
COMUNICAREA N ORGANIZAIE
Oamenii au dorit ntotdeauna s comunice ntre ei: idei, opinii, atitudini, sentimente, etc.
Istoria comunicrii ncepe cu limbajul semnelor i crearea diverselor limbi i continu n zilele
noastre cu Internet-ul, forma cea mai complex de comunicare.
Etimologia cuvntului este latin, communicare nsemnnd a face comun, a mprti.
Comunicarea este cel mai important fenomen uman deoarece prin intermediul ei se
transmite un mesaj care conine informaie, idei, atitudini, credine, de la o persoan sau grup, la
alta sau la altele, mai ales prin intermediul simbolurilor. Cu ct un individ poate comunica mai
bine, mai clar, mai repede, cu att i poate realiza mai bine scopul propus. A fi un bun
comunicator te ajut s te nelegi mai bine pe tine i pe ceilali, s furnizezi i s primeti la
rndul tu informaii care te ajut s iei decizii, att n profesiunea pe care o ai, ct i n viaa ta
personal. Lumea nu poate fi conceput fr comunicare, omul nu poate s nu comunice. Aceasta
deriv din faptul c omul este o fiin care triete n comunitate i niciodat izolat.
Comunicarea poate fi verbal i non-verbal. La rndul su, comunicarea verbal poate fi
scris i oral. Comunicarea verbal este folosit n viaa de zi cu zi, dar i n relaiile interumane
din cadrul unei organizaii.
Primele studii privind comunicarea oral au fost publicate la nceputul secolului al XXlea. Primii oameni de tiin din domeniul comunicrii au folosit metode experimentale i
statistice pentru a studia credibilitatea sursei, organizarea discursului, utilizarea dovezilor,
efectele atraciei raionale i emoionale. Ca disciplin academic de sine stttoare, comunicarea
a aprut n 1962.
n relaiile de serviciu, comunicarea joac un rol deosebit de important. Depinde de
modul n care comunicm, ca misiunea organizaiei din care facem parte s poat fi realizat, iar
noi s avem succes n cariera pe care am ales-o. Indiferent de locul de munc, indiferent care este
formaia noastr profesional de baz, comunicarea este cea care ne ajut s lum decizii, s ne
exprimm gndurile, ideile, sentimentele, atitudinea i astfel s ne facem nelei i apreciai.
Pentru a comunica idei sau sentimente, limba se servete de sunete i simboluri, cu un sens
general acceptat, care se numesc cuvinte.
O bun capacitate de comunicare este una dintre calitile de baz ale unui manager,
poate una dintre cele mai importante, de care depinde cel mai mult succesul acestuia. Nicki
Stanton (1982), n lucrarea sa The Business of Communication, afirm c, studiindu-se
activitatea managerilor, s-a constatat c acetia i petrec 7 minute din 10 ntr-o form de
comunicare. Aceast afirmaie nu mai las nici o urm de ndoial asupra importanei deosebite
pa care o prezint studierea comunicrii.
Elementele de baz ale procesului comunicrii sunt transmitorul sau sursa (persoana
care trimite mesajul) i receptorul sau destinaia
(persoana care primete mesajul). n cazul unei
conversaii, gura este transmitorul, iar urechea
interlocutorului este receptorul. ntre cele dou
puncte ale comunicrii se afl mesajul (informaia),
care se codific ntr-un semnal. ntr-o conversaie,
semnalul este constituit din sunete. Mijlocul fizic prin
care se transmite mesajul se numete canal.
Organizaia include toate tipurile de
ntreprinderi sau instituii n care activitatea se desfoar n mod organizat, indiferent de natura
lor: industriale, de afaceri, guvernamentale, educaionale, sociale, politice sau religioase. Fiecare
organizaie are propria sa politic, proceduri, obiceiuri pentru atingerea obiectivelor programate.
Realizarea obiectivelor este posibil numai prin interaciunea membrilor organizaiei respective,
pe baza comunicrii organizaionale.
Legarea teoriei organizaionale de comunicare dovedete implicarea canalelor de comunicare i a
fluxului imformaional n funcionarea organizaiei i necesitatea unei comunicri eficiente.
2
luarea de decizii;
rezolvarea problemelor;
motivarea angajailor;
negocierea;
consultana;
leadership.
Comunicarea organizaional este legat i de ordinea din organizaie, care ne arat cine
deine puterea i anumite resurse, cine este recompensat, care grupuri le controleaz pe celelalte,
care sunt obiectivele organizaiei, cum se definesc i ce realizeaz ele.
Comunicarea organizaional poate fi observat zilnic. Ea poate fi msurat, clasificat i legat
de alte procese din organizaie. ntre procesul de comunicare i eficiena organizaiei exist o
strns interdependen.
Programe de comunicare
Comunicarea organizaional eficient presupune existena unor principii clare, utilizarea
unor mijloace i asigurarea bunei funcionri a reelelor de comunicare existente.
Principii
un bun program de comunicare trebuie s aib dou sensuri (asigurarea feedbackului);
subiectele comunicrilor trebuie s aparin sferei de interes a lucrtorilor;
comunicrile sunt eficiente cnd au ca obiect fapte i ineficiente cnd constau n
discursuri sau teorii;
stilul comunicrilor trebuie s fie obiectiv (nici condescendent, nici paternalist,
nici cald, emoional sau dimpotriv, vexatoriu).
Mijloace
vizite neoficiale ale conducerii la locurile de munc au un efect de calm, satisfacie
i stimulare, conducerea invizibil are efecte proaste;
discuii directe ef / subaltern;
edine scurte, n grupuri mici;
anihilarea zvonurilor prin discutarea deschis n grup.
Simptome patologice de evitat
refuzul efului de a comunica clar obiectivul de atins;
teama efului c subalternul s cunoasc obiectivele superioare;
refuzul efului de a comunica subalternilor informaiile necesare pentru a-i
ndeplini munca.
Documente de baz n comunicarea organizaional
Nota de serviciu este o comunicare intern scurt, referitoare la un fapt particular, prin
care se solicit ceva sau se informeaz persoane sau compartimente asupra unor evenimente,
msuri etc. Ea d esenialul, simplific secundarul i sacrific restul. Fiind o comunicare oficial
care stabilete responsabiliti, nota de serviciu se ntocmete de obicei n dou exemplare,
destinatarul semnnd de primire pe copie (pentru unele tipuri de note exist formulare cu rubrici
pentru menionarea datei i orei de primire). Ca orice alt form de comunicare scris, nota va
meniona emitentul i destinatarul (nume, funcie, compartiment) i va fi semnat de primul.
Procesul verbal consemneaz o relaie precis, scris de o persoan calificat i
autorizat n acest sens, pentru a fi citit n public (de unde i numele ei). Procesul verbal
conine:
constatarea unui fapt, incident, eveniment;
consemnarea unei mrturii, a unei declaraii;
acordul la care au ajuns dou pri;
rezoluiile luate cu o anumit ocazie.
Autorul comunicrii relateaz cu fidelitate evenimentul, declaraia, rezoluia, acordul, dar nu
comenteaz n nici un fel coninutul. Procesul verbal este datat i semnat de autor i de declarani
sau martori pentru a confirma autenticitatea.
Darea de seam are, de obicei, o ntindere mai mare dect procesul verbal i comunic
detaliat modul de ndeplinire a unei nsrcinri. Faptele sunt descrise ct mai fidel pentru a pune
la curent cu realitatea un superior sau un for, ntr-o manier obiectiv, fr a analiza sau comenta.
Ca i la celelalte forme de comunicare scris, se va meniona data ntocmirii, emitentul i
destinatarul.
Raportul este o comunicare mai complex, care cuprinde analiza unor fapte sau a unei
situaii, cu scopul de a orienta un for superior spre o anumit decizie sau aciune. El are o form
riguroas i trebuie s respecte cteva reguli:
s dea date precise despre subiect;
nlnuirea ideilor s fie logic i s cuprind argumentri i aprecieri personale;
5
Studiu de caz:
Continental Automotive System
Continental este unul dintre principalii subantreprenori auto mondiali. Cu o palet de
produse i de servicii orientate spre viitor doresc s fac mobilitatea mai sigur, mai confortabil
i mai durabil. Continental a fost nfiinat n 1871, la Hanovra. Astzi se numr printre primii
cinci subantreprenori auto mondiali, iar, n Europa, se situeaz pe locul al doilea.Ca furnizor de
anvelope, sisteme de frnare i de reglare a dinamicii vehiculelor, sisteme de asistare a
conductorilor auto, senzori, sisteme i componente de acionare i asiuri, instrumentalizare,
soluii Infotainment, sisteme electronice pentru vehicule i produse tehnice pe baz de elastomeri
contribuie la o mai mare siguran n timpul deplasrilor i la protecia climei.
Comunicarea reprezint sngele unei firme. Obiectivul principal al comunicrii n cadrul
unei organizaii este de a determina i antrena angajaii n desfsurarea activitailor strategice ale
firmei. Astfel, organizaiile trebuie s aib capacitatea de a identifica, trimite, primi i ntelege
rapid informaii strategice credibile si relevante. Dar pentru punerea rapid n practic a unei
strategii, pentru realizarea unor schimbri operaionale, de cultur sau pentru atingerea unor noi
obiective este nevoie i de altceva: contientizarea, nelegerea i acceptarea inteniilor
strategice ale firmei de ctre agenii acesteia.Deciziile asupra strategiilor i politicilor trebuie s
ina cont de existena comunicrii i de restriciile impuse de aceasta, iar instrumentele utilizate
i comunicarea n sine trebuie s fie orientate ctre prioritaile strategice ale organizaiei.
Integritate i integrare
Ceea ce se comunic trebuie s fie credibil. Iar la baza credibilitaii st integritatea; baza
integritaii o reprezint constanta si corespondena total dintre comunicare i conducere.
Crearea credibilitaii reprezint o activitate care presupune integrarea canalelor de comunicare
oficial, semi-oficial i neoficial. Modul prin care o organizaie i conduce afacerile i le
prezint celorlali este deosebit de important, dar impactul comunicaional nu este niciodat egal
sau mai mic dect impactul deciziilor si aciunilor firmei respective.
Demnitate i respect
Comunicarea se dezvolt prin demnitate i respect reciproc; acestea dou constituie baza
pentru crearea i consolidarea unor relaii de ncredere i responsabilitate. Organizaiile n
interiorul crora exista astfel de relatii se vor bucura de un angajament intern cu mult mai
ridicat,depsind astfel firmele sau organizaiile n care nu exista astfel de relatii. In ultima
instana, succesul unei organizaii depinde de efortul conjugat, inspirit i discreionar al
propriilor angajati. ntruct comunicarea caracterizat prin demnitate i respect reciproc
stabilete relatii de ncredere i responsabilitate ntre oameni, aceasta st la baza efortului
menionat i asigur succesul firmei.
Claritatea i puterea mesajelor
Claritatea reprezint una dintre necesitile desfsurrii unei comunicri excelente.
Absena claritii conduce la confuzie, nemulumiri, frustri i chiar haos. Mesajele clare trebuie
tratate cu atenie astfel ncat s nu intre n conflict cu celelalte mesaje . Dei sunt des repetate,
sunt doar doua la numr.Mesajele clare i consecvente asigur un echilibru ntre simplicitate i
6
BIBLIOGRAFIE:
1. Ioan Lazar, Maria Mortan, Paul Sorin Lazar : Bazele Managementului.
2. Doina Constantinescu: Management. Elemente fundamentale. Editura
Niculescu, Bucureti, 2002.
3. Adriana Ritt: Comunicare i relaii publice. Tipografia Universitii de Vest,
Timioara, 1999.
4. Dan Maniu Due: Managementul resurselor umane. Editura Universitii din
Sibiu, 2001.
5. Ovidiu Nicolescu i Ion Verboncu: Management. Editura Economic, Bucureti,
1996.
6. Vera F. Birkenbihl: Antrenamentul comunicrii sau arta de a ne nelege.
Bucureti, 1998.
7. Van Nostrand Reinhold, The Achieving Society, New York, 1971
8. http://books.google.com/
9. http://www.scribd.com