Mijloacele comunicării organizaționale.

Reguli de urmat și erori de evitat în

comunicarea cu presa

Realizat : Culea Mihaela, gr. BA1701

Verificat : Vaculovschi E., dr., conf. Univ.

Cuprins:
I. CONȚINUTUL ȘI SEMNIFICAȚIA COMUNICĂRII ORGANIZAȚIONALE
II. FORMELE ȘI MIJLOACELE DE COMUNICARE
III. RELAȚIA CU PRESA. PRINCIPII ȘI REGULI ÎN COMUNICAREA CU PRESA
IV. CODUL DE BUNA CONDUITĂ. CODUL DE ETICĂ. DEONTOLOGIA COMUNICĂRII MANAGERIALE
 I.Conţinutul şi semnificaţia comunicării organizaţionale
Comunicarea organizaţională este un proces, de regulă intenţionat, de schimb de mesaje
între persoane, grupuri şi niveluri organizatorice din cadrul organizaţiei, cu scopul înfăptuirii
atât a obiectivelor individuale, cât şi a celor colective.
Esenţial este ca, în cadrul organizaţiei, să se realizeze o comunicare eficientă, care ,,apare
atunci când oamenii potriviţi primesc la timp informaţia potrivită“. Pentru orice organizaţie,
comunicarea este o cerinţă esenţială în atingerea obiectivelor stabilite, o condiţie a
funcţionării sale eficiente, a stabilirii celor mai elementare relaţii interumane. Numai o
comunicare eficientă face posibilă planificarea şi programarea, coordonarea şi controlul,
motivarea, consultarea şi participarea activă a membrilor organizaţiei la înfăptuirea
scopurilor propuse.
 Comunicarea organizaţională apare la toate
nivelurile conducerii, se realizează pe toate treptele
ierarhice şi între acestea.
Comunicarea managerială este un proces
fundamental de interacţiune reciprocă bazat pe
feedback, în care managerii de la orice nivel transmit
idei, sentimente, decizii subordonaţilor cu posibilitatea
verificării manierei de receptare a mesajului de către
aceştia. Ea influenţează şi modifică percepţii, atitudini,
comportamente, sentimente, opinii ale indivizilor şi
ale grupurilor .
 Ea se află în centrul a tot ceea ce întreprinde organizaţia, este prezentă în
toate activităţile acesteia şi îşi pune amprenta asupra rezultatelor obţinute,
determinând atât succesul, cât şi insuccesul.

Este un important instrument de

implementare a schimbărilor, a strategiilor,
având implicaţii majore asupra calităţii şi
eficienţei managementului.
 Specialiştii apreciază că, în activitatea sa concretă, managerul are diferite
roluri, în funcţie de modul în care comunică, şi anume:
– roluri interpersonale, ce se exprimă în relaţiile lui cu angajaţii. Managerul
poate juca rolul de: lider, persoană de legătură sau figură de reprezentare;
– roluri informaţionale, ce se concretizează în acţiunile de creare şi dezvoltare
a reţelei informaţionale. Managerul poate îndeplini rolul de: monitor,
diseminator de informaţii sau purtător de cuvânt;
– roluri decizionale, ce se manifestă în momentele alegerii variantei optime. Managerul va fi: întreprinzător,
rezolvator de disfuncţionalităţi, responsabil cu alocarea de resurse sau negociator.
Un manager, pentru a fi un bun comunicator, trebuie: să întrebe, să răspundă, să-şi spună punctul de vedere,
să se informeze şi să informeze la rândul lui, să asculte, să consulte, să se documenteze, să înţeleagă şi să
asigure cele mai eficiente relaţii cu subordonaţii, superiorii şi egalii
 Studiile efectuate în organizaţii din ţările performante arată
că, pentru un manager de succes, ponderea activităţilor de
comunicare este foarte mare, ele acaparând între 55 şi 95% din
timpul lui. În medie, un manager foloseşte peste 70% din timp
pentru a vorbi, a asculta, a scrie şi a citi, deci pentru a comunica.
Această pondere diferă în funcţie de poziţia ierarhică a
managerului şi este cu atât mai mare, cu cât el se află pe un nivel
ierarhic mai înalt.
 II. Formele şi mijloacele de comunicare
Mesajul pe care emitentul îl transmite receptorului se poate prezenta sub formă: scrisă, orală şi neverbală (nonverbală). Fiecare din aceste trei forme
prezintă o serie de avantaje şi dezavantaje. Alegerea celei mai adecvate forme este condiţia esenţială în realizarea obiectivului urmărit prin transmiterea
mesajului. Managerul, care, într-o organizaţie, este principalul emiţător, va folosi forma care este cea mai uşoară atât pentru el, cât şi pentru destinatar.
 1. Comunicarea scrisă foloseşte
limbajul scris cu ajutorul cuvintelor, care
rămâne înregistrat, dar uneori poate ajunge
la destinatari neintenţionaţi. În cadrul
organizaţiilor este inevitabilă această
formă. Ea se concretizează în documente
precum: note, circulare, rapoarte,
propuneri, decizii, scrisori etc. Se
caracterizează prin: corectitudine şi
adecvare.
 Are avantajul unei pregătiri atente a mesajului, care îi conferă claritate, precizie şi posibilitatea utilizării unor procedee corespunzătoare. Marele dezavantaj constă în
faptul că necesită mult timp pentru reacţie, iar costurile sunt ridicate, atât cele directe (hârtie, tipar, transmitere), cât şi cele indirecte (arhivare, deteriorarea mediului).
Pentru a fi eficientă, comunicarea scrisă trebuie să emane o atitudine pozitivă, care ţine de: politeţe, consideraţie, claritate, concizie, completitudine şi mod de organizare.
 2. Comunicarea orală foloseşte limbajul verbal şi este utilizată pe scară
foarte largă, reprezentând aproximativ 70-75% din timpul destinat comunicării
de către manageri. Interlocutorul poate fi o persoană – comunicare faţă în faţă
(interpersonală, care poate fi şi interactivă) sau un grup (comunicare în faţa unui
auditoriu). În general, comunicarea verbală include: relatări despre evenimente,
împrejurări, sentimente şi reacţii, părerile despre oricine şi orice, opinii.
 O importanţă deosebită o are maniera de adresare, de a transmite mesajul astfel încât acesta să fie convingător, clar, scurt şi precis pentru
aşi atinge ţinta. Această modalitate de comunicare prezintă o serie de avantaje: schimb rapid de informaţii directe, adeseori sub forma
dialogului, personalizarea relaţiei şef-subaltern, flexibilitatea exprimării, costuri mai reduse etc. Adresarea verbală are şi dezavantaje, legate
de faptul că dialogul poate conduce la pierdere de timp şi nu se încheie întotdeauna cu acordul părţilor, iar în cazul transmiterii succesive,
prin trepte ierarhice, se poate pierde şi o parte a informaţiilor, deoarece sunt filtrate de fiecare şef ierarhic.
3. Comunicarea nonverbală constă în transmiterea mesajelor prin
alt mijloc decât scrisul sau vorbitul, cum ar fi: gesturi, mimică,
mişcări ale corpului etc. şi care sunt de fapt ,,mesaje parţiale sau
adiţionale ce completează conţinutul mesajelor verbale.
 Principalele tipuri de comunicare neverbală sunt:
– comunicarea senzorială – se bazează pe ceea ce recepţionăm prin
intermediul simţurilor;
– comunicarea estetică – prin care se transmit diferite emoţii artistice;
– comunicarea însemnelor (insigne, fanioane, uniforme) şi a simbolurilor
(titulatură, decoraţii).
Cele mai utilizate mijloace de transmitere a mesajelor nonverbale sunt:
limbajul corpului (expresia feţei, a ochilor, poziţia fizică, în special a
capului şi a mâinilor), decorul biroului, modul de folosire a spaţiului şi
îmbrăcămintea.
 III. Relatia cu presa; principii si reguli in comunicarea cu presa
Pentru o corecta gestionare a increderii publicului in organizatie, specialistul in Relatii Publice va respecta urmatoarele principii in difuzarea informatiilor despre
organizatie:
- Fiti cinstit! Atat in fata conducatorului organizatiei dumneavoastra cat si in fata publicului organizatiei, sunteti dator sa fiti cinstit in legatura cu orice - mai cu
seama cu mijloacele de informare.
 - Fiti scrupulos! Determinati cu precizie ce doresc mijloacele de informare sa publice din relatarea
dumneavoastra si oferiti-le aceste date intr-o forma publicabila.
Colaborati cu expertii din alte compartimente, pentru a fi sigur ca detaliile sunt complete si precise.
 - Fiti constient de normele de confidentialitate interne! Raspundeti de protejarea informatiilor
secrete si trebuie sa fiti sigur ca nu compromiteti masurile de securitate interna, ca nu puneti in pericol
proiectele organizatiei, personalul sau publicul acesteia, prin cine stie ce "dezvaluiri senzationale".
 Astazi, principala cale de comunicare cu societatea o
constituie mijloacele de comunicare in masa. De aceea, orice
organizatie cu management performant va avea un birou
de relatii cu mass-media.
 In relatia cu mass-media sunt cateva reguli care trebuie sa fie respectate:
1 - sa fii intotdeauna prietenos si politicos;
2 - sa furnizezi informatiile cerute cat se poate de prompt;
3 - sa permiti reporterilor sa vina la tine oricand;
4 - sa furnizezi materialele necesare pentru documentarea ziaristilor;
5 - sa nu vorbesti despre lucruri confidentiale;
IV. Codurile
Codurile, în speţă codurile deontologice, sunt sistemele în care sunt organizate semnele, sisteme guvernate de reguli la care consimt toţi indivizii unei comunităţi care utilizează acel cod şi unde acccentul cade pe îndatoriri. De aceea, studiul codurilor
deontologice accentuează dimensiunea morală a comunicării.
Dintre tipurile de coduri cunoscute, deontologia se interesează de codurile elaborate şi restrânse, cunoscute sub trei denumiri:
- coduri etice,

- coduri deontologice
- coduri etice de conduită
 Deontologia reprezintă un ansamblu de reguli comportamentale
după care se ghidează o organizaţie, o instituţie, profesie sau o parte
a acesteia, instanţa de elaborare şi aplicare a acestor reguli fiind
organizaţiile profesionale.

În majoritatea sondajelor de opinie adresate firmelor care au

coduri etice scrise, întrebările vizează în special aspect legate de:
diversitatea forţei de muncă, practici ca mituirea şi înşelăciune,
susţineri ale partidelor politice, onestitatea înregistrărilor contabile,
relaţiile cu clienţii/furnizorii, confidenţialitatea informaţiilor.
 Un cod de etică trebuie să prevadă:
1. modul de interactiune a membrilor;
2. modul de gindire si comportament;
3. probleme: conflicte,concurenţă,oferirea cadourilor, oferirea/primire a sponsorizărilor politice;
4. concurenţa dintre membrii unei profesiuni;
5. relaţiile dintre profesionişti şi clienţi, consumatori, surse de aprovizionare sau beneficiari;
6. relaţiile angajaţilor cu superiorii;
7. relaţiile dintre practicieni şi specialişti
Mulțumesc pentru atenție!