RELATIILE PUBLICE SI COMUNICAREA INTR-O ORGANIZATIE

Comunicarea reprezinta o componenta esentiala a vietii, componenta ce trebuie inteleasa

cat mai correct pentru a-si atinge scopurile. Nu exista o definitie concreta a comunicarii insa se
poate spune cel putin ca, comunicarea inseamna transmiterea intentionata a datelor informatiei
Am ales aceasta tema deoarece intr-o organizatie comunicarea reprezinta un rol esential in
functionarea si dezvoltarea acesteia precum si pentru buna desfasurare a activitatilor zilnice.
In mod fundamental relatiile se dezvolta in urma comunicarii, iar functionarea si
supravietuirea organizatiei se bazeaza pe relatiile eficiente intre indivizi si grupuri. Comunicarea
ajuta indivizii si grupurile sa isi coordoneze activitatile in vederea indeplinirii scopurilor si este
vitala in procesele de socializare, luare a decizilor, rezolvarea problemelor, si schimbari ale
managementului
Comunicarea la nivel de firma este de doua feluri:

Comunicarea interna ofera angajatilor informatii importante in legatura cu postul pe care il

ocupa, organizatia in care lucreaza, mediul extern sau informatii despre alti colegi de-ai lor.
Comunicarea poate contribui la motivarea angajatilor, consolidarea increderii, crearea unei
identitati comune sau poate mari implicarea personala, ea ofera indivizilor un mod de a-si exprima
sentimentele, de a impartasi sperantele, ambitile si de a celebra si rememora realizarile.

Obiective ale comunicarii interne:

- cresterea gradului de colaborare interdepartamentala

- informarea eficienta a personalului despre activitatile, strategiile, proiectele si programele
in care organizatia respective este parte
- fluidizarea informatilor pe verticala si orizontala
- rasunsul in timp eficient la solicitarile si sesizarile primate
- responsabilitatea angajatilor la sarcinile care le revin

Comunicarea constituie modul prin care indivizii si grupurile isi inteleg organizatia, ce este
si ce reprezinta ea.

Comunicarea externa cuprinde relatiile firmei cu piata, cu furnizorii, clientii.

- Cu furnizorii se poate negocia incheierea unor colaborari pe termen lung sau scurt.
- Cu clientii pot initia actiuni de cercetare a pietii, reclama, publicitate, vanzare, negociere.

Obiective ale comunicarii externe:

- informarea corecta si constanta a partenerilor externi cu privire la activitatea organizatiei

respective
- indeplinirea cu profesionalism a angajamentelor asumate
- construirea unor relatii de colaborare reciproc avantajoase
- formarea si mentinerea unei imagini positive pe piata
 Organizatia actioneaza intr-un mediu economic, social si politic, stabileste relatii si
comunica permanent cu partenerii sai exteriori. Formele de comunicare cu acesti parteneri externi
sunt variate:
- comunicarea financiara
- comunicarea de marketing
- comunicarea cu concurentii
- relatile publice
- vanzarea sau negocierea

Comunicarea formala face parte integranta din structura organizatorica formala a

organiztiei si are ca sop sa faciliteze indeplinirea sarcinilor prin prescrierea si controlul circulatiei
mesajului in randul personalului angajat.
Comunicarea formala este de mai multe feluri:
- Comunicarea verticala de sus in jos, adica de la superior la subaltern
- Comunicarea verticala de jos in sus, de la subaltern la superior
- Comunicarea orizontala,prin contacte personale, sedinte, note interne si rapoarte
- Comunicarea pe orizontala este cel mai des intalnita intr-o organizatie.

Comunicarea se realizeaza pe trei niveluri:

1. Logic care reprezinta doar 7% din totalul actului de comunicare

2. Paraverbal care consta in ton, volum, viteza de rostire si reprezinta 38% din actul de
comunicare
3. Nonverbal reprezentat de expresia faciala, imbracaminte, pozitie este 55% din actul de
comunicare.

Funciile organizationale ale comunicarii:

- functia de control - sa clarifice indatoririle, sa stabileasca autoritatea si responsabilitatile

- functia de informare - sa furnizeze baza decizilor
- functia de coordonare - sa faca posibila atiunea comuna eficienta
- functia de motivare - sa stimuleze cooperarea si implicarea in atingerea obiectivelor
- functia emotionala - sa permita exprimarea sentimentelor

MIJLOACE DE COMUNICARE

A. Comunicarea in scris

In redactarea unui mesaj trebuiesc parcurse urmatoarele etape:

- oportunitatea transmiterii mesagului

- definirea scopului mesajului
- adecvarea informatilor la tipul de receptor caruia i se adreseaza
- structura ideilor
- ierarhizarea ideilor
 - claritatea argumentatiei
- accesibilitatea informatilor transmise
- corectitudinea informatilor
- anticiparea reactiei cititorului

Tipuri de documente pe care le poate utiliza o organizatie cu partenerii sai:

- adrese
- scrisori oficiale
- puncte de vedere
- raspunsuri la petitii, plangeri, sesizari
- solicitari
- note informative
- rapoarte
- memorii
- emailuri
B. Comunicarea orala

Este cea mai eficienta metoda de comunicare , intrucat presupune un grad de interactiune
mai mare intre interlocutori. Pentru o buna comunicare , emitatorul si receptorul trebuie sa
indeplineasca urmatoarele conditii:

- buna cunoastere a subiectului ce urmeaza a fi dezbatut

- informarea si documentarea prealabila
- buna cunoastere a domeniului de activitate a organizatiei respective si a normelor in vigoare
- atitudine cooperanta si binevoitoare
- ascultare active si oferirea de feed-back
- evitarea situatilor consensuale
- solutii de tip win-win

Formele cele mai frecvent utilizate de comunicare orala sunt:

- comunicarea directa fata in fata

- convorbirea telefonica
- sedinta
- conferinta
- atelierul de lucru
- seminarul
- intalnirea la nivel inalt

Comunicarea nu este un proces facil, astfel factorii implicate in procesul de comunicare pot
intampina o serie de dificultati legate de:

- personalitatea diferita a interlocutorilor

- circuitul greoi al documntelor
- numarul insficient al angajatilor in raport cu volumul de activitate
 - termenele mici allocate solutionarii unor probleme
- insuficienta dezvoltare a spiritului de echipa
- ideile preconcepute si stereotipurile

In comunicarea cu publicul pot aparea blocaje legate de:

- absenta unui birou dedicate lucrului cu publicul

- lipsa unor politici de planificare a audientelor
- procesare lenta a documentelor de raspuns la solicitarile ublicului
- absenta unei instruiri adecvate a personalului in domeniu

STUDIU DE CAZ

Domnul Enache George este administratorul firmei BEST COPIERS SERVICE S.R.L. din
Pitesti, si a fost indeajuns de amabil sa ne raspunda la cateva intrebari si sa ne spuna care este
parerea dansului in legatura cu rolul si importanta comunicarii intr-o organizatie, mai precis in
firma pe care dansul o administreaza.
Buna ziua Domnule Enache! Ati putea sa ne spuneti pe scurt ce domeniu de activitate are
firma dumneavoastra si ce rol are comunicarea din punctul dumneavoastra de vedere?
Buna ziua! In domeniul nostru de activitate adica Birotica & IT, comunicarea este esentiala,
pot spune ca este sinonima cu cuvantul functionalitate, ne place sa ne bazam unul pe altul si fara
comunicare nu am putea sa realizam asta, de altfel daca nu ar fi existat nu am fi putut sa ne
dezvoltam si sa ajungem unde am ajuns astazi. Suntem o firma mica dar am reusit sa impresionam
prin profesionalism si punctualitate, iar clientii nostrii stiu ca se pot baza pe noi.
Atunci cand se vorbeste despre comunicare si despre imaginea de firma, exista tendinta de a
asocia cei doi termeni cu companii mari, cu multi angajati si care desfasoara activitati de anvergura,
cel putin la nivel national. Practica arata insa ca si afacerile de dimensiuni mici au nevoie,
extrapoland, de tot atata comunicare ca si in firmele de dimensiuni mari. Fara indoiala, practicile
sunt altele, mijloacele utilizate sunt diferite, dar absolut necesare.
Imaginea unei afaceri se construieste pe doua planuri: intern si extern. Imaginea interna tine
de identitatea perceputa a firmei de catre angajatii ei, cea externa se refera la ceea ce «vad» si retin
clientii si alti parteneri de afaceri (investitori, autoritati etc.). De aceea, este nevoie sa se gestioneze
comunicarea si relatiile publice ca oricare alta activitate manageriala, acordandu-i-se o importanta
pe masura.
O firma reprezinta mai mult decat ceea ce produce sau vinde. Ea are o idee de baza asupra
activitatii sale, o personalitate care se rasfrange asupra tuturor activitatilor sale. Identitatea
comunicata a unei intreprinderi reprezinta manifestarea vizibila a personalitatii sale. De aceea,
stabilirea modului de comunicare a firmei trebuie sa plece nu doar de la obiective precise si
punctuale, ci mai ales de la o prima definire clara a ceea ce reprezinta personalitatea, eul
companiei.
Orice firma, chiar daca are dimensiuni mici, se bucura de o anumita imagine care reflecta
identitatea creata si proiectata. De cele mai multe ori, practica romaneasca arata ca este vorba
despre identitati rezultate mai degraba la intamplare, adesea ca urmare a pozitiei fizice a sediului, ca
urmare a cunoasterii (sau nu) a investitorului, sau, in cazuri fericite, de pe urma recomandarilor
orale, ca si garantie a serviciilor sau produselor de calitate oferite. Totodata, cele mai multe mici
afaceri au nume neinspirate, greu sau deloc memorabile, rezultate din febra deschiderii de societati
comerciale de la inceputul anilor ’90.
Problemele comunicationale cu efecte directe asupra bunului mers al afacerii nu constau
doar in alegerea numelui, a sediului (cum arata, unde este, ce comunica prin el insusi), ci se refera si
la aspecte de gestionare interna a identitati.
Ce parerea aveti despre relatiile publice interne sunt doar un mit in firmele mici ?
Procesul de relatii publice are menirea de a crea un climat de incredere si de simpatie in
randul propriului personal, precum si in randul publicului extern. Relatiile publice sunt diferite de
relatiile cu publicul, marketing sau publicitate.Una dintre cele mai cunoscute definitii este: Relatiile
publice sunt un efort deliberat, planificat si sustinut, de a stabili si mentine intelegerea reciproca
intre o organizatie si publicul ei.
Trebuie retinut ca imaginea unei firme este data de suma imaginilor sale diferite. Fiecarei
firme ii corespunde o tinta omogena pentru o realitate funtionala a intreprinderii. Increderea globala
intr-o firma va depinde in final de echilibrul fiecareia dintre componentele imaginii sale(imaginea
interna, imaginea financiara, imaginea tehnologica, imaginea produs, imaginea publica).
Aceste componente sunt general valabile pentru toate tipurile de afaceri, dar, din punctul de
vedere al importantei, ele au influente diferite, in functie de marimea si specificul fiecarei firme. De
aceea, imaginea trebuie coerent gestionata la nivelul oricarei afaceri.
In ce masura putem vorbi despre necesitatea relatiilor publice interne la nivelul unor firme
de mici dimensiuni ?
Diversele modalitati comunicationale de depasire a obstacolelor care apar in cadrul relatiilor
dintre angajati reprezinta fundamentul relatiilor publice interne. Acestea trebuie intelese ca un
instrument de gestionare strategica a firmei, indiferent de marimea acesteia. Misiunea comunicarii
interne o reprezinta crearea conditiilor necesare unei bune realizari a obiectivelor generale ale
firmei. Astfel, principalele aspecte care se urmaresc sunt, de regula, urmatoarele:
- motivarea personalului;
- coerenta actiunilor;
- schimbarea comportamentelor si a mentalitatilor;
- ameliorarea activitatilor si a productivitatii.
Poate parea insa pretentios sa vorbim despre relatii publice interne la nivelul unor firme de
dimensiuni mici si foarte mici. Si totusi, daca tinem cont de faptul ca exista mereu conflicte interne,
ca acestea au nevoie sa fie rezolvate, se ajunge la concluzia ca prin comunicare, se valorizeaza
interlocutorii si astfel, se poate da un loc in firma pentru fiecare. Iar acestea au ca efect integrarea
interlocutorului si intarirea coeziunii grupului. Comunicarea nu este panaceul tuturor problemelor,
dar poate ajuta intr-o mare masura.
In concluzie, in interiorul companiei comunicarea intareste increderea angajatilor in
viziunea si misiunea organizatiei, conecteaza angajatii la realitatea afacerii respective, alimenteaza
procesul de dezvoltare a companiei, faciliteaza schimbarile necesare progresului si contribuie la
schimbarea comportamentului angajatilor. In exterior, imaginea companiei, descoperierea noilor
oportunitati de afaceri si relatia cu societatea depind in cea mai mare masura de cat de bine este
conceput si condus acest proces continuu al comunicari.