Asistență Managerială și Administrativă

Anul II, ID

Comunicarea în cadrul organizației publice

Student: Țiganașu Georgiana

Anul 2023
 Cuprins

Aspecte introductive ale comunicării.............................................................................2

Cap.1 COMUNICAREA ÎN CADRUL ORGANIZAȚIEI............................................3

Cap. 2 Motivarea angajaților..........................................................................................5

II.1 Forme de motivare...............................................................................................5

Rolul motivării angajaților.........................................................................................6

Cap. 3 Reguli de comunicare........................................................................................7

Concluzii........................................................................................................................9

Bibliografie..................................................................................................................10

1
 Aspecte introductive ale comunicării

Comunicarea într-o organizație presupune punerea de accord a obiectivelor

organizației prin realizarea unui dozaj optim între comunicarea internă și comunicarea
externă.
Comunicarea internă într-o organizație este liantul care leagă departamentele
acesteia, și duce la buna desfășurare a activității. Relația dintre comunicarea internă și
comunicarea externă din cadrul unei organizații, este rodul conlucrării dintre departamentele
acesteia, și rezultatul este imaginea pe care aceasta o transmite în exterior. Pentru a exista
comunicare în cadrul unei organizații trebuie să se știe cine comunică, în ce atmosferă, și mai
ales ce comunică. “Înainte de a comunica, cel care dorește să proiecteze planuri de
comunicare trebuie să obțină un tablou coerent al organizației”. 
Pe plan extern, comunicarea se manifestă ca rezultatul comunicării interne și are ca
rol transmiterea mesajului organizației către publicul țintă al acesteia, de exemplu: o agenție
de publicitate care dorește să transmită clienților mesajul: “Fiind cu noi veți fi cunoscuți de
toată lumea.” În felul acesta, dacă organizația a reușit să comunice eficient mesajul clienților
săi, vom avea dovada că există o relație foarte bună între comunicarea internă și cea externă
din cadrul acelei organizații. Pentru mai multe organizații din România comunicarea internă
este abia la început.
Majoritatea managerilor din eșalonul superior al organizațiilor românești, acordă mai
multă atenție identității organizaționale, deoarece are efecte directe în desfacerea produselor
ori a serviciilor companiei, iar publicul din interior rămâne pe planul doi deoarece sunt
considerați “ai noștri, și ei înțeleg că trebuie să acordăm prioritate clienților”. În realitate, ei
sunt cei de care ar trebui să aibă grijă în primul rând, deoarece de ei depinde dacă imaginea
organizației respective este transmisă corect și modelată în așa fel încât organizația respectivă
să își atingă scopurile.
În organizațiile românești, metodele de comunicare sunt de cele mai multe ori
importate din organizații din afara țării, fără a se realiza o adaptare la specificul organizației
reușind de cele mai multe ori să aibă doar o”formă fără fond”. Deci, este de dorit ca pe viitor
modelele de comunicare internă să se bazeze pe analize reale și pe elemente concrete din
interior.

2
 Cap.1 COMUNICAREA ÎN CADRUL ORGANIZAȚIEI

Comunicarea este prezentă în tot ce facem în viață și este esențială pentru a putea
munci și trăi.
Comunicarea se definește ca transfer de informații de la un emitent (expeditor) la un
primitor (destinatar), în condițiile realizării aceleiași semnificații a conținutului mesajului la
cei doi subiecți.
Comunicarea este modalitatea concretă de lucru a unui manager, prin care acesta
coordonează un grup dintr-o organizație.
Un lucru care evidentiaza o data in plus importanta comunicarii intr-o organizatie este
ca avansarea din pozitiile manageriale de mijloc are drept prim criteriu abilitatea de a
comunica cu superiorii.
Dacă a comunica serveşte la construirea propriei imagini (personale şi a firmei), a
comunica bine, eficient, înseamnă a-ţi ataşa o imagine pozitivă, favorabilă, adeseori bogată şi
coerentă. Fapt indubitabil, mai ales în afaceri (dar nu numai), omul liber este un om bine
informat şi, oricare ar fi nivelul său ierarhic, interesul fiecărui individ este de a lucra cu
semeni capabili de iniţiative şi nu cu cei transformaţi în roboţi, în simpli executanţi de ordine,
venite de “sus” (indiferent de semnificaţia sau accepţiunea mai largă sau mai îngustă a
expresiei de “sus”). Şi, se poate adăuga, nu numai bine informat, dar mai ales capabil să
comunice într-o manieră clară, precisă şi eficientă.
Comunicarea umană este o componentă inseparabilă vieţii sociale în general şi a
culturii şi civilizaţiei umane în particular. Cu mai bine de 2500 de ani în urmă cetăţenii
Greciei Antice spulberau regimurile tiranice şi stabileau primele reguli democratice. Legile
cetăţii stabileau ca fiecare cetăţean să-şi pledeze singur cauza, indiferent dacă era acuzat sau
acuzator.
În definirea comunicării există mai multe abordări, printre care:
- Comunicarea înseamnă a pune ceva în comun, a pune în relaţie. Latinescul
“communicare”, alături de semnificaţia de contact şi legătură, include şi pe aceea “de a pune
în comun, a împărtăşi, a pune împreună, a amesteca, a uni”.
- Comunicarea este un proces de tip tranzacţional, prin care oamenii transferă energii,
emoţii, sentimente şi schimbă semnificaţii.

3
 - Comunicarea înseamnă trecerea unei informaţii de la un emiţător la un receptor.
- Comunicarea este procesul prin care o persoană (sau un grup) transmite un conţinut
conceptual (o atitudine, o stare emoţională, o dorinţă, etc.) unei alte persoane sau unui alt
grup.
- Comunicarea este arta transmiterii informaţiilor de la un emiţător la un receptor.
- Comunicarea este o utilizare de cuvinte, litere, simboluri sau mijloace analogice
pentru obţinerea informaţiei generale sau separate privind un obiect sau un eveniment.
- Comunicarea este un proces de schimb de idei şi informaţie care duce la o înţelegere
reciprocă, putând avea loc între doi sau mai mulţi oameni.
După părerea mea, comunicarea nu înseamnă numai transmiterea unor mesaje,
informaţii, fără o implicare a participanţilor la acest proces. Comunicarea se caracterizează
prin aceea că:
- are întotdeauna un obiectiv concretizat în cerinţa de a influenţa gândirea,
sentimentele şi comportamentul interlocutorului;
- obiectivul comunicării este îndeplinit daca mesajul emis este auzit, înţeles şi
acceptat de către receptor;
- este un proces dinamic;
- odată iniţiat evoluează şi se schimbă;
- este un proces ireversibil;
- mesajul odată emis şi recepţionat nu mai poate fi retras;
-este un dialog în ambele sensuri între emiţător şi receptor cuprinzând înţelegerea de
ambele părţi a problemelor prin schimbul de informaţie şi răspuns ceea ce permite să ne
afirmăm;
Comunicarea este importantă pentru manageri din următoarele cauze:
1) managerii alocă cea mai mare parte a timpului lor pentru comunicare. Conform
datelor multor experţi aceasta ia 75-95 % din timpul managerilor. De aceea ei trebuie să fie
cointeresaţi în ameliorarea tipului dat de activitate;
2) comunicările sunt necesare pentru eficienţa conducerii;
3) arta comunicării este necesară şi pentru faptul ca să exprime eficienţa autorităţii şi
voinţei managerului;
4) comunicările bine stabilite asigură realizarea eficienţei organizaţionale. Dacă
organizaţia este eficientă în domeniul comunicării, ea este eficientă şi în toate celelalte tipuri
de activităţi.

4
 Cap. 2 Motivarea angajaților

Succesul companiilor se bazează într-o mare măsură pe strategiile interne de motivare

a resurselor umane. Un personal motivat va lucra eficient și va aduce profit, iar afacerile vor
prospera. Însă acest proces de motivare a angajaților a devenit din ce în ce mai complex în
ultimul timp și este influențat de mai mulți factori – stilul de viață al angajaților, nevoile și
traseul lor vocațional.
Dacă ești interesat să păstrezi cei mai buni angajați în companie, ar trebui să îi
motivezi, să vină cu entuziasm la job și să fie un factor de influență și pentru cei din jur.
Psihologul Abraham Maslow a elaborat cea mai cunoscută teorie a motivației,
preluată de majoritatea companiilor pentru a le însufla angajaților o dorință mai mare de a
performa. Maslow a intemeiat o piramidă a nevoilor care influențează comportamentul
oamenilor, iar nevoile nesatisfăcute ale oamenilor pot fi folosite ca factori motivatori.

Piramida lui Maslow conține 5 categorii de nevoi:

1. Nevoi fiziologice – fac referire la nevoile de bază: hrană, apă, adăpost, protecție,
mobilitate/ transport;
2. Nevoi de securitate fizică și socială – se referă la siguranța financiară, siguranța unui
loc de muncă, a unui salariu, a unei pensii etc.;
3. Nevoi sociale sau de afiliere – sunt satisfăcute în context social, în relație cu cei din
jur și de apartenența la grupuri;
4. Nevoi de stimă și recunoaștere socială – se referă la stima de sine, la respectul
persoanelor din același grup;
5. Nevoi de autoactualizare și afirmare – se referă la dezvoltarea personală și la
împlinirea potențialului profesional.
 

II.1 Forme de motivare

Modurile prin care managerii aleg să-și motiveze angajații sunt de mai multe feluri, în
funcție de anumite criterii. Mai jos detaliem cele mai cunoscute forme de motivare folosite
în prezent:

5
 

 Pozitivă – măriri de salariu, prime, procente din profit, feedback pozitiv, aprecieri,
promovări;
 Negativă – penalizări, diminuări salariale, retrogradări în funcție, mustrări verbale;
 Cognitivă – satisfacerea nevoilor intelectuale ale angajatului, nevoia de a fi informat;
 Afectivă – măsuri prin care angajatul să se simtă bine la locul de muncă, să fie
apreciat și simpatizat de colegi și șefi, subordonați;
 Intrinsecă – măsuri care îl determină pe angajat să se implice din propria voință,
pentru că acest lucru îi satisface anumite nevoi;
 Extrinsecă – motivarea angajatului să se implice în proiecte pentru că îi aduc
rezultate care vor genera din partea organizației o reacție pozitivă;
 Economică – salarii, prime sau penalizări la salarii în caz de erori;
 Moral spirituală – comunicarea încrederii din partea conducerii, exprimarea de laude
și mulțumiri sau de titluri onorifice.

Rolul motivării angajaților

 
Principalul scop al motivării angajaților este rolul său dovedit în îmbunătățirea
performanțelor la locul de muncă. Pentru asta, conducerea companiei trebuie să-și cunoască
angajații și climatul din cadrul echipelor, pentru a aplica cele mai bune strategii care să
păstreze talentele în organizații și să atragă noi candidați competenți.
De reținut este faptul că angajații zilelor noastre au nevoie de mai mult decât de o
mărire anuală de salariu și câteva beneficii (pe care majoritatea companiilor le oferă) pentru a
deveni angajați de bază ai companiei și pentru a fi motivați să fie proactivi și să aducă idei
noi în companie.

Așadar, motivarea angajaților presupune corelarea nevoilor, aspirațiilor și

intereselor acestora și trebuie privită ca un element complex al culturii organizaționale.

6
 Cap. 3 Reguli de comunicare

COMUNICAREA PRIN POȘTA ELECTRONICĂ – EMAIL-UL

Una dintre cele mai eficiente metode de comunicare cu clienții, potențialii clienți și
partenerii de afaceri este utilizarea poștei electronice. Utilizarea email-ului poate fi urmărită
pe doua dimensiuni – corespondența personală și comunicare comercială.

Câteva reguli de scriere a emailurilor

Când scrieți pentru prima dată unei persoane menționați sursa de unde ați obținut
adresa ei de e-mail (persoana sau pagina Web). Majoritatea oamenilor de afaceri au mai
multe pagini personale pe Internet și le poate fi de ajutor să știe de unde sau de ce îi
contactați.
 Nu lăsați necompletat câmpul “subiectul mesajului”. Mesajele care nu au acest câmp
completat sau nu au indicată sursa de proveniență sunt ușor tratate ca mesaje nesolicitate.
Subiectul mesajului trebuie să fie scurt și semnificativ. Cu cât este mai scurt cu atât
mai bine.
Utilizarea majusculelor influentează într-o oarecare măsură utilizabilitatea.
Pe cât posibil trebuie evitate trecerea cuvintelor „Hello”, „Contact”, „Hi”, „your
document' utilizate frecvent de mesajele virusate sau Gratis, Free, Cumpărați acum etc. care
cataloghează mesajul drept spam.
Linia de subiect nu trebuie lăsată necompletată. Nimic mai simplu de șters un mesaj
care nu are subiect.
Mesajele retransmise (cele care au în linia de subiect FWD:) nu sunt considerate
critice sau importante, decât în foarte puține situații.
Evitarea trimiterii aceluiași mesaj la un număr mare de persoane. Câmpurile Cc (copie
la indigo) și Bcc (copie confidențială) trebuie manipulate cu grijă pentru a nu trimite mesajul
în cutiile poștale ale destinatarilor cărora nu le era adresat.
  Creați un scurt antet (3 linii sunt de ajuns) pentru actele oficiale: oferte, contracte,
însă folosiți-l numai când este cazul, adică atunci când vreți să fie clar ca mesajul vine din
partea companiei.

7
 Titlurile: ca și în scrisori, se utilizeaza titlul formal al destinatarului dacă nu ne
specifică altfel.  Dacă destinatarul nu are un titlu folosim apelativul “Domnule” sau “
Doamna” urmat de numele de familie. 
Mărimea fonturilor: un e-mail scris numai cu litere mici arată interlocutorului că nu
aveți timp pentru a coresponda cu el. Unul scris cu litere mari indică agresivitate și este greu
de citit.
Gramatica și punctuația: greșelile de punctuație sau gramaticale fac din e-mail-ul
nostru unul neprofesionist și arată o atenție scăzută pentru  detalii.
“Emoțiile”: Noile convenții de punctuație menite să arate stări sunt potrivite pentru
corespondența cu prietenii și familia și total de evitat în corespondența de afaceri, oricât de
tentați am fi să arătăm stările aferente mesajului.
Nu trimiteți documente anexate (“attachements”) decât după ce corespondentul tău ți-
a confirmat că acceptă acest lucru. Întreabă mai întâi!

8
 Concluzii

După cum se observă în capitolele anterioare, comunicarea joacă un rol foarte

important în viața unei organizații. Relația comunicare internă – comunicare externă trebuie
să fie ca un mecanism bine calibrat dacă se dorește ca acea organizație să aibă performanță.
În ceea ce privește comunicarea internă din organizații, canalele de transmitere a informației
fie că sunt formale, fie că sunt informale, nu trebuie sa fie opturate de nimic pentru ca
mesajul care trebuie transmis în exterior să fie corect recepționat de către clienții organizației.
În cazul în care organizația respectivă este în process de reorganizare, ca exemplu din cauza
unei fuzionări cu o altă organizație, se realizează o rezistență din partea vechilor angajați ai
organizației și astfel apar opturările pe canalele de comunicare.
Lipsa comunicării formale, sau chiar în cazul în care există prezentarea situațiilor
ambiguu ori incomplet duce la slăbirea organizației, și mai ales duce la haos. Atunci când
nimeni nu știe ce are de făcut, managerul este rupt de realitatea din interiorul firmei, se
formează grupuri formate din vechii angajați, care coalizează împotriva noilor angajați, duce
la un mediu de lucru nesănătos. Astfel comunicarea în interiorul organizației va fi afectată, iar
odată cu aceasta va fi afectată și comunicarea cu exteriorul.
Clienții nu vor mai fi multumiți de produsele ori serviciile organizației, mesajul
transmis în exterior va fi unul de slăbiciune și neseriozitate care va duce la prăbușirea
organizației. Pe de altă parte, chiar în cazul unei fuzionări dacă noua conducere va putea
implementa valorile organizației mamă, va arăta vechilor angajați ca noul nu reprezintă
altceva decât o îmbunătățire a vechilor valori ale organizației, va creea mandale, scurte istorii,
vor realiza diverse simboluri care să arate oamenilor că au supraviețuit schimbării, și că de
fapt noul este lucrul de care aveau nevoie pentru a da un nou suflu vechii organizații, oamenii
vor comunica foarte bine și pe canalele formale și pe canalele informale din interiorul
organizației.
Se vor creea legături informale între vechii membri și noii membrii, informația va
curge între departamente, se va acorda feedback, iar conducerea va putea să știe realitatea din
interiorul organizației datorită aceluiaș feedback care îi va fi acordat de vechii membrii ai
organizației.

9
 Bibliografie

 www.creeaza.com

 www.rasfoiesc.com

 https://limarom.ro

 Cismaru Diana Maria, Comunicarea interna in organizatii, Editura Tritonic,

Bucuresti, 2008

 Rogojinaru Adela, Comunicare, relatii publice si globalizare, Editura Tritonic,

Bucuresti, 2005.

10