FUNCTIILE COMUNICARII MANAGERIALE

CAPITOLUL I I.1 CONCEPTUL DE COMUNICARE CAPITOLUL II II.1 COMUNICAREA MANAGERIALA II.2.FUNCTIILE COMUNICARII MANAGERIALE BIBLIOGRAFIE

CAPITOLUL I I.1. CONCEPTUL DE COMUNICARE

1.1. Definitia comunicarii Comunicarea este o carecteristica fundamentala a existentei. Exista comunicare fizica , biologica si umana. Schimbul continuu de mesaje genereaza unitatea de vedere si, implicit, de actiune, prin armonizarea cunostintelor privind scopurile, caile si mijloacele de a le atinge, prin promovarea deprinderilor necesare, prin omogenizarea relativa a grupurilor sub aspect afectiv, emotional si motivational (opinii, interese, convingeri, atitudini). Literatura de specialitate ofera mai multe definitii pentru comunicarea umana: Louis Forsdale: "Comunicarea e procesul prin care un sistem este stabilit, mentinut si modificat prin intermediul unor semnale comune (impartasite) care actioneaza potrivit unor reguli." "comunicare: actiunea de a comunica si rezultatul ei" (DEX) Jose Aranguren: "Comunicarea este o transmitere de informatie la care se asteapta raspuns." Waren Weaver: comunicarea reprezinta "totalitatea proceselor prin care o minte poate sa o afecteze pe alta." Carl I. Hovland, Irving I. Janis si Harold H. Kelley: "Comunicarea este un proces prin care un individ (comunicatorul) transmite stimuli (de obicei, verbali) cu scopul de a schimba comportarea altor indivizi (auditoriul)." Simplitatea aparenta nu elimina necesitatea de a defini mai exact semnificatiile stiintifice ale termenului "comunicare". Comunicarea este un proces care, din perspectiva stiintei comunicarii, dispune de patru componente fundamentale:

1. un emitator, 2. un canal, 3. o informatie, 4. un receptor. Intr-o forma extrem de simpla, procesul de comunicare sau comunicarea poate fi redat (sau redata) astfel: informatie informatie Emitator ------------- canal --------------- receptor Modelul elementar al comunicarii Din aceasta schema se poate intelege ca procesul comunicarii presupune mai mult decat un participant; anume, pe langa emitator (sau emitent), unul sau mai multi receptori potentiali. Esenta procesului sta in deplasarea, transferul sau transmiterea informatiei de la un participant la celalalt. In mod frecvent, circulatia are loc in dublu sens. Altfel spus, este bidirectionala. Acesta este, cazul dialogului, al unei discutii dintre doua persoane care, alternativ, joaca rolul de emitator (vorbitor) si receptor (ascultator). Alteori, circulatia informatiei poate avea loc doar intr-un singur sens, adica este unidirectionala. Este cazul monologului, al cuvantarilor, al comunicarii prin presa, radio sau televiziune. Comunicarea este un proces dimanic, odata initiata evolueaza si se adapteaza la nevoile interlocutorilor ireversibil. Un mesaj odata conceput si transmis ramane in mintea receptorului chiar daca prin feedback avem posibilitatea sa-l modificam ulterior. Comunicarea umana este un fenomen complex si nu se poate exprima usor printr-o definitie. In esenta, comunicarea reprezinta procesul de transmitere de catre un emitator a unui mesaj printr-un canal de comunicare, unui primitor de informatii pe care-l numim receptor. Scopul ei este de a efectua schimbari, de a influenta sau modifica atitudinile, comportamentul, sentimentele, opiniile unui individ sau a unui grup.

CAPITOLUL II I.1. COMUNICAREA MANGERIALA Comuniacrea manageriala nu poate fi privita doar ca o comunicare interumana deoarece are scop specific si mijloace proprii de realizare. Aceasta nu este ceva propriu unei persoane ci o relatie complexa intre conducatori si condusi menite sa asigure realizarea unui schimb de mesaje, informatii, de puncte de vedere intre acestia, cu scopul de a asigura desfasurarea

unei activitati performante. Comunicarea manageriala nu se realizeaza la intamplare. Misiunea ei consta in sprijinirea aplicarii strategiei organizatiei. Evolutia managementului a determinat aparitia unor forme specifice de comunicare manageriala pentru fiecare etapa din dezvoltarea sa. Datorita diferentierii atributiilor sale si a complexitatii acestora comunicarea manageriala devine o adevarata forta, ocupand un loc central in activitatea oricarui manager. Fiecare manager trebuie sa dezvolte si sa promoveze o politica bazata pe un sistem de comunicare care sa-i permita ajustarea permanenta a structurii si a procesului organizational la conditiile in continua schimbare. De asemenea, prin rolul sau de negociator, de promotor al politicii organizationale si transmitator al acestei politici, managerul trebuie sa-si formeze si sa intretina o retea de contacte cu partenerii organizatiei, in realizarea politicii externe si, in acelasi timp, o retea de informatii deosebit de utila in realizarea politicii interne a institutiei.
In concluzie, managementul modern acorda un rol deosebit de important comunicarii, pe care o considera o componenta vitala a sistemului managerial al oricarei organizatii, fie apartinand managementului privat, fie apartinand managementului public. Comunicarea manageriala reprezinta o forma a comunicarii interumane, un instrument de conducere cu ajutorul caruia managerul isi poate exercita atributiile specifice: previziune, antrenare, organizare, coordonare, control, evaluare. Fiind parte a procesului de conducere (Henry Fayol alatura comunicarea planificarii, previziunii, organizarii si comenzii ca fiind unul din cele cinci elemente de baza ale managementului), prin care managerul ii intelege pe subordonati facandu-se inteles de catre acestia, comunicarea manageriala este orientata nu numai spre transmiterea mesajelor, ci si spre schimbarea mentalitatilor si adaptarea psihologica a acestora la obiectivele intreprinderii. Comunicarea manageriala reprezinta un auxiliar al conducerii, ce pune in circulatie informatii despre rezultatul deciziilor, care se reintorc la centrul de decizie, facand astfel posibila punerea de acord a executiei cu obiectivele, si a rezultatelor cu planificarea. Importanta comunicarii in organizatii se datoreaza si caracterului complex pe care acest proces il are la acest nivel. Astfel, in orice cadru organizational exista numeroase retele de comunicatii, respectiv grupaje de canale de comunicatii regasite in configuratii specifice care alcatuiesc sistemul de comunicatii. Managerii indeplinesc trei categorii de roluri: interpersonal, informational si decizional. Dintre acestea, rolurile informationale, adica de monitor, difuzor si purtator de cuvant, sunt cele care definesc comunicarea, dar circuitul informational poate fi identificat si in celelalte roluri. In functie de nivelul ierarhic pe care o persoana il ocupa, comunicarea poate insemna pana la 80% din timpul pe care il consuma.

In concluzie, comunicarea inseamna totul in management, atata vreme cat de calitatea comunicarii depinde intelegerea problemelor cu care se confrunta orice angajat, de la manager pana la functionarul de pe cel mai jos nivel ierarhic. Durabilitatea relatiilor dintre acestia, capacitatea managerului de a-si motiva si de a-si conduce subordonatii, dar si raporturile cu mediul extern organizatiei sunt elemente deosebit de importante, din care se pot prelua informatii utile pentru buna functionare a activitatii. II.2. FUNCTIILE COMUNICARII MANAGERIALE Indeferent de sistem social, intr-o organizatie comunicarea indeplineste opt functii: informarea, socializarea, motivatia, dialogul, educatia, promovarea culturii distractia, integrarea. Functiile comunicarii manageriale sunt: Informarea Transmiterea deciziilor Influentarea receptorului de a accepta si aplica decizii sau valori Instruirea angajatilor Crearea de imagine Motivarea angajatilor Promovarea culturii organizationale Aceste functii au mai multe trasaturi comune: - Faciliteaza realizarea spiritului de echipa - Implica factoul psihologic - Se exercita in toate organizatiile - Difera ca forma de manifestare si continut

Functia de baza a comunicarii manageriale este informarea Conducerea organizatiei dispune de mijloace care ii permit sa primeasca si sa selecteze informatii de la surse numeroase, sa interpreteze si sa le transforme in indrumari sau decizii si sa le transmita mai departe. Managerii trebuie sa controleze calitatera cailor de comunicare si sia verifice raspunsurile si reactiile la mesajele transmise si la nevoie sa corecteze continutul acestora. Si angajatii sunt depozitari de mari cantitati de informatii si multi dintre ei sunt experti in culegerea, prelucrare si utilizarea acestora. Informatiile detinute reprezinta o sursa de noi contacte realizate cu ajutorul comunicarii. Functiile comunicarii manageriale trebuie privite si intelese in unitatea si interconditionalitatea lor. Orice suprra sau subdimensionare a unei functii in raport cu celelalte nu corespunde realitatii. Functiile comunicarii manageriale: 1 INFORMAREA asigurerea accesului la infomatii furnizarea informatiilor necesare desfasurarii unei activitati care sa permita realizarea obiectivelor furnizarea informatiilor nesesare implementarii deciziilor 2 TRANSMITEREA DECIZIILOR comunicarea operativa a deciziilor crearea unui climat care sa stimuleze asumarea responsabilitatii pentru indeplinirea deciziei 3 INFLUENTAREA RECEPTORULUI organizarea de dialoguri cu angajatii cu asigurarea de feedback stimularea comunicarii dintre angajati

 impulsionarea initiativei si creativitatii 4 INSTRUIREA ANGAJATIILOR tranmiterea cunostintelor necesare perfectionarii prgatirii profesionale, dezvoltarii spirituale dobandire aptitudinilor si competentelor necesare exercitarii profesiei amplificarea capacitatii de a percepe si interpreta fenomenele,de a aborda si solutiona eficient problemele 5. CREAREA DE IMAGINE asigurerea informatiilor necesare crearii de imagine personala si organizationala formarea unei cunostinte de apartenenta la organizatie 6. MOTIVAREA ANGAJATIILOR furnizarea informatiilor menite sa consolideze interesul si participarea angajatilor la realizarea sarcinilor recunoasterea realizarilor performante evaluarea corecta a angajatilor intretinerea unui climat favorabil de munca stimularea increderii in sine cresterea raspunderii personale 7. PROMOVAREA CULTURII ORGANIZATIONALE tranmiterea elemntelor culturii organizationale (sloganuri, norme, sisteme de valori)

 largirea orizontului cultural al angajatilor dezvoltarea imaginatiei si creativitatii stimularea nevoilor etice si estetice Comunicarea manageriala poate fi comparata cu procesul luarii deciziilor. Corelatia proces decizional - comunicare

Proces decizional Etape caracteristici

Pregatirea deciziei Analiza situatiei Stabilire obiectivelor Culegere informatiei

Comunicare Etape
Pregatirea comunicarii

caracteristici
Alegerea formei de comunicare Stabilirea scopului comunicarii Stabilirea locului si momentului comunicarii Cunoasterea receptorilor Formulare de masaje concise si la obiect Urmarirea indicilor din care sa rezulte daca este inteles Utilizare a cu gija a limbajului non-verbal si folosire vocii in mod corespunzator Realizare de feedback

Luarea deciziei

Eleborarea unor Comunicarea variante de decizii mesajului Analiza avantajelor si dezavantajelor Alegerea variantei optime

Implementarea si controlul aplicarii

Aplicarea deciziei Controlul aplicarii Corectia necesara

Contrulul intelegerii mesajului

Procesul de comunicare manageriala este un proces decizional deoarece managerul stabileste: - daca comunica si ce anume comunica (filtrare) - modul si momentul folosirii informasiilor stocate (stocare) - daca retine sau nu informatiile necomunicate (reglare)

Functiile comunicarii manageriale trebuie privite si intelese in unitataea si interconditionare lor, astefel dupa graficul urmator mediul, sistemul managerial si sistemul operational au legatura constransa intre ele. A reduce functiile comunicarii manageriale numai la informare si transmiterea deciziei inseamna a trece cu vederea o serie de domenii in care comunicarea este prezenta:

Interconditionarea functiilor comunicarii managerial MEDIU Sistemul managerial Sistemul operational 1 2 3 4 6 7 5 7

1. Informare; 2. Transmiterea deciziilor; 3. Influentarea receptorului; 4. Instruire; 5. Crearea de imagine; 6. Motivare; 7. Promovarea culturii organizationale.