Tehnici de redactare in relatiile publice

Modaliti de pregtire a unei conferine de pres de

succes
Vasile Alexandra,
MCRP II
Deseori citim in paginile ziarelor, auzim la radio sau urmarim la televizor
comentarii legate de diversele conferinte de presa saptamanale ale uvernului,
Presedintiei, ale partidelor sau ale numeroaselor organizatii! "aptul ca presa prezinta
aceste evenimente drept conferinte de presa# ne arata confuzia grava pe care o fac atat
ziaristii, cat si organizatorii $purtatorii de cuvant sau personalitatile marcante ale
organizatiilor respective%, deoarece o conferinta de presa se lanseaza in situatii deose&ite,
cand institutia doreste sa faca un comunicat deose&it de important, de larg interes!
'venimentele la care se refera in mod curent ziaristii nu sunt altceva decat intalniri
uzuale, de informare a presei asupra activitatilor curente ale respectivelor institutii!!
Conferinta de presa constituie un eveniment(c)eie in politica de comunicare a
unei organizatii! 'a ofera un loc si un moment privilegiat pentru a transmite o informatie
de maxima importanta!! *rganizarea unei conferinte de presa, formula cea mai oficiala#
de comunicare cu mass(media, este +ustificata doar atunci cand exista un eveniment
foarte important, care prezinta interes pentru o larga parte a pu&licului, si cand dorim nu
numai sa informam ziaristii, ci si sa le oferim posi&ilitatea sa le puna intre&ari
conducatorilor organizatiei! ,emele discutate in cadrul unei conferinte pot fi decizii
politice ma+ore $care afecteaza o mare parte din pu&lic%, proiecte importante $constructii,
inaugurari de o&iective de interes national, sc)im&area regimului de functionare a unor
institutii etc!%, intalniri cu personalitati marcante, conflicte $in interiorul organizatiei sau
intre aceasta si alte organizatii%, situatii de urgenta sau catastrofe!
Pentru a putea organiza o conferinta de presa tre&uie ca
organizatia sa se &ucure de un prestigiu suficient de mare pentru a atrage un numar
reprezentativ de ziaristi! In cazul in care su&iectul nu este foarte important sau
reprezentantii organizatiei nu sunt decisi sa raspunda la toate intre&arile ziaristilor, este
&ine sa se renunte la convocarea unei conferinte de presa si sa se recurga la un comunicat
de presa, la un telefon de informare sau la un dosar de presa!
In momentul cand, in urma unei evaluari atente, organizatia a a+uns la concluzia ca
informatia pe care vrea sa o transmita poate face o&iectul unei conferinte de presa, ea
trece la organizarea acesteia! Indiferent de marimea institutiei, de tipul si de importanta
ei, organizarea unei conferinte de presa tre&uie sa tina seama de un plan general, &azat pe
-
trei etape importante, si anume pregatirea conferintei de presa, desfasurarea si evaluarea
acesteia!
In ceea ce priveste pregatirea conferintei de presa, exceptand situatiile de criza,
cand conferinta se organizeaza fara nici un fel de preparative, pregatirea poate incepe cu
o luna inaintea evenimentului urmand mai multi pasi pentru a asigura o &una organizare
si o desfasurare fara surprize neasteptate! Primii pasi sunt alegerea momentului de
desfasurare a conferintei, respectiv data, ziua si ora! In determinarea datei optime a
evenimentului, este necesara evaluarea unor considerente ca intervalul din saptamana sau
datele unor evenimente similare! .nul dintre elementele de &aza ce poate asigura
succesul sau insuccesul conferintei este c)iar data la care ea se va desfasura deoarece in
cazul in care momentul ales este concurat de alte evenimente, ziaristii vor fi atrasi de ceea
ce considera ei a fi mai important si s(ar putea ca acea conferinta sa fie sortita esecului!
* idee &una pentru a putea evita aceste suprapuneri este contactarea unui ziarist
cu care organizatia a cola&orat intotdeauna foarte &ine si cu care are relatii mai apropiate
si sa i se solicite parerea in legatura cu perioada pe care o considera cea mai potrivita
$cand nu sunt prevazute alte evenimente%!
In ceea ce priveste ziua, intervalul din mi+locul saptamanii $marti, miercuri, +oi%
ofera cele mai convena&ile momente! /iua de luni nu este indicata, deoarece +urnalistii
sunt ocupati fie cu aprofundarea evenimentelor ce au avut loc la sfarsitul saptamanii
precedente, fie cu noile evenimente pe care, inevita&il, le aduce inceputul saptamanii!
Acelasi lucru este vala&il si pentru ziua de vineri cand ziaristii sunt de+a implicati in
pregatirea numerelor de final de saptamana! In plus, ziarele si emisiunile din audiovizual
de sam&ata aloca cea mai mare parte a spatiului si a timpului materialelor de
divertisment, de cultura, de sport, precum si anunturilor pu&licitare!
"ixarea orei de desfasurare tre&uie sa tina seama de momentul de inc)idere a
editiilor, precum si de timpul necesar prelucrarii informatiei $scrierea, rescrierea
articolelor, punerea in pagina, respectiv ela&orarea comentariului, selectarea de imagini si
sunete, monta+ul etc!%! 0uand in calcul toti acesti factori, intervalul cel mai potrivit, in
1
mod general recomandat de lucrarile de specialitate, este cel dintre orele 23 si 2-! In
situatii de criza $catastrofe, accidente, stari de conflict, crize politice% nu se mai respecta
aceste indicatii si conferintele se organizeaza imediat dupa producerea evenimentului
$daca acesta a avut loc in timpul zilei% sau a doua zi, dimineata $daca acesta s(a petrecut
in timpul noptii%!
In ceea ce priveste locul ales pentru desfasurarea conferintei nu exista un loc
anume gata sta&ilit pe care toate organizatiile il folosesc! In sc)im&, sediul in care se va
desfasura conferinta tre&uie sa indeplineasca anumite cerinte ma+ore! Cadrul ales tre&uie
sa fie agrea&il si conform cu imaginea pe care organizatia vrea sa o ofere despre ea insasi!
0ocul respectiv tre&uie sa poata fi identificat usor si gasit repede de catre ziaristi $de
aceea, sunt preferate zonele sau salile de+a cunoscute%, sa fie accesi&il atat pentru cei care
vin cu masinile proprii sau ale redactiei $existenta unei parcari proprii este
indispensa&ila%, cat si pentru cei ce folosesc transportul in comun si sa fie situat cat mai
aproape de centrul orasului!
Alte cerinte implica partea te)nica a desfasurarii conferintei de aceea mem&rii
asistentei tre&uie sa poata auzi clar, din orice punct al salii4 in consecinta, incaperea
respectiva tre&uie sa ai&a o acustica &una si sa fie &ine izolata de zgomotele din exterior!
De asemenea, ea tre&uie sa fie luminoasa, aerisita, cu posi&ilitate de ventilatie pe timp de
vara si &ine incalzita pe timp de iarna! De asemenea, sala tre&uie sa fie suficient de mare
pentru a(i gazdui conforta&il pe toti participantii la conferinta! 5ituatia ideala este oferita
de acele sali cu pereti glisanti, in care spatiul poate fi marit sau micsorat rapid, in functie
de numarul participantilor!
In cazul in care la conferinta participa si +urnalisti straini sau personalitati ce se
exprima intr(o lim&a straina, este &ine ca sala sa fie dotata cu o instalatie de traducere
simultana4 organizatorii tre&uie sa se asigure ca exista personalul calificat pentru a realiza
o traducere in direct, in conditii de corectitudine si viteza optime!
0anga sala in care se desfasoara conferinta tre&uie sa existe o incapere destinata
ziaristilor $camera presei#%, care sa fie dotata cu telefon, fax, copiator, eventual cu un
6
calculator sau cu o masina de scris, in felul acesta, li se asigura reporterilor conditii
optime pentru a redacta in viteza si pentru a transmite rapid un material, astfel incat el sa
poata fi inclus in primul &uletin de stiri sau in ziarul de a doua zi! De asemenea,
organizatorii tre&uie sa prevada o incapere sau un spatiu suficient de izolat de zgomotele
exterioare, unde un reprezentant sau o personalitate a institutiei(gazda sa poata da
interviuri radio sau de televiziune, inainte sau dupa conferinta!
.n alt element de care depinde succesul unei conferinte de presa este alegerea
+urnalistilor7 important nu este ca sala sa fie plina oc)i, ci ca in sala sa se afle ziaristii
specializati si direct interesati de su&iectul conferintei! Persoanele invitate tre&uie sa
reprezinte pu&licatiile sau posturile de radio ori de televiziune ce se adreseaza pu&licului
specific pe care organizatia vrea sa(2 informeze! Reprezentantii &irourilor de presa nu
tre&uie sa uite nici o clipa ca ei nu invita ziare, ci +urnalisti4 aceasta inseamna ca ei
tre&uie sa defineasca in mod precis tipul de informatie pe care doresc sa o transmita si sa
deduca din aceasta definitie care sunt +urnalistii interesati!
Pentru a completa lista cu invitati, este necesar sa se consulte fisierele de presa4 in
aceasta situatie, toate pu&licatiile si posturile tre&uie sa fie plasate pe picior de egalitate,
fara sa se tina seama de tira+ul ori de audienta lor, de renume sau de afinitatile celui8celor
care organizeaza conferinta! Daca este negli+ata o pu&licatie sau un post, exista riscul de a
irita unii +urnalisti si de a declansa focare de tensiune!
0ista tre&uie sa cuprinda reprezentanti ai unor mass(media de informare generala,
ai periodicelor sau posturilor de specialitate si ai agentiilor de presa4 in cazul in care
su&iectul conferintei prezinta interes, pot fi invitati si reprezentanti ai agentiilor de presa
straine! .neori, evenimentul poate avea mai multe implicatii $economice, financiare,
sociale%4 in aceasta situatie, pot fi invitati mai multi ziaristi specializati pe diferite
pro&leme, de la aceeasi pu&licatie!
*data ce sunt puse la punct aceste lucruri, se poate trece la redactarea si trimiterea
invitatiilor! Invitatiile sunt un tip aparte de comunicate, care se redacteaza si se trimit
presei cu scopul de a(i anunta si a(i invita pe +urnalisti la un anumit eveniment! Astfel ca
9
invitatiile tre&uie sa contina principalele elemente ale unui comunicat de presa! Acestea
sunt sigla organizatiei $invitatia se tipareste pe )artie tip, care are in antet numele
organizatiei, adresa, telefonul, faxul%, numarul de inregistrare a invitatiei, data emiterii,
cuvantul Invitatie#, inaintea titlului! ,itlul este recomandat ca titlul sa contina numele
organizatiei, pentru ca acesta sa se intipareasca &ine in mintea +urnalistului invitat,
precum si motivul pentru care se organizeaza conferinta4
5i nu in ultimul rand textul invitatiei tre&uie sa specifice persoana sau organizatia
care invita, numele acestora sa fie scris in intregime, iar functia prezentata in detaliu!
:ineinteles nu poate lipsi su&iectul conferintei prezentat in cateva randuri, personalitatile
reprezentative care vor participa, momentul desfasurarii conferintei $data, ziua, ora%, locul
de desfasurare, data(limita de confirmare a participarii, numele, functia si semnatura celui
care invita, adresa, telefonul8faxul &iroului de presa, precum si numele persoanei ce poate
fi contactata pentru informatii suplimentare sau pentru confirmarea participarii! Invitatia
tre&uie sa fie explicita, completa si motivata, capa&ila sa starneasca interesul +urnalistilor
si dorinta de a participa la acea intalnire!
,rimiterea invitatiilor este recomandata sa fie cu 23(29 zile inainte de data
conferintei in cazul pu&licatiilor de informare generala, al agentiilor de presa si al
posturilor de radio si televiziune generaliste si cu -9(13 de zile inainte pentru pu&licatiile
cu aparitie lunara Apoi, cu o zi inainte de conferinta, se va da un telefon, pentru a li se
reaminti +urnalistilor iminenta conferintei de presa! Invitatiile se trimit atat reporterului
specializat in acel domeniu, cat si redactorului(sef sau sefului de departament!
.rmeaza un alt pas important redactarea documentariei! Materialul de spri+in cuprinde
texte cu caracter documentar, fotografii, grafice, diagrame etc!, care pot fi distri&uite o
data cu trimiterea invitatiilor, ca dosare de presa, sau dupa terminarea conferintei de
presa! Predocumentarea este destinata pu&licatiilor si posturilor de specialitate si va
cuprinde o prezentare pe scurt a temei ce va fi adusa in discutie! Dosarul de presa va fi
inmanat tuturor gazetarilor, la intrarea in sala de conferinta, sau va fi trimis la redactie, a
doua zi, pentru +urnalistii care au a&sentat!
;
.rmatorul punct care tre&uie &ifat in organizarea unei conferinte de presa de
success este ela&orarea materialelor a+utatoare! *amenii isi amintesc mai usor imaginile
decat cuvintele! Din aceasta cauza, discursul reprezentantului organizatiei tre&uie sa fie
insotit de elemente vizuale7 filme, planse, grafice, diapozitive, em&leme, mac)ete,
panouri cu fotografii, diagrame etc! ,oate aceste materiale se pregatesc din timp si
tre&uie sa fie concepute in asa fel incat sa nu distraga atentia +urnalistilor de la discursul
propriu(zis!
In final, dupa ce au fost puse la punct aceste detalii, organizatorii se pot concentra
asupra pregatirii discursului sau a interventilor! .n discurs presupune munca unor
persoane specializate, care tre&uie sa ai&a cunostintele si aptitudinile necesare, sa
cunoasca &ine tema in c)estiune, scopul discursului si persoana ce il va rosti! Discursul
tre&uie sa exprime un punct de vedere &ine definit, o pozitie clara in legatura cu o tema
de interes, iar fiecare pasa+ tre&uie sa trezeasca o imagine concreta si o atitudine4
discursul tre&uie sa ai&a vitalitate si sa fie rostit cu energie!
Dupa ce a fost scris, discursul ii va fi trimis vor&itorului, pentru ca acesta sa(2
citeasca, sa faca modificari, sa scoata sau sa adauge unele pasa+e! Aceasta etapa este
extrem de importanta, pentru ca vor&itorul tre&uie sa regaseasca in textul respectiv
propriul sau stil si propriile sale puncte de vedere4 de asemenea, el tre&uie sa se
familiarizeze cu discursul pe care il va rosti, sa(2 inteleaga si sa(i simta ritmul specific!
Pana cand discursul va deveni o expresie naturala# a personalitatii vor&itorului, se pot
realiza doua(trei variante succesive $uneori c)iar mai multe, in functie de exigenta
vor&itorului si de priceperea celui care scrie textul%! Pentru ca aceasta operatiune sa
reuseasca repede si &ine, este necesar ca vor&itorul si autorul textului sa petreaca mai
mult timp impreuna!
Din nefericire, putini conducatori de organizatii inteleg importanta acestui lucru4
ma+oritatea asteapta discursul, fara sa fi avut nici o intrevedere cu cel care il scrie si, in
final, sunt mirati ca audienta nu le acorda atentie si cred ca vina ii apartine in
exclusivitate autorului textului! De fapt, ei ar tre&ui sa inteleaga ca nu pot fi convingatori
daca nu cred in ceea ce spun si nu pot crede in ceva care nu a fost lucrat in comun cu
specialistul in relatii pu&lice!
<
Aceste lucruri fiind indeplinite cu &rio, tre&uie sa existe pregatirile si verificarile
de ultima ora pentru a fi totul cum s(a sta&ilit si cum s(a dorit de la inceperea pasilor si
pana acum!
=
:i&liografie
Coman, Cristina, > Relatiile pu&lice si mass(media $editie revazuta si adaugita% >,
'ditura Polirom, Iasi, -336!
Daniela 0ovric, ?arl "ronlic) !Relatii pu&lice! Comunicarea eficienta cu pu&licul si cu
presa, 'ditura All
David, eorge, >,e)nici de rela@ii pu&lice! Comunicarea cu mass(media, 'ditura
Polirom, IaAi, -33=!
BeCsom, Doug, DaEnes, Fim, >Redactarea materialelor de relatii pu&lice >, 'ditura
Polirom, Iasi, -332!
Preda, 5orin, >Tehnici de redactare in presa scrisa, 'ditura Polirom, Iasi, -33;!
Ge&site7
)ttp788&uticuldepr!Cordpress!com8despre(mine8fragmente8evenimentele(de(presa8
)ttp788CCC!dancalin!ro8-33<82-8organizarea(unei(conferinte(de(presa(cere(in(primul(
rand(&un(simt8
H