Despre Secretariat

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.
Aspecte generale legate de birotica si organizarea activitatii de secretariat
Funcia de secretar Ce sunt de fapt secretarele? Care sunt atribuiile acestora? n ce msur secretariatele pot fi considerate factori de producie? Cum pot ele contribui la buna desfurare i perfecionare a activitii economico-sociale n unitile n care sunt ncadrate? Cum pot fie ele evaluate i apreciate? Ce se poate face pentru perfecionarea structurii i activitii acestora? Care sunt de fapt secretele secretariatelor? Cteva ntrebri dintre nc multe altele care se pun, la care ncerc s rspund n cadrul acestei lucrri.
Pagina 1 din 81
Secretariatul trebuie considerat ca un auxiliar imediat i indispensabil al managerilor, avnd ca rol principal preluarea de la acetia prin delegarea de atribuii a unor sarcini pe care le pot rezolva uneori chiar mai bine). Secretariatul poate contribui la mai buna executare a funciilor de management la toate nivelurile acestuia: prevederea i programarea, organizarea i structurarea activitii, coordonarea, decizia i controlul etc. n principal, secretariatul se ocup de crearea tuturor condiiilor de asigurare a desfurrii optime a fluxurilor de informaii i decizii. Rolul secretariatului, n general, este considerat a fi secundar, avnd un caracter auxiliar, dar n realitate el este indispensabil n desfurarea unei activiti economico sociale performante. n literatura de specialitate (destul de srac) s-a ncercat definirea secretariatelor ca fiind un nucleu funcional, un grup de oameni specializai reunii sub o autoritate ierarhic (director de secretariat, secretar ef, ef birou secretariate etc.) subordonat la rndul ei conducerii unitii i care are prevzute atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat Secretariatele au o serie de atribuii specifice: organizarea corespondenei primite sau emise deconducerea unitii, evidena, circulatia i clasarea acesteia, organizarea evidenelor operative sau fundamentale n cadrul sistemului informaional sau decizional al unitii, organizarea ntlnirilor de lucru, a edinelor, a unor manifestri tiinifice, asigurarea documentaiei necesare actului decisional, multiplicarea documentelor i materialelor informaionale i/sau decizionale, primirea vizitatorilor i a altor solicitani poteniali clieni ai firmei. Funcia de secretar presupune omniprezena secretarului la diferite activiti organizate de conducere, consemnarea lucrrilor respective, prelucrarea, clasarea i arhivarea documentelor rezultate. Definirea funciei de secretar presupune considerarea cel putin a urmtoarelor elemente: scopul i rolul lor n sistemul general al activitii economico-sociale i n special n unitatea respectiv; poziia pe care activitatea de secretariat o deine n contexul general; responsabilitile pe care acestea le au; gradul de autoritate primit de la manager; relatiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii instituiei n care fiineaz. Evaluarea funciei de secretar se face printr-un punctaj, acordat n funcie de: gradul de pregtire de baz i de specialitate-experiena acumulat i manifestat; gradul de dificultate i de risc pe care le presupune executarea funciei; priceperea de a lucra cu aparatura din dotare (n mod deosebit cu calculatorul si faxul); cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circulaie internaional.
Pagina 2 din 81
Activitatea secretariatelor se ncadreaz n Regulamentul de Organizare i Funcionare a Unitii (ROF). ROF constituie documentul de baz care reglementeaz i locul, rolul, funciile, relaiile secretariatelor n sistemul general al organizrii i funcionrii unitii. ROF cuprinde i organigramele elaborate la nivelul ntregii uniti sau pe componenete, diagramele de circulaie a documentelor, nomenclatorul de atribuii, graficele de urmrire a informaiilor i deciziilor. Executarea funciei de secretariat presupune de asemenea ncadrarea n Regulamentul de Ordine (ROI), care cuprinde ansamblul normelor de conduit a tuturor persoanelor implicate n activitatea unitii respective. Sintetiznd, putem afirma c dac ROF reprezint problemele de coninut ale muncii, ROI se refer la raporturile de munc, cooperarea cu toi factorii cu care, prin natura ei, funcia de secretar o presupune ncepnd cu colegii de munca i terminnd cu colaboratorii din afara unitii. Importana i valoarea muncii de secretariat sunt subliniate i de exemplul semnificativ al unui director care n momentul n care i s-a comunicat de forul tutelar c se desfiineaz postul de secretar din schema de funciuni a afirmat: mai bine renun la un post de ef de secie dect la postul de secretar. Pentru a sublinia i mai mult coordonatele funciei de secretar mi se pare interesant i relevenat, n acelai timp, o tire aprut n pres, (cotidianul Naional 28.08.88/p.8) pe care o redau mai jos: La un congres de specialitate desfurat n Japonia, s-a aprobat introducerea n lista meseriilor periculoase a profesiei de secretar. Dei decizia pare aberant, specialitii au constatat c secretarele magnailor sunt predispuse la crize de nervi, cderi psihice, tentative de sinucidere, din cauza stresului permanent care acioneaz asupra lor. Psihologii au constatat c n 88% din cazuri isteria efului se revars, cu ncrctur aproape dubl, n contiina secretarei, care, devine, astfel, victima telepatic a superiorului su. La fel de interesant este i tirea 3,8 milioane $, prim pentru o secretar (Libertatea din 8 decembrie 2000 pag. 20), pe care o redau mai jos convini fiind c dincolo de pitorescul informaiei, stirea respectiv cuprinde semnificaii adnci de coninut: 2,8 milioane de lire sterline, circa 3,8 milioane $ este suma pe care a primit-o n dar, cu ocazia pensionrii, englezoaica Angela Hudson, 43 ani, din partea lui John Duffield, patronul unei firme de investiii din Londra. Conform cotidianului britanic The Sun, John Duffield a vrut s-i mulumeasc astfel femeii pentru cei 14 ani n care Hudson i-a fost secretar. Eu sunt un om foarte
Pagina 3 din 81
mprtiat. Fr ajutorul secretarei mele, nu cred c a gsi nici un act n dezordinea de pe birou. Dac nu era Angela cu siguran ddeam faliment. Imaginea funciei de secretar Profesiunea de secretar este o profesiune feminin prin natur i tradiie. Este cunoscut faptul c imaginea funciei de secretar nu este ntotdeauna luminoas, ea fiind de multe ori umbrit de factori subiectivi care nu reuesc s perceap locul i rolul secretarei n derularea actului economic. Voi prezenta n continuare cteva considerente despre imaginea profesiei de secretar, argumentate i de prerile unor oameni de seam care cunosc bine munca de secretariat i care au avut amabilitatea de a le exprima public. Funcia de secretar este legat de munca n echip, aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare i canalizate spre acelai scop: crearea unei relaii de parteneriat care s funcioneze n avantajul ambilor. Pentru rezolvarea acestui deziderat este necesar ca att secretara, ct i directorul s neleag i s aprecieze cinstit, rolul celuilalt, desigur, n limitele specificaiilor funciei. Secretara modern este o persoan educat i educabil, care are capacitatea de a comunica verbal sau n scris, de a lucra cu oamenii, de a-i ajuta, i n general, de a-i organiza i controla propria munc. Peter Drucker, printele managementului American, ne asigur c EFICIENA poate fi nvat, fiind o practic ce trebuie dobndit; idea, conceptual, intenia devin eficiente numai prin munc susinut i sistematic, de vreme ce s-a dovedit c eficiena sau randamentul activitii cuiva nu sunt direct proporionale cu inteligena, imaginaia sau cunotinele sale. Desigur inteligena, ambiia, bunele intenii i cunotinele sunt resurse eseniale, ns numai eficiena organizatoric, calitatea muncii i a metodelor de lucru, evaluare sau auto-evaluarea individulal le pot converti n rezultate, cu influen hotrtoare asupra capacitii performante a instituiei sau firmei creia i aparine subiectul. n meseria de secretar conteaz foarte mult vocaia; o vocatie care se poate descoperi, cultiva i aplica prin intermediul aplicaiei continuie, ce creaz receptivitatea pentru nou, pentru diversitate, pentru inovaie i pentru o mai mare productivitate (Peter Drucker). O vocaie, n care secretara s posede n limita atribuiilor ce-i revin, dar i a personalitii i a spiritului de iniiativ proprii, pe lng stpnirea codului etic, a cunotinelor legate de profilul firmei i a operaiilor tehnice specifice muncii de birou, caliti manageriale la fel de dezvoltate i operante ca ale celor ce conduc destinele instituiei din care face parte.
Pagina 4 din 81
Aceste caliti nu sunt transmise genetic. Ele se pot dobndi n cadrul unor licee i colegii de specialitate, pot fi nvate din lucrri tematice orintative sau se pot forma i dezvolta n practica curent. Dac l ntrebi pe omul de pe strad ce nseamn i ce face o secretar, auzii, probabil, exact n aceast succesiune: face cafele, bate la main, arat bineIar la firm ele sunt private adesea ca nite fete bune la toate, care trebuie s fie mereu pregtite s execute ordinele. Studiul lui Fraunhofer privitor la secretariatul viitorului, publicat n 1991 confirm faptul c secretara clasic, care elaboreaz, prelucreaz i gestioneaz documente dup model, mai mult de jumtate din timpul ei de lucru, i se ocup n rest de telefoane i de cafele, dispare ncet dar sigur. tim c sunt de viitor numai noile profiluri de sarcini, cu mai multe prelucrri specializate i cu asisten calificat pentru efi. tim foarte exact, din experien proprie, ce se realizeaz zi de zi. De ce dureaz att de mult modificarea corespunztoare a imaginii secretarelor? Nu de puine ori, imaginea secretarei a fost perceput de ochiul public la noi i n alte pri ntr-un anume clieu, plasat undeva n sfera derizoriului, a anecdoticului, n care singurele condiii pe care ar fi trebuit s le ndeplineasc aceasta erau s fie foarte tnr, cochet, atrgtoare imai mult sau mai puin neajutorat. Conform acestei imagini distorsionate, munca de secretar nu reclam inteligen deosebit i nici calificare special, este incompatibil cu noiunea de carier, fiind cutat de tinerele al cror unic el este s-i recruteze partenerii sau viitorii soi la locul de munc. Vorbind despre rolul secretarei n desfurarea activitii, academicianul Mircea Malia spunea: dac mi s-ar cere s propun un personaj reprezentativ pentru era informaiei i a comunicrii, n care au intrat toate societile moderne, a spune fr ezitare: secretara. La vechile caliti pe care naintaele ei n meserie trebuia s le aib: sociabilitate, dialog, eficien, i politee, s-a adugat capacitatea da a mnui cele mai noi achiziii ale secolului. Secretara zileleor noastre st n faa unui ecran i proceseaz texte curente. Transmite i primete mesaje la telefon, fax sau prin pota electronic n limbi pe care le stpnete mai bine ca eful ei. Dispune de un mic atelier informaional. ntocmete i folosete sisteme sigure de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i din strintate, de persoanele lor cheie, distingnd pe cele ce reprezint resurse de cooperare. Era cronicara evenimentelor instituiei sale, autoare de anale nepublicate. Toate firele trec pe la ea. E mai uor s gseti un expert sau un strateg dect o secretar bun. Laurii sunt culei de obicei de alii. Dar dac ea pleac, organizaia st pe loc sau se stinge. N-ar trebui s omitem senintatea i optimismul pe care le poate rspndi n jur.
Pagina 5 din 81
n cele 80 de cursuri intenaionale din 1993 i 1994 Universitatea Mrii Negre a cutat s cultive spiritul de ntreprindere, curaj, ncredere la tineri i deschiderea spre tunele noi de activitate. Cuvntul cheie a fost proiectul. Dar orice proiect are o secretar Clasificarea funciilor de secretar Pentru o nelegere mai bun a dispersiei funciei de secretar voi prezenta o clasificare a acestor funcii avnd drept criteriu de apreciere complexitatea i importana muncii desfurate de o secretar. n literatura de specialitate, ne este propus o asemenea clasificare. Secretare ucenice. Acestea n general dactilografiaz manuscrise, scrisori, multiplic materialele necesare sistemului de informare i decizie. Apoi preiau mesajele, ajut la pregtirea i transmiterea corepondenei (prin: fax, telex, pot, Internet). Ele nu au responsabiliti deosebite. Tinere secretare. Sunt secretarele care dactilografiaz corespondena primar de pe notie tenodactilografiate sau de pe casete audio. Lucreaz pentru un grup de persoane din conducerea executiv i acoper o arie larg de activiti (factotum). De asemenea preiau mesajele telefonice, claseaz documente, dar nu n cele din urm organizeaz adunri, seminarii, conferine. Tinerele secretare au responsabiliti multiple ns limitate. Secretar personal. Secretarul personal aparine de obicei unui director executiv cruia i organizeaz activitatea. Trebuie s cunoasc bine stenografia i lucrul pe calculator. Scrie singur diferite scrisori i rapoarte i claseaz corespondena. Rspunde de buna desfurare i organizare a tuturor activitilor ca de exemplu: -deschiderea plicurilor. Dup ce d curs corespondenei urmrete derularea activitii ce figureaz n calendar. Este datoria sa s primeasc oaspeii i s ntocmesc dri de seam pentru diferite ntlniri de lucru. Secretarul personal are responsabiliti care i permit s participe la actul de conducere. Asistente (sau asisteni) personale(i). Pentru asistentele personale funcia de secretar este cea mai important. Aparine unui director sau preedinte i trebuie sa aib experien n funcie. Una din atribuiile sale este s supravegheaze activitatea secretarelor 2 i 3 i personalul administrativ, curieri, oferi, personal de serviciu, diveri funcionari. Aceasta lucreaz n sfera conducerii i este la current cu problematica firmei. O asistent fidel efului pstreaz confidenialitatea firmei. Secretara personal este cea care ntocmete dri de seam a edinelor, supravegheaz i controleaz activitile ce se desfoar n cadrul firmei.
Pagina 6 din 81
1.3. Atribuii i sarcini ale secretarelor Un compartiment de secretariat are atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Pot spune de fapt c atribuiile revin compartimentelor iar detalierea lor n sarcini revine persoanelor. Atribuiile secretarelor sunt: Organizarea informaiilor; inerea la zi a evidenei, sistematizarea, clasarea i arhivarea documentelor purttoare de informaii, astfel nct s se poat furniza operativ orice infomaie cerut de manager; Stenografierea, cu vitez (80 cuvinte/minut) a ideilor exprimate de manager sau de alte persoane desemnate de acesta; Dactilografierea materialelor corect i rapid (38 cuvinte/minut) fr greeli (cel mult trei greeli pe pagin) i cu o ortografiere impecabil; Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator atestat; nregistrarea, repartizarea i expedierea corespondenei; Elaborarea unor adrese i expedierea acestora (dup consultarea i avizul efului) la destinatari; Cunoaterea i exercitarea a cel puin dou limbaje de programare pe calculator: de editare i baza de date; Preluarea notelor telefonice sau notelor fax, aducndu-le operativ la cunotina managerului; Detectarea surselor de documentare, selectarea i clasarea materialului, prelucrarea lui sub form de fie sau brouri; Redactarea de rapoarte, referate, informri pe baza documentelor primate sau extrase din arhiv sau de la furnizori i beneficiar; Manipularea aparaturii de birou i audiovizuale: telefon, interfon, fax, aparate de multiplicat, mijloace de nregistrare magnetic pe casete audio i video, calculatoare, scanere i imprimante, retroproiectoare, aspectomate i video-proiectoare etc.; Pstrarea la zi a evidenei conturilor bancare ale firmei; ntocmirea unor sinteze de contabilitate; Realizarea unor situaii statistice specifice domeniului; Verificarea autenticitii informaiilor i interpretarea acestora sub form de informri, tabele, grafice, scheme etc.;
Pagina 7 din 81
sistemului
informaional,
primirea,
prelucrarea
transmiterea
Controlul i corectarea materialelor editoriale i tipografice; Urmrirea planurilor de deplasri ale membrilor conducerii firmei, rezervarea de locuri la hotel, procurarea legitimaiilor de cltorie. Executarea atribuiilor i sarcinilor fiecrui secretar este individual, dar cu condiia integrrii fireti n contextul general de munc al sectorului repectiv. Sitematiznd, obinem clasificarea atribuiilor i sarcinilor ce revin secretariatelor, conform urmtoarei scheme:
ATRIBUII SARCINI Fig. Nr.1.1 Executarea atribuiilor Vom avea:
ACTIVITI
Lucrri de coresponden: lecturarea corespondenei primite (cu excepia celei confideniale, nominalizate); prezentarea imediat la conducere; prezentarea rezoluiilor; ntocmirea unor rspunsuri adecvate pe baza documentrii prealabile; dactilografierea materialelor (pe calculator sau la maina de scris); prezentarea la semnat de ctre manager sau de persoane delegate de acesta; prezentarea plicurilor cu adresa destinatarului i a expeditorului precum i ntocmirea de borderouri n cazul n care sunt mai multe adrese; predarea la registratur sau expedierea direct, dac e cazul. Atribuii de documentare: stabilirea surselor de documentare; selectarea informaiilor cerute de manager; prezentarea materialelor rezultate sub form de sinteze, tabele, scheme, grafice, hri etc.; Sarcini de scriere rapid: participarea la ntlniri de lucru, edine, consftuiri, manifestri tiinifice i stenografierea ct mai exact a problemelor discutate; descifrarea stenogramelor i transcrierea lor n curat, prin dactilografiere sau cu ajutorul calculatorului (decifrarea se poate face i dup band magnetic dac s-a fcut nregistrarea cu ajutorul stenoretului); autografierea materialului final; prezentarea lui la conducere. Asigurarea unor traduceri i retroversiuni: traducerea textelor (personal, dac e posibil); apelarea la traductori de preferin autorizai; dactilogarfierea textului tradus, prezentarea acestuia la manager. Relaiile cu publicul i probleme de protocol: folosirea unui limbaj elevat adecvat i persuasiv la apelurile telefonice; prezentarea vizitatorilor autohtoni sau strini; asigurarea unor produse de protocol cafea, rcoritoare, alune sau alte asemenea n funcie de calitatea vizitatorilor i de bugetul unitii respective; pregtirea unor scrisori de mulumire pentru
Pagina 8 din 81
diferite aciuni reuite ale unittii; completarea felicitrilor adresate unor instituii sau persoane cu ocazia unor evenimente n mod deosebit aniversale asigurarea expedierii acestora; cunoaterea ct mai amnunit posibil a actelor normative care reglementeaz activitatea unitii respective, aducerea la cunotin, n mod operativ.
Caliti i aptitudini ale personalului de secretariat 1.4.1. Caliti personale Pricipalele caliti ale personalului de secretariat, n etapa actual precum i n viziunea anilor 2008-2020 trebuie analizate pe baza experienei de pn acum. Este cunoscut mentalitatea potrivit creia munca de secretariat este o munc inferoar, cu un pronunat caracter executiv i foarte puin creativ, o munc pe care o poate executa oricine i oricum. n realitate aceast munc este deosebit de complex i eficient contribuind la buna desfurare i dezvoltare a activitii unde este ncadrat. Convenional, avnd n vedere caracterul majoritar pe care l reprezint femeile n ocuparea funciei de secretar, voi folosi n exprimare sintagma de caliti ale secretarei n loc de Caliti ale personalului de secretariat. Pe lng o pregtire multilateral i o specializare adaptat la specificul unitii, se impun o serie de caliti pe care le redau n schema de mai jos:
Loialitate Politee Precizie Punctualitate CALITI Iniiativ Acuratee
Memorie
Operativitate Autocontrol Discreie Discernmnt Inteligen Meticulozitate Atenie Cultura profesional-tiinific
Spontaneitate Spirit creativ Cultura general Fig. Nr. 1.2 Caliti ale secretarei
Pagina 9 din 81
Fr a avea pretenia unei ierarhizri tabu, considerm c prima calitate a unei secretare este loialitatea fa de eful direct i fa de firm. Complexitatea sarcinilor pe care le are o secretar presupune momente de mare tensiune ceea ce o determin uneori s rspund evaziv, echivoc solicitrilor exprimate de peteni sau chiar colaboratori cu scopul de a-i asigura managerului linitea necesar unei activiti creative fr ntreruperi. n ceea ce privete loialitatea fa de eful direct, aceasta trebuie s fie de fiecare dat total far a genera suspiciuni. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii n care este ncadrat. Exist cazuri cnd managerul deleag o serie de sarcini sau chiar elemente de autoritate n virtutea crora secretara poate aciona direct n numele efului, prelund sau transmind corect informaii i decizii spre i de la aceasta. Viaa a demonstrat c este imposibil ca secretara s fie absent atunci cnd se dezbat probleme ce constituie secrete de serviciu. De aceea este cu totul interzis a divulga informaii preluate cu aceste ocazii chiar dac la baz ar putea fi o dorin sincer de a face bine. Reamintim c nsi denumirea funciei de secretar deriv de la cuvntul secret. Pstrarea discreiei totale este o condiie primordial a executrii efieciente i sigure a muncii de secretar. Divulagrea unor informaii ce constituie secret de serviciu poate determina nu numai ncurcturi ci, chiar iminente pericole pentru unitate, ducnd n final la scderea profiturilor sau chiar la faliment. n economia de pia viteza de rulare a factorilor de producie trebuie s fie foarte mare. Spectrul unei concurene acerbe face ca aceast vitez s creasc continuu. Cine nu se adapteaz acestui ritm risc s se mpotmoleasc i chiar s falimenteze. O informaie primit la timp nsemn foarte mult pentru managerul respectiv, ea putnd s accelereze vizibil o anumit tranzacie sau dimpotriv absena ei ar putea aduce pagube respectivei uniti. Cu ct se asigur o vitez mai mare de circulaie a informaiei (operativitate), a fluxurilor materiale, umane, finaciar-bancare cu att gradul de eficien crete, contribuind la realizarea unor nsemnate profituri. Dac nu este prezentat la timp o coreponden, o not telefonic, un mesaj transmis prin fax, exist pericolul unei dereglri a procesului economic din unitatea respectiv. Se ntmpl uneori ca o anumit scrisoare sau un alt document primit s se rtceasc n sertarele biroului de secretariat fiind depistat dup o period mare de timp, de multe ori ntmpltor. Aceasta poate genera ncurcturi i dereglri cu att mai mari cu ct importana documentului respectiv este mai mare.
Pagina 10 din 81
Diferitele informaii sau decizii cu care opereaz orice secretar trebuie analizate cu grij spre a stabili exact prezena cel puin a urmtoarelor date: cine este expeditorul, preciznd denumirea corect i complet a instituiei sau persoanei care a fcut expedierea, adresa exact a expeditorului, numrul de telefon i/sau fax, numrul de nregistrare (la expeditor i destinatar), numele celui ce semneaz documentul. Precizia este necesar nu numai n ceea ce privete organizarea corespondenei ci, am putea afirma c ea este necesar n executarea tuturor funciilor de secretariat. Astfel evidena documentelor presupune o minuioas analiz n vederea clasrii cu precizie a acestora spre a evita imposibilitatea gsirii lor atunci cnd sunt necesare. De altfel operativitatea n gsirea documentelor solicitate constituie o not bun pentru orice secretar, nc de la bun nceput. n acest sens de o deosebit importan este utilizarea tehnicii de calcul (programele de editare sau baze de date). Acurateea este n strns legtur cu precizia, exprimnd, n plus o mai mare atenie, pn la nivel de detaliu, a gestionrii informaiei i deciziei. Orice operaie efectuat de secretariate trebuie fcut cu maxim grij, ceea ce va satisface att conducerea ct i beneficiarii unitii respective. O calitate indispensabil n munca de secretariat o reprezint meticulozitatea. Fiecare proces sau fenomen economic sau social presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se ptrund n esena problematicii astfel nct informaiile prezentate conducerii s fie riguros exacte. Orice document elaborat trebuie s fie ct mai complex spre a-i atinge eficiena necesar. nsi punctualitatea, un factor de ordine, presupune respectarea riguroas nu numai a orelor de prezen la serviciu ct n special respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de lucru sau a unor manifestri tiinifice. Poate ar fi bine s nvm de la germani dictonul Funf minutem for dem Zeit, das ist unsere punctlichkeit sau n traducere: cinci minute nainte de termen, aceasta este punctualitatea noastr. Este relevant faptul c n Germania (ca s rmnem la aceasi ar) dac un constructor mprumut, de la o ntreprindere specializat, o macara pentru 24 de ore, iar la mplinirea termenuluii nu a returnat respectivul utilaj, va plti o amned aa de mare nct o a doua ntrziere nu va mai fi posibil. Calitatea deosebit de complex este inteligena i pot spune, fr s greesc, c dac ea nu nglobeaz, cel puin presupune existena celorlalte caliti i aptitudini. n cele dou forme ale sale teoretic i practic, inteligena presupune:
Pagina 11 din 81
Reflecie i raionament pentru a se ajunge la o situaie ct mai real; Capacitate de analiz i sintez ceea ce contribuie la optimizarea oricrui fenomen, proces economic sau social; Bun sim i nelegere pentru rezolvarea cazurilor, problemelor, aspectelor care apar obiectiv n procesul muncii; Perspicacitate calitate important n analiza unor forme complexe, care presupun o bun mobilare a creierului cu cunotine i informaii dar i cu o vdit posibilitate de a face corelaii (inter sau extra sistemice) ntre diferitele fenomene i procese pe care le are de realizat unitatea respectiv. La recrutarea persoanelor care urmeaz a activa n secretariate, testarea perspicacitii prin folosirea testelor de inteligen, este deosebit de important. Capacitatea de adaptare. n ntreaga activitate a unei firme sau societi comerciale de alt tip, fluctuaiile de personal sunt deosebit de frecvente. Ele sunt generate n mod obiectiv dar i subiectiv) de alte schimbri n structura i funcionalitatea factorilor de producie. De multe ori specificul procesului muncii presupune ntreruperea unor lucrri n favoarea altora mai urgente sau mai importante. De aceea i munca de secretariat trebuie s in cont de aceste schimbri, stabilind strategii noi, pe msura noilor situaii. Spirit practic. Presupune capacitatea de a realiza planuri de activiti (sau de faceri) ct mai raionale, cu posibiliti ct mai rapide de aplicare, un sistem de control i eviden raional i eficient. Ca o necesitate stringent a activitii de secretariat, din acest punct de vedere, se impune existena i utilizarea corect a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de activitate, registru de sarcini, scadenarul de termene1 etc.) Poate fi vorba de o anumit metodic n programarea i asigurarea bunei desfaurri a oricrei activiti de secretariat, astfel nct s nu existe risip de resurse umane, materiale, energetice, informaionale, n scopul obinerii celor mai bune rezultate de ctre unitatea respectiv. Consider c este exagerat pretenia unor manageri de a se erija n factotum, elabornd decizii i strategii fr a avea o baz informaional corespunztoare. Generic vorbind, afirm c aceast calitate, iniiativa, poate aparine oricrui membru al colectivului de munc de la director la portar existnd anse ca printre propunerile fcute s gsim unele foarte utile pentru bunul mers sau chiar pentru perfecionarea activitii. Deviza Eu ca director sau ef de secie gndesc i am iniiativ, iar subordonaii nu au dect s execute este perimat i nu poate asigura constructiv, eficiena oricrei activiti economico-sociale
1
Vezi subcapitolul - Instrumente pentru organizarea i evidena muncii de secretariat, pg.29
Pagina 12 din 81
Spiritul creativ este n strns legtur cu iniiativa, avnd n plus elemente cu tent mai pronunat de creativitate. La toate nivelurile organizatorice i funcionale ale oricrei societi comericiale, mic sau mare, de stat sau private, de diferite profiluri, fiecare lucrtor trebuie s dispun de un potenial creator pe care s-l exercite n activitatea profesional desfurat. Sunt semnificative ntlnirile de tip BRAINSTORMING n cadrul croara ideile creatoare sunt ascultate i analizate cu mult atenie, nelegere i spirit de discernmnt. Asemenea ntlniri faciliteaz culegerea unor idei novatare de mare importan pentru prezentul si viitorul unitii. Nu trebuie s scape din vedere un aspect caracteristic economiei de pia (neglijat ntr-o societate totalitar) ca numai mrfurile sau serviciile se pltesc, ci i ideile preioase, care contribuie la creterea profiturilor. Calitatea lucrrilor este considerat pe buna dreptate cel mai important parametru n orice analiz diagnostic. Ar putea fi exprimate numeroase considerente cu privire la modul n care se realizeaz calitatea la oricare din nivelurile organizatorice sau funcionale ale activitii de secretariat. Referindu-ne la editarea de texte pe calculator, n special atunci cnd se lucreaz n ritm alert, posibilitatea de eroare este foarte mare. n aceast situaie, autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil ci i obligatorie. A prezenta, la conducere, materiale cu greeli fcute la culegerea textului (sau la dactilografiere) constituie nu numai o nerespectare a regulilor de serviciu, ci i un act de nepolitee. Acest aspect este cu att mai valabil cu ct posibilitile de corectare sunt n fapt nelimitate n cazul n care culegerea se realizeaz cu ajutorul unui program de editare pe calculator. Autocontrolul poate mbrca i alte forme. n relaiile cu diferite persoane colaboratoare sau legate funcional prin obligaii contractuale este deosebit de important ca secretara s se autocontroleze n vorbire, gestic, comportare. n domeniul arhivrii documentelor, posibilitatea de a se strecura erori este destul de mare. Dac nu exist un sistem fiabil de clasificare a documentelor, se pot ntmpla cazuri n care un anumit document este clasat i arhivat n mod corespunztor ceea ce determin nu numai ncurcturi, ci de-a dreptul situaii penibile. Asemenea neplceri ar fi putut fi evitate printr-un autocontrol operativ i eficient. Discernmntul reprezint capacitatea de analiz a situaiilor, cazurilor, aspectelor sau a faptelor care se petrec cotidian. n cadrul oricrui sistem exist subsisteme i sub-sisteme care nu pot fi analizate global fiind necesar o incursiune pn la nivelurile de baz sau
Pagina 13 din 81
pn la cele mai mici componente ale sistemelor. n Dreptul latin exist patru motto-uri de a grei, de a fi culpabil: culpa in comitendo, culpa in omitendo, culpa in vigilandao, culpa in eligendo. Se pare c ultima, culpa in eligendo (graeala n a alege este cea mai semnificativ, cea mai delicat tocmai pentru c presupune foarte mult discernmnt. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situaia de a alege, uneori, dintre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi mai benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi fatal pentru activitatea unitii. Este cunoscut faptul c ambiana locului de munc poate avea o influen pozitiv sau negativ nu numai asupra psihicului uman, ci ea poate influena chiar eficiena muncii. Sistemul estetic se caracterizeaz prin: Preocuparea pentru realizarea unei ambiane plcute, armonioase, ordonate, confortabile n spaiul propriu de lucru i n cea a conducerii; Modul de prezentare (ca mijloace i grad de ordine) a documentelor ntr-o form atractiv, cu o bun dispunere n pagin, preocuparea pentru procurarea unor mijloace materiale articole de birotic i papetrie ct mai adecvate cerinelor de munc, folosirea cataloagelor pentru dosare sau a materialelor documentare, fiiere funcionale dar i aspectuoase; O mare atenie trebuie acordat aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afirii anunuri, postere, etichete, afie, avize, fotomontaje, firme etc. Aspectul neglijent al acestora va crea ab initio o prere proast despre firma respectiv. De aceea, este necesar ca, pe ct posibil, aceste materiale s fie executate numai de profesioniti. inuta proprie trebuie s fie impecabil, ncepnd cu mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice ntrebuinate. Odat cu primirea fiecrei sarcini sau, n cazul confruntrii cu persoane colaboratoare private sau publice, perceperea a ceea ce se cere (spontaneitatea) trebuie s fie imediat. Interlocutorul i d seama de acest lucru i pleac mpcat c mesajul su a fost perceput spontan i exact. O problem oarecum controversat este, dac politeea poate fi sau nu considerat factor de eficien, dup prerea noastr, politeea este un factor de eficien important n contextul general al neofactorilor de eficien. O atitudine politicoas sau nepoliticoas poate provoca o tendin centripet sau centrifug n relaiile de colaborare. n cazul unei comportri caracterizate prin politee nsi tranzaciile de afaceri pot fi facilitate. Dei aspectul pare nerelevant, raportul politee/eficien este axiomatic.
Pagina 14 din 81
ntre expresii ca: Bine ai venit la noi i Ce caui aici? dispersia comportamental este foarte mare. n strns legtur cu politeea se gsesc calitile de vorbire. Nu trebuie s uitm c i n aceast privin tonul face muzica. Se spune c dac vrei s cunoti un manager, s vezi mai nti ce fel de secretar are. Dup limbajul folosit de secretar, mai elevat sau mai rudimentar, colaboratorii, clienii sau furnizorii i formeaz o prere i despre manager. Iat o calitate asupra creia mi-am propus s insist mai mult deoarece este foarte necesar n munca de secretariat. Se pare, c memoria nu depinde de efortul individual, ci este un dar genetic, ereditar. Oare aceast sintagm este intangibil? Eu consider c nu. Este adevrat c memoria ca zestre nativ constituie o calitate deosebit de important dar este la fel de adevrat c oameni, chiar mai puin dotai, obin rezultate performante prin exerciii de memorie care stau la ndemna oricui. Memoria face parte din calitile absolute indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei secretare, fiind vorba de necesitatea reinerii unor informii de baz sau de stringent actualitate, cum ar fi: nume de persoane i de instituii, fizionomia persoanelor care frecventeaz mai des cabinetul managerului, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informaii mai importante. Reinerea i utilizarea informaiilor este uurat de instrumente operative (agende, caiete de sarcini, scadenare de termene) dar i mai bine ele pot fi reinute cu ajutorul calculatorului. ntr-o anumit accepie putem spune c dac ciocanul este n prelungirea minii, calculatorul este n prelungirea creierului. Atenia este n direct legtur cu precizia, acurateea, meticulozitatea, operativitatea dar nu se confund cu acestea ci doar le completeaz. n mod deosebit, atenia vizual i auditiv trebuie s fie mereu prezente n orice domeniu de activitate a conducerii. Avnd n vedere iureul n care se desfoar viat economico-social ntr-o ar (Planeta se grbete) lipsa de atenie poate determina risip de resurse umane i materiale. De aceea, este necesar ca orice secretar s fie numai ochi i urechi. Este clar c munca pe care o facei este ct se poate de serioas. Dar glumele, veselia, simul umorului sunt elemente care fac mai placut ziua de munc. Managerul pentru care lucrai nu are timp de pierdut. E mereu ocupat s rezolve problemele firmei. Nu vei putea colabora bine niciodat, dac pe chipul dumneavoastr se vede mereu c suntei prost dispus. Nu toat lumea se bucur de o venic bun dispoziie i nimeni nu v va cere s afiai un zmbet de reclam toata ziua. Totui dac se vede c v ndeplinii sarcinile cu
Pagina 15 din 81
plcere este o dovad de profesionalism. n acest caz v mai putei permite cte o zi proast. S ai simul umorului nu nseamn ns, s faci haz de toat lumea. E bine s ii seama c unii oameni nu gust anumite glume i c n fiecare situaie se potrivete alt tip de glum. Trebuie s fii capabil s luptai pentru drepturile dv. tinnd cont i de situaia concret de la servici. Dac vi se pare c lucrurile merg prost, c unii colegi se poart ru cu dumneavoastr, sau chiar c eful uneori abuzeaz cu sarcinile, este bine s v artai punctul de vedere, s discutai cu ceilali pentru a gsi o soluie. A fi sigur pe sine nu nseamn a fi agresiv. Agresivitatea este un semn de slbiciune. Este bine s v ajutai nu numai eful ci i colegii dac acetia au nevoie de dumneavoastr. Trebuie s dai dovad de colegialitate. Asta nu nseamn c vei primi sarcini de la altcineva dect de la ef, sau numai cu aprobarea acestuia. Caliti profesionale Calitile profesionale ale unei secretare sunt: cultura general i cultura profesionaltiinific. Cultura general - Avnd n vedere specificul muncii de secretariat exist numeroase prilejuri de comunicare cu colegii de munc, mai ales cu beneficiarii sau furnizorii firmei, cu vizitatorii de diverse tipuri i niveluri. Prezena unei secretare cu o cultur general evident este nu numai o plcere pentru interlocutor, ci i o necesitate stringent pentru buna imagine a firmei. Cultura profesional-tiinific - Presupune cunoaterea unor noiuni de baz din urmtoarele tiine: Management; Drept general, public, administrativ, bancar, comercial; Marketing, Contabilitate general; Informatic, Statistic; Pedagogie, Psihologie, Sociologie, Comer Internaional etc. Desigur c lista calitilor necesare unei secretare continu i cu altele pe care nu leam comentat aici cum ar fi: spirit practic, logic, dinamism, promptitudine, minuiozitate, spirirt metodic i ordonat, disponibilitate, fler, etc. Sintetiznd calitile pe care o bun secretar trebuie s le posede, vom enuna un decalog al principiilor de baz privind standardele muncii de birou aplicabile i secretarelor: S fie punctual i prezent ntotdeauna acolo unde eful are nevoie de ea; S fie agreabil, chiar i cnd se afl ntr-o situaie dificil; S aib simul umorului;
Pagina 16 din 81
S asculte cu atenie instruciunile date de ef, astfel nct s nu fie nevoie s mai ntrebe nc o dat; S fie tcut n problemele care privesc necazurile personale, brfa de birou, afacerile i treburile efului ei; S-i in propriul birou n curenie; S lucreze n linite, s nu trnteasc uile i s converseze ncet; S selecteze cu grij crile de care are nevoie la birou, incluznd i dicionare; S fie disciplinat, respectnd regulamentele de ordine interioar, dispoziiile i deciziile conducerii; S pstreze secretul de serviciu i s apere interesele firmei (instituiei). Se cuvin cteva cuvinte i despre reversul situaiei i anume defectele ce se ntlnesc n activitatea i comportamentul secretarelor. Defectele cele mai grave se refer la estimarea necorespunztoare a propriei persoane i a propriei munci (fie c este vorba de subestimare sau supraestimare), precum i la lipsa de ncredere n forele proprii. Se subnelege c lipsa calitilor menionate se poate interpreta i ca fiind vorba de defecte. Solicitudinea, de exemplu este o calitate; lipsa de solicitudine este un defect. ncercnd ntr-o oarecare ordonare a acestor defecte, care umbresc imaginea firmei i a managerului vom avea: Trufie secretara i d prea mare importan; este arogant, determinnd o tendin centrifug n rndul clienilor i al colaboratorilor; Dezordine biroul secretarei cuprinde materiale inutile nu tocmai curate; firma apare total dezorganizat; haos lips de seriozitate; Nelinite sau rigiditate se manifest prin frica fa de ef sau fa de unele personaliti din rndul clienilor sau al colaboratorilor; Familiaritate sau lips da amabilitate i solicititudine i ntr-un caz i n cellalt, comportamentul secretarei nu va face o impresie bun, contribuind la ptarea imaginei firmei; Neimplicare semnific lipsa de orientare a secretarei de a contribui la soluionarea unor situaii conflictuale, mai dificile sau mai delicate, care pot aprea n mod firesc n activitatea curent.
Pagina 17 din 81
Compartimentul secretariat este unul subordonat direct conducerii, el are atribuii i sarcini complexe, derivnd din funciile organizaiei. Autoritatea ierarhic a compartimentului este secretarul ef, ef birou secretariat, ef serviciu secretariat.
Director General
Secretar ef
ef birou secretariat
ef serviciu secretariat
Fig. Nr. 2.1 Autoritatea ierarhic a secretariatului Forme de organizare a secretariatului
Pagina 18 din 81
Forme organizatorice n organizaiile mari conducerea poate fi: centralizat, aezarea fizic parial centralizat, parial necentralizat: centralizat: conducere, birou de dactilografie, traductori, protocol, registratur; descentralizat pentru secretarele sau efii de cabinet ai conductorilor organizaiei. ns n organizaiile mici, nucleul de secretariat este centralizat. Avantajele centralizrii: sunt necesare mai puine echipamente i acestea se utilizeaz la ntreaga capacitate; se uureaz pregtirea personalului nou; se pot folosi standarde de activitate comune pentru tot personalul; se poate folosi specializarea muncii pentru creterea performanelor. Fig. Nr. 2.2 Exemplu de fi a postului de secretar Titlul postului Compartiment n subordinea Responsabiliti Secretara personal a directorului de marketing Marketing Director serviciu marketing Pentru personalul inferior din subordinea departamentului marketing. Obiective generale s ajute funcionarea departamentului marketing prin susinerea efectiv i eficient a directorului; s asigure servicii de secretariat satisfctoare prin coordonarea personalului de secretariat subordonat. Sarcini principale: 1. Secretara trebuie s transcrie documentele dup dictare, folosind un computer, redactaeaz corespondena i face rezumatul rapoartelor. Transmite mesaje interne prin sistemul computerizat. 2. Primete i pregtete corespondena i la sfritul zilei se ocup de scrisorile care trebuie expediate. 3. Primete vizitatorii. 4. Direcioneaz mesajele telefonice i transmite faxuri. 5. Pstreaz agenda directorului, fixeaz ntlnirile, asist n
Pagina 19 din 81
alctuirea programului zilnic pentru a folosi timpul ct mai eficient. 6. Facearanjamentele necesare pentru cltorii. 7. Se asigur c toate scrisorile i cererile au ajuns unde trebuia i c toate nregistrrile sunt clasate corespunztor pentru a fi regsite cu uurin. 8. Organizeaz i asist edine. 9. Organizeaz biroul directorului realiznd grafice ce vor fi afiate pe perei. 10. Furnizeaz informaii folosind baze de date, cri de referin; asigur circulaia informaiilor cerute de director. 11. Controleaz banii lichizi, tranzaciile bancare, i bonurile de decontare a cheltuielilor. 12. Supravegheaz personalul de secretariat inferior, i ajut s se instruiasc, stabilite ndatoririle, evalueaz posibilitile fiecruia, i asigur disciplina la locul de munc. 13.Organizeaz conferinele i evenimentele speciale dup cum e necesar. 14.Controleaz stocul de produse de papetrie i materiale de birou. 15. Se supune regulamentului companiei cu privire la protecia muncii.
Modul de organizare a a unui birou de secretariat. Organizarea biroului este de o importan capital pentru eficiena muncii n secretariat ct i pentru sntatea fizic i pn la urm i psihic a personalului din secretariat. Este foarte important ca cei ce lucreaz n secretariat s arate grija fa de propria sntate i pentru a obtine un randament maxim. Secretariatul
Pagina 20 din 81
n funcie de specificul i mrimea organizaiei secretariatul poate fi un grup de ncperi, o ncpere mare n care lucreaz mai multe persoane, cu atribuii diferite sau cu superiori diferii, sau o ncpere n care lucreaz o singur secretar, pentru unul sau mai muli efi. Cum am specificat i mai sus sunt organizaii mari i foarte mari unde exist un compartiment central de secretariat i secretariate sau secretare pentru fiecare din celelalte compartimente i pentru membrii conducerii. n cazul organizaiilor mici poate exista o singur secretar. Biroul acesteia poate fi amplasat chiar n aceeai ncpere cu cel al superiorului direct sau ntr-o ncpere alturat. ncperea n care lucreaz secretara poate s fie folosit i ca sal de ateptare pentru vizitatori, fapt despre care vom vorbi la momentul respectiv. ncperea - secretariatul trebuie s ndeplineasc cteva cerinte: fluxul activitii - este bine s fie ct mai aproape de biroul efului direct, pentru a economisi timp i energie n deplasarea de la un birou la altul. spaiul - fiecare persoan din secretariat trebuie s aib suficient spaiu de activitate, regulile de igien a muncii circa 3, 715 m2 pentru fiecare persoan.
Noiuni de ergonomie Ergonomia ca tiin ofer cunotinele necesare adaptrii lucrrilor la munca pe care o presteaz, pentru obinereea unui randament superior. Modificrile eseniale intervenite n procesele de munc, apariia unor ramuri industriale noi, introducerea rapid a noilor cuceriri ale tiinei i tehnicii, ndeosebi ale electronicii i tehnicii de calcul, ncorporarea ntr-o msur crescnd a muncii intelectuale n activitatea curent, au lrgit mult sfera de preocupri a ergonomiei. Ca urmare a acestor realiti, solicitarea preponderent n munca omului nu mai aparine sistemului muscular, ci a sistemului nervos central. Iar, dac avem n vedere munca specific din secretariate, vom observa c lucrtorii din acest domeniu, din ce n ce mai muli in seama de binefacerile ergonomiei, i-au intensificat preocuprile de cunoatere i aplicare a noiunilor de baz ale acestei tiine. Este de tiut c o mare parte din via omul i-o petrece la locul de munc; de aici rezult importana ergonomiei, care are drept scop s cerceteze i s arate modul n care trebuie conceput i efectuat fiecare operaie sau lucrare n procesul muncii.
Pagina 21 din 81
ncercnd o definiie, n strns dependen cu scopul lucrrii de fa, se poate arta c ergonomia sintetizeaz anumite principii ce decurg din management, din tiine tehnice, din psiho-sociologie, biologie i altele, n vederea aplicrii lor la asigurarea i ndeplinirea condiiilor de munc i de viat i la formarea profesional a personalului. Privit exclusiv prin specificul muncii secretariatelor i deci a persoanelor ncadrate n acest domeniu, indiferent de funcia ndeplinit (secretar ef, dactilograf, stenodactilograf, operator, funcionar etc.) noiunile de ergonomie vizeaz conceperea i folosirea aparaturii din dotare: maini de scris (manuale sau electrice), dictafoane, copiatoare, calculatoare, imprimante, a mobilierului adaptat ergonometric, amenajarea birourilor i slilor de lucru, n aa fel nct personalul s obtin maximum de eficien cu minimum de oboseal pe tot parcursul zilei de munc. n mod practic, ergonomia se nscrie n procesul complex de organizare tiinific a muncii secretariatelor, care se rsfrnge pozitiv asupra ntregii activiti a unitilor corespunztoare. Din aceast perspectiv sunt aplicate, ntr-o normalitate a momentului, a locului i domeniului de activitate, elemente ale ergonomiei de concepie, de corecie i marketing. De la caz la caz, de la o unitate la alta, n raport de posibilitile materiale, de complexitatea proceselor de producie i nu n ultimul rnd de nelegerea adevratului rol al secretariatelor, se procedeaz tot mai mult la majorarea i dotarea acestora cu aparatur tehnic, electronic adecvat, cu mobilier ergonomic, cu instalaii de aer condiionat i multe altele. Orict de mari ar prea sumele pentru achiziionarea unor calculatoare, copiatoare, a birourilor i scaunelor ergonometrice, se va observa c ntr-un timp relativ scurt ele se vor amortiza prin operativitatea executrii lucrrilor, prin randamentul deosebit obinut n procesul muncii, prin ambiana i plcerea omului de a lucra n aceste condiii avnd drept consecin creterea profitului firmei. Este deosebit de plcut s observi ct de repede rspunde un secretar ef la comenzile managerului apelnd la baza de date din calculator, la imprimant sau la copiatorul alturat pentru a oferi n timp ct mai scurt informaiile solicitate. De asemenea este plcut s observi cum, cu un scaun ergonomic (pe rotile) un funcionar de deplaseaz cu uurin de la calculator la imprimant, la copiator, la fiier, la telefon, n raport de solicitrile de moment. Toate acestea amplific o serie de trsturi ale personalului din secretariate, precum: flexibilitatea, raionalitatea, sensibilitatea, promptitudinea n decizie, iniiativa i entuziasmul n munc.
Pagina 22 din 81
n fond, secretariatele ne apar tot mai mult ca o oglind a firmei, prin care se poate vedea esena organizrii i eficienei ei. De regul, numai prin secretariate se ajunge la manageri i la toate celelalte structuri de organizare interioar. Dup felul cum sunt dotate i dup modul cum i etaleaz capacitatea de a aciona, secretariatele pot s scad sau s consolideze reputaia instituiilor n care fiineaz.
Ambiana la locul de munc i eficiena muncii de secretariat Un rol important n creterea capacitii de munc i n prevenirea oboselii l are crearea ambianei de lucru n timpul programului. Pornind de la etimologia noiunii de ambian vom observa c prin aceasta se nelege att mediul material, ct i cel social, care nconjoar o persoan sau o colectivitate. n cazul unei teme de fa, crearea ambianei de lucru se refer la riscuri profesionale legate de organizarea nefiziologic a muncii urmrindu-se intensitatea efortului fizic, a celui neuro-psihic, regimul de munc, ritmul de munc etc. Pentru secretariate, crearea ambianei de lucru se asociaz cu o gndire temeinic a unei ergonomii specifice, punnd n eviden, printr-o serie de metode i tehnici, toate variabilele care faciliteaz munca omului. Rezult, deci, c n cadrul secretariatelor, ca i n orice domeniu de activitate, omul i munca sa se afl n relaii de intercondiionare, n cadrul unui sistem bine definit. n linii mari, n procesul de creare a ambianei muncii n secretariate sunt avute n vedere o serie de aspecte printre care amintim: caracteristicile generale ale muncii; coninutul specific muncii; solicitrile impuse n procesul muncii; situaii critice; regimul de munc i odihn; riscul i securitatea muncii; ambiana psiho-socilal i altele. Privind dintr-o alt perspectiv, crearea ambianei de lucru depinde ntr-o msur hotrtoare de posibilitile materiale, tehnico-economice ale unitilor n care fiineaz secretariate, n asigurarea spaiului de lucru, a aparaturii specifice necesare, a climatizrii, a anexelor corespunztoare i altele. n acelai timp, ambiana de lucru este strns legat de modul cum se raporteaz lucrtorii din secretariate la mijloacele asigurate prin dotare. Avem n vedere preocuprile diurne pentru ntreinerea spaiilor de lucru, pentru acionarea corect i supravegherea aparaturii din dotare, aranjarea documentelor n dulapuri, rafturi i sertare, cutii, dosare, mape, ordonarea documentelor pe probleme, iunta vestimentar n tipul programului, nfrumusearea ncperilor cu tablouri, flori etc.
Pagina 23 din 81
n afar de efortul depus de executant i factorii de mediu, ambian influeneaz gradul de oboseal. Factorii de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul, coloritul, zgomotul. Iluminatul este factorul care exercit o foarte mare influen asupra activitii de secretariat. Importana lui crete odat cu gradul de precizie al muncii executate. Unitatea de msur pentru intensitatea luminoas este luxul. Normele de igiena muncii de la noi prevd pentru munca de birou i secretariat intensiti de la 1500 pn la 1000 lx n funcie de activitate. Aceste intensiti se obin cu un bun iluminat general cu plafoniere care se suplimenteaz cu lmpi la fiecare loc de munc. Trebuie inut cont i de faptul c pentru aceeai activitate o persoan n vrst necesit o lumin de 4-10 ori mai intens dect una tnr. Pentru o organizare raional trebuie s se in seama de anumite reguli: n cmpul vizual nu se va afla nici un corp luminos; nu se folosesc lmpi fr abaju; materialele din cmpul vizual nu trebuie s reflecte lumina; sursele de lumin nu trebuie s proiecteze umbre pe cmpul vizual; unghiul dintre direcia privirii i linia care unete ochii de sursa de lumin trebuie s fie mai mare de 300. Microclimatul reprezint totalitatea factorilor climatici din interiorul spaiului de lucru. Acetia sunt temperatura, umiditatea aerului, puritatea aerului i viteza aerului. Toate acestea se pot realiza printr-o ventilaie corespunztoare, natural sau artificial. Cromatica, coloritul ambianei de lucru influeneaz ntr-o foarte mare msur psihicul personalului i deci i eficiena lor n munc i gradul de oboseal. Clasificarea primar n culori calde i reci, este urmat de clasificarea n culori calmante, stimulatorii sau nelinititoare, de clasificarea n culori care apropie sau care ndeprteaz. Este foarte important ca la alegerea culorilor pentru perei, mobilier, aparatur, s primeze normele utilitare i ergonomice i apoi cele estetice. Culorile se mai clasific i dup gradul n care reflect lumina, n culori deschise, mijlocii i nchise. Dup acest grad de reflectare a lumini se aleg culorile pentru diferite suprafee din birou. Tavanul trebuie s fie cel mai deschis dar mat, pereii se pot colora n dou nuane, mai deschis sus i mai nchis jos, podeaua poate s aib o culoare mijlocie, iar pentru mobilier se recomand culori deschise. De obicei aparatura este n culori deschise neutre, gri, bej.
Pagina 24 din 81
Zgomotul este adesea o cauz a oboselii i mai ales a nervozitii. Normele de igiena muncii i de protecia muncii prevd niveluri maxime de zgomot pentru diferite tipuri de activitate. De ex. 70db pentru birourile de dactilografie, 50db pentru activitile cu concentrare mental. Pentru reducerea zgomotelor exist diferite soluii care ncep cu modificri n structura de rezisten a cldirii, natura materialelor de construcie, proporia materialelor izolante n perei, plafoane, ui, ferestre, amplasarea uilor i a ferestrelor, izolarea direct a surselor de zgomot. n birourile de secretariat se pot practica mai multe msuri: acoperirea podelelor cu linoleum sau mochet groas, draperii fonoabsorbante, paravane n jurul aparatelor zgomotoase, aezarea mainilor de scris mecanice pe suporturi de cauciuc. Aspectele care se refer la poziia la locul de munc, la eficiena i raionalizarea micrilor dein o pondere nsemnat i au un rol activ n prevenirea oboselii organismului i n asigurarea unui randament relativ constant n munc. n acest context, o problem important este evitarea la maximum a micrilor inutile ale corpului dar i ale minilor i picioarelor n spaiu si timp. Poziia la locul de munc i micrile n timpul muncii vor depinde ntr-o msur hotrtoare de mobilierul din dotare, de aparatura existent i de mrimea camerei n care sunt aezate. O persoan care dispune de un scaun ergonomic, pe rotile, nu-i mai face griji privind poziia i nici viznd micrile, deoarece acestea sunt nlesnite prin nsi construcia acelui scaun. n aceast situaie un funcionar are o poziie corect comod i se deplaseaz cu uurin de la maina de scris la ghieu, apoi la Xerox, la fiier sau n alt loc. Pentru specificul din secretariate se impune evitarea sau reducerea la minimum a muncii statice i se recomand mbinarea ei, cu unele miscri dinamice, pentru a genera o mai bun circulaie a sngelui. Se tie c, raionalizarea echipamentului din dotare reprezint un aspect demn de luat n seam n profilaxia oboselii. De aceeea, n dispunerea acestora n ncpere trebuie s se in seama de posibilitile psiho-fiziologice ale organismului uman. Adic mobilierul i aparatura s fie asezate n aa fel, nct salariaii respectivi s le poat folosi cu usurin. n concluzie, poziia la locul de munc, eficiena i raionalizarea miscrilor, depind ntr-o msur hotrtoare de inteligena i pregtirea profesional a personalului din secretariate, de grija pe care o are fiecare fa de propria persoan, cu gndul de a-i proteja sntatea i de a obine un randament maxim n procesul muncii. Pentru a organiza raional locul de munc trebuie s se in seama de:
Pagina 25 din 81
dimensiunile antropometrice ale executanilor; evitarea poziiilor nenaturale ale corpului, ncordate sau prea nclinate. Cea mai confortabil poziie este cea uor nclinat frontal; evitarea nclinrii laterale a trunchiului i capului, i a rsucirilor brute sau exagerate ale corpului; meninerea braelor n poziii extins, suspendat; poziia corpului la masa de lucru trebuie s fie: spatele drept, capul ridicat, umerii relaxai i cobori. Poziia la maina de scris sau la calculator Trebuie s fii aezate la o astfel de distan nct coatele s fie de-a lungul trunchiului, cnd degetele sunt aezate pe rndul din mijloc al claviaturii, bustul drept, uor sprijinit de sptar, ceafa bine ntins. Cnd degetele sunt aezate pe taste, antebraele trebuie s fie orizontale i minile n prelungire, fr a forma unghiuri. Se mic numai articulaiile degetelor. Maina de scris trebuie s aib marginea n continuarea mesei i s nu depseasc aceast margine. Corpul trebuie s stea aezat pe toat suprafaa scaunului. Manuscrisul dup care se dactilografiaz trebuie aezat ct mai sus, n dreptul ochilor. Din cnd n cnd este bine s facei pauze n care s facei un alt tip de micare. Dac la sfritul zilei putei face gimnastic pentru mini, spate i picioare este ideal. Economia de micri Exist apte principii ale economiei de micri care toate se aplic i n munca de secretariat, dactilografie, lucru pe calculator: al interdependenei minilor - micrile minilor i ale braelor trebuie s fie simetrice, simultane i fr lovituri; al economiei gesturilor - micrile trebuie s fie ct mai uoare, ct mai scurte i ct mai rare; al succesiunii logice a micrilor; loc stabil, bine determinat pentru materiale; utilizarea gravitaiei; producerea a cte dou obiecte odat; securitatea la locul de munc. Echipamente necesare muncii de birou
Pagina 26 din 81
Fiecare organizaie i doteaz biroul dup necesiti i posibiliti. Este bine s tii cte ceva despre alegerea aparaturii de birou astfel nct s putei participa la achiziionarea aparatelor cu care vei lucra. Nu uitai s cerei, s citii cu atenie i s pstrai cartea tehnic cu instruciunile de utilizare ale fiecrui aparat. Normele actuale prevd obligativitatea vnztorului de a redacta cartea tehnic n romn. Telefonul - se gsete sigur n orice birou. Dintre numeroasele tipuri de telefoane existente pe pia trebuie s-l alegei pe cel mai uor de folosit: cu tastatura clar, sunet clar, bune sunt cele la care se aprinde i un bec cnd sun, ideale cele cu robot. n general va trebui s nvai s folosii un telefon cu mai multe canale sau o central telefonic. Faxul - este, de asemenea, prezent n toate birourile. Este un instrument care permite transmiterea imaginilor prin intermediul liniilor telefonice. n funcie de tipul de fax se pot transmite texte, schie, sau chiar fotografii. Fiecare organizaie si va cumpra tipul de fax care i satisface necesitile. Fiecare tip de aparat este vndut mpreun cu o carte cuprinznd instruciunile de folosire. Pentru a-l folosi eficient este bine s studiai n amnunt aceste instruciuni. Ele v vor explica ce putei s facei i cum s facei cu noul dv. fax. Maina de scris - Este unul dintre elementele de baz ale unui birou. Ea permite redactarea documentelor rapid, cu claritate i obinerea mai multor copii. Exist mai multe tipuri de maini de scris, de la cele mai simple, manuale, apoi electrice i electronice, care pot fi aproape la fel de complexe ca un calculator. E foarte adevrat c, n majoritatea birourilor, se tinde nlocuirea lor cu un computer, un prim pas spre biroul electronic. Este foarte important s tii s folosii o main de scris. n rile occidentale copiii nva s le foloseasc imediat dup ce nva alfabetul. Copiatorul - este aparatul care permite multiplicarea documentelor. Exist o multitudine de tipuri i modele de copiatoare de la cele mici de birou pn la cele complexe, de mare capacitate, sau pentru formate speciale. La alegerea unui copiator, ca i la a oricrui aparat de birou trebuie s inei seama de necesitile biroului i de pre. Copiatoarele se pot clasifica dup: mrime - n funcie de cantitatea i de dimensiunile copiilor; viteza de lucru - 20- 135 copii/minut; mcrcarea originalelor - manual, semiautomat sau automat, cu copierea originalelor scrise pe ambele fee;
Pagina 27 din 81
ncrcarea hrtiei - n funcie de capaciti i formatul hrtiei, formatul hrtiei; posibiliti de editare a imaginii; posibiliti de modificare a dimensiunilor imaginii; funcii terminale: sortare, mpturire, capsare, autolipire; memorie; compatibilitate cu alte echipamente (computer); reproducere color. nainte de a ncepe s lucrai cu un copiator studiai temeinic instruciunile de utilizare i cerei detalii de la cei care lucreaz cu el sau de la tehnicianul care asigur service-ul. Corespondena n munca de secretariat Reeaua Internet pare a fi cea mai important mutaie tehnologic din informatic, dup calculatoarele personale, avnd un impact la fel de puternic ca i telefonul sau televiziunea. Dup evoluia din ultimul timp, Internetul reprezint astzi o cale extreme de rapid i atractiv ntre membrii populaiei globului, ce permite schimbul de informaii cu mai mult uurin, indiferent de zona de pe glob. Reeaua Internet este un ansamblu de infrastructuri, servicii, utilizatori i resurse, fiind creat prin interconectarea a zeci-sute de mii de reele de calculatoare (naionale, regionale, de ntreprindere, etc.), a milioane de calculatoare din ntreaga lume. Internetul ofer conectivitate. ntreprinderi i indivizi partajeaz informaia prin intremediul unor platforme eterogene i distribuite. Interfaa universal web conecteaz cele mai diverse surse i zcminte informaionale prin intermediul legturilor hypermedia. Simplitatea i generozitatea tehnologiilor Internet sunt atuuri majore ale implicrii acestuia n viaa firmelor. Dezvoltarea exploziv a reelei Internet este determinat de o necesitate obiectiv: obinerea unui volum de informaii ct mai bogat, ntr-un interval de timp ct mai scurt i cu cele mai mici costuri. Multimedia nseamn posibilitatea de a comunica n mai multe moduri, sub mai multe forme. Aceast terminologie s-a nscut din integrarea diferitelor tehnici ce realizeaz combinaii de imagini video, sunet, vorbire i texte, toate prelucrate digital pe calculator; este un concept relativ nou, nceputurile datnd din 1983. Multimedia combin trei mari inovaii ale secolului: telecomunicaiile, tehnica de calcul i audio vizualul.
Pagina 28 din 81
Un sistem multimedia reprezint un sistem cu o configuraie informatic susceptibil de a achiziiona, prelucra, stoca i difuza informaii de natur divers, structurate sub form de prezentare animat, puse n scen conform unui scenariu predefinit, n scopuri de comunicare. Este recunoscut c aplicaiile groupware sunt printre cele mai mari consumatoare de tehnologii multimedia. n acest sens este suficient exemplul videoconferinei, care permite participanilor s se vad i s discute mpreun utiliznd PC-ul, bazele de date multimedia i gestiunea documentelor multimedia. Aplicaiile multimedia sunt diverse: instruire asistat pe calculator, pot electronic prin voce, pot electronic multimedia, adnotare vocal a documentelor, arhivare electronic de documente complexe, enciclopedii i cri electronice, reprezentarre i acces interactiv la informaii, producie audio-video profesional, divertisment, videoconferine etc. Dezvoltarea i utilizarea pe o arie mare a unor date de interes comun a dus la apariia i extinderea modelului Client/Server, care faciliteaz distribuirea datelor, portabilitatea ntre platforme i accesul standardizat la resurse. Termenul Client/Server presupune accesarea unui calculator central numit server, de ctre computere aflate la distan ntr-o infrastructur de reea. Astfel toat lumea consider clientul i serverul ca fiind dou entiti hardware, dar de fapt sunt software. Mai nou, se vorbete chiar de o arhitectur client-server peste Web (on Webtop), arhitectur care n cazul ideal presupune ndeplinirea a patru cerine fundamentale: - Interactivitate - Partea de client i cea de server ale unei aplicaii Web client-server trebuie s fie capabile s interacioneze fr fi condiionate de o reconstruire a paginilor Web sau de restabilirea conexiunii; - Scalabilitate - Pe msur ce numrul clienilor ce folosesc Web-ul crete, comunicarea direct ntre clieni i servere este necesar; "canalizarea" tuturor interaciunilor client printr-un server HTTP nu reprezint o soluie adecvat; - Asigurarea de prghii de comunicare cu sisteme existente (leveraging) - Utilizarea Web-ului n regim client-server s nu presupun crearea unei unei arhitecturi separate client server, special pentru Web. Orice sistem Web trebuie s fie capabil s comunice cu sistemele soft existente; cu alte cuvinte este necesar un limbaj general, cu metode neutre, care s permit definirea de interfee ntre noul sistem creat i sistemele soft existente. - Costuri de administrare zero - Web-ul permite clienilor s fie localizai oriunde n lume. Acest model presupune ns ca platforma client s fie uor configurabil pentru a rula noi aplicaii la distan, fr ajutorul din partea celor care au dezvoltat aplicaia i fr ca
Pagina 29 din 81
vreun administrator de sistem s trebuiasc s intervin. Cu alte cuvinte avem nevoie de un client cu administrare zero, adic un client care nu cere ca pentru a executa o aplicaie, aceasta s fie anterior instalat. Eventualele sarcini de administrare trebuie s poat fi executate de la distan. Mijloacele de comunicare ntr-un secretariat, prin intermediul Internetului sunt: Intranetul; Pota electronic (e-mail) prin care se pot transmite i primi mesaje; Liste de discuii (discussion lists) care permit participarea la discuii i schimburi de informaii n grupuri profesionale; Grupuri de tiri (Newsgroups) care permit consultarea sau participarea n grupuri de tiri publice; Chat-ul care permite comunicarea on-line a doi sau mai muli utilizatori. Intranetul, tehnologie a Internetului este specific mediului groupware. Intranetul propune integrarea tehnologiilor existente (baze de date, procesoare de texte, programe de calcul tabelar, pot electronic, servicii Internet etc.) ntr-o form uor accesibil pentru utilizatori. Adoptarea metaforei navigatorului sau exploratorului ca interfa cu utilizatorul este extreme de sugestiv pentru facilitile propuse de acest tip de soft. Utilizatorul nu trebuie s parcurg dect o singur dat curba de nvare a specificaiilor unei interfee, ea fiind apoi aceeai, indifferent de informaiile accesate/prelucrate. Deoaece Intranet nseamn n fond integrarea tehnologiilor Internet n cadrul unei oganizaii, specialitii se simt ndreptii s afirme c avantajele i dezavantajele presupuse de Intranet sunt preluate de reeaua Internet. Internetul conecteaz milioane de indivizi, universiti, ntreprinderi i organisme din cele mai diverse. Mesageria public permite abonailor s se conecteze la surse informaionale on-line, s schimbe mesaje i s participe la forumuri de discuii. Internetul ofer internauilor produse program de mesagerie extrem de diferite. Ce este - ul i cum funcioneaz
Pota electronic (n limba englez i se spune "electronic mail" sau "e-mail") este o modalitate de a transmite mesaje n format text de la un calculator la altul. De obicei, aceast
Pagina 30 din 81
transmitere se realizeaz pe Internet. Mesajelor li se pot ataa fiiere (imagini, documente, clipuri audio sau video) care sunt transmise utiliznd o form simpl de FTP. Cum orice ntreprindere poate fi conectat la Internet bineneles c fiecare secretar i poate crea un cont propriu prin care poate s citeasc zilnic mesajele primite. Pentru a putea transmite i recepiona mesaje de e-mail este necesar s ai acces la un program client pentru pota electronic. Acest client poate fi un program de sine stttor cum ar fi Outlook Express, Pegassus ori Eudora, sau poate fi bazat pe Internet ca n cazul Hotmail. Outlook Express Este clientul de e-mail care este inclus n furniturile de Internet Explorer. Pentru un utilizator fr pretenii deosebite, Outlook Express (OE) poate fi soluia aproape perfect: are dimensiuni decente, se ncarc destul de repede i are numeroase funcii care sunt de mare ajutor. OE permite trimiterea i recepionarea mesajelor n format text sau HTML, descarc de pe server numai antetele mesajelor, dispune de un set destul de puternic de reguli pentru automatizarea unor operaiuni, are o agend cu adrese, trateaz corect mesajele cu fiiere ataate i poate s importe adrese i mesaje din Outlook, Eudora, Netscape Mail i Netscape Communicator. De asemenea, poate lucra cu mai multe conturi de pot electronic. Iar pentru cei care vor securitate, OE permite criptarea mesajelor folosind "digital ID". OE poate citi pota electronic de la servere POP3, IMAP i HTTP. Eudora 5.1.1 Eudora de la Qualcomm este un cunoscut client de e-mail disponibil pentru Windows i MacOS 8.1 - 9.x sau MacOS X. Eudora lucreaz cu conturi POP3 sau IMAP i poate s importe conturi de mail din Outlook sau Outlook Express. Este asigurat suportul pentru mesaje text sau HTML i pentru mai muli utilizatori cu mai multe csue potale. Noua versiune asigur i suport pentru SSL. Carnetul de adrese permite construirea cu uurin a unor liste de e-mail. Funciile de filtrare a mesajelor transmise sau primite este foarte puternic. Cu ajutorul acestor filtre se poate chiar crea un mesaj care s fie trimis automat atunci cnd lipsim de acas sau de la birou. Orice client de e-mail permite utilizatorului s fac cel puin patru lucruri: afieaz antetul (header) pentru toate mesajele din cutia potal (inbox). Antetul arat cine a trimis mesajul, subiectul lui, data i ora trimiterii, precum i dimensiunea mesajului; permite alegerea unui antet i citirea acelui mesaj; permite scrierea i transmiterea unor mesaje noi;
Pagina 31 din 81
permite (n cele mai multe cazuri) ataarea unor fiiere la mesajele transmise i salvarea fiierelor ataate la mesajele primite. Programul client este destinat utilizatorului sistemului de pot electronic. Dar pentru a transmite mesaje de la un computer la altul este nevoie s te conectezi la un server de e-mail. Un server de e-mail este un calculator configurat anume pentru a putea manipula acest schimb de mesaje. Aplicaiile care ruleaz pe server monitorizeaz toate porturile n ateptarea realizrii unei conexiuni de la o surs din exterior. De asemenea, serverul pstreaz toate adresele de e-mail ale clienilor care sunt abonai la el. Atunci cnd se transmite un mesaj prin intermediul serverului, acesta citete adresa i direcioneaz mesajul ctre clientul corespunztor. Dup cum am artat, un program client de e-mail poate s transmit i mesaje cu fiiere ataate. Deoarece, n mod obinuit, aceste fiiere ataate nu sunt n format text, ele sunt convertite cu un program numit "unnuecode". Acesta citete fiierele ataate ca fiiere binare i produce fiiere text n care cuvintele binare sunt codificate sub forma unor caractere. Fiierul astfel codificat poate fi transmis mpreun cu mesajul de e-mail. Desigur, programul de e-mail al destinatarului va face decodificarea. Din categoria programelor utilizate cel mai des amintiesc Yahoo! Messenger 5.5.0.1246.
Yahoo Messenger,
cunoscut nainte i ca Yahoo Pager, este un
program gratuit care va d posibilitatea de a vedea cnd prietenii votri sunt online i de a
comunica cu ei prin trimiterea de mesaje.
. Programul poate deasemenea avertiza
utilizatorul cnd primete un e-mail n contul su de la Yahoo. Yahoo Messenger ofer suport firewall, un mod standby pn la conectarea la Internet, moment cnd se deschide singur, posibilitatea de salva i de a printa conversaiile purtate, acces rapid la tirile sau cotaiile favorite, i multe altele. Alte caracteristici se refer la posibilitatea de a creea automat camere de chat , de a trimite mesaje la anumii prieteni chiar dac acetia nu sunt online, un buton care adaugt n pagina voastr de Web d posibilitatea cunoscuilor ti de a vedea dac esti online. Alt caracteristic este cea de voice chat care-i permite s vorbeti gratuit cu oricine pe Internet. Tot ce-i trebuie e un microfon i boxe sau cti audio. Dac ai un Webcam poi chiar s-l vezi pe cel cu care vorbeti, dac are i el una, bineineles i dac ii permite.
Pagina 32 din 81
Aceast versiune include o caracteristic (IMVironments) care-i permite setarea temelor i a background-ului ferestrei programului. Despre chat In primul rnd voi ncepe cu o descriere a acestui mod de comunicare pe Internet. Este vorba de o camer virtual n care intr utilizatori din toate prile lumii i discut despre un anumit subiect (care este de obicei fie numele camerei (camera se numete canal n argou) fie enunat ntr-un mesaj text ce apare n camer n momentul n care intrai). Pentru a face chat, avei nevoie de: un client de chat (un program cu care s v conectai la server); adresa serverului la care vrei s v conectai. Unul dintre cei mai folosii clieni de chat este programul mIRC creat de Khalad Mardam-Bey. Acesta se gsete pe majoritatea CD-urilor de la revistele despre computere sau pe internet la adresa : www.mirc.com. Este versiune shareware limitat la 30 de zile (dar funcioneaz corect i dup aceea). Ali clienti de chat sunt: CheetahChat de la www.Yahoo.com, ICQ Chat (ncorporat n pachetul ICQ) i altele. Oricum, nici unul nu cunoate o rspndire foarte mare. Dup ce ai ncrcat programul mIRC, instalai-l i rulai executabilul mirc.exe . De obicei acesta are inclus o list cu detalii despre serverele IRC (servere ce gzduiesc canale de chat) i un Help foarte cuprinztor cu detalii tehnice despre chat. Singurele lucruri pe care trebuie s le facei este s : selectai serverul de IRC ; introducei un nickname (numele pe care l vor vedea ceilali participani, de obicei o porecl aleas de dvs) ; introducei un nickname alternativ (n caz c e deja cineva cu acest nick pe serverul ales de dumneavoastr) ; dai click pe butonul Connect to IRC server. V apare o fereastr intitulat Status n care v vor fi prezentate aciunile pe care le efectueaz mIRC. Dac nu suntei conectat la Internet, acum va ncerca s se conecteze. Ce sunt listele de discuii (discussion-lists)?
Pagina 33 din 81
Listele de discuii (mailing lists ) reprezint o form de comunicare a informaiilor ntre persoane din ce n ce mai popular . O astfel de list conine adresele de e-mail ale unor utilizatori . Un mesaj primit pe adresa listei este difuzat automat tuturor membrilor listei. Datorit faptului c cea mai mare parte a utilizatorilor Internet folosesc cu preponderen e-mail-ul, i datorit costurillor de conectare la Internet, a rezultat necesitatea de organizare a unor grupuri de discuii ntre aceste miloane de utilizatori, grupuri care s se bazeze pe o distribuie selectiv a e-mail-urilor. Astfel un utilizator se poate abona (de obicei gratuit ) la una din listele de discuii din domeniul care l intereseaz , urmnd s primeasc zilnic (sau sptmnal - dup cum decide ) zeci de scrisori pe tema respectiv care reprezint discuiile din grup. Aceste scrisori pot fi citite, se pot pstra sau s li se raspund pe adresa privat ori pe adresa grupului coninndu-se astfel discuia . S vedem cteva clasificri ale listelor de discuii : tip newsletter (n care numai moderatorul sau proprietarul listei public mesaje) liste de discuii propriu-zis (n care orice membru poate trimite mesaje la toat lista ) - moderat (orice mesaj este aprobat de moderator); - nemoderat (mesajul ajunge pe lista fr a fi verificat de cineva). liste care permit ataamentele la e-mail; liste care nu permit ataamentele la e-mail; De obicei o list de discuii are o etichet specific care apare n subiectul oricrui mesaj pentru a le diferenia de celelalte care apare ntre paranteze dreptunghiulare [ ] - de exemplu lista primulpas va avea ca subiect al mesajului : " [primulpas] subiect mesaj " La abonare sau ulterior utilizator are posibilitatea de a opta pentru primirea mesajelor normal , digest - adic toate mesajele scrise ntr-o zi sau sptmn v vor veni ntr-un singur e-mail - sau web - adic vei putea citi mesajele pe web la adresa grupului, fr a le primi n cutia de pot electronic. Majoritatea listelor de discuii gratuite permit abonarea i dezabonarea la lista respectiv prin trimiterea unui simplu e-mail gol (adic fr s aib ceva scris la subiect sau n corpul mesajului) la o adres specific. Ce sunt grupurile de tiri (Newsgroups)?
Iniial, au fost proiectate ca un sistem de anunuri oficiale fcute de instituii i specialiti n anumite domenii, i la care se pot abona cei interesai de domeniul respectiv. Cu
Pagina 34 din 81
timpul, orice abonat a ajuns s poat publica n aceste grupuri de tiri, chiar i comentarii proprii (din pcate, uneori destul de puin autorizate sau destul de subiective). Exist marea reea de grupuri de tiri denumit USENET, rspndit i utilizat n toat lumea prin intermediul serverelor de news (pn acum, n Romnia nc nu am aflat de existena vreunui server de news). Un grup de tiri funcioneaz astfel, n mare: Oricine are acces la un server de news poate citi mesajele publicate n newsgroups cu ajutorul unui program special denumit newsreader (cititor de grupuri de tiri). Netscape Communicator i Internet Explorer includ acest program. Te poi abona la unul sau mai multe grupuri de tiri, dintre cele oferite de serverul la care ai acces. Oricine poate publica mesaje (se foloseste termenul posting) ntr-un grup de tiri dac are acces la el. n momentul publicrii, un mesaj este trimis automat la toate serverele de tiri care prezint grupul de tiri n care s-a publicat mesajul. Orice mesaj publicat are un termen de valabilitate (o dat pn la care face parte din mesajele curente), dup care va fi ters automat din lista de mesaje de pe server. Instrumente pentru organizarea i evidena muncii de secretariat Organizarea timpului Pentru aceast seciune vreau s aleg un motto: i spun lui Dumnezeu ce am de gnd i El rde" Timpul este un bun preios care nu poate fi mrit, stocat sau cumprat. Singura cale de a avea mai mult timp este o bun organizare a ntregii viei. Statisticile arat c aproximativ 60% din timpul petrecut de oameni la locul de munc este irosit, deci numai 40% din timp servete la realizarea sarcinilor de servici. De aici apare necesitatea orelor suplimentare, care duce la scurtarea timpului liber, stres, oboseal, neglijarea familiei i a propriei persoane. Toate acestea scad i mai mult randamentul. Este dovedit c lucrul sub presiune are mai puin randament dect cel relaxat, asta pentru c presiunea termenului limit scade calitatea gndirii. Nu ezitai s v organizai mai bine timpul. Nu ezitai s organizai mai bine timpul colegilor, subordonailor i chiar efilor dv. Vei ntmpina rezistena din partea vechilor dv. obiceiuri, din partea vechilor obiceiuri
Pagina 35 din 81
ale celorlali. Folosii puterea exemplului personal. Folosii-v inteligena i tactul pentru a v convinge eful ce nseamn o bun organizare. ncercai s devenii din slujitorii timpului stpnii lui. ncercai s prevedei evenimentele, s le planificai pentru a aciona, nu pentru a reaciona la ele. ncercai s fii eficace nainte de a fi eficient. EFICACE - care produce efectul scontat, care d un rezultat pozitiv. EFICACITATE - calitatea de a produce efectul pozitiv ateptat. EFICIEN - raportul dintre ansamblul efectelor utile ce se obin de pe urma unei anumite activiti i totalul eforturilor pe care le implic acea activitate. n continuare voi ncerca s v dau cteva idei despre cum s v organizai mai bine. 1. ncercati s vedei ce sau cine v ntrerupe, sau v deranjeaz n timp ce lucrai. Este bine s tii c este mai greu s te concentrezi asupra unei probleme dac ai fost ntrerupt n timp ce lucrai la ea. Reluarea lucrului dup o ntrerupere presupune o noua adaptare, iar costul transferului ateniei de la o problem la alta, cu care nu are legatur este un factor de stres. Gsii vinovaii de pierderea timpului: ncepeti prin a v studia propriile obiceiuri de lucru; ncercai s vedei ce factori exteriori v perturb. luai msuri pentru a anihila mcar cei mai importani hoi de timp. Facei o list cu cei mai importani hoi de timp i cu msurile pe care le vei lua chiar de azi pentru a-i anihila. ncepei cu cte unul dar fii conscvent. Nu renuntai niciodat la ce v-ai propus. 2. O bun organizare presupune obiective clare, bine definite i urmrirea lor pentru a verifica ndeplinirea lor. Exist un tip de management numit management prin obiective. Se poate aplica foarte bine la organizarea muncii de birou. Succesul n viaa personal i profesional se bazeaz pe o concepie bine formulat despre via, adic pe obiective clare, care s fie urmate cu strictee. Dac v-ai definit obiectivele putei s apreciai zilnic care v sunt prioritile deci vei putea aciona eficace. V propun s facei o list cu ceea ce dorii s realizai. O list de obiective lng fiecare obiectiv notnd i ce vei face, concret pentru a le atinge. Stabilii-v obiectivele! 3. Stabiliti prioriti! Pentru a ncepe s v organizai trebuie s stabilii care dintre activitile dv. sunt cele de importan major, care sunt cele cu importan secundar i care
Pagina 36 din 81
sunt cele crora putei s le acordai mai puin importan. Aceast ordonare a sarcinilor n funcie de prioriti v ajut s: v ocupai de sarcinile importante pe rnd; dac este necesar v ocupai de sarcini n funcie de urgena lor; v concentrai asupra unei singure sarcini ntr-un moment; realizai sarcinile conform programului stabilit; s ndeplinii obiectivele planificate ct mai eficient; toate sarcinile ce pot fi ndeplinite de alii pot fi delegate; la sfritul perioadei planificate cele mai multe probleme sunt rezolvate; sarcinile pe baza crora sunt evaluate rezultatele dv. sunt ndeplinite. mprii-v sarcinile n : sarcini A - cele mai importante sarcini ale dv. pe care nu le putei ndeplini dect dv. eventual n colaborare cu o echip; sarcini B - sunt de importan medie i o parte pot fi delegate; sarcini C - sunt cele mai puin importante, dar cele mai frecvente i cele mai multe ca timp ocupat. Trebuie s ntelegei c n cele opt ore de serviciu este mai important s rezolvi ct mai multe sarcini A dect toate sarcinile C. Pentru aceasta trebuie s v planificai eficient astfel: - planificai una, dou sarcini A pe zi alocndu-le 3 ore; - planificai 2-3 sarcini B pe zi alocndu-le o or; - alocai 45 min - o or pentru sarcini C; - restul de 2 ore este pentru sarcini neprevzute sau pentru a rezolva n avans unele probleme. Astfel vei reui s lucrai orientate spre rezultat - fcnd lucrurile care trebuie fcute. 4. Planificai! Planificarea nseamn pregtirea pentru ndeplinirea obiectivelor. nseamn economisirea timpului. Se consider c 8 minute alocate planificrii economisesc o or de lucru. Cel mai important este s punei planurile pe hrtie. Aceasta v va permite s: controlai mai bine proiectele; reducei ncrcarea memoriei dv; avei o automotivare dac vei vedea cum bifai ca rezolvate problemele de pe list; v concentrai mai uor cu lista sarcinilor n fa; verificai ce s-a realizat i ce trebuie transferat n alt zi;
Pagina 37 din 81
avei timp i pentru evenimentele neprevzute; avei o documentaie dac pstrai planurile zilnice cu ce i cnd ai fcut i o dovad a activitii dv. Scriei o list a sarcinilor pe care trebuie s le ndeplinii! Cel mai usor este s v alctuii planuri zilnice. O metod de a alctui un plan zilnic sau pe termen lung este urmtoarea: formulai o list a sarcinilor, activitilor i termenelor limit care s cuprind activitile neterminate din ziua precedent; noile sarcini, activitile obinuite. observai i estimai timpul necesar ndeplinirii sarcinilor; nu planificai mai mult dect se poate face n opt ore; estimai timpul necesar unei activiti i ncadrai-v n el; stabilii termene limit; rezervai timp pentru sarcinile neprevzute; planificai cu problemele necesare, cunoscute doar 60% din timp, lsai 20% pentru probleme neprevzute i 20% pentru activiti spontane; trasai prioriti; evaluai gradul de ndeplinire al sarcinilor la sfritul zilei i amnai sarcinile nendeplinite. Cele 7 etape ale ntocmirii unui plan: definii-v obiectivele; punei-le pe hrtie; stabilii-v strategia, mprii-v obiectivele n etape mai mici mai uor de realizat; stabilii un termen limit; punei-v pe treab; nu v temei de eec; insistai , insistai, insistai. Folosii 20 de minute la sfritul zilei de lucru pentru a v face planul pentru ziua urmtoare. Evaluai ce ai fcut n ziua respectiv. Facei o list cu activitile care ar trebui reprogramate. 5. Organizai-v! folosii-v agenda ca pe un sistem de stocare a informaiilor, pentru a v lista lucrurile pe care le avei de fcut; fii ordonat; pstrai mpreun lucrurile care au legtur unul cu altul;
Pagina 38 din 81
facei ordine pe birou la sfritul fiecrei zile de lucru; aceasta va arta c va-i terminat treaba i v face s nu ncepei ziua cu a face ordine; pstrai mereu articole de rezerv din cele pe care le folosii mereu; facei zilnic liste de control i bifai activitile pe care le-ai finalizat; pstrai liste de control permanente pentru activitile regulate. 6. nvai s spunei NU! Dac cineva v roag s facei ceva ce nu intr n atribuiile dumneavoastr trebuie s nvai s-l refuzai. 7. Fii perseverent! Punei n practic deciziile pe care le luai. Dac credei cu adevrat n ceva nu abandonai n ciuda celor care v vor arta aspectele negative ale hotrrii dv. ncepei ziua de lucru cu recitirea programului alctuit n seara precedent, reamintiiv ordinea importanei i urgenei lor. Pregtii-v i aranjai-v materialele de care avei nevoie pentru ndeplinirea sarcinilor A. Planificatorul Planificatorul este cel mai bun mijloc de a v organiza activitatea. Un planificator ideal este un caiet mecanic care permite introducerea sau scoaterea de pagini acolo unde dorim. Are rolul unei agende - calendar de ntlniri, jurnal, caiet de notie, instrument de planificare, carte de telefoane i adrese, catalog de idei, instrument de control. n fapt planificatorul poate fi propria dv. secretar. Este cel mai important element al unui sistem consecvent de planificare a timpului. Este un memorator personal pentru toate planurile, formularele, listele pe care le folosii n timpul zilei. Este bine ca planificatorul s conin mai multe seciuni: o seciune tip jurnal, care va cuprinde pagini de calendar i formulare de planificare pentru planurile zilnice cu adnotri pentru lunile urmtoare; o seciune cu date personale i profesionale, cu formulare de lucru, pagini de notie, date, telefoane, adrese importante, pagini albe, pagini pentru notarea ideilor, fie de control; o seciune pentru adrese i numere de telefon; o seciune general cu cri de vizit, legitimaii, fotografii. Avantajele planificatorului sunt: te ajut ntotdeauna cnd planifici, organizezi, supraveghezi sau controlezi;
Pagina 39 din 81
informaia este uor accesibil; conine instrumente pentru luarea deciziilor, pe care vi le pune mereu la dispoziie; conine multe date importante la care avei acces direct; putei scoate sau introduce pri n orice moment. Acum exist programe speciale pentru PC cu rol de planificator. Un ultim sfat ncercai s v facei un plan sptmnal la care s adaptai planurile zilnice. Acesta v va oferi o mai bun perspectiv n viitor i o mai mare flexibilitate n conceperea planurilor zilnice. Stabilii vineri sau smbta tot ce avei de fcut pn la sfritul sptmnii urmtoare. Vei putea mai uor s v alocai zilnic timp pentru sarcinile A, s amnai o parte din sarcinile nerezolvate mari pentru miercuri sau joi, i s avei un sfrit de sptmn linitit, n care s nu v gndii ce ar fi trebuit s facei marea trecut. Coninutul evidenei curente de secretariat cuprinde urmtoarele grupe de probleme: scrisori la care unitatea trebuie s rspund; scrisori la care unitatea ateapt rspuns; lucrri la termen fix; chemri telefonice; lucrri fr termenele de rezolvare dinainte fixat; documente care trebuie restituite; evidena ntlnirilor de lucru i a edinelor; evidena audienelor; evidena lucrrilor repetitive cu coninut informativ. Aceast eviden se ine n caiete sau registre speciale dintre care v voi descrie n continuare. Pentru a avea n permanen o planificare a activitilor i o verificare a realizrii sarcinilor, pentru a nu intra n criz de timp fiecare secretariat i face o planificare strict a problemelor de rezolvat. Pentru aceasta sunt folosite mai multe mijloace, dintre care le voi descrie pe cele mai folosite. Calendarul activitilor de secretariat- Pe baza experienei acumulate de fiecare secretariat n parte se pot observa o serie de activiti cu caracter de ciclitate zilnic, sptmnal, decadal, chenzinal, lunar, trimestrial, semestrial sau anual. Aceste activiti se consemneaz n Calendarul activitilor de secretariat, care permite o mai bun organizare, pregtire i desfurare a activitii secretariatului respectiv. Este necesar ca odat cu nscrierea zilei sau perioadei unor anumite activiti s se nscrie n calendar i msurile necesare n scopul realizrii lor.
Pagina 40 din 81
Calendarul activitilor de secretariat nu trebuie considerat ca un document n plus cerut de conducere, ci ca pe un instrument eficace n perfecionarea activitilor de secretariat i manageriale. Programul de lucru (planning)- Pentru o mai sistematic organizare a timpului de munc este necesar extragerea din caietul de sarcini i din calendarul activitilor de secretariat a sarcinilor ce se sconteaz a fi realizate saptmnal i zilnic, notate ntr-o fi care s cuprind: problema urmrit, factorii responsabili, numerele de telefon ce pot fi apelate precum i rezultatele obinute. Exist cazuri n care o anumit sarcin nu poate fi realizat n termenul scontat, aspect ce trebuie menionat n caietul cu programe de lucru. Se cunosc i cazuri cnd, n locul unei sarcini din program, se realizeaz o alta, care nu a fost cuprins n program, dar care prin importana i urgena ei va fi benefic pentru conducere. Programul zilnic va fi alctuit mpreun cu eful direct pe baza unui proiect elaborat din timp de secretar cu completarea sarcinilor nou aprute. Este de datoria secretariatelor s rein atenia coductorului cu privire la termenul (data, ora, minutul) la care o anumit activitate a fost programat. n acest sens este deosebit de util calitatea secretariatului de a discerne problemele urgente fa de cele ce mai pot atepta, cele importante de cele mai puin importante. n mod deosebit este necesar rezolvarea ct mai bun a raportului dintre IMPORTANT i URGENT. De regul, toate sarcinile trecute n programul zilnic sau sptmnal trebuie rezolvate integral, dar dac acest lucru nu este posibil respectivele sarcini vor fi reportate pentru a 2-a zi sau pentru o alta dat fixat de conducere. Pentru fiecare sarcin cuprins n program se cere notat n dreptul ei modul n care s-a realizat iar n cazul nerealizrii s se specifice i motivele pentru care nu s-a realizat. Caietul de sarcini - Acest caiet este un instrument folosit de secretariate, n care se consemneaz cu minuiozitate toate sarcinile primite de la conducere astfel nct ele s fie mereu n atenia secretariatului n vederea soluionrii. Forma, dimensiunea i rubricaia acestui caiet de sarcini rmn la latitudinea fiecrui secretariat n parte, n funcie de specificul locului de munc i de cerinele exprimate de conducere. Ordinea consemnrii sarcinilor primite se face n funcie de urgena, importana, durata realizrii, folosind, dac e cazul, notaii sau sublinieri cu carioca de culori diferite. Se impune de asemenea ca sarcinile care sunt prevzute cu termene precise s fie trecute n scadenarul de termene. n cazul n care o anumit sarcin nu a fost ndeplinit la timp se vor preciza motivele nerealizrii, dar totodat i msuri de ndeplinire, precum i un nou termen.
Pagina 41 din 81
Este de la sine neles ca orice sarcin ce urmeaz a fi indeplinit trebuie s aib avizul conducerii (n afara celor pentru care se dau aprobri globale pe perioade lungi de timp sau chiar cu caracter permanent). A primi sarcini de la alte persoane, colegi sau factori externi, fr avizul efului direct, este o greeal care poate genera distorsiuni apreciabile n desfurarea procesului de munc din unitatea respectiv. Se cuvine, de asemenea, s precizm c n cazul n care eful direct lipsete (concediu, boal, deplasare etc.) este necesar ca acesta s stabileasc nainte de plecare un nlocuitor, care s dispun ce trebuie s fac secretariatul n cazul mai multor solicitri concomitente, stabilind ordinea i modalitile de execuie. Caietul de notaii cronologice - Desigur c dezvoltarea tot mai complex a vieii economico-sociale, n general, i cu att mai mult n condiiile unei economii de pia, determin necesitatea perfecionrii pe msura i a unei evidene a componentelor, fenomenelor i proceselor care apar la diverse niveluri i structuri organizatorice. Scretariatele de la diferite niveluri sau din diferite domenii de activitate se confrunt cu probleme din cele mai diverse, unele fiind aproape sau toatal insolubile. Din descrierea fcut la capitolul care se refer la atribuiile i sarcinile secretariatelor rezult implicit i multitudinea de planuri pe care sunt nevoite s acioneze secretariatele. Pentru asigurarea unei bune evidene, un instrument de lucru pe care l gsim la aproape toate secretariatele, fiind indispensabil muncii de fiecare zi, este Registrul sau Caietul de notaii cronologice. Secretarul va nota n acest caiet, toate informatiile, problemele, evenimentele care apar, n ordine calendaristic, precum i sarcinile stabilite de conducere. Se vor consemna n acest caiet informaii cu privire la activitatea propriei uniti, corelaiile cu alte compartimente de munc sau cu ali ageni economici. Se vor consemna aici numere de telefon i de fax, adrese, nume de furnizori i beneficiari, precizndu-se data i ora la care a fost fcut consemnarea. Regsirea rapid a informatiilor se poate face operativ, atunci cnd se cunoate exact data respectiv, regsirea informaiilor este greoaie, necesitnd mai mult timp i crend situaii neplcute, uneori de-a dreptul ridicole, n relaiile cu solicitanii sau chiar cu eful direct. Caietul de notaii pe domenii de activitate - Pentru evitarea neplcerilor precizate la sfritul subcapitolului anterior se utilizeaz: Caietul de notaii pe domenii de activitate. Se poate asigura astfel depistarea rapid a informaiei cutate. Pentru realizarea acestui deziderat este necesar transcrierea, dac e posibil zilnic (dac nu, mcar sptmnal), a informaiilor din caietul de notaii cronologice n caietul de notaii pe domenii de activitate.
Pagina 42 din 81
nfiinarea unui asemenea caiet este ns condiionat de alctuirea prealabil a unui cod de domenii care s sistematizeze transcrierea dup frecvena i importana problemelor. La nivelul unei ntreprinderi mici sau mijlocii, de exemplul, la o ntreprindere de transporturi auto, secretariatul va realiza o list cu toate categoriile de probleme i informaii cu care se confrunt n care se pot include: evidena stocurilor de materiale i piese de schimb, lista furnizorilor, lista clienilor care folosesc mai des serviciile unitii respective, situaia veniturilor i a cheltuielilor, aprecieri i critici la adresa unitii, lista autovehiculelor propuse pentru casare etc. Utiliznd un asemenea caiet vom observa n curnd c facilitile pe care le ofer compenseaz cu brio efortul depus pentru ntocmirea lui i pentru inerea nformaiilor la zi. Scadenarul de termene- Scadenarul de termene constituie un instrument indispensabil n asigurarea respectrii termenelor stabilite de conducere sau de secretariatul nsui. n el se vor include toate datele care presupun termene precise. n acest sens ar putea fi folosit o agend de birou cu rubricaie calendaristic. Din notaiile fcute trebuie s rezulte clar data la care s-a realizat tranzacia respectiv, persoanele implicate i telefoanele acestora, coninutul tranzaciei i termenul de realizare a acesteia. Dac contractul n cheiat cu prilejul tranzaciei prevede i termene intermediare, pe faze de realizare, este necesar ca i acestea s fie stipulate n scadenar, urmnd a informa conducerea n mod operativ pentru evitarea depirii termenelor. Activitile nerealizate la termenele fixate se vor reporta, cu acordul prilor, la noi termene sau se va renuna la ele dac este cazul. Pe baza experienei acumulate considerm potrivit s recomandm ca n scadenar s fie stipulate i clauzele referitoare la penalizrile ce vor fi aplicate n caz de nerespectare a termenelor (de exemplu: 0,5% din valoarea total a tranzaciei pentru fiecare ntrziere). n folosirea scadenarelor de termene este necesar ca secretariatele s dovedeasc mult discernmnt n aprecierea diverselor termene de urgen i important reinnd din timp atenia factorilor responsabili pentru prevenirea unor ntrzieri. De altfel, ntreaga activitate de secretariat trebuie s aib un caracter preventiv, n scopul respectrii riguroase a tuturor termenelor, ca dovad cert a seriozitii, n stilul de munc al unitii respective. Agenda cu adrese i numere de telefon- Destinaia unui asemenea instrument de lucru rezult i din titlu, el fiind, de asemenea, indispensabil n munca de secretariat. n mod practic se utilizeaz un registru repertoar, cumprat sau confecionat la comand sau de secretar, n care se consemneaz, n ordine alfabetic, adresele i numerele
Pagina 43 din 81
de telefon ale factorilor colaboratori, cu spaii de rezerv pentru fiecare liter n parte (pentru noi informaii i pentru actualizarea celor vechi). Dac volumul activitii presupune un numr mare de persoane cu care conducerea are legturi, n locul unui caiet se va folosi un fiier alfabetic, ce permite o mai bun actualizare. Reamintim c informaiile din aceste documente sunt cu caracter secret. Numerele de telefon i adresele persoanelor ncadrate n unitate nu pot fi transmise dect cu acordul persoanelor respective. n cazul persoanelor care nu sunt de acord s fac publice adresa i numrul de telefon, se va trece n dreptul numrului lor de telefon din agend, meniunea nu se informeaz. Capul de tabel al unui asemenea caiet de adrese i numere de telefon se va concepe de fiecare secretar n parte n funcie de specificul unitii. n esena, el trebuie s cuprind: nr. Crt., numele i prenumele, adresa, numrul de telefon de la serviciu i de acas i o rubric de observaii la care se va putea trece i meniunea nu se informeaz sau se vor specifica eventualele modificri. Lista numerelor de telefon uzuale - Practica a dovedit c frecvena unor solicitri primite sau a unor apeluri cerute de conducere este cu mult mai mare dect celelalte apeluri. n acest caz este deosebit de util o list a numerelor de telefon uzuale, cuprinse de regul pe o singur pagin celofanat sau protejat cu folie de plastic. Utilizarea ei ne scutete de pierderea timpului cu cutarea n agend sau n fiier dar se impune necesitatea revizuirii i actualizrii ei lunare sau trimestriale. Este de prisos s amintim ca i n cazul acestor instrumente de lucru calculatorul personal este un auxiliar ce ofer satisfacii nebnuite prin ordonarea alfabetic a numelor, prin posibilitile nelimitate de actualizare precum i prin creterea operativitii n gsirea numerelor cutate. Agenda electronic - ntruct n practica muncii de secretariat se utilizeaz din ce n ce mai mult agenda electronic de buzunar, vom prezenta mai jos un model concret de utilizare a unei asemenea agende cu att mai mult cu ct, la nceput, o asemenea agend nu pare prea prietenoas. Am ales spre exemplificare tipul de agend electronic DATA BANC plus MADE n CHINA. Acest tip de agend serveste la cunoaterea datei, a zilei i orei, care se menin automat n actualitate; pstreaz adresele i numerele de telefon introduse, cu posibiliti operative de regsire, pstreaz alte informaii utile, permite efectuarea unor operaii pe calculator.
Pagina 44 din 81
Pentru alegerea meniului: se apas succesiv tasta ON MODE pn la obinerea meniului dorit, i anume: calendar i ceas; telefon i adres; memorarea unor informaii; calculator. Calendarul se modific opernd urmtoarele micri: se alege cu ON MODE modul calendar i ceas; se tasteaz de dou ori tasta SHIFT i o dat tasta g; -apare un cursor care poate fi deplasat cu ajutorul sgeilor n dreptul caracterelor ce trebuie modificate; -se tasteaz peste caracterele vechi , cele noi; -ordinea la dat este: anul, luna, ziua; -procedeul este valabil att pentru calendar ct i pentru ceas. dup ce s-au efectuat schimbrile dorite, pentru fixare se tasteaz G. Telefonul i adresa se alege meniul NAME (telefon i adres); se tasteaz clar i precis numele i prenumele dorit; dup tastarea numelui i adresei se tasteaz ENTER dup care se tasteaz numrul de telefon i din nou ENTER; schimbarea scrierii literelor cu cifre i invers se face prin de dou ori SHIFT; regsirea numerelor de telefon necesare la un moment dat se face prin tastarea primelor litere din numele cutat i apoi tastarea uneia din sgeile sus-jos; dac avem mai multe nume la care primele litere coincid, fie c se va tasta ntregul nume cutat, fie tastm doar cteva litere, dup care vom ajunge la numele cutat cu ajutorul sgeilor sus-jos; dac nu se specific nici un nume, cnd suntem n meniul NAME tot cu ajutorul celor dou sgei se obine defilarea, n sus sau n jos a ntregului ir de nume cu numerele de telefon corespondente; modificarea informaiilor se face cu tastele DEL si INS dup care se fixeaz cu ENTER;
Pagina 45 din 81
pentru tergerea unei informaii aceasta se caut cu ajutorul sgeilor sus-jos sau/i DEL INS dup care se tasteaz CE/C; pe ecran va aprea CLEAR care ne ofer dou posibiliti: dac dorim s renunm la tergere tastm N iar dac totui dorim s tergem, tastm ENTER. Meniul memo se utilizeaz pentru pstrarea unor informaii utile; pe linia de sus se va trece informaia dorit, iar pe cea de jos va aprea, la regsire, data i ora la care s-a fcut nregistrarea; regsirea, modificarea i tergerea de informaii se fac la fel ca n cazul anterior. Calculatorul se alege meniul 0; se utilizeaz ca un calculator de buzunar, obinuit. Cteva precizri agenda electronic permite i asigurarea utilizrii secrete a unor informaii cu ajutorul unui cuvnt cheie, dar s nu mai insistm asupra instruciunilor de lucru n acest sens se gsesc n prospectul unitii; pe spatele unitii se gsete butonul pentru RESET (anularea tuturor informaiilor n afar de cele secrete); capacitatea de depozitare informaiilor este de 688 BYTES; scoaterea din funciune se face automat dup 8 minute de nefuncionare.
Pagina 46 din 81
Sistemul informaional al ntreprinderii Sistemul informaional cuprinde ansamblul de circuite de informaii materializate sau nematerializate, precum i prelucrarea datelor necesare funciei de conducere a unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de comunicaii ce reprezint ansamblul proceselor prin care se efectueaz operaia de punere n contact a uneia sau mai multe surse de informaii prin intermediul reelelor de comunicaii i prin funcionarea elementelor emitoare, receptoare, precum i a releelor intermediare. Totodat, sistemul informaional cuprinde i sistemul de prelucrare a datelor, alctuit dintr-o serie de operaii de adunare, selectare, circulaie i prelucrare a datelor n vederea utilizrii lor n procesul conducerii. Indiferent de organizaie exist, dou probleme ale sistemului de comunicaii care se cer rezolvate pentru atingerea obiectivelor. Acestea sunt: organizarea comunicaiilor n aa fel nct informaiile s fie primite i transmise persoanelor care au nevoie de ele pentru activitatea pe care o desfoar, ceea ce nseamn organizarea relaiilor dintre persoane sub forma unei reele de comunicaii; luarea de decizii, adic regruparea informaiilor, alegerea ntre diferite posibiliti de aciune, transmiterea acestei alegeri ctre membrii colectivului de lucru.
Pagina 47 din 81
n cadrul sistemului informaional secretariatul este un nod ntre conducere i interiorul i exteriorul organizaiei. Schimbul de informaii se face att de la conducere ctre secretariat ct i invers. Secretariatul aduce informaii de control care trebuie s fie reale, complete, obiective i operative, pentru a permite desfurarea n bune condiii a funciilor manageriale. Clasificarea informaiilor a. dup form: form analogic - nregistrarea simpl, neprelucrat a sunetului sau imaginii; form digital - informaii prelucrate numeric (prin calculator de obicei - introduse la tastatura, scaner, camera digital, nregistrare digital). b. dup natura lor: date - numerice, alfabetice, alfanumerice, operaii matematice; texte; documente grafice - figuri, grafice, scheme, fotografii; secvene video - filmate cu camere de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator; secvene audio nregistrate clasic sau digital sau generate de calculator. c. dup suportul utilizat suporturi magnetice; suporturi cu citire optic; suporturi opace; suporturi transparente. Modaliti de introducere a informaiilor n sistem: manual de la tastatur, sau prin scanare; prin transfer n reea de la alte calculatoare, sisteme multimedia. Funciile unui sistem informatic Memorarea i regsirea informaiilor Un sistem informatic poate fi apreciat prin capacitatea de stocare a informaiilor i prin viteza de regsire a datelor. Modaliti de stocare:
Pagina 48 din 81
memoria intern; memoria extern; arhiva electronic. Directiile de utilizare ale informaiilor stocate: consultare local; oferirea de informaii unor solicitani locali; comunicarea prin reele de calculatoare.
Prelucrarea informaiilor Cuprinde: conversia informaiei n vederea prelucrrii din form analogic n form digital i invers; copierea informaiei pe acelai tip de suport; transferarea informaiei de pe un suport pe altul; actualizarea permanent a bazelor de date; efectuarea de operaii; analiza, compararea i sinteza rezultatelor; Ieirea Presupune: stabilirea categoriilor de informaii stabilite a fi transferate; precizarea coninutului efectiv al informaiilor respective; stabilirea celui mai potrivit tip de suport; alegerea formei digitale sau analogice; precizarea destinatarului i a mijlocului de comunicare. 4. Comanda i controlul - Asigur dirijarea i reglarea ntregului sistem, optimizarea alocrii resurselor privind echipamentul, memoria intern, baza de programe, procesele de intrare, prelucrare i iesire a informaiilor. Birotica n sprijinul activitii de secretariat
Pagina 49 din 81
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu nevoile de comunicare i de prelucrare automat a datelor i care are ca scop creterea productivitii i a calitii muncii de birou. Conceptul de biotic a aprut n SUA la nceputul anilor 70 n cadrul expresiei office automation ca echivalent al su. n francez echivalentul era automation du tertiare. Automatizarea implic aplicaia plnuit a instrumentelor de manipulare a informaiei i a metodelor de mbuntire a productivitii umane n operaiile birotice. Dei manipularea informiei de ctre lucrtorii biroticii este scopul acestei noi tehnologii, alte aspecte ale biroului vor fi afectate. Acestea includ factori cum ar fi: organizarea funciilor i liniilor de raportare, instruire pentru noile metode, ergonomia, tiparele de cltorie, locaia fiecrei ramuri birotice, orele de munc, moralul angajailor i clasificrile sarcinilor de lucru. Birotica a schimbat echipamentul i obiceiurile de lucru ale utilizatorilor finali de astzi i a grupurilor de lucru. S-au fcut investiii n staii de lucru computerizate, legate n reea i n alte echipamente automatizate. Metodele tradiionale birotice au fcut loc colaborrii electronice i reelelor de comunicaii, procesrii textelor, a imaginilor i a altor tehnologii informaionale. Birotica vzut ca sistem informaional Din punct de vedere informaional, birotica aparine categoriei sistemelor informaionale. Organizaia tipic se sprijin pe dou categorii de sisteme informaionale: operaionale i de sprijinire a conducerii.
EIS DSS
SICO
SIPT
Pagina 50 din 81
Fig Nr.3.1 Reprezentarea piramidal extins a sistemelor informaionale ncadrarea biroticii n una din aceste categorii rmne discutabil pentru c autori ca OBrien James, Alter Steven ncadreaz birotica la nivelul operaional ntruct aceasta sprijin operaiile de rutin, repetitive i are ca obiect integrarea noilor tehnologii informaionale pentru creterea nivelului comunicaional. Oponenii acestei teorii, consider c birotica este situat att la nivel strategic ct i la nivel tactic. Pentru a nelege acest lucru, relevant este exemplul echipelor de manageri ce lucreaz la proiecte cu ajutorul sistemelor de sprijinire a grupurilor de lucru, cu tehnologiile lor specifice, n vederea atingerii obiectivelor de la nivel tactic sau strategic. Noile tehnologii informaionale vin n sprijinul acestei opinii. Rolul sistemului informaional birotic Rolul sistemului informaional birotic se poate concretiza n urmtoarele direcii: Sprijinul muncii de birou generale Un sistem informaional birotic faciliteaz sarcinile de procesare zilnic a informaiilor de birouri i organizaii. Aceste sisteme includ o varietate larg de instrumente ncluznd spredsheet-uri, procesoare de texte i pachete de prezentare. Dei telefonul, e-mail-ul, v-mail-ul i faxul pot fi incluse n aceast categorie, tratarea acestora, ca sisteme de comunicaie trebuie fcut separat. O important extensie a sistemului informaional birotic i a sistemelor de comunicaie este tehnologia Groupware. SIB ajut oamenii s execute pstrarea nregistrrilor referitoare la personal, scrierea i calcularea eficient a sarcinilor de lucru. Dintre toate tipurile de sisteme, SIB i sitemele de comunicaie sunt cele mai cunoscute. Instrumentele grupate in interiorul SIB includ: Foi de calcul tabelar o metod eficient pentru executarea calculelor ce pot fi vizualizate n termenii celulelor acestora. Dei programele de foi de calcul sunt foarte cunoscute azi, primul a fost Visicalc ce a ajutat la creterea cererii pentru microcalculatoare n anii 70; Sitemele de procesare a textului i a imaginii- stocheaz, revizuiesc i imprim documente ce conin date de tip text sau imagini;
Pagina 51 din 81
Pachete de prezentare ajut mangerii s dezvolte prezentri independent. Aceste produse convertesc schiele generale n pagini imprimate coninnd titluri spaiate potrivite i subtitluri. Sistemle de gestiune a bazelor de date personale i sistemelor de lucru a notelor ajut la inerea evidenei personale. Aplicaii tipice includ o carte de eviden a ntlnirilor i calendar, o list a prioritilor i un notepad. SIB sunt utlilizate n scopuri de productivitate a personalului. n cazul n care munca e nestructurat i utilizatorii pot utiliza instrumentele dup dorin. Structura unui sistem birotic n scopul delimitrii componentelor birotice vom folosi opiniile autorilor James OBrien i Alter Steven Autor James OBrien Componentelor sistemului informaional birotic Sitemele de procesare electronic: au transformat biroul de azi ntr-o editur modern cu ajutorul procesoarelor de texte, desktop publishingului i a sitemelor de procesare a imaginii; Sitemele de comunicaii electronice: e-mail, v-mail, fax etc. Sistemele de prelucrare a imginii includ sistemul multimedia, gestiunea documentelor electronice; Alter Steven Sitemele de gestiune a biroului includ accesorii ale biroului electronic. Sistemul de sprijinire a muncii de birou include unelte pentru crearea i gestionarea documentelor, mprite astfel: Sisteme de procesare a textelor i imaginilor ce creaz, stocheaz, modific i tipresc documente ce conin texte sau combinaii de texte cu imgini i au evaluat de la obinuitele procesoare de texte pn la complicatele desktop publishing; Programele de calcul tabelar furnizeaz informaii numerice ntr-o form accesibil, organizat cu posibiliti multiple: realizare de calcule, reprezentri grafice, organizri n baza de date; Sistemul de organizare a datelor individuale sunt destinate organizrii i evidenei muncii personalului angajat i conin instrumente de tip calendar, agend de lucru, list cu prioriti, incluse n orice versiune
Pagina 52 din 81
Windows; Programe de prezentare ofer nespecialitilor o modalitate facil de tip wizardde a realiza prezentri independent, fr asisten specializat Sisteme de comunicaii electronice; Sistemele de teleconferine presupun utilizarea transmisiei televizat pentru a face posibil ntlnirea unor persoane aflate la distan; Sisteme electronice de transmitere a mesajelor includ: pota electronic, pota vocal, faxul. Dei au fost utilizate iniial ca tehnologii separate, s-a nceput o fuziune a acestora n sensul c s-a nceput combinrea anumitor trsturi caracteristice lor; Siteme de sprijinire a grupurilor de lucru furnizeaz mai multor persoane acces partajat la instrumente de lucru specifice; Tab. Nr.3.1 Componentelor sistemului informaional birotic Aplicaiile biroticii se ncadreaz n trei categorii: 1. Birotica autonom - care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i arhivarea acestora. 2. Birotica de transmisie - care permite schimbul de informaii de la un post de munc la altul, dar fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit, pentru a o transforma dup interesul su. Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice. 3. Birotica de comunicaie - n care receptorul poate asigura toate funciile emitorului. Cuprinde mesageria electronic, intranet i internet. Obiectul muncii de birou l constituie fenomenele i procesele informaionale i decizionale ale unei societi, organizaii. De o importan deosebit se bucur procesul de comunicare al informaiilor i deciziilor. Comunicarea poate fi structurat n : - comunicare oral; - dialog direct; - convorbiri n grupuri; - convorbiri la distan;
Pagina 53 din 81
- comunicare scris; - comunicare informatic. Esena biroticii o constituie introducerea automatizrii n activitatea de birou, implicit n comunicare. Aceasta aduce mai multe avantaje activitii: - cresterea calitii, operativitii i productivitii muncii de birou; - scderea costurilor de producere, prelucrare, stocare i utilizare a informaiilor; - reducerea timpului de operare n procesul informaional i decizional; - creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de regsire a informaiei; - eliminarea sau diminuarea efortului fizic i intelectual. Cutarea i regsirea informaiilor O funcie important pentru munca de birou este stocarea i accesarea informaiilor i asigurarea accesului rapid i usor la informaii. Stocarea informaiilor se face pe diferite tipuri de suporturi: - hrtie; - discuri magnetice; - film. Fiecare dintre aceste suporturi impune spaii i mijloace de pstrare specifice dar toate aceste mijloace trebuie s ndeplineasc anumite condiii: posibilitate de operare simpl i rapid; uor accesibile ca spaiu; dimensiuni potrivite cu dimensiunile materialelor depozitate; posibiliti de extindere; s nu ocupe prea mult spaiu; s pstreze materialele n siguran. Exist dou sisteme de pstrare a documentelor ntr-o organizaie: 1. Pstrarea centralizat: - toate documentele ntr-o singur ncpere; - un funcionar specializat se ocup de ele; - sistem de ndosariere unic pentru toat organizaia; - echipamente bine folosite, gestiune centralizat posibil i computerizat. 2. Pstrare descentralizat (pe departamente):
Pagina 54 din 81
- fiecare departament i pstreaz documentele; - sistemele de clasificare sunt cele mai potrivite cu specificul departamentului, - mai uor accesibil personalului din departament. Sisteme de ndosariere Documentele de hrtie se pstreaz de obicei n dosare, dosare care sunt asezate n diferite tipuri de dulapuri sau rafturi. Tipuri de dosare: - dosarul simplu - o foaie de carton ndoit, documentele nu sunt ataate cu nimic de ea. - dosarul plic, sau mapa - are trei clape de carton care nchid documentele, astfel sunt protejate de pierdere i de praf, pot fi prevzute i cu dou benzi elastice pentru o mai bun nchidere. - dosarul cu in - sistemul de prindere cu lame metelice sau din plastic impune perforarea documentelor pe marginea stnga. Atentie! - nu toate documentele se pot perfora. - dosarul dublu - este format dintr-un dosar cu in i unul plic. - dosarul cu clem - este o copert din carton sau plastic care are n partea superioar o clem. - mape transparente - din material plastic subire, deschise n partea superioar sau lateral, sunt prevzute cu o margine perforat care permite plasarea lor ntr-un dosar cu in. - dosare suspendate - prevzute cu un sistem de agare de raft, de aici documentele se pot scoate fr a scoate dosarul din raft. - dosare cu etichete - o margine pe care se pot face notaii. Dosarele cu un subiect comun, sau doar pentru a fi protejate se pot aseza n bibliorafturi. Dup modul de aezare n rafturi exist dou sisteme de ndosariere: vertical i lateral. Sistemul vertical Documentele sunt aezate n dosare astfel nct pentru a le scoate se face o micare de jos n sus. Numele fiecrui dosar sau coninutul se trec pe muchia de sus a dosarului sau pe o etichet ataat acestei muchii. Dosarele stau n dulapuri cu rafturi. Rafturile sunt prevzute
Pagina 55 din 81
cu ine pe care gliseaz dosarele, (de obicei suspendate). Ideal ar fi ca la nceputul raftului s existe o list cu toate dosarele din raft. Avantajele sistemului sunt: o bun protecie a dosarelor, documentele sunt aezate compact. Dezavantajele: echipament mai scump, necesit spaiu suplimentar pentru deschiderea sertarelor. Sistemul lateral Dosarele se aeaz unul lng altul n raft, precum crile. Se eticheteaz pe marginea din afar. Avantaje: ocup puin spaiu, se poate construi pe nlime, se poate extinde uor, foarte accesibil. Dezavantaje: protecie mai proast (praf, ap). Formulare pentru ndosariere Fia de mprumut - este formularul care se pune n locul unui document sau dosar scos din raft. Aceasta fi cuprinde: numrul sau numele dosarului sau documentului, numele celui care a primit documentul, departamentul la care lucreaz, data cnd s-a scos documentul, data la care trebuie returnat. Ideal ar fi s punei fia ntr-o map transparent care va servi i ca suport pentru alte documente ce alimenteaz ntre timp dosarul respectiv, permind i observarea dintr-o privire a dosarelor absente. Fia de referire la alte dosare - se folosete atunci cnd un dosar poate fi cunoscut i sub alte nume sau se refer la mai multe probleme. n dosar sau n seciunea n care ar putea fi al doilea titlu (domeniu) se plaseaz o fi de tipul: Pentru informaii despre .... Vezi dosarul ..... Semntura ..... data..... Clasarea i arhivarea documentelor cu ajutorul instrumentelor de birotic
Pagina 56 din 81
Dac vei lucra ntr-o firm veche vei gsi deja sisteme de inere a evidenei documentelor. Va trebui s le nvai i s le aplicai corect. Trebuie s v adaptai rapid. Dac vei fi prima secretar a unei firme noi va trebui s realizai dv. aceste sisteme. Cteva sfaturi generale: documentele se pstreaz cel mai frecvent n dosare de ncopciat i bibliorafturi; se mai pot folosi mape de plastic, cutii de carton, de obicei de format A4. pentru o bun eficien n sortare, ndosariere, clasare este bine s avei mereu la ndemna: dosare sau mape de plastic de diferite tipuri i culori, cutii de carton sau de plastic gen rafturi, perforator, capsator, agrafe de birou, de diferite forme i dimensiuni, bolduri, benzi de carton pentru desprirea documentelor n cutii sau dosare, etichete, band adeziv, hrtie de ambalat, sfoar. nainte de a clasa un document asigurai-v c a fost examinat i aprobat pentru clasare de superiorul dv. sortai i grupai documentele nainte de clasare; scoatei agrafele i boldurile, eventual capsai; verificai dac ai pus actele n dosarul corect, asezai actele cu grij n dosar fr s le mototolii sau ndoii, ele trebuie s arate bine i la viitoare consultri; n fiecare dosar asezai documentele n ordine cronologic cu cele mai noi documente deasupra; pstrai-v dosarele la zi, nu lsai la sfritul programului documente neclasate, nendosariate pe birou; reinei i notai dac un document trebuie scos dintr-un dosar, unde a fost pus sau cui a fost dat i pn cnd. Putei chiar s facei mici fie pe care s le punei n dosar n locul documentului pe care s notai la ce se referea, cnd a fost scos, de ce, cui a fost dat i pn cnd; eliminai hrtiile care nu mai sunt necesare: ciorne, notie pe care le-ai rezolvat. Nu v umplei biroul de hrtii. Nu aruncai nici o hrtie pn nu o citii cu atenie. dac avei un dulap cu documente inei-l ncuiat. Clasarea cronologic Documentele sunt aranjate n ordinea n care au fost nregistrate la intrare sau la ieire, exemplul clasic fiind registrul de intrri i ieiri. De obicei se aplic la un numr mic
Pagina 57 din 81
de documente de exemplu n acelai dosar documentele se aeaz n ordine cronologic, sau corespondena se pstreaz n ordine cronologic. Avantaje: - se pot localiza cu uurin documentele curente; - documentele la care s-a lucrat n acelai timp pe o anumit tem sunt grupate. Dezavantaje: - scrisorile primite i rpunsurile la ele sunt desprite; - nu grupeaz documentele n funcie de coninutul lor.
Clasarea alfabetic Presupune clasarea documentelor n ordine alfabetic de la a la z. Sistemul este cel al crilor de telefon sau al dicionarelor. Reguli de clasare: - n cazul numelor de persoane: numele se aeaz naintea prenumelui; ordinea numelor se face n funcie de fiecare liter din cuvnt, n cazul iniialelor identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic se claseaz dup a treia, .a. - dac numele este identic clasarea se face n ordinea iniialelor prenumelor; - numele fr iniial precede numele cu iniial; - numele compuse din iniiale desprite cu puncte preced numele obinuite; - dac numele este compus din mai multe nume desprite prin cratim IonescuGalai se ia n considerare primul nume. - dac numele ncepe cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia n considerare. - numele gen O'Malley, sau McDonalds se clasific ca un singur nume la O sau la M. - n cazul numelor de instituii: - se folosete un cuvnt reprezentativ "cuvntul director" de exemplu: S.C. Rulmentul este Rulmentul, Prefectura Prahova este Prahova; - dac o firm are mai multe nume pentru clasare se folosete primul. Evidena se ine de obicei pe repertoare, dar se pot folosi i fie sau bibliorafturi. ntre grupele de dosare se poate pune cartona la nceperea unei noi litere. Se folosete la evidena fielor de personal, a furnizorilor, contractelor, cursanilor, etc.
Pagina 58 din 81
Avantaje: - documentele sunt grupate dup coninut, cele care se refer la o anumit firm de ex; - indexarea nu este necesar; - este o metod simpl. Dezavantaje: - este dificil gsirea unui document n cazul mai multor dosare la aceeai liter sau tem; - se pot aeza greit documentele n dosare cu denumiri asemntoare sau apropiate. Variante ale clasrii alfabetice sunt cea pe subiect sau cea geografic. Clasarea numeric Fiecrui corespondent i se atribuie un numr, la fel fiecrui departament sau angajat. Se completeaz o fi cu numele corespondentului i numrul atribuit.Aceste fie pot s cuprind mai multe date despre corespondentul respectiv. Se pstreaz ntr-un sertar separat sau ntr-o cartotec. Avantaje: - permite localizarea rapid a documentului numai la vederea numrului de nregistrare; - permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari; - numrul dosarului poate fi folosit n scrisori, se poate extinde orict. Dezavantaje: - trebuie s v stabilii o codificare clar i s o respectai cu strictee; - poate fi greoaie trimiterea la indexul anterior clasrii. Clasarea zecimal universal Pentru fiecare firm se stabilesc zece compartimente numerotate de la 0 la 9. n cadrul fiecrui compartiment se pot stabili subdiviziuni i apoi diviziuni ale acestora. De exemplu la o firm mic de producie putem avea: 0 - direcia; 1 contabilitatea; 2 aprovizionarea; 3 - atelier producie detergeni;
Pagina 59 din 81
4 - atelier producie pigmeni; 5 - atelier ambalat producie proprie; 6 - atelier ambalat producie extern; 7 - serviciu desfacere; 8 - serviciu de ntreinere i administraie; 9 - serviciu personal. Apoi n cadrul aprovizionrii: 2.1.- aprovizionare cu materii prime, 2.2.- aprovizionare cu ambalaje, 2.3.- aprovizionare cu piese de schimb, 2.4.- aprovizionare cu combustibil. n cadrul aprovizionrii cu materii prime: 2.1.1 - materii prime pentru detergeni, 2.1.2 - materii prime pentru pigmeni, 2.1.3. - materii prime din producie extern, .a. Bineneles c trebuie s stabilii o mprire pe care s o respectai. Orice domeniu se preteaz unei astfel de mpriri . Clasarea alfanumeric Combin ordonarea alfabetic cu cea zecimal. De exemplu: C6 poate s nsemne dosarul 6 din biblioraftul C (Clieni), P2 - dosarul 2 din biblioraftul P (publicitate), .a. Putei s concepei i s aplicai multe alte variante de clasificare. Important este s fii consecvent n folosirea lor i s avei un repertoar sau un registru n care s notai fiecare document cu adresa lui. Arhivarea documentelor. Probleme generale n legtur direct cu pstrarea documentelor este i arhivarea acestora. Se poate spune, pe drept cuvnt, c arhivele constituie memoria unei instituii sau chiar a unei naiuni. Importana unei arhivri corecte este relevat de posibilitatea gsirii unor documente necesare chiar dup perioade ndelungate de timp. Ea constituie o problem de stat, reglementat prin acte normative. Toate organele administraiei publice, conductorii unei
Pagina 60 din 81
institutii, ntreprinderi, patronii societilor comercilae au obligaii prin lege s se asigure pstrarea i arhivarea corect a documentelor. La nivelul rii fiineaz Fondul arhivistic naional. Sub incidena acestui for intr urmtoarele documente: corespondena oficial i particular, lucrri tiinifice, literare i artistice, planuri, hri, filme, diapozitive, plci fotografice, nregistrri audio i video, jurnale, afie, schie, desene, proiecte, tampile, sigilii, dischete de calculator, copact discuri, avnd caracter istoric i de documentare. Instrumentul principal al activitii de conducere a activitii arhivistice, l constitue, Indicatorul termenelor de pstrare a documentelor elaborate de organele centrale. Pe aceast baz, fiecare unitate ntocmete Nomenclatorul dosarelor. Pentru evidena documentelor de arhiv se folosete Registrul de eviden curent. Reguli de arhivare Din literatura de specialitate se desprind urmtoarele reguli cu privire la organizarea i funcionarea unei arhive: avem n vedere o arhiv dintr-o instituie mare, dar respectivele reguli sunt valabile, cu adaptrile corespunztoare, i la arhivele din uniti mici i mijlocii. Scoaterea documentelor din arhiv se face numai dac s-a fcut selecionarea i nlturarea celor nefolositoare, degradate, deteriorate fr posibilitatea de recondiionare, documente lips, documente transferate la alte arhive; Exist obligaia din partea arhivarului de a face cte un proces verbal pentru fiecare din cazurile semnalate. Aceste procese verbale vor fi aduse la dispoziia conducerii pentru aprobare dup care se solicit confirmarea Direciei generale a arhivelor statului sau filialelor sale. Periodic se va realiza selecionarea documentelor n vederea stabilirii celor ce se pstreaz permanent, pe baza Nomenclatorului de termene, eliminndu-se documentele cu termen expirat sau fr importan. Operaia de selecionare se realizeaz de ctre o comisie numit de conducerea unitii. n vederea selecionrii documentelor se impun urmtoarele cerine: - este nevoie de document n prezent; - n ce msur a fost de folos n perioada anterioar; - n ce msur va mai fi de folos n viitor; - dac n caz de ditrugere se mai poate procura de undeva; - dac exist motive de ordin juridic sau administrativ care s impun pstrarea. Legea stabilete obligativitatea pstrrii documentelor precum i a asigurrii lor mpotriva
Pagina 61 din 81
degradrii, distrugerii sau sustragerii. Pentru pstrarea documnetelor se amenjeaz depozite construite special pentru arhiv sau alte ncperi adecvate. Dup selecionarea la termenele stabilite prin actele normative unitatea are obligaia s depun, dup caz, la Direcia general a arhivelor statului sau la filialele sale, documentele scrise, tiprite, fotografiile, sigiliile, tampilele prevzute a fi predate; Utilizarea documentelor din arhiva unitilor i gsesc expresia n mai multe sensuri cum ar fi: lucrri administrative, cercetare tiinific, informare, documentare, activiti culturale, editarea unor publicaii, eliberarea de copii dup diverse documente, extrase i certificate, realizarea de monografii sau n alte scopuri similare; Consultarea unor documente naintea termenului legal de la creare este posibil numai n cazuri bine justificate i cu aprobarea conducerii unitii, n baza prevederilor legale. n cazuri motivate, documentele se pot mprumuta, cu aprobarea conducerii unitii i pe baza unui proces verbal de primire predare avizat de conducere; Legea stipuleaz, de asemenea, obligaia agenilor economici, instituiilor i organizaiilor de a elibera petentului copii i extrase dup documentele pe care le dein n cazul n care documnetele se refer la situaii i drepturi privind pe solicitant cum ar fi: vechimea n munc, situaia studiilor, a veniturilor, drepturile patrimoniale etc.; Certificatele vor cuprinde obligatoriu: denumirea documentului pe baza cruia a fost ntocmit, data eliberrii. Copiile i extrasele se certific sau se legalizeaz de ctre conducerea unitii care le elibereaz. Copiile i extrasele de pe documentele aflate n arhive au aceeai valabilitate ca i originalele. Actele originale-diplome, certificate de natere, certificate de studii, actele de stare civil se restituie titularilor sub semntur, reinndu-se doar o copie autentificat de eful arhivei. Evidena altor materiale, fotografice sau pentru tehnica de calcul, se in n registre separate. Prin documente fonice i video se neleg nregistrile, indiferent de modul de execuie sau de natura suportului de informaie. Termene de pstrare a documentelor Toate documentele se pstreaz conform unui indicator de termene de pstrare confirmat de direcia general a arhivelor statului sau de filialele sale astfel: Documetele contabile nelimitat;
Pagina 62 din 81
Documete juridice (nchirieri, mprumuturi, ipoteci); Documete juridice contracte, OP plata impozitelor, patente, drepturi de copyright, contracte de munc, dosare de pensionare nelimitat; Coresponden comercial 8 ani; Coresponden privind producia 9 ani; Coresponden juridic sau social nelimitat; Polie de asigurare 4 ani de la data expirrii; Rapoarte privind accidentele de munc sau incendiile 8 ani; Documete de personal 3 ani; Documete de transport 4 ani. nregistrarea pe microfilme nregistrarea documentelor pe microfilme nltur necesitatea meninerii dosarelor aglomerate cu hrtii. Microfilmele sunt folosite pentru nregistraea documentelor de afaceri, a documentelor juridice, desenelor, ziarelor, revistelor. Reducndu-li-se mult dimensiunile, acestea necesit spaiu de depozitare mai mic i pot fi gsite mai uor. Coninutul microfilmelor poate fi vizualizat pe monitor. Un dispozitiv de extragere a microfilmelor are posibilitatea s comunice direct cu un computer sau cu orice aparat electronic din birou, n afara de capacitatea sa de vizulalizare a microfilmelor. Computerul nregistreaz exact locul unde se afl documentul surs i l acceseaz imediat, ca i pe alte date necesare. Se pot folosi urmtoarele tipuri de microfilme: Rolfilm: este foarte des folosit pentru nregistrarea documetelor de arhiv ce nu necesit adugiri; casete cu pelicul fotografic: acestea conin tot un rolfilm dar este mai uor de manevrat pentru c banda fotografic st rulat n caset i este complet protejat; microfie: sunt coli de microfilm cu rnduri de imagini potrivite pentru un mare numr de nregistrri ce nu necesit actualizare 400 formate A4 pot fi ncarcate pe o microfi de dimensiuni 6 ori 4; mape de plastic: un sistem de foi volante cu anuri orizontale pentru prinderea benzilor pe film, ideal pentru aplicaii ce necesit actualizri periodice; dizpozitiv de ieire de la calculator pe microfilm: datele sunt transferate direct din calculator pe microfilm cu o vitez de 120 000 caractere pe secund. Avantajele folosirii acestui sistem sunt urmtoarele:
Pagina 63 din 81
Economisete spaiu i reduce greutatea, pentru c dosarele pline cu hrtii se reduce la filme. De exemplu, coninutul unui dulap vertical cu patru sertare poate fi condesat pe patru role de microfilm, putndu-se stoca pn la 120 000 de pagini format A4 pe o singur rol de microfilm. Documentele pot fi expediate cu taxe potale mai mici. Riscul de a pierde nregistrrile sau de a ncurca ntre ele informaiile este foarte mic. Filmul este mult mai durabil dect hrtia. Imaginea filmat poate fi marit pe hrtie, aceasta asigurnd obinerea de copii clare ntr-un timp foarte scurt. Accesarea unui document este rapid, pentru c este mai usor s gseti o seciune dintr-un film dect s caui prin dosare. Informaiile sunt n siguran pe microfilm dar, pentru acte juridice, o dat cu documentul, trebuie microfilmat i certificatul de autenticitate. Aceste avantaje trebuie ns comparate cu costul echipamentului i al instalrii, cu timpul necesar pentru microfilmarea i indexarea documentelor i cu inconvenientul de a trebui folosit un terminal de vizualizare de fiecare dat cnd e necesar documentul. Stocarea i extragerea datelor utiliznd computerul Att timp ct hrtia continu s fie principalul mijloc de transmitere a informaiilor, se vor folosi nc metodele de ndosariere clasice i de depozitare n dulapuri. Cu toate acestea, sistemele computerizate, care sunt mult mai rapide i ocup mai puin spaiu, reduce gradat necesitatea folosirii dosarelor de hrtie, nlocuindu-le cu discuri, casete i microfilme. n orice instituie exist persoane care la un moment dat au nevoie de o anumit informaie. Nu de puine ori, accesul la informaia potrivi, la momentul i locul potrivit creaz avantaje competitive unei instituii sau societi, concretizate n bani cheltuii eficient sau profit. Indiferent de domeniul de activitate, majoritatea informaiilor rezid n documente precum faxuri, contracte, coresponden interioar i exterioar, brosuri, documente cu caracter legal contabil, documente n format electronic etc. Mai mult, avnd n vedere continua dezvoltare a reelei Internet i reelelor Intranet se simte o nevoie strategic de a proteja i face n mod continuu disponibile informaiile deinute pentru angajai, clieni sau parteneri ai instituiei la un cost minimal. Fr abilitatea de a stoca i utiliza n mod eficient i
Pagina 64 din 81
a administra aceste date, exist posibilitatea apariiei blocajelor n activitatea de zi cu zi a unei instituii datorit fluxului neperformant de date.
] Fig.Nr. 3.2 Procentajul regsirii cunotinelor Astzi, GED-ul a devenit o component important a sistemelor informaionale ale firmelor n care ea introduce funcii de gestiune sau de prelucrare a documentelor vii, menite s secondeze aplicaiile i programele birotice. n acest nou context, utilizatorul este i productor i consumator de informaii, modelarea sistemului informaional nefiind posibil a fi efectuat dect de ctre organizaia care a produs sistemul. Dar ce este GED-ul? Definiia data de APROGED noiunii de Gestiune Electronic a Documentelor este: Ansamblul de instrumente i tehnici ce permit dematerializarea, clasarea, gestionarea i stocarea documentelor pornind de la aplicaii informatice n cadrul normal de desfurare al activitii ntr-o ntreprindere. Care poate fi n sinteza problematica unui GED: Arhivare; Gestiunea resurselor de documentare (identificare, folosire automat indiferent de format, dicionar, indexare, cutare); Gestiunea circulaiei documentelor (workflow); Cautarea informatiei; Indexarea informaiei pentru a o clasa i a o regsi ulterior; Restituirea informaiei; Integritatea i fidelitatea informaiei. Dac avei muni de informaii i dorii ca acestea s fie regrupate pe un suport informatic pentru a permite, pe de o parte, ocuparea a ct mai putin spaiu (comparativ cu
Pagina 65 din 81
suportul de hrtie), iar pe de alt parte accesibilitate mrit a acestora (att acces rapid ct i partajarea datelor), este cert c avei nevoie de un sistem GED. Un astfel de sistem permite automatizarea a numeroase operaii i n plus fluidific informaia. Funcia de fluidificare este important ntruct permite reducerea important a timpului ce trece ntre momentul apariiei informaiei i cel al prelucrrii ei. Gestiunea electronic a documentelor corespunde unei schimbri la nivelul: tehnologiei; al posturilor de lucru; al comportamentului personalului. Bazat pe circuitul documentelor de hrtie unde informaia reprezint putere i duplicarea este instrumentul de baz n asigurarea comunicrii, GED-ul a devenit o condiie obligatorie pentru firmele ce doresc s-i minimizeze costurile de gestiune, s-i conserve volume imense de informaii, s accelereze consultarea i transmiterea informaiilor i s asigure n plus confidenialitatea i prin aceasta eficacitatea i rentabilitatea firmei. n consecin GED-ul sau GEID-ul reprezint: Gestiune = definirea regulilor i a metodelor de utilizare i de gestiune a fluxurilor de informaii; Electronic = aceasta implic ca informaia s fie dematerializat i accesibil prelucrrii cu ajutorul calculatorului; Informaie = se consider c informaia este un suport al cunoaterii indiferent de forma sau suportul pe care se afl; Documente = suportul care conine informaia. Putem deci aprecia ca GED-ul cuprinde ansamblul sistemelor logice i materiale destinate s asigure organizarea, gestiunea i distribuia, sub form electronic, a informaiilor existente, n cadrul unor soluii integrate la nivel de ntreprinderi i de administraie. Aplicatiile GED se mpart n cinci mari categorii: GED-ul Birotic; GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk); GED-ul Documentar; GED-ul Tehnic. GED-ul Administrativ; GED-ul Birotic
Pagina 66 din 81
Este ilustrat n special prin produsele firmelor Lotus i Microsoft. Aceste produse sunt n concordan cu platformele birotice clasice, care se doresc din ce n ce mai comunicante n cadrul conceptului de lucru n echip (groupware). Instrumentele GED-ul Birotic, din care cel mai reprezentativ este Lotus Notes, permit manipularea documentelor n formatul lor de origine (Word, Excel), centralizarea clasrii lor pe unul sau mai multe servere, schimbul de documente prin mesageria electronic etc. Deseori, integreaz i funcii de distribuie, copiere, agend electronic. GED-ul COLD (Computer Output on Laser Disk) Termenul de COLD, care este acronimul pentru Computer Output on Laser Disk, este utilizat n referin cu aplicaiile de tip COM (Computer Output on Microfilm), fiind o tehnic care se substituie micrografiei i permite stocarea sau arhivarea pe discuri optice numerice. Acest tip de aplicaie, denumit i Arhivare electronic n anii `80, este fr ndoial prima aplicaie a Gestiunii Electronice a Documentelor. Ea permite stocarea i indexarea automat a ansamblului de documente generat de aplicaiile de gestiune i destinat imprimrii. Principiul const n recuperarea fiierului trimis spre imprimare (spool), descompunerea lui dup o logic definit prin parametri i extragerea criteriilor i valorilor necesare indexrii. Documentele vizate sunt: cele ce atest situaia contabil, facturile, statele de plat, extrasele de cont etc. Probleme actuale ce contureaz nevoia i beneficiile oferite de conversia digital a datelor sau documentelor i arhiva electronic: SIGURANA DATELOR / DOCUMENTELOR: PERFORMANA ACCESULUI / CONSULTRII DOCUMENTELOR: COSTUL COPIERII N CADRUL PROCESULUI DE DOCUMENTARE: TIMPUL/COSTUL/PERFORMANA PRELURII ANUMITOR DATE DIN FORMULARE IN BAZE DE DATE RELAIONALE; RECUPERAREA INVESTIIEI PRIN OFERIREA DE NOI SERVICII Fig. Nr. 3.3 Probleme ale conversiei digitale GED-ul Documentar GED-ul Documentar este direct legat de cutarea documentar, n particular n cadrul aplicaiilor de tip bibliotec , documentaie tiinific, eventual revista
Pagina 67 din 81
de pres. Este inclus accesul la imaginea documentului fizic i accesul la fotografii (aplicaii de tipul fotobibliotec). Acest tip de aplicaie se caracterizeaz n principal prin metode de indexare i de cutare care fac cel mai adesea apel la Thesaurus, text integral (indexare i cutare n text integral), cu operatori de apropiere, cutare dup concepte i uneori mod de interogare n limbaj natural. GED-ul Tehnic Cuprinde toate aplicaiile n care conceptul de Gestiune electronic a documentelor este legat direct de o profesie. Foarte des, acesta se caracterizeaz prin circulaia i folosirea documentelor pentru care formatul este specific unei meserii. Printre aplicaiile din aceast clas, cele mai numeroase sunt cele pentru birourile de studii, pentru gestiunea planurilor sau pentru gestiunea documentaiei tehnice a unui proiect industrial particular. Se asociaz n unele cazuri cu gestiunea nomenclatoarelor i circulaia documentelor structurate de tip SGML. GED-ul Administrativ Aceast clas de aplicaii conine ceea ce n general intitulm Gestiunea Dosarelor Electronice i corespunde clasrii documentelor administrative variate i diverse, cel mai adesea sub form de imagine numerizat. Aici putem regsi facturile furnizorilor, bonurile de comand, corespondena, fax-urile etc. n general, GED-ul Administrativ face parte dintr-o aplicaie global de gestiune i permite utilizatorilor s acceseze rapid imaginile documentelor de care au nevoie, fr a se deplasa sau fr a ncrca biroul de dosare. Adesea, i n mod particular n sectorul teriar al serviciilor, sunt integrate n acest modul i instrumente de comunicare i gestiune a fluxurilor (workflow); acestea permit schimbul de documente n reea, solicitarea de informaii complementare unui coleg, punerea n discuie n cadrul grupului de lucru a unor documente extrase din dosar, validarea unui document printr-o semntur electronic etc Informaiile prelucrate pot fi stocate n urmtoarele feluri: Pe dischete acestea sunt folosite pentru calculatoare personale. Capacitatea lor este de la 40 la 1000 pagini format A4 de informaii. Pe band magnetic - aceasta poate fi prins n caset sau pe rol. Actualizarea este similar procesului utilizat pentru casete obinuite, astfel c materialul actualizat este nregistrat peste informaiile existente. Pe hard disc - hard discul se mai numete i disc Winchester i este capabil s pstreze o mare cantitate de informaii, ex. 100 megabytes (Mb) sau 100 milioane bytes/caractere.
Pagina 68 din 81
Pe discuri optice nregistrarea pe discuri optice folosete tehnologia de scanare cu raze laser. Cele mai multe discuri folosite sunt de tipul scrie o dat, citete de mai multe ori. Tipul Worm folosete discuri de 13, 5 cm sau 30,5 cm care sunt capabile s nregistreze ntre 600 de megabytes i 4 gigabytes de pe un computer. Datele sunt protejate i pot fi accesate rapid de la orice terminal din reeaua de lucru. Documentele procesate n acest fel sunt cele cu care nu se mai lucreaz n mod curent, dar pot fi necesare ntr-o anumit situaie, de aceea trebuie s fie uor i rapid accesibile (de exemplu rapoarte, situaii financiare i coresponden). Sistemul cu discuri optice include un PC, un disc optic, un scanner de nalt rezoluie i o imprimant. Documentele sunt scanate n interiorul sistemului i stocate pe dicul optic. n timpul acestei operaii, se poate verifica acurateea i calitatea imaginii scanate i se pot face modificrile necesare de la tastatura computerului. Fiecare document este indexat de ctre operator. Folosind tastatura, operatorul poate efectua o serie de operaii cum ar fi: s gseasc un document i s-l afieze pe ecran; s fac referiri la mai multe documente simultan i s le compare ntre ele; s obin o copie hard la imprimant; s transmit un document prin fax la un anumit beneficiar. Dac sistemul este legat de reea, datele pot fi accesate i imprimate la mai multe terminale. Sistemul poate fi asemeni legat la un computer existent pentru interaciune cu informaiile ncorporate.
APLICAIE PRACTIC - INREGISTRAREA CORESPONDEEI Corespondena ajunge n locuri i la persoane diferite n cadrul unei organizaii. Din acest motiv este esenial ca att n firmele mari ct i n cele mici s existe un punct unde s se poat obine informaii asupra persoanei la care a ajuns o anumit hrtie, dac s-a rspuns la o scrisoare, dac scrisoarea a fost arhivat. Acest punct este secretara. Orice document care intr sau iese din secretariat trebuie nregistrat. Societile mari au un serviciu de registratur care se ocup de intrri i ieiri. n societile mici, de nregistrri se ocup secretara. Secretara va ine evidena corespondenei. Se folosesc de obicei sisteme jurnal. n acest sens fiecare scrisoare este trecut ntr-un caiet - registru. Exist registru de intrri i registru de ieiri. Se poate combina registrul de intrri cu cel de ieiri, dup cum v voi arta n continuare. Companiile mai moderne, automatizate, au un sistem de fiiere special, precum i microfilme sau sisteme automate de stocare a datelor.
Pagina 69 din 81
Este evident c numai scrisorile i documentele importante se nregistreaz. De obicei, tipriturile i materialele publicitare nu se nregistreaz. Cerei-i noului ef amnunte cu privire la selecionarea corespondenei pentru nregistrare. Sistemul jurnal - registrul de intrri ieiri Un registru de intrri trebuie s cuprind: numrul curent; data; numrul de ieire al expeditorului; numrul de intrare al beneficiarului; la ce se refer; numele expeditorului; cui a fost repartizat; semntura. Nr. crt. Data Nr. ieire expedit 1. 1.01.20 00 or 1999/19 99 Nr. intrare COAL 1./1999 felicitare concuren OBIECT DE LA PENTRU/ REPARTIZA T EF Semntura de primire
Aa poate s arate un cap de registru de intrri sau chiar i un cap de tabel intrri pe calculator. SFAT Folosii un registru chiar dac avei un calculator (e mai greu de distrus dect o baz de date). Folosii un program tip baz de date. Conceptul de baz de date a suferit unele modificri, n semnificaie, de la pariie pn n prezent. Baza de date, aa cum a aprut iniial acest concept, este o colecie organizat de date operaionale, memorat cu redundan minim, necesar uneia sau mai multor aplicaii
Pagina 70 din 81
interdependente. Deci exist o deosebire net ntre baza de date i aplicaiile care acioneaz asupra datelor din baza de date. Odat cu apariia conceptului de obiect i a sintagmei orientare pe obiect, n conceptul de baz de date pot intra att obiectele care conin colecia de date ct i obiecte care conin metode de prelucrare a datelor din colecie. Cu toate acestea definiia iniial pare fi cea mai corect. Prin intermedul ferestrei DataBase (vezi n Fig. Nr. 3.4), specific versiunii 2000 a produsului Acces, se pot crea, modifica, sau activa obiecte ale bazei de date. Ea reprezint interfaa utilizatorului cu baza de date.
Fig. Nr.3.4 Fereastra DataBase Crearea bazei de date n continuare v voi prezenta crearea bazei de date dbp, baz de date care ine evidena corespondenei unei firme. Pentru crearea bazei de date noi urmm paii: Se construiete un Folder unde se dorete nregistrarea bazei de date. Se deschide Microsoft Acces. Se selecteaz New DataBase din meniul File New- Blank DataBase-OK.
Pagina 71 din 81
Apare fereastra File New Database n care specificm folder-ul unde trebuie nregistrat baza de date i i dm acesteia numele dbp. Apare fereastra DataBase n care putem construi obiectele bazei de date.Bazele de date n Acces2 se construiesc, cu obiecte Acces, prin intermediul celor dou motoare (motorul aplicaiei Acces i motorul de gestionare a datelor). Tabelele sunt singurele obiecte care conin date, restul obiectelor conin metode de prelucrare a datelor din tabele. Acces grupeaz obiectele pe care le construiete. Principalele clase de obiecte Acces sunt: Tables; Queries; Forms; Reports Macros Modules Pages 1. Prezentarea tabelelor din baza de date Tabela este obiectul Acces destinat s memoreze i s manevreze date structurate tabelar, adic date organizate n linii (records) i coloane (fields); este singurul tip de obiect Acces care conine date proprii. Prin urmare, prin denumirea de tabel se ascund dou concepte: obiect Acces i structur tabelar de date. Baza de date dbp, dup cum se vede n Fig. Nr. 3.5 conine 4 tabele: Intrari, Iesiri, expeditor i destinatar.
A se vedea Alexandru Teodorescu, Lecii de Acces, Editura Albastr, Cluj-Napoca, 2002, p.45-46
1. 20. vezi Teodorescu Alexandru, Lecii de Acces, Editura Albastr, Cluj-Napoca, 2002 20. Teodorescu Alexandru, Lecii de Acces, Editura Albastr, Cluj-Napoca, 2002, p.46
Pagina 72 din 81
Fig. Nr. 3.5 Tabelele bazei de date dbp n continuare v voi prezenta structura celor 4 tabele. Tabela Intrari conine urmtoarele cmpuri: Numarinreg(cheie primar), de tip Number, Field Size: Long Integer - numr de nregistrare - care este comun att operaiunilor de intrare ct i celor de ieire. Datele se completeaz n continuare pe aceeai linie. La scrisorile iniiale se va trece din oficiu; Datainreg, de tip Data - data nregistrrii ( anul, luna, ziua); Numardoc, de tip Number, Field Size: Long Integer numrul documentului (de ieire de la expeditor) de ex. 55; Datadoc, de tip Data data documentului (de ieire de la expeditor) de ex. 02/06/2003; Numaranexe, de tip Number, Field Size: Long Integer - numrul anexelor - aici se trec toate documentele care sunt eventual anexate (numrul lor); anexele nu sunt tampilate; Numee (cheie secundar), de tip Text, Field Size: 20 - de la cine provine documentul aici se trece denumirea firmei care trimite sau a persoanei cnd este vorba de o persoan fizic; dac este vorba de o scrisoare iniial, se trece din oficiu i, eventual, numele departamentului care o expediaz Continut, de tip Text, Field Size: 20 - coninutul documentului - se trece problema la care se refer documentul, de ex. reclamaie, ofert, comand, cerere de ofert; Repartizat , de tip Text, Field Size: 20 - eventual persoana creia i s-a repartizat spre rezolvare documentul;
Pagina 73 din 81
Tabela expeditor contine i ea de asemenea cmpurile: Numee ( cheie primar), de tip Text, Field Size: 20 - de la cine provine documentul aici se trece denumirea firmei care trimite sau a persoanei cnd este vorba de o persoan fizic; dac este vorba de o scrisoare iniial, se trece din oficiu i, eventual, numele departamentului care o expediaz; Tip, de tip Text, 15, - tipul expeditorului, poate fi societate comercial, sau persoan fizic; Adresa, de tip Memo adresa expeditorului; Functie, de tip Text, 30 - funcia expeditorului; Apoi urmeaz tabela expeditor cu urmtoarele cmpuri: Numed (cheie primar), de tip Text, Field Size:20 numele destinatarului, ctre cine se expediaz documentul, definirea firmei sau persoanei; Tip, de tip Text, Field Size: 15 - tipul destinatarului, poate fi societate comercial, sau persoan fizic; Adresa, de tip Memo adresa destinatarului; Functie, de tip Text, Field Size: 30- funcia destinatarului Ultima tabela este Iesiri ce deine cmpurile: Numariesire (cheie primar), de tip Number, Field Size: Long Integer numrul de ieire al documentului; Indicativ, de tip Text, Field Size: 10 - indicativul dosarului, este un element de clasare-arhivare, care este specific fiecrei organizaii, dup cum vom vorbi n lecia respectiv. De ex. III A.12. unde III poate fi o direcie, A. un serviciu, 12.dosarul n care s-a clasat documentul. eventual i data la care s-a arhivat. Numarinreg (cheie secundar), de tip Number, Field Size: Long Integer - numr de nregistrare a documentului la care se conexeaz ( cel la care se rspunde) - care este comun att operaiunilor de intrare ct i celor de ieire; Dataexped, de tip Data data expedierii - (anul, luna, ziua) se refer la ieiri; Modrezolvare, de tip Text, Field Size: 22 - modul rezolvrii - aici se trece succint felul n care s-a rspuns, rezolvarea reclamaiei, trimiterea unei oferte, trimiterea unui contract, solicitarea unei ntlniri; sau pentru scrisorile iniiale, coninutul documentului;
Pagina 74 din 81
Numed (cheie secundar), de tip Text, Field Size: 30 - ctre cine se expediaz documentul; Mai jos avem dou imagini a coninutului celor 4 tabele; obiectul prin care se expune coninutul poart numele de Foaie de date a tabelei.
Fig. Nr. 3.5 Coninutul tabelelor Intrari i Iesiri
Fig. Nr. 3.6 Coninutul tabelelor expeditor i destinatar

Pagina 75 din 81
Relaii ntre tabele ntre tabelele bazei de date dbp este o relaie numit One-to-Many. Este cea mai frecvent relaie n proiectarea bazelor de date ACCES. ntre cele patru tabele exist o relaie One-to-Many deoarece: o tabel are o cheie primar de care este legat alt tabel; cheia de legtur din tabela primar, este declarat cheie primar; tabela legat are cheie primar dar nu pe cea de legtur (care nici nu poate s fie primar deoarece valorile ei se pot repeta); fiecrei nregistrri din tabela One i corespunde, prin intermediul valorilor cheilor de legtur, 0, 1, sau mai multe nregistrri din tabela Many, n timp ce fiecrei nregistrri din tabela Many i corespunde cel mult o nregistrare din tabela One.
Fig. Nr. 3.6. prezint legturile dintre tabelele bazei de date dbp 2. Query (cerere alt traducere ar fi interogare) Cererea este obiectul Acces prin care se poate obine: rspunsul, sub form tabelar, a unei ntrebri puse bazei de date; actualizarea unei tabele aparinnd bazei de date (modificri de date, adugri sau tergeri de nregistrri);
Pagina 76 din 81
sursa de date (dintr-o tabel sau mai multe) pentru un obiect de tip Form sau Raport Baza de date dbp are, ca obiecte de date, tabelele: Intrari, Iesiri, expeditor si destinatar, legate ntre ele prin cmpurile Numee, Numarinreg i Numed. Tabele Intrari i Iesiri conin informaii despre documentele care intr i ies din unitate, iar tabelele expeditor si destinatar dein informaii cu privire la proveninea ocumentelor Fig. Nr. 3.7 prezint interogrile baze de date
Fig. Nr. 3.7 Interogri Cerei de selecie dup cmpuri Doresc s obin o afiare a destinatarilor sortati dup funcie i n cadrul aceleiai funcii, dup nume ns ordinea de afiare s fie mai nti numele i apoi funcia. Soluia propus este n Fig. Nr. 3.8 .
Fig. Nr. 3.8 Sortare

Pagina 77 din 81
Fig. Nr. 3.9 Sortare (Design View) Echivalentul SQL: SELECT destinatar.Numed, destinatar.Tip, destinatar.Adresa FROM destinatar ORDER BY destinatar.Numed, destinatar.Functie DESC; Cerei de selecie folosind funcii de agregare n Fig. Nr. 3.10., 3.11, sunt prezentate cereri de selecie QAgrlSal n care sunt utilizate funciile de agregare: Max, Min, Count.
Pagina 78 din 81
Fig. Nr. 3.10 Funcia de agregare Max Se dorete obinerea ultimei date de nregistrare a unui document.
Fig. Nr. 3.11 Rezulatul Interogrii Echivalentul SQL: SELECT Max(Intrari.Datainreg) AS [MaxOfData Inregistrarii] FROM Intrari; Penrtu a afla prima data a expedierii unui document avem echivalentul SQL: SELECT Min(Iesiri.Dataexped) AS [MinOfDataExpedierii] FROM Iesiri; Pentru a afla care este numrul de anexe aplicm funcia Count astfel: SELECT Count(Intrari.Numaranexe) AS [CountofAnexe]
Pagina 79 din 81
FROM Intrari;
Concluzii n munca de birou s-au introdus n ultima vreme noi thnologii de prelucrare a textelor, de distribuire i transmitere a informaiei care au operat modificri de esen n ceea ce privete coninutul profesiunii de funcionar secretar, atitudinile mentalitile i percepiile ce decurg din noul su statut. Secretara modern este o persoan educat i educabil, care are capacitatea de a comunica cu oamenii, de a-i ajuta i, n general, de a-i organiza i controla propria munc, contribuie i carier. Pentru a fi competent, secretara trebuie s dispun de cunoaterea limbii romne i a 1-2 limbi strine, de stpnirea lucrului pe calculator i a muncii de birou, de capacitatea de comunicare, de a-i nelege i ajuta semenii de rigurozitate i disciplin interioar, de capacitatea de a lucra prcis i rapid, de ncredere n propriile iniiative, de simul rspunderii, de discreie i loialitate, de punctualitate, de flexibilitate, de spirit de echip i de un nalt respect al ierarhiilor. n general, secretara trebuie s duc la mplinire anumite sarcini tipice, dar nu oricum, ci cu maxim eficien: Deschide i sorteaz corespondena; D curs corespondenei de rutin Scrie dup dictare; Expediaz corespondena; Claseaz documente; Rspunde la telefon: preia mesaje, rezolv probleme curente, asigur c ce ce telefoneaz, vorbete cu persoana cea potrivit, i protejeaz eful de convorbiri nedorite; Se ngrijete de oaspei; Are n pstrare agenda de lucru; Organizeaz ntlniri; Organizeaz cltorii; ntocmete i pstreaz o bibliotec de informii utile; n ncercarea de a o defini secretara este personajul reprezentativ pentru era informaiei i comunicrii; fiind cronicara evenimentelor instituiei sale sau autoarea unor anale nepublicate, ea reprezint pilonul: dac ea pleac, organizia dispare sau st pe loc.
Pagina 80 din 81
Pagina 81 din 81

Despre Secretariat

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Despre Secretariat

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Aspecte generale legate de birotica si organizarea activitatii de secretariat

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

ATRIBUII SARCINI Fig. Nr.1.1 Executarea atribuiilor Vom avea:

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Loialitate Politee Precizie Punctualitate CALITI Iniiativ Acuratee

Operativitate Autocontrol Discreie Discernmnt Inteligen Meticulozitate Atenie Cultura profesional-tiinific

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vezi subcapitolul - Instrumente pentru organizarea i evidena muncii de secretariat, pg.29

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Fig. Nr. 2.1 Autoritatea ierarhic a secretariatului Forme de organizare a secretariatului

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

cunoscut nainte i ca Yahoo Pager, este un

comunica cu ei prin trimiterea de mesaje.

. Programul poate deasemenea avertiza

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.