Tema 1: Concepția și deontologia profesiei de asistent-manager

1. Considerații generale privind evoluția meseriei de secretar

2. Descrierea și evaluarea funcției de asistent - manager
3. Calități și aptitudini ale personalului de secretariat
1. Consideraţii generale privind evoluţia meseriei de secretar

O abordare evolutivă a meseriei de secretar nu se poate realiza decât în contextul evoluţiei

istorice a managementului şi a mijloacelor de comunicaţie. Încă din fazele de început, în practicarea
acestei meserii, descoperim trei coordonate esenţiale care i-au marcat funcţionarea până astăzi:
ˇ meseria de secretar a apărut şi a funcţionat întotdeauna pe lângă factorii de decizie ai vieţii
economico- sociale;
ˇ tratarea informaţiei scrise, a stat la baza acestei activităţi şi,
ˇ confidenţialitatea, a constituit o cerinţă esenţială sub aspect deontologic.
Coordonata confidenţialităţii este sugerată chiar de termenul „secretar”(ă), provenind din latinescul
„secretum” (secret, taină) şi desemnând o persoană care ştie şi păstrează secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar precedă – în timp istoric, apariţia denumirii sale. Dacă ţinem
cont de faptul că primele forme ale scrierii au apărut din necesităţile administraţiei de stat de a emite
dispoziţii, de a da ordine şi a administra bunuri, putem lega apariţia acestei meserii de casta scribilor,
secretarii autorităţilor, consideraţi a constitui prima celulă a birocraţiei, în Orientul antic.
În special, în perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializaţi în
comunicarea scrisa.
Problema confidenţialităţii se punea, la vremea respectivă, numai pe cale orală, fiind extrem de rare
persoanele care ştiau să citească.
Aşa se explică şi practica unor autorităţi de a tăia limba scribilor, spre a se asigura de păstrarea
secretului profesional.
Termenul grammatikos, denumind în limba greacă şi profesia de “secretar”, poate fi considerat cel mai
sugestiv, în ceea ce priveşte posibilităţile asocierii acestei meserii cu începuturile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul şi prin evoluţia mijloacelor de comunicaţie, se
conturează alte coordonate funcţionale ale acestei profesii.
Trebuie să precizăm, însă, că din punct de vedere istoric, această meserie a aparţinut bărbaţilor,
până la începutul secolului XX, când au început să fie promovate drepturile cetăţeneşti refuzate femeii
secole de-a rândul. Nici Revoluţia Franceză cu ideile ei luminoase nu a avut curajul să lanseze femeia
în viaţa administrativă, dar a declanşat goana după o egalitate de sexe.
În epoca contemporană, conform statisticilor, 95% din funcţiile de secretar sunt ocupate de femei, în
special în ţările Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate decât bărbaţii în domeniul
competenţei sociale şi al inteligenţei emoţionale. Se conturează, astfel, noi cerinţe, privind practicarea
acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca ştiinţă tot la începutul secolului XX, dezvoltă
noi valori, privind resursele umane şi resursele informaţionale, la aceasta aducându-şi contribuţia ştiinţe
precum sociologia, psihologia, ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, şi reevaluarea auxiliarului său de bază,
secretariatul.
În spatele acestui curent ascensional se află şi dezvoltarea continuă a tehnologiilor informaţionale şi
comunicaţionale care au revoluţionat viaţa birourilor.

1
 2. Descrierea și evaluarea funcției de asistent - manager
Profesia de asistent-manager este una din profesiile care ”a suferit” de mai multe transformări în
ultimele decenii, odată cu apariția mijloacelor moderne de comunicare și informare. Asistent-manager
nu înseamnă doar puțină dactilografie și arta de a face cafea, ea lucrează acum la calculator, folosește
internetul, are cunoștințe de management, marketing, drept, primește și transmite mesaje prin telefon,
fax, sau e-mail, în limbi străine pe care le stăpânește mai bine decât șeful, dispune de un mic atelier
informațional, etc.
Profesia de asistent-manager nu reprezintă o muncă independentă spre deosebire de cea contabil-
manager, asistenta este întotdeauna legată de o anumită persoană sau de un anumit departament. Ea
lucrează pentru alții, iar munca ei folosește muncii altora. Rolul principal al asistentei este de a ajuta.
Asistenta și șeful ei trebuie să formeze o echipă în adevăratul sens al cuvântului, cu drepturi și obligații
reciproce pentru fiecare membru al echipei. Este esențial ca managerul și asistenta să gândească, să
planifice și să acționeze ca o echipă. Munca lor este greu de separat: acțiunile lor sunt complementare
fiind direcționate spre același scop. (Managerul concepe un raport, iar asistenta îl stilizează,
prelucrează). Deci, asistent-managerul este cel care contribuie la imaginea publică a unei firme sau
instituții, ea este prima persoană cu care se intră în contact și știm cu toții că prima impresie contează.
3. Calități și aptitudini ale personalului de secretariat
Este cunoscută mentalitatea potrivit căreia activitatea unui asistent-manager este o muncă
inferioară, cu un pronunțat caracter executiv, o muncă pe care o poate executa oricine și oriunde. Însă
în realitate această muncă este deosebit de complexă și eficientă contribuind la buna desfășurare și
dezvoltare a activității instituției. Pe lângă o pregătire multilaterală și o specializare adaptată la
specificul instituțiilor unde activează, se impun o serie de calități pe care le vom menționa în
continuare:
1. Loialitate – (devotament). Loialitatea presupune atașamentul față de locul de muncă, apărarea
secretului de serviciu, apărarea intereselor instituției.
2. Discreție – Viața a demonstrat că este imposibil ca asistentul să fie absent atunci când se dezbat
probleme ce constituie secrete de serviciu, de aceea este interzis a divulga informații preluate cu
aceste ocazii. Cuvântul secretar vine de la cuvântul secret, deci păstrarea discreției totale este o
condiție primordială a executării eficiente și sigure a asistentului.
3. Operativitatea – În economia de piață viteza de derulare a factorilor de producție trebuie să fie
foarte mare. Spectrul unei concurențe acerbe (dure) face ca această viteză să crească continuu. O
informație primită la timp înseamnă foarte mult pentru directorul unei instituții, ea reușind să
accelereze vizibil o anumită tranzacție sau deopotrivă absența ei ar putea aduce pagube instituției
respective. Cu cât se asigură o viteză mai mare de circulație a informației, a fluxurilor materiale,
umane, financiar-bancare, cu atât gradul de eficiență a activității în instituție crește, ceea ce duce la
realizarea unor însemnate profituri. Dacă nu este prezentată la timp, o corespondență, o notă
telefonică, un mesaj transmis prin fax, există pericolul unor dereglări ale proceselor economice în
unitatea respectivă.

2
4. Precizia – Diferitele informații sau decizii cu care operează asistentul trebuie actualizate cu grijă
spre a stabili exact prezența umrătoarelor date: cine este expediatorul, denumirea corectă și
exactă a instituției, adresa exactă, numărul de telefon, numele celui ce semnează documentele.
Precizia este necesară nu numai în ceea ce privește organizarea corespondenței ci și în stocarea și
păstrarea ei. Astfel, evidența documentelor, presupune a evita imposibilitatea găsirii lor atunci când
sunt necesare.
5. Acuratețea este în strânsă legătură cu precizia, exprimând în plus o mai mare atenție până la
nivel de detaliu a gestionării informației și deciziei. Orice operație efectuată de secretariat
trebuie făcută cu maximă grijă aceea ce va satisface atât conducerea cât și beneficiarul unității
economice.
6. Meticulozitatea – este o calitate indispensabilă în munca unei asistente, fiecare fenomen și
proces economic sau social presupune o analiză atentă nu numai a elementelor manifestate
superficial, ci este necesar să pătrundă în esența problemei astfel încât informațiile prezentate
conducerii să fie riguros, exacte. Orice document elaborat trebuie să fie cât mai complet spre
a-și atinge eficiența necesară.
7. Punctualitatea – presupune respectarea riguroasă nu numai a orelor de prezență al serviciu,
dar și respectarea orelor și condițiilor de organizare a unor întâlniri de lucru sau a unor
manifestări științifice, culturale.
8. Inteligența – este o calitate deosebit de complexă și presupune existența mai multor calități și
aptitudini:
 Reflecție și raționament
 Capacitatea de analiză și sinteză ceea ce contribuie la optimizarea oricărui fenomen, proces
economic, social.
 Bun simț și înțelegere pentru rezolvarea cazurilor, problemelor, aspectelor care apar obiectiv
în timpul muncii.
 Perspicacitate capacitate importantă în analiza unor forme complexe care presupun o bună
”mobilizare a creierului”, posibilitatea de a face corelații între diferite fenomene și procese.
 Capacitatea de adaptare – de multe ori specificul procesului muncii presupune întreruperea
unor lucrări în favoarea altora mai urgente sau mai importante, de aceea și munca de
secretariat trebuie să țină cont de aceste schimbări stabilind strategii noi pe măsura noilor
situații.
 Spirit metodic – presupune capacitatea de a realiza planuri cât mai reale, cu posibilități cât
mai mari de aplicare, un sistem de control și evidență cât mai eficient, ca o necesitate strigentă
a unității unui asistent, se impune existența și utilizarea corectă a instrumentelor de lucru (
agende cronologice pe domenii de activitate, registru de sarcini, scadențarul de termene).
(Scadență-datorie).
9. Inițiativă – este o calitate care poate aparține oricărui muncitor din coletivul de muncă – de
la director la portari; existând șansa ca printre propunerile făcute să găsim unele foarte utile
pentru bunul mers sau pentru perfecționarea activității. Deviza ”Eu ca director gândesc, am
inițiativă iar subordonații n-au decât să execute”, este eronată și nu poate asigura elementul
constructiv, eficient al oricărei activități economico-sociale.

3
10. Spirit creativ - este în strânsă legătură cu inițiativa având plus elemente cu tentă mai
pronunțate de creativitate.
11. Autocontrolul – calitatea lucrărilor este considerată cel mai important parametru în orice
apreciere, evaluare. Referindu-ne la editarea de texte, atunci când se lucrează în ritm alert,
posibilitatea de eronare este mai mare: în această situație autocontrolul este o calitate nu
numai indispensabilă ci și obligatorie.
12. Discernământ – capacitatea de analiză a situațiilor, cazurilor, aspectelor sau faptelor care se
petrec cotidian. Complexitatea vieții economico-sociale pune de mai multe ori persoana în
situația de a alege uneori din două soluții, ambele rele pe cea mai puțin rea.
13. Simțul estetic – ambianța locului de muncă poate avea o influență pozitivă sau negativă nu
numai asupra psihicului uman, ci ea poate influența chiar și eficiența muncii. Simțul estetic se
caracterizează prin:
 Preocuparea pentru realizarea unei ambianțe plăcute, armonioase, ordonate,
comfortabile în spațiul propriu de lucru.
 Modul de prezentare a documentelor într-o formă atractivă cu o bună aranjare în
pagină.
 Ținută proprie, îngrijită, adecvată.
14. Spontanietate – odată cu primirea fiecărei sarcini perceperea aceea ce urmează de făcut
trebuie să fie imediată, interlocutorul își dă seama de acest lucru și pleacă împăcat că mesajul
său a fost perceput spontan și exact.
15. Politețea – ”Nu costă nimic dar aduce milioane”
16. Calități de vorbire
17. Memoria
18. Atenția
19. Cultura generală